Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
REALISASI
PELAKSANAAN KEGIATAN DAN ANGGARAN
UNIT PENJAMINAN MUTU
TAHUN 2014
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadapan Ida Sang Hyang widhi Wase,
Tuhan Yang Maha Esa Laporan Realisasi Kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik
Kesehatan Kemenkes Denpasar tahun 2014 Denpasar dapat terselesaikan
Laporan realisasi kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes
Denpasar tahun 2014 ini memuat latar belakang, tujuan dan manfaat dan pelaksanaan
kegiatan, serta permasalahan dan pemecahannya yang dilengkapi dengan lampiranlampiran pendukung.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu
penyelenggaraan kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes
Denpasar
Denpasar,
Januari 2015
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
DARTAR ISI.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Hukum..
ii
iii
1
1
iii
4
4
6
7
7
7
9
9
10
17
17
18
18
18
21
21
22
23
23
26
26
27
29
30
31
32
32
32
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Peraturan Pemerintah Nomor: 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan, mengamanatkan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan
non formal wajib melakukan penjaminan mutu untuk memenuhi atau melampaui
Standar Nasional Pendidikan. Sejalan dengan hal tersebut Undang Undang Nomor 12
tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pada Pasal 52 menegaskan bahwa: Penjaminan
mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu
Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan (ayat 1); dan dilakukan melalui
penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar Pendidikan
Tinggi (ayat 2).
Poltekkes Denpasar sebagai lembaga pendidikan tinggi wajib melakukan
penjaminan mutu pendidikan. Agar penjaminan mutu pendidikan dapat dilaksanakan,
maka perlu disediakan berbagai perangkat sistem penjaminan mutu.
Penjaminan mutu Poltekkes Denpasar adalah proses perencanaan, penerapan,
pengendalian, dan pengembangan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara
konsisten dan berkelanjutan, sehingga internal stakeholders (mahasiswa, dosen, dan
karyawan) dan eksternal stakeholders (masyarakat dan dunia usaha, organisasi
profesi, pemerintah) dari Poltekkes Denpasar memperoleh kepuasan.
Menurut Kemenkes RI (tahun 2009) sebelum melakukan kegiatan Sistem
Penjaminan Mutu, insitusi Pendidikan Tenaga Kesehatan perlu melakukan hal-hal
sebagai berikut:
1. Membangun komitmen bersama segenap civitas akademika untuk menerapkan
Penjaminan Mutu di institusi diknakes dalam rangka mewujudkan visi dan misi
institusi
2.
3.
4.
5.
Mengangkat ketua Tim atau ketua Unit Penjaminan Mutu untuk bertanggung
jawab atas terlaksananya program penjaminan mutu serta bertanggung jawab atas
terlaksanannya audit internal
6.
7.
8.
B.
DASAR HUKUM
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tanggal 8 Juli 2003 tentang
Sistem
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
1.
: 4 set
: 2 set
3. BPH Senat
: 1 set
: 14 set
5. Instansi vertical
: 10 set
6 set
: 6 set
: 8 set
: 18 set
: 6 set
2. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan UPM tahun 2014 dan Pengumpulan Data PDPT
Rapat persiapan pelaksanaan kegiatan Unit Penjaminan Mutu (UPM) tahun2014
dilaksanakan pada tanggal 22 Januari 2014 dengan peserta: Pudir I, Ka Sub Bag ADAK,
calon Ka Sub Bag ADAK, Ka UPM, Tim Penjaminan Mutu (TPM) Poltekkes Denpasar
dengan agenda sebagai berikut :
a. Persiapan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di Poltekkes Denpasar tahun 2014
b. Pengumpulan data PDPT (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi)
Hasil :
1) Permintaan Direktur PDPT dikumpulkan lebih awal, karena tanggal 27 Januari mau
dipelajari sebelum rapat 28 Januari di Jakarta.
2) Notulen menjadi syarat untuk pencairan dana rapat, dan notulen akan disebarkan ke
seluruh TPM.
4
b) Tim Pengelola PDPT perlu dilakukan perombakan karena beberapa petugas lama
telah berpindah tugas dan sekaligus dibuatkan SK Tim PDPT.
c) Perlu diadakan pertemuan dengan pengelola PDPT untuk membahas tentang
pengisian PDPT, sehingga terjadi keseragaman cara pengisian PDPT.
14) Pembuatan SOP harus dimasukkan ke dalam SKP masing-masing pegawai agar
memudahkan penyelesaian pembuatan SOP karena dapat ditagih di akhir tahun.
15) SKP untuk dosen berbeda dengan SKP non dosen.
16) Ka.UPM dan Staf Unit Komputer telah berkunjung ke Stikes Bali Wisnu Dharma,
tentang pengisian data PDPT. Dari hasil kunjungan tersebut diketahui bahwa ternyata
ada program yang belum tercopykan, sehingga kita tidak bisa mengupload.
17) Harus Jadwalkan pelatihan pengisian PDPT dan SPMI.
18) Jika PDPT itu wajib, kita harus melapor rutin pada Maret dan September setiap
tahunnya.
19) Berdasarkan SK Alih Bina, dua tahun setelah tanggal SK tersebut ditetapkan, kita
wajib melapor rutin sesuai jadwal.
20) Untuk data dosen tidak tetap yang diperlukan adalah NUPN (Nomor Urut Pengajar
Nasional). Surat permohonan ke jurusan tentang NUPN akan dikirimkan dengan
harapan awal Februari sudah bisa diunggah. Harus diingat bahwa dosen tidak tetap
bukan instruktur.
21) Inventarisasi Pengumpulan data PDPT:
a) JKP........ sudah (belum lengkap)
b) JKB........belum
c) JKL........sedang proses
d) JGZ........belum selesai (akan menyusul dalam waktu dekat)
e) JKG.......sudah (belum lengkap)
f) JAK.......belum selesai (akan menyusul dalam waktu dekat)
data
PDPT
dilakukan
oleh
masing-masing
Prodi,
kemudian
dikirimkankan secara online dalam bentuk softcopy (format xls) kepada Tim PDPT di
Direktorat meliputi kurikulum, data kemahasiswaan, data dosen pengajar dan data lulusan.
Selanjutnya data diverifikasi oleh Tim PDPT Direktorat dengan menggunakan program
Layar biru yang diberikan oleh Bagian Forlap DIKTI Kemendiknas.
Usai data dinyatakan valid, maka data disiapkan untuk di upload ke situs forlap
PDPT milik DIKTI. Pengisian dan upload data PDPT TA 2012-1, 2012-2, 2013-1
dilaksanakan pada tanggal 10-11 April 2014, dengan cara langsung mentransfer data
melalui LAN (Local Area Network) ke server milik DIKTI di Jakarta. Dari Tim PDPT
yang ditugaskan untuk upload data adalah Ka UPM (M. Choirul Hadi, SKM, M.Kes) dan
Ka Unit Komputer (Tri Aditya Permana, S.Kom).
NO
PRODI
KODE
AKREDITASI
KETERANGAN
PRODI
1
D-III Keperawatan
14401
D-IV Keperawatan
14301
D-III Kebidanan
15401
D-IV Kebidanan
15301
D-III Kesehatan/
12402
Keperawatan Gigi
D-III Gizi
13411
D-IV Gizi
13311
D-III Kesehatan
13451
Lingkungan
D-IV Kesehatan
13351
Lingkungan
10
D-III Analis
13453
Kesehatan
8. Inventarisasi SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat oleh Unit/Urusan/Jurusan di
lingkungan Poltekkes Denpasar dilakukan selama kurun waktu 2013 diinventarisir oleh
UPM pada tanggal 09 Mei 2014. Inventarisasi data SOP yang efektif diberlakukan di
lingkungan Poltekkes Denpasar terhitung tanggal 12 Nopember 2013 sebagai berikut :
NO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
INSTITUSI/JURUSAN
Direktorat Poltekkes Denpasar:
a. Unit Penelitian dan Pengabmas
b. Unit Penjamin Mutu
c. Unit Komputer
d. Unit Lab dan Bengkel Kerja
e. Urusan Perencanaan dan Informasi
f. Unit Pemeliharaan dan Perbaikan
g. Pengadaan Barang dan Jasa
h. Urusan Umum
i. Urusan Kepegawaian
j. Urusan Keuangan
k. Urusan Kemahasiswaan
l. Unit Perpustakaan
m. Unit Asrama
n. Unit Promosi dan Kerjasama
o. Urusan Akademik
Jurusan Keperawatan
Jurusan Kebidanan
Jurusan Keperawatan gigi
Jurusan Kesehatan Lingkungan
Jurusan Gizi
Jurusan Analis Kesehatan
JUMLAH SOP
14
8
2
4
5
1
4
10
20
19
37
23
3
5
14
64
22
77
24
159
11
9.
selama beberapa waktu dilakukan evaluasi untuk mengukur kesiapan Poltekkes Denpasar
dilaksanakan pada 22 April 2014 yang terdiri dari 3 kegiatan:
a. Sosialisasi pengisian borang BAN-PT
Ketua Jurusan Gizi yang mengikuti Workshop pengisian Borang BAN-PT/LAMPT Kes di Makasar pada taanggal 2-4 April 2014 ditugaskan untuk yang menyampaikan
tentang:
1) Surat Edaran Dirjen DIKTI No: 194/E.E3/AK/2014 tentang Ijin Penyelenggaraan
dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) yang mengharuskan semua prodi
untuk mendaftarkan diri agar diakreditasi BAN-PT sebelum 10 Agustus 2014
2) Tahapan Akreditasi
3) Info Penilai akreditasi : selama LAM-PT Kes belum terbentuk, akreditasi dilakukan
oleh BAN-PT
4) Pengalaman Poltekkes Semarang tentang kiat-kiat yang dijalani dalam pengisian
standar 1-7 dan saat visitasi Assesor BAN-PT
5) Mengingatkan agar semua Prodi di Poltekkes Denpasar agar menyiapkan secara
intensif pengisian Borang BAN-PT dan melengkapi dengan bukti fisik serta
mendokumentasikannya.
b. Pemaparan hasil evaluasi
Hasil evaluasi kondisi masing-masing Jurusan dan Direktorat tentang
permasalahan yang masih dihadapi pasca audit yang disampaikan oleh Ka UPM
mendiskusikan
tentang
penyamaan
persepsi
tentang
penyelesaian
berbagai
4) Kualitas sinyal internet di Jurusan masih belum bagus, karena sering mati atau
hilang sinyalnya.
c. Tindak lanjut hasil evaluasi
1) Persiapan audit internal dengan mengadakan Rapat pada tanggal 18 Maret 2014 dengan
agenda :
a) Persiapan instrumen audit internal
Instrumen berdasarkan standar yang ada di borang 3A dan 3B. Untuk memudahkan
audit dibuatkan check list pertanyaan berdasarkan standar tersebut. Tim Penjaminan
Mutu yang terdiri dari 8 orang yaitu Ketua dan Sekretaris serta 6 TPM jurusan
bertugas melengkapi check list tersebut, dengan pembagian tugas sebagai berikut :
(1) Standar 1 : M. Choirul Hadi
(2) Standar 2 : Yenny Moviana
(3) Standar 3: Sagung Agung Putri
(4) Standar 4 : Endang SP. Rahayu
(5) Standar 5 : Cok Dewi dan Putu Erawati
(6) Standar 6 : I.A. Eka Padmiari
(7) Standar 7 : Made Bulda Mahayana
Kelengkapan dan perbanyakan form disiapkan oleh Sekretaris TPM, dan selanjutnya
dilakukan pertemuan seluruh auditor sebelum pelaksanaan audit .
a. Rencana kerja audit internal sebagai berikut :
No
1,
HARI/ TGL
TEMPAT
JGz
MATERI
AUDIT
Standar 4
Standar 2
Standar 3
Standar 6
Standar 6
2.
HARI/ TGL
TEMPAT
JKB
Tim A
Standar 1
Standar 5
No
AUDITOR
Standar 7
MATERI
AUDIT
AUDITOR
TIM B
Standar 1
Standar 2
Standar 7
11
Standar 3
Standar 6
Standar 6
Standar 5
Standar 4
3.
JKL
Standar 5
Standar 2
Standar 6
Standar 7
Standar 6
Standar 6
Standar 7
Standar 6
TEMPAT
Standar 6
HARI/ TGL
TIM B
Standar 3
Standar 5
No
Standar 4
JKG
Standar 1
Standar 2
Standar 5
6.
Standar 3
Standar 5
JKP
Standar 4
Standar 1
Standar 2
5.
Tim A
Standar 4
Standar 5
JAK
Standar 3
Standar 1
Standar 6
4.
Standar 7
Standar 1
Standar 2
MATERI
AUDIT
AUDITOR
Standar 3
Standar 5
Standar 4
Standar 6
Standar 7
12
Standar 5
Standar 5
Standar 6
7.
Direktorat
Standar 1
Standar 3
Standar 2
Standar 4
Standar 5
Standar 6
Standar 7
Standar 1
Standar 2
Standar 3
Standar 4
Standar 5
Standar 6
Standar 7
Standar 1
Standar 2
Standar 5
Standar 6
b. Penetapan Tim Auditor Mutu Internal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Di saat menjadi auditee tidak bertugas menjadi auditor
2) Satu hari dilaksanakan 1 atau 2 kegiatan audit
3) Tim auditor dibagi menjadi 2 tim
2) Pengumpulan form checklist audit mutu internal dilaksanakan pada tanggal 3 April
2014 dengan agenda sebagai berikut:
a. Penyamaan persepsi form check list unt 7 standar di borang BAN-PT
b. Persiapan rapat dgn seluruh auditor internal
Hasil :
(1) Kegiatan audit internal ini untuk melihat kesiapan Poltekkes Denpasar
menghadapi akreditasi BAN-PT 2015. Untuk itu formulir yang digunakan agar
dapat mengukur seberapa besar kesiapan masing-masing Jurusan dan
Direktorat. Hasil audit internal semester ini diharapkan dapat memunculkan
nilai yang didapat sesuai pedoman di buku 6 Borang BAN-PT. Selain itu agar
13
(6) Pada saat audit, auditor jurusan yang mendapat jadwal audit tidak bertugas
sebagai auditor tetapi sebagai auditee
(7) Jurusan akan membahas
PENANGGUNG JAWAB
M.Choirul Hadi
SPMI
Standar Identitas
Yenny Moviana
Sagung Dwiastuti
Standar
Kompetensi dan
Lulusan
V.M.Endang S.P.Rahayu
Standar dosen dan
tenaga
kependidikan
Cok Dewi Widya HS dan Standar Proses
Putu Erawati
Pembelajaran dan
Standar Penilaian
Pendidikan
I.A.Eka Padmiari
Standar
Prasaranadan
sarana,standar
pembiayaan
BAN-PT
Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran
serta strategi pencapaian
1. Tata pamong, kepemimpinan
2. Sistem pengelolaan dan
penjamin mutu
Kemahasiswaan dan lulusan
l.
Melakukan kajian terhadap penilaian audit mutu internal dengan membagi tim
auditor menjadi 7 sub kelompok sesuai dengan tugas masing-masing dalam 7
standar BAN-PT yang akan dipakai
m. Mengkaji jadwal pelaksanaan audit 4-8 Agustus 2014 dengan hasil merubah
posisi drg. Ratih Larasati dari auditor menjadi auditi pada saat audit didirektorat
12 Agustus 2014
n.
6. Persiapan akhir audit internal dilakukan tanggal 10 Juli 1014 dengan hasil :
a.
Jadwal audit akan bergeser berhubungan dengan cuti panjanghari raya Idul Fitri,
menjadi tanggal 5 Agustus 2014, untuk JKP yang rencana akan mulai tanggal 5
agustus diundur menjadi tanggal 13 Agustus setelah audit di Direktorat
b.
Foramat penulisan borang sudah diseragamkan, form yang akan digunakan untuk
audit internal adalah form 1 s/d 4
17
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
JURUSAN/ PRODI
Kebidanan
Kesehatan Lingkungan
Keperawatan
Keperawatan Gigi
Gizi
Analis Kesehatan
HARI/ TANGGAL
Jumat, 18 Juli 2014
Jumat, 18 Juli 2014
Senin, 21 Juli 2014
Senin, 21 Juli 2014
Selasa, 22 Juli 2014
Selasa, 22 Juli 2014
JAM
09.00 11.30 Wita
13.30 15.30 Wita
09.00 12.00 Wita
13.00 15.00 Wita
09.00 12.00 Wita
13.00 15.00 Wita
18
Standar 1
JKP
JADWAL
JKB
JADWAL
JKL
JADWAL
JGZ
JADWAL
M. Choirul H
07-Sep
Nym Ribek
form 4 tdk
M. Choirul H
Sept
M. Choirul H
12-Sep
Nym Ribek
25-Agust
IGA Dewi S
mg ke2
JKG
JADWAL
JAK
JADWAL
DIREKTORAT
Nym Ribek
30-Agust
M. Choirul H
`-
Nym Ribek
Nym Ribek
30-Sep
IGA Dewi S
Yenny M
20-Sep
Ngh Runiari
ada
Nym Ribek
Agust
Standar 2
Yenny M
mg ke2
Nym Gejir
Sept
tgl
Yenny M
01-Sep
Yenny M
kosong
mg ke2
Ngh Runiari
07-Sep
Sept
mg ke3
01-Okt
Sept
Standar 3
Nym Gejir
Okt
Sagung A
22-Agust
Putri
Ngh Runiari
Sagung A
Jum'at
12-Sep
Sagung A Putri
Putri
12-Sep
20-Sep
30-Okt
Ngh Runiari
20-Agust
Mar-15
Nym Gejir
Sagung A
Akh Agust
mg ke3
Sagung A
Sept
Putri
Wyn Jana
Putri
Nov
mg ke3
Wyn Jana
Agust
Akh Sept
Akh Okt
Kt Somoyani
14-Sep
Wyn Jana
Akh Sept
Kt Somoyani
mgg ke2
Kt Somoyani
Okt
Kt Somoyani
3 bln
akh Sept
Wyn Jana
Nov
mg ke3
(26 Agust)
15-Sep
Awal Okt
Des
Sept
akh Sept
Standar 4
VM Endang
VM Endang
29-Agust
VM Endang
01-Sep
Nop
VM Endang
2015
VM Endang
tdk isi
VM Endang
tdk isi
VM Endang
Nov
19
Km Wiardani
mg ke2
Km
Sept
Wiardani
Nov
Km Wiardani
Nym Suindri
05-Sep
Nym Suindri
Nym Suindri
tdk isi
Km Wiardani
Standar 5
Cok Dewi
mg ke2
Cok Dewi
Sept
mg ke4
Cok Dewi
Okt
Cok Dewi
awal sem gj
Cok Dewi
Agust
Kt Ratmini
30-Agust
Nym Suindri
Km Wiardani
mg ke2
Cok Dewi
Cok Dewi
Erawati
Erawati
Sept
Erawati
30-Sep
Sept
TA 2015
Okt
Okt
Ratih L
TA 2015
Erawati
TA 2015
Sept
Akh 2014
Erawati
Kt Ratmini
awl Sept
Ratih L
TAk
Kt Ratmini
2014/15
sem ganjil
Ratih L
14/15
Kt Ratmini
Standar 6
IA Eka P
IA Eka P
akh Agust
Nym
akh Agust
IA Eka P
Sept
Erawati
Okt
31-Agust
IA Eka P
IA Eka P
30 Nov
Nym Mastra
Sept
Kt Aryana
IA Eka P
Sept
Nym Mastra
2015
Kt Aryana
Mastra
Kt Aryana
Okt
Des
kosong
Standar 7
Md Bulda
01-Sep
Md Bulda
30 Aguts
Md Bulda
Form 4
Wyn Suardana
tdk lkp
Nanak A
30-Agust
2014
Md Bulda
25-Agust
Wyn
12-Agust
Md Bulda
30-Agust
Md Bulda
Nanak A
Md Bulda
01-Sep
Nanak A
Suardana
19-Agust
Des
20
Wiratmadji, MS, MCN, PhD, SpGK dan Ibu Syafdewi, SKp, MKep dari Pusdiklatnakes
(Bidang Pengendalian Mutu BPPSDMK Kemenkes RI), dimana setiap Prodi Jurusan
melakukan presentasi borang kemudian dikoreksi dan diberi masukan oleh narasumber.
Adapun hasil kegiatannya sebagai berikut :
a. Hari Senin tanggal 8 September 2014 : Jumlah peserta sebanyak 60 peserta.
1) Pembukaan oleh Direktur Poltekkes Denpasar
2) Penyampaian materi Sistem Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi dari
Narasumber BAN-PT Prof. Dr. Bambang Wiratmaji, MS, MCN, PhD, SpGK dan
Ibu Syafdewi, SKp, MKep dari Pusdiklatnakes Bidang Pengendalian Mutu
BPPSDMK Kemenkes RI. (materi terlampir).
3) Acara dilanjutkan dengan pembahasan standar 1 sampai dengan standar 3 isian
borang 3A dari Prodi DIII Jurusan Keperawatan oleh narasumber dan tanya
jawab/diskusi
dari
Prodi
/Jurusan/Pimpinan/Ka
Unit/Koord.
Urusan/Tim
Penjaminan Mutu.
b. Hari Selasa tanggal 9 september 2014
1)
21
diteruskan kepada petugas TPM teruskan dan dikumpulkan via email UPM paling
lambat Senin 29 September 2014.
g. Setelah semua koreksian per standar terkumpul, UPM akan merekapitulasi
koreksian per standar menjadi per prodi lengkap 7 standar, dan akan mengirimkan
kembali ke jurusan/prodi untuk diperbaiki.
h. Task force kegiatan yang harus dilakukan dalam persiapan akreditasi BAN-PT
Poltekkes Denpasar tahun 2015 (terlampir)
22
19. Koreksi isian borang, evaluasi diri, dan pengumpulan isian borang
Koreksi isian borang, koreksi evaluasi diri, pengumpulan isian borang 3A, 3B
yang telah diperbaiki, pengecekan bukti fisik sebagai lampiran isian borang dilaksanakan
tgl 10 Oktober 2014 dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
a. File yang dikumpul ada 2 yaitu :isian borang 3A/3B dan evaluasi diri, jangan dibuat
file per bab, tapi dijadikan satu file saja.
b. Cover mengikuti contoh cover Universitas Hang Tuah
c. Untuk Evaluasi Diri, format mengikuti format contoh Universitas Hang Tuah.
23
d. Pengesahan ED, tanggal pengesahan 1 Oktober 2014, di kata pengantar yang tanda
tangan Direktur.
e. Tim penyusun prodi :
1) Penanggung jawab : Kajur
2) Ketua
: Ka Prodi
3) Wakil Ketua
: Ka Sub UPM
4) Sekretaris
: Sekjur
5) Anggota :
a) PJ Standar 1
b) PJ standar 2
c) PJ standar 3
d) PJ standar 4
e) PJ standar 5
f) PJ standar 6
g) PJ standar 7
f. Tim penyusun direktorat :
1) Penanggung jawab : Direktur
2) Ketua
: Pudir I
3) Wakil Ketua
: Ka Sub UPM
4) Sekretaris
5) Anggota :
a) PJ Standar 1 : Pudir II .... BPH senat, Kasub bag Adum, Ur. PI
b) PJ standar 2 : Pudir II .... BPH senat, Kasub bag Adum, Ur. PI
c) PJ standar 3 : Pudir II .... Ur. Kemahasiswaan
d) PJ standar 4 : Pudir II .... Ur. Kepegawaian
e) PJ standar 5 : Pudir II .... Ka Sub Bag Adak, Ur. Akademik
f) PJ standar 6 : Pudir II .... Ka Sub Bag Adum, U. Lab, Ur.Umum, Ur. Keuangan
g) PJ standar 7 : Pudir II .... UPPM + U. Promosi dan kerjasama
g. Inventarisasi ED :
1) JKP.....belum
2) JKB.....sudah, tapi perlu direvisi lagi
3) JKG..... sudah, tapi perlu direvisi lagi
4) JGZ..... sudah
24
5) JKL..... sudah
6) JAK.....belum
h. Presentasi Ka Prodi :
1) JKP...... 20 Oktober 2014
2) JKB...... 21 Oktober 2014
3) JGZ...... 22 Oktober 2014
4) JKG...... 24 Oktober 2014
5) JKL...... 27 Oktober 2014
6) Direktorat....28 Oktober 2014
7) JAK..... 31 Oktober 2014
i. Peserta yang terlibat :
1) Direktur
2) Pudir I, II, III
3) TPM
4) ADUM, ADAK
5) BPH Senat
j. Peserta :
1) Di Direktorat :
a) Direktur dan Pudir I, II, III
b) TPM
c) ADUM, ADAK
d) BPH Senat
e) Ka Unit dan Koord. Urusan
2) Di Jurusan :
a)
b)
TPM
c)
ADUM, ADAK
d)
BPH Senat
e)
Kajur
f)
Sekjur
g)
25
PRODI
Jurusan Keperawatan
Jurusan Kebidanan
Jurusan Gizi
Direktorat
TGL
/WAKTU
20 Okt 2014
09.00-selesai
21 Okt 2014
09.00-selesai
22 Okt 2014
09.00-selesai
27 Okt 2014
09.00-selesai
03 Nop 2014
09.00-selesai
04 Nop 2014
09.00-selesai
05 Nop 2014
09.00-selesai
TEMPAT
Jurusan Keperawatan
Jurusan Kebidanan
Jurusan Gizi
Jurusan Keperawatan Gigi
Jurusan Kesehatan Lingkungan
Jurusan analis Kesehatan
Direktorat
agenda kegiatan yaitu studi banding Unit Penjamin Mutu Poltekkes Kemenkes Riau
dengan Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar. dengan tujuan :
a. Ingin mengetahui lebih jelas tentang audit internal dan tindak lanjut yang telah
dilakukan oleh Poltekkes Denpasar
b. Ingin mengetahui pelaksanaan Akreditasi D4 BAN-PT
c. Ingin mengetahui tentang Dokumentasi, sistem pendokumentasian, dan hasil
pendokumentasian Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar
d. Ingin mengetahui SOP yang telah dimiliki oleh Poltekkes Denpasar
Kegiatan yang dilakukan yaitu :
a. Diskusi :
1) Pada saat audit dari BPKP, Poltekkes Riau diminta harus ada SPI untuk
mencegah ada kebocoran dana walaupun belum BLU, bagaimana dengan
poltekkes Denpasar?..
Poltekkes Denpasar juga belum ada SPI karena belum BLU. Audit Internal
Poltekkes Denpasar sesuai dengan SPMI borang, dan dilaukan 2 kali dalam
setahun, hasil audit dilaporkan untuk mengetahui peningkatan kwalitas dari
jurusan, dan didokumentasi dalam bentuk laporan dari masing-masing kegiatan
2) Standar Operasional Prosedur Poltekkes Denpasar dibuat di Direktorat dan
masing-masing jurusan tergantung kebutuhan dari jurusan tersebut. SOP tersebut
kemudian diinventaris di Jurusan sebagai panduan operasional dan bukti fisik dari
SOP jurusan tersebut dan juga diinventarisasi di UPM Poltekkes Denpasar
b. Setelah diskusi selesai selanjutnya rombongan studi banding melihat dokumen arsip
inventaris Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar, melihat cohtoh SOP, laporan
audit internal yang telah dilakukan oleh Poltekkes Denpasar.
Urusan
Poltekkes
Denpasar.
Kegiatan
peserta
ini
merupakan
penyempurnaan pengisian borang yang sudah diperbaiki setelah koreksi TPM pada saat
presentasi di Jurusan masing-masing . Dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
27
a. Hari Pertama
Palaksanaan kegiatan lokakarya dimulai dengan membagi peserta menjadi 7
kelompok sesuai dengan jumlah standar yaitu dari standar 1 sampai dengan standar 7.
Masing-masing kelompok berjumlah 7 orang yaitu 6 orang penanggung jawab standar
dari masing-masing jurusan dan 1 orang dari penanggung jawab standar dari Tim
Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar sebagai konsultannya. Peserta mengisi borang
selain konsultasi dengan Tim Penjamin Mutu yang mendampingi penanggung jawab
standar, juga bisa saling bertukar informasi dengan penangung jawab masing-masing
jurusan sehingga lebih memudahkan dalam penyempurnaan pengisian borang
akreditasinya. Akhir kegiatan hari pertama semua kelompok masih dalam proses
pengisian borang
b.
Hari Kedua
Hari kedua peserta melanjutka pengisian borang dan diprint masing-masing standar
untuk kemudian di periksa oleh penanggung jawab standar dari Tim Penjamin Mutu
Poltekkes. Sampai akhir kegiatan peyelesaian borang sebagai berikut :
1) Standar 1
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
2) Standar 2
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
3) Standar 3
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
4) Standar 4
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
5) Standar 5
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
6) Standar 6
oleh TPM
7) Standar 7
belum selesai
ada kesalahan kemudian diberikan masukan oleh TPM untuk kemudian diperbaiki oleh
penanggung jawab standar dari masing-masing jurusan. Jurusan yang borang
akreditasinya sudah selesai diperiksa TPM kemudian diprint dan selanjutnya
mengerjakan Evaluasi dari masing-masing standar . sampai akhir kegiatan , penyelesain
yang sudah dilakukan sebagai berikut :
1) Standar 1
23. Penyelesaian borang dan evaluasi diri, dan koreksi kelengkapan bukti fisik
Penyelesaian borang dan evaluasi diri , koreksi kelengkapan bukti fisik borang 3A
dan koreksi umum borang 3A dan 3B dilakukan pada tanggal 19,21, 28 Nopember 2014.
29
Setelah lokarkarya finalisasi borang dan evaluasi diri, maka selanjutnya dilakukan
evaluasi kegiatan . dengan hasil akhir kegiatan sebagai berikut :
a. Semua Jurusan sudah menyerahkan Borang, Evaluasi Diri dan Lampiran A termasuk
Softcopy
b. Softcopy jurusan masih banyak yang belum teratur,
1) masih ada lampiran ijazah yg bolak balik scannya
2) Penomoran borang belum teratur, hendaknya dibuat sesuai dengan nomor dan butir
lampiran permintaan borang
Semua harus segera diperbaiki dan disetor ke UPM
c. Inventarisasi
1) JKP : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
2) JKB : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
3) JGZ : Hard copy sudah terkmpul dan softcopi borang dan ED belum terkumpul
4) JKG: Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
5) JKL : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
6) JAKsampai pagi tadi belum mengumpulkan baik hard maupun Softcopy
Dari hasil koreksi akhir dihimbau agar semua borang dan evaluasi diri segera diperbaiki
baik soft dan hard copy dan segera diserahkan ke UPM untuk digandakan dan dijilid,
sehingga pada tanggal 4 dan 5 Desember 2014borang sudah dapat dikirim BAN-PT
Kemendikbud Jakarta untuk didaftarkan akreditasi
31
BAB III
PERMASALAHAN DAN PENANGANAN
A. PERMASALAHAN
Beberapa permasalahan yang dirasakan mempengaruhi jalannya pelaksanaan
kegiatan Unit Penjaminan Mutu dalam tugasnya menjadi motor penggerak pelaksanaan
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM PT) adalah
1. Berlangsungnya proses transisi kepemimpinan di Poltekkes Denpasar yang
berlangsung cukup panjang mempengaruhi suasana psikologis para Pimpinan dalam
proses pelaksanaan kegiatan SPM PT. Terjadi beberapa kali perubahan jadwal dalam
pelaksanaan suatu kegiatan, karena pejabat yang bersangkutan sedang mengikuti
proses pemilihan Direktur, baik secara langsung maupun tak langsung.
2. Keterlibatan dosen sebagai Tim Penjaminan Mutu dan menjadi pejabat struktural
cukup berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan SPM PT. Tuntutan penyelesaian
suatu borang oleh seorang penanggung jawab terkadang berlangsung bersamaan
waktunya dengan tugas yang harus dikerjakan dalam suatu proses belajar mengajar.
3. Pemahaman para pengisi Borang cukup menghambat, di satu sisi ketersediaan
informasi atau institusi rujukan masih belum efektif dalam memberikan jawaban.
B. PENANGANAN
Penanganan terhadap permasalahan yang muncul adalah selalu dan sering
melakukan koordinasi dengan unit/ urusan terkait yang setingkat, serta melakukan
konsultasi dengan pejabat yang lebih atas.
32
BAB IV
PENUTUP
33