DIVISI ACARA SEMINAR BEASISWA

Rapat perdana

: Kamis, 13 Oktober 2016

Tempat

: depan gedung matematika

Anggota:
Koor : Saiful Rahman
Sekor: Birgita Tyas Suryandari
Anggota :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Abdul kodir
Annisaul Mufida
Annisa Rizki Utami
Ade yulian
Cynthia wulandari
M. Fadhil Yanuar
Faranika Latip
Ratna Puspita Sari
Tirania Dewi P.
Wilda Maryati
Wardani utami dewi

Tema

: Be A Worldwide Minded Student For A Better Future

Mc

: Wilda maryati

MOT

:1.
2.

MODERATOR:1. Ade yulian (untuk pemateri dari KSE)

2. cynthia wulandari (untuk pemateri LPDP)
3. wardani utami( untuk pemateri dari DJARUM)

Hasil rapat:
DIVISI ACARA
1. Kuota peserta min (200 orang)

2. Konstribusi 30.000 per orang

3. Fasilitas : free toefl test, seminar kid(kalau jadi), sertifikat 2( seminar beasiswa dan toefl test), makan
siang, dan snack, name tag
4. Susunan acara (rundown)
WAKTU

RINCIAN KEGIATAN

KETERANGAN

07.00-

-registrasi ulang

08.00

-mengisi daftar hadir

-pembagian nametag peserta dan nomor
urut peserta toefl
-pembagian snack

08.00-

-pengondisian oleh

-MOT : 1.

08.09
08.10-

MOT(pembawa acara)
-pembukaan

2.
-pembacaan susunan oleh MC(3 mnt)

09.00

-tilawah(5mnt)
-sambutan ketua umum HIMATIKA(7mnt)
-sambutan kepala jurusan
matematika(10mnt)
-sambutan dekan FMIPA(10mnt)
-doa(5mnt)

09.01-

- MOT(pembawa acara)

-penutup
-menyambut moderator

09.05
09.06-

-moderator I

-membacakan cv

(Wardani)

-menyiapan slide(teknisi)

09.11-

- materi dari Djarum (40menit)

-menyambut pemateri
-panitia menyediakan snack pemateri

09.50
09.50-

-tanya jawab(15 menit)

10.05
10.06-

-jeda oleh MOT

-menyambut moderator

10.10
10.11-

-moderator II

-membacakan cv

09.10

10.20

-menyiapan slide(teknisi)

10.20-

-materi dari LPDP

11.10
11.11-

-tanya jawab

11.25

-menyambut pemateri
-panitia menyediakan snack pemateri

11.25-

-jeda MOT

- menyambut moderator

11.30
11.31-

-makan siang

-peserta keluar dan dibagikan makan siang

12.30
12.31-

-isomah
-peserta memasuki ruangan toefl

-kestari siap absen

12.59
13.00-

-toefl test (100 menit)

14.40
14.41-

-memasuki ruang seminar

14.50
14.51-

-MOT

-menyambut moderator

14.55
14.56-

-MODERATOR III

-membacakan cv

(Ade yulian)

-menyiapan slide(teknisi)

15.00

-pengurus memberi arahan ke ruangan tes

-menyambut pemateri
15.00-

-pemateri dari KSE (35 menit)

15.35
15.36-

-tanya jawab(10 menit)

15.45
15.46-

LIA

-pembacaan tes toefl tertinggi dan

MOT

pembagian sertifikat
-penutupan acara

15.55
15.5516.00

DIVISI KONSUMSI:
Pj konsumsi: faranika latif menghubungi divisi konsumsi (darmawansyah dan liza)
1. untuk makan siang peserta (nasi kotak dengan menu ayam+air minum) butuh 200 kotak x 14.000 =2.800.000
2. snack peserta (gorengan {2}, kue manis {1}, dan aqua gelas) butuh 200 kotak x 4000= 800.000
total 3.600.000
DIVISI PERLENGKAPAN :
Pj perlengkapan : tirania dewi p. menghubungi divisi perlengkapan ( nandra dan pipin)
no
1

Nama barang
gedung

banyaknya
1

keterangan
Gedung GIK (2 ruang, ruangan
atas dan ruangan bawah)

2
3
4

Stand banner
Sound system
Tape buat toefl

2
1
2

Tiangnya sudah ada

5
6
7
8
9
10
11

mic
backdrop
Sofa+ meja
Meja registrasi+ kursi
Tenda stand + meja
Tali rafia
kipas

4
1 ukuran (3 x5)
1 set
2
3
1 gulung
10

Tergantung ruangan ber ac atau

15

tidak .jika ber AC 5 saja

Untuk Kipas 5, laptop 2, sound

Diusahakan untuk minta ke

lembaga/panitia toefl

12

terminal

dll
13
14
15
16
17
18

Kursi + meja operator

proyektor
Papan slide
laptop
nampan
taplak

1
2
2
2
2
10

19
20

Baterai mic
Jenset

4
1

dicek
Dicek
Meja regis, meja sofa, meja stand,
meja pengawas, buat nampan
Butuh pengambil dan pengembali
jenset

21

DIVISI KESTARI
Pj kestari : annisaul mufida menghubungi divisi kestari (siti aminah dan rahma aulia )
1.
2.
3.
4.
5.
6.

nametag peserta diberi nomor urut peserta tes toefl (harga 3000 x 200=60.000)
setiap ruangan toefl di tempelkan nomor urut peserta yaitu ruang 1(1-100) dan ruang 2(101-200)
bingkai plakat untuk 3 pemateri dan 1 lembaga toefl masing masing 25.000
handbag untuk 3 pemateri dan 1 lembaga toefl masing masing 50.000
sertifikat peserta seminar beasiswa butuh 200 buah x 1000 =200.000 (kalau print diluar)
sertifikat peserta toefl butuh 200 buah x 1000 =200.000(kalau print diluar)

total 760.000
DIVISI MARKETING DAN SPONSORSHIP
Pj : abdul kodir menghubungi divisi marketing dan sponsorship (alif dan tiara)
1. seminar kid (handbag atau booknote) minta dari proposal soesro
2.
DIVISI HPDD:

Pj HPDD: wardani menghubungi divisi hpdd(dwi putra dan indraswari)

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Desain banner kakitiga

Dsesain nametag
Desain backdrop ( logo , rangkaian acara, tema dll)
Desain plakat
Daftar tamu undangan: para ketua Lembaga kemahasiswaan, kepala jurusan matematika, dekan fmipa

DIVISI K3
Pj k3: fadil yanuar menghubungi divisi K3 (andi dan nurul rahayu)
1. Trashbag (10)
2. Obat obatan
3. parkiran