PANDUAN DIGITALISASI

KARYA ILMIAH

Universitas Internasional Batam

Pebruari, 2013

DAFTAR ISI

1.

Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi .............................................................................................................. 2

2.

Langkah Mengkonversi File ke PDF .......................................................................................................... 3

3.

Memberikan Footer .................................................................................................................................... 4

4.

Memberikan Watermark ............................................................................................................................ 5

5.

Standar Penamaan File ............................................................................................................................... 6

a.

Laporan Skripsi / Tugas Akhir ............................................................................................................... 6

b.

Laporan KP ........................................................................................................................................... 7

c.

Laporan Thesis ...................................................................................................................................... 7

6.

Format CD Karya Ilmiah ............................................................................................................................ 8

a.

Format Isi CD ........................................................................................................................................ 8

b.

Mencetak Label CD ............................................................................................................................. 10

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 1

1. Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi

Setiap karya ilmiah mahasiswa (Skripsi, Thesis, Laporan KP) harus dialihkan formatnya menjadi
bentuk digital dengan format pdf. Untuk itu ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk
mengubah format file ke bentuk pdf. Gambar berikut menjelaskan langkah-langkah tersebut.

Softcopy dalam bentuk file

.doc, .docx, .jpg, .bmp, .xls,
xlsx, dan lainnya

Konversi ke dalam
format PDF

UIB Repository2012

Pemberian Watermark

Hardcopy Lembar
Pengesahan, Lembar
Pernyataan Originalitas,
Lembar Penyelia atau lembar
lain yang terdapat tanda
tangan

Pemberian Footer

Scan
(format jpg, bmp)

Konversi ke dalam
format PDF
Penamaan file sesuai
dengan format yang
ditentukan

ALUR DIGITALISASI
KARYA ILMIAH

Burn ke CD/DVD

Gambar 1.

Diagram Alur Digitalisasi Karya Ilmiah

Langkah digitalisasi karya ilmiah adalah sebagai berikut:

1) Dokumen laporan dalam bentuk softcopy seperti laporan per-bab, daftar isi, abstrak, sampul,
dan sebagainya dikonversikan menjadi format PDF menggunakan software Acrobat PDF.
2) Dokumen laporan dalam bentuk hardcopy seperti lembar pengesahan, lembar pernyataan,
kuesioner dan sebagainya terlebih dulu dilakukan scanning kemudian baru dikonversikan
menjadi format PDF.
3) File PDF yang telah jadi kemudian diberikan watermark (file watermark bisa diunduh di
website UIB).
4) Setelah proses watermark selesai kemudian diberikan footer sesuai dengan format yang sudah
ditentukan.

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 2

5) Berikutnya file PDF disimpan dan diberi nama sesuai dengan format penamaan file yang
sudah ditentukan.

2. Langkah Mengkonversi File ke PDF

Untuk mengkonversi file menjadi format PDF dapat diikuti langkahnya sebagai berikut:
1) Jalankan aplikasi Adobe Acrobat 9

2) Pilih File Create PDF From File, kemudian pilih file yang akan dikonversi, selanjutnya
klik Open dan tunggu hingga proses konversi selesai.

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 3

3) Setelah proses konversi telah selesai kemudian pilih File Save, dan beri nama file sesuai
format yang ditentukan, kemudian klik Save

3. Memberikan Footer
Untuk memberikan footer pada dokumen yang telah dikonversi ke PDF, dapat diikuti langkahlangkah berikut:
1) Jalankan aplikasi Adobe Acrobat 9 Pro
2) Pilih File Open, kemudian pilih file PDF yang akan diberikan footer, Klik OK
3) Pilih menu Document Header & Footer Add, sehingga akan muncul form berikut:

4) Ketikkan pada bagian Left Footer Text dengan format : Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit,
dan Copyright. Contoh:
Juhendry, Pengaruh Komitmen Terhadap Kepuasan Kerja Auditor: Motivasi
Sebagai Variabel Intervening, 2007
UIB Repository2012

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 4

5) Klik OK
6) Selesai

Gambar 2.

Hasil Konversi ke PDF

4. Memberikan Watermark
Untuk memberikan watermark pada dokumen yang telah dikonversi ke PDF, dapat diikuti langkahlangkah berikut:
1) Jalankan aplikasi Adobe Acrobat 9 Pro
2) Pilih FileOpen, kemudian pilih file yang akan diberikan watermark dan klik Open.
3) Pilih DocumentWatermakAdd, sehingga akan muncul form berikut:

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 5

4) Pada bagian Source pilih File, kemudian klik tombol Browse dan pilih file
Watermark_A4_Portrait.bmp (atau sesuai ukuran kertas dan orientasi file).
5) Pada bagian Appearance Opacity ubah menjadi 10%
6) Hilangkan centang pada Scale relative to target page
7) Pada Location pilih Appear on top of page
8) Klik OK
9) Selesai

Gambar 3.

Hasil Watermarking

5. Standar Penamaan File

Setiap judul laporan akan terdiri dari minimal 13 buah file yang terdiri dari bagian-bagian yang ada
dalam laporan. Setiap file memiliki standar penamaan tersendiri. Adapun nama bagian dan penamaan
file mengikuti format berikut
a. Laporan Skripsi / Tugas Akhir
No.

2
3
4
5
6
7

Bagian / Bab
Judul Bahasa
Indonesia
Judul Bahasa Inggris
Lembar Pengesahan
Lembar Pernyataan
Abstrak Indonesia
Abstrak Inggris
Kata Pengantar

Daftar isi

Penamaan

Contoh

Ket.

S-NPM-cover_id.pdf

1121013-cover_id.pdf

Wajib

S-NPM-cover_en.pdf
S-NPM-approval_sheet.pdf
S-NPM-statements.pdf
S-NPM-abstract_id.pdf
S-NPM-abstract_en.pdf
S-NPM-preface.pdf
S-PM-table_of
_contents.pdf

1121013-cover_en.pdf
1121013-approval_sheet.pdf
1121013-statements.pdf
1121013-abstract_id.pdf
1121013-abstract_en.pdf
1121013-preface.pdf
1121013table_of_contents.pdf

Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Wajib
Page 6

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

Daftar tabel
Daftar gambar
Daftar notasi
Daftar simbol
Daftar pustaka
Biodata
Bab 1
Bab 2
Bab 3
Bab 4
Kesimpulan
Lampiran
Paper/makalah
Presentasi
Daftar lampiran

S-NPM-tables.pdf
S-NPM-figures.pdf
S-NPM-notations.pdf
S-NPM-symbols.pdf
S-NPM-bibliography.pdf
S-NPM-biography.pdf
S-NPM-chapter1.pdf
S-NPM-chapter2.pdf
S-NPM-chapter3.pdf
S-NPM-chapter4.pdf
S-NPM-conclusion.pdf
S-NPM-enclosure.pdf
S-NPM-paper.pdf
S-NPM-presentasi.pdf
S-NPM-enclosure_list.pdf

1121013-tables.pdf
1121013-figures.pdf
1121013-notations.pdf
1121013-symbols.pdf
1121013-bibliography.pdf
1121013-biography.pdf
1121013-chapter1.pdf
1121013-chapter2.pdf
1121013-chapter3.pdf
1121013-chapter4.pdf
1121013-conclusion.pdf
1121013-enclosure.pdf
1121013-paper.pdf
1121013-presentation.pdf
1121013-enclosure_list.pdf

Wajib
Wajib

Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib

b. Laporan KP
No.

Bagian / Bab
Judul Bahasa
Indonesia
Judul Bahasa Inggris

Lembar Pengesahan

Lembar Persetujuan
Kerja Praktek
Lembar Pernyataan
Plagiat
Kata Pengantar

Daftar isi

8
9
12
13
14
15
16
17
18
19

Daftar tabel
Daftar gambar
Daftar pustaka
Bab 1
Bab 2
Bab 3
Bab 4
Kesimpulan
Lampiran
Daftar lampiran

4
5

Penamaan

Contoh

Ket.

K-NPM-cover_id.pdf

1121013-cover_id.pdf

Wajib

K-NPM-cover_en.pdf
K-NPMapproval_sheet.pdf
K-NPMacknowledgment.pdf
K-NPMplagiarism_sheet.pdf
K-NPM-preface.pdf
K-NPM-table_of
_contents.pdf
K-NPM-tables.pdf
K-NPM-figures.pdf
K-NPM-bibliography.pdf
K-NPM-chapter1.pdf
K-NPM-chapter2.pdf
K-NPM-chapter3.pdf
K-NPM-chapter4.pdf
K-NPM-conclusion.pdf
K-NPM-enclosure.pdf
K-NPM-enclosure_list.pdf

1121013-cover_en.pdf

Wajib

1121013-approval_sheet.pdf

Wajib

1121013acknowledgment.pdf
1121013plagiarism_sheet.pdf
1121013-preface.pdf
1121013table_of_contents.pdf
1121013-tables.pdf
1121013-figures.pdf
1121013-bibliography.pdf
1121013-chapter1.pdf
1121013-chapter2.pdf
1121013-chapter3.pdf
1121013-chapter4.pdf
1121013-conclusion.pdf
1121013-enclosure.pdf
1121013-enclosure_list.pdf

Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib

c. Laporan Thesis
No.
1
2

Bagian / Bab
Judul Bahasa
Indonesia
Judul Bahasa Inggris

Penamaan

Contoh

Ket.

T-NPM-cover_id.pdf

1121013-cover_id.pdf

Wajib

T-NPM-cover_en.pdf

1121013-cover_en.pdf

Wajib

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 7

3
4
5
6
7

Lembar Pengesahan
Lembar Pernyataan
Abstrak Indonesia
Abstrak Inggris
Kata Pengantar

Daftar isi

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

Daftar tabel
Daftar gambar
Daftar notasi
Daftar simbol
Daftar pustaka
Biodata
Bab 1
Bab 2
Bab 3
Bab 4
Kesimpulan
Lampiran
Paper/makalah
Presentasi
Daftar lampiran

T-NPM-approval_sheet.pdf
T-NPM-statements.pdf
T-NPM-abstract_id.pdf
T-NPM-abstract_en.pdf
T-NPM-preface.pdf
T-NPM-table_of
_contents.pdf
T-NPM-tables.pdf
T-NPM-figures.pdf
T-NPM-notations.pdf
T-NPM-symbols.pdf
T-NPM-bibliography.pdf
T-NPM-biography.pdf
T-NPM-chapter1.pdf
T-NPM-chapter2.pdf
T-NPM-chapter3.pdf
T-NPM-chapter4.pdf
T-NPM-conclusion.pdf
T-NPM-enclosure.pdf
T-NPM-paper.pdf
T-NPM-presentasi.pdf
T-NPM-enclosure_list.pdf

1121013-approval_sheet.pdf
1121013-statements.pdf
1121013-abstract_id.pdf
1121013-abstract_en.pdf
1121013-preface.pdf
1121013table_of_contents.pdf
1121013-tables.pdf
1121013-figures.pdf
1121013-notations.pdf
1121013-symbols.pdf
1121013-bibliography.pdf
1121013-biography.pdf
1121013-chapter1.pdf
1121013-chapter2.pdf
1121013-chapter3.pdf
1121013-chapter4.pdf
1121013-conclusion.pdf
1121013-enclosure.pdf
1121013-paper.pdf
1121013-presentation.pdf
1121013-enclosure_list.pdf

Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib

Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib
Wajib

6. Format CD Karya Ilmiah

a. Format Isi CD
Setiap mahasiswa yang telah selesai mengerjakan tugas akhir wajib menyerahkan softcopy karya
ilmiahnya dalam sebuah CD/DVD. Adapun format isi yang harus ada dalam CD/DVD karya ilmiah
tersebut antara lain:
1) File softcopy dari semua bab laporan dalam format .doc atau .docx yang telah diberi nama
sesuai standar yang ditentukan.
2) File softcopy dari semua bab laporan dalam format .pdf yang telah diberi nama, watermark,
dan footer sesuai dengan standar yang telah ditentukan
3) File pendukung seperti file hasil simulasi SPSS, MATLAB, MYOB, Video, rekaman suara,
gambar, foto, dan lainnya sebagai lampiran.
Semua file diatas disimpan dalam satu keping CD dengan hirarki seperti yang ditunjukkan pada
gambar berikut:

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 8

Gambar 4.

Folder isi CD

Gambar 5.

Isi Tiap Folder

Setiap folder berisikan file berikut:

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 9

b. Mencetak Label CD
CD/DVD karya ilmiah mahasiswa harus diberikan label format seperti gambar dibawah ini.

JUDUL KARYA ILMIAH

(Arial, 12pt)

MAHASISWA & NPM

(Arial Rounded MT Bold, 10pt)

PEMBIMBING
(Arial Rounded MT Bold, 10pt)

PRODI, FAKULTAS, UIB, TAHUN

(Arial Rounded MT Bold, 12pt)

Gambar 6.

Format Label CD

Label CD/DVD dapat dicetak menggunakan printer biasa dengan langkah-langkah berikut:
1) Unduh file Label_CD_Skripsi_Thesis_UIB.pdf pada website UIB
2) Buka file tersebut dengan PDF Reader sehingga tampak form seperti berikut

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 10

3) Hapus data pada setiap kolom yang tersedia, kemudian isi data karya ilmiah sesuai format
pada Gambar 4 diatas.
4) Untuk mencetaknya, pilih File Print pada menu utama PDF Reader.
5) Pada kolom Page Handling Berikan centang pada Auto-Rotate and Center, kemudian pilih
Shrink to Printable Area, selanjutnya pilih printer yang digunakan pada kolom Printer
Name, kemudian klik Properties.

6) Pada form yang muncul pilih Paper option Size

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 11

7) Set ukuran kertas menjadi 13cmx13cm dengan mengisikan data berikut:

a. Unit dipilih 0.01cm
b. Paper Width = 1300, Paper Height = 1300
Setelah selesai klik OK.

8) Masukkan kertas Label CD, kemudian mulailah mencetak dengan mengklik OK pada form
Print.

Panduan Digitalisasi Karya Ilmiah Universitas Internasional Batam

Page 12