TUGAS

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

Dosen: Eko Ganis S., SE. M.Com,Ph.D.Prof.

OLEH :
DIAN NOVIA ANATAMI
BINAR ARUM NURMAWATI

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTAN & MAGISTER

AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2016

SIKLUS PROSES BISNIS PENDUKUNG: SIKLUS MANAJEMEN

SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN
Pendahuluan
A. Latar Belakang
Dalam proses bisnis suatu perusahaan peran karyawan
merupakan hal yang sangat penting, dimana dari kerja karyawan
tersebut proses bisnis dapat berlajan. Sebab bagaimanapun modal
besar maupun bahan baku tersedia dengan melimpah jika tidak ada
sumber daya manusia yang kompeten untuk mengelola hal
tersebut,

maka

akan

menjadi

sia-

sia.

Sistem

manajemen

sumberdaya manusia atau penggajian merupakan serangkaian

aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yangterkait dengan
pengelolaan karyawan secara efektif. Kegiatan tersebut mencakup:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Seleksi calon karyawan untuk pengangkatan karyawan baru

Pelatihan karyawan baru
Penempatan atau penugasan karyawan
Penggajian, penentuan gaji, dan intensif lainnya
Evaluasi kinerja karyawan
Pemberhentian karyawan
Fungsi penggajian merupakan kegiatan utama dari siklus

penggajian. Sistem penggajian harus dirancang sesuai dengan

kondisi perusahaan dan peraturan pemerintang mengenai sistem
ubah karyawan. Sehingga apabila ada kesalahan dari sistem
penggajian, akibat yang akan diperoleh oleh perusahaan tidak
hanya dari karyawan dengan menurunnya kualitas kerja namun
juga dari pemerintah. Sehingga sangat penting untuk menyusun
sistem penggajian yang efektif.
B. Rumusan Masalah

1. Mengidentifikasi aktivitas bisnis utama dan pemrosesan

informasi dalam manajemen sumber daya manusia dan siklus
penggajian.
2. Mengidentifikasi mjor threat dalam aktivitas penggajian dan
mengevaluasi kecukupan pengendalian internal

PEMBAHASAN
A. Sistem Akuntansi dalam Siklus Sumber Daya Manusia/
Penggajian
Keberadaan pegawai yang memiliki keahlian dan etos kerja
yang baik menjadi kunsi bagi kelangsungan sebuah perusahaan.
Sistem informasi yang dibangun terkait dengan pengelolaan sumber
daya manusia setidaknya mampu membantu manajer dalam
menjawab pertanyaan:
1. Berapa jumlah pegawai untuk mencapai sasaran strategis
2.
3.
4.
5.

perusahaan?
Siapa saja dari pegawai yang memiliki keahlian khusus?
Keahlian mana yang masih langka dan harus ditambah?
Keahlian mana yang sudah berlebih dan harus dikurang?
Apakah pelatihan yang dijalankan saat ini mampu memenuhi

standar keahlian minimal?

6. Apakah kinerja pegawai

secara

umum

membaik

atau

memburuk?
7. Apakah perusahaan menghadapi masalah berupa turnover,
keterlambatan dan pegawai tidak masuk kerja?
Konsep Sistem Penggajian
Pengolahan gaji merupakan suatu prosedur khusus dimana
perusahaan membeli tenaga kerja manusia untuk mengolah bahan
baku dari pada membeli barang jadi untuk dijual kembali. Melihat
dari hakekat sifat dari proses pengajjian memerlukan kebutuhan
khusus dengan alasan sebagai berikut:

1. Sebuah perusahaan secara umum dapat membeli maupun

merancang prosedur pembelian dan pembayaran secara
umum untuk semua persediaan dan vendor. Namun pada
prosedur penggajian sangat berbeda jauh mengenai siklus
tersebut.

Misalnya

prosedur

yang

berbeda

untuk

gaji

karyawan per jam, gaji karyawan per bulan, gaji karyawan

paruh waktu maupun gaji karyawan berdasarkan komisi.
Selain

itu

membutuhkan

pemotongan jagi karyawan

penanganan

khusus

untuk

misalnya untuk pemotongan

pajak orang pribadi hal ini tidak berlaku untuk pemotongan

dari akun penjualan.
2. Kegiatan pengeluaran kas secara umum memiliki pola yang
relatif

stabil

seperti

transaksi

pembelian

maupun

pembayaran. Dengan demikian perusahaan membutuhkan

untuk membeli atau merancang sistem untuk melakukan
proses penggajian yang relatif rumit. Prosedur penggajian
memiliki alur yang berbeda dimana pengeluaran gaji untuk
karyawan tejadi setiap minggu, dua minggu atau setiap bulan.
Mereka pada bagian penggajian memiliki tugas secara berkala
untuk mempersiapkan sejumlah cek untuk gaji sedangkan
pengeluaran rutin untuk proses produksi tetap berlangsung,
sehingga pengaturan pengeluaran kas sangat dibutuhkan.
3. Dalam menulis cek untuk karyawan membutuhkan kontrol
khusus.

Diaman

ketika

menggabungkan

cek

untuk

pembayaran gaji dan cek untuk transaksi perdagangan akan

mendorong timbulnya kecurangan.
Meskipun prosedur penggajian antar perusahaan berbeda,
flow chart berikut menggambarkan secara umum bagaimana alur
penggajian di perusahaan manufaktur:

Alur Pemrosesan Gaji

Departemen
Produksi

Informasi
Waktu Kerja

Perbarui
Catatan

Catatan WP

Informasi waktu
penggajian

Proses Penggajian

Bukukan

Informasi
Rangkuman

Catatan

Departemen
Personalia

Rangkuman
Penggajian
Perbarui
Buku Besar
Umum

Siapkan
Utang

Cek
gaji

Karyawan

Bukukan
Cek gaji

Otorisasi
Transfer
Dana

Catatan
Akuntansi

Bank

Siapkan pengeluaran Kas

Informa
si
Rangku
man

Akun
Pengendali

Bukukan

Akun Dana Gaji

Sistem Penggajian Manual

Pada bagian ini kita akan merinci sistem penggajian secara manual.
Dimulai dengan meriview prosedur manual. Kemudian memeriksa
sistem penggajian yang secara otomatis dan telah dilakukan
beberapa penyesuaian. Pada bagian ini akan menyajikan flow chart
yang menjelaskan prosedur sebelumnya pada sistem penggajian
manual. Tugas- tugas utama sebagai berikut
1. Departemen penggajian melakkukan otorisasi mengenai jam
masuk kerja pada departemen penggajian dengan dua
sumber: departemen produksi dan departemen personalia.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung
gaji dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.

Post

3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan

waktu

yang

digunakan

untuk

setiap

pekerjaan

dan

produksiinformasi ini digunakan untuk menjurnal akun barang

dalam proses (work in process WIP)
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman
penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi
departemen pengeluaran kas untuk menyetorkan satu cek,
sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan
diambil.
5. Proses buku
rangkuman

besar

dari

umum

bagian

merekonsiliasi

akuntansi

biaya,

informaasi
utang

dan

pengeluaran kas. Akun pengendalian diperbaharui untuk

mencerminkan transaksi ini.

Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penngajian adalah:

1. Dokeumen pendukung perubahan gaji
Merupakan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh fungsi
personalia berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat dll.
2. Kartu jam hadir
Merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat
waktu

untuk

mencatat

jam

hadir

tiap

karyawan

di

perusahaan.
3. Kartu jam kerja
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu
yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna
mengerjakan pekerjaan.

4. Daftar gaji dan daftar upah

Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto
tiap karyawan, dikurangi potongan- potongan berupa PPh
pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan
dan sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan upah
Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

Merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan
upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan
daftar gaji dan upah.

7. Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah yang diserahkan kepada tiap karyawan

dalam amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar
Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi pencatat utang kepada fungsi pembayar gaji dan upah
berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Departemen dalam Sistem Penggajian
Departemen Personalia
Departemen

personalia

menyiapkan

dan

menyerahkan

ke

departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia.

Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi
untuk

menerima

cek

pembayaran

dan

digunakan

untuk

menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan

dan klasifikasi pekerjaan.
Departemen Penggajian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data
pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja
dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini
melakukan pekerjaan sebagai berikut:
1. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto,
pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih
2. Memasukkan informasi tersebut ke dalam catatan penggajian
karyawan
3. Menyiapkan slip gaji karyawan
4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan sallinan daftar gaji
ke utang.

5. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan

salinan daftar gaji.
Pendistribusian Cek Gaji
Data dari departemen penggajian menimbulkan potensi kecurangan
yaitu ketika pengiriman kartu waktu karyawan untuk karyawan yang
tidak hadir. Untuk mengecek hal tersebut beberapa perusahaan
menggunakan juru bayar untuk mendistribusikan gaji kepada
karyawan. Bagian ini merupakan bagian yang independen yang
tidak terlibat dalam otorisasi gajimatau persiapan penggajian.
Ketika

karyawan

terbukti

tidak

hadir,

maka

juru

bayar

mengembalikan cek untuk gaji tersebut. Sehingga alasan mengapa

cek yang telah keluar tidak diklaim dapat diselidiki.
Menyiapkan Akun Utang
Staf administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gajidan
menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas berupa
daftar gaji, dikirim kepengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke
departemen buku besar umum.
B. Ancaman

dan

Pengendalian

yang

Diterapkan

dalam

Siklus Sumber Daya Manusia/ Penggajian

Berikut ini merupakan analisis bagi perusahaan akan perlunya
mewaspadai adanya penyimpangan dan bayaha yang terjadi pada
alur pembayaran gaji. Penyimpangan atau bahaya ini dapat terjadi
secara umum, misalnya karena perusahaan tidak memiliki data
induk yang akurat dan dijaga dengan baik, sehingga rentan

mengalami eror dan kesalahan, ataupun karena data induk

disabotase oleh pengguna yang tidak berwenang.
Kontrol Penggajian
Otorisasi transaksi
Sebuah bentuk menghindari kecurangan terhadap penggajian
dengan cara melibatkan mengirimkan kartu waktu bagi karyawan
yang tidak lagi bekerja untuk perusahaan. Untuk mencegah hal ini,
bentuk tindakan personel membantu penggajian menjaga catatan
karyawan

saat

ini.

Dokumen

ini

menjelaskan

penambahan,

penghapusan, dan perubahan lain ke file karyawan dan bertindak

sebagai kontrol otorisasi penting untuk memastikan bahwa hanya
kartu waktu karyawan saat ini dan valid diproses.
Pemisahan tugas
Fungsi waktu-menjaga dan fungsi personil harus dipisahkan.
Fungsi personil memberikan gaji dengan informasi upah untuk
karyawan per jam. Biasanya, sebuah organisasi akan menawarkan
berbagai tingkat upah yang berlaku berdasarkan pengalaman,
klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan prestasi. Jika produksi (waktu
menjaga) departemen memberikan informasi ini, seorang karyawan
mungkin mengirimkan tingkat yang lebih tinggi dan melakukan
kecurangan. Untuk tujuan efisiensi operasional, fungsi penggajian
melakukan

beberapa

tugas.

Beberapa

di

antaranya

adalah

bertentangan dengan tujuan pengendalian internal dasar. Misalnya,

fungsi penggajian memiliki kedua tahanan aset (gaji karyawan) dan
pencatatan tanggung jawab (catatan penggajian pegawai). Ini
dalam sistem pembelian umum menugaskan tanggung jawab AP

dan uang tunai pencairan ke orang yang sama. Memisahkan aspekaspek kunci dari transaksi penggajian antara AP dan pengeluaran
kas fungsi mengembalikan kontrol ke proses. AP ulasan kerja yang
dilakukan

oleh

pembayaran.

penggajian

Pengeluaran

(payroll
kas

register)

kemudian

dan

menulis

menyetujui
cek

untuk

menutup total gaji. Tak satu pun dari gaji karyawan adalah
instrumen sampai cek gaji yang disetorkan ke rekening imprest.
Pengawasan
Kadang-kadang karyawan akan membagi jam dengan pekerja
lain yang terlambat atau tidak hadir. Supervisor harus mengamati
proses

waktu-menjaga

dan

kebenaran

kartu

waktu

dengan

pertemuan yang sebenarnya.

akuntansi Rekaman
Audit trail untuk penggajian termasuk dokumen-dokumen berikut:
1. Kartu waktu, tiket pekerjaan, dan voucher pencairan.
2. Informasi Journal, yang berasal dari ringkasan distribusi
tenaga kerja dan gaji mendaftar.
3. Buku besar Anak, yang berisi catatan karyawan dan berbagai
rekening pengeluaran.
4. Rekening Buku besar: kontrol penggajian, uang tunai, dan
rekening gaji kliring (imprest).
Kontrol akses
Aset terkait dengan sistem penggajian yang tenaga kerja dan
uang tunai. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang
tidak benar ke catatan akuntansi. Seorang individu yang tidak jujur
dapat menggambarkan jumlah jam kerja pada kartu waktu dan
dengan demikian menggelapkan uang tunai. Demikian pula, kontrol

atas akses ke semua jurnal, buku besar,

dan sumber dokumen

dalam sistem penggajian penting, seperti di semua sistem siklus

pengeluaran.
Verifikasi independen
Berikut ini adalah contoh dari kontrol verifikasi independen dalam
sistem penggajian:
1. Verifikasi waktu. Sebelum mengirim kartu waktu untuk
penggajian, supervisor harus memverifikasi akurasi mereka
dan menandatangani.
2. Juru bayar. Penggunaan suatu juru bayar independen untuk
mendistribusikan cek (bukan supervisor normal) membantu
memverifikasi keberadaan karyawan. Supervisor mungkin
pihak

penipuan

penggajian

dengan

berpura-pura

untuk

mendistribusikan gaji kepada karyawan tidak ada.

3. Hutang. Petugas AP memverifikasi keakuratan penggajian
mendaftar

sebelum

membuat

voucher

pencairan

yang

mentransfer dana ke rekening imprest.

4. Buku besar. Departemen buku besar memberikan verifikasi
dari

proses

keseluruhan

oleh

mendamaikan

ringkasan

distribusi tenaga kerja dan voucher gaji pencairan.

Aspek Umum pada Siklus Sumber Daya Manusia/Penggajian

Ancaman
Master data tidak akurat dan
tidak valid

Pengendalian
Data Processing Integrity
Adanya akses yang terbatas
kepada master data
Menelaah setiap perubahan

Tersingkapnya informasi sensitif

Terjadinya kehilangan atau

rusaknya data

Memperkerjakan pegawai yang

tidak sesuai kualifikasi atau
pegawai yang memiliki latar
belakang pelaku kriminalitas

Melakukan pelanggaran atas UU

Ketenagakerjaan

yang terjadi pada master data

Adanya akses yang terbatas
sesuai dengan kewenangan tiap
pengguna
Penggunaan enskripsi
Proses backup dan adanya
prosedur pemulihan pasca
bencana
Merancang prosedur perekrutan
pegawai dengan tepat,
verifikasi latar belakang
pegawai, telusuri kesesuaian
dokumen keahlian, hubungi
referensi pegawai.
Melakukan investigasi atas latar
belakang pegawai yang
ditempatkan pada posisi
berkaitan dengan keuangan
Menyusun dokumentasi
pegawai sejak direkrut, evaluasi
kinerja, dan prosedur
penghentian.
Melakukan pelatihan dalam
pemutakhiran perubahan
peraturan ketenagakerjaan.

Pemutakhiran Master Data

Ancaman
Perubahan master data oleh
pihak yang tidak berwenang

Pemutakhiran master data

secara tidak akurat

Pengendalian
Pemisahan antara bagian
sumber daya manusia dan
bagian yang membayarkan gaji
Adanya akses yang terbatas
sesuai dengan kewenangan tiap
pengguna.
Data Processing Integrity
Menalaah setiap perubahan

yang terjadi pada master data

Validasi Data Kehadiran dan Waktu Kehadiran
Ancaman
Waktu kehadiran dan jumlah
kehadiran tidak akurat

Pengendalian
Otomatisasi pencatatan
kehadiran
Biometrik
Rekonsiliasi hasil absensi dan
kartu waktu
Penelaahan dari supervisor
(penyelia)

Menghitung Gaji
Ancaman
Kesalahan dalam pemrosesan
gaji

Pengendalian
Dat processing Integrity, batch
total, cross footing.
Penelaah oleh supervisor atas
register gaji (perhitungan gaji)
setiap periode pembayaran.
Menerbitkan slip gaji untuk
pegawai.
Menelaah aturan perpajakan
dan aturan potongan lainnya
terkait pegawai sehingga
perhitungan dan pemotongan
gaji dapat dilakukan dengan
tepat.

Pembayaran Gaji
Ancaman
Pencurian atau kecurangan
pendistribusian gaji

Pengendalian
Pembatasan akses pada master
data gaji.
Verifikasi atas kesesuaian
identitas pegawai dan nama di
rekening penerima gaji.

Menggunakan rekening khusus

untuk pendistribusian gaji ke
pegawai yang diisi apabila nilai
gaji yang akan dibayarkan telah
ditetapkan dan diverifikasi.
Verifikasi atas identitas
penerima gaji.
Penelusuran transfer gaji yang
tidak berhasil terkirim.

Potongan atas Gaji (Pajak, dan pengurangan Lainnya)

Ancaman
Tidak melakukan pengurangan
yang diharuskan oleh regulasi

Penyetoran pemotongan gaji

tidak tepat waktu

Potongan gaji tidak akurat

Pengendalian
Melakukan pemutakhiran
formula hitungan gaji agar
sesuai dengan potongan yang
diisyaratkan oleh regulasi.
Melakukan pemutakhiran
formula perhitungan gaji agar
sesuai dengan potongan yang
diisyaratkan oleh regulasi baik
dari sisi jumlah dan waktu
pemotongan serta penyetoran.
Processing Integrity.
Penelaah/reviu oleh supervisor
atas laporan gaji dan potongan
yang diambil dari gaji pegawai.
Reviu oleh pegawai atas slip gaji
yang mereka terima setiap
periode penggajian.

......
KESIMPULAN
Daftar Referensi
Hall, James A.,2011, Accounting Informasi System
Modul IAI Sistem Informasi dan Pengendalian Internal

http://www.seocontoh.com/2014/03/contoh-slip-gaji.html
https://kelompok5siaaccountingumc.wordpress.com/2015/05/11/sist
em-informasi-akuntansi-penggajian-dan-upah/
http://blogakuntansi.blogspot.co.id/2012/12/dokumen-dalam-sikluspenggajian.html