TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN-------------------------------------------------------------1
2. REQUISITOS PARA REGISTRO NICO DE PROPONENTES RUP- 2
2.1. Quines deben inscribirse en el Registro nico de
Proponentes?-------------------------------------------------------------------------2
2.1.1.
2.1.2.

Personas naturales:---------------------------------------------------------------------------2
Personas jurdicas:----------------------------------------------------------------------------2

2.2. Pasos para llevar a cabo la inscripcin:--------------------------------2

2.2.1.
Formulario del RUP:---------------------------------------------------------------------------2
2.2.2.
Adjuntar la documentacin que acredita la informacin suministrada en el
formulario. Ejemplo:--------------------------------------------------------------------------------------2
2.2.2.1. DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA INSCRIPCIN EN EL RUP DE
PERSONAS JURDICAS NO INSCRITAS EN LA CMARA DE COMERCIO DE MEDELLN
PARA ANTIOQUIA.---------------------------------------------------------------------------------------2
2.2.3.
Cancelar los derechos conforme a las tarifas que establezca el Gobierno
Nacional.-----------------------------------------------------------------------------------------------------4
2.2.4.
Dirigirse a la Cmara de Comercio de su domicilio o realizar todo el
proceso RUP a travs del servicio virtual.---------------------------------------------------------4

3. REQUISITOS PARA LA CONFORMACIN DE COSIEDADES EN

COLOMBIA------------------------------------------------------------------------5
3.1. Documentos de inscripcin------------------------------------------------5
3.2. Identificacin de asociados:-----------------------------------------------5
3.3. Nombre o razn social de la empresa:---------------------------------5
3.4. Objeto social:------------------------------------------------------------------6
3.5. Capital social:-----------------------------------------------------------------6
3.6. Nmero de socios:-----------------------------------------------------------6
3.7. Duracin de la sociedad:---------------------------------------------------6
3.8. Representacin legal:-------------------------------------------------------6
3.9. Juntas directivas:-------------------------------------------------------------7
3.10.

Revisor fiscal:---------------------------------------------------------------7

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1. INTRODUCCIN

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2. REQUISITOS PARA REGISTRO NICO DE PROPONENTES RUP

La Cmara de Comercio de Bogot CCB define el RUP como un registro de
creacin legal que llevan las cmaras de comercio, en el cual deben inscribirse
las personas naturales o jurdicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con
sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades
estatales para la ejecucin de obras, suministro de bienes o prestacin de
servicios, salvo las excepciones taxativamente sealadas en la ley. En este
registro consta la informacin relacionada con la experiencia, capacidad
jurdica, capacidad financiera, capacidad de organizacin y clasificacin del
proponente.
2.1.

Quines deben inscribirse en el Registro nico de Proponentes?

De acuerdo con la Ley 1150 de 2007 todas las personas naturales o

jurdicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en
Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales,
se inscribirn en el Registro nico de Proponentes del Registro nico
Empresarial de la cmara de comercio con jurisdiccin en su domicilio
principal.
2.1.1. Personas naturales:
Comerciantes matriculados en el Registro Mercantil.
No matriculadas o con matrculas canceladas en el Registro
Mercantil.
2.1.2. Personas jurdicas:
Sociedades comerciales.
Sociedades civiles.
Sociedades extranjeras con sucursal en Colombia.
Sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera de
Colombia.
Entidades sin nimo de Lucro (ESALES):
Inscritas y activas en el Registro de las Entidades sin nimo de Lucro
No inscritas en el sistema de registros de la Cmara de Comercio de
Bogot
2.2.

Pasos para llevar a cabo la inscripcin:

2.2.1. Formulario del RUP: Se puede diligenciar virtualmente o adquirirlo en

las diferentes sedes de la Cmara de Comercio (figura 1).
2.2.2. Adjuntar la documentacin que acredita la informacin suministrada
en el formulario. Ejemplo:
2.2.2.1. DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA INSCRIPCIN EN EL RUP DE
PERSONAS JURDICAS NO INSCRITAS EN LA CMARA DE COMERCIO DE
MEDELLN PARA ANTIOQUIA.

Formulario de inscripcin completamente diligenciado y firmado en

original por el representante legal de la persona jurdica.
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Copia del registro nico tributario rut- expedido por la dian.

Certificado de existencia y representacin legal emitido por la
entidad competente, con fecha de expedicin no superior a dos (2)
meses de antelacin a la fecha de solicitud del respectivo trmite en
el Registro nico de Proponentes, el cual deber incluir cuanto menos
los siguientes datos:
Nombre o razn social completa del proponente. Modificaciones de la razn social; tipo, nmero y fecha del
documento de constitucin o creacin; fecha, clase de
documento y entidad que reconoce la personera jurdica;
duracin de la persona jurdica; domicilio de la persona
jurdica, nombre e identificacin del representante legal;
facultades y limitaciones del representante legal, si las
tuviere.

Cuando el certificado de existencia y representacin legal no tenga

todos los datos exigidos en el tem anterior, deber aportarse
adicionalmente copia ntegra y certificada por la autoridad que ejerce
vigilancia y control de los estatutos vigentes de la persona jurdica no
inscrita en la Cmara.
Si la copia de los estatutos no es certificada por la entidad
que ejerce vigilancia y control por no tener la funcin de
certificarlos, el proponente deber acreditar bajo la gravedad
del juramento, que la copia adjunta corresponde fielmente a
los estatutos vigentes de la persona jurdica, allegando
simultneamente el certificado de existencia y
representacin legal, una copia simple de los estatutos y la
certificacin de vigencia de estatutos en referencia, firmada
por el representante legal del proponente.

Solo cuando la duracin de la entidad no se encuentra ni en

el certificado de existencia ni en la copia de los estatutos, el
proponente deber certificar, bajo la gravedad de juramento,
la duracin de la persona jurdica adjuntando la certificacin
sobre la vigencia de los estatutos presentados. La certificacin debe ser firmada por el representante legal.
Certificacin sobre el cumplimiento por parte del proponente, de sus
obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje
cuando a ello haya lugar, suscrito por el revisor scal o en su defecto
por el representante legal. Certificacin cumplimiento parafiscales
artculo 50 de la Ley 789 de 2002.
Certificacin firmada por el representante legal del proponente y
revisor fiscal, o si no est obligado a tenerlo por el contador,
acreditando el tamao de la empresa.
Estados financieros con fecha de corte a 31 de diciembre del ao
inmediatamente anterior a la inscripcin en el RUP, suscritos por el
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contador de la empresa y el representante legal. Se elaborarn en

moneda colombiana. (diligenciado en 0)
Estados financieros bsicos: balance general, estado de resultados,
estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la
situacin financiera y estado de -flujos de efectivo. (diligenciado en 0)
Certificacin de los estados financieros suscrita por el contador que
prepar los estados financieros y el representante legal. (diligenciado
en 0)
Dictamen a los estados financieros certificados, suscrito por el revisor
fiscal o a falta de este, por un contador pblico independiente
(distinto al contador de la empresa).
Notas de los estados financieros preparadas por la administracin de
la persona jurdica. Si el tamao de la empresa corresponde a
microempresa, en cuanto a estados financieros, solo se presentan los
de propsito general: balance general y el estado de resultados,
certificados, dictaminados y con sus notas. Las personas jurdicas con
informacin financiera diferente a la prevista en el Decreto 1510 de
2013 en cuanto los nombre de los rubros contables, deben acreditar
las equivalencias mediante su homologacin certificada por contador
o revisor fiscal si se tiene, indicando el nombre del rubro contable
segn el Decreto 1510 de 2013 y el nombre del rubro contable al cual
equivale en los documentos que soportan la capacidad financiera.
Las personas jurdicas que no tengan suficiente antigedad para
reportar estados financieros de fin de ejercicio (31 de diciembre),
allegarn balance de apertura o estados financieros de corte
trimestral debidamente certificados. Estas fechas de corte deben
diligenciarse en el formulario cuando sea del caso.
Certificacin en la que se acredite la situacin de control o el grupo
empresarial del que hace parte la persona jurdica, en los trminos
del Cdigo de Comercio, suscrito por el representante legal y revisor fiscal si est obligado a tenerlo, o del contador.
Personas que sean matrices o controlantes dentro de una Situacin
de Control o Grupo Empresarial, deben presentar los estados financieros consolidados de todo el grupo o situacin de control
suscritos por el representante legal y el contador que los prepar.
Si la persona jurdica no hace parte de un grupo empresarial o
situacin de control, debe acreditarlo mediante certificacin suscrita
por representante legal y revisor fiscal si se tiene o en su defecto, por
contador.
Copia de la tarjeta profesional de cada contador pblico o auditor que
suscriba documentos y certificaciones para la inscripcin en el RUP.
Impresin del certificado digital original de vigencia y antecedentes
disciplinarios de cada contador pblico o auditor, que suscriba
documentos y certificaciones para la inscripcin en el RUP,
descargado de www.jccconta.gov.co con mximo tres (3) meses de
expedicin por parte de la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores.

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2.2.3. Cancelar los derechos conforme a las tarifas que establezca el

Gobierno Nacional.
2.2.4. Dirigirse a la Cmara de Comercio de su domicilio o realizar todo el
proceso RUP a travs del servicio virtual.

(Figura 1.) Primera pgina del formulario del registro nico empresarial y social
RUES.
3. REQUISITOS PARA LA CONFORMACIN DE COSIEDADES EN
COLOMBIA
Las sociedades se constituyen por escritura pblica o por documento privado.
Deben ceir sus estatutos a las normas propias de cada tipo de sociedad.
Existen varias clases de sociedades comerciales: Limitadas, annimas,
comanditarias simples y por acciones, sociedades por acciones simplificadas, y
las empresas unipersonales.
3.1.
Documentos de inscripcin: Deber contener como mnimo los
siguientes requisitos.

Nombre, documento de identidad y domicilio de cada uno de los

socios constituyentes. En las EU y sociedades constituidas con
base en la Ley 1014 de 2006 debe indicarse adems la direccin
de estos.
Nombre o razn social.
Tipo de sociedad.
Domicilio de la sociedad.
Trmino de duracin (En las SAS y E.U. este puede ser indefinido).
Objeto (En las SAS y E.U el objeto puede ser indeterminado
mientras sea licito).
Representacin Legal.
Nombramientos de administradores (representantes legales).
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Capital dependiendo del tipo societario deber ajustarse a las

normas pertinentes.

3.1.1. Cmo efectuar el registro de la escritura o documento privado y la

matrcula de la sociedad?
Diligenciar el formulario de Registro nico Empresarial y Social
RUES, formulario adicional de registro con otras entidades Cae
(para matriculas en la ciudad de Buga) y el formulario de
preinscripcin del Registro nico Tributario Rut.
Fotocopia de la cedula del Representante legal, recibo de
servicio pblico original y copia del ao en curso de la
direccin donde se va a ejercer el comercio.
Adicionalmente para efectuar la matrcula, deber:
Presentar el original o la copia autenticada pertinente de la
escritura pblica otorgada en la notara correspondiente o el
documento privado, junto con el formulario Registro nico
empresarial y social RUES diligenciado con la informacin
solicitada de manera exacta y real. Evite tachones y
enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las
instrucciones del formulario antes de diligenciarlo).
Cancelar el valor de los derechos de inscripcin por la escritura
pblica y por la matrcula mercantil de la sociedad, los cuales
liquidar el cajero, con base en el capital de la sociedad.
Diligenciar el formulario adicional de registro para fines
tributarios, con el propsito de tramitar el Nmero de
Identificacin Tributaria NIT que asigna la DIAN
La inscripcin de la escritura de constitucin causa,
adicionalmente, un impuesto de registro a favor del
departamento de del Valle del Cauca, en una tarifa del 0,7%
sobre el valor del capital.

3.2.

Identificacin de asociados:

Si son personas naturales deben identificarse con la cdula de

ciudadana.
Si son menores de edad pero mayores de 7 aos, con la tarjeta de
identidad.
Si son menores de 7 aos se identifica con el NUIP y el tutor o
representante del menor con su cdula de ciudadana.
Si es persona jurdica con su respectivo NIT
Si es persona jurdica extranjera con su NIT asignado por la DIAN o
en su defecto con el certificado de su pas donde se acredita su
existencia y representacin.
Si es persona natural extranjera con su cedula de extranjera o su
pasaporte.
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3.3.

Nombre o razn social de la empresa:

3.4.

DE

Hay homonimia cuando los nombres son IDNTICOS.

Para el control de homonimia no debe tenerse en cuenta la
actividad del comerciante o la que ejerce el establecimiento de
comercio.
Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad
como Ltda., S.A., SAS, S en C., no forman parte del nombre.
La sola igualdad fontica o de pronunciacin del nombre, NO es
criterio suficiente para considerar que hay homonimia.
La adicin de nmeros al nombre sirven como diferenciador.
Dos nombres formados por la misma palabra pero en diferente
orden no son idnticos.
Los diminutivos sirven de diferenciadores.
Los plurales son diferenciadores.
Objeto social:

El objeto deber enunciarse en forma clara y completa. Si el objeto es

indeterminado no proceder la inscripcin salvo que se trate de SAS o
EU, donde se permita la indeterminacin del mismo mientras sea lcito.
3.5.

Capital social:

En las sociedades de responsabilidad limitada y en las en comanditas

simples, deber pagarse ntegramente el capital al constituirse la
compaa, as como al realizar cualquier aumento. Si el capital no ha sido
pagado en su totalidad o no se dividi en cuotas, de todas formas la
Cmara debe proceder a la inscripcin, pero deber informarse al
usuario para que d cumplimiento de dicho requisito, so pena de que se
le imponga la sancin establecida en el artculo 355 del Cdigo de
Comercio.
3.6.

Nmero de socios:

Las sociedades limitadas necesitan mnimo dos socios y mximo

veinticinco (25) socios para funcionar. En caso de exceder dicho lmite la
sociedad ser nula pero procede la inscripcin.
Las sociedades annimas no podrn constituirse, ni funcionar con menos
de cinco (5) socios.
Las Empresas Unipersonales se constituyen con una persona natural o
jurdica.
Las SAS se constituyen por una o ms personas naturales o jurdicas.

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Las sociedades en comandita requieren como mnimo dos socios para

funcionar uno con la calidad de Gestor y otro como Comanditario, en
caso contrario no procede la inscripcin.
Las sociedades en comandita por acciones requieren como mnimo cinco
(5) accionistas para funcionar e indispensablemente el socio gestor, si
este falta no procede el registro.
3.7.

Duracin de la sociedad:

Debe sealarse claramente el trmino de duracin de la sociedad, de lo

contrario no procede la inscripcin.
Si se trata de SAS este podr ser indefinido e incluso no indicarse.
En el caso de las E.U. puede ser indefinido.
3.8.

Representacin legal:

Si no se precisan las facultades del representante legal no impide el

registro, excepto en las SAS en las cuales si no se cumple como mnimo
con lo sealado en el artculo 5 de la Ley 1258 la cmara de comercio
debe abstenerse de realizar el registro (art. 6 Ley 1258 de 2010).
Pueden crearse dentro de la constitucin los cargos de quienes han de
reemplazar al Representante Legal, sin embargo, la omisin en el
nombramiento de estos no impide el registro de la constitucin.
Es importante que los nombramientos efectuados correspondan a los
cargos creados en los estatutos, de lo contrario no procede la
inscripcin. Ejemplo: Se cre el cargo de suplente del gerente y nombran
SUBGERENTE.
Con relacin a las sociedades en comandita, estas poseen un rgimen
especial de administracin y representacin legal, el cual recae siempre
en los socios gestores o colectivos quienes la pueden ejercer
directamente o por sus delegados.
Los socios comanditarios NO pueden ejercer funciones de representacin
sino como delegados de los gestores o para negocios determinados.
Si hay nombramientos dentro del documento de constitucin es
importante recordar que se requiere la carta de aceptacin al cargo,
suscrita por el designado, con indicacin de su documento de identidad,
salvo que haya estado presente durante el acto de constitucin, de lo
contario no procede la inscripcin de la constitucin.
3.9.

Juntas directivas:

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Cuando en el documento de constitucin haya designacin de juntas

directivas, se inscribir el nombramiento de la misma como cuerpo
colegiado pero se requiere la aceptacin del cargo de cada uno de los
designados en la misma salvo que hayan suscrito el acto de
constitucin, caso en el cual se entiende su aceptacin. Si faltare la
aceptacin de alguno de ellos se efectuar la inscripcin del cuerpo
colegiado certificando nicamente a aquellos que aceptaron su
designacin. Si no hay ninguna aceptacin, se realizar la inscripcin
parcial de la junta directiva y se realiza la inscripcin del documento de
constitucin.
3.10.

Revisor fiscal:

En el caso de su nombramiento se siguen las mismas reglas que para

cualquier nombramiento, es decir, aceptacin expresa dentro del
documento de constitucin, con indicacin de su documento de
identidad y su tarjeta profesional. En caso contrario carta de aceptacin
suscrita por el mismo. De lo contrario no procede la inscripcin del
nombramiento. Sin embargo, si no se allega carta de aceptacin, esto no
impide el registro de la constitucin, debe elaborarse carta de
inscripcin parcial informando los motivos por los cuales no se registr el
nombramiento de revisor fiscal.

3.11.

Costo de la inscripcin:

Se cobra un derecho de inscripcin por el documento de constitucin.

Se cobra derechos de matrcula por establecimiento de comercio si lo
tiene, se liquida derechos de matrcula por el comerciante persona
jurdica, en los eventos que no cumpla con los presupuestos de pequea
empresa de la Ley 1429 de 2010 o no se haya acogido a sus beneficios.
Se cobra impuesto de registro con cuanta, sobre el capital social y en el
caso de las sociedades por acciones sobre el capital suscrito.

BIBLIOGRAFA

Cmara de comercio de Bogot CCB: http://www.ccbuga.org.co/comoconstituir-y-matricular-una-sociedad.

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Cmara
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comercio
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Medelln:
http://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/GU
%C3%8DA%2042.%20Documentos%20soporte%20para%20la
%20inscripci%C3%B3n%20en%20el%20Registro%20%C3%9Anico%20de
%20Proponentes%20%E2%80%93RUP.pdf.

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