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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO.

DE DIGITALIZACIN

CAC SANTA MARA MAGDALENA


DEPARTAMENTO DE SISTEMAS E INFORMTICA

MANUAL DE USUARIO

DIGITALIZACIN DE
DOCUMENTOS
PRIMERA ETAPA

Ayacucho- Per, Julio 2013

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
C.A.C. SANTA MARA MAGDALENA

Acceso al Sistema
El acceso al sistema es realizado a travs del navegador web usando la URL
http://192.168.32.105:8080/OpenKM. En esta pantalla de acceso debers ingresar el nombre
de usuario (Login) y la contrasea que ha sido proporcionada por el administrador del
sistema.

Pantalla del Escritorio


En el acceso al sistema, el escritorio es visualizado con cuatro reas de trabajo diferentes
bien definidos: Opciones de Men, rbol de Carpetas, Navegador de Documentos y
Propiedades de Documentos y Carpetas, adems de la informacin del usuario que est
conectado en ese momento.

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Barra de Men

La barra de men est formada por todos los mens desplegables con sus diferentes
opciones. Si una opcin del men aparece en gris, esta opcin no est disponible.
Detalle de las funciones de acuerdo con sus iconos:
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Crear una nueve carpeta


Adicionar un nuevo documento
Descargar un documento
Enviar enlace de documento
Enviar documento como adjunto
Vaciar papelera
Salir de la aplicacin
Bloquear documento
Desbloquear documento
Editar documento (check-out )
Subir documento modificado (check-in)
Cancelar edicin de documento
Mover documento a papelera de usuario
Copiar documento
Mover documento
Renombrar documento
Sub-men de idiomas disponibles
Sub-men de caratulas disponibles
Consola de depuracin en evento de errores
Saltar al carpeta marcada como inicio por el usuario
Adicionar documento o carpeta a lista de marcadores
Editar lista de marcadores
Enlace a documentacin de OpenKM
Enlace a reporte de errores (bugs)
Enlace a formulario de solicitud de soporte
Enlace a foro
Enlace a cambios en cada versin (changelog)
Enlace a sitio web de la aplicacin
Informacin de la aplicacin
Descargar archivo como pdf
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Exportar a ZIP
Administracin

Barra de Herramientas
La barra de herramientas se compone de botones con las principales funciones que el usuario
usar ms frecuentemente. Al igual que la barra de men, ocasionalmente los botones
aparecen en gris, lo que significa que estos no estn disponibles.

Detalle de las funciones de acuerdo a sus iconos:


Crear una nueva carpeta
Encontrar una carpeta
Descargar un documento
Descargar un documento como pdf
Imprimir un documento
Bloquear un documento
Desbloquear un documento
Aadir un nuevo documento
Editar un documento (check-out)
Subir documento modificado (check-in)
Cancelar edicin de documento
Mover documento a Papelera de Usuario
Aadir grupo de propiedades aun documento (metadata)
Eliminar grupo de propiedades de un documento (metadata)
Adicionar subcripcin a un documento o a una carpeta. Cualquier modificacin que es
hecha ser notificada al usuario por correo electrnico
Eliminar suscripcin a un documento o una carpeta
Iniciar workflow
Actualizar interface de usuario
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Saltar al carpeta o documento marcado como inicio por el usuario


Escanear
Subir archivo

Identificacin del Usuario


En esta rea del escritorio la identificacin del usuario que est conectado es mostrada.

En el caso de detectar algunos usuarios con el rol AdminRole, el identificador aparecer con
otro color con el propsito de indicar que operaciones estn siendo llevadas a cabo por el
super-user sin ninguna restriccin de acceso a documentos.

Barra de Estado
En esta rea de la pantalla del escritorio el usuario accede a alguna informacin general como
el tamao del repositorio usado, el nmero de documentos bloqueados, nmero de
documentos en check-out (editados), carpetas y documentos subscritos, nmero de
notificaciones pendientes a ser ledos y nmero de tareas en el workflow pendientes de ser
asignados a los usuarios.

En la esquina derecha, existe una barra de mensajes de estado que OpenKM usa para
mostrar alguna informacin al usuario.

rea de Trabajo
Las reas de trabajo te permiten intercambiar entre la bsqueda y la lista de carpetas y
documentos.

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Existen cuatro pestaas para permitir los cuatro modos de trabajo:

Escritorio: Modo para completar las tareas principales con carpetas y sus documentos
(crear, aadir, mover, descargar, etc.).

Bsqueda: Modo para buscar documentos.

Tabln: Modo para acceder al workflow, a la vista de documentos de usuario, a vista


general de documentos y el servicio push de noticias.

Administracin: Utilidades de Administracin, solo disponible para usuarios con


privilegios de AdminRole.

Ruta
La ruta permanentemente indica tu localizacin dentro del rbol (Taxonoma, Thesaurus,
Personal, etc. dependiendo de la vista en que ests habilitado en un momento dado)

Taxonoma (Arbol de Carpetas)


A la izquierda del escritorio, est el rbol de Carpetas o tambin llamada Taxonoma. Esta
muestra una vista de la distribucin del repositorio agrupado por carpetas. Existen varios tipos
de carpetas simbolizadas por los siguientes iconos:
La carpeta no contiene sub carpetas
La carpeta contiene sub carpetas
La carpeta es de slo lectura y no contiene ms sub carpetas
La carpeta es de slo lectura y contiene sub carpetas
Ests subscrito a la carpeta y esta no tiene ms sub carpetas
Ests subscrito a la carpeta y esta contiene sub carpetas
Ests subscrito a la carpeta, esta no contiene sub carpetas y es de slo lectura
Ests subscrito a la carpeta, esta contiene sub carpetas y es de slo lectura

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Funciones bsicas con el ratn

Haciendo clic con el botn derecho del ratn aparece un men pop-up. En este men
existen opciones para crear nuevas carpetas, eliminar, renombrar, etc.

Drag & drop (Arrastra y suelta). Seleccionando un documento o carpeta y manteniendo


presionado el botn izquierdo del ratn, puedes mover un documento o carpeta a un
nodo del rbol (Taxonoma).

Pop-up men

Descripcin de las diferentes opciones


Crear una nueva carpeta
Eliminar carpeta
Cambiar el nombre de la carpeta seleccionada.
Cambiar la localizacin de la carpeta seleccionada a otra ubicacin sobre el rbol, junto
con todos los documentos y carpetas que esta podra contener
Duplicar la carpeta y su contenido en otra ubicacin en el rbol
Aadir nuevo documento
Aadir una carpeta o documento a los marcadores
Definir la carpeta o documento como inicio para el usuario
Crear un archivo zip con todo el contenido de la carpeta de forma recursiva,
manteniendo la estructura de la carpeta.

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Navegador de Documentos
En la seccin superior puede ser visto el navegador de documentos. El navegador de
documentos permite ver la lista de documentos y carpetas disponibles en un nodo del rbol
especfico (Taxonoma).

Funciones bsicas con el ratn

Doble-clic con el botn izquierdo sobre una carpeta, abre la carpeta.

Doble-clic con el botn izquierdo sobre un documento, descarga el documento.

Clic con el botn derecho, podra aparecer un men pop-up.

Arrastrar y Soltar (Drag & drop). Seleccionando un documento o una carpeta y


mantenimiento presionado el botn izquierdo, puedes mover un documento o una carpeta
hacia un nodo del rbol (Taxonoma).

Men Pop-up

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Descripcin de las diferentes opciones


Descarga el documento
Editar el documento ( check-out )
Subir el documento modificado (check-in)
Cancelar la edicin del documento
Proteger el documento
Desproteger el documento
Mover el documento a la Papelera del Usuario.
Cambiar el nombre de una carpeta o un documento seleccionado.
Cambiar la ubicacin de la carpeta o documento seleccionado hacia otra ubicacin en el
rbol.
Duplicar la carpeta y su contenido u otro documento a otra ubicacin en el rbol.
Aadir una carpeta o un documento a los marcadores

La previsualizacin de imgenes y videos son hechas en una ventana flotante separada.


Desde la versin 5.x y superiores la previsualizacin mejorada est integrada en un solo
panel para todos los tipos mine de documentos. El men contextual de Previsualizar un
archivo multimedia y mostrar imgenes solo estn disponibles en la versin 4.x y anteriores.
Previsualizar un archivo multimedia: FLV, MP3, WAV, etc
Mostrar imgenes sin tener que descargarlas, tipos: GIF, JPG, PNG, etc

Panel de Propiedades
En la parte inferior estn detallados las propiedades de documentos y carpetas con las
propiedades generales, de seguridad, histrico y propiedades especficas relativas a los
documentos definidas por el usuario (parametrizacin de documentos).

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Opciones disponibles para las carpetas

Pestaa de Seguridad.

Pestaa de propiedades.

Opciones disponibles para los documentos

Pestaa de Seguridad.

Pestaa de Propiedades.

Pestaa de Histricos (control de versiones).

Notas.

Pestaas de grupo de propiedades.

Pestaa de Previsualizacin

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Operaciones con Documentos y Carpetas


Taxonomia.La Taxonoma esta definida como un rbol de conocimiento a travs del cual la compaa
organiza su informacin. La seccin de panel del escritorio ofrece una vista taxonmica de los
conceptos, organizados es una estructura de carpetas jerrquicas.
Categoras.Las Categoras estn definidas como un rbol de conocimiento a travs del cual las
compaas organizan su informacin como una vista de repositorio organizada por categoras
y sub-categoras. La seccin de panel del escritorio ofrece una vista de los conceptos de
categoras, organizadas en una estructura de carpetas jerrquicas. Debe entenderse que no
solo es una forma especial de ver el repositorio, sino que realmente el repositorio est
organizado fsicamente como se ve en la vista de taxonoma.
Tesauros.Un tesauro es un libro que lista las palabras agrupadas de acuerdo a un significado similar
(conteniendo sinnimos y a veces antnimos), a diferencia de un diccionario, el cual contiene
definiciones y pronunciaciones. El Tesauro est definido como un rbol de conocimiento a
travs del cual las compaas organizan su informacin como una vista del repositorio
organizado por trminos. La seccin de panel del escritorio ofrece una vista de los trminos
conceptuales, organizados en una estructura de carpetas jerrquica. Se debe entender que
no slo es una forma especial de ver el repositorio, sino que realmente el repositorio est
organizado fsicamente como se ve en la vista de taxonoma.
Las relaciones jerrquicas entre los trminos, dependen de como el tesauros est definido.
Documentos Personales.Los documentos personales del usuario es un rbol de conocimiento personal para cada
usuario donde ellos pueden guardar algn tipo de documentos. Estos son solo accesibles por
los mismos usuarios.
Plantillas.Contiene plantillas de documentos que pueden ser usados como una base por los usuarios
para crear nuevos documentos.
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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Correo Electrnico.Contiene los correos electrnicos importados personales, textos y documentos adjuntos
desde la cuenta de correo del usuario usando el servicio de correo electrnico IMAP.

Creacin de Carpetas
Icono para la Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Editar en el Men principal.

Barra de Herramientas.

Bsqueda de Carpetas
Icono para la Operacin:
Disponible en

Barra de Herramientas.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Insertando Documentos
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up del navegador de documentos.

Editar del Men Principal.

Barra de Herramientas.

La opcin "Importar documentos desde ZIP" te permite importar el contenido de un archivo


ZIP respetando la jerarqua del rbol de carpetas. Cuando la ventana de insercin aparece en
la pantalla, selecciona la carpeta local haciendo clic en el botn "Examinar...". Si quieres
notificar por correo electrnico a los usuarios que has subido un nuevo archivo, marca el
check "Notificar usuarios". De otro modo, dejar esta opcin deshabilitada. Puedes notificar a
usuarios o grupos.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Para finalizar, haz clic en "enviar". Una vez que la subida del nuevo documento ha finalizado,
puede subir ms documentos con la opcin "Aadir otro archivo".

Asistente
Puedes configurar el Perfil de usuario para permitir el asistente mientras subes un nuevo
documento. Las propiedades de grupos (metadata), palabras clave y categoras pueden ser
seleccionados como parte del asistente.

Propiedades de grupo (metadata)

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Categoras

Palabras clave

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Renombrar
Icono de la operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up del explorador de documentos.

Editar del Men principal.

Puedes cancelar la opcin de renombrado usando la tecla ESC.

Renombrando una carpeta

Renombrando un documento

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Mover
Icono de la Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up del explorador de documentos.

Editar del men principal.

Una caja de dialogo aparece para seleccionar la nueva ubicacin del documento o carpeta:
clic Mover. Si no tienes permiso en la nueva ubicacin el botn Mover aparecer
desactivado.

Copiar
Icono de Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up del explorador de documentos.

Editar del men principal.

Un dialogo aparece para seleccionar lo ubicacin para copiar el documento o carpeta: clic
Copiar. Si no tienes permiso en la nueva ubicacin el botn Copiar aparecer desactivado.
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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Agregar a Favoritos
Icono de Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up del explorador de documentos.

Selecciona el documento o carpeta sobre el cual quieres hacer la operacin. Ejecutar la


operacin y una ventana aparecer en la cual puedes poner una descripcin del marcador.

Una vez que el marcador ha sido creado puedes verificar que este aparece en el men
principal de "Marcadores". Los marcadores son grficamente distinguidos dependiendo del
momento que ellos son carpetas o documentos, y ordenados de acuerdo a su categora y
nombre.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Definir Inicio
Icono de la operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up del explorador de documentos.

Puedes configurar una carpeta o un documento como inicio por defecto en el ambiente del
usuario.
De esta forma, en el acceso a la aplicacin la ruta a la carpeta o documento que ha sido
configurado como inicio se abrir automticamente.
La operacin para configurar un documento o carpeta como inicio siempre te pedir tu
confirmacin.

Eliminar
Icono de Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Men Pop-up de explorador de documentos.

Men Edicin.

Barra de Herramientas.

Simplemente escoge la carpeta o documento y selecciona la opcin "Eliminar". La aplicacin


siempre preguntar por tu confirmacin para esta opcin. Cuando el documento o carpeta ha
sido eliminado puede ser recuperado desde la Papelera.

Atajos de Teclado
Existen algunos atajos con teclado que puedes usar con OpenKM.
En carpetas, documentos y correos electrnicos
F2

para renombrar

SUPR

para eliminar

CTRL+C

para copiar

CTRL+X

para cortar

CTRL+V

para pegar

F1

para mostrar ayuda

F5

para refrescar el ambiente

INSERT

para mostrar una ventana flotante de insercin de documentos

CTRL+Q

para salir de OpenKM

CTRL+D

para descargar un documento o correo electrnico

CTRL+Z

para habilitar la consola de depuracin

CTRL+N

para crear una carpeta nueva

CTRL+B

para mostrar los marcadores

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Subiendo Archivos desde el Escritorio


Icono de Operacin:
Disponible en

Barra de Herramientas.

Al centro de la pantalla aparecer el logo de OpenKM. Simplemente arrastra y suelta los


archivo o carpetas desde el escritorio de tu computadora hacia el logo y los archivos y las
carpetas ser automticamente subidos al OpenKM en la actual ruta del carpeta
seleccionada.

Para cerrarlo, simplemente haciendo clic con el botn derecho en el logo aparecer el men,
y debers seleccionar salir.

Edicin de Documentos
Icono de la operacin:
Disponible en

Men Pop-up del explorador de documentos.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Men Edicin.

Barra de Herramientas.

Para comenzar a trabajar con un archivo debers de hacer un Check-out a este: el archivo
es descargado a la computadora local para permitir que sea modificado. Una vez que has
hecho las modificaciones pertinentes, subirlo nuevamente con un Check-in.
El bloqueo automtico de los documentos asegura que ningn otro usuario del sistema pueda
modificar su contenido mientras lo ests modificndolo.

Cancelar Edicin
Icono de Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del explorador de documentos.

Men Edicin.

Barra de Herramientas.

Si quieres cancelar la edicin del documento, existe la opcin "Cancelar Check-out" por el
cual el archivo no sufre ningn tipo de modificacin y ser desbloqueado de modo que otros
usuarios (dependiendo de sus privilegios) podrn editarlo.
El Administrador fuerza la cancelacin de la edicin
Es posible cancelar la edicin del documento por algn usuario con privilegios de
administrador, aunque no sea el usuario quien edit el documento. En este caso se mostrar
una ventana de confirmacin para cancelar la edicin del documento.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Actualizar un Archivo
Icono de la Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del explorador de documentos.

Men Edicin.

Barra de Herramientas.

Una vez que los cambios han sido hechos sobre la computadora local, debers hacer un
Check-in para subir el archivo una vez ms al sistema y desbloquearlo para su uso
posterior.
El sistema preguntar por el archivo modificado para subirlo al repositorio y notificar que
reemplazar a la versin previa con este nuevo.

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El campo de comentario es para dejar informacin relacionada a la actualizacin del archivo por ejemplo, los cambios que se hicieron sobre el archivo.
Puedes enviar mensajes de notificacin a los usuarios o grupos. Adicionalmente pueden esta
habilitados los filtros avanzados, tiles cuando el sistema tiene un gran nmero de usuarios.
Los filtros avanzados se pueden habilitar - por parte de los administradores - en la gestin
[Profile/es-es|Perfiles] en la administracin.

Bloqueo
Icono de la Operacin:
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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Disponible en

Men Pop-up del explorador de documentos.

Men Edicin.

Barra de Herramientas.

Si quieres proteger el archivo de modo que ningn otro usuario pueda hacer cambios sobre
este, pueden usar la funcin Bloquear. Esto significa que hasta que el archivo est
desbloqueado, ningn usuario podr modificarlo. Cuando est bloqueado, un icono de
bloqueado aparecer al costado del nombre del archivo seleccionado.

Desbloqueo
Icono de la Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del explorador de documentos.

Men Edicin.

Barra de Herramientas.

La opcin de desbloqueo te permite desbloquear un documento previamente bloqueado. Esta


operacin puede solo ser llevada a cabo por el usuario que previamente bloque el
documento.
Desbloqueo forzado por el Administrador
Adems est disponible forzar el desbloqueo de documentos por algn usuario con privilegios
de administrador, aunque este podra no ser el usuario quien bloque el documento. En este
caso se mostrar una ventana de confirmacin para desbloquear el documento.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Descargando un Documento
Icono de la Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del explorador de documentos.

Men Edicin.

Barra de Herramientas.

Si quieres guardar un archivo en la computadora local sin hacer algn cambio, puedes usar la
opcin "Descargar". Recuerda que si modificas el archivo descargado ya no puedes subirlo
otra vez al sistema sin tener primero que haber hecho "Check-out /Check-in" del archivo.

Aadiendo Metadata a un Documento


Icono de la Operacin:
Disponible en

Barra de Herramientas

Los grupos de propiedades son grupos de parmetros configurables que pueden ser
establecidos cada vez que la aplicacin es instalada, los cuales permiten la categorizacin de
los documentos. Estas propiedades de grupos, pueden ser de Inputs, Listas Simples, Listas
de Seleccin Mltiple, Text Areas, Fechas, Enlaces o rutas de carpetas de OpenKM.
Para aadir un grupo de propiedades (estos deben ser registrados primero por el
administrador).
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Una vez que un grupo de propiedades ha sido aadido, una nueva pestaa aparecer con el
nombre del grupo correspondiente y con los campos de propiedades de este.

Una vez que un grupo de propiedades ha sido asignado a un documento, puedes modificar
sus valores seleccionando la opcin "Modificar".

La parametrizacin es extremadamente til, combinada con el motor de bsqueda permite la


localizacin de informacin por categoras, a partir de las categoras de metadatos que mejor
se adapten al modo de trabajo de los usuarios.

Eliminando metadata de un documento


Icono de la Operacin
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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Disponible en

Barra de Herramientas.

Esta opcin permite eliminar un grupo de propiedades ( el activo en se momento en el


panel de propiedades ).

Aadiendo Palabras Clave


En el panel de propiedades de la pestaa de propiedades del documento, puedes aadir y
modificar las palabras clave.
Para optimizar el indexado y bsqueda futura informacin en el sistema de administracin de
documentos, es necesario aadir palabras clave que describan o identifiquen el archivo
almacenado.
Aunque el sistema de parametrizacin de documentos por metadatos (propiedades de grupo)
es superior con respecto a las palabras clave, en las instalaciones ms sencillas se tiende a
no utilizar metadatos y las palabras clave en estos entornos son un buen sustituto.
El aadir o eliminar palabras clave no modifica la versin del documento.

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Aadiendo palabras clave desde el tesauro


Las palabras clave pueden ser seleccionadas desde el diccionario del tesauro. Al hacer clic
en el icono de tesauro

aparece una ventana con las palabras clave disponibles del

tesauro.

Aadiendo Categoras
En el panel de propiedades de la pestaa de propiedades del documento, pueden aadir o
remover categoras.
Para optimizar el indexado y futuras bsquedas de informacin en el sistema de
administracin de documentos, es necesario aadir categoras que describan o identifiquen a
los archivos almacenados.
Aunque el sistema de parametrizacin de documentos por grupo de metadatos (propiedades
de grupo) es superior con respecto a las categoras, estas son un buen sustituto,
complemento a las mismas.
El aadir o eliminar categoras no modifica la versin del documento.
Las categoras son una estructura jerrquica de carpetas y subcarpetas.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Aadiendo categoras
Las categoras pueden ser seleccionadas de la estructura jerrquica de carpetas de
categoras.
Con un clic en el icono de categoras

aparece una ventana con las categoras disponibles.

Eliminando categoras
Con un clic en el icono de eliminar categoras y relacionadas

estas sern eliminadas del

documento.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Enviar Documentos como Adjuntos


Para enviar documentos como adjuntos de correo electrnico a algn usuario OpenKM,
primero debera seleccionarse algn documento. Luego abrir el men Archivo y seleccionar la
opcin "enviar documento ajunto", se mostrar una ventana en la cual puede ser
seleccionado el usuario o grupos para enviar el documento como ajunto de correo.

Categoras
Las Categoras son una estructura de rbol jerrquica de carpetas y sub carpetas. La idea es
que esas carpetas y sub carpetas representan una estructura de conceptos en un rbol
conceptual.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Algn documento puede ser enlazado con muchas carpetas de categoras al mismo tiempo.
Cada vez que alguna carpeta de categora esta seleccionada, todos los documentos
relacionados sern mostrados en el panel de explorador de documentos. Las principales
funcionalidades estn disponibles desde esta vista.

Vista de Tesauro
Un tesauro es un libro que lista palabras agrupadas de acuerdo a la similitud de su
significado (conteniendo, sinnimos y a veces antnimos). En contraste a un diccionario, el
cual contiene definiciones y pronunciaciones.
La vista de tesauro es una estructura de rbol jerrquico de carpetas SKOS (Sistema simple
de Organizacin del Conocimiento). Los conceptos SKOS son enlazados de muchos a
muchos, pero son representados como una estructura de rbol jerrquico.
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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Algunos documentos son enlazados con muchos carpetas SKOS al mismo tiempo. Cada vez
que alguna carpeta SKOS es seleccionado, todos los documentos relacionados sern
mostrados en el panel del explorador de documentos. Las principales funcionalidades estn
disponibles desde esta vista.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Mis Documentos
Mis documentos es una estructura de rbol para organizar los documentos personales del
usuario. Los documentos solo estn disponibles para el usuario propietario.

Cualquier usuario con privilegios de administrador, puede navegar a travs de toda la


estructura de carpetas de Mis Documentos del usuario.
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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Plantillas
Plantillas es una estructura de rbol de carpetas para organizar la principal fuente de
documentos. La idea es que esa organizacin crea nuevos documentos (por ejemplo fax,
nuevo documentos de plantilla de proyecto, facturas, etc.) a partir de documentos dentro del
panel de plantillas.

Crear nuevos documentos desde plantillas


Primero seleccionar algn documento, y ejecutar la opcin "crear desde plantilla". Luego
aparecer una ventana que solicita la carpeta destino.

Luego, puede opcionalmente renombrar el documento.


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Si el documento seleccionado es PDF y tiene algn grupo de propiedades - metadatos asociados, estos aparecern en una ventana asistente de creacin. El campo de grupo de
propiedades sern solicitadas para ser combinadas con la generacin de nuevos PDF.
Puedes crear varios formularios con varias aplicaciones:

Acrobat Pro

How-to: Create PDF forms with OpenOffice

PDF Forms Designer

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

El asistente

Y finalmente genera el PDF con el grupo de propiedades aadidas por el usuario.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Luego de ello, opcionalmente puede renombrar el documento.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

OpenKM 5 y superiores
Primero selecciona un documento, y ejecuta la opcin "crear desde plantilla". Luego
aparecer una ventana que solicita la carpeta destino.

Luego, puedes opcionalmente renombrar el documento.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Correo electrnico
Importar correos electrnicos del usuario desde alguna cuenta de correo de este por
IMAP. La importacin es hecha automticamente por OpenKM cada 60 minutos,
dependiendo de la configuracin del ancho de banda de la red y otros parmetros, el
tiempo de refresco podra ser ms grande que este.

Los documentos adjuntos tambin son indexados.

Los mecanismos de importacin crea una estructura de carpetas basada en ao, mes
y da para organizar automticamente los correos electrnicos importados.

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Desde la versin 5.x los usuarios con privilegios de administracin tiene acceso a
todos los correos electrnicos de los usuarios.

Copiar documentos adjuntos


Usando el men contextual sobre el documento y seleccionando la opcin "Copiar"
aparecer un men para seleccionar la carpeta destino y copiar el documento adjunto.

Descargar documento adjunto


Usando el men contextual sobre el documento y seleccionando la opcin
"Descargar" se descargar el documento adjunto.

Papelera
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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Los archivos y carpetas eliminados son almacenados en la Papelera a fin de que estn
disponibles para recuperarlos si su eliminacin fue accidental. La Papelera, tanto como los
archivos localizados en este, son personales a cada usuario del sistema.

Los usuarios con privilegios de administrador pueden acceder a todas las Papeleras de
usuario.

Usando Informacin
En el panel de propiedades existe la informacin detallada sobre los documentos y carpetas a
las cuales el usuario tiene acceso.

Pestaas de Informacin de Carpetas


Las carpetas tiene tienen tres pestaas de informacin propiedades, notas y seguridad
Bajo la pestaa propiedades, se detalla la informacin relativa a cuando fue creado el carpeta,
el nodo padre (carpeta), la fecha y si el usuario est subscrito a este (notificaciones por
servicio de correo electrnico).

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Bajo la pestaa de seguridad se detalla la informacin de que usuarios y grupos (roles)


pueden acceder a dicha carpeta.

Informacin de Documentos
Los documentos tienen pestaas adicionales a las pestaas relacionadas al grupo de
propiedades.
En la pestaa de propiedades, se detallada la informacin relacionada a cuando fue creado,
el creador, el tipo de documento, fecha de la ltima actualizacin, tamao de la actual versin
y la historia, el estado y si el usuario est o no subscrito a ste (notificacin por servicio de
correo electrnico) y si alguien estara editando el archivo o lo tiene bloqueado, el nombre del
usuario responsable para dicha operacin.

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MANUAL DE USUARIO DE OPENKM PYO. DE DIGITALIZACIN

Bajo la pestaa de seguridad, se detallada la informacin sobre qu usuarios y grupos de


usuarios (roles) pueden acceder a dicho documento.

Bajo la pestaa de historial, se detallada la informacin de las diferentes versiones del


documento, adems los diferentes autores de dichas versiones.

Existen varias opciones disponibles aqu:

Ver una versin previa del documento.

Recuperar una versin previa del documento.

Compactar la historia. Esta opcin elimina el resto de las versiones del documento y
solo deja la versin actual de la misma.

Seguridad
La opcin de seguridad te permite mostrar y definir que usuarios y grupos tienen permiso a
documentos o carpetas especficas.

Modificar la seguridad
Para cambiar estos permisos haz clic en el botn "actualizar". Esto mostrar que usuarios
tienen permisos de lectura, escritura, eliminacin y de seguridad sobre el documento o la
carpeta; pudindose cambiar estos permisos.

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De forma similar, puedes aadir usuarios con permisos de lectura, escritura, eliminacin o de
seguridad de los archivos seleccionados o eliminarlos de la lista.

Si seleccionas la opcin "Aplicar cambios recursivamente" todos los privilegios de seguridad a


una carpeta, se aplicarn recursivamente a las carpetas y documentos de bajo nivel,
sobrescribiendo los privilegios originales (en los que el usuario tiene privilegios para
reemplazarlos, de otro modo no podran ser modificados). Tenga en cuenta que debes
seleccionar la opcin "Aplicar cambios recursivamente" antes de seleccionar los usuarios o
grupos para hacer los cambios.

En esta misma seccin son definidos que grupos de usuarios(administradores, usuarios)


tienen acceso para leer o modificar los contenidos del sistema. La seleccin es hecha de
manera exacta como para los usuarios.
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Bsqueda
La opcin de bsqueda se puede localizar en el lado derecho de la ventana de la herramienta.
Las bsquedas pueden hacerse por palabras contenidas en los archivos, por el nombre
(ttulo) del documento, o por el tipo de archivo (tipo MIME).
Del mismo modo, si asigna palabras claves a un documento, estas le servirn como campo
de bsqueda del mismo. Tambin puede hacer bsquedas por los valores del grupo de
propiedad si se han definido.
Se muestra entre 10, 20 y 30 resultados por pgina.
Las estrellas indican la importancia del documento encontrado. Este valor se establece por el
motor de bsqueda de acuerdo con el campo de bsqueda y los resultados. La lista de
documentos encontrados se ordena de mayor a menor segn su relevancia.

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Hacer una Bsqueda


En las diferentes opciones de bsqueda presentadas, la aplicacin puede devolver un amplia
exploracin de archivos o bien un resultado nico, dependiendo de las operaciones de
sondeo se utilicen.
Se pueden realizar bsquedas por:

Contenido en los documentos.

Nombre del documento.

Palabras clave (Opcin propiedades en el documento).

Tipo de documento (Tipo MIME).

Grupos de propiedades definidos (Parametrizacin).

Por usuario.

Por rango de fechas.

Por carpeta.

Por categora.

En algn contexto o todos.

Por tipo (documento / carpeta / correo electrnico)

Es posible utilizar comodines (wildcards) para realizar bsquedas, por ejemplo los siguientes
casos:

En el campo Nombre, escriba "documentos". La bsqueda devolver todos los


archivos que se denominan "documentos" con cualquier extensin.

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En el campo Nombre, escriba "docum*". La bsqueda devolver todos los documentos


cuyo nombre comienza con "docum".

En el campo Nombre, escriba "?ocu*". La bsqueda devolver todos los archivos cuyo
primer carcter del nombre es indiferente, pero es seguido por las siguientes letras:
"ocu".

Una vez realizada la bsqueda esta puede ser almacenada para futuros perodos de sesiones
mediante la introduccin de un nombre que lo identifique. Las bsquedas guardadas se
muestran en el panel lateral.

Esta opcin ejecuta una consulta, previamente almacenada, mostrando en los campos de
bsqueda todos los valores incluidos anteriormente para ejecutar la exploracin de archivos.

Noticias
Las noticias es un servicio de OpenKM que cada 30 minutos refresca las bsquedas
realizadas y almacenadas como noticias por un usuario conectado. Los resultados son
observados en la tabla de mando / panel de noticias, donde solo aparecern los resultados de
la ultima bsqueda ejecutada o registrada

Para habilitar una consulta como una noticia, simplemente marque la casilla de verificacin
opcin "Guardar como noticias" antes de guardar la consulta. Puede ejecutar la consulta del
usuario de noticias como una consulta normal.
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Bsqueda con OpenKM


Comodines de bsqueda
Para realizar una bsqueda con el comodn de un solo uso usamos el smbolo "?".
Este tipo de bsqueda solo muestra los trminos que coincidan con los que el
carcter nico contengan. Por ejemplo, para buscar el "texto" o "test" que puede
utilizar la bsqueda as:
te?t

Para realizar una bsqueda con el comodn de uso mltiple del smbolo "*". Los
comodines de mltiples bsquedas muestrn 0 o ms caracteres. Por ejemplo, para
buscar pruebas, tests o tester, puede utilizar la bsqueda:
test*

Tambin puede utilizar el comodn en el medio del trmino.


te*t

Nota: Se puede utilizar los simbolos * o ? en el primer carcter de la bsqueda.

Bsquedas Fuzzy
OpenKM soporta bsquedas fuzzy basadas en la distancia de Levenshtein, o la
edicin de un algoritmo de distancia. Las bsquedas fuzzy usan el tilde "~", este
smbolo debe estar al final de una palabra o trmino simple. Por ejemplo para buscar
un trmino similar a "roam" se uso una bsqueda fuzzy:
roam~

Esta bsqueda muestra trminos referentes a foam y roams.

Operadores Boleanos
Los operadores booleanos permiten que los trminos se combinen mediante
operadores lgicos. Soporta los siguientes operadores boleanos AND, "+", OR, NOT y
"-" (Nota: Los operadores boleanos debe ir TODOS EN MAYUSCULAS).
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OR
El operador OR es el operador de conjuncin por defecto. Esto significa que si no hay
operador booleano entre dos trminos, el operador OR se utiliza. El operador OR
enlaza dos trminos y encuentra un documento correspondiente si alguna de las
condiciones existentes se cumplen. Esto es equivalente a la unin de conjuntos. El
smbolo | | se puede utilizar en lugar de la palabra OR.
Para la bsqueda de documentos que contengan los trminos "jakarta apache" o solo
"jakarta" usamos el siguiente comando:
"jakarta apache" jakarta

or
"jakarta apache" OR jakarta

AND
El operador AND parte de los documentos donde existen los trminos en alguna parte
del un documento. Esto equivale a una interseccin de conjuntos. El simbolo &&
puede ser utilizado en lugar de la palabra AND.
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta apache" y "Apache Lucene"
use el siguiente comando:
"jakarta apache" AND "Apache Lucene"

+
El operador "+" se utiliza cuando se requiere trminos que se encuentren luego del
smbolo "+" en alguna parte del documento.
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta" y puede contener "lucene"
usar el siguiente comando:
+jakarta lucene

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NOT
El operador NOT excluye todos los documentos que no contengan los terminos que
se encuentren luego del NOT. Esto es equivalente a la diferencia de conjuntos. El
smbolo ! puede ser utilizado por la palabra NOT.
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta apache" pero no "Apache
Lucene" usar el siguiente comando:
"jakarta apache" NOT "Apache Lucene"

Note: El operador NOT no puede ser utilizado para un solo termino. Por ejemplo, la
siguiente bsqueda no enviara ningn resultado:
NOT "jakarta apache"

El operador "-" (Prohibicin) excluye todos los documentos que contengan el termino
que se encuentre luego del simbolo "-".
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta apache" pero no "Apache
Lucene" usar el siguiente comando:
"jakarta apache" -"Apache Lucene"

Agrupamiento
Se podra utilizar el parntesis para agrupar clusulas para formar subconsultas. Esto
puede ser muy til si desea controlar la lgica Boolena para una consulta.
Para la bsqueda ya sea "jakarta" o "apache" y "website" use la siguiente consulta:
(jakarta OR apache) AND website

Esto elimina cualquier confusin y se asegura de que ese sitio debe existir y cualquier
trmino jakarta o apache puede existir.

Caracteres especiales
Se pueden utilizar caracteres especiales para formar parte de la sintaxis de la
consulta. La lista actual de los caracteres especiales
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+ - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \

Para saltar los caracteres se utiliza el simbolo "\" antes del caracter. Por ejemplo la
busqueda siguiente (1+1):2 use esta consulta:
\(1\+1\)\:2

Tablero de Mando
La tablero de Mando, localizada en la parte superior derecha de la pantalla, cambia
los paneles del escritorio por los del tablero de mando.
El tablero de mando es un servicio que ofrece informacin importante y de gran
utilidad al usuario, documentos generales y correos, documentos vistos en consultas
especificas, un servicio de busquedas actualizadas (noticias), flujos de trabajo, y la
nube de palabras claves (ver nube de etiquetas).

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La navegacin entre utilidades se realiza en la parte superior del tablero de mando. La


opcin seleccionada siempre estar marcada en azul.

Vista de Usuario
En la vista de informacin de usuarios, los usuarios pueden accesar a consultas de su
interes sobre las ltimas operaciones con OpenKM.

Informacin Disponible
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Documentos bloqueados: documentos bloqueados por el usuario.

Modificacin de documentos: documentos en modificacin por el usuario.

ltimos documentos descargados: ltimos documentos descargados por el


usuario.

Suscripcin a documentos: suscripciones a documentos por el usuario.

ltimo documento modificado: documentos modificados por el usuario.

ltimo ingreso de documentos: documentos ingresados por el usuario.

Cada cuadro indica el nmero de elementos nuevos en espera de ser vistos por el
usuario.

Si un usuario hace clic en una fila, OpenKM cambia a la vista de escritorio y se


desplaza hacia el destino del documento.

Vista General
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En la vista General, los usuarios pueden acceder a consultas interesantes sobre las
ltimas operaciones del repositorio de OpeKM (todos los usuarios).
Informacin disponible:

Los documentos ms vistos en la ltima semana: los documentos ms


vistos en la ltima semana.

Los ltimos documentos ms vistos en el ltimo mes: los documentos ms


vistos en el ltimo mes.

Los documentos ms modificados en la ltima semana: los documentos


ms modificados en la ltima semana.

ltimos documentos descargados: ltimos documentos descargados.

ltimos documentos modificados: ltimos documentos modificados.

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