Anda di halaman 1dari 2

Tips Menyelenggarakan Event Mahasiswa

Sobat anakstan.com yang sekarang dan sudah pernah jadi mahasiswa tentu minimal
dengar dengan istilah kepanitiaan. Kepanitiaan identik dengan event, entah itu seminar,
workshop, festival hiburan, lomba, bakti sosial, tryout USM PKN STAN, dsb. Nah,
anakstan.com ingin berbagi untuk kamu-kamu yang ingin event semakin oke berdasarkan
pengalaman admin.
1. Buatlah Term of Reference (Kerangka Acuan Kerja)
TOR/KAK sebagai panduan dalam menjalankan aktivitas kepanitiaan yang terdiri dari
minimal latar belakang, tujuan, target audience, hasil yang diharapkan, rincian kegiatan,
rundown, dan susunan panitia. TOR atau KAK nanti dapat dikembangkan sebagai proposal
yang ditujukan kepada perusahaan atau orang pribadi.
2. Jangan Lupakan Detail
Permasalahan umum event mahasiswa adalah pada checklist. Checklist penting bagi ketua
panitia atau kepala bidang untuk mengontrol apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum
dilakukan serta apa yang sudah ada atau apa saja yang belum ada. Satu hal terlewat dalam
event akan membuat keseluruhan event berantakan. Sebagai contoh, harus jelas siapakah
yang membawa pemukul gong saat pembukaan acara. Jika tidak ada pemukul gong, maka
panitia akan gelagapan.
3. Buat Rencana Cadangan
Event itu penuh ketidakpastian, jadi harus punya rencana cadangan agar acara berjalan
lancar. Sebagai contoh jika tiba-tiba pembicara kena macet di jalan, maka panitia harus
mengisi waktu yang kosong dengan ice breaking atau memutar video.
4. Gladi bersih
Untuk acara-acara yang penuh seremonial, gladi bersih penting untuk melihat kesiapan
seluruh personil dan mengetahui apa saja yang kurang. Seringkali banyak hal yang
sebelumnya terlewatkan ditemui saat gladi bersih. Kebanyakan adalah urusan
perlengkapan. Kadangkala tempat tidak seperti yang diharapkan.
5. Pastikan biaya
Hal yang paling krusial adalah masalah biaya. Pastikan uang untuk menyelenggarakan
event sudah ada sebelum event berjalan. Bagi panitia yang memiliki fungsi dana usaha,
harus bekerja jauh-jauh hari. Pastikan manfaat yang akan diperoleh bagi perusahaan yang
memberikan sponsor. Bagi mahasiswa PKN STAN, komunikasikan ke Ikatan Alumni STAN
jika ingin mencari sponsor.
6. Tenggang Rasa antar Sesama Panitia
Dalam kepanitiaan, tugas memang sudah dibagi. Namun, seringkali suatu pekerjaan harus
dibantu oleh unit/bidang lain. Contoh kecil adalah bidang konsumsi yang tugasnya sudah
selesai karena konsumsi sudah dibagikan. Di sisi lain, bidang perlengkapan kepayahan
mengatur ruangan. Sebaiknya bidang konsumsi sebaiknya membantu bidang perlengkapan.
Tugas pembantuan antar bidang menjadi sinergi yang penting agar pelaksanaan acara
berjalan lancar.
7. Rancang Strategi Publikasi
Event yang baik memiliki rancangan publikasi pra, saat, dan pasca event. Memanfaat pers
mahasiswa seperti CIVITAS adalah langkah bijaksana. Selain itu, panitia perlu bekerjasama
dengan media lain seperti koran, radio, portal berita online, dan bahkan televisi. Untuk itu,

panitia harus membuat siaran pers yang baik. Siaran paling tidak terdiri dari 5 W dan I H
sehingga informasi dalam publikasi lengkap. Penggunaan media sosial sebaiknya
menginduk pada unit kegiatan mahasiswa yang menaunginya. Sedangkan untuk website,
panitia dapat membuat website sendiri seperti www.nac.com (national accounting challenge)
yang pernah ada.
Anakstan.com