22) MICROFILMAGEM

A microfilmagem uma tcnica fotogrfica que surgiu

em meados de 1870 durante a guerra prussiana. Esta tcnica permite
a substituio do original por representar uma cpia fiel fonte
primria.
O microfilme um material translcido, flexvel e estvel,
contendo microimagens para projeo tica. considerada uma
tecnologia estabelecida, possui padres e tcnicas definidas e tem validade legal como prova, ou
seja, juridicamente amparado, tendo o mesmo valor legal do documento original (Lei n 5.433, de 8
de maio de 1968 e Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996).
Os documentos so microfilmados em rolo de filme de sais de prata, podendo ser
reduzidos, at cinquenta vezes o tamanho do original. composto por uma sucesso de
imagens/fotogramas, ou seja, microimagens, reprodues exatas e fiis de um documento original,
bastando a sua ampliao para se conseguir a leitura.
Tendo em vista que a microfilmagem um processo tcnico comprovado
laboratorialmente, alguns autores estimam uma garantia de vida de cerca de 500 anos, se a
produo, manuseamento e armazenamento forem feitos em condies adequadas.
uma tecnologia que est estabilizada e normalizada, alm disso, os documentos
microfilmados possuem valor de documento original. Desta forma, a microfilmagem adquiriu um
estatuto de grande credibilidade, sendo um processo fivel e reconhecido mundialmente.

Os microfilmes so criados com polister e corantes de halogeneto de prata em

uma gelatina dura. Esta mistura permite-lhes manter a sua funo durante longos
perodos de tempo.
Os microfilmes de gelatina de prata com base de polister so os nicos
apropriados para propsitos de preservao. Se processados apropriadamente,
armazenados sob condies arquivsticas ideais e inspecionados regularmente
possuiro expectativa de vida de aproximadamente 500 anos.

CONDIES BSICAS DO LOCAL DE ARMAZENAMENTO DOS MICROFILMES

Afastado de locais onde existam canalizaes de gua, gs ou ar quente;
Longe de depsitos de produtos qumicos e inflamveis;
No ser utilizado como local de trabalho;
Temperatura e humidade relativa do ar constantes; e
Local limpo.

VANTAGENS DA MICROFILMAGEM
1

Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e preservado de forma correta.

Diminuio do espao de armazenamento do acervo.

Possui valor legal. Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que
conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.

Confivel quanto a sua autenticidade, pois no permite alteraes.

Os documentos microfilmados podem ser digitalizados.

Dificulta ao dos falsificadores.

Favorece o sigilo das informaes.

Acesso rpido e fcil, quando bem catalogado e indexado, em comparao com o suporte
em papel.
Devido ao volume reduzido, permite seu armazenamento em caixas-fortes (arquivos de
segurana).

10

Integridade do arquivo.

11

Facilidade de reverso ao papel.

A microfilmagem um procedimento respaldado pela Lei n 5.433, de 8 de maio de

1968 e pelo Decreto n 1.799, de janeiro de 1996, que, resumidamente, trazem os seguintes e
importantes apontamentos sobre o procedimento:
A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968,
abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, bem como a dos documentos particulares ou
privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.
As cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses
documentos, possuem efeitos legais.
Os microfilmes resultam do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens,

por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo.

A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes,
sendo permitida a utilizao de qualquer microforma.
Tanto o filme original como o filme cpia ter, na sua parte superior, rea reservada titulao,
identificao e numerao sequencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas
destinados indexao.
A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180
linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo.
Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original.
Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original
como para a extrao de cpias.
O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia.
Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a
qualidade de reproduo.
Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do
equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio
de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por
superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.
Cada srie microfilmada dever possuir imagem de abertura, imagem de encerramento.
Os documentos da mesma srie ou sequncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem,
ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema
tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme
original. A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao.
obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao
dos documentos.
Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao
filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade.
Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser
microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.
A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua
inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao
de filme cpia.

A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na

tabela de temporalidade do rgo.
Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser
eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de
atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.
Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para
produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade
competente detentora do filme original.
Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser
emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme
original, cuja autenticao far-se- nos cartrios.
A autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios. A cpia em papel
poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua
fidelidade e qualidade de leitura.
A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados, que
devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser
exercida.
As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: que a microfilmagem foi
executada de acordo com o disposto com as normas vigentes, que se responsabilizam pelo padro
de qualidade do servio executado e que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e
conservao das microformas.
Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora
dele, quando: autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem reconhecida pela
autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado e
forem acompanhados de traduo oficial.
As infraes, s normas, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia
sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso
do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis.

Sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem

de documentos arquivsticos
Tendo em vista a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos
seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolveu-se adotar o uso de sinalticas
que transmitam informao o mais acessvel possvel aos futuros leitores e que, ao mesmo tempo,
contribua na execuo do trabalho por parte do tcnico de microfilmagem.
Sinaltica: recurso de comunicao utilizado em microfilmagem, contendo
informaes pertinentes ao contedo da microforma.

O uso de sinalticas na execuo de um microfilme tem que estar de acordo com todos
os padres de qualidade e integridade de imagem e o tcnico de microfilmagem deve compreender
bem onde as inserir.
Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos:
Incio de rolo
Sinaltica que deve constar em todos os rolos para que no restem dvidas
quanto ao incio do filme.
Fim do rolo
Sinaltica que deve constar em todos os rolos para que no restem dvidas
quanto ao fim do filme.

Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao

tenha continuidade:
Continua em outro rolo
Sinaltica usada para informar que documentos do mesmo conjunto
documental encontram-se microfilmados noutro rolo.
Continuao de outro rolo
Sinaltica usada para informar que os documentos que precedem os que
sero microfilmados encontram- se em outro rolo.

Smbolos obrigatrios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a

situao - Smbolos em formatos reduzidos para serem utilizados num dos cantos do documento:
Original ilegvel
Sinaltica usada para indicar as omisses e problemas de legibilidade.

Texto deteriorado
Sinaltica usada para indicar texto deteriorado problema na encadernao.

Numerao incorreta
Sinaltica usada para indicar erro na numerao das pginas ou datas.

Original colorido
Sinaltica usada para indicar que o documento original colorido.

Repetio de imagem
Sinaltica usada sempre que houver repetio de imagem.

Pginas e/ou nmeros em falta

Sinaltica usada para indicar a falta de pgina ou nmero do documento.

O tratamento da documentao a ser microfilmada

Ao contrrio do que muitas pessoas pensam, o procedimento de microfilmagem de
documentos arquivsticos no elimina o tratamento prvio da documentao, em termos de
classificao do acervo e da ordenao de suas sries.

Microfilmar acervos arquivsticos sem o devido tratamento prvio, na desordem em que

frequentemente se apresentam nos arquivos institucionais, em vez de agilizar e facilitar a
recuperao das informaes pode at mesmo dificultar o processo.
Analisar e preparar a documentao objeto do projeto de microfilmagem uma das
atividades mais relevantes de todo o trabalho de microrreproduo das imagens. Todos os
documentos devem ser classificados, ordenados e indexados, o que torna imprescindvel o
conhecimento das tcnicas de organizao de arquivos para o profissional que atua em projetos
dessa natureza.
No basta adquirir modernos equipamentos e programas, nem aprender a operar o
maquinrio; preciso que a preparao da documentao e o acompanhamento do processo
contenha orientao e a participao de profissionais com conhecimentos arquivsticos.
Quando da realizao de um projeto de microfilmagem, tambm deve se levar em
considerao os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manuteno de um sistema
microgrfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessrios ao preparo da documentao.

MICROFILMAGEM DE
COMPLEMENTO

Microfilme cujo contedo serve para complementar ou

MICROFILMAGEM DE
PRESERVAO

Microfilme que serve preservao de documentos

suplementar acervo.

originais, protegendo-os do uso e manuseio constantes.

Microfilme que serve de cpia de segurana, devendo ser

MICROFILMAGEM DE
SEGURANA

armazenado em local distinto dos documentos originais, de

preferncia em cmara de segurana (caixa-forte).

Microfilme que serve preservao das informaes

contidas em documentos que so eliminados, tendo em

MICROFILMAGEM
DE SUBSTITUIO

vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. Ou

seja, substituir, em situaes especficas, grandes volumes
de documentos de guarda transitria.