PROPOSAL TUGAS KULIAH

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ARSIP
( Studi Kasus : Pusat Data Statisitik Kriminal dan Informasi Pada Kejaksaan Agung
Republik Indonesia )

AHMAD SOPIAN
1111093000017

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2014

1. Latar Belakang
Kebutuhan akan sistem informasi dewasa ini sangatlah besar. Seiring dengan
pesatnya teknologi informasi dan sistem informasi pada era globalisasi sekarang ini
membuat penggunaan perangkat komputer di hampir semua kegiatan.
Setiap organisasi, baik perusahaan maupun lembaga pemerintahan dapat
dipastikan memiliki bagian khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Salah
satu kegiatan administrasi di sebuah organisasi adalah pengelolaan atau manajemen
surat. Manajemen surat pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah
dan menyimpan berbagai surat, baik surat masuk dan surat keluar.
Surat masih memegang peranan penting sebagai sarana penghubung antara
dua pihak atau lebih dalam satu kelompok organisasi baik pemerintah maupun swasta.
Selain sebagai sarana penghubung atau komunikasi, surat juga memiliki berbagai
fungsi seperti sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, sebagai
alat bukti tertulis, terkait masalah hukum, sebagai alat untuk mengingat dalam konsep
pengarsipan, digunakan sebagai bukti historis/bukti sejarah, sebagai pedoman kerja
(surat keputusan).
Sebagai salah satu lembaga pemerintahan yang tidak terlepas dengan kegiatan
surat menyurat sebagai sarana komunikasi dengan pihak internal dan eksternal
organisasi, penatausahaan surat dan arsip sangat dibutuhkan sebagai kegiatan
pendukung bagi pelaksanaan tugas pokok Pusat Data Statistik Kriminal dan Informasi
yang merupakan unit di Kejaksaan Agung Republik Indonesia. Walaupun bukan
merupakan pokok pelayanan organisasi, kegiatan ini menjadi sangat penting
disebabkan dapat menjadi salah satu tolok ukur/indikator kinerja Pusdakrimti
terhadap pemangku kepentingan.
Bagian Tata usaha (TU) adalah salah satu Bagian bagian dari Pusdakrimti
dimana tugas utama Tata Usaha adalah mengelola berkas surat maupun arsip surat,
baik surat masuk maupun surat keluar. Pada pelaksanaannya, pengelolaan surat di
Bagian TU masih dilakukan secara manual, baik dari pencatatan, bukti fisik, dan
distribusi surat kepada masing-masing bagian di Pusdakrimti
Pemanfaatan teknologi informasi diharapkan dapat membantu pengelola arsip
untuk mengelola arsip surat secara efektif dan efisisen serta mendapatkan manfaat
dari segi kecepatan, kemudahan, dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah
melalui penggunaan teknologi informasi maka proses proses pencarian,penemuan,
pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud
dari kemudahan penggunaan teknologi informasi adalah kemudahan dalam hal
pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, yang dimaksud hemat dalam

penggunaan teknologi informasi bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan

menghemat biaya dalam pengelolaan arsip.
.
2. Rumusan Masalah
Dengan melihat uraian pada latar belakang pengelolaan surat yang
berlangsung di bagian Tata Usaha Pusdakrimti, maka beberapa permasalahan yang
timbul adalah:
1. Mengalami kesulitan dalam mengelola berkas surat
2. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menemukan berkas surat yang disimpan
pada rak-rak
3. Resiko hilangnya berkas surat cukup tinggi
4. Distribusi fisik surat yang memakan waktu cukup lama antar unit
5. Lamanya penanganan waktu yang dibutuhkan untuk persetujuan surat
Berdasarkan permasalahan tersebut, perumusan masalah pada laporan ini
adalah Bagaimana Membuat Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk
dan Surat Keluar di Pusdakrimti yang bertujuan untuk menata, menyimpan data,
melihat bentuk arsip dan sebagai sarana temu balik apabila dibutuhkan dikemudian
hari
3. Batasan Masalah
Dalam penulisan laporan ini penulis membatasi masalah tersebut sesuai dengan
keadaan lapangan meliputi:
1. Sistem ini berdasarkan pada arsip yang ada di Bagian Tata Usaha Pusat Data
Kriminal dan Teknologi Informasi di lingkungan Kejaksaan Agung Republik
Indonesia
2. Sistem pengarsipan ini hanya untuk surat masuk dan surat keluar yang bersifat
umum
3. Metode Pengembangan sistem yang digunakan dalam menyelesaikan laporan ini
menggunakan model Rapid Application Development (RAD) dan Unified
Modelling Language (UML) sebagai alat pemodelannya
4. Pengembangan aplikasi ini menggunakan bahasa pemrogaraman PHP dan
database MySQL
4. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini terbagi menjadi 2 bagian, yaitu tujuan umum dan tujuan
khusus. Tujuan umum dari penelitian ini adalah menghasilkan rancang bangun sistem
informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar pada Pusat Data Kriminal
dan Teknologi Informasi di Kejaksaan Agung Republik Indonesia. Sedangkan tujuan
khusus dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan :
1. Merancang sistem informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar agar
dapat membantu dalam pengelolaan arsip dengan baik

2. Membantu organisasi dalam mengelola arsip agar kesulitan dapat diminimalkan

dan efisiensi dapat ditingkatkan.
Adapun manfaat yang didapat dari penelitian praktek kerja lapangan ini adalah
sebagai berikut:
1) Bagi Penulis
a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1), Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
b. Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah.
c. Mengetahui kondisi dan masalah sebenarnya yang terjadi di dunia kerja
d. Untuk memperkenalkan gambaran umum perusahaan atau instansi yang
diperlukan mahasiswa dalam memasuki dunia kerja yang sesuai dengan
bidangnya dan sebagai pengalaman kerja.
e. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab
dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi / perusahaan
kepada mahasiswa/i.
2) Bagi Universitas
a. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi pelajaran yang
diperoleh di bangku kuliah.
b. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya dan sebagai
bahan evaluasi
c. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia
kerja yang sebenarnya
3) Bagi PUSDAKRIMTI
a. Terbantu dalam proses pengelolaan arsip
b. Terbantu dalam mengamankan data-data arsip
5. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penyusan laporan Praktek Kerja
Lapangan ini adalah dengan cara :
A. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan dua cara, yaitu studi lapangan
dan studi literature sejenis (Gulo, 2002)
1. Studi Lapangan
1.1 Observasi
Beberapa alasan penggunaan teknik observasi : Pertama, teknik ini
didasarkan atas pengamatan secara langsung, kedua, teknik pengamatan
juga memungkinkan melihat sendiri, kemudian mencatat kejadian
sebagaimana terjadi, ketiga, pengamatan memungkinkan mencatat
peristiwa dalam situasi berkaitan dengan pengetahuan yang diperoleh dari

data, keempat, pengamatan merupakan alternatif menghindari bias data,

kelima, memungkinkan memahami situasi-situasi yang rumit (Guba &
Lincoln, 1981).
1.2 Wawancara
Menurut (Moloeng, 2002) teknik wawancara adalah percakapan dengan
maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara yang
mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai/informan. Masalah
pencatatatn data wawancara merupakan suatu aspek utama yang amat
penting dalam wawancara, karena jika tidak dilakukan dengan semestinya
maka sebagian dari data akan hilang, dan usaha wawancara akan sia-sia.
2. Studi Literarur Sejenis
Pencarian data sekunder dengan jalan mengadakan studi kepustakaan dan
rekaman. Rekaman sebagai setiap tulisan atau pernyataan yang dipersiapkan
oleh individual atau organisasi dengan tujuan membuktikan adanya suatu
peristiwa atau memenuhi accounting. Sedangkan dokumen digunakan untuk
mengacu setiap tulisan atau rekaman, yaitu dipersiapkan secara khusus untuk
tujuan tertentu (Sonhaji, 1994).
Terdapat beberapa alasan mengapa menggunakan sumber ini. Pertama, sumber
ini selalu tersedia baik. Kedua merupakan sumber informasi yang stabil baik
keakuratannya dalam merefleksikan situasi yang terjadi dimasa lampau
maupun dianalisis kembali tanpa mengalami perubahan. Ketiga merupakan
sumber informasi yang kaya secara konseptual, relevan, dan mendasar dalam
konteksnya.
B. Metode Pengembangan Sistem
Adapun metode analisa dan perancangan sistem informasi manajemen arsip
surat masuk dan surat keluar ini menggunakan metode terstruktur, dengan model
pengembangan Rapid Application Development (RAD), yang memiliki tahapantahapan berikut (Kendall & Kendall, 2008) :
1.
Perencanaan Syarat-syarat
2.
Workshop Design
3.
Fase Implementasi
Tools perancangan yang digunakan adalah Unified Modelling Language
(UML) (Whitten et al, 2004).
6. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Penelitian dengan judul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar ( Studi Kasus : Pusat Data Statisitik
Kriminal dan Informasi Pada Kejaksaan Agung Republik Indonesia ) dilaksanakan :

Tempat
: Pusdakrimti Kejaksaan Agung RI
Waktu Penelitian
: September-Oktober 2014
7. Tahap dan Kegiatan Pelaporan
Tahap dan Kegiatan dalam Penelitian
a. Persiapan menyusun usulan penelitian
b. Pengolahan data (mengumpulkan data primer dan sekunder)
c. Pengolahan dan Analisis data
d. Penyusunan Laporan

8. Sistematika Penulisan Laporan

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini terdiri dari lima bab, dengan penjelasan
tiap tiap bab sebagai berikut :
BAB I
:
PENDAHULUAN
Pada bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan
masalah,

batasan

masalah,

tujuan

dan

manfaat

penelitian, waktu dan tempat penelitian, tahap dan

kegiatan pelaporan, dan sistematika penulisan
BAB II

LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas secara singkat teori yang
diperlukan dalam penelitian

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini akan dijelaskan metodologi yang
digunakan dalam melakukan penelitian serta kerangka
berpikir

BAB IV

PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dijelaskan secara singkat profil
organisasi, hasil analisis, dan perancangan yang akan
dibuat

BAB V

PENUTUP
Pada bab ini menyajikan kesimpulan serta saran dari
apa yang telah diterangkan dan diuraikan dari bab-bab
sebelumnya

9. Kerangka Penelitian

10. Kajian Teori

10.1.
Konsep Dasar Sistem
10.1.1.
Pengertian Sistem
Definisi sistem bekembang sesuai konteks dimana pengertian sistem itu
digunakan. Berikut akan diberikan definisi sistem secara umum:
a.Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang
sama (Jogiyanto, 2005).
b.

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005).

c.Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2005).
d.

Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja

sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan
mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang
diinginkan (Kadir, 2003).

10.1.2.

Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

a. Komponen sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang sering disebut dengan
subsistem yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk
satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem.
b. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem

yang

lainnya

atau

dengan

lingkungan

luarnya.

Batas

sistem

memungkinkan suau sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) sistem itu sendiri.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan bagi sistem tersebut.
d. Penghubung sistem (interface)
Penghubung yang dimaksud adalah media yang dapat menghubungkan antara
subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu sistem ke subsistem yang lain.
e. Masukan sitem (input)
Masukan yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dimana dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukkan perawatan adalah energi
yang diinputkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, sedang masukan sinyal
adalah energ yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

f. Keluaran sistem (output)

Keluaran yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah input
menjadi output.
h. Sasaran sistem (objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu
sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.
10.2.
Konsep Dasar Informasi
10.2.1.
Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi juga dapat diartikan
sebagai rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung pada waktu dan
mampu memberi kejutan pada penerimanya. Intensitas dan lamanya kejutan dari
sebuah informasi disebut sebagai nilai informasi. Informasi yang tidak mempunyai
nilai biasanya karena rangkaian data yang tidak lengkap atau kadaluarsa (Jogiyanto,
2001).
10.2.2.

Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk

mendapatkannya. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih

efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi
umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak memungkinkan dan
sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu maslah tertentu
dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak
hanya oleh satu perusahaan (Jogiyanto, 2001).
10.2.3.

Kualitas Informasi
Informasi yang baik adalah informasi yang berkualitas, informasi yang

berkualitas tergantung dari tiga hal (Kadir, 2003) yaitu:

a. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan atau

tidak bias serta harus jelas dalam mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu
Informasi yang dihasilkan tidak boleh terlambat datang kepada penerima
informasi. Informasi yang sudah usang tidak memiliki nilai lagi karena
informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Jika pengambilan
keputusan terlambat akan berakibat fatal untuk organisasi.
c. Relevan
Memiliki makna bahwa informasi mempunyai manfaat yang baik bagi
penerimanya.
10.3.
Konsep Dasar Sistem Informasi
10.3.1.
Pengertian SIstem Informasi
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber
daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(informasi) guna mencapai sasaran- sasaran perusahaan (Wilkinson dalam Kadir,
2003).
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu aktivitas
masukan (input), pemrosesan (processing) dan keluaran(output). Tiga aktivitas dasar
ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan
keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk
atau jasa baru (Soetono, 2007).
10.3.2.

Komponen SIstem Informasi

Dalam suatu sistem informasi terdapat beberapa komponen yaitu

hardware, software, prosedur, orang, database, jaringan komputer dan komunikasi

data (Kadir, 2003):
a. Perangkat keras (hardware)
mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangkat lunak (software)
sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras dalam memproses
data.
c. Prosedur (procedure)

sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosessan data dan

pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang (brainware)
semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi,
pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e. basis data (database)
sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dangan penyimpanan
data.
f. jaringan komputer dan komunikasi data
sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau
diakses oleh sejumlah pemakai.
11. Model Pengembangan Rapid Application Development (RAD)
Metodologi pengembangan sistem adalah suatu aktifitas, metode, praktik
terbaik dan peralatan terotomatisasi yang digunakan para stakeholder untuk
mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki sistem informasi dan
perangkat lunak (Whitten et al, 2004). Pengembangan sistem informasi merupakan
penyusunan suatu sistem untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan
atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Rapid Application Development (RAD) yaitu suatu pendekatan berorientasi
objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup suatu metode pengembangan
serta perangkat-perangkat lunak (Kendall & Kendall, 2002). Rapid Application
Development (RAD) merupakan adaptasi dari Linear Sequential Modeling terhadap
tahap pengembangan software yang memerlukan waktu yang sempit. Beberapa
tahapan dari Rapid Application Development (RAD) adalah Perencanaan Kebutuhan,
Desain Workshop, dan Implementasi.
Model pengembangan software tradisional memiliki tahapan tahapan yang
harus diselesaikan secara bertahap, sedangkan pada pengembangan menggunakan
Rapid Application Development (RAD), pengembang sistem dapat menyelesaikan
sebuah modul sampai diimplementasikan tanpa harus menunggu seluruh sistem
selesai. Berikut ini adalah gambaran mengenai perbedaan dari model pengembangan
sistem secara tradisional dan dengan menggunakan Rapid Application Development
(RAD).
12. Unified Modelling Language (UML)

UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa yang berdasarkan grafik/

gambar

untuk

memvisualisasi,

menspesifikasikan,

membangun

dan

pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO (ObjectOriented). UML memberikan standar penulisan sebuah system blue print, yang
meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasa program yang
spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem
software. UML adalah sebuah bahasa standard untuk pengembangan sebuah software
yang dapat menyampaikan bagaimana membuat dan membentuk model-model, tetapi
tidak menyampaikan apa dan kapan model yang seharusnya dibuat yang merupakan
salah satu proses implementasi pengembangan software. (Whitten et al. 2004).
Terdapat Sembilan diagram dasar pemodelan menggunakan UML, yaitu:
1. Use Case Diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem
eksternal dan pengguna. Dengan kata lain Use Case diagram secara grafis
mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa
pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use Case secara
naratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkahlangkah dari setiap interaksi.
2. Class Diagram menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukan
class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object
tersebut.
3. Object Diagram serupa dengan class diagram, tetapi object diagram memodelkan
isntance object actual dengan menunjukan nilai-nilai saat ini dari atribut
instance. Object Diagram menyajikan snapshot/ potret tentang objek sistem pada
point waktu tertentu. Diagram ini tidak digunakan sesering class diagram, tetapi
saat digunakan dapat membantu seorang developer memahami struktur sistem
secara lebih baik.
4. Sequence Diagram: secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi
dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.
Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirim dan diterima di antara
objek dan dalam sekuensi atau timingapa.
5. Collaboration Diagram: serupa dengan diagram sequence diagram, tetapi tidak
fokus pada timing atau sekuensi pesan. Diagram ini justru menggambarkan
interaksi (atau kolaborasi) antara objek dalam sebuah format jaringan.

6. Statechart Diagram: digunakan untuk memodelkan behavior objek khusus yang

dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek-berbagai keadaan yang
dapat diasumsikan oleh objek dan kejadian yang menyebabkan objek beralih dari
satu state ke state lain.
7. Activity Diagram: secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian
aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga
digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi
dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.
8. Component Diagram: digunakan untuk menggambarkan organisasi dan
ketergantungan komponen-komponen software sistem. Komponen diagram dapat
digunakan untuk menunjukan bagaimana kode pemrograman dibagi menjadi
modul-modul (komponen).
9. Deployment diagram: digunakan untuk mendeskripsikan arsitektur fisik dalam
istilah node untuk hardware dan software dalam sistem. Diagram ini
menggambarkan konfigurasi komponen-komponen softwarereal-time, prosesor
dan peralatan yang membentuk arsitektur sistem.
13. Tata Usaha Persuratan
Tata Usaha Persuratan

adalah

bagian

yang

mencatat,

mengganda,

mengirimkan, mengelola dan menyimpan surat masuk dan surat keluar sebagai arsip
perusahaan. Adapun pengertian yang menyangkut ketatausahaan persuratan adalah
sebagai berikut :
1. Buku Agenda Surat Masuk adalah buku yang mencatat semua surat yang
ditujukan kepada Kepala Bagian yang memuat nomor urut agenda, tanggal
penerimaan surat, asal surat, nomor dan tanggal surat, perihal surat, ditujukan
kepada Kepala Bagian dan pengolah surat
2. Lembar Disposisi adalah lembar catatan

yang

berisi

perintah

permintaan/informasi dari pimpinan dalam rangka proses penyelesaian perihal

surat.
3. Buku Agenda Surat Keluar adalah buku yang mencatat semua surat yang berasal
dari Kepala Bagian yang memuat nomor urut agenda, tanggal penerimaan surat,
nomor dan tanggal surat, perihal surat, asal surat dan ditujukan kepada.
4. Buku Ekspedisi adalah buku yang dipergunakan sebagai sarana pengiriman dan
penyampaian surat yang memuat tanggal mpenerimaan surat, nomor urut agenda,
nomor surat, tanggal surat, perihal surat, asal surat, pengolah surat, tanggal terima
dari pengolah, nama dan paraf pengolah.

Daftar Pustaka
Jogiyanto,HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis : Edisi 3. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Andi- Yogyakarta.
Kadir A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi- Yogyakarta.
Kendall KE, Kendall JE. 2008. System Analysis and Design : International Edition. New
Jersey. Prentice Hall.
Soetono D. 2007. Sistem Informasi Manajemen. BPKP
Whitten JL, Bentley LD, Dittman KC. 2004. Metode Desain dan Analisis Sistem edisi 6.
Yogyakarta: Andi. Terjemahan dari Systems Analysis and Design Method.