AULA
Evoluo do conceito
de gesto de projetos
Meta da aula
introduo
O objetivo deste curso apresentar os principais aspectos relacionados gesto
de projetos. A gesto de projetos pode, resumidamente, ser definida como a
atividade de planejar um determinado trabalho e executar seu plano. O curso
est organizado em duas unidades.
A primeira unidade Fundamentos de Gesto de Projetos trata dos aspectos
que cercam a gesto de projetos. Essa parte do curso aborda fundamentos
de reas do conhecimento que so suporte atividade de gerenciamento de
projetos. A segunda unidade Processos e Ferramentas de Gesto de Projetos
trata dos processos que so aplicados no gerenciamento de projetos.
A primeira parte do curso, relacionada aos Fundamentos de Gesto de Projetos,
aborda a definio de um projeto bem como a evoluo dessa rea ao longo
do tempo; trata dos aspectos legais ao evidenciar os principais elementos que
devem estar presentes em um instrumento de formalizao de contratao de
um projeto; apresenta os principais elementos da administrao estratgica,
evidenciando que sua operacionalizao deve ser realizada atravs de um
conjunto de projetos; apresenta e discute a estrutura organizacional e a equipe
de pessoal, e finalizado com a discusso sobre a aplicao de tcnicas para
anlise da viabilidade econmico-financeira de projetos.
A segunda parte do curso, relacionada aos Processos e Ferramentas de
Gesto de Projetos, inicia-se com uma abordagem geral sobre gesto por
processos seguida da apresentao de tcnicas e ferramentas de gesto.
A seguir os processos que compem o Ciclo de Vida de um projeto: 1) iniciao;
2) planejamento; 3) execuo; 4) controle e 5) encerramento so discutidos
de forma detalhada evidenciando-se as reas de Conhecimento de Gesto
de Projetos. O curso traz ainda uma aplicao especfica ao discutir a aplicao de todos os aspectos at ento tratados tambm em projetos sem fins
lucrativos.
Os aspectos ora apresentados podem ser expressos tambm de forma esquemtica, conforme a figura que segue.
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Conceitos
e evoluo
Aspectos
legais
Fundamentos de
gesto de projetos
Administrao
estratgica
Estrutura
organizacional
Anlise econmicofinanceira
Planejamento e
gesto de projetos
Gesto por
processos
Tcnicas e
ferramentas
Processos de
iniciao
Processos e
ferramentas de
gesto de projetos
Processos de
planejamento
Processos de
execuo
Processos de
controle
Aplicao em
projetos sem fins
lucrativos
Processos de
encerramento
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Processos de
planejamento
Processo de
iniciao
Processos de
controle
Processos de
execuo
Processos de
encerramento
Figura 1.2: Processos do Ciclo de Vida de um Projeto
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Estes processos so genricos e aplicam-se maioria das atividades que desempenhamos. Para ilustrar o ciclo de vida de um projeto,
considere que uma famlia queira construir uma casa. As fases que iro
compor a realizao desse projeto podem ser apresentadas atravs dos
processos apresentados na Figura 1.1.
No processo de iniciao, o problema ou a oportunidade a
necessidade do cliente identificada e apresentada ainda de forma geral.
Nesse caso, o casal ir verificar, de forma ainda pouco estruturada, quais
so os aspectos do novo imvel (localizao, rea construda, disposio
dos cmodos etc.), qual o volume de recursos aproximado para a construo da casa, quando dever iniciar e encerrar a obra, entre outros
aspectos. Poder inclusive, j nessa fase, buscar o apoio de especialistas
da rea para que a concepo da ideia fique mais elaborada.
Devemos destacar que a proposio aqui apresentada uma referncia. Com certeza, a condio financeira do interessado na construo
da casa ir interferir na forma como os processos sero conduzidos.
Em certos casos poderamos encontrar pessoas que chamariam para
si a responsabilidade por todas as etapas da construo, inclusive,
eliminado algumas atividades, como, por exemplo, as de arquitetura
e ou engenharia. Essas situaes no deveriam existir, mas devem ser
reconhecidas como fatos concretos em funo da restrio econmica
de muitas famlias. Ainda assim, o ciclo de vida de um projeto seria
aplicado nesse tipo de construo, sem a formalizao que um projeto
dessa natureza merece, mas o interessado na construo ir passar pela
concepo, vai planejar a casa, ainda que informalmente, vai executar
a construo, realizar o controle, ainda que por tentativa e erro, e em
determinado momento dar a obra como finalizada.
Voltando ao nosso exemplo inicial, consideremos que aps a
determinao do objetivo passa-se para o processo de planejamento,
quando as ideias devero tomar corpo, e se o casal no atuar profissionalmente na rea de construo civil, dever contar com servios de
arquitetos e engenheiros, entre outros, para que o projeto da casa seja
elaborado conforme as normas que regulam essa atividade. Nessa fase,
haver a definio e o detalhamento de todas as atividades necessrias,
para que o objetivo geral e os objetivos parciais, determinados na fase
anterior, sejam atingidos, destacando o custo envolvido na execuo do
projeto, o prazo para sua realizao e a apresentao do objetivo de
forma clara, e detalhada.
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Figura 1.3: Seria possvel fazer desse material disperso uma casa sem o uso de um projeto?
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dentro de restries oramentrias (MAXIMIANO, 2002, p.26) evidencia a importncia dessas variveis. Deste conceito podem-se, ento,
destacar os seguintes aspectos:
1) Comeo e fim programados: ao enunciar que o projeto um
empreendimento com comeo e fim programados, h o reforo da ideia
de que, por conceito, um projeto temporrio, possui prazo definido,
ou seja, finito. Deve-se destacar que no se trata apenas do prazo
para o resultado final do projeto, visto que, para que este seja atendido,
as vrias atividades intermedirias, bem como os resultados parciais,
devem ter um cronograma de realizao como referncia.
2) Produto singular: ao tratar do resultado de um projeto como
um produto singular, fica claro que o objetivo de um projeto nico.
Aquele conjunto de atividades est associado a um resultado que ser
diferente de qualquer outro esforo semelhante. Ainda que as referncias
para atingir determinado resultado sejam equivalentes (ou semelhantes),
at mesmo pelo fato de serem realizadas em ocasies diferentes e ou por
pessoas diferentes, tratam-se de resultados singulares, nicos.
3) Dentro de restries oramentrias: ao tratar das restries
oramentrias, o conceito est evidenciando que a realizao de um
projeto est associada a um custo. H uma restrio no investimento
associado ao projeto, a partir da qual dever ser realizada nova avaliao
para verificar se os esforos financeiros demandados so compatveis com
os resultados esperados, e mais, se os interessados nesses resultados tm
condies de arcar com esses custos.
4) Q u a l i d a d e : essa rea da gesto no claramente evidenciada
no enunciado do conceito, entretanto, fica subentendido que o objetivo
a ser alcanado deve apresentar um conjunto de atributos sem os quais
no se pode considerar que o projeto possui os resultados esperados em
sua concepo.
A incluso dessa varivel qualidade como crtica est pautada
na necessidade de que o resultado do projeto atenda s expectativas dos
interessados no mesmo. O projeto dever ter sucesso, tratado aqui no
apenas como o alcance dos resultados previstos, mas tambm que esses
resultados atendam s necessidades dos interessados no projeto.
Essa situao pode ser ilustrada atravs de um exemplo: suponha que uma organizao queira realizar um projeto para reestruturar
seu quadro de pessoal. A partir dessa iniciativa, seus gestores tm a
Qualidade
adequao ao uso
(JURAN, 1996, p.
52). Provavelmente,
no se conseguir
definir qualidade
com tanta propriedade e com to poucas palavras. Deste
conceito surge uma
grande verdade: apesar de uma variedade muito ampla de
conceitos com a qual
definida, entendida ou praticada, a
qualidade dentro da
gesto de projeto,
deve ser redefinida,
para orientar-se para
o seu alvo especfico:
o consumidor.
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A palavra escopo
pode ser entendida como o
objetivo central de um projeto,
ou seja, o resultado esperado de
um conjunto coordenado de
atividades.
Fonte: http://www.stockxpert.com/browse_image/
view/7008791/?ref=sxc_hu
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Resposta Comentada
Projeto um conjunto de atividades coordenadas que tem um objetivo especfico a
ser realizado dentro de um prazo, com um oramento determinado e um padro
de qualidade preestabelecidos. Seu gerenciamento composto pela determinao
e coordenao das atividades necessrias para que um projeto seja realizado,
dentro de parmetros aceitveis e de acordo com a expectativa dos interessados
nos resultados do projeto.
Atividade 2
2
Suponha que voc faa parte de uma equipe de pessoas que dever organizar uma
festa de confraternizao. A festa em funo da comemorao pelos resultados
alcanados ao final do semestre por um grupo de alunos do CEDERJ, dos quais voc
faz parte. Esses alunos destacaram-se no apenas pelo conhecimento demonstrado
nas avaliaes, mas pelo interesse em desenvolver a habilidade de aplic-los no dia a
dia e, principalmente, na vontade de faz-lo. Esse conjunto de fatores que diferencia
os profissionais tratado na rea de recursos humanos como CHA Conhecimento
(ter posse do conhecimento); Habilidade (saber como usar o conhecimento); e Atitude (querer aplicar o conhecimento). Trate a organizao da confraternizao como um
projeto. Descreva os conceitos envolvidos em um projeto de forma sucinta e depois,
utilizando como referncia as proposies j indicadas no quadro que segue, exemplifique cada uma das etapas do ciclo de vida da confraternizao.
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Atividade 1
Descrio da atividade
Processo de
iniciao
Processo de
desenvolvimento
Processo de execuo
Processo de
controle
Processo de
finalizao
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Comentrio
Durante o processo de iniciao, a ideia a ser desenvolvida como um projeto, e que dever ser expressa como um objetivo, pode ser decorrente de um
problema, uma oportunidade, uma data, uma confraternizao etc. Durante
o processo de desenvolvimento do objetivo, ou planejamento do projeto,
determina-se as atividades que devero ser realizadas para que o objetivo
seja alcanado. Durante o processo de execuo, as atividades que foram
planejadas durante o processo anterior so colocadas em prtica, ou seja,
nessa etapa que h a realizao propriamente dita das tarefas. O processo
de controle realizado em todos os processos do ciclo de vida de um projeto. Acompanha os processos de iniciao e planejamento e posteriormente
intensificado no processo de execuo. Nesse processo, busca-se verificar
se os resultados obtidos em cada tarefa esto em conformidade com o que
foi planejado. Se sim, mantm-se o planejado, se no, so realizadas aes
corretivas. O processo de finalizao ir tratar das atividades que encerram
um projeto. Especificamente no caso solicitado, apresentao do ciclo de vida
de uma confraternizao, teramos, em linhas gerais, os seguintes aspectos a
serem abordados.
Descrio da
atividade
Processo de
iniciao
Processo de
desenvolvimento
Processo de
execuo
Processo de
controle
Para a realizao do evento, h a vistoria das condies do local, quando aspectos como disponibilidade de gua e energia so verificados
etc. Durante o evento, verifica-se se a bebida e a comida esto sendo
servidas na quantidade e qualidade encomendadas, se o repertrio
e o volume da msica esto de acordo, se os banheiros esto sendo
mantidos limpos etc.
Processo de
finalizao
No caso do evento, ir tratar da devoluo dos utenslios e equipamentos alugados, da limpeza e entrega do local onde ocorreu o evento, do
pagamento pelos servios prestados (DJ, garom, cozinheiro, servio de
limpeza etc.), da elaborao de relatrio financeiro prestando contas
apresentado com o qu e quanto foi gasto no evento.
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Tetra Pak
A histria da Tetra Pak tem incio quando seu fundador, o sueco Ruben Rausing, na poca cursando a Universidade de Harvard (EUA), descobriu as lojas de
autosservio. Ruben Rausing achou que a novidade americana iria, em breve,
se espalhar pela Europa. As empresas, ento, precisariam de embalagens prticas
para acondicionar e preservar os alimentos, muitos at ento vendidos a granel.
Nascia a primeira embalagem da Tetra Pak.
Em 1951, j de volta Sucia, o Dr. Ruben Rausing idealizou a embalagem, em
formato de tetraedro (quatro faces, triangular, com base horizontal). Um ano
depois, em 1952, a empresa j comercializava sua primeira mquina de embalagens cartonadas. O creme de leite foi o primeiro produto a ser embalado pela
Tetra Pak. Trs anos depois as embalagens da Tetra Pak comearam a acondicionar
leite pasteurizado. A embalagem tipo longa vida, no entanto, seria criada apenas
em 1961. Foi neste ano que Dr. Ruben Rausing uniu os conceitos de ultrapasteurizao e embalagem assptica, criando a embalagem que protegeria o leite, sem
necessidade de conservantes e refrigerao.
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A realizao de um projeto pode ser estimulada ou ter como finalidade uma necessidade prpria. A partir dessas situaes, uma pessoa, ou
empresa, identifica uma necessidade e ela mesma desenvolve um projeto
para responder a essa necessidade. Para ilustrar essa situao, pode-se
utilizar a realizao de uma campanha de vendas para o lanamento de
um produto de uma empresa. Observe que todos os projetos, e tambm
o tomado como exemplo, possuem, pelo menos trs caractersticas: 1)
objetivo especfico (escopo); 2) prazo e 3) custo.
No exemplo citado anteriormente, a campanha de vendas tem
um objetivo especfico: lanar (e vender) o novo produto da empresa
no mercado. Possui ainda um prazo determinado. Embora o mesmo
no tenha sido apresentado no exemplo, podemos afirmar que qualquer
campanha de lanamento de produtos finita, ou seja, possui prazo
para ser encerrada. A campanha tambm possui um custo especfico: em
sua realizao, um oramento dever ser previsto e gasto para atingir o
objetivo proposto.
Um projeto pode, tambm, ser originado de uma encomenda.
Falta de interesse, de tempo, de competncia, de estrutura, entre outros,
so alguns dos motivos que podem levar uma pessoa ou uma organizao a encomendar um projeto a outra. Utilizando ainda o exemplo
da campanha de vendas, uma empresa industrial pode no querer, por
exemplo, tratar diretamente com aspectos de divulgao de um produto
que est sendo lanado. Dessa forma, para divulgar esse produto, ela
encomenda esse servio a um especialista ou a uma outra empresa, que
atua na rea de publicidade e propaganda. Verifica-se, ento, que um
mesmo projeto pode se originar de uma deciso de faz-lo ou de uma
encomenda a terceiros.
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escala
Mtodo de
ordenao
de grandezas
qualitativas ou
quantitativas
que permite a
comparao entre
dois ou mais
resultados de
medies.
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Lei 8.666/93 e
Obrigatoriedade de Licitao:
A Constituio Federal exige licitao para os
contratos de obras, servios, compras e alienaes
(art.37, XXI), bem como para a concesso e a permisso de
servios pblicos (art.175).
A Lei 8.666/93 exige a licitao para as obras, servios, inclusive de publicidade, compras, alienaes, concesses, permisses e locaes (art 2).
Esto obrigados licitao todos os rgos da Administrao Pblica direta, os fundos especiais e as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas pblicas, as sociedades de economia mista e demais entidades
controladas direta e indiretamente pela Unio, Estados,
Distrito Federal e Municpios (art 1, pargrafo
nico) (DI PIETRO, 2002, p. 309).
INCERTEZA +
COMPLEXIDADE +
Decorre do nvel de risco associado a um projeto o nvel de retorno esperado do mesmo. Dessa forma, dos projetos com elevado nvel
de risco, espera-se um elevado nvel de retorno. Nesse sentido, Gitman
(2005) afirma que quanto maior o risco associado a um projeto, maior
dever ser o retorno financeiro que o mesmo dever proporcionar.
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INCERTEZA +
COMPLEXIDADE +
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Atividade 3
3
Resposta Comentada
As atividades de cada um dos setores podem ser tratadas como projetos
individuais. possvel verificar que cada uma tem objetivos especficos, tm
prazos determinados, que as atividades so interdependentes, visto que,
o setor seguinte no conseguir realizar suas obrigaes sem o resultado do
anterior e, certamente apresentam custos associados s suas atividades. Esses
projetos podem ser classificados de acordo com a caracterstica predominante.
O setor de criao vai produzir conceitos, os modelos que sero apresentados tm valor em funo da ideia que est por trs dos mesmos, ou seja,
predomina o aspecto intangvel no setor de criao. O setor de produo vai
fabricar as roupas a partir dos modelos desenvolvidos pelo setor de criao,
ento, o valor dessa atividade est associado a quantidade e qualidade das
peas produzidas; os aspectos tangveis sero predominantes nesse setor.
O setor de comercializao possui elementos tangveis e intangveis, visto que a
forma de apresentar os produtos aos clientes tem valor pela criatividade intangvel e a roupa a ser comercializada um produto tangvel. Pode-se destacar, ainda,
que o lanamento de cada coleo um evento. Assim, em funo das caractersticas predominantes, o resultado do setor de criao classificado como um
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Atividade 4
4
Resposta Comentada
A complexidade de um projeto pode ser verificada pelo nmero de variveis
envolvidas no mesmo. Quanto maior o nmero de variveis, maior a complexidade. Tambm contribui para o aumento da complexidade a necessidade da
aplicao de conhecimentos de vrias reas, ou seja, quanto maior o nmero
de profissionais de reas distintas, mais complexo o projeto. A impossibilidade
de prever os resultados de uma pesquisa para desenvolvimento de um medicamento, o nmero de pessoas envolvidas, o volume de conhecimento necessrio
etc. iro fazer com que o mesmo seja mais complexo que a reestruturao do
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Uma mesma organizao pode desenvolver projetos com e sem fins lucrativos. Como exemplos possvel
citar a Petrobras, empresa que mantm projetos de apoio a atividades, sociais, culturais e esportivas, alm
daqueles associados razo de sua constituio. Dois desses tipos de projetos realizados por essa empresa
so apresentados a seguir e possvel verificar a diferena da natureza dos mesmos pelos seus objetivos.
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Resposta Comentada
Todos os conceitos apresentados para planejamento e gesto de projetos devem
ser aplicados aos mesmos independente de sua finalidade com fins lucrativos
e sem fins lucrativos. A nica diferena que as medidas de resultado dos projetos so diferentes. Essa diferena baseada nos propsitos (escopo) de cada
tipo de projeto. Enquanto os resultados do projeto da ONG, que no possui fins
lucrativos, so verificados a partir da eficincia em que os recursos foram aplicados no projeto, ou seja, quantas pessoas foram atendidas com o recurso que foi
destinado para esse propsito, os resultados do projeto para criao de curso de
qualificao, a ser oferecido pela empresa, ser verificado pelo lucro que essa
iniciativa proporcionou aos proprietrios da escola de treinamento.
Concluso
Os conceitos associados ao planejamento e gesto de projetos
apresentam, de forma estruturada, as etapas necessrias para a consecuo de um objetivo e podem ser aplicados na maioria das atividades
das pessoas e principalmente das organizaes. O que ocorre na prtica
que em funo de realizarmos vrias pequenas atividades em nosso dia
a dia as mesmas no carecem de formalizao.
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Atividade 5
Atividade Final
Suponha que o gestor de uma empresa precisa decidir entre renovar o contrato
de locao do imvel atualmente ocupado pela empresa que dirige ou construir
uma sede prpria em terreno j adquirido e pago para esta finalidade. Considerando que o gestor j possui a proposta de renovao do aluguel, ele precisa
elaborar um projeto para verificar qual o impacto financeiro na empresa, se a
mesma optar por construir um prdio prprio. Assim, o gestor da empresa precisa elaborar (ou encomendar a um especialista) um projeto de viabilidade de
investimento, do tipo expanso, para verificar se a relao entre custo e benefcio dessa possibilidade melhor, equivalente, ou pior que a manuteno do
aluguel. A partir dessas consideraes indique as variveis desse projeto que podem ser categorizadas como crticas luz da teoria apresentada neste captulo.
Como estas variveis vo influenciar na deciso de realizar o estudo de viabilidade do investimento. (Observao: estamos tratando do estudo de viabilidade
do investimento, no da deciso de investir que ser derivada dos resultados do
estudo ora encomendado.)
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Resposta Comentada
As variveis que devem ser tratadas como crticas dessa proposio so: 1) escopo:
o objetivo do projeto verificar a viabilidade para construir uma nova sede; 2) custos:
para levantar as informaes necessrias, o projeto de viabilidade ter um custo.
Lembre-se, estamos tratando da viabilidade e no da construo, ento, a proposta
de fazer uma nova sede ir conter os custos para tanto, mas estes no podem ser
confundidos com o custo da elaborao da proposta; 3) prazo: a proposta para
construo da nova sede deve atender a um prazo pr-deteminado e 4) qualidade:
a proposta para construo da nova sede deve conter elementos mnimos para que
atenda s novas necessidades da empresa.
A deciso de elaborar o estudo de viabilidade ser influenciada ao mesmo tempo
por todas as variveis crticas. Primeiro h de se verificar se o propsito verificar a
viabilidade de construir a nova sede pode ser atingido; segundo, se o prazo e o custo
do projeto de viabilidade esto em conformidade com a disponibilidade financeira da
empresa, disponvel dentro do tempo necessrio para tomar a deciso, finalmente,
necessrio que a qualidade deste estudo esteja em conformidade com a expectativa
do gestor, ou seja, as informaes esto em quantidade e qualidade suficientes para
que uma deciso sobre o investimento possa ser tomada. Como o prprio conceito
define, por serem crticas, essas variveis sero as principais referncias para a deciso
de elaborar o estudo de viabilidade do investimento.
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resumo
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