ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK

MUHAMMADYAH 1 PEKANBARU
Diposkan oleh mustika ananda di 02.13

MAKALAH

ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN SMK MUHAMMADYAH 1 PEKANBARU
Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Perencanaan dan Rancangan Fasilitas
Informasi.
Dosen Pembimbing:
YUHELMI, S. KOM, M. KOM

Oleh:
Mustika Ananda
1271201066

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS LANCANG KUNING
Jalan Yos Sudarso KM. 8 Rumbai, Kota Pekanbaru
Tahun Akademik 2014

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, berkah,
dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Analisis Dan
Rancangan Sistem Informasi Perpustakaan Smk Muhammadyah 1 Pekanbaru.
Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya berupa artikel
dan tulisan telah yang kami jadikan referensi guna penyusunan makalah ini, semoga dapat
terus berkarya guna menghasilkan tulisan-tulisan yang mengacu terwujudnya generasi masa
depan yang lebih baik. kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, banyak

kekurangan dan kesalahan. Kami mohon maaf atas kekurangan dan kami menerima
kritik serta saran yang membantu guna penyempurnaan makalah ini.

Pekanbaru, 1 November 2014

Penulis,

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1
I.2 Tujuan Penulisan ....................................................................................1
I.3 Rumusan Masalah ..................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN
II.1 Analisis dan rancangan sistem informasi ..............................................2
II.2 Sistem informasi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru......4
BAB III PENUTUP
III.1 Kesimpulan ......................................................................................... 6
III.2 Saran.................................................................................................... 6
DAFTAR PUSTAKA

BAB 1
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Sebagai organisasi yang berkecimpung dalam bidang pengolahan, penyimpanan
dan penyebaran informasi perpustakaan seharusnya sadar akan perkembangan dan
perubahan yang terjadi sehingga perpustakaan dapat terus bertahan dan bermanfaat
bagi penggunanya. Adapun analisis dan rancangan informasi merupakan sarana untuk
menemukan permasalah yang ada diperpustakaan dan mencari jalan untuk
mengatasinya. Mengkaji masalah yang ada disebuah organisasi sangatlah penting. Hal
ini akan menyangkut terhadap perubahan untuk kedepannya, memperbaiki hal-hal
yang salah agar perkembangan perpustakaan berjalan dengan lancar untuk masa
berikutnya. Serta menemukan masalah untuk dicalikan jalan keluarnya agar
perpustakaan bisa berjalan dengan sebagaimana fungsinya. Fungsi tersebutlah yang
akan mendorong perpustakaan ke arah yang lebih baik, arah yang akan
mengembangkan perpustakaan sesuai dengan era serta zaman. Untuk perpustakaan
analisis dan rancangan informasi juga dapat memperbaiki sistem-sistem serta

kebijakan yang telah dibuat. Serta sebagai penentu kemajuan dan kesuksesan
perpustakaan dimasa yang akan datang. Dengan adanya analisis ini perpustakaan
memiliki landasan pijakan untuk kedepannya.
Keberhasilan analisis dan mengatasi permasalahan tersebut akan
mengoptimalkan layanan, layanan yang optimal akan mempuat kualitas sebuah
perpustakaan meningkat. Analisis tersebut juga akan membantu perpustakaan untuk
mengukur dan mengenali kemampuan-kemampuan, menggali semua potensi yang
dimiliki perpustakaan tersebut guna meningkatkan layanan perpustakaan dimasa yang
akan datang.
II.2 Tujuan Penulisan
Menganalisis masalah di perpustakaan SMK Muhammadyah 1, memperbaki
serta mencari jalan keluar untuk mengatasi permasalan yang ada.
II.3 Rumusan Masalah
1. Definisi analisis dan rancangan sitem informasi
2. Analisis dan rancangan sitem informasi di perpustakaan SMK Muhammadyah 1
Pekanbaru.
BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Analisis dan rancangan sistem informasi
Informasi adalah data yang disusun kedalam bentuk yang dapat dimengerti dan
bermanfaat bagi user. Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang
memberikan bentuk yang lebih berarti
Proses terjadinya informasi, umumnya data perlu mengalami proses pengolahan.
data
informasi
Sumber Informasi :
Pengamatan lapangan (observasi)
Kuisioner
Pencatatan
Kejadian / event.
Permodelan (forecasting, econometric, research, simulation, dsb).
Analisis sitem adalah penguraian dari suatu Sistem Informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisis merupakan tahap
yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahapan ini akan
menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.Hasil dari analisis sistem adalah laporan
yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk
permasalahannya serta rancangan sistem baru yag akan dibuat atau dikembangakan.
Adapun tujuan analisis sitem adalah:
Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam
pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perpustakaan
Membantu para pemngambil keputusan
Mengevaluasi sistem yang telah ada
Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan
laporan baru
Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

Langkah-langkah mengidentifikasi analisis sistem :

Mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi penyebab masalah
Analisis sistem
Mengidentifikasi solusi dari masalah
Analisis Kebutuhan
Mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibutuhkan pada sistem baru.
Menentukan kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem baru.
Untuk membangun sistem informasi yang kompleks secara sitematis dan
terintegrasi, dibutuhkan metode-metode pembangunan sistem agar dapat menuntun
pembuat untuk menghasilkan suatu sistem yang standar. Sistem inilah yang diopakai
untulk perkembangan perpustakaan yang mendatang
II.2 Sistem informasi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru
A. Identifikasi masalah
Permasalahan yang terjadi di Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru :
1. Pustakawan tidak memiliki pengetahuan ilmu perpustakaan dikarenakan adanya
kebijakan dari sekolah yang meroling karyawan setiap tahunnya, hal ini menyebabkan
perpustakaan dikelola dengan tidak baik.
2. Perpustakaan masih menggunakan sistem manual, padahal perpustakaan memiliki
tenaga yang ahli dalam teknologi. Hal ini akan memperlambat akses menemukan
koleksi yang dicari pemustaka.
3. Pengadaan koleksi perpustakaan yang minim membuat minat pemustaka berkurang.
B. Analisis sistem
1. Dengan adanya sistem rolling menyangkut SMD perpustakaan, pengelolaan
perpustakaan akan terhambat dan perpustakaan tidak dapat berkembang dengan
adanya sistem dan kebijakan sekolah yang salah, padahal kedepan perpustakaan
berlomba-lomba untuk lebih berkembang dan lebih maju lagi. Sekolah seharusnya
peka terhadap keputusan dinas pendidikan tentang perpustakaan dan SDM nya yang
berlatar belakang ilmu perpustakaan.
2. Penyimpanan dalam bentuk manual memiliki resiko tinggi terhadap perpustakaan.
Resiko kehilangan akan data-data perpustakaan sangat besar, seperti kehilangan, rusak
karena bencana alam. Selain itu akses terlahadap perpustakaan begitu lambat karena
pustakawan akan mencari terlebih dulu dengan cara manual yang akan memakan
waktu. Seharusnya perpustakaan sudah memiliki teknologi dan sitem yang bisa
menyimpan data secara aman serta memudahkan proses temu balik informasi.
3. Anggaran untuk koleksi perpustakaan seharusnya sudah pasti agar ada proses
pengadaan yang menawarkan informasi-informasi segar dan minat pemustaka kepada
perpustakaan pun meningkat, tidak hanya dalam bidang ilmu kehjuruan juga ilmuilmu umum serta koleksi yang bersifat menghibur.
Dari alasan-alasan yang telah diungkapkan di atas, maka seklolah harus mentiadakan
sitem rolling untuk tenaga perpustakaan dan mempunyai SDM yang ahli dalam ilmu
perpustakaan sehingga perpustakaan dapat berjalan dan berkembang sebagaimana
mestinya. Serta memiliki dan mengembangkan koleksis sistem teknologi yang akan
mempermudah akses temu balik informasi ,menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang muncul dalam perpustakaan.
C. Analisi Kebutuhan
Data yang dibutuhkan dalam perencanaan fasilitas informasi:

1. Data buku atau koleksi perpustakaan : menggunakan delapan daerah bibliografi

yaitu : judul/penanggungjawab, edisi, data khusus, impresum, deskripsi fisik, seri,
catatan dan no standar.
2. Data user atau pemustaka : nama, kelas/jurusan, noi tlpon, NIS sebagai no anggota
3. Statistik peminjaman : jumlah peminjaman perhari, perbulan dan pertahun
4. Statistik pengunjung : jumlah pengunjung perhari, perbulan dan pertahun
5. Data pustakawan
Kebutuhan Fungsional
1. Proses akses untuk anggota perpustakaan saat peminjaman dan pengembalian koleksi.
2. Proses log in untuk pustakawan.
3. Rekap data peminjaman dan pengunjung untuk membenahi waktu kedepannya.
4. Memungkinkan adanya pengadaan koleksi secara rutin.
5. Proses pencarian koleksi
6. Proses pemeriksaan koleksi apakan sudah dikembalikan atau belum.
7. Proses menjalankan kebijakan atau tindakaan jika koleksi belum kembali.
8. Proses melestarikan dan merawat informasi.
Kebutuhan nonfunsional
1. Waktu yang dihabiskan pemustaka menemukan informasi
2. Akses untuk pengguna yang tidak memiliki hak.
3. Keamana sistem.

BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan

1.

Berdasarkan paparan bab diatas, kita dapat mengambil beberapa kesimpulan terhadap analisis
dan rancangan informasi di perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru:
Dapat dilihat bahwa adanya identifikasi masalah yang dimiliki Perpustakaan SMK

Muhammadyah 1 Pekanbaru akan menjadi hambatan dalam pengembangannya.

Analisis masalah SDM yang baru terjun didunia perpustakaan merupakan ancaman
besar bagi Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru.
3. Perpustakaan SMK Muhammadyah 1 Pekanbaru harus mengatasinya dengan
melaksanakan perubahan dengan hasil analisis tersebut
2.

1.

III.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan, penulis memiliki beberapa saran, yang dipaparkan sebagai berikut :
Sekolah seharusnya memberdayakan karyawan sesuai dengan keahlian dan latar belakang
pendidikannya, tidak seharusnya ada sistem rolling terutama untuk pustakawan.

2.
3.
4.

Perlunya keikutsertaan para pengambil kebijakan dan rencana strategi perpustakaan

Perlunnya evaluasi baik dalam koleksi, layanan, SDM maupun yang bersangkutan dengan perpustakaan.
Pustakawan yang mendapat mandat untuk mengurus perpustakaan harus memahami pengantar ilmu
perpustakaan dahulu, menempatkan koleksi pada tempatnya dan selanjutnya menerapkan renstra.

DAFTAR PUSTAKA
Sulistyo basuki (2006), Metode Penelitian, Jakarta : Wedatama Widya Sastra
Materi Kuliah Analisis dan rancangan sistem informasi oleh Dosen Yuhelmio,M.Kom