SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCESO: GESTION INTEGRAL
FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS
NOMBRE DEL PROYECTO

SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
PROCESO: GESTION INTEGRAL
FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS
NOMBRE DEL PROYECTO

Fecha: 17 de septiembre de 2014

Version 001
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SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

OBJETIVO ESTRATGICO

Fortalecer la estructura institucional y las competenecias de los funcionarios

ESTRATEGIA

Planeacin estratgica 2016

OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Generales y especficos)

Codigo: GC-F-015

TIPO

Disear, implementar y socializar el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el trabajo para la Superintendencia de Sociedades

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Codigo: GC-F-015

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

Fecha: 17 de septiembre de 2014

PROCESO: GESTION INTEGRAL

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FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS

NOMBRE DEL PROYECTO

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SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

INDICADOR

DESCRIPCIN

Nmero de programas ejecutados : Corresponde al total de programas ejecutados

TIPO

UNIDAD DE MEDIDA

META

FRECUENCIA DE MEDIDA

TENDENCIA

FRMULA DEL INDICADOR

Eficacia

Porcentaje

100%

Trimestral

Ascendente

Nmero de programas ejecutados /

Nmeroprogramas programados

RESPONSABLE DE LA MEDICION

Coordinacin de Talento Humano

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RECURSOS HUMANOS

ROL

Patrocinador

Gerente

Lider funcional

NOMBRE

Secretaria General

Asesor Desapacho

Coordinacin de Talento Humano

RESPONSABILIDADES
Responsable por el desarrollo exitoso del proyecto
Toma decisiones claves en el proyecto
Realizar gestin y ayuda en la solucin imprevistos
con las partes interesadas y el equipo del proyecto

Definir los Objetivos del Proyecto

Define Plan de Trabajo
Realiza seguimiento al plan de trabajo
Coordina equipo de proyecto
Realizar gestin sobre los recursos del proyecto
Punto de contacto con el implementador externo y
fabrica de Software
Gestiona los riesgos del proyecto
Elabora los estudios previos Cuando Aplique
Liderar la gestin del cambio del proyecto

Especifica las necesidades tcnicas de la solucin

Participa en el diseo de la solucin
Participa en las pruebas de la solucin
Verifica que la dependencia usuaria aprueba la
solucin

INT.-EXT.

CAPACIDADES

Interno

Conocer el contexto organizacional

Enrutar el proyecto hacia la estrategia corporativa
Apoyar al gerente y al equipo
Autorizar el cierre del proyecto

Interno

Conocimiento en proyectos
Gestionar recursos
Liderazgo
Seguimiento al avance del proceso
Conocimiento de contratacin

Interno

Seguimiento a cronograma
Conocimiento de los objetivos del proyecto
Revisin de actividades
Documentacin del proceso
Revisin de manuales tcnicos y funciones.

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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
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FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS

Gestin de las comunicaciones entre los equip

Las comunicaciones entre el equipo de trabajo se desarrollarn de la siguiente manera:

* Radicacin oficial, segn las directrices de Gestin Documental para la entrega de memorandos, facturas e informes de desarrollo d
* Correo electrnico para intercambio de informacin del proyecto y su avance, entre el personal de la Superintendencia y el proveedo
* Reuniones virtuales (a travs de herramienta de videoconferencia) y presenciales
* Llamada a telfono fijo (entidad) y mvil (proveedor).
* Actas de seguimiento de proyecto

EQUIPO DE PROYECTO DE LA SUPERINTENDENCIA

NOMBRE

ROL

Ligia Rodrguez

Patrocinador

Angela Maria Caro

Gerente

Mara Fernanda Solano

Lider funcional

Patricia Chacn Lder proces Lider funcional

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in de las comunicaciones entre los equipos de trabajo

nera:
e memorandos, facturas e informes de desarrollo del proyecto.
re el personal de la Superintendencia y el proveedor.

EQUIPO DE PROYECTO DEL PROVEEDOR

NOMBRE
ARL - POSITIVA

ROL
Luis Alfredo Velandia

mail

bre de 2014

Pgin
a
Inicial

telefono

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INTERESADOS

NOMBRE

CARGO

TELEFONO

2201000-3029

CORREO ELECTRONICO

patriciac@supersociedades.gov.co

INTERNO - EXTERNO

POSICION FRENTE AL PROYECTO

Interno

A favor

Interno

A favor

Externo

Neutral

Patricia Chacon

Lider SGSST

Hoslander Senz

Jefe de Planeacin

2201000-2079

Luis Alfredo Velandia

Asesor ARL - POSITIVA

2201000-3007

Maria Fernanda Solano

Coordinadora Grupo de Desarrollo del

Talento Humano

2201000-2096

marias@supersociedades.gov.co

Interno

A favor

Ligia Rodrguez

Secretaria General

2201000-2007

ligiarh@supersociedades.gov.co

Interno

A favor

Juan Camilo Correa Jimenez

Funcionario OAP

2201000-1222

juancj@supersociedades.gov.co

Interno

A favor

HoslanderS@SUPERSOCIEDADES.GOV.CO

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PLAN DE COMUNICACIN

NOMBRE DE INTERESADO

TIPO DE COMUNICACIN

OBJETIVO

FRECUENCIA

RESPONSABLE

Gerente proyecto

Memorando

Radicacin de informe de Supervisin y factura

Segn requerimiento

Gerente proyecto

Proveedor

Memorando

Radicacin de informe de proveedor y factura

Segn requerimiento

Proveedor

Gerente / Proveedor

Acto administrativo

Desarrollo del cierre del contrato.

Segn requerimiento

Gerente / Proveedor

Gerente / Proveedor

Electrnica

Desarrollar las actas de seguimiento del proyecto.

Quincenal

Gerente / Proveedor

ENTREGABLE
Informe de supervisin y cumplido
Informe de proveedor y factura
Acta de Cierre
Actas electrnicas de las reuniones
realizadas (indica temas tratados y
compromisos adquiridos)

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REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

DESCRIPCIN DEL REQUERIMIENTO

CDIGO
REQUERIMIENTO

NOMBRE DEL SOLICITANTE

ALCANCE DEL PROYECTO /

ENTREGABLE AFECTADO

FECHA DE
CUMPLIMIENTO

CRITERIO DE
ACEPTACIN

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NOMBRE DEL PROYECTO

ACTIVIDADES

ENTREGABLES

METAS

PESO DE
LA ACTIVIDAD

RESPONSABLES

FECHA
FECHA
DURACIN DE LA
EVIDENCIA AVANCES
PROGRAMADA DE PROGRAMADA DE
ACTIVIDAD
DE LOS ENTREGABLES
INICIO
FINALIZACIN
(Semanas)

SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Socializar Poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo

Documento Poltica de
Seguridad y Salud en el
Trabajo

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

2/17/2016

3/16/2016

4.0

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet.

Socializar Reglamento de Higiene y Seguridad

Documento Reglamento

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

2/17/2016

3/16/2016

4.0

Intranet. Lugar visible de

la sede Bogot e
Intendencias Regionales

Socializar Poltica de Prevencin del Alcohol, tabaco y sustancias Psicoactivas Documento de la poltica

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

3/17/2016

3/31/2016

2.0

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet.

Ajustar y complementar el Manual del Sistema de Gestin de la Seguridad y

Salud en el Trabajo (SG-SST)

Documento ajustado

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

1/20/2016

3/18/2016

8.3

Manual con toda la

documentacin

Socializar el Manual del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud

en el Trabajo (SG-SST)

Documento del manual

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano, delegados,
coordindores, jefes

3/28/2016

4/28/2016

4.4

Socializar la matriz de responsabilidades en el SG-SST

Matriz

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

3/28/2016

3/31/2016

0.4

4/1/2016

6/30/2016

12.9

Matriz actualizada

3/1/2016

3/31/2016

4.3

Reglamentos de cada
comit

4/1/2016

4/29/2016

4.0

Manuales actualizados

Actualizar matriz de requisitos legales aplicables en materia de

seguridad y salud en el trabajo

Matriz

Elaborar e implementar el reglamento de los comits: COPASST y

Conviviencia Laboral

Reglamentos de los
comits

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet. Reuniones en
Auditorio con todos los
grupos y
videoconferencia en
Regionales
Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet.

Revisar y actualizar los contenidos de los manuales de induccin y reinduccin

Manual actualizado
incluyendo seguridd y salud en el trabajo

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano
Coordinacin de Desarrollo del
Talento Humano, COPASST y
Conviviencia Laboral
Coordinacin de Desarrollo del
Talento Humano

Divulgar a las partes interesadas el procedimiento para seleccin y evaluacin

Procedimiento
de proveedores en el mbito del sistema de SST

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

2/22/2016

3/11/2016

2.6

Reuniones con Contratos

y con Supervisores de
Contratos

Oficina de Control Interno /

Coordinacin de Desarrollo del
Talento Humano

9/1/2016

9/30/2016

4.1

Cronograma de
Auditoras

11/1/2016

11/11/2016

1.4

Actas de Auditoras

11/28/2016

11/22/2016

-0.9

Plan

11/23/2016

12/15/2016

3.1

Plan del SG-SST

12/1/2016

12/20/2016

2.7

Actas de Revisin

3/1/2016

3/31/2016

4.3

Procedimiento

Planificar las auditoras al SG-SST

Cronograma

Ejecutar las auditoras al SG-SST

Actas

Formular planes de accin asociados a la auditora

Planes

Elaborar del plan de trabajo anual del SG-SST

Plan

Planear y ejecutar la revisin gerencial

Acta

Proveedor / Oficina de Control Interno

/ Coordinacin de Desarrollo del
Talento Humano
Coordinacin de Desarrollo del
Talento Humano
Coordinacin de Desarrollo del
Talento Humano
Superintendente de Sociedades /
Coordinacin de Desarrollo del
Talento Humano

Implementar el procedimiento de Gestin del Cambio

MEDICINA LABORAL Y PREVENTIVA

Ajustar y comunicar el procedimiento de realizacin de exvaluaciones
mdicas de ingreso, peridicos y de retiro

Procedimiento

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

FECHA
CIERRE

PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO

Pgina
Inicial

Iniciar el proceso precontractual de las valoraciones complementarias,

profesiograma y profesional para realizar acciones interventivas en
Contrato
Medicina Laboral y Preventiva

Proveedor / Coordinacin de
Desarrollo del Talento Humano

2/15/2016

3/31/2016

6.4

Socializar el Programa de Vigilancia Epidemiolgico de Desrdenes

Musculoesquelticos

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

4/4/2016

4/29/2016

3.6

Implementar el Programa de Vigilancia Epidemiolgico de Desrdenes

Programa
Musculoesquelticos
Implementacin y comunicacin del Programa de Vigilancia
Epidemiolgico: Riesgo Audittivo

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

3/1/2016

11/17/2016

37.3

Socializar el Programa de Vigilancia Epidemiolgico de Riesgo

Psicosocial

Correo, banner

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

3/1/2016

3/18/2016

2.4

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet.

Campaa prevencin cncer de seno y tero

Campaa

EPS / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

4/1/2016

5/31/2016

8.6

Campaa

Implementar el Programa de Vigilancia Epidemiolgico Riesgo

Psicosocial

Programa

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

3/1/2016

11/2/2016

35.1

Diagnstico e
intervencin

Divulgar e implementar el programa de Estilos de vida y trabajo

saludables

Programa

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

5/2/2016

5/20/2016

2.6

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet.

Matriz de peligros

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

4/27/2016

6/16/2016

7.1

Matriz de peligros

Socializar Plan de Emergencia

Plan

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

3/14/2016

5/18/2016

9.3

Socializar e implementar el Programa de Orden y Aseo

Programa

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

5/23/2016

8/23/2016

13.1

Socializar e implementar el Programa de inspecciones

Programa

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

2/23/2016

10/26/2016

35.1

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet. Inspecciones

Realizacin de inspecciones en campo ( botiquines, equipos de

contraincendio, EPP, extintores, oficinas, almacn)

Formatos

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano. Brigadistas.
COPASST

3/29/2016

10/26/2016

30.1

Inspecciones

Elaborar procedimiento de entrega de EPP a los trabajadores

Procedimiento

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

2/23/2016

10/26/2016

35.1

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet. Inspecciones

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

6/20/2016

10/20/2016

17.4

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet. Inspecciones

Capacitacin

ARL / Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano

6/20/2016

10/20/2016

17.4

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet. Inspecciones

Documentos actualizados

Coordinacin de Desarrollo del

Talento Humano / Oficina Asesora de
Planeacin

4/1/2016

11/30/2016

34.7

Documento Sistema de
Gestin Integrado
actualizado

Correo, banner

Contrato
Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet.
Seguimiento e
intervencin

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Elaborar / Actualizar matriz de peligros

Programar y ejecutar simulacros para la respuesta ante emergencias, Simulacro

Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet.
Correo electrnico a
cada dependencia.
Intranet. Inspecciones

Elaborar cronograma de mantenimiento peridico de las instalaciones,

equipos y herramientas
CAPACITACIONES
Induccin y reinduccin del SG-SST para los colaboradores
Normatividad nacional vigente y aplicable en materia de seguridad y salud en
el trabajo
Metodologa de identificacin de peligros, valoracin de riesgos e
implementacin de controles.
Reporte e investigacin de las enfermedades laborales y los incidentes y
accidentes del trabajo.
Gestin de Riegos
Procedimientos y tcnicas de auditoria
Acciones preventivas y correctivas del SG-SST.
Estilos de Vida y Trabajo Saludables, tips
Manejo del estrs, tips
Prevencin de tabaquismo, alcoholismo, sustancias psicoactivas
Trabajo en alturas
Manejo de cargas
Higiene Postural, tips
Manejo seguro de herramientas
Inspecciones planeadas COPASST y Brigadistas
Normatividad COPASST
Investigacin de accidentes a COPASST
Manejo de conflictos a Comit de Conviviencia Laboral
Primeros auxilios a brigadistas
Contraincendio a brigadistas
Evacuacin a brigadistas
Autocuidado
Uso de EPP
INTEGRACIN AL SGI
Incluir Seguridad y Salud en el Trabajo en la documentacin del Sistema de
Gestin Integrado

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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

Fecha: 17 de septiembre de 2014

PROCESO: GESTION INTEGRAL

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FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS

NOMBRE DEL PROYECTO

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GESTION DE RIESGOS DEL PROYECTO

DESCRIPCION

EVALUACION

No contar con la disponibilidad de los funcionarios asignados para realizar las labores
planteadas para el desarrollo del proyecto.

ACTIVIDADES DE MITIGACION

RESPONSABLE DE GESTIONAR EL RIESGO

Realizar seguimiento quicenal para determinar el porcentaje de avance,

lo cual permite detectat alertas que permitan tomas acciones.

Maria Fernanda Solano

Medio

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
* El cronograma se realizara en MS Project y sera remitido junto con el presente formato a la Oficina Asesora de Planeacion.