Anda di halaman 1dari 37

REALISASI PELAKSANAAN KEGIATAN

UNIT PENJAMINAN MUTU


TAHUN 2014

POLITEKNIK KESEHATAN DENPASAR


UNIT PENJAMINAN MUTU
2015

REALISASI
PELAKSANAAN KEGIATAN DAN ANGGARAN
UNIT PENJAMINAN MUTU
TAHUN 2014

UNIT PENJAMINAN MUTU


POLTEKKES DENPASAR
2015

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadapan Ida Sang Hyang widhi Wase,
Tuhan Yang Maha Esa Laporan Realisasi Kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik
Kesehatan Kemenkes Denpasar tahun 2014 Denpasar dapat terselesaikan
Laporan realisasi kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes
Denpasar tahun 2014 ini memuat latar belakang, tujuan dan manfaat dan pelaksanaan
kegiatan, serta permasalahan dan pemecahannya yang dilengkapi dengan lampiranlampiran pendukung.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu
penyelenggaraan kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes
Denpasar

hingga dapat terselenggara sesuai dengan rencana. Semoga laporan ini

bermanfaat untuk kegiatan-kegiatan mendatang dalam rangka meningkatkan mutu


pelayanan Poltekkes Denpasar.

Denpasar,

Januari 2015

UPM Poltekkes Denpasar

ii

DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR
DARTAR ISI.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Hukum..

ii
iii
1
1

BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN.

1. Pengiriman buku Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu


ke Jurusan.......................................................................................
2. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan UPM tahun 2014 dan Pengumpulan
Data PDPT
3. Pengiriman hasil diskusi kelompok persiapan akreditasi BAN-PT
4. Penyampaian SK TPM dan Tim Audit Mutu Internal .
5. Pengisian dan Upload data PDPT.
6. Pengiriman surat permohonan akreditasi ke BAN-PT..
7. Pengiriman data SPMI..
8. Inventarisasi SOP .
9. Evaluasi persiapan akreditasi.
10. Pelatihan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan .
11. Pendampingan pengisian borang ke Jurusan..
12. Presentasi hasil pengisian borang ..
13. Pendaftaran akreditasi BAN-PT ke DIKTI
14. Audit Mutu Internal..
15. Pengajuan permohonan pendampingan ke Ka Pusdiklatnakes...
16. Kegiatan pendampingan pengisian Borang oleh DIKTI.
17. Koreksi isian Borang..
18. Koreksi Evaluasi Diri, dan pengumpulan isian borang..
19. Koreksi Evaluasi Diri, dan pengumpulan isian borang..
20. Presentasi isian Borang..
21. Menerima kunjungan UPM Poltekkes Riau.
22. Lokakarya finalisasi borang dan evaluasi diri ...
23. Penyelesaian borang dan evaluasi diri, dan koreksi kelengkapan
bukti fisik....
24. Mengajukan permohonan akreditasi ke BAN-PT..
25. Mengirim kekurangan berkas pendaftaran.
BAB III PERMASALAHAN DAN PENANGANAN.
A. permasalahan...
B. penanganan.
LAMPIRAN

iii

4
4
6
7
7
7
9
9
10
17
17
18
18
18
21
21
22
23
23
26
26
27
29
30
31
32

32
32

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Peraturan Pemerintah Nomor: 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan, mengamanatkan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan
non formal wajib melakukan penjaminan mutu untuk memenuhi atau melampaui
Standar Nasional Pendidikan. Sejalan dengan hal tersebut Undang Undang Nomor 12
tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pada Pasal 52 menegaskan bahwa: Penjaminan
mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu
Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan (ayat 1); dan dilakukan melalui
penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar Pendidikan
Tinggi (ayat 2).
Poltekkes Denpasar sebagai lembaga pendidikan tinggi wajib melakukan
penjaminan mutu pendidikan. Agar penjaminan mutu pendidikan dapat dilaksanakan,
maka perlu disediakan berbagai perangkat sistem penjaminan mutu.
Penjaminan mutu Poltekkes Denpasar adalah proses perencanaan, penerapan,
pengendalian, dan pengembangan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara
konsisten dan berkelanjutan, sehingga internal stakeholders (mahasiswa, dosen, dan
karyawan) dan eksternal stakeholders (masyarakat dan dunia usaha, organisasi
profesi, pemerintah) dari Poltekkes Denpasar memperoleh kepuasan.
Menurut Kemenkes RI (tahun 2009) sebelum melakukan kegiatan Sistem
Penjaminan Mutu, insitusi Pendidikan Tenaga Kesehatan perlu melakukan hal-hal
sebagai berikut:
1. Membangun komitmen bersama segenap civitas akademika untuk menerapkan
Penjaminan Mutu di institusi diknakes dalam rangka mewujudkan visi dan misi
institusi
2.

Mendapat dukungan Pimpinan Insitusi Pendidikan\

3.

Mensosialisasikan ke seluruh jajaran institusi

4.

Membentuk Tim Penjaminan Mutu (TPM) yang terdiri dari wakil-wakil


jurusan/prodi dan menyusun uraian tugas serta tata hubungan kerja

5.

Mengangkat ketua Tim atau ketua Unit Penjaminan Mutu untuk bertanggung
jawab atas terlaksananya program penjaminan mutu serta bertanggung jawab atas
terlaksanannya audit internal

6.

Melaksanakan pelatihan pemahaman sistem penjaminan mutu dan dokumentasi

7.

Mengkaji kondisi pendidikan di institusi diknakes (SWOT analisis)

8.

Menyediakan sumber daya (SDM, sarana prasarana, dana, dll)


Unit Penjaminan Mutu (UPM) bertugas melakukan penjaminan mutu

pendidikan secara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program


penjaminan mutu yang memiliki target dalam kerangka waktu yang jelas. Untuk dapat
melakukan tugasnya UPM perlu menyusun perangkat dokumen (kebijakan akademik,
dokumen mutu dan dokumen akademik).

B.

DASAR HUKUM
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tanggal 8 Juli 2003 tentang

Sistem

Pendidikan Nasional (Lembaran Negara RI Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan


Lembaran Negara RI Nomor 4301).
2. Undang-undang Nomor 16 tahun 2009 tentang Kesehatan.
3. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.03.05/1.2/03086/
2012 tanggal 26 April 2012 tentang Petunjuk Teknis Organisasi dan Tata Laksana
Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan.
5. Surat Keputusan Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI dan Menteri
Kesehatan RI Nomor: 14/VII/KB/2011 dan Nomor: 1673/Menkes/SKB/VIII/2011
tanggal 5 Agustus 2011 tentang Penyelenggaraan Poltekkes yang diselenggarakan
Kemenkes.
6. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.03.2.4.1.444.1 tanggal 13 Pebruari
2004 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Politeknik Kesehatan.
7. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 355/E/O/2012 tanggal
10 Oktober 2012 tentang Alih Bina Penyelenggaraan Program Studi pada
Politeknik Kesehatan dari Kementerian Kesehatan kepada Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan.
2

8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya


Tahun Anggaran 2013.

BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN

1.

Pengiriman buku Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu ke Jurusan


Buku Sistem Penjaminan Mutu yang sempat diproduksi pada akhir tahun 2013
yaitu Buku Kebijakan Mutu dan Manual Mutu, dan Buku Standar Mutu didistribusikan
sebanyak 75 eksemplar buku pada tanggal 3 Januari 2014 sebagai berikut :
a. Direktorat Poltekkes Denpasar masing-masing sebanyak 37 buku
1. Direktur dan para Pembantu Direktur

: 4 set

2. Ka Sub Bag ADAK dan Ka Sub Bag ADUM

: 2 set

3. BPH Senat

: 1 set

4. Ketua Unit/ Koordinator Urusan

: 14 set

5. Instansi vertical

: 10 set

6. Unit Penjaminan Mutu

6 set

b. Jurusan di lingkungan Poltekkes Denpasar masing-masing sebanyak 38 buku.


1. Para Ketua Jurusan

: 6 set

2. Para Ketua Prodi

: 8 set

3. Perpustakaan Jurusan @ 3 set

: 18 set

4. Sub UPM Jurusan

: 6 set

2. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan UPM tahun 2014 dan Pengumpulan Data PDPT
Rapat persiapan pelaksanaan kegiatan Unit Penjaminan Mutu (UPM) tahun2014
dilaksanakan pada tanggal 22 Januari 2014 dengan peserta: Pudir I, Ka Sub Bag ADAK,
calon Ka Sub Bag ADAK, Ka UPM, Tim Penjaminan Mutu (TPM) Poltekkes Denpasar
dengan agenda sebagai berikut :
a. Persiapan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di Poltekkes Denpasar tahun 2014
b. Pengumpulan data PDPT (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi)
Hasil :
1) Permintaan Direktur PDPT dikumpulkan lebih awal, karena tanggal 27 Januari mau
dipelajari sebelum rapat 28 Januari di Jakarta.
2) Notulen menjadi syarat untuk pencairan dana rapat, dan notulen akan disebarkan ke
seluruh TPM.
4

3) Ada beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran tahun 2014:


a) Di wilayah Pudir I yang keluar adalah beasiswa, Risbinakes (18 judul), dan
Pengabmas (termasuk Pengabmas terpadu). Di Jurusan tidak mendapat dana
pengabmas lagi. Oleh karenanya disarankan sebaiknya kegiatan Pengabmas
Jurusan dikoordinir oleh Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (UPPM).
Jurusan membuat proposal ke UPPM seperti pada kegiatan penelitian Risbinakes,
sehingga nilai akhirnya untuk pengabmas bisa mencapai 4 juta per dosen.
b) Dana operasional Unit Penjaminan Mutu (UPM) tahun 2014 tidak muncul. Namun
untuk rapat-rapat bisa bias tetap diselenggarakan, tetapi harus direncanakan berapa
kali rapat yang akan diadakan sehingga dapat dialokasikan karena anggaran rapat
disatukan di masing-masing Pudir.
4) Sudah dibuatkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) UPM. UPM sudah merancang
kegiatan yang tidak membutuhkan biaya seperti memanggil narasumber, akomodasi
dan transport, kecuali ada undangan dari Pusat tentang kegiatan Penjaminan Mutu
yang membutuhkan swadana.
5) Sasaran mutu yang digunakan adalah yang sudah disusun dalam dokumen BLU.
Namun ada beberapa sasaran mutu yang terlalu tinggi, seperti persentase kelulusan.
Direktur menyarankan agar target diturunkan dengan meminta masukan dari Jurusan.
6) Standar Operasional Prosedur (SOP) sudah disahkan dan akan didistribusikan ke
Jurusan/Unit/Urusan.
7) Setiap Jurusan agar setiap awal bulan memonitor pengisian borang 3A dengan
membentuk personil penanggung jawabnya.
8) Rencana mengundang asesor dari DIKTI jika ada anggaran yang bisa diajukan.
9) Evaluasi diri harus diselesaikan sampai Analisa SWOT-nya
10) Penataan dokumen PDPT, NUPN, kelulusan agar dilengkapi dan data SPMI tetap
dilaporkan sesuai jadwal yang ada dari BPPSDM Kesehatan.
11) Perlu diadakan ruang khusus untuk data Penjaminan Mutu termasuk Profil Poltekkes
Denpasar.
12) Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) agar polanya seragam ada contoh dari Politeknik
Negeri Bandung.
13) Yang perlu diperhatikan pada kegiatan-kegiatan penjaminan mutu:
a) Sebelum melakukan audit mutu internal, harus dibuatkan SK TPM dan uraian
tugasnya terlebih dahulu.
5

b) Tim Pengelola PDPT perlu dilakukan perombakan karena beberapa petugas lama
telah berpindah tugas dan sekaligus dibuatkan SK Tim PDPT.
c) Perlu diadakan pertemuan dengan pengelola PDPT untuk membahas tentang
pengisian PDPT, sehingga terjadi keseragaman cara pengisian PDPT.
14) Pembuatan SOP harus dimasukkan ke dalam SKP masing-masing pegawai agar
memudahkan penyelesaian pembuatan SOP karena dapat ditagih di akhir tahun.
15) SKP untuk dosen berbeda dengan SKP non dosen.
16) Ka.UPM dan Staf Unit Komputer telah berkunjung ke Stikes Bali Wisnu Dharma,
tentang pengisian data PDPT. Dari hasil kunjungan tersebut diketahui bahwa ternyata
ada program yang belum tercopykan, sehingga kita tidak bisa mengupload.
17) Harus Jadwalkan pelatihan pengisian PDPT dan SPMI.
18) Jika PDPT itu wajib, kita harus melapor rutin pada Maret dan September setiap
tahunnya.
19) Berdasarkan SK Alih Bina, dua tahun setelah tanggal SK tersebut ditetapkan, kita
wajib melapor rutin sesuai jadwal.
20) Untuk data dosen tidak tetap yang diperlukan adalah NUPN (Nomor Urut Pengajar
Nasional). Surat permohonan ke jurusan tentang NUPN akan dikirimkan dengan
harapan awal Februari sudah bisa diunggah. Harus diingat bahwa dosen tidak tetap
bukan instruktur.
21) Inventarisasi Pengumpulan data PDPT:
a) JKP........ sudah (belum lengkap)
b) JKB........belum
c) JKL........sedang proses
d) JGZ........belum selesai (akan menyusul dalam waktu dekat)
e) JKG.......sudah (belum lengkap)
f) JAK.......belum selesai (akan menyusul dalam waktu dekat)

3. Pengiriman hasil diskusi kelompok persiapan akreditasi BAN-PT


Hasil diskusi kelompok persiapan akreditasi BAN-PT pada tanggal 3-5 Desember 2013
dilakukan pada tanggal 24 Februari 2014 kepada Pudir II dan III, Ka Sub Bagian ADAK
dan ADUM, Ka Unit Koordinator Urusan serta seluruh Ketua Jurusan di lingkungan
Poltekkes Denpasar.
6

4. Penyampaian SK TPM dan Tim Audit Mutu Internal


SK TPM (Tim Penjaminan Mutu) dan Tim Audit Mutu Internal didistribusikan
pada tanggal 7 April 2014 kepada Direktur, seluruh Ketua Jurusan, seluruh anggota TPM
dan TIM Audit Internal Poltekkes Denpasar dengan periode sebagai berikut :
a. Keputusan Direktur Poltekkes Denpasar Nomor: DL.02.02/P.01/0709/2014, tentang
Tim Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar tahun 2014 periode 1 Januari sampai dengan
31 Desember 2014
b. Keputusan Direktur Poltekkes Denpasar No: DL.02.02/P.01?0897/2014 tentang Tim
Audit Intenal Poltekkes Denpasar, periode 3 Pebruari sampai dengan 31 Desember
2014

5. Pengisian dan Upload data PDPT


Pengisian

data

PDPT

dilakukan

oleh

masing-masing

Prodi,

kemudian

dikirimkankan secara online dalam bentuk softcopy (format xls) kepada Tim PDPT di
Direktorat meliputi kurikulum, data kemahasiswaan, data dosen pengajar dan data lulusan.
Selanjutnya data diverifikasi oleh Tim PDPT Direktorat dengan menggunakan program
Layar biru yang diberikan oleh Bagian Forlap DIKTI Kemendiknas.
Usai data dinyatakan valid, maka data disiapkan untuk di upload ke situs forlap
PDPT milik DIKTI. Pengisian dan upload data PDPT TA 2012-1, 2012-2, 2013-1
dilaksanakan pada tanggal 10-11 April 2014, dengan cara langsung mentransfer data
melalui LAN (Local Area Network) ke server milik DIKTI di Jakarta. Dari Tim PDPT
yang ditugaskan untuk upload data adalah Ka UPM (M. Choirul Hadi, SKM, M.Kes) dan
Ka Unit Komputer (Tri Aditya Permana, S.Kom).

6. Pengiriman surat permohonan akreditasi ke BAN-PT


Surat permohonan akreditasi ke Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
(BAN-PT) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dilaksanakan pada tanggal 21 April
2014. Permohonan yang diajukan adalah untuk mengakreditasi Institusi Poltekkes
Kemenkes Denpasar Yang terdiri dari 6 Jurusan dengan 10 Program studi yaitu 6 Prodi DIII dan 4 Prodi D-IV dengan ijin penyelenggaraan/ akreditasi yang diperoleh sebelumnya
sebagai berikut :

NO

PRODI

KODE

AKREDITASI

KETERANGAN

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat

PRODI
1

D-III Keperawatan

14401

Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan


Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01797/2010 tanggal 19 Agustus 2010
2

D-IV Keperawatan

14301

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01100/2011 tanggal 20 Juni 2011

D-III Kebidanan

15401

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01798/2010 tanggal 19 Agustus 2010

D-IV Kebidanan

15301

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01102/2011 tanggal 20 Juni 2011

D-III Kesehatan/

12402

Keperawatan Gigi

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III
/3/02602/2010 tanggal 23 Desember 2010

D-III Gizi

13411

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/02601/2010 tanggal 23 Desember 2010

D-IV Gizi

13311

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01104/2011 tanggal 20 Juni 2011

D-III Kesehatan

13451

Lingkungan

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01800/2010 tanggal 19 Agustus 2010

D-IV Kesehatan

13351

Lingkungan

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat


Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan
Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01106/2011 tanggal 20 Juni 2011

10

D-III Analis

13453

Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat

Kesehatan

Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan


Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/
3/01108/2011 tanggal 20 Juni 2011

7. Pengiriman data SPMI


Data SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) dikirim pada bulan Mei-Juni 2014
secara online oleh masing-masing Prodi/ Jurusan di lingkungan Poltekkes Denpasar
langsung ke Pusat Pendidikan dan latihan Tenaga kesehatan (Pusdiklaty Nakes) Badan
PPSDM Kesehatan di Jakarta.

8. Inventarisasi SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat oleh Unit/Urusan/Jurusan di
lingkungan Poltekkes Denpasar dilakukan selama kurun waktu 2013 diinventarisir oleh
UPM pada tanggal 09 Mei 2014. Inventarisasi data SOP yang efektif diberlakukan di
lingkungan Poltekkes Denpasar terhitung tanggal 12 Nopember 2013 sebagai berikut :
NO
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

INSTITUSI/JURUSAN
Direktorat Poltekkes Denpasar:
a. Unit Penelitian dan Pengabmas
b. Unit Penjamin Mutu
c. Unit Komputer
d. Unit Lab dan Bengkel Kerja
e. Urusan Perencanaan dan Informasi
f. Unit Pemeliharaan dan Perbaikan
g. Pengadaan Barang dan Jasa
h. Urusan Umum
i. Urusan Kepegawaian
j. Urusan Keuangan
k. Urusan Kemahasiswaan
l. Unit Perpustakaan
m. Unit Asrama
n. Unit Promosi dan Kerjasama
o. Urusan Akademik
Jurusan Keperawatan
Jurusan Kebidanan
Jurusan Keperawatan gigi
Jurusan Kesehatan Lingkungan
Jurusan Gizi
Jurusan Analis Kesehatan

JUMLAH SOP
14
8
2
4
5
1
4
10
20
19
37
23
3
5
14
64
22
77
24
159
11

9.

Evaluasi persiapan akreditasi Berbagai kegiatan yang telah dilaksanakan

selama beberapa waktu dilakukan evaluasi untuk mengukur kesiapan Poltekkes Denpasar
dilaksanakan pada 22 April 2014 yang terdiri dari 3 kegiatan:
a. Sosialisasi pengisian borang BAN-PT
Ketua Jurusan Gizi yang mengikuti Workshop pengisian Borang BAN-PT/LAMPT Kes di Makasar pada taanggal 2-4 April 2014 ditugaskan untuk yang menyampaikan
tentang:
1) Surat Edaran Dirjen DIKTI No: 194/E.E3/AK/2014 tentang Ijin Penyelenggaraan
dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) yang mengharuskan semua prodi
untuk mendaftarkan diri agar diakreditasi BAN-PT sebelum 10 Agustus 2014
2) Tahapan Akreditasi
3) Info Penilai akreditasi : selama LAM-PT Kes belum terbentuk, akreditasi dilakukan
oleh BAN-PT
4) Pengalaman Poltekkes Semarang tentang kiat-kiat yang dijalani dalam pengisian
standar 1-7 dan saat visitasi Assesor BAN-PT
5) Mengingatkan agar semua Prodi di Poltekkes Denpasar agar menyiapkan secara
intensif pengisian Borang BAN-PT dan melengkapi dengan bukti fisik serta
mendokumentasikannya.
b. Pemaparan hasil evaluasi
Hasil evaluasi kondisi masing-masing Jurusan dan Direktorat tentang
permasalahan yang masih dihadapi pasca audit yang disampaikan oleh Ka UPM
mendiskusikan

tentang

penyamaan

persepsi

tentang

penyelesaian

berbagai

permasalahan yang ditemui dalam audit mutu internal, di antaranya:


1) Perlu adanya instruksi dari Direktorat tentang tata cara pengelolaan data yang
berkaitan dengan pemenuhan borang BAN-PT, misalnya teknis sosialisasi visi misi,
dan penyelenggaraan uji publik pada visi misi Prodi maupun Direktorat.
2) Penyampaian informasi tentang langkah kerjasama (MoU) dengan berbagai pihak,
dan memberi kesempatan untuk membuka pintu kerjasama dengan pihak luar, baik
dalam skala lokal, regional, nasional, bahkan internasional.
3) Dalam menyusun MoU perlu dituliskan secara spesifik tentang obyek kerjasama,
Jurusan/ Prodi yang akan melaksanakan kerjasama, serta pemenuhan hak dan
kewajiban dalam pelaksanaan MoU.
10

4) Kualitas sinyal internet di Jurusan masih belum bagus, karena sering mati atau
hilang sinyalnya.
c. Tindak lanjut hasil evaluasi
1) Persiapan audit internal dengan mengadakan Rapat pada tanggal 18 Maret 2014 dengan
agenda :
a) Persiapan instrumen audit internal
Instrumen berdasarkan standar yang ada di borang 3A dan 3B. Untuk memudahkan
audit dibuatkan check list pertanyaan berdasarkan standar tersebut. Tim Penjaminan
Mutu yang terdiri dari 8 orang yaitu Ketua dan Sekretaris serta 6 TPM jurusan
bertugas melengkapi check list tersebut, dengan pembagian tugas sebagai berikut :
(1) Standar 1 : M. Choirul Hadi
(2) Standar 2 : Yenny Moviana
(3) Standar 3: Sagung Agung Putri
(4) Standar 4 : Endang SP. Rahayu
(5) Standar 5 : Cok Dewi dan Putu Erawati
(6) Standar 6 : I.A. Eka Padmiari
(7) Standar 7 : Made Bulda Mahayana
Kelengkapan dan perbanyakan form disiapkan oleh Sekretaris TPM, dan selanjutnya
dilakukan pertemuan seluruh auditor sebelum pelaksanaan audit .
a. Rencana kerja audit internal sebagai berikut :
No
1,

HARI/ TGL

Senin, 21 April 2014

TEMPAT
JGz

MATERI
AUDIT

M Choirul Hadi, SKM, M.Kes *)

Standar 4

VM Endang Sri PR, S.Kp, M.Pd

Standar 2
Standar 3
Standar 6
Standar 6

2.

HARI/ TGL

Senin, 21 April 2014

TEMPAT
JKB

Tim A

Standar 1
Standar 5

No

AUDITOR

Standar 7

MATERI
AUDIT

Cok Dewi Widhya HS, SKM, Msi


Ni Ketut Ratmini, S.SiT, Mkes
I Wayan Jana, SKM, Msi

dr. I G A Dewi Sarihati, M.Biomed

Negah Runiari, SKp, Mkep, SpMat

Ns I Wayan Suardana, Skep, Mkep

AUDITOR
TIM B

Standar 1

AA Gde Raka Kayanaya, M.Kes

Standar 2

Yenny Moviana, MND

Standar 7

I Md Bulda Mahayana, MSi *)

11

Standar 3
Standar 6

drg. Sagung Agung Putri D, Mkes


I Nyoman Gejir, S.SiT, Mkes

Standar 6

I Nyoman Mastra, SKM, SPd, Msi

Standar 5
Standar 4

3.

Jumat, 25 April 2014

JKL

Standar 5

VM Endang Sri PR, S.Kp, M.Pd*)

Standar 2
Standar 6
Standar 7

Standar 6
Standar 6
Standar 7

Standar 6

TEMPAT

Yenny Moviana, MND

Ns I Nyoman Ribek, SKep, MPd

Ida Ayu Eka Padmiari, SKM, M..Kes


drg. Ratih Larasati, M.Kes

Ni Komang Wiardani, SST, M.Kes


I Nyoman Gejir, S.SiT, M.Kes

drg. Sagung Agung Putri D, M.Kes *)


Tim A

AA Nanak Antarini, SST, MP

Standar 6

HARI/ TGL

TIM B

Standar 3
Standar 5

No

Ns I Wayan Suardana, Skep, Mkep

AA Gde Raka Kayanaya, M.Kes

Standar 4

JKG

Nengah Runiari, SKp, Mkep, SpMat

Standar 1
Standar 2

Senin, 28 April 2014

Ni Ketut Ratmini, S.SiT, Mkes

Ni Nyoman Suindri, S.SiT, M.Keb

Standar 5

6.

Ni Ketut Somoyani, SST, Mbiomed

Standar 3
Standar 5

JKP

AA Nanak Antarini, SST, MP

AA Gde Raka Kayanaya, SST, M.Kes

Standar 4

Senin, 28 April 2014

NLP Sri Erawati, SSiT, MPH

Standar 1
Standar 2

5.

Tim A

Standar 4
Standar 5

JAK

drg. Ratih Larasati, Mkes

M Choirul Hadi, SKM, Mkes

Standar 3

Jumat, 25 April 2014

Ns I Nyoman Ribek, SKep, MPd

Standar 1
Standar 6

4.

I Ketut Aryana, BE, SST, Msi

Standar 7
Standar 1
Standar 2

MATERI
AUDIT

M Choirul Hadi, SKM, MKes


NLP Sri Erawati, SSiT, MPH

Cok Dewi Widhya HS, SKM, Msi *)


I Wayan Jana, SKM, Msi

dr. I G A Dewi Sarihati, M.Biomed

Ns I Wayan Suardana, Skep, Mkep


TIM B

AA Gde Raka Kayanaya, M.Kes


Yenny Moviana, MND *)

AUDITOR

Standar 3

Ni Nyoman Suindri, S.SiT, Mkeb

Standar 5

Ni Ketut Somoyani, SST, Mbiomed

Standar 4
Standar 6
Standar 7

Ida Ayu Eka Padmiari, SKM, Mkes


Ni Komang Wiardani, SST, Mkes
I Md Bulda Mahayana, SKM, Msi

12

Standar 5

I Ketut Aryana, BE, SST, Msi

Standar 5

drg. Ratih Larasati, Mkes

Standar 6
7.

Selasa, 29 April 2014

Direktorat

I Nyoman Mastra, SKM, SPd, Msi


TIM A & B

Standar 1

I Md Bulda Mahayana, SKM, Msi

Standar 3

drg. Sagung Agung Putri, M.Kes

Standar 2
Standar 4
Standar 5
Standar 6
Standar 7
Standar 1
Standar 2
Standar 3
Standar 4
Standar 5
Standar 6
Standar 7
Standar 1
Standar 2

Standar 5
Standar 6

IA Eka Padmiari, SKM, MKes *)


VM Endang Sri PR, SKp, MPd

Cok Dewi Widhya HS, SKM, Msi


AA Nanak Antarini, SST, MP
NLP Sri Erawati, SSiT, MPH

dr. I G A Dewi Sarihati, M.Biomed


Ni Ketut Ratmini, S.SiT, Mkes

Ni Nyoman Suindri, S.SiT, Mkeb


I Wayan Jana, SKM, Msi

Ni Ketut Somoyani, SSiT, M.Biomed


Negah Runiari, SKp, Mkep, SpMat
Ni Komang Wiardani, SST, Mkes
Ns I Nyoman Ribek, SKep, MPd

I Nyoman Mastra, SKM, SPd, Msi


I Ketut Aryana, BE, SST, Msi
I Nyoman Gejir, S.SiT, Mkes

b. Penetapan Tim Auditor Mutu Internal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Di saat menjadi auditee tidak bertugas menjadi auditor
2) Satu hari dilaksanakan 1 atau 2 kegiatan audit
3) Tim auditor dibagi menjadi 2 tim
2) Pengumpulan form checklist audit mutu internal dilaksanakan pada tanggal 3 April
2014 dengan agenda sebagai berikut:
a. Penyamaan persepsi form check list unt 7 standar di borang BAN-PT
b. Persiapan rapat dgn seluruh auditor internal
Hasil :
(1) Kegiatan audit internal ini untuk melihat kesiapan Poltekkes Denpasar
menghadapi akreditasi BAN-PT 2015. Untuk itu formulir yang digunakan agar
dapat mengukur seberapa besar kesiapan masing-masing Jurusan dan
Direktorat. Hasil audit internal semester ini diharapkan dapat memunculkan
nilai yang didapat sesuai pedoman di buku 6 Borang BAN-PT. Selain itu agar

13

perbaikan berkelanjutan berjalan, formulir yang digunakan juga dapat


menemukan akar masalah dari temuan yang ada di Jurusan dan Direktorat.
(2) Karena rangkaian kegiatan wisuda dilaksanakan pada 23-24 April 2014,
sehingga jadwal audit 23 April 2014 untuk Jurusan Keperawatan dan Jurusan
Keperawatan Gigi diundur menjadi 28 April 2014.
(3) Hasil diskusi menyepakati untuk kelengkapan form audit yang harus disiapkan:
a) Form 1 Kelengkapan dokumen audit dan form 2 Check list audit untuk 7
standar dilaksanakan oleh TPM sesuai tugas yang ditetapkan pada rapat 18
Maret 2014.
b) Pada form 2 kolom pertanyaan boleh menggunakan kalimat pertanyaan
atau pernyataan
c) Form 3 Ringkasan temuan dan form 4 Deskripsi temuan disiapkan oleh
sekretaris.
d) Form rekapitulasi penilaian sesuai borang BAN-PT disiapkan oleh
sekretaris
(4) Sudah terkumpul form 1 dan atau form 2 untuk standar 1, 2, 4, 5, dan 6, dan
yang belum standar 3 dan 7.
(5) Semua standar dibuatkan form 1 dan 2 nya.
3) Penyamaan persepsi penilaian dan penggunaan instrumen yang dilaksanakan tanggal
11 April 2014 dengan agenda sebagai berikut :
a. Pembagian kelompok auditor
b. Pengiriman jadwal
Hasil :
(1) Jadwal audit internal telah disampaikan kemasing-masing jurusan
(2) Akan dilakukan monitoring terhadap hasil audit internal dan hasil evaluasi dari
masing-masing Jurusan dan Direktorat
(3) Akan diadakan pertemuan dengan pimpinan untuk membahas permasalahan
yang ditemukan pada audit yang lalu terutama masalah dana yang akan dihadiri
oleh Pudir, Ka.Sub Bag , Kajur, TPM, Unit dan Urusan
(4) Menetapkan pengumpulan inventaris permasalahan audit dan evaluasi diri
Rabu, 16 April 2014
(5) Hasil workshop pengisian borang BAN-PT 3A dan Evaluasi Diri di Makassar
yang diikuti oleh Kajur Gizi akan disosialisasikan.
14

(6) Pada saat audit, auditor jurusan yang mendapat jadwal audit tidak bertugas
sebagai auditor tetapi sebagai auditee
(7) Jurusan akan membahas

form 1 dan 2 semua standar untuk borang 3A,

Direktorat akan membahas form 1 dan 2 semua standar untuk borang 3B


4) Penjadwalan ulang rencana audit internal dilaksanakan pada tanggal 4 Juni 2014
dengan agenda sebagai berikut:
a) Penyampaian hasil kajian check list penilaian
Pembahasan cheklist borang penilaian dilakukan secara berkelompok :
No
1

PENANGGUNG JAWAB
M.Choirul Hadi

SPMI
Standar Identitas

Yenny Moviana

Standar Isi dan


Standar Pengelola

Sagung Dwiastuti

Standar
Kompetensi dan
Lulusan
V.M.Endang S.P.Rahayu
Standar dosen dan
tenaga
kependidikan
Cok Dewi Widya HS dan Standar Proses
Putu Erawati
Pembelajaran dan
Standar Penilaian
Pendidikan
I.A.Eka Padmiari
Standar
Prasaranadan
sarana,standar
pembiayaan

BAN-PT
Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran
serta strategi pencapaian
1. Tata pamong, kepemimpinan
2. Sistem pengelolaan dan
penjamin mutu
Kemahasiswaan dan lulusan

Sumber daya manusia

Kurikulum, pembelajaran dan


suasana akademik

Pembiayaan, prasarana, sarana,


dan sistem informasi
pembiayaan

b) Persiapan rapat dengan seluruh auditor internal direncanakan rabu tanggal 18


Juni 2014 jam 09.00 s/d 15.00 Wita
5) Sosialisasi rencana audit internal (tim audit internal) dan pembahasan borang
penilaian dilaksanakan pada tanggal 18 Juni 2014 dengan hasil sebagai berikut :
a. Acara rapat auditor bersamaan dengan acara pembukaan workshop kurikulum
di Jurusan Kepeawatan, sehingga pembukaan rapat diundur menjadi jam 10.00
wita
b. Peserta mempelajarai borang penilaian audit yang sebelumnya sudah dikonsep
oleh TPM, sambil menunggu waktu
c. Arahan Direktur berdasarkan pertemuan dengan Badan PPSDM dengan
Direktur Poltekkes diseluruh Indonesia, diantaranya mengenai penanda
15

tanganan komitmen para Direktur Poltekkes untuk memberikan perhatian lebih


pada :
1) Leadership
2) Manajemen dosen
3) Manajemen keuangan
4) Manajemen SDM
5) Manajemen simak BMN
6) Target PNBP
7) Proses belajar mengajar
d. Tuntutan untuk pendaftaran sipensimaru secara online harus segera diwujudkan
e. Bila Polekkes ingin menjadi institut, tidak diperbolehkan menghilangkan
pendidikan vokasi yang sudah ada
f. Poltekkes kemenkes akan distrata dan Kajur akan ditunjuk oleh Direktur
g. Direktur harus mengawasi dosen yang tugas belajar atau ijin belajar
h. Mahasiswa tidak diperkenankan membawa Hp pada saat masuk kedalam kelas
saat pelajaran mulai
i. Informasi dari Ka.Badan PPSDM tentang rendahnya angka kelulusan uji
kompetensi beberapa Poltekkes, akibat dari tingkat kesulitan soal yang tidak
rasional, karena:
1) Soal yang diuji belum pernah diajarkan
2) Adanya beberapa dosen Poltekkes yang mengajar di PTS dicurigai
mengajarkan soal-soal uji kompetensi kepada mahasiswa PTS tetapi tidak
menyampaikan kepada mahasiswa Poltekkes
j. Ka Badan PPSDM juga mengingatkan kepada Direktur Poltekkes untuk
mengawasi para dosen yang mengajar di PTS, bila terjadi pelanggaran :
1) Berikan peringatan I
2) Berikan peringatan II
3) Berhentikan tunjangan dosennya
4) Dimutasi ke Poltekkes lain yang kekurangan dosennya
5) Bila Kajur tidak memberikan tindakan maka Kajur yang akan diberikan sanksi
k.

Sosialisasi dengan pemutaran film dari komisi pemberantasan korupsi tentang


komitmen untuk tidak korupsi dan menolak gratifikasi
16

l.

Melakukan kajian terhadap penilaian audit mutu internal dengan membagi tim
auditor menjadi 7 sub kelompok sesuai dengan tugas masing-masing dalam 7
standar BAN-PT yang akan dipakai

m. Mengkaji jadwal pelaksanaan audit 4-8 Agustus 2014 dengan hasil merubah
posisi drg. Ratih Larasati dari auditor menjadi auditi pada saat audit didirektorat
12 Agustus 2014
n.

Mendistribusikan salinan Permendikbud no 49/2014 tentang satndar nasional


pendidikan kepada jurusan melalu sub UPM untuk digandakan dan dijadikan
acuan

6. Persiapan akhir audit internal dilakukan tanggal 10 Juli 1014 dengan hasil :
a.

Jadwal audit akan bergeser berhubungan dengan cuti panjanghari raya Idul Fitri,
menjadi tanggal 5 Agustus 2014, untuk JKP yang rencana akan mulai tanggal 5
agustus diundur menjadi tanggal 13 Agustus setelah audit di Direktorat

b.

Foramat penulisan borang sudah diseragamkan, form yang akan digunakan untuk
audit internal adalah form 1 s/d 4

10. Pelatihan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan


Pelatihan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan diselenggarakan Poltekkes
Depasar bekerjasama dengan Inspektorat Jendral Kementerian Kesehatan pada tanggal
21 24 Juli 2014. Sebagai narasumber adalah Hery Saputra, SKM, M.Kes yang
memberikan materi: 1) Lingkungan pengendalian; 2) Penilaian Risiko; 3) Kegiatan
Pengendalian; 4) Informasi dan Komunikasi; dan 5) Pemantauan.
Ka UPM beserta para kepala unit dan koordinator urusan, beserta para pimpinan
Poltekkes Denpasar (Ketua Jurusan, Ka Sub Bag, dan Pembantu Direktur) mengikuti
kegiatan ini sebagai peserta yang diundang oleh Pudir II.
11. Pendampingan pengisian borang ke Jurusan
Kegiatan pendampingan pengisian Borang III A di Jurusan dilakukan atas inisiatif
UPM dengan mengajak para kepala unit dan koordinator urusan. Pendampingan
dilakukan dengan melakukan kunjungan ke Jurusan untuk memberikan berbagai data
dan informasi yang diperlukan untuk mengisi Borang III A selama 3 hari dengan jadwal
sebagai berikut:

17

No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

JURUSAN/ PRODI
Kebidanan
Kesehatan Lingkungan
Keperawatan
Keperawatan Gigi
Gizi
Analis Kesehatan

HARI/ TANGGAL
Jumat, 18 Juli 2014
Jumat, 18 Juli 2014
Senin, 21 Juli 2014
Senin, 21 Juli 2014
Selasa, 22 Juli 2014
Selasa, 22 Juli 2014

JAM
09.00 11.30 Wita
13.30 15.30 Wita
09.00 12.00 Wita
13.00 15.00 Wita
09.00 12.00 Wita
13.00 15.00 Wita

12. Presentasi hasil pengisian borang


Hasil pengisian borang dipresentasikan pada tanggal 4 Agustus 2014 pada saat
rapat TPM, dan dikoreksi oleh penanggung jawab masing-masing standar dari TPM.
13. Pendaftaran akreditasi BAN-PT ke DIKTI
Pendaftaran akreditasi BAN-PT ke DIKTI pada tanggal 7-8 Agustus 2014 sebagai
berikut :
a. Penugasan dengan Surat Tugas Direktur Poltekkes Denpasar Nomor: KP01.02/
P.02/5468/2014 terhadap Pudir I dan Ka. UPM.
b. Pendaftaran yang dilakukan dengan memperoleh tanda terima pendaftaran.
c. Setelah mendapatkan surat tanda terima pendaftaran selanjutnya dilaporkan ke
Pusdiklatnakes (via Ka Bid Pendidikan bu Yuyun dan Ka Bid Pengendalian Mutu bu
Trini)
14. Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI) dilakukan di 6 Jurusan dan Direktorat Poltekkes
Denpasar dilaksanakan pada tanggal 5 - 22 Agustus 2014 berjalan sesuai rencana dengan
temuan berbagai permasalahan yang di masing-masing standar dari masing-masing
Jurusan, selanjutnya akan dilakukan perbaikan yang didampingi oleh masing-masing
auditor, dengan rekapan jadwal perbaikan per standar masing-masing jurusan sebagai
berikut:

18

KEGIATAN PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL DI LINGKUNGAN POLTEKKES DENPASAR

Standar 1

JKP

JADWAL

JKB

JADWAL

JKL

JADWAL

JGZ

JADWAL

M. Choirul H

07-Sep

Nym Ribek

form 4 tdk

M. Choirul H

Sept

M. Choirul H

12-Sep

Nym Ribek

25-Agust

IGA Dewi S

mg ke2

JKG

JADWAL

JAK

JADWAL

DIREKTORAT

Nym Ribek

30-Agust

M. Choirul H

`-

Nym Ribek

Nym Ribek

30-Sep

IGA Dewi S

Yenny M

20-Sep

Ngh Runiari

ada

Nym Ribek

Agust
Standar 2

Yenny M

mg ke2

Nym Gejir

Sept

tgl

Yenny M

01-Sep

Yenny M

kosong

mg ke2

Ngh Runiari

07-Sep

Sept
mg ke3

01-Okt

Sept

Standar 3

Nym Gejir

Okt

Sagung A

22-Agust

Putri

Ngh Runiari

Sagung A

Jum'at

12-Sep

Sagung A Putri

Putri
12-Sep

20-Sep

30-Okt

Ngh Runiari

20-Agust

Mar-15

Nym Gejir

Sagung A

Akh Agust

mg ke3

Sagung A

Sept

Putri

Wyn Jana

Putri
Nov

mg ke3

Wyn Jana

Agust
Akh Sept
Akh Okt

Kt Somoyani

14-Sep

Wyn Jana

Akh Sept

Kt Somoyani

mgg ke2

Kt Somoyani

Okt

Kt Somoyani

3 bln

akh Sept

Wyn Jana

Nov

mg ke3

(26 Agust)
15-Sep

Awal Okt

Des

Sept
akh Sept
Standar 4

VM Endang

VM Endang

29-Agust

VM Endang

01-Sep

Nop
VM Endang

2015

VM Endang

tdk isi

VM Endang

tdk isi

VM Endang

Nov

19

Km Wiardani

mg ke2

Km

Sept

Wiardani

Nov

Km Wiardani

Nym Suindri

05-Sep

Nym Suindri

Nym Suindri

tdk isi

Km Wiardani

Standar 5

Cok Dewi

mg ke2

Cok Dewi

Sept

mg ke4

Cok Dewi

Okt

Cok Dewi

awal sem gj

Cok Dewi

Agust
Kt Ratmini

30-Agust

Nym Suindri
Km Wiardani

mg ke2

Cok Dewi

Cok Dewi

Erawati

Erawati

Sept
Erawati

30-Sep

Sept

TA 2015

Okt

Okt

Ratih L

TA 2015
Erawati

TA 2015

Sept
Akh 2014

Erawati
Kt Ratmini

awl Sept

Ratih L

blm ada tgl

TAk

Kt Ratmini

2014/15

sem ganjil

Ratih L

14/15
Kt Ratmini

Standar 6

IA Eka P

IA Eka P

akh Agust

Nym

akh Agust

IA Eka P

Sept

Erawati

Okt

31-Agust

IA Eka P

IA Eka P

30 Nov

Nym Mastra

Sept

Kt Aryana

IA Eka P
Sept

Nym Mastra

2015

Kt Aryana

Mastra
Kt Aryana

Okt

Des

kosong

Standar 7

Md Bulda

01-Sep

Md Bulda

30 Aguts

Md Bulda

Form 4

Wyn Suardana

tdk lkp
Nanak A

30-Agust

2014

Md Bulda

25-Agust

Wyn

12-Agust

Md Bulda

30-Agust

Md Bulda
Nanak A

Md Bulda
01-Sep

Nanak A

Suardana
19-Agust
Des

20

15. Pengajuan permohonan pendampingan ke Ka Pusdiklatnakes


Permohonan pendampingan pengisian borang BAN-PT ke Ka Pusdiklatnakes
Badan PPSDM Kesehatan pada tanggal 18 Agustus 2014, permohonan diajukan agar
bias dibantu satu orang pendamping yang berkompeten di bidangnya.

16. Kegiatan pendampingan pengisian Borang oleh DIKTI


Kegiatan diawali dengan sosialisasi yang dilaksanakan pada tanggal 25 Agustus
2014, pemberitahuan pengumpulan isian borang dan evaluasi diri untuk kegiatan
pendampingan dengan narasumber DIKTI pada tanggal 8-10 September 2014.
Kegiatan diawali dengan permintaan kepada seluruh Jurusan dilingkungan
Poltekkes Denpasar untuk menyiapkan isian borang dan evaluasi diri, baik hardcopy
maupun softcopy.

Pendampingan dilakukan oleh narasumber Prof. Dr. Bambang

Wiratmadji, MS, MCN, PhD, SpGK dan Ibu Syafdewi, SKp, MKep dari Pusdiklatnakes
(Bidang Pengendalian Mutu BPPSDMK Kemenkes RI), dimana setiap Prodi Jurusan
melakukan presentasi borang kemudian dikoreksi dan diberi masukan oleh narasumber.
Adapun hasil kegiatannya sebagai berikut :
a. Hari Senin tanggal 8 September 2014 : Jumlah peserta sebanyak 60 peserta.
1) Pembukaan oleh Direktur Poltekkes Denpasar
2) Penyampaian materi Sistem Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi dari
Narasumber BAN-PT Prof. Dr. Bambang Wiratmaji, MS, MCN, PhD, SpGK dan
Ibu Syafdewi, SKp, MKep dari Pusdiklatnakes Bidang Pengendalian Mutu
BPPSDMK Kemenkes RI. (materi terlampir).
3) Acara dilanjutkan dengan pembahasan standar 1 sampai dengan standar 3 isian
borang 3A dari Prodi DIII Jurusan Keperawatan oleh narasumber dan tanya
jawab/diskusi

dari

Prodi

/Jurusan/Pimpinan/Ka

Unit/Koord.

Urusan/Tim

Penjaminan Mutu.
b. Hari Selasa tanggal 9 september 2014
1)

Lanjutan pembahasan standar 3 sampai dengan standar 7 isian borang 3A prodi


DIII Jurusan Keperawatan.

2) Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan Evaluasi Diri Jurusan Kebidanan.


3) Kegiatan berikutnya adalah pembahasan isian borang 3B (Direktorat).

21

c. Hari Rabu tanggal 10 September 2014


1) Diskusi dan penyelesaian borang 3A semua prodi DIII di lingkungan Poltekkes
Denpasar dan borang 3B serta Evaluasi Diri.
2) Semua Prodi DIII sudah mengumpulan hard copy (6 Prodi). Borang 3B masih
menunggu data dari masing-masing Ka Unit dan Koord.
3) Selanjutnya semua isian borang akan dikirimkan ke narasumber untuk dikoreksi
lebih lanjut sebelum dikirimkan ke DIKTI sebagai lampiran kelengkapan
pendaftaran akreditasi BAN-PT.

17. Koreksi isian Borang


Koreksi isian Borang dilakukan pada tanggal 24 September 2014. Setelah adanya
pendampingan pengisian borang kemuadian dilakukan koreksi isian borang berdasarkan
masukan dari Prof. Bambang Wiratmaji, dimana hasil dari kegiatan sebagai berikut :
a. Kegiatan dimulai dengan memberikan tugas untuk mengoreksi pada Tim TPM
yaitu Bu Ratmini dan Bu Aryani mengoreksi standar 5, Bu Wilan standar 3, Pak
Ketut Suardana standar 2.
b. Untuk standar 1, SK pendirian jurusan gunakan SK pendirian Poltekkes SK
Menkes Kessos No. 1207/MENKES/SK/2001 tanggal 12 Nopember 2001 tentang
Pembentukan Poltekkes.
c. SK Operasional prodi gunakan SK Alih Bina dari Kemendikbud No. 355/E/2014
tanggal 10 Oktober 2012.
d. Penulisan di isian borang masih belum seragam, yang diminta oleh borang adalah
menggunakan font arial 11.
e. Masih ada ketidaksesuaian data antara isian borang 3A dan 3B, terutama untuk
standar 4, 6 dan 7.
f. Karena masih belum selesai koreksinya sampai sore

maka kegiatan agar

diteruskan kepada petugas TPM teruskan dan dikumpulkan via email UPM paling
lambat Senin 29 September 2014.
g. Setelah semua koreksian per standar terkumpul, UPM akan merekapitulasi
koreksian per standar menjadi per prodi lengkap 7 standar, dan akan mengirimkan
kembali ke jurusan/prodi untuk diperbaiki.
h. Task force kegiatan yang harus dilakukan dalam persiapan akreditasi BAN-PT
Poltekkes Denpasar tahun 2015 (terlampir)
22

18. Koreksi Evaluasi Diri, dan pengumpulan isian borang


Koreksi Evaluasi Diri, Pengumpulan isian borang 3A, 3B yang telah diperbaiki,
pengecekan bukti fisik dan lampiran isian borang dilaksanakan pada tanggal 3 Oktober
2014 dengan hasil sebagai berikut:
a. Ada beberapa permasalahan yang muncul seperti :
1) JKB belum punya renstra D3 dan D4
2) Di standar 6 juga masih ada yang tertinggal tabelnya atau tidak lengkap.
b. Masukan dari Tim perlu dilakukan lagi pertemuan untuk memperbaiki isian borang
sesuai masukan dari tim.
c. Mekanismenya pertemuan perbaikan borang akan dilakukan sebagai berikut :
1) Feed back ke jurusan
2) Perbaikan
3) Ka Prodi presentasi
4) Finalisasi
d. Mekanisme perbaikan Evaluasi Diri :
1) Feed back ke jurusan
2) Perbaikan
3) Ka Prodi presentasi
4) Finalisasi
e. Untuk pendampingan pengisian borang prodi DIV dimulai minggu ke 3 dan ke 4
Januari 2015. Selain itu petugas pengisi borang perlu dibuatkan SK Direktur.
f. Permasalahan penting di standar 2 : struktur organisasi di prodi di ortala tidak ada
g. Masih ada prodi yang belum lengkap bukti fisiknya.

19. Koreksi isian borang, evaluasi diri, dan pengumpulan isian borang
Koreksi isian borang, koreksi evaluasi diri, pengumpulan isian borang 3A, 3B
yang telah diperbaiki, pengecekan bukti fisik sebagai lampiran isian borang dilaksanakan
tgl 10 Oktober 2014 dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
a. File yang dikumpul ada 2 yaitu :isian borang 3A/3B dan evaluasi diri, jangan dibuat
file per bab, tapi dijadikan satu file saja.
b. Cover mengikuti contoh cover Universitas Hang Tuah
c. Untuk Evaluasi Diri, format mengikuti format contoh Universitas Hang Tuah.
23

d. Pengesahan ED, tanggal pengesahan 1 Oktober 2014, di kata pengantar yang tanda
tangan Direktur.
e. Tim penyusun prodi :
1) Penanggung jawab : Kajur
2) Ketua

: Ka Prodi

3) Wakil Ketua

: Ka Sub UPM

4) Sekretaris

: Sekjur

5) Anggota :
a) PJ Standar 1
b) PJ standar 2
c) PJ standar 3
d) PJ standar 4
e) PJ standar 5
f) PJ standar 6
g) PJ standar 7
f. Tim penyusun direktorat :
1) Penanggung jawab : Direktur
2) Ketua

: Pudir I

3) Wakil Ketua

: Ka Sub UPM

4) Sekretaris

: Kasub bag ADAK

5) Anggota :
a) PJ Standar 1 : Pudir II .... BPH senat, Kasub bag Adum, Ur. PI
b) PJ standar 2 : Pudir II .... BPH senat, Kasub bag Adum, Ur. PI
c) PJ standar 3 : Pudir II .... Ur. Kemahasiswaan
d) PJ standar 4 : Pudir II .... Ur. Kepegawaian
e) PJ standar 5 : Pudir II .... Ka Sub Bag Adak, Ur. Akademik
f) PJ standar 6 : Pudir II .... Ka Sub Bag Adum, U. Lab, Ur.Umum, Ur. Keuangan
g) PJ standar 7 : Pudir II .... UPPM + U. Promosi dan kerjasama
g. Inventarisasi ED :
1) JKP.....belum
2) JKB.....sudah, tapi perlu direvisi lagi
3) JKG..... sudah, tapi perlu direvisi lagi
4) JGZ..... sudah
24

5) JKL..... sudah
6) JAK.....belum
h. Presentasi Ka Prodi :
1) JKP...... 20 Oktober 2014
2) JKB...... 21 Oktober 2014
3) JGZ...... 22 Oktober 2014
4) JKG...... 24 Oktober 2014
5) JKL...... 27 Oktober 2014
6) Direktorat....28 Oktober 2014
7) JAK..... 31 Oktober 2014
i. Peserta yang terlibat :
1) Direktur
2) Pudir I, II, III
3) TPM
4) ADUM, ADAK
5) BPH Senat
j. Peserta :
1) Di Direktorat :
a) Direktur dan Pudir I, II, III
b) TPM
c) ADUM, ADAK
d) BPH Senat
e) Ka Unit dan Koord. Urusan
2) Di Jurusan :
a)

Direktur dan Pudir I, II, III

b)

TPM

c)

ADUM, ADAK

d)

BPH Senat

e)

Kajur

f)

Sekjur

g)

Semua dosen dan tenaga kependidikan

25

20. Presentasi isian Borang


Presentasi isian Borang 3A dan 3B pada 20 Oktober sampai dengan 5 November 2014
Adapun jadwal kegiatan sebagai berikut :
NO

PRODI

Jurusan Keperawatan

Jurusan Kebidanan

Jurusan Gizi

Jurusan Keperawatan Gigi

Jurusan Kesehatan Lingkungan

Jurusan analis Kesehatan

Direktorat

TGL
/WAKTU
20 Okt 2014
09.00-selesai
21 Okt 2014
09.00-selesai
22 Okt 2014
09.00-selesai
27 Okt 2014
09.00-selesai
03 Nop 2014
09.00-selesai
04 Nop 2014
09.00-selesai
05 Nop 2014
09.00-selesai

TEMPAT
Jurusan Keperawatan
Jurusan Kebidanan
Jurusan Gizi
Jurusan Keperawatan Gigi
Jurusan Kesehatan Lingkungan
Jurusan analis Kesehatan
Direktorat

a. Kegiatan presentasi isian borang dilakukan dimasing-masing jurusan dan


dipresentasikan oleh Ka Prodi atau Ketua Jurusan masing-masing dan didampingi
oleh masing- masing penanggung jawab standar dari TPM Poltekkes , Direktur, Pudir
Poltekkes Denpasar.
b. Bila terjadi kesalahan dan permasalah yang muncul maka langsung dikoreksi dan
dikasi masukan oleh TIM dari Poltekkes
c. Pelaksanaan kegiatan ini tidak dapat berlangsung sesuai jadwal yang telah ditetapkan
TPM karena ada benturan dengan kegiatan Pengabmas danproses belajar mengajar
maka pelaksaannya menjadi :
1) Untuk Jurusan Keperawatan, Jurusan Kebidanan, Jurusan Gizi ,Jurusan Analis
Kesehatan dan Direktorat tetap sesuai jadwal
2) Jurusan Kepeawatan Gigi jadwal awal tanggal 27 Oktober berubah menjadi
tanggal 3 Nopember 2014, Jurusan Kesehatan Lingkungan jadwal awal tanggal 3
Nopember berubah menjadi tanggal 4 Nopember 2014

21. Menerima kunjungan UPM Poltekkes Riau


Kunjungan UPM Poltekkes Riau Pada tanggal 6 Nopember 2014 yang terdiri dari
Ka UPM Poltekkes Riau beserta 2 orang Staf dan Ka Unit Humas Poltekkes Riau dengan
26

agenda kegiatan yaitu studi banding Unit Penjamin Mutu Poltekkes Kemenkes Riau
dengan Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar. dengan tujuan :
a. Ingin mengetahui lebih jelas tentang audit internal dan tindak lanjut yang telah
dilakukan oleh Poltekkes Denpasar
b. Ingin mengetahui pelaksanaan Akreditasi D4 BAN-PT
c. Ingin mengetahui tentang Dokumentasi, sistem pendokumentasian, dan hasil
pendokumentasian Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar
d. Ingin mengetahui SOP yang telah dimiliki oleh Poltekkes Denpasar
Kegiatan yang dilakukan yaitu :
a. Diskusi :
1) Pada saat audit dari BPKP, Poltekkes Riau diminta harus ada SPI untuk
mencegah ada kebocoran dana walaupun belum BLU, bagaimana dengan
poltekkes Denpasar?..
Poltekkes Denpasar juga belum ada SPI karena belum BLU. Audit Internal
Poltekkes Denpasar sesuai dengan SPMI borang, dan dilaukan 2 kali dalam
setahun, hasil audit dilaporkan untuk mengetahui peningkatan kwalitas dari
jurusan, dan didokumentasi dalam bentuk laporan dari masing-masing kegiatan
2) Standar Operasional Prosedur Poltekkes Denpasar dibuat di Direktorat dan
masing-masing jurusan tergantung kebutuhan dari jurusan tersebut. SOP tersebut
kemudian diinventaris di Jurusan sebagai panduan operasional dan bukti fisik dari
SOP jurusan tersebut dan juga diinventarisasi di UPM Poltekkes Denpasar
b. Setelah diskusi selesai selanjutnya rombongan studi banding melihat dokumen arsip
inventaris Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar, melihat cohtoh SOP, laporan
audit internal yang telah dilakukan oleh Poltekkes Denpasar.

22. Lokakarya finalisasi borang dan evaluasi diri


Lokakarya finalisasi borang dan evaluasi diri Poltekkes Denpasar yang
dilaksanakan pada tanggal 13-15 Nopember 2014 . Kegiatan di hadiri oleh setiap
penganggung jawab standar dari borang di masing-masing jurusanm Ketua jurusan,
Ka.Prodi, TPM Poltekkes, Direktur, Pudir, Ka.Sub.Bag ADAK dan ADUM, Ka.Unit,
Koordinator

Urusan

Poltekkes

Denpasar.

Kegiatan

peserta

ini

merupakan

penyempurnaan pengisian borang yang sudah diperbaiki setelah koreksi TPM pada saat
presentasi di Jurusan masing-masing . Dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
27

a. Hari Pertama
Palaksanaan kegiatan lokakarya dimulai dengan membagi peserta menjadi 7
kelompok sesuai dengan jumlah standar yaitu dari standar 1 sampai dengan standar 7.
Masing-masing kelompok berjumlah 7 orang yaitu 6 orang penanggung jawab standar
dari masing-masing jurusan dan 1 orang dari penanggung jawab standar dari Tim
Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar sebagai konsultannya. Peserta mengisi borang
selain konsultasi dengan Tim Penjamin Mutu yang mendampingi penanggung jawab
standar, juga bisa saling bertukar informasi dengan penangung jawab masing-masing
jurusan sehingga lebih memudahkan dalam penyempurnaan pengisian borang
akreditasinya. Akhir kegiatan hari pertama semua kelompok masih dalam proses
pengisian borang
b.

Hari Kedua
Hari kedua peserta melanjutka pengisian borang dan diprint masing-masing standar
untuk kemudian di periksa oleh penanggung jawab standar dari Tim Penjamin Mutu
Poltekkes. Sampai akhir kegiatan peyelesaian borang sebagai berikut :
1) Standar 1

: Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan

yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
2) Standar 2

: Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan

yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
3) Standar 3

: Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan

yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
4) Standar 4

: Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan

yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
5) Standar 5

: Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan

yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
6) Standar 6

: semua jurusan telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi

oleh TPM
7) Standar 7

: Jurusan Analis Kesehatan, Kesling, JKP, JKB

pengisian sedangkan jurusan yg lain

belum selesai

telah selesai pengisian selanjutnya akan

dikoreksi oleh TPM


c. Hari Ketiga
Kegiatan hari ketiga dimulai dengan pemeriksaan borang akreditasi yang sudah diprint
masing-masing standar dari seluruh jurusan oleh Tim Penjamin Mutu Potekkes, jika
28

ada kesalahan kemudian diberikan masukan oleh TPM untuk kemudian diperbaiki oleh
penanggung jawab standar dari masing-masing jurusan. Jurusan yang borang
akreditasinya sudah selesai diperiksa TPM kemudian diprint dan selanjutnya
mengerjakan Evaluasi dari masing-masing standar . sampai akhir kegiatan , penyelesain
yang sudah dilakukan sebagai berikut :
1) Standar 1

a) Jurusan Analis Kesehatan dan Jurusan Kesehatan Lingkungan masih dalam


Proses Perbaikan sedanfkan Jurusan Yang Lain borang teah selesai dikerjakan
b) Evaluasi Diri dalam proses penyelesaian
2) Standar 2 :
a) Borang akreditasi seluruh jurusan telah selesai dikerjakan
b) Jurusan Gizi telah selesai mengerjakan Evaluasi Diri, sedangkan jurusan yang
lain masih dalam proses penyelesaian
3) Standar 3 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
4) Standar 4 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
5) Standar 5 :
a) Jurusan Kesehatan Lingkungan, Jurusan Keperawatan Gigi dan Jurusan Analis
Kesehatan borang Masih dalam proses penyelesaian
b) Evaluasi Diri seluruh Jurusan masih dalam proses penyelesaian
6) Standar 6 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri seluruh jurusan masih dalam proses penyelesaian
7) Standar 7 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri seluruh jurusan masih dalam proses penyelesaian

23. Penyelesaian borang dan evaluasi diri, dan koreksi kelengkapan bukti fisik
Penyelesaian borang dan evaluasi diri , koreksi kelengkapan bukti fisik borang 3A
dan koreksi umum borang 3A dan 3B dilakukan pada tanggal 19,21, 28 Nopember 2014.
29

Setelah lokarkarya finalisasi borang dan evaluasi diri, maka selanjutnya dilakukan
evaluasi kegiatan . dengan hasil akhir kegiatan sebagai berikut :
a. Semua Jurusan sudah menyerahkan Borang, Evaluasi Diri dan Lampiran A termasuk
Softcopy
b. Softcopy jurusan masih banyak yang belum teratur,
1) masih ada lampiran ijazah yg bolak balik scannya
2) Penomoran borang belum teratur, hendaknya dibuat sesuai dengan nomor dan butir
lampiran permintaan borang
Semua harus segera diperbaiki dan disetor ke UPM
c. Inventarisasi
1) JKP : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
2) JKB : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
3) JGZ : Hard copy sudah terkmpul dan softcopi borang dan ED belum terkumpul
4) JKG: Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
5) JKL : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
6) JAKsampai pagi tadi belum mengumpulkan baik hard maupun Softcopy
Dari hasil koreksi akhir dihimbau agar semua borang dan evaluasi diri segera diperbaiki
baik soft dan hard copy dan segera diserahkan ke UPM untuk digandakan dan dijilid,
sehingga pada tanggal 4 dan 5 Desember 2014borang sudah dapat dikirim BAN-PT
Kemendikbud Jakarta untuk didaftarkan akreditasi

24. Mengajukan permohonan akreditasi ke BAN-PT


Pengajuan permohonan akreditasi ke BAN-PT Kementerian Pendidikan dan kebudayaan
Jakarta pada tanggal 4-5 Desember 2014 dengan surat tugas Nomor: KP.01.02/P.02/
8361/2014. Petugas yang mengajukan permohonan adalah Pudir I, Ka UPM, dan Staf
UPM, dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
a. Hari I, Kamis 3 Desember 2014 :
Melakukan pendaftaran akreditasi BAN-PT di Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, tetapi setelah berkas pendaftaran di cek ternyata ada kekurangan berkas
lembaga ( borang 3 B ) Poltekkes untuk masing-masing Prodi sebanyak 3 rangkap,
dari himbauan petugas penerima pendaftaran (bp. Maman) berkas tersebut nanti boleh
dikirim menyusul, untuk sementara berkas Poltekkes Denpasar dari ke enam Prodi
didaftarkan dulu akreditasi BAN-PT.
30

b. Hari II, Jumat 4 Desember 2014

1) Menyerahkan bukti pendaftaran akreditasi di BAN-PT Jurusan Kerawatan dan


Jurusan Kebidanan Poltekkes Denpasar ke Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan
Tinggi Kesehatan ( LAM-PT Kes ) . untuk Informasi yang diterima dari Bapak
Aditya bahwa bukti pendaftaran tidak usah disetor ke LAM-PT Kes tetapi akan
diminta pada saat dilakukan visitasi. Dan biaya akreditasi untuk masing-masng
Prodi sebesar Rp. 87.000.000,00 (delapan puluh tujuh juta rupiah). Biaya ini akan
digunakan untuk memfasilitasi Prodi sebelum dilakukan visitasi, dimana akan ada
fasilitasi dari LAM-PT Kes selama 1 tahun yang akan dilakukan setiap triwulan.
Kegiatan berupa pendampingan dan bimbingan dalam pengisian borang sampai
Prodi dalam pengisian borangnya benar, tetapi jika Prodi sudah benar dalam
pengisian borangnya dalam triwulan I ada dalam 4 bulan maka akan segera
dilakukan visitasi.
2) Akreditasi di LAM-PT Kes, untuk Jurusan Keperawatan ditangani oleh Bapak
Aditya, sedangkan untuk Jurusan Kebidanan ditangani oleh ibu Liana.

25. Mengirim kekurangan berkas pendaftaran


Kekurangan berkas pendaftaran akreditasi ke BAN-PT Kemendikbud Jakarta
dikirim pada tanggal 10 Desember 2014. Berkas yang dikirim yaitu borang 3B sebanyak
18 buku untuk melengkapi pendaftaran masing-masing jurusan yaitu setiap jurusan
kekurangan 3 borang 3B.

31

BAB III
PERMASALAHAN DAN PENANGANAN

A. PERMASALAHAN
Beberapa permasalahan yang dirasakan mempengaruhi jalannya pelaksanaan
kegiatan Unit Penjaminan Mutu dalam tugasnya menjadi motor penggerak pelaksanaan
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM PT) adalah
1. Berlangsungnya proses transisi kepemimpinan di Poltekkes Denpasar yang
berlangsung cukup panjang mempengaruhi suasana psikologis para Pimpinan dalam
proses pelaksanaan kegiatan SPM PT. Terjadi beberapa kali perubahan jadwal dalam
pelaksanaan suatu kegiatan, karena pejabat yang bersangkutan sedang mengikuti
proses pemilihan Direktur, baik secara langsung maupun tak langsung.
2. Keterlibatan dosen sebagai Tim Penjaminan Mutu dan menjadi pejabat struktural
cukup berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan SPM PT. Tuntutan penyelesaian
suatu borang oleh seorang penanggung jawab terkadang berlangsung bersamaan
waktunya dengan tugas yang harus dikerjakan dalam suatu proses belajar mengajar.
3. Pemahaman para pengisi Borang cukup menghambat, di satu sisi ketersediaan
informasi atau institusi rujukan masih belum efektif dalam memberikan jawaban.

B. PENANGANAN
Penanganan terhadap permasalahan yang muncul adalah selalu dan sering
melakukan koordinasi dengan unit/ urusan terkait yang setingkat, serta melakukan
konsultasi dengan pejabat yang lebih atas.

32

BAB IV
PENUTUP

Unit Penjaminan Mutu dengan Tim berhasil merealisasikan 26 kegiatan dari


semula yang membuat 12 rencana kegiatan. Bertambahnya kegiatan ini karena
melaksanakan beberapa kegiatan yang berkembang karena permintaan dari Jurusan
maupun instruksi dari Pimpinan.
Pelaksanaan kegiatan bisa berjalan baik, sebagai hasil semangat kebersamaan
dalam koordinasi dengan teman sejawat maupun komunikasi dengan semua yang terlibat
dalam pelaksanaan suatu tugas.

33

Anda mungkin juga menyukai