1 -Pgina 1 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7
CONTENIDO:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. GENERALIDADES
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1.
OBJETIVO
2.
ALCANCE
Las actividades que involucran el manejo de los documentos tales como; diseo,
revisin, aprobacin, distribucin, identificacin, divulgacin, almacenamiento,
control de cambios a documentos y documentos obsoletos de origen interno y
externos y el control e identificacin de los documentos y registros externos que
conforman el Sistema de Gestin S.S.T.A.
Elaborado:
Revisado:
Coordinador SSTA
Representante
de laS.S.T.A
Gerencia
DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA
DE GESTION
Aprobado:
Gerente
-PROCEDIMIENTO
2 -Pgina 2 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
3.
CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7
DEFINICIONES
DOCUMENTO: Informacin
y su medio de soporte,
ejemplo: Registro,
especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma; el medio de
soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o
muestra patrn o una combinacin de stos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas; los registros pueden utilizarse por
ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de
verificaciones.
DOCUMENTO INTERNO: Documento perteneciente a la organizacin; creado,
controlado y distribuido segn las necesidades internas ejemplo: manuales,
procedimientos, formatos, instructivos, planos, etc.
DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos recibidos por la organizacin a travs
de un proveedor (catlogos, manuales de operacin, fichas tcnicas, hojas de
seguridad), por clientes (especificaciones, informes, planos, manuales, etc.) y de
otras entidades ya sean publicas privadas (Resoluciones, decretos, normas
tcnicas, etc.).
MANUAL: Documento que contiene la descripcin de actividades que deben
realizarse de acuerdo a las necesidades de una organizacin.
INSTRUCTIVO: Documento que describe que contiene indicaciones muy
precisas como realizar ejecutar una actividad especfica ejemplo: ensear el
manejo de un aparato, realizar diversas actividades, efectuar trmites, operar
maquinaria, etc.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o tarea
asignada.
PROGRAMA: Documento que describe un conjunto de actividades generales a
realizar en un determinado periodo de tiempo.
PLANES: Documento que describe la
especificas.
-PROCEDIMIENTO
3 -Pgina 3 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
4.
GENERALIDADES
4.1
CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7
ENCABEZADO
El encabezado de los documentos y formatos est compuesto por:
PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES
CODIGO: PD-02
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISION: 00
PAGINA 3 - 3
Instructivo
Iniciales
Descripcin
MA
Manual
PL
Plan
Otros
DO
Documentos
-PROCEDIMIENTO
4 -Pgina 4 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7
Revisado:
Aprobado:
Coordinador S&SO.
Representante de la Gerencia
Gerente
Los Procedimientos (PR), Instructivos (IN), Manuales (MA), Planes (PL) y Otros
Documentos (DO) del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo, se
manejan como Copia Controlada. Para identificarlos como tal se ubica en el
margen inferior izquierdo del pie de pgina la leyenda COPIA CONTROLADA. Los
documentos determinados como COPIA CONTROLADA, deben incluir en la parte
inferior, en letra Arial ocho (8), la siguiente leyenda:
COPIA CONTROLADA
La versin vigente de este documento se encuentra disponible en la carpeta
SGSST de NOMBRE DE EMPRESA
Este documento impreso se considera COPIA CONTROLADA
Los formatos (FO) y documentos externos del Sistema de Gestin de la Calidad se
manejan como COPIA NO CONTROLADA.
4.3
-PROCEDIMIENTO
5 -Pgina 5 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7
4.5
-PROCEDIMIENTO
6 -Pgina 6 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7
5.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
1. Identificacin del
Documento
Registro
2. Control de
Documentos y
Registros.
3. Cambios en los
documentos o
registros
COMO
QUIEN
REGISTRO
Responsables
de Procesos
Listado Maestro
Documentos,
Listado Maestro
Registros
Representante
de la Gerencia,
Coordinador
SSTA,
Responsables
de Procesos
Listado Maestro
Documentos,
Listado Maestro
Registros
Solicitud de Cambio
-PROCEDIMIENTO
7 -Pgina 7 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7
Coordinador
SSTA
Listado Maestro
Documentos,
Listado Maestro
Registros, Lista de
Distribucin.
Coordinador
SSTA
Listado Maestro
Documentos,
Listado de
Distribucin,
Solicitud de
Cambios
Coordinador
SSTA
Solicitud de
Cambios
Coordinador
SSTA
Memoria USB