Cartilla contable para las Mipymes de

CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPR

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Introduccin

La globalizacin ha trado consigo grandes cambios en la economa del mundo y

por supuesto en nuestro pas, es hoy el da en que las pequeas, medianas y
grandes empresas desde la tienda de la esquina hasta la multinacional de la cuidad
deben conocer en forma completa como el esqueleto financiero de sus Empresas
funciona y es justo ah que la contabilidad interviene como ciencia y arte que
permite a cualquier usuario de la misma conocer en forma cuantitativa lo que se
tiene, lo que se debe y con lo se puede disponer.

Objetivo
Dar a conocer el tratamiento contable de las operaciones ms frecuentes que se
dan en la vida de una empresa. Analizar el inicio, desarrollo y cierre del I proceso
contable y confeccionar las cuentas anuales establecidas por el Plan General de
Contabilidad. Todo ello se basar en el estudio de los principios de contabilidad
generalmente aceptados, las normas de valoracin y los modelos oficiales de
cuentas anuales con sus respectivas normas de la elaboracin.

Contenido
1.Elementos conceptuales para la
implementacin de un sistema de
informacin contable.
2.Ciclo contable
3.Papeles de trabajo o soportes contables
4.Presupuesto

Elementos conceptuales para la

implementacin de un sistema de informacin
contable
En la
actualidad resulta prcticamente impensable llevar
adelante cualquier actividad empresarial sin la ayuda
directa o indirecta de un computador. Contar con
informacin precisa en el momento oportuno, tiene un
valor significativo para la empresa.

QUE ES UN SISTEMA?
Es aquel que obtiene, procesa, almacena y distribuye la
informacin para apoyar la toma de decisiones y el
control en una organizacin.
Todo sistema de informacin realiza cuatro actividades
bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y
salida de informacin.

QU ES UN SISTEMA DE INFORMACIN Y PARA QUE LE SIRVE A UNA

ORGANIZACIN?
Es aquel que obtiene, procesa, almacena y distribuye la informacin para apoyar la
toma de decisiones y el control en una organizacin.

Funciones:

Proporcionar la informacin (datos) necesaria para la organizacin o

empresa.

Automatizar los procesos operativos.

Apoyar la toma de decisiones de quienes desempean las funciones y los

procesos de negocios dentro de las empresas, de acuerdo con su estrategia.

QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE?

Es un conjunto de datos econmicos que representan una

serie de transacciones comerciales, empleando las tcnicas y
procedimientos aptos para el registro de la contabilidad, con el
fin de almacenar la informacin relativa a la empresa y sus
actividades.

Recuerda:
El sistema de informacin contable y por ende el departamento de contabilidad son los
encargados de centralizar la informacin dependiendo de la forma como est organizada:
centros de costos; departamentos de cartera, almacenes, impuestos. Adems debe facilitar
la revisin y la validacin para que los auditores o revisores fiscales verifiquen la existencia
de los derechos y bienes.

CUALES SON LOS FINES QUE DEBE SATISFACER UN SISTEMA DE INFORMACIN

CONTABLE?

Suministrar informacin econmica, financiera y social

decisiones.

til para la toma de

Determinar los resultados de la gestin administrativa y de las actividades

econmicas desarrolladas por la organizacin.
Proporcionar informacin de los movimientos, transacciones
realizadas por el ente en una fecha determinada.

y acciones

Servir de base estadstica para el anlisis econmico y financiero comparativo con

respecto a otros periodos y a otras organizaciones

POR QU ESTA COMPUESTO EL PLAN NICO DE CUENTAS Y QUE ELEMENTOS

CONTIENE?

Cmo estn conformadas las NIIF?

Las Normas Internacionales de Informacin Financiera - NIIF -, lo conforman:
a) Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) propiamente dichas.

b)
c)
d)

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) vigentes de 41.

Interpretaciones
SIC
(Standing
Interpretations
Committee)
Interpretaciones
CINIIF
(Comit
de
Interpretaciones
de
NIIF)

Las NIIF se estn actualizando permanentemente y a medida que se emita una

nueva norma NIIF se ir derogando una norma NIC, seguramente hasta tener
nicamente NIIF con sus interpretaciones.
QU ES UN PAQUETE CONTABLE?
Un paquete contable es un software o programa de computador encargado de
registrar, almacenar y procesar en orden cronolgico las transacciones contables
que realiza cualquier empresa.
CUALES SON LOS REQUISITOS DE UN PAQUETE
CONTABLE?

1.

Se presume que la empresa previamente

determin la necesidad de registrar sus
operaciones a travs de ste.

2. La informacin generada por la organizacin

requiere de la sistematizacin, automatizacin y
procesamiento de la misma debido a la complejidad
de las tareas o el alto volumen de transacciones.

POR LO TANTO
Se cuenta con el personal capacitado para el manejo de la contabilidad
dentro de la organizacin.
Se poseen los recursos fsicos y tecnolgicos para la instalacin, manejo y
mantenimiento de la aplicacin.
El programa de contabilidad satisface las necesidades de informacin al
interior de la organizacin y por ende para los usuarios externos.

ELEMENTOS RELATIVOS A LA CONTABILIDAD DENTRO DE LAS

ORGANIZACIONES

SABES CUL ES EL MANEJO QUE DEBE

DARSE A LA INFORMACIN CONTABLE
PARA
REGISTRAR
LOS
HECHOS
ECONMICOS?

Los hechos econmicos deben estar apropiadamente clasificados segn su

naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de
lo dispuesto en normas especiales, la clasificacin se debe hacer conforme a un
plan contable previamente elaborado por el ente econmico.

2 CICLO CONTABLE
QU ES CONTABILIDAD?
Es un sistema de informacin basado en el registro, clasificacin, medicin y
resumen de cifras significativas que, expresadas bsicamente en trminos
monetarios, muestra el estado de las operaciones y transacciones realizadas por la
empresa

CICLO
CONTABLE
Proceso de informacin acumulativo de la empresa
FUNCIONES

Hacer seguimiento

Recolectar

Emitir

Interpretar

QUINES SON LOS USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE?

PROPIETARIOS

DIRECCIN GERENCIA DEPARTAMENTOS O REAS

NIVEL INTERNO
INFORMACION
CONTABLE

NIVEL EXTERNO

GOBIERNO

PROVEEDORES
CLIENTES

BANCOS
COMUNIDAD

QUE ES UN PROCESO CONTABLE Y DE QUE SE COMPONE?

Es la identificacin, clasificacin, registro e informacin de hechos econmicos,

tales como compra de mercancas, pago de nmina, venta de servicios a crdito
Realizados por la empresa.
Realizacin de un hecho econmico
2. Un hecho econmico genera la elaboracin de un
soporte en orden consecutivo y cronolgico.
3. A partir del soporte se elabora un comprobante de pago
4. La informacin del comprobante se registra en un orden
cronolgico.
5. Se analizan las transacciones y se establecen peridicamente
los resmenes de las operaciones por cada cuenta.
6. Se resume la informacin en los estados financieros

CULES SON LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN EL MANEJO DE LA

CONTABILIDAD?

El principio de doble imputacin

El principio de causacin

QU ES LA IMPUTACIN?

Cada transaccin de la empresa afecta por lo menos dos cuentas

COMO SE AFECTAN LAS
CUENTAS CON LA DOBLE
IMPUTACION?
INGRESOS
OPERACIONALES

Aumenta los ingresos operacionales

Aumenta la caja

GASTOS

Disminuye la caja
Aumenta los gastos

COMPRA

Aumenta el inventario de la mercanca

Disminuye la caja o aumenta las cuentas por pagar
A (proveedores).

ABONO A
DEUDA

Disminuye la caja
Disminuye las cuentas por pagar

CUL ES LA RELACIN ENTRE LAS TRANSACCIONES ECONMICAS Y LA

ECUACIN CONTABLE?
Aumento en activo y

Aumento en activo y

Disminucin en activo

Aumento en pasivo

Ejemplo: la empresa compra

un vehculo de contado

Ejemplo: la empresa compra

Aumento en activo y

Disminucin en activo y

Aumento en patrimonio

Disminucin en pasivo

Ejemplo: ingresa un nuevo

Ejemplo: Cancelacin de un

Socio a la empresa, quien

Prstamo bancario

Maquinaria a crdito

aporta efectivo

Disminucin en activo y
Disminucin en patrimonio
Ejemplo: retiro de un socio
Con pago en efectivo

CULES SON LOS LIBROS ESENCIALES DE CONTABILIDAD?

El caja diario
Mayor y Balance
Inventario y Balance
Socios
Actas

QU ES EL LIBRO DIARIO?
Es un libro al que se trasladan los datos de los comprobantes de diario.
Para anotarlos, se destina a cada cuenta una pareja de columnas las
cuales reciben el nombre de debe y haber al terminar de trasladar el
total de estos movimiento
CMO SE UTILIZA EL LIBRO DIARIO?
En dicho libro se registran en orden cronolgico, los comprobantes
contables que generan la realizacin de un hecho econmico.
El formato puede ser el siguiente:

Ejemplo: Registro de transacciones en el libro diario

QU ES EL LIBRO MAYOR O CUENTA T?
Es un documento o informe que recopila o acumula las diferentes
transacciones registradas en el libro diario, de manera que permita
presentar saldos de cuentas (caja, bancos, proveedores, etc.) y saber
cunto se tiene en un momento determinado.
Cmo se hace el traslado del libro diario al mayor?
Una vez registradas las transacciones en el diario, stas deben
transferirse a las respectivas cuentas del libro mayor.

QU ES UN PERIODO CONTABLE?
Tiempo en el cual la empresa calcula sus ingresos, determina los costos
y gastos incurridos y presenta su situacin econmica. Generalmente
es de 1 ao que va del 01 de enero al 31 de diciembre.
Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos
econmicos realizados por la empresa a lo largo de un periodo
contable, se inicia el cierre de las cuentas de resultado y la preparacin
de los estados financieros.

QU ES UN
CIERRE
CONTABLE?

Al finalizar el periodo contable, con el

propsito de medir razonablemente los
resultados operacionales de la empresa y
conocer su situacin financiera, se
procede con el cierre de cuentas. Los
asientos de cierre tienen como principal
finalidad determinar en libros la utilidad o

QU SON LOS ESTADOS FINANCIEROS?

Son informes preparados peridicamente, los cuales tienen como
objetivo suministrar informacin financiera a todos aquellos usuarios
interesados en conocer los resultados operacionales y la situacin
econmica actual de la empresa.
CULES SON LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS?

QU ES UN BALANCE GENERAL?
Para una mejor comprensin de la cartilla solo vamos a trabajar el
balance general y el estado de resultado. Es un informe en el cual se
describe la situacin financiera de la
empresa en una fecha
determinada.

CMO SE HACE EL BALANCE GENERAL?

1. Determino la fecha de corte
(es decir el ltimo da cuyos
registros quedan incluidos en el balance).
2. Reno toda la informacin que tengo como saldos en el libro
mayor.
3. Registro la informacin en el formato previamente diseado, de
acuerdo con las necesidades de informacin de los usuarios.
QU ES EL ESTADO DE RESULTADOS?
Es un informe que presenta los resultados de las operaciones de
negocios realizadas durante un perodo, mostrando los ingresos
generados por ventas y los costos y gastos en los que haya incurrido la
empresa. Muestra la rentabilidad de la empresa durante un perodo, es
decir, las ganancias y/o prdidas que la empresa tuvo.
CUL ES LA ESTRUCTURA DEL ESTADO DE RESULTADOS?
Ventas
(-) Costo de Venta
= Utilidad Bruta
(-) Gastos Operacionales
= Utilidad Operacional
(+) Ingresos No operacionales
(-) Gastos No operacionales
= Utilidad antes de Impuesto
(-) Impuesto de Renta
= Utilidad del ejercicio

Papeles de trabajo o soportes contables

QUE SON PAPELES DE

TRABAJO O SOPORTES
CONTABLES?

Son documentos que revelan el origen de las

transacciones y sirven como medio de registro y
verificacin de la contabilidad

QU SUCEDE SI LA
EMPRESA NO TIENE
ESTOS SOPORTES?

tienden por no hechas contablemente, tributariamente y fiscalmente; trayendo como consecuen

CUALES SON LOS SOPORTES CONTABLES QUE DEBE

MANEJAR UNA EMPRESA Y QUIENES SON LOS
ENCARGADOS DE ELABORARLOS?

Qu es un presupuesto?
Es una herramienta financiera con la cual se determinan, se ejecutan y se controlan
las necesidades de ingresos y gastos de una empresa.

PARA QUE SIRVE UN PRESUPUESTO

Para manejar los recursos de una empresa, es decir captar y controlar los ingresos
y ejecutar los gastos cada ao.
Objetivos del presupuesto
Los objetivos de los presupuestos pueden resumirse a:

Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa

debe desarrollar en un periodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos y, fijar responsabilidades en las

diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las
metas previstas.

Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de

la empresa en forma integral.

Clasificacin de los presupuestos

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista:

1) Segn flexibilidad: (rgidos, estticos, fijos o asignados)
Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar
ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad.
2) Segn el periodo de tiempo:
A corto plazo: son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin
en el ciclo de operaciones de un ao.
A largo plazo: este tipo de presupuesto corresponde a los planes de desarrollo
que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
3) Segn el campo de aplicacin de la empresa:
De operacin o econmicos.
Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollan en el
periodo siguiente al cual elaboran y, su contenido se resume en un estado de
ganancias y prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
Presupuestos de venta: generalmente son preparados por meses, reas
geogrficas y productos.
Presupuestos de produccin: comnmente se expresan en actividades
fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipo
y capacidades de maquinaria, cantidades econmicas a producir y
disponibilidad de los materiales.
Presupuesto de compra: es el presupuesto que prev las compras de
materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo.
Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de costo-produccin: algunas veces esta informacin se
incluye en el presupuesto de produccin con el precio de venta, muestra si
los mrgenes de utilidad son adecuados.
Presupuesto de flujo de efectivo: es esencial en cualquier compaa, debe
ser preparado luego de que todos los dems presupuestos hayan sido

completados. El precio del flujo muestra los recibos anticipados y los gastos,
la cantidad de capital de trabajo.
Presupuest maestro: este presupuesto incluye las principales actividades
de la empresa. Resume y coordina todas las actividades de los otros
presupuestos y puede ser concebido como el presupuesto de
presupuestos.
4) Financieros.
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance.
Hay dos tipos de presupuestos financieros:

Presupuestos de tesorera: tienen en cuenta las estimaciones previstas de

fondos disponibles en caja, bancos y valores fciles de realizar. Se puede
llamar tambin presupuesto de caja o de flujo por qu se utiliza para prever
los recursos que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones.
Se formula por cortos periodos de tiempo (mensual o trimestral).

Presupuesto de erogaciones capitalizables: es el que controla

bsicamente todas las inversiones en activos. Permite evaluar las diferentes
alternativas de inversin y el monto de recursos financieros para llevarlas a
cabo.

5) Segn el sector de la economa en el cual se utilizan.

Presupuestos del sector pblico: estos presupuestos son los que
involucran polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del estado.
Son el medio ms efectivo del control del gasto pblico y en ellos se
contemplan las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos
e inversiones.
Presupuestos del sector privado: son los usados por las empresas
particulares. Se conoce tambin como presupuestos empresariales. Buscan
planificar todas las actividades de una empresa.

Organizacin.- estructura las relaciones entre funciones, niveles, y actividades.

Coordinacin.-direccin, equilibra las diferentes secciones que integran la

organizacin.
Control.- accin de apreciacin si los planes y objetivos se estn cumpliendo.
Importancia del presupuesto: los presupuestos son tiles en la mayora de las
organizaciones como: compaas de negocios, agencias gubernamentales, grandes
multinacionales, conglomerados y pequeas empresas.
Qu debe incluir un presupuesto?
Un presupuesto debe ser claro, conciso y detallado. Existen diversas tcnicas para
redactar un presupuesto, pero, sea cual sea la opcin que escojas, lo ms
aconsejable es que detalles al mximo todos y cada uno de los elementos que
constituyen en servicio, para que el cliente sepa exactamente qu es lo que est
pagando.
FUNCIONES DE PRESUPUESTO

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control

financiero de la organizacin.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est
haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados
correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como
correctivos dentro de la organizacin.

OBJETIVOS DE PRESUPUESTO

Controlar y medir los resultados cuantitativos, y fijar responsabilidades en las

diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las
metas previstas.
Coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha
de la empresa en forma integral.

FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.
Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

BIBLIOGRAFIA
1. - www.actualicese.com
2. -www.gerencie.com
3. http://www.sanmateo.edu.co/documentos/publicacioncontabilidad-basica.pdf
4.