Anda di halaman 1dari 29

PENGUR

USAN
KMK PENGGAL 3
RNA2014

1|PENGURUSAN|RNA2014

NOTA RINGKAS PENGURUSAN


PRINSIP ASAS PENGURUSAN
Objektif: (a) menjelaskan maksud dan konsep asas pengurusan;
(b) menghuraikan prinsip asas pengurusan organisasi

Pengurusan yang efektif merupakan kunci kejayaan sesebuah


organisasi dalam mencapai matlamat atau objektifnya.
Walau apapun profesyen yang diceburi termasuk penulis dan
menguruskan organisasi yg berhubung dengan kesusasteraan,
pengurusan amat penting dipelajari.
Dengan adanya pengetahuan tentang pengurusan, diharapkan
seseorang itu akan menjadi lebih kreatif, kritis dan dinamis dalam
membuat sesuatu tindakan.

DEFINISI PENGURUSAN

Menurut Juhary Haji Ali, organisasi merupakan unit sosial yang terdiri
daripada manusia yang berkerjasama dan saling bergantung antara
satu sama lain untuk mencapai matlamat individu, kumpulan dan
organisasi (Prinsip dan Amalan Pengurusan, KL: DBP, 2004)
Pengurusan suatu proses yang melibatkan kerjasama manusia dalam
sesebuah organisasi bagi mencapai matlamat atau objektif organisasi.
Jaafar Muhammad (Asas Pengurusan, Shah Alam: Penerbit Fajar Bakti,
1999) pengurusan ialah satu proses mengagihkan input organisasi
(termasuk sumber ekonomi dan sumber kakitangan) dengan cara
perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan untuk
tujuan mengeluarkan output (segala barangan) yang diperlukan oleh
pelanggan supaya objektif organisasi tercapai.
Berdasar definisi itu, kata kunci yang perlu diketahui ialah proses untuk
mencapai matlamat atau objektif sesebuah organisasi. Proses sebagai
satu cara yang sistematik dalam melaksanakan sesuatu kerja atau
sekumpulan tugasan. Di samping itu, kerjasama kelompok manusia
dalam organisasi itu secara efektif dan efisien amat diperlukan bagi
mencapai matlamat atau objektif organisasi.

Pengenalan kepada Pengurusan


Fungsi Pengurusan
Maksud dan Kepentingan Pengurusan

2|PENGURUSAN|RNA2014

Pengurusan
merujuk
pada
fungsi,
proses,
dan
aktiviti
merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengawal usaha
semua ahli organisasi dan menggunakan sumber organisasi untuk
mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan dengan cekap dan
berkesan.
Aktiviti merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengawal
dilakukan oleh pengurus.
Pengurus mempunyai tugas untuk menyelaras, menggembeling, dan
mengawal kerja orang bawahannya untuk mencapai matlamat
organisasi.
Pengurusan penting untuk membantu organisasi mencapai
matlamat yang ditetapkan melalui perancangan, pengagihan, dan
penyelarasan sumber dalam organisasi secara berkesan dan cekap.

Empat fungsi pengurusan.


Fungsi
Pengurusan

Definisi

Perancangan

Satu proses yang melibatkan pengurus menentukan


matlamat yang ingin dicapai dan
menentukan
tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua
peringkat
organisasi
untuk
mencapai
matlamat
organisasi.

Pengorganisa
sian

Satu proses yang melibatkan pengurus menyusun dan


mengagihkan
sumber-sumber
organisasi
untuk
melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar
matlamat organisasi tercapai.

Kepimpinan

Satu
proses
yang
melibatkan
pengurus
cuba
mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat
melaksanakan tugas yang diberikan dengan cekap dan
berkesan untuk mencapai matlamat organisasi.

Pengawalan

Satu proses yang melibatkan pengurus memantau


prestasi kerja semasa dan mengambil tindakan untuk
memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang
dijangkakan.

3|PENGURUSAN|RNA2014

Sepuluh Peranan Pengurus


Kategori

Peranan

Aktiviti

Mencari dan mendapat maklumat, mengimbas


kertas kerja dan laporan, serta mengekalkan
jaringan peribadi
Bermaklum
Penyampai Menyampaikan maklumat kepada orang lain,
at
maklumat memberi memo, dan membuat panggilan
Jurucakap Mewakilijabatan/bahagian dalam memberikan
ucapan atau laporan kepada orang luar
Pengawas

Antara
perorangan

Lambang/
simbol
Pemimpin

Melakukan upacara simbolik dan sosia! serta


menyambut tetamu
Mengarah dan memotivasi, melatih,
membimbing serta menasihati pekerja

dan

Penghubun Mengekalkan hubungan dan berinteraksi dengan


orang lain sama ada di dalam atau di (uar
g
organisasi untuk mengumpulkan maklumat
Usahawan Memulakan projek baharu, mengesan peluangpeluang perniagaan, mengenal pasti bidang
perniagaan yang boleh dibangunkan
Penyeles
Mengambil tindakan pembetulan semasa krisis,
ai
menyelesaikan
konfliksesama pekerja, serta
Pembuatan
ganggu
menyesuaikan
diri
dengan perubahan luaran
keputusan
Pengag
Memutuskan siapa mendapat sumber, jadual
ih
tugas, bajet, menentukan apa yang lebih
Perunding
Perancangan

Mewakilijabatan semasa berunding dengan


kesatuan
sekerja,
pembekal,
dan
mempertahankan kepentingan organisasi

4|PENGURUSAN|RNA2014

Jenis Perancangan
A

Maksud Perancangan

Perancangan merujuk pada proses menentukan matlamat dan

memutuskan
tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk
mencapai matlamat tersebut.

Secara khusus, perancangan adalah


melibatkan aktiviti- aktiviti yang berikut:

satu

proses

formal

yang

(a) Menetapkan misi dan matlamat organisasi yang menyeluruh bagi


jangka masa panjang dan pendek
(b) Membentuk matlamat cawangan, jabatan, dan individu berdasarkan
matlamat organisasi
(c) Memilih strategi dan taktik untuk mencapai matlamat
(d) Mengagihkan sumber (manusia, kewangan, peralatan, dan
kemudahan) untuk mencapai matlamat, strategi, dan taktik
organisasi.

Secara ringkas, apabila pengurus merancang sesuatu, dia perlu tahu


apa yang ingin dicapai dan bagaimana untuk mencapainya dengan
cekap dan berkesan pada masa tertentu.

B Kepentingan Perancangan

1 Menyediakan hala tuju

5|PENGURUSAN|RNA2014

(a) Perancangan yang disediakan akan menjadi panduan kepada pengurus


tentang tugas-tugas yang perlu dilakukan dalam organisasi dan
matlamat yang dikejar oleh pengurus.
(b) Perancangan memberikan hala tuju yang jelas kepada pengurus
untuk bertindak dan bagaimana untuk bertindak.
(c) Ini termasuklah penentuan bila, bagaimana, dan siapa yang melakukan
sesuatu tugas.
2 Sebagai panduan untuk membuat keputusan
(a)Perancangan membolehkan
membuat keputusan.

pengurus

mengurangkan risiko

silap

(b)Perancangan membolehkan pengurus membuat keputusan yang


tepat dan menguntungkan serta tiada pertindihan tindakan yang
berlaku.
(c) Selain itu, perancangan juga
penyimpangan tindakan berlaku.

dapat

mengelakkan

sebarang

3 Mengukur prestasi organisasi


(a) Matlamat yang telah ditetapkan boleh dijadikan sebagai kayu pengukur
untuk menilai prestasi organisasi dari semasa ke semasa.
(b) Matlamat yang ditetapkan dapat diukur secara kuantitatif dan kualitatif
untuk dijadikan standard dalam melakukan perbandingan dengan
prestasi sebenar.
4 Membolehkan kawalan dilakukan
(a)Melalui perancangan, pengurus dapat melihat perbezaan antara apa
yang dirancang dengan apa yang dicapai.
(b)Langkah-langkah pembetulan dapat
dan penyelewengan yang berlaku.

diambil

terhadap

kesilapan

5 Menyelaras dan memperuntukkan sumber


(a) Dengan adanya perancangan, keperluan sumber-sumber untuk
melaksanakan tugas-tugas dapat dirancang dan diagihkan kepada
jabatan-jabatan.
(b)Jika sumber tidak mencukupi dari segi kualiti dan kuantiti, tindakan
untuk memperolehnya dapat diselesaikan, supaya agihan sumber
dapat dilakukan secara sempurna.
C

Jenis Perancangan

6|PENGURUSAN|RNA2014

1. Perancangan dapat dibuat mengikut jangka masa, kegunaan, dan


peringkat perancangan.
2. Jenis perancangan mengikut jangka masa:
(a)Rancangan jangka panjang atau rancangan strategik biasanya
meliputi tempoh lima hingga sepuluh tahun. Rancangan ini biasanya
dibangunkan dan ditentukan oleh pengurusan atasan.
(b)
Rancangan taktikal dibentuk oleh pengurus pertengahan.
Rancangan ini biasanya menjangkau tempoh antara satu hingga
lima tahun. Rancangan taktikal biasanya menjelaskan bagaimana
rancangan strategik dapat dilaksanakan di tahap jabatan.
3 Jenis perancangan mengikut kegunaan:
(a)Rancangan yang digunakan untuk berulang-ulang kali dalam
organisasi dikenali sebagai rancangan tersedia. Rancangan tersedia
merupakan garis panduan yang dibangunkan untuk menangani
situasi yang sering berlaku dalam organisasi seperti masalah disiplin
pekerja. Rancangan seperti iniberbentuk dasar, tatacara, dan
peraturan.
(b) Rancangan kegunaan tunggal ialah rancangan yang digunakan sekali
sahajauntuk memenuhi keperluan tertentu atau untuk mencapai
matlamat khususdalam satu tempoh waktu yang telah ditetapkan.
Contoh rancangan ini ialah belanjawan.

4 Jenis Perancangan Mengikut Peringkat:


(a) Rancangan strategik
I.
II.
III.

Rancangan strategik ialah rancangan menyeluruh yang menetapkan


hala tuju yang penting bagi organisasi.
Rancangan strategik ini ditetapkan oleh pengurusan peringkat
atasan.
Rancangan strategik merupakan rancangan jangka panjang
organisasitentang cara untuk mencapai kelangsungan organisasi.

(b) Rancangan taktikal


I.
II.

III.

Rancangan taktikal ialah cara atau langkah yang digunakan untuk


mencapai strategi yang ditetapkan.
Rancangan taktikal biasanya dibentuk oleh pengurusan peringkat
pertengahan bagi menterjemahkan rancangan strategik yang
dibangunkan oleh pengurusan peringkat atasan.
Rancangan taktikal perlu mendokong oleh rancangan strategik agar
rancangan strategi yang dibangunkan terlaksana.

7|PENGURUSAN|RNA2014

IV.

Rancangan taktikal lazimnya merupakan rancangan jangka


sederhana.

(c) Rancangan operasi


I.

II.

III.

Rancangan operasi ialah pernyataan secara khusus bagi hasil


tertentu yang perlu dicapai oleh pekerja bawahan dalam jangka
masa pendek.
Rancangan operasi dibentuk oleh pengurusan peringkat bawahan
bagi menterjemahkan rancangan strategik dan rancangan taktikal
dibangunkan oleh pengurusan peringkat atasan dan pertengahan
Tugas dan tanggungjawab khusus pekerja bawahan mendokong
rancanbgan strategik dan rancangan taktikal yang telah
dibangunkan.

5 Proses Perancangan
1.
2.
3.
4.
5.

Menentukan matlamat dan objektif


Menganalisis persekitaran
Membentuk alternatif tindakan
Menilai alternatif
Memilih alternatif tindakan

Pengorganisasian
Maksud Pengorganisasian
Pengorganisasian bermaksud proses menyusun dan mengagihkan
sumber manusia dan sumber lain untuk melaksanakan tugas agar
matlamat organisasi yang telah ditetapkan tercapai secara cekap dan
berkesan.
KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN
Mengagihkan sumber secara cekap
(a)Melalui pengorganisasian, pengurus dapat mengagihkan sumber sedia
ada kepada
bahagian-bahagian
dalam
organisasi
mengikut
keutamaan demimencapai objektif organisasi.
(b) Contohnya, jika sesebuah syarikat perniagaan merupakan syarikat
pemasaranbarangan kanak-kanak, maka jabatan pemasaran akan

8|PENGURUSAN|RNA2014

mendapat sumbermanusia dan sumber lain seperti


kewangan yang lebih banyakberbanding jabatan kewangan.

sumber

Menentukan bidang tugas jabatan dan setiap pekerja


a. Pengorganisasian penting supaya pengurus dapat menentukan
bidang tugas yang sesuai untuk setiap jabatan dan setiap pekerja
dalam sesebuah jabatan.
b. Dalam contoh tadi, pengurus perlu mengetahui bidang tugas dan
tanggungjawabsetiap pekerja dalam memasarkan barang kanakkanak tersebut. Pengurus perlu menetapkan jenis kerja yang
sebenarnya yang perlu dilakukan oleh jabatan pemasaran, jabatan
kewangan, jabatan pentadbiran, dan jabatan yanglain.
c. Hal ini bertujuan untuk mengelakkan berlakunya sebarang
pertindihan kerja dan bagi memastikan setiap pekerja di setiap
jabatan mengetahui dengan jelas kerja yang perlu mereka
lakukan.
d. Dengan cara ini, objektif dan matlamat organisasi akan dapat
dicapai secara teratur, cekap, dan berkesan.
Menyelaras antara jabatan
a. Pengorganisasian
juga
membolehkan
pengurus
membuat
penyelarasan antara jabatan dalam sesebuah organisasi.
b. Pengurus perlu memastikan bahawa tindakan jabatan pemasaran,
kewangan, dan pentadbiran tidak bertindih dan tidak menyimpang
dari matlamat yang disasarkan.
c. Hal ini bermakna sebarang tindakan dan keputusan yang dibuat
dan dilaksanakan oleh setiap jabatan haruslah saling melengkapi
demi mencapai matlamat organisasi.
Membentuk rantaian arahan
(a) Dalam sesebuah jabatan, pekerja perlu mengetahui rantaian arahan,
iaitu kepada siapa mereka perlu membuat laporan.

Carta Organisasi
1. Carta organisasi ialah satu gambar rajah lini yang menunjukkan struktur
jabatan/ unit/bahagian utama dalam organisasi seperti jabatan
pembuatan, pemasaran, kewangan, pengurusan sumber manusia, dan
inventori.
2. Carta organisasi juga memerihalkan bagaimana kerja-kerja yang
sepadan
dan
sesuai
dikelompokkan
ke
alam
satu
unit/jabatan/bahagian. Contohnya, di jabatan pengurusan sumber
manusia, aktiviti-aktivitinya adalah seperti merekrut,membayar gaji,
mendisiplinkan staf, dan memberikan latihan kerja.
3. Jabatan/unit/bahagian yang berasingan digambarkan dengan kotakkotak segi empat yang berasingan dalam carta organisasi.
4. Carta organisasi juga menunjukkan bagaimana setiap kotak ini

9|PENGURUSAN|RNA2014

dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan terus. Garisan


terus ini menggambarkan rantaian arahan dari bawah ke atas dan
saluran rasmi komunikasi antarajabatan dalam organisasi.
5. Maklumat yang dapat digambarkan dalam carta organisasi:
(a) Pembahagian kerja
(b)Jenis tugas
(c) Peringkat pengurusan
(d)Aliran komunikasi dan rantaian arahan
(e) Pengelompokan kerja
Proses Pengorganisasian

(a) Proses pengumpulan damn pengelompokan sumber manusia yang


sesuai dan aktiviti yang sepadan dan logik dalam unit kerja untuk
mencapai objektif organisasi
(b)Mengawal dan berkomunikasi secara berkesan dengan staf bawahan.
(c) Penyelarasan antara aktiviti dalam satu-satu unit atau jabatan dapat
dilakukan dengan berkesan.
Penentuan Objektif
(a) Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit.
(b)Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja
dalam setiap jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.
(c) Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan
untukmengenal pasti jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh
jabatan atau unitberkenaan.
Mengenal pasti aktiviti

10 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Apabila objektif jabatan telah ditentukan, maka langkah yang seterusnya


ialah mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang akan mendokong fungsi dan
matlamat serta hala tuju jabatan. Hal ini penting bagi memastikan aktivitiaktiviti yang ditentukan selaras dengan fungsi jabatan dan tidak bertindih
dengan jabatan yang lain. Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi pemiagaan perabot
ialah
menempah
perabot
daripadapembekal,
memberikankhidmatnasihatkepadapelanggan, menerima bayaran daripada
pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan, menghantar perabot
kepada pembeli, memasang perabot, dan merekod jualan dan belian.
Pengelasani aktiviti
Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan
disusun mengikut kemahiran, kecekapan, dan kriteria-kriteria tertentu.
Contohnya, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima
bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan
boleh dikelaskan di bawah satu kategori.
Pengelompokan aktiviti
Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi
dansifatnya, aktiviti-aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut unitunit tertentu. Setiap unit bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang
dikelaskan dalam kategori tersebut. Maka suatu jabatan atau unit akan
terbentuk berdasarkan aktiviti yang dikelompokkan. Nama jabatan atau
unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang dipertanggungj
awabkan. Contohnya, Jabatan Khidmat Pelanggan akan melayan pelanggan
dengan memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima
tempahan, dan menerima bayaran daripada pelanggan; manakala Jabatan
Penghantaran akan bertanggungjawab untuk kerja penghantaran dan
pemasangan.
Pengagihan tugas, autoriti, dan tanggungjawab
Selepas unit-unit tertentu dibentuk, langkah yang seterusnya ialah menentukan
bilangan pekerja yang diperlukan di setiap unit, pihak yang akan melakukan
tugas, bidang tugas dan tanggungjawab pekerja, serta rantaian arahan. Pihak
pengurusan atasan akan membuat pengagihan tugas-tugas kepada ketuaketua jabatan dan memaklum kepada mereka tentang objektif yang perlu
dicapai. Pengurus di setiap jabatan pula akan mengagihkan tugas kepada
individu individu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik. Tugastugas yang diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran yang dimiliki
oleh seseorang pekerja. Contohnya, pekerja yang mempunyai kemahiran

11 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

dalam bidang perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar


berdasarkan dokumen urus niaga. Seseorang pekerja juga akan diberikan
autoriti, iaitu hak atau kebenaran untukmengambil sesuatu keputusan dan
tindakan.

Manual Organisasi
Manual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan
tatacarayang meliputi semua aspek pengurusan. Manual organisasi
termasuk fail meja, manual prosedur kerja, dan prosedur kualiti. Fail meja
ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu jawatan
yang mengandungi carta organisasi atau jabatan yang menunjukkan
kedudukan sesuatu jawatan dalam organisasi atau jabatan berkenaan,
objektifjabatan berkenaan, dan prosedur kerja yang berkaitan dengan jawatan
tersebut. Manual prosedur kerja pula merupakan dokumen rujukan utama
bagi melakukan sesuatu tugas dalam organisasi atau jabatan tertentu. Ia
meliputi
fungsi dan objektif rasmi organisasi atau jabatan, prosedurprosedur yang harus diikuti oleh pekerjaserta senarai pegawai dan pekerja
yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap aktiviti.
Konsep Pengorganisasian
Autoriti
1 Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk
menjalankan sesuatu tugas atau tanggungjawab.
2 Hak membuat keputusan ini ditentukan melalui struktur organisasi yang
formal. Seseorang pengurus mempunyai autoriti disebabkan oleh
kedudukannya
dalam
struktur
organisasi (iaitu
jawatan yang
disandangnya).
3 Walau bagaimanapun, hak untuk membuat keputusan dan mengambil
tindakan tertakluk kepada ruang lingkup yang terhad.
4 Contohnya, pengurus sumber manusia mempunyai hak untuk membuat
keputusandan bertindak tentang urusan yang berkaitan dengan sumber
manusia, tetapi bukan urusan pemasaran atau kewangan.

12 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Tanggungjawab
1 Tanggungjawab ialah kewajipan dan amanah yang diberikan kepada
seseorang pekerja disebabkan oleh kedudukan, fungsi, atau kerjanya. Oleh
itu, tanggungjawab boleh dirujuk sebagai satu berkas kewajipan yang
dikaitkan dengan satu-satu pekerjaan atau fungsi.
2 Tanggungjawab wujud apabila seseorang pekerja menerima satu-satu
tugas atau pekerjaan daripada ketuanya atau pengurusnya. Apabila
pengurus mengarahkan seseorang pekerja untuk menjalankan sesuatu
tugas, maka pekerja tersebut bertanggungjawab untuk menjalankan tugas
tersebut.
Akauntabiliti
1 Akauntabiliti ialah sikap bertanggungjawab seseorang kepada pihak yang
terlibat tentang sebarang tindakan yang diambil dalam proses
pelaksanaan tugasnya dan sedia untuk memberikan jawapan terhadap
tindakannya kepada pihak yang berhak untuk mendapatkan penjelasan
tersebut.
2 Hal ini bermakna akauntabiliti berkaitan dengan jangkaan bahawa
seseorang individu tertentu boleh dipersalahkan atau diberikan
penghargaan atas hasil kerja yang dicapai.
3 Seseorang pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab
penuh ke atas apa yang dihasilkannya.
4 Jika suatu tugas tidak berhasil, maka individu tidak akan meletakkan
kesalahan pada bahu orang lain.
Pemusatan dan Pemencaran Autoriti
1. Pemusatan autoriti merujuk kepada tumpuan autoriti di peringkat atasan
2. Pemencaran autoriti merujuk kepada proses membuat keputusan
diagihkan kepada semua peringkat organisasi
KEPIMPINAN
Kepimpinan
Kepimpinan merupakan satu proses dengan penguins atau pemimpin
cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka melaksanakan
tugas
dan nnggungjawab yang diberi untuk mencapai objektif dan
matlamat organisasi I yang telah ditetapkan.
Definisi kepimpinan
Bermaksud kejayaan seseorang pemimpin bergantung poda kejayaan pekerja.
Apabila pekerja berjaya menghasilkan prestasi kerja yang baik, maka hal ini
bermakna pemimpin tersebut berjaya memimpin dengan baik dan berkesan.
Kepentingan Kepimpinan

13 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

1. Kepimpinan yang baik penting kepada organisasi kerana pemimpin


memulakan tindakan dengan mengkomunikasikan dasar dan
rancangan kepada staf bawahan tentang apa yang perlu
dilaksanakan demi membantu organisasi mencapai matlamat yang
ditetapkan.
2. Kepimpinan yang baik dapat memotivasikan pekerja dengan
menggunakan insentif
kewangan dan bukan kewangan bagi
memastikan pekerja produktif.
3. Kepimpinan yang baik dapat memberikan tunjuk ajar dan bimbingan
kepada pekerja agar mereka dapat melaksanakan kerja mereka
dengan berkesan dan cekap.
4. Kepimpinan yang baik dapat membentuk keyakinan yang tinggi
dalam diri pekerja meningkatkan semangat pekerja, dan membentuk
persekitaran kerja yang baik dan produktif.
5. Melalui kepimpinan yang baik, penyelarasan semua aktiviti di setiap
jabatan dannit dapat dilakukan dengan baik dan berkesan.
C

Jenis Kuasa Pemimpin

1 Kuasa merupakan satu jenis desakan pengaruh dan autoriti.


2 Kuasa seseorang pemimpin terdiri daripada:
(a) Kuasa sah
(b)Kuasa ganjaran
(c) Kuasa desakan
(d)Kuasa rujukan
(e) Kuasa kepakaran
3 Kuasa sah merujuk kepada kuasa yang ada pada seseorang pemimpin
disebabkanoleh jawatan yang sah yang disandangnya dalam organisasi.
Contohnya, KetuaPegawai Eksekutif mempunyai kuasa sah terhadap
semua kakitangan dalamorganisasi kerana dia mempunyai kuasa sah
yang tertinggi dalam organisasi.
4 Kuasa ganjaran bermaksud kuasa pemimpin untuk memberikan ganj aran
kepadapekerja atau menarik balik ganjaran yang diberikan kepada
pekerja. Contohnya,pemimpin mempengaruhi tindakan dan gelagat
pekerja dengan memberikanbonus.
5 Kuasa
desakan
atau
kuasa
ugutan
bermaksud
pemimpin
menggunakan ugutan untuk memaksa pekerja melaksanakan arahan
yang diberikan. Contohnya, pemimpin mengugut untuk mengambil
tindakan tatatertib jika pekerja engkarkepada arahan.
6 Kuasa rujukan bermaksud pemimpin menjadi tempat rujukan
untuk mempengaruhi pekerja melakukan sesuatu perkara dan
mendengar masalahpekerja serta memberikan dorongan kepada pekerja.
7 Kuasa kepakaran digunakan apabila pemimpin mempunyai kepakaran,
ilmu, dan kemahiran yang tidak dimiliki oleh staf lain. Contohnya,
akauntan kanan bolehmenggunakan kemahiran dan kepakaran serta
pengalaman yang ada padanya untuk mempengaruhi tindak tanduk
perjalanan sesebuah organisasi.
Jenis Kepimpinan

14 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Kepimpinan Transactional

1 Kepimpinan
transactional
menekankan
pengorganisasian,dan prestasi kerja pasukan.
2 Kepimpinan transactional mengandaikan bahawa:

peranan

penyeliaan,

(a) Pekerja melakukan kerja yang terbaik apabila rantaian arahan jelas dan
pasti.
(b)Pekerja dimotivasi oleh ganjaran dan hukuman.
(c) Tujuan utama pekerja ialah mematuhi arahan ketua.
(d)Pekerja bawahanperlu diselia dengan ketat bagi memastikan mereka
mencapai apa yang diharapkan.
3 Dengan kata lain, pemimpin yang menggunakan jenis kepimpinan ini
banyak bergantung pada hukuman dan ganjaran bagi
memastikan pekerjanyamelaksanakan tugas mereka; pekerja
akan menerima ganjaran jika merekaberjaya, tetapi akan menerima
hukuman jika mereka gagal.
4 Jenis kepimpinan ini sesuai dan berkesan dalam situasi apabila masalah
tidak terlalu rumit dan boleh diselesaikan dengan mudah kerana adanya
prosedur danperaturan yang jelas.
B

Kepimpinan Transformational

1 Pemimpin yang mengamalkan jenis kepimpinan ini merupakan


pemimpin yang menyampaikan visi yang jelas tentang matlamat
kumpulan, menunjukkan keghairahan untuk bekerja, serta mempunyai
kebolehan untuk menjadikan pekerja bersemangat dan bertenaga untuk
bekerja.
2 Dengan kata lain, pemimpin
transformational bukan
sahaja
memberikan tumpuan kepada proses kerja tetapi juga
menekankan kejayaan setiap pekerja.
3 Kepimpinan tranformational mempunyai empat komponen penting:
(a) Stimulasi intelek
I.
II.

Pemimpin transformational bukan sahaja mencabar cara kerja sedia


ada, mereka juga menggalakkan kreativiti pekerja.
Jenis pemimpin ini menggalakkan pekerja untuk meneroka kaedah dan
cara baharu untuk melakukan kerja serta mencari peluang baharu
untuk belajar dan memperbaiki diri.

(b) Timbang rasa peribadi


(i)

Pemimpin seperti ini memberikan sokongan dan galakan kepada


setiap pekerja.

15 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

(ii)
(iii)

Bagi memupuk hubungan kerja yang baik, pemimpin


menggunakan pendekatan pintu terbuka agar pekerja boleh
berkongsi idea pada bila-bila masa.
Dengan cara ini, pemimpin dapat mengetahui sumbangan yang
diberikan oleh setiap pekerja.

(c) Motivasi berinspirasi


(i)

Pemimpin mempunyai visi yang jelas yang boleh disampaikan


dan disuarakan kepada pekerja.
(ii)
Pemimpin seperti ini juga dapat membantu pekerja supaya
mempunyai keghairahan dan motivasi untuk mencapai visi
dan matlamat yang ditetapkan.

(d) Pengaruh idealisme


(i)
(ii)

Pemimpin transformational bertindak sebagai model contoh bagi


pekerja.
Oleh sebab pekerja percaya dan menghormati pemimpin, maka
mereka mencontohi dan mendalami idealisme pemimpin
mereka.

Kepimpinan Karismatik
1. Pemimpin yang karismatik ialah pemimpin yang menyediakan
persekitaran yang bertenaga dan pengukuhan yang positif kepada
pekerja.
2. Pemimpin
yang
berkarisma
merupakan
sumber
inspirasi
pekerja dan menggalakkan mereka menunjukkan prestasi terbaik.
3. Dengan kata lain, kejayaan pekerja banyak bergantung pada pemimpin
kerana pemimpin merupakan gam yang mengikat ahli kumpulan.
4. Jenis kepimpinan seperti ini sesuai bagi menyelesaikan satu-satu projek
berjangka pendek apabila bakat dan tenaga ahli pasukan adalah elemen
yang penting.

Kepimpinan Berwawasan (Visionary)

b.
c.
d.
e.

a. Pemimpin yang berwawasan ialah pemimpin yang


mempunyai visi dan bayangan masa hadapan tentang
organisasi yang bakal dikecapi.
Pemimpin seperti ini mempunyai daya kreativiti, disiplin, kemahuan, dan
cita-citaserta keghairahan yang tinggi tentang bentuk masa hadapan
yang diinginkan.
Pemimpin seperti ini bertindak sebagai obor kepada semua pekerja agar
merekajuga mempunyai perasaan dan keghairahan yang sama.
Pemimpin memberikan inspirasi dan harapan kepada semua tentang
perubahan yang perlu dilaksanakan pada masa hadapan agar
kelangsungan organisasi dapat terus dikekalkan.
Bagi mencapai visi yang diimpikan, pemimpin seperti ini

16 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

mempunyai kebijaksanaan yang tinggi tentang apa yang bakal


berlaku, yang telah berlaku, dan sedang berlaku.
f. Dengan menggunakan kebijaksanaan dan pengetahuan yang ada,
pemimpin berwawasan dipercayai dapat membawa organisasi ke arah
hala tuju yang lebih cemerlang.
Gaya Kepimpinan
A Gaya Kepimpinan Autokratik
1 Pemimpin yang autokratik merupakan pemimpin yang membuat
keputusan dan bertindak atas keputusan yang dibuat secara
berseorangan; manakala pekerja bawahan tidak terlibat secara langsung
dalam proses membuat keputusan kerana pandangan mereka tidak
diambil kira.
2 Pemimpin cuma memaklumkan pekerja tentang keputusan yang telah
dibuat dan pekerja hanya perlu melaksanakan keputusan yang telah
diambil.
1 Ciri-ciri gaya kepimpinan autokratik:
(a) Ketua tidak mendapatkan pandangan daripada pekerja.
(b) Ketua membuat semua keputusan.
(c) Ketua mengarah pekerja melakukan tugas tanpa perbincangan.
(d)Ketua menentukan semua kaedah dan proses kerja.
(e) Pekerja jarang dipercayai untuk membuat keputusan atau melaksanakan
tugas yang penting.
(f) Diandaikan bahawa pekerja tidak mempunyai kemahiran dan kepakaran
serta kurang pengetahuan untuk melaksanakan tugas.
4 Gaya kepimpinan autokratik sesuai apabila organisasi mengalami krisis
kerana dalam situasi seperti ini, organisasi memerlukan pemimpin yang
dapat memberikan hala tuju yang jelas kepada pekerja.
5 Organisasi ketenteraan juga mempunyai gaya kepimpinan autokratik
kerana anggota tentera perlu menerima arahan daripada ketua tanpa
bantahan.
4 Kelemahan gaya kepimpinan autokratik:
(a) Pekerja mungkin tidak berpuas hati akan layanan yang diberikan oleh
ketua yang tidak mengendahkan pandangan mereka.
(b)Pekerja mungkin kurang kreatif dalam menyelesaikan masalah dan ini
boleh menjejaskan prestasi kerja pekerja.
B

Gaya Kepimpinan Demokratik

1 Gaya kepimpinan demokratik juga dikenali sebagai


penglibatan.

gaya

kepimpinan

1 Pemimpin yang mempunyai gaya kepimpinan demokratik melibatkan

17 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

staf bawahan dalam proses membuat keputusan.


3 Ciri-ciri gaya kepimpinan demokratik:
(a) Pekerja digalakkan berkongsi idea dan pendapat untuk membuat
keputusan bersama walaupun ketua mempunyai kuasa akhir untuk
membuat keputusan.
(b)Ketua berbincang dengan pekerja untuk mengatasi sesuatu masalah
yangdihadapi.
(c) Pekerja akan berasa lebih terlibat dalam proses membuat keputusan.
(d)Diandaikan bahawa pekerja mempunyai kemahiran dan kepakaran
serta pengetahuan unutk melakukan sesuatu tugas.
(e)Ketua dan pekerja bersama-sama menentukan semua kaedah dan
proseskerja.
4 Oleh sebab pekerja digalakkan untuk berkongsi pendapat dan
pandangan,maka pekerja akan lebih komited dengan tugas yang
diberikan. Hal ini dapat meningkatkan kreativiti dan produktiviti pekerja.
5 Akan tetapi, gaya kepimpinan demokratik tidak sesuai digunakan jika
pekerja yang tidak mempunyai kemahiran untuk memberikan pandangan
dan idea yang bernas.

Gaya Kepimpinan Laissez-Faire

1 Gaya kepimpinan laissez-faire juga dikenali sebagai gaya kepimpinan


bebas.
2 Gaya kepimpinan laissez-faire berlaku apabila ketua tidak campur tangan
dalam urusan pekerja dan membenarkan staf bawahan untuk
membuat keputusan sendiri.
3 Ciri-ciri gaya kepimpinan laissez-faire'.
(a) Ketua tidak memberi bimbingan yang banyak kepada pekerja.
(b)Ketua memberikan
membuat keputusan.

kebebasan

penuh

kepada

pekerja

untuk

(c) Ketua menyediakan peralatan dan sumber yang diperlukan oleh pekerja
untuk melaksanakan tugas mereka.
(d)Pekerja diharap menyelesaikan masalah kerja dengan sendiri tanpa
bantuan dan bimbingan.

18 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

(e) Diandaikan bahawa pekerja lebih memahami kerja dan tugas diri mereka.
4 Gaya kepimpinan laissez-faire sesuai dan berkesan jika pekerja
mempunyai kemahiran, motivasi, dan kebolehan yang tinggi untuk
bekerja sendiri.
5 Walaupun ketua tidak campur tangan dalam urusan pekerja dan
membiarkan mereka membuat keputusan mereka, namun pekerja masih
boleh berjumpa dengan ketua untuk mendapatkan bimbingan dan nasihat
apabila mereka berasa perlu.
6 Kelemahan gaya kepimpinan laissez-faire ialah gaya kepimpinan ini
boleh menyebabkan pelaksanaan dan pencapaian satu-satu tugas
tertanggu jika pekerja tidak mahir dengan apa yang dilakukannya.
D

Gaya Kepimpinan Kontingensi

1 Gaya kepimpinan kontigensi merujuk kepada gaya kepimpinan yang


disesuaikan mengikut
keadaan
atau
situasi
dengan
melihat
kepada elemen-elemen persekitaran.
2 Mengikut teori kontingensi, semua gaya kepimpinan adalah sesuai dan
berkesan; walau bagaimanapun keberkesanan gaya kepimpinan yang
digunakan bergantung pada keadaan tertentu.
3 Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi bergantung pada gaya
kepimpinan yang diamalkan, kualiti pengikut, dan keadaan persekitaran.
4 Contohnya, pengurus menggunakan gaya kepimpinan autokratik apabila
organisasi mengalami krisis yang perlu diperbetulkan dengan segera; dan
pada masa yang lain menggunakan gaya kepimpinan demokratik apabila
komitmen yang berterusan daripada pekerja diperlukan dan apabila
pekerja mampu memberikan cadangan yang bemas untuk menambah
baik operasi perniagaan.

Pemimpin dan Pengurus


A

Peranan Pemimpin

1 Mempengaruhi pengikut
Pemimpin mempengaruhi pekerja-pekerja supaya melakukan aktivitiaktiviti dengan semangat berdasarkan kebolehan dan keperibadian
kepimpinan yang dimiliki oleh pengurus.
2 Memberi motivasi

19 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Pemimpin berperanan untuk memberikan rangsangan kepada pekerjanya


untuk melakukan aktiviti supaya objektif pekerja dan matlamat organisasi
dapat dicapai bersama-sama.
3 Membina pasukan
Pemimpin berperanan untuk membina pasukan kerja dalam organisasi dan
menggerakkan aktiviti pekerja berdasarkan semangat kerja berpasukan
seperti mewujudkan konsep kerjasama dalam mencapai kejayaan.
4 Mempunyai wawasan
Pemimpin berperanan untuk membentuk dan menterjemahkan sesuatu
wawasan secara jelas dan disampaikan kepada pekerja dengan berkesan.
Persamaan antara Pemimpin dengan Pengurus

Mereka mempunyai matlamat yang perlu dicapai.


Mereka menggerakkan dan menggunakan sumber.
Mereka merupakan pengantara atau penghubung antara pekerja
dengan pihak pengurusan.
Mereka bergantung pada pekerja bawahan dan cuba untuk
memotivasikan mereka.

Pengawalan
Jenis Kawalan
A

Maksud Pengawalan

1 Pengawalan bermaksud proses pemantauan prestasi dan pengambilan


tindakan bagi memastikan hasil tercapai seperti yang dijangkakan.
2 Pengawalan merupakan satu proses yang dilakukan secara berterusan
ke arah penambahbaikan berterusan semua aktiviti dan kegiatan
dalam organisasi melalui maklumat yang disalurkan oleh setiap unit atau
jabatan dalam sesebuah organisasi.
3 Pihak pengurusan akan membandingkan hasil yang diperoleh dengan
standard yang telah ditetapkan semasa perancangan; kemudian
memaklumkan hasil perbandingan kepada pihak yang bertanggungjawab
supaya tindakan pembetulan dapat diambil.
B Kepentingan Pengawalan
1 Pengawalan membantu organisasi mencapai matlamat yang telah
ditetapkan. Pengawalan juga memastikan semua operasi organisasi
berjalan dan dilaksanakan dengan cekap dan semua sumber digunakan
dengan sebaik mungkin.
2 Pengawalan memastikan semua projek atau aktiviti yang dirancang
berjalanseperti yang diinginkan.
Pengawalan membantu pengurus

20 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

mengenal pasti aktiviti yang bermasalah dan mengambil


tindakan pembetulan. Dengan kata lain, pengawalan membantu
organisasi menghindari kesilapan lalu.
3 Pengawalan membantu pengurus menyelaras semua aktiviti unit atau
jabatan supaya aktiviti yang dirancang dapat berjalan dengan
lancar. Jadi, pengawalan merupakan satu bentuk semakan terhadap
prestasi kerja dan hasil kerja serta merupakan satu proses untuk
penambahbaikan berterusan dalam organisasi.
4 Pengawalan
membantu
sesebuah
organisasi
mengelakkan
sebarang penyelewengan yang boleh dijangka kerana aktiviti-aktiviti
yang dijalankan akan dipantau dan diawasi pada pelbagai peringkat.
C Jenis Kawalan
1 Terdapat dua jenis kawalan, iaitu:
(a) Kawalan dalaman
(b)Kawalan luaran
2 Kawalan dalaman ialah sistem dalaman yang digunakan oleh organisasi
untuk memastikan bahawa organisasi berjalan pada landasan yang betul.
3 Sistem kawalan dalaman termasuklah:
(a) Audit dalaman
(b)Dasar organisasi
(c) Prosedur kerja
4 Audit dalaman
(a) Audit dalaman dilakukan untuk menyemak semula perjalanan
organisasi dalam tempoh tertentu untuk mengenal pasti sama ada
fungsi perancangan,
(b)Contohnya, syarikat swasta di Malaysia tertakluk pada Undangundang Pekerjaan 1955 dalam mentadbir dan mengurus sumber
manusia.
(c) Menurut Undang-undang Pekerjaan 1955, syarikat perlu mematuhi siapa
yang boleh dibenarkan bekerja, tempoh waktu bekerja, kaedah untuk
menamatkan dan memberhentikan pekerja dan seumpamanya.
(d)Jika syarikat didapati gagal untuk mematuhi mana-mana peraturan
dan undang-undang yang ditetapkan, majikan boleh dikenakan
hukuman seperti penjara atau membayar denda.
(e)Syarikat yang tidak mematuhi peraturan dan undang-undang bukan
sahaja akan mendapat hukuman, malah nama baik syarikat akan turut

21 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

terjejas.
Proses Kawalan
A

Menetapkan Standard

1 Sebarang rancangan yang hendak dilaksanakan perlu mempunyai


standard tertentu.
2 Standard yang baik perlulah jelas, spesifik, dapat diukur, dapat dicapai,
realistik, dan relevan.
3 Standard yang baik penting agar dapat memberikan gambaran yang jelas
tentang hasil kerja atau prestasi yang perlu dicapai dalam tempoh masa
yang ditetapkan.
4 Standard yang baik juga memudahkan penilaian dan komunikasi antara
pengurus dengan pekerja.
1 Biasanya standard semasa akan ditetapkan berdasarkan standard terdahulu.
5 Untuk menetapkan standard berdasarkan prestasi yang lalu, dua kaedah
boleh
digunakan, iaitu standard perbandingan atau standard
kejuruteraan.
6 Standard perbandingan melibatkan penetapan standard semasa
berdasarkan prestasi pihak lain seperti jabatan lain, unit lain, atau
organisasi lain.
7 Standard kejuruteraan ialah standard yang ditetapkan secara saintifik
melalui kaedah seperti kajian masa dan gerak.
8 Standard kejuruteraan biasanya digunakan untuk menilai hasil kerja yang
boleh dianalisis dengan tepat. Contohnya, penghantaran makanan segera
ke rumah dapat diukur dengan tepat dan segi masa bagi setiap laluan
yang diikuti.
B

Mengukur Pencapaian

1 Setelah standard ditetapkan, langkah yang berikutnya memerlukan


pengurus mengukur dan menilai hasil kerja atau prestasi sebenar.
2 Cara mengukur prestasi sebenar bergantung pada standard yang telah
ditetapkan.
3 Standard yang berbentuk kuantitatif lebih mudah diukur berbanding
dengan standard yang berbentuk kualitatif.
4 Contohnya,
seseorang pengurus lebih mudah untuk mengetahui
sama ada pekerjanya dapat mencapai jualan sebanyak RM10 000
seminggu berbanding dengan hasil kerja yang memerlukan pekerja
menjaga kesopanan semasa berinteraksi dengan pelanggan. Hal ini
kerana maksud "menjaga kesopanan" sukar untuk diukur disebabkan

22 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

setiap orang mempunyai maksud yang berlainan.


5 Walau bagaimanapun, standard yang berbentuk kualitatif masih perlu
diukur dan pengurus perlu mencari alat pengukur yang sesuai.
6 Selain cara mengukur, pengurus juga perlu menentukan kekerapan
pengukuran, sama ada prestasi kerja diukur setiap minggu, setiap bulan,
setiap tiga bulan atau enam bulan; dan ini bergantung pada pentingnya
matlamat organisasi.
7 Kekerapan pengukuran juga bergantung pada kos tindakan
pembetulan jika prestasi tidak mencapai standard. Semakin mahal
sesuatu tindakan pembetulan yang perlu dilaksanakan, semakin kerap
pengukuran perlu dilakukan.

Membandingkan Pencapaian dengan Standard

1 Langkah seterusnya ialah membandingkan hasil kerja sebenar dengan


standard yang telah ditetapkan.
2 Langkah ini merupakan langkah paling penting kerana langkah ini
mengukur keberkesanan kawalan yang diambil.
3 Perbandingan boleh dilakukan dengan pelbagai cara seperti:
(a) Pengurus boleh bergantung pada laporan yang diterima daripada staf
bawahan yang bertanggungjawab menyediakan laporan berkenaan.
(b)Pengurus juga boleh membuat pemerhatian kendiri untuk menilai
sama ada terdapat sebarang perubahan dalam tahap prestasi pekerja.
4 Langkah ini juga penting bagi menentukan
sama ada terdapat
sebarang penyelewengan atau perbezaan antara hasil kerja sebenar
dengan standard yang ditetapkan.
5 Apabila sebarang penyelewengan berlaku, tindakan pembetulan perlu
diambil.
D

Membuat Langkah Pembetulan

1 Sebelum memutuskan tindakan pembetulan, pengurus perlu mengetahui


bentuk penyelewengan yang berlaku dan sejauh mana tindakan
pembetulan perlu diambil.
2 Perbezaan yang kecil mungkin tidak memerlukan tindakan pembetulan.
3 Namun sebelum tindakan pembetulan diambil, pengurus perlu mengetahui
punca penyelewengan tersebut.

23 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

4 Hal ini bertujuan untuk memastikan tindakan yang diambil tidak


membazir dan berkesan.
5 Contohnya, pekerja tidak dapat mencapai sasaran jualan yang ditetapkan
mungkin bukan kerana pekerja tersebut malas, tetapi mungkin kerana
standard atau sasaran yang ditetapkan terlalu tinggi dan tidak realistik.
Jadi, pengurus perlu melihat dan menyemak semula sasaran berkenaan.
6 Sekiranya hasil kerja yang dicapai menepati sasaran/standard yang
ditetapkan, pengurus boleh memikirkan sama ada untuk mengekalkan
standard yang sedia ada atau meningkatkan standard pada masa
hadapan.
7 Ringkasnya,
langkah ini merupakan langkah penting kerana
langkah ini memberikan maklum balas kepada pengurus tentang apa
yang perlu dilakukan seterusnya agar matlamat organisasi tercapai.
Kaedah Kawalan
1 Kawalan perlu dilakukan secara berterusan kerana sebarang tindakan
pembetulan yang diambil segera boleh menjimatkan kos organisasi.
2 Terdapat tiga kaedah kawalan, iaitu:
(a) Kawalan awalan Memastikan input memenuhi standard yang ditetapkan.
Contoh input : tenaga kerja, mesin, bahan mentah, sumber kewangan
(b)Kawalan semasa Memastikan hanya aktiviti-aktiviti yang betul dilakukan
seperti yang telah ditetapkan ,
Contoh: Masadan gerak, prosedur, tatacara
(c) Kawalan selepas Memastikan output mematuhi standard
ditetapkan.

yang telah

Contoh: Produk, servis, keuntungan, produktiviti


Alat-alat Kawalan
A Analisis Titik Pulang Modal
Secara umumnya, fungsi analisis titik pulang modal sebagai alat kawalan
ialah:
(a) Mengenal pasti unit minimum yang harus dihasilkan untuk mendapat
pulang modal.
(b)Mengawal kos pengeluaran agar tidak terlebih belanja.
(c) Menentukan harga bagi barang yang dikeluarkan.

24 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

(d)Merancang pengeluaran untuk mendapat untung yang disasarkan.


B

Bajet
Fungsi bajet sebagai alat kawalan:

(a) Merancang pendapatan dan perbelanjaan perniagaan.


(b)Mengawal aliran
keutamaan.

masuk

dan

keluar

sumber

kewangan

mengikut

(c) Memastikan sumber kewangan yang diperoleh dapat menampung


perbelanjaan yang dilakukan.
(d) Memastikan sumber kewangan digunakan secara berkesan dan tidak
membazir.

Carta Gantt
Fungsi carta Gantt sebagai alat kawalan:
(a) Memantau kemajuan sesuatu projek dari mula hingga tamat, iaitu
memastikan setiap aktiviti disiapkan mengikut tempoh yang telah
dirancang.

(b)Mengawal masa penggunaan sumber.


(c) Memastikan setiap aktiviti dalam sesuatu projek dilakukan mengikut
urutan supaya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti yang lain.
1.Perancangan
PERANCANGAN

Gary Dessler: Perancangan sebagai kaedah-kaedah yang terperinci


yang diatur terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu.
Andrew F. Sikula: Perancangan mengandungi aktiviti-aktiviti fizikal dan
mental yang dibuat sebelum berlakunya sesuatu.
Harold Koontz: Perancangan sebagai penentuan tentang sesuatu yang
hendak dibuat, bagaimana melaksanakannya dan siapa yang akan
menjadi pelaksana.
Dalam konteks pengurusan yang berkaitan operasi dalam sesebuah
organisasi yang berteraskan kesusasteraan, contohnya sebelum
menganjurkan pertandingan deklamasi sajak, perancangan perlu
dilakukan terlebih dahulu. Ini melibatkan penetapan objektif dan
langkah-langkah untuk mencapai objektif pertandingan deklamasi
sajak dianjurkan.

25 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

KEPENTINGAN PERANCANGAN

Dapat menentukan hala tuju sesebuah organisasi


Merupakan faktor penyatu dalam membuat keputusan
Menolong para pengurus untuk mengenal pasti peluang pada masa
depan
Sebagai penanda aras untuk mengukur prestasi

PERINGKAT DALAM PERANCANGAN


1.
2.
3.
4.

Menetapkan matlamat atau objektif


Merangka strategi bagi mencapai matlamat atau objektif
Menghasilkan berbagai alternatif untuk perlaksanaan
Menilai keberkesanan setiap alternatif dalam mencapai matlamat atau
objektif
5. Memilih satu alternatif yang dianggap paling efektif
6. Membuat penilaian dan kajian semula (jika perlu)

2.Perorganisasian
PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian dari kata akar organisasi.


Maksud pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber sesebuah
organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar
matlamat atau objektif dan sasaran organisasi dapat dicapai.

PROSES DALAM PENGORGANISASIAN

Menentukan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan untuk mencapai


matlamat atau objektif yang telah ditetapkan.
Mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang telah disenaraikan mengikut
kesesuaian kelompok atau kumpulan kerja.
Mengagihkan
aktiviti-aktiviti
berkaitan
kepada
tenaga
kerja
berdasarkan kebolehan masing-masing.
Mengadakan penyelarasan kerja-kerja untuk pengendalian yang
berkesan

Dalam konteks pengurusan yang berkaitan operasi dalam sesebuah


organisasi yang berteraskan kesusasteraan, contohnya struktur organisasi
dalam menganjurkan pertandingan berbalas pantun.
3.Tenaga Kerja/staffing

26 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

TENAGA KERJA (STAFFING)

Umumnya aktiviti-aktiviti dalam sesebuah organisasi dijalankan oleh


tenaga kerja yang berkebolehan dan berkeupayaan dalam mencapai
matlamat atau objektif organisasi berkenaan.
Dalam hal ini sebelum seseorang itu dilantik dalam sesebuah
organisasi, pengkajian mengenai pengimbangan di antara aktiviti yang
perlu dilakukan dengan keperluan tenaga kerja.
Maklumat mengenainya perlu dianalisis secara teliti sebelum
penghasilan spesifikasi kerja yang diperlukan dalam sesebuah
organisasi.
Format yang umum digunakan untuk menulis spesifikasi kerja seperti
yang berikut:
Nama jawatan: Nama jawatan yang dipilih mestilah ringkas, mudah
dan menerangkan tugas jawatan tersebut.
Ringkasan kerja: Bidang tugas diterangkan dengan ringkas, jelas dan
tepat.
Senarai tugas: Senarai tugas disusun mengikut keutamaan.
Dalam pemilihan tenaga kerja, sesebuah organisasi perlulah memilih
seseorang yang menunjukkan minat dan berketrampilan (competent)
dalam bidang tugasnya.
Proses pengambilan tenaga kerja baharu yang bersesuaian dengan
matlamat atau objektif organisasi adalah satu proses yang penting
kerana kejayaan organisasi pada masa akan datang, bergantung
kepada keupayaan tenaga kerjanya.

4.Kepimpinan
Umumnya kepimpinan didefinisikan sebagai seni atau proses seseorang
dalam mempengaruhi kegiatan manusia ke arah pencapaian matlamat atau
objektif organisasi.
TIGA GAYA KEPIMPINAN
Pemimpin yang autokratik
Segala arahannya mesti dipatuhi tanpa mengambil kira pandangan tenaga
kerjanya.
Pemimpin yang demokratik
Menggalakkan penglibatan dan penyertaan daripada tenaga kerjanya dalam
pembuatan keputusan.

27 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

Pemimpin Laissez-Faire
Sedikit sekali menggunakan kuasanya dan memberi kebebasan kepada
tenaga kerjanya untuk mengendalikan kerja mereka.
FAKTOR KEJAYAAN SEORANG PEMIMPIN
Visi
Pemimpin yang berwawasan sudah pasti mempunyai visi yang tersendiri
dalam proses pengurusannya. Visi diperlukan untuk menentukan matlamat
atau objektif yang perlu dicapai.
Perancangan
Pemimpin yang berjaya apabila perancangan ke arah objektif organisasi
tercapai. Berdasarkan perancangan seorang pemimpin dapat mengagihagihkan tanggungjawab tenaga kerjanya bagi mencapai matlamat atau
objektif organisasi.
Keberkesanan Komunikasi
Matlamat atau objektif sesuatu pengurusan ditentukan oleh keberkesanan
komunikasi dua hala antara pemimpin dengan tenaga kerjanya. Pemimpin
akan berkomunikasi dengan orang lain untuk menyatakan visinya dan
seterusnya mengajak orang lain agar bersama-sama mencapai visi yang
diidamkan.
5. Kawalan
1. Kawalan ialah satu proses untuk memastikan kegiatan dan aktiviti
yang dilaksanakan dalam sesebuah organisasi terarah kepada
pencapaian matlamat atau objektif dan sasaran yang telah ditetapkan.
2. Jika didapati ada tanda menunjukkan kesukaran atau ketidakupayaan
dalam mencapai matlamat atau objektif dan sasaran organisasi maka
tindakan pembetulan atau pemulihan perlu dilakukan.
3. Kajian terperinci perlu dilakukan untuk meneliti punca perkara tersebut
boleh berlaku.
4. Proses pembetulan atau pemulihan perlulah mengambil kira punca
berlakunya perkara tersebut agar perkara yang sama tidak akan
berulang pada masa hadapan.
TERAPAN TERHADAP TEKS
Objektif: (a) mengenal pasti unsur pengurusan daripada teks kajian;

28 | P E N G U R U S A N | R N A 2 0 1 4

(b) menganalisis asas pengurusan dalam organisasi yang wujud


dalam teks kajian.
ORGANISASI SASTERA
1.PENGURUSAN ORGANISASI
Objektif: (a) menjelaskan aspek perancangan kerja dalam organisasi
sastera;
2.PENGURUSAN PROJEK
Objektif : (b) menghuraikan aspek pengurusan projek seperti seminar,
kursus, pertandingan, dan pementasan.
PENGURUSAN KESUSASTERAAN
Ismail Ahmad
(Dewan Sastera, Oktober, 1990): Pengurusan
Kesusasteraan ialah mereka yang bertugas di sesebuah institusi untuk
mengembangkan sastera, termasuk institusi penerbitan sastera, juga adalah
ejen. Kerja utamanya ialah mengurus, bukan mencipta. Kalau ingin menjadi
pencipta sepenuh masa, maka ikutilah jejak beberapa sasterawan yang
menjadikan menulis sebagai pekerjaan utama, bukan pengurus yang
memikul tanggungjawab untuk mengembang dan memajukan kesusasteraan
melalui sesuatu organisasi atau badan yang tertentu. Tugas pengurus dan
tugas penulis adalah tugas yang berlainan. Tugas penulis ialah menulis, dan
tugas pengurus (sama ada sastera mahupun bukan) adalah mengurus,
memikir dan merancang untuk membina dan mengembangkan, dan dalam
kesusasteraan: mengembangkan kesusasteraan, penulis dan karya. Dalam
konteks ini dapat dirumuskan bahawa pengurusan kesusasteraan boleh dibahagikan kepada dua
aspek, iaitu:
Pengurusan yang berkaitan operasi dalam sesebuah organisasi yang
berteraskan kesusasteraan
Contohnya GAPENA; Jabatan Kesusasteraan Melayu; pengurusan drama atau
penganjuran pertandingan deklamasi sajak.
Pengurusan yang terdapat dalam sesebuah teks sastera
Contohnya dalam Saudagar Besar dari Kuala Lumpur. Pengurusan
menyambut ketibaan DYMM Sultan ke kampung Pulai dalam novel
Saudagar Besar dari Kuala Lumpur karya Keris Mas.

Anda mungkin juga menyukai