Nama

: Indra Andriawan
Npm : 14322042

Tugas Manajemen Proyek

Struktur Organisasi Proyek Fungsional

DPMGQDMP
PeaCea
Ipnnpnr
C.ae.as
MgLgo
reien
a
krsra
laPtGlPMK
Mneruiae
aimidaonu
kankadt
Msanue
eaggkn
sresa
iarin
nc
e

Organisasi Fungsional
Disebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau
dikelompokkan menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi
fungsional ialah memiliki struktur piramida dengan konsep otoritas dan
hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :
1. Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya
memiliki satu atasan
2. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
3. Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal.

4. Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan

petunjuk pelaksana.
5. Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapatrapat atau membentuk panitia perwakilan.
Keuntungan-keuntungan organisasi fungsional :
1. Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu
atasan.
2. Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu
serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.
3. Konsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.
4. Penggunaan sumber daya yang efisian sebai akibat pekerjaan yang
sejenis dan berulang-ulang.
5. Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan
mutu produk.
Kesulitan yang Dihadapi :

Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur fungsional ditujukan

untuk menangani kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan
diklasifikasi. Kesulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur
fungsional, ialah :

Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing-masing

bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara
menyeluruh.

Makin

besar

organisasi,

makin

panjang

prosedur

pengambilan

keputusan, hal ini memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan

urgensi.

Sulit

mengkoordinasi

dan

mengintegrasikan

pekerjaan

yang

multidisiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi.

Kurangnya jalur komunikasi horizontal.

Tahap Perencanaan dan Desain

Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan
ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan
sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik
dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat
sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek
menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk,
maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini,
dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi
tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan
dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan,
resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication
plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.

Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi)

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap
untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini,
deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas
yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
Dalam sebuah pelaksanan pembangunan konstruksi dibutuhkan pelaksana
proyek agar dapat selesai dengan baik, tugas peleksana proyek adalah:

Memahami gambar desain dan spesifikasi teknis sebagai pedoman

dalam melaksanakan pekerjaan dilapangan.

Bersama dengan bagian enginering menyusun kembali metode

pelaksanaan konstruksi dan jadwal pelaksanaan pekerjaan.

Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan dilapangan

sesuai dengan persyaratan waktu, mutu dan biaya yang telah
ditetapkan.

Membuat program kerja mingguan dan mengadakan pengarahan

kegiatan harian kepada pelaksana pekerjaan.

Mengadakan evaluasi dan membuat laporan hasil pelaksanaan

pekerjaan dilapangan.

Membuat program penyesuaian dan tindakan turun tangan, apabila

terjadi keterlambatan dan penyimpangan pekerjaan di lapangan.

Bersama dengan bagian teknik melakukan pemeriksaan dan

memproses berita acara kemajuan pekerjaan dilapangan.

Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan program kerja mingguan,

metode kerja, gambar kerja dan spesifikasi teknik.

Menyiapkan tenaga kerja sesuai dengan jadwal tenaga kerja dan

mengatur pelaksanaan tenaga dan peralatan proyek.

Mengupayakan efisiensi dan efektifitas pemakaian bahan, tenaga dan

alat di lapangan.

Membuat laporan harian tentang pelaksanaan dan pengukuran hasil

pekerjaan dilapangan.

Mengadakan pemeriksaan dan pengukuran hasil pekerjaan dilapangan.

Membuat laporan harian tentang pelaksanaan pekerjaan, agar selalu

sesuai dengan metode konstruksi dan instruksi kerja yang telah
ditetapkan.

Menerapkan program keselamatan kerja dan kebersihan di lapangan.

Pelaksana proyek perlu mempunyai keahlian dalam bidang bangunan agar

mengertahui bgaimana mengatur jalanya setiap item pekerjaan sehingga
menghasilkan kualitas bangunan bagus dalam waktu yang cepat. pada
proyek skala besar seperti gedung bertingkat tinggi keberadaan pelaksana
dikelompokan lebih rinci lagi sehingga terdapat pelaksana spesialis yang ahli
dalam bidang tertentu diantaranya adalah

Pelaksana besi

Pelaksana Cor Beton

Pelaksana Bekisting

Pelaksana finishing

Prelaksana mekanikal elektrikal

Proses Pengendalian Proyek

Ada setidaknya dua al penting yang perlu dilakukan sebagai bagian dari
proses pengendalian proyek, yakni
1. Otorisasi pekerjaan.
Maksudnya adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen yang lebih
rendah hingga ke tim pekerja untuk melakukan pekerjaan yang menjadi
tanggungjawabnya seperti yang telah ditetapkan dalam rencana, jadwal dan
anggaran. Untuk proyek-proyek besar otorisasi akan melalui tahap-tahap
pengeluaran kontrak (contract release) dimana contract administrator dari
perusahaan menyiapkan dokumen yang menguraikan secara detail
kebutuhan yang diminta dalam kontrak, dan memberikan perintah kepada
tim manajemen proyek untuk mulai bekerja, project release dengan
mengeluarkan dokumen yang berisi pemberian wewenang untuk
mempergunakan dana proyek, dan work order release yakni perintah kerja
yang dilengkapi dengan kartu perintah kerja yang menjelaskan kebutuhankebutuhan yang harus dipenuhi, sumberdaya yang boleh dipakai dan periode
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.. Setiap perintah
kerja dibuatkan rekening biaya. Dokumen otorisasi yang lain seperti perintah
pembelian, permintaan untuk pengujian, dan pemesanan alat juga perlu
dibuat sebelum dilaksanakan.

2. Pengumpulan Data
Dalam rangka pengumpulan data, perkembangan setiap pekerjaan dan biaya
untuk setiap paket pekerjaan secara periodik dilaporkan dan dimasukkan ke
dalam PCAS. Dari PCAS diperoleh rangkuman informasi mengenai biaya
untuk departemen tertentu untuk periode waktu tertentu dan untuk
sekumpulan paket pekerjaan tertentu. Informasi ini penting untuk
pengendalian biaya.
Beberapa masalah yang sering dijumpai dalam pengendalian proyek antara
lain sebagai berikut:

1.

Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor lain.

Misalnya pengendalian hanya menekankan pada waktor biaya
sementara faktor performansi diabaikan.

2.

Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang

memahami arti penting pengendalian

3.
4.
5.
6.

Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat

Para manajer terlibat dalam beberapa proyek yang menyebabkan
terabaikannya salah satu proyek.
Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansi
Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan menganggap
masalah akan selesi dengan sendirinya sejalan dengan berlalunya
waktu.