Outlook Functional Es

Trabajar con
Outlook
V3.0
Contenido
1. Introduccin ..................................................................................... 5
2.
Tarjeta de referencia rpida I ........................................................... 6
3.
Primeros pasos con Outlook ............................................................ 8

3.1
Abrir Outlook por primera vez.................................................... 8
3.2
Navegar en la vista Correo ........................................................ 9
3.3
La cinta de Outlook ................................................................. 11
3.4
Acceder a las funciones de Outlook ........................................ 12
3.5
Las diferencias fundamentales en el uso del correo electrnico
con Lotus Notes o Outlook ................................................................ 13
Buscar las direcciones de correos electrnicos de colegas de BASF
....................................................................................................... 13
Buscar en la libreta de direcciones ................................................ 14
El cuadro de direccin CCO (con copia oculta) .............................. 15
Incluir un archivo adjunto cuando responde un correo electrnico . 16
Buscar correos electrnicos en la vista Correo .............................. 16
3.6
4.
Aadir una imagen de perfil en Outlook .................................. 17
Administrar el correo ...................................................................... 18

4.1
Realizar acciones bsicas con el correo ................................. 18
Crear un nuevo correo ................................................................... 18

Navegar en la ventana Mensaje ..................................................... 19
La libreta de direcciones ................................................................ 21
Adjuntar archivos a un correo electrnico ...................................... 23
Responder correos electrnicos recibidos...................................... 24
Eliminar correos electrnicos ......................................................... 25
Marcar un correo electrnico como ledo o no ledo ....................... 26
4.2
Organizar mensajes en carpetas ............................................. 27
Navegar en el panel de carpetas ................................................... 27

Crear una nueva carpeta ............................................................... 28
Mover correos electrnicos a carpetas ........................................... 29
2
Modificar el orden de las carpetas en el panel de carpetas ............ 29

Marcar una carpeta como favorita .................................................. 30
4.3
Crear o actualizar su firma ...................................................... 31
4.4
La funcin Respuestas automticas (fuera de la oficina)......... 33
4.5
Clasificar los correos electrnicos ........................................... 36
4.6
Enviar correos electrnicos cifrados a socios externos ........... 38
Confirmar que la organizacin de su socio admite el estndar de

cifrado S/MIME .............................................................................. 39
Confiar en el certificado de la organizacin de su socio ................. 39
Guardar el certificado personal del socio externo en su Outlook .... 41
4.7
El servicio antispam ................................................................ 42
Procesar correos electrnicos en la carpeta de correo no deseado

....................................................................................................... 42
Crear listas personales de remitentes seguros y bloqueados ........ 43
4.8
Cambiar la Directiva de retencin asignada a un correo
electrnico ......................................................................................... 45
5.
Gestionar su calendario ................................................................. 46

5.1
Vaya a la vista de calendario................................................... 46
Cambiar el perodo de tiempo mostrado ........................................ 47

Vaya a una fecha especfica .......................................................... 48
5.2
Tipos de elementos del calendario .......................................... 48
5.3
Programar una cita .................................................................. 49
Crear una nueva cita ...................................................................... 49

Cambiar cmo las otras personas ven su disponibilidad ................ 50
Configurar el aviso de la cita .......................................................... 50
Convertir su cita en un elemento recurrente................................... 51
5.4
Gestionar los avisos ................................................................ 52
5.5
Crear un evento ...................................................................... 52
5.6
Programar una reunin ........................................................... 53
5.7
Reservar salas y recursos ....................................................... 55

3
Salas y recursos en Outlook .......................................................... 55

Reservar una sala para su reunin ................................................ 56
Reservar una sala para una reunin peridica ............................... 60
Reservar recursos .......................................................................... 62
5.8
Gestionar salas y recursos como su propietario ...................... 63
5.9
Comprobar el estado de las respuestas de los asistentes ....... 68
5.10 Responder a una invitacin a una reunin .............................. 69

Proponer una nueva hora para una reunin ................................... 71
6.
7.
8.
Navegar por las vistas Personas y Tareas ..................................... 72

6.1
Navegar por la vista Personas ................................................ 72
6.2
Navegar por la vista Tareas .................................................... 74
Outlook Web App (OWA) ............................................................... 75

7.1
Iniciar sesin en Outlook Web App.......................................... 75
7.2
Navegar por Outlook Web App................................................ 77
7.3
Decidir si usar Outlook u OWA ................................................ 79
Utilizar Outlook en dispositivos tctiles .......................................... 80

8.1
9.
Interfaz de Outlook en dispositivos tctiles .............................. 80
Recursos de aprendizaje adicionales ............................................. 81

9.1
Preguntas ms frecuentes ...................................................... 81
9.2
Asistencia Tcnica .................................................................. 81
1. Introduccin
Microsoft Outlook es una aplicacin de correo eficaz y fcil de usar, que
le ayuda a administrar rpidamente los mensajes, el calendario, los
contactos y dems informacin. Cuenta con caractersticas equivalentes
a las que usaba en Lotus Notes y le ofrece algunas opciones nuevas.
Outlook es parte de Microsoft Office 365, y al ser similar a aplicaciones
como Word o PowerPoint, le ser fcil familiarizarse con l.
La sustitucin de Lotus Notes por Microsoft Outlook es un paso
importante hacia nuestro nuevo entorno de trabajo integrado que
introduce el programa Connected Enterprise. Simplificar la
colaboracin y ayudar a crear nuevas formas de trabajar.
Este libro electrnico Trabajar con Outlook ofrece una visin general
completa sobre las caractersticas de Outlook que usar con ms
frecuencia. Primero, aprender a abrir Outlook por primera vez y a
navegar en su interfaz. Los siguientes captulos explican las
caractersticas bsicas del correo electrnico y el calendario, y le
brindan una descripcin general sobre las funciones para tareas y
personas. Los ltimos captulos detallan la manera de navegar entre las
interfaces de Outlook Web App y de Outlook en dispositivos tctiles.
Para aprender a usar an ms caractersticas de Outlook, por ejemplo,
cmo compartir una carpeta, cmo delegar el acceso a su buzn de
correo o cmo usar el Asistente para programacin, consulte el libro
electrnico Aspectos avanzados de Outlook. Como Outlook ofrece
diferentes caractersticas tiles, le recomendamos que explore estas
posibilidades por su cuenta.
2. Tarjeta de referencia rpida I

Personalizacin
cvAdapte Outlook a sus
necesidades. Elija diferentes
esquemas de colores,
diferentes fondos, y
sincroncelos con los dems
ordenadores.
Vista Backstage
Haga clic en la pestaa
ARCHIVO para abrir la
vista Backstage, donde
podr agregar cuentas y
cambiar la
configuracin.
Buscar
Puede realizar
bsquedas en
carpetas,
subcarpetas o,
incluso, en otros
buzones de correo.
Respuesta desde el
panel de lectura
Responda y reenve
correos electrnicos
directamente desde
el panel de lectura.
Administrar tareas de
mensajes en la lista de
mensajes
Categorizar, marcar o eliminar
mensajes directamente donde
se almacenan, es decir, en la
lista de mensajes.
Utilice la barra
Tareas
pendientes
La barra Tareas
pendientes
muestra un
calendario, las
citas, las
personas y la
lista de tareas.
Vista previa
automtica
Obtenga una vista
rpida del
calendario, las
personas y las
tareas. Incluso
puede ver las
prximas citas.
Panel de
personas
Vea los detalles
sobre cada
contacto en los
campos Para,
De o CC de
cada mensaje.
2. Tarjeta de referencia rpida II

En la lista siguiente encontrar algunos de los comandos y las herramientas ms comunes en Outlook.
Para...
Enviar respuestas automticas cuando est
fuera de la oficina
Agregar das no laborales al calendario
Compartir un calendario
Designar a una persona como delegado
Administrar mensajes de correo electrnico

mediante la asignacin de reglas
Haga clic
en...
Y luego mire en...
Archivo
En la seccin Informacin de la cuenta, haga clic en

Respuestas automticas > Enviar respuestas
automticas y despus seleccione las opciones deseadas.
Archivo
Haga clic en Opciones > Calendario. En la seccin

Opciones de calendario, haga clic en Agregar das no
laborables.
Inicio
En la vista Calendario, en el grupo Compartir, haga clic en

Calendario de correo electrnico > Compartir calendario.
Archivo
En la seccin Informacin de la cuenta, haga clic en

Configuracin automtica> Delegar acceso y agregue los
delegados.
Inicio
Insertar una imagen o una imagen

prediseada
Insertar
Aplicar fondos o diseos de fondo a un

mensaje
Archivo
En la vista Correo, haga clic en Mover > Reglas.

En el nuevo mensaje de correo, haga clic en Ilustraciones y
despus en alguna de las siguientes opciones: Imgenes,
Imagen en lnea, Formas, Smart Art, Grfico o Captura de
pantalla.
Haga clic en Archivo > Opciones > Correo > Diseo de
fondo y fuentes. En la pestaa Diseo de fondo personal,
haga clic en Tema.
3. Primeros pasos con Outlook

3.1 Abrir Outlook por primera vez
En Lotus Notes, recibir un correo electrnico de la cuenta connectedenterprise con el asunto Activar Microsoft Outlook. Este es el ltimo
correo electrnico que recibir en Lotus Notes. Este correo electrnico le
informa que su bandeja de entrada migrar a Office 365. Adems,
contiene un enlace para instalar Outlook en su ordenador. Tambin
puede instalar Outlook haciendo clic en este enlace: Herramienta de
instalacin de Outlook. Si ya hizo clic en el enlace que aparece en el
correo electrnico, no lo presione nuevamente.
Una vez que la instalacin haya finalizado correctamente, aparecer un
cuadro de dilogo desde el que puede iniciar Outlook directamente.
Posteriormente, siempre podr iniciar Outlook siguiendo estos pasos:
1. Haga clic en el botn Inicio de Windows.
2. Tras abrir la lista Todos los programas,
2
haga clic en Microsoft Office 2013.
3. Seleccione Outlook 2013. En algunos
casos, se mostrar el cuadro de dilogo
3
Bienvenido a Outlook 2013. Para finalizar el
proceso de configuracin, haga clic en
Siguiente en cada pgina. Este es un
proceso automtico, no debera escribir
1
ninguna credencial.
4. Una vez que finalice el proceso de
configuracin, se abrir la vista Correo de Outlook. Despus de la
activacin, puede comenzar a trabajar.
Importante: Para usar Outlook, asegrese de haber
iniciado sesin en el ordenador con la smartcard.
Importante: Durante el proceso de migracin, los correos

electrnicos no migrarn. Cuando abra Outlook por primera
vez, ver solamente un mensaje de bienvenida. Sin
embargo, durante las prximas horas, el calendario, las
carpetas, las tareas y los contactos irn apareciendo
paulatinamente en Outlook. Adems, se mostrarn los
recordatorios de las citas migradas. Espere hasta que todos
los elementos del calendario se hayan migrado para
descartar todos los recordatorios.
3.2 Navegar en la vista Correo

Cuando accede a Outlook por primera vez, se abre directamente en la
vista Correo. La vista Correo le permite administrar fcilmente los
correos. En la parte superior, encontrar la cinta, similar a la cinta que
conoce de las otras aplicaciones de Office 365.
En la cinta, encontrar
todos los comandos
necesarios ordenados en
pestaas y grupos, como
en los otros programas de
Microsoft Office (vea el
captulo 3.3 La cinta de
Outlook).
En la parte izquierda,
encontrar el panel de
carpetas. Cuando abra
Outlook por primera vez, el
panel puede estar
contrado. bralo haciendo
clic en el icono de flecha
en la parte superior del
panel.
El panel de lectura le muestra una vista previa

de los correos electrnicos. All puede realizar
acciones como responderlos o reenviarlos. En
la parte inferior, ver el panel de personas.
Para aprender a cambiar la posicin del panel
de lectura, vea el captulo 7.1 en el libro
electrnico Aspectos avanzados de Outlook
(Ajuste la interfaz de Outlook segn sus
necesidades).
La lista de mensajes le muestra todos los

correos electrnicos en una carpeta
seleccionada de su correo electrnico. En el
men en la parte superior de la lista, elija si
desea ver Todos los mensajes o solo los No
ledos, decida cmo desea ordenarlos (por
ejemplo, Por fecha) y cmo usar la barra
Buscar para encontrar correos electrnicos
especficos.
10
3.3 La cinta de Outlook

Al igual que en otras aplicaciones de Office 365, todos los comandos en
Outlook se encuentran en la cinta. Cuando trabaja con la cinta, ver lo
siguiente:
Haga clic en ARCHIVO
para acceder a la vista
Backstage. Ah, podr
cambiar la configuracin
de la cuenta, crear
respuestas automticas,
delegar el acceso a su
buzn de correo, etc.
La pestaa ENVIAR
Y RECIBIR le
permite iniciar el
envo o la recepcin
de correos y
cambiar las
preferencias de
descarga.
La pestaa INICIO contiene los

comandos ms comunes que usa
para realizar acciones (por
ejemplo, Nuevo mensaje de
correo electrnico, Nueva
reunin). Esta pestaa diferencia
cada funcin de Outlook.
La pestaa
CARPETA le
permite
administrar las
carpetas y sus
propiedades.
La pestaa VISTA le
permite modificar la
interfaz (vea el
captulo 7.1 en el libro
electrnico Aspectos
avanzados de Outlook:
Ajustar la interfaz de
Outlook segn sus
necesidades).
La pestaa BUSCAR
le permite encontrar
cualquier elemento en
todas las carpetas y
administrar las
preferencias de
bsqueda.
La pestaa BUSCAR es una pestaa contextual. Una pestaa

contextual es una pestaa escondida que se muestra cuando se
selecciona un objeto especfico. La pestaa BUSCAR aparece cuando
hace clic en la barra de bsqueda. Otras pestaas contextuales de
Outlook son, por ejemplo, la pestaa MENSAJE que aparece cuando
responde o reenva un mensaje recibido.
11
3.4 Acceder a las funciones de Outlook

En Outlook, cada funcin se abre en una vista separada; sin embargo,
las interfaces son similares. Tenga en cuenta que Outlook usa nombres
especficos para algunas de las funciones principales: los contactos se
llaman Personas y la lista de Tareas pendientes, Tareas. Para acceder a
las funciones de Outlook, use el Panel de navegacin, en la esquina
inferior izquierda de la ventana Outlook:
1. Haga clic
1
2
4
3
en
Calendario
para abrir
la vista Calendario.
2. Haga clic en Personas para trabajar en la vista Personas.
3. Haga en Tareas para abrir la vista Tareas y trabajar en la lista de
Tareas pendientes.
4. Haga clic en el icono Ms
para abrir el men desplegable
con otras vistas: Notas, Carpetas y Accesos directos.
Consejo: Para ver la vista previa de una vista diferente a la
actual sin tener que abrirla, mueva el cursor del ratn sobre
el icono de la vista en la barra de navegacin.
Puede ajustar cmo desea ver la barra de navegacin mostrndola en la
versin compacta. De este modo, ver los iconos de las funciones en
lugar de sus nombres. Para ello, realice los pasos siguientes:
1. En la cinta, en la pestaa VISTA, en el grupo
Diseo, haga clic en el botn Panel de carpetas y,
en el men desplegable, haga clic en Opciones. Se
abrir el cuadro de dilogo Opciones de
navegacin.
12
2. Marque la casilla de verificacin Navegacin

compacta y, luego, haga clic en Aceptar.
3. En la versin compacta, el Panel de

navegacin se muestra como se ve
en el ejemplo.
3
4
Consejo: En el cuadro de dilogo Opciones de

navegacin tambin puede elegir cuantas funciones de
Outlook se vern en la barra de navegacin y alterar su
orden.
3.5 Las diferencias fundamentales en el uso

del correo electrnico con Lotus Notes o
Outlook
Adems de las diferencias en las interfaces, existen diferencias
fundamentales en la administracin de los correos electrnicos entre
Lotus Notes y Outlook. A continuacin encontrar una descripcin de
algunas de ellas.
Buscar las direcciones de correos electrnicos de colegas de BASF
Para encontrar la direccin de correo electrnico de un colega de BASF
en Outlook, deber llevar a cabo unos pasos diferentes a los necesarios
en Lotus Notes:
En Lotus Notes, para buscar
una direccin de correo
electrnico de un empleado de BASF, solamente debe escribir el
apellido de la persona en la casilla de direccin Para/CC/CCO en
un nuevo mensaje y pulsar Intro para que aparezca una lista con
posibles coincidencias.
13
En Outlook, cuando est creando un nuevo mensaje, despus de

escribir el nombre o el apellido de la persona que est buscando
en la casilla de direccin Para o CC:
1. En la pestaa MENSAJE, en el grupo
Nombres, haga clic en Comprobar
nombres.
o:
2. En el teclado, presione Ctrl+K. Se muestra el cuadro de
dilogo Comprobar nombres con las posibles
coincidencias.
3. En el cuadro de dilogo, encuentre
a la persona que est buscando y,
luego, haga clic en ACEPTAR.
Buscar en la libreta de direcciones

Otra forma de encontrar la direccin de correo electrnico de un colega
de BASF es usar la libreta de direcciones. Los pasos que deber llevar a
cabo para explorar la libreta de direcciones en Outlook son similares a la
forma en que lo haca en Lotus Notes:
En Lotus Notes, realizaba
las bsquedas en la libreta
de direcciones mediante el
cuadro de dilogo
Seleccionar direcciones.
Deba escribir el apellido
de la persona que
deseaba encontrar.
14
En Outlook, use la libreta

de direcciones que se
abre en el cuadro de
dilogo Seleccionar
nombres para buscar las
direcciones de correo
electrnico de sus
colegas. Para aprender a
usar la libreta de
direcciones, vea el captulo 4.1 Realizar acciones bsicas con el
correo La libreta de direcciones.
El cuadro de direccin CCO (con copia oculta)
Es posible que haya notado que, cuando crea un nuevo mensaje en
Outlook y quiere indicar el destinatario, el cuadro de direccin CCO no
se muestra, mientras que en Lotus Notes siempre estaba disponible.
Para mostrar el cuadro de direccin CCO en Outlook, lleve a cabo los
siguientes pasos:
1. En la ventana Nuevo mensaje, en la pestaa
OPCIONES, en la vista Mostrar campos, haga clic
en CCO. El cuadro de direccin CCO se mostrar
debajo del cuadro de direccin CC.
Nota: En Lotus Notes, cuando reciba un mensaje

mediante CCO, poda ver su nombre en el cuadro de
direccin CCO. En Outlook, incluso cuando recibe un
mensaje mediante CCO, solo puede ver los cuadros de
direccin Para y CC. Su nombre no aparece en ninguno de
los dos.
15
Incluir un archivo adjunto cuando responde un correo electrnico

A diferencia de Lotus Notes, Outlook no le permite adjuntar de manera
automtica un archivo que recibi en un correo electrnico cuando usa
el comando Responder:
En Lotus Notes, cuando
quera responder a un
correo electrnico que
inclua un archivo adjunto,
era posible elegir la opcin Responder con el archivo adjunto.
Esta funcin no est disponible en Outlook.
En Outlook, si elige la opcin Responder o
Responder a todos, el archivo adjunto no
se incluye en el correo electrnico de
respuesta. Sin embargo, si selecciona la
opcin Reenviar, el archivo adjunto se incluye de manera
automtica en el correo electrnico. Para obtener ms informacin
sobre cmo responder correos electrnicos, vea el captulo 4.1
Realizar acciones bsicas con el correo Responder a los
correos electrnicos recibidos.
Buscar correos electrnicos en la vista Correo
En Lotus Notes, una de las carpetas predefinidas era
Todos los documentos, donde poda ver y
encontrar todos los correos electrnicos en su buzn
de correo. Esta carpeta no est disponible en
Outlook.
En Outlook, para buscar
correos electrnicos, use la
barra de bsqueda ubicada
arriba de la lista de mensajes.
Para obtener ms informacin sobre la funcin de bsqueda, vea
el captulo 3 en el libro electrnico Aspectos avanzados de Outlook
(Buscar en Outlook).
16
3.6 Aadir una imagen de perfil en Outlook

En Outlook, se puede aadir una imagen de perfil. Su imagen aparecer
en Jabber, todas las aplicaciones de Office 365 y los sitios de Team
Collaboration. Para subir una imagen de perfil, realice los pasos
siguientes:
1. En Outlook, abra la vista Backstage a travs
de la ficha ARCHIVO de la cinta.
2. En la seccin
Informacin de
cuentas, haga clic en
la opcin Cambiar
situada debajo del
marcador de posicin
de la imagen.
3. Ser redirigido al sitio donde puede subir

su imagen. Haga clic en el
icono
Seleccionar foto para elegir la foto que
desea subir.
4. A continuacin, haga clic en Guardar.
17
4. Administrar el correo
4.1 Realizar acciones bsicas con el correo
Para realizar acciones bsicas en la vista Correo, use la pestaa INICIO
en la cinta, los iconos en la lista de mensajes o el men en la parte
superior del panel de lectura.
Crear un nuevo correo
Para crear un nuevo correo, proceda del siguiente modo:
1. En la pestaa INICIO, en el grupo
1
Nuevo, haga clic en Nuevo
mensaje de correo electrnico.
Se abre la ventana Mensaje.
En la ventana Mensaje, puede crear el correo electrnico. Para
aprender a navegar en la ventana Mensaje, vea el captulo 4.1
Realizar acciones bsicas con el correo Navegar en la ventana
Mensaje.
2. Si desea interrumpir la
escritura del correo
electrnico y retomarla ms
4
3
tarde, simplemente cierre la
ventana Mensaje. Se abrir un cuadro de dilogo para preguntarle
Desea guardar los cambios? Haga clic en S para guardar el
mensaje en la carpeta Borradores.
3. Si desea descartar el nuevo mensaje, cierre la ventana Mensaje y,
en el cuadro de dilogo que aparece, haga clic en No.
Consejo: Puede crear un nuevo correo usando el atajo de
teclado Ctrl + N (use este atajo de teclado para crear
elementos nuevos en cada funcin de Outlook).
18
Nota: En la pestaa INICIO de la vista Correo, puede crear

nuevos elementos para otras funciones de Outlook;
simplemente haga clic en el botn Elementos nuevos y
elija la opcin deseada en la lista desplegable; por ejemplo,
Nueva cita.
Navegar en la ventana Mensaje
Cuando hace clic en el botn Nuevo mensaje de correo electrnico en
la pestaa INICIO, se abre la ventana Mensaje donde puede crear su
correo electrnico. Para crear un mensaje, lleve a cabo los siguientes
pasos:
1. Escriba el
4
3
texto en el
cuerpo del
2
mensaje.
2. Indique el
1
asunto en el
recuadro
Asunto.
3. Especifique los nombres de los destinatarios en los cuadros de
direccin Para y CC de una de las maneras siguientes:
a. Escriba manualmente las direcciones de correo electrnico y
seprelas con puntos y coma.
b. Haga clic en los botones Para y CC y busque a los
destinatarios en la libreta de direcciones (vea el captulo 4.1
Realizar acciones bsicas con el correo La libreta de
direcciones).
c. Escriba el nombre o el apellido de su colega
3c
de BASF y haga clic en Comprobar
nombres en el grupo Nombres de la ficha
MENSAJE (o utilice el mtodo abreviado
Ctrl+K). Aparecer un cuadro de dilogo con posibles
coincidencias.
d. Outlook recuerda cada direccin de correo electrnico a la
cual envi un mensaje; simplemente comience a escribir la
direccin en los recuadros de direccin Para o CC y
19
aparecer la lista con las posibles coincidencias. Para

eliminar una direccin de correo electrnico recordada, haga
clic en el icono de eliminar
en la derecha.
4. Haga clic en el botn Enviar para enviar el correo electrnico.
La ventana Mensaje tiene su propia cinta, diferente a la de la ventana de
Outlook. En la cinta:
1. Use la pestaa MENSAJE para llevar a cabo las acciones ms
comunes:
a) Para aplicar formato al
a
texto del correo
electrnico, vaya al
grupo Texto bsico y
use los comandos disponibles. Adems, encontrar opciones
avanzadas para aplicar formato a su correo electrnico en la
pestaa FORMATO DE TEXTO.
b) Para marcar la importancia del mensaje,
b
use los comandos disponibles en el
grupo Etiquetas.
c) Use los comandos del
c
grupo Incluir para adjuntar
archivos u otros objetos al
mensaje (para aprender a
adjuntar archivos, vea el
captulo 4.1 Realizar acciones bsicas con el correo
Adjuntar archivos a correos elctricos).
2. Use la pestaa INSERTAR para insertar archivos adjuntos y
elementos como los siguientes:
a) Tablas,
a
b
c
haciendo clic
en Tabla en el
grupo Tablas.
b) Imgenes o
Formas, usando los comandos del grupo Ilustraciones.
c) Hipervnculos, seleccionando la opcin Hipervnculo en el
grupo Vnculos.
20
3. Para cambiar la configuracin

3
a
automtica de la funcin Ortografa
y gramtica, lleve a cabo el
siguiente paso: En la pestaa
REVISAR, en el grupo Idioma, haga clic en el botn Idioma para
abrir un men desplegable. selo para establecer el idioma de
revisin y para cambiar sus preferencias de idioma.
Consejo: Para cambiar las configuraciones ms avanzadas
del revisor ortogrfico, haga clic en la pestaa ARCHIVO de
la cinta para abrir la vista Backstage y, luego, haga clic en
Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de Outlook,
vaya a la pestaa Correo y, en la seccin Escribir
mensaje, haga clic en Ortografa y autocorreccin.
La libreta de direcciones
Para acceder a la libreta de direcciones, mientras crea un nuevo correo,
lleve a cabo los siguientes pasos:
1. Cree un nuevo correo (vea el captulo 4.1 Realizar acciones
bsicas con el correo Crear un nuevo correo).
2. En la pestaa MENSAJE, en el grupo Nombres,
haga clic en Libreta de direcciones. Se abrir el
cuadro de dilogo Seleccionar nombres.
o:
3. Haga clic en el botn Para/CC. Se abrir
3
el mismo cuadro de dilogo.
21
Para agregar destinatarios con la libreta de direcciones, lleve a cabo los

siguientes pasos:
1. El cuadro de
4
dilogo
1
Seleccionar
2
nombres abre en
la pestaa Ms
columnas. En la
barra de
bsqueda, escriba
3
el nombre o el
5
apellido de la
persona a la que
desea escribir un correo electrnico. A continuacin, haga clic en
Ir. Tambin puede buscar a las personas con otros datos, por
ejemplo, por departamento o nombre de la empresa.
2. Aparecer una lista de posibles coincidencias en la seccin
inferior. Seleccione la persona a la que desea escribir un correo
electrnico.
3. A continuacin, utilice los botones Para, CC y CCO para indicar
los destinatarios del correo electrnico.
4. Si desea visualizar toda la libreta de direcciones, haga clic en el
botn de opcin Solo nombre. En esta vista, para buscar a una
persona, debe escribir su nombre y apellido en el cuadro de
bsqueda.
5. Cuando ya haya indicado los destinatarios de su correo
electrnico, cierre la libreta de direcciones haciendo clic en
Aceptar.
22
Importante: En Outlook, puede encontrar fcilmente

grupos de distribucin de BASF en la libreta de direcciones
o utilizando la opcin Comprobar nombres. Tenga en
cuenta que los nombres son diferentes de los que haba
disponibles en Lotus Notes: los espacios, los dos puntos,
los apstrofes y los guiones bajos (( : _ ) han sido
sustituidos por guiones (-), adems de eliminarse los
caracteres especiales (incluyendo
=&#||$<>,;=?+*[]|(!{})~^/@).
Adjuntar archivos a un correo electrnico
Puede incluir archivos adjuntos a un nuevo mensaje o a una respuesta.
Para adjuntar archivos mientras responde a un correo electrnico, lleve
a cabo los siguientes pasos:
1. En la lista de mensajes, haga clic en el correo electrnico al cual
desea responder y, luego, haga clic en el comando Responder o
Responder a todos en el panel de lectura (vea el captulo
anterior).
2. Vaya al grupo Incluir en la pestaa
2
1
MENSAJE y haga clic en Adjuntar
archivo. Se abrir el cuadro de dilogo
Insertar archivo.
3. En el cuadro de dilogo, busque el
archivo que desea adjuntar y haga
clic en Insertar.
4. El archivo adjunto se agregar al

correo electrnico. Puede verlo en el
cuadro Adjunto, que aparece debajo
del cuadro Asunto.
23
4
3
Consejo: Tambin puede arrastrar y soltar los archivos

adjuntos en los correos electrnicos. Para hacerlo,
minimice la ventana de Outlook y busque el archivo que
desea adjuntar. Luego, mantenga seleccionado el archivo y
arrstrelo hacia el icono de Outlook en la barra de tareas.
Espere hasta que se abra Outlook, mueva el cursor del
ratn sobre el campo del mensaje (en el panel de lectura o
en la ventana Mensaje) y suelte el archivo.
Responder correos electrnicos recibidos
Para responder un mensaje recibido, lleve a cabo los siguientes pasos:
1. En la pestaa INICIO, en el grupo
1
Responder, haga clic en Responder,
Responder a todos o Reenviar.
o:
2. En el panel de lectura, haga clic en
2
Responder, Responder a todos o
Reenviar en el men en la esquina superior izquierda. El campo
para escribir el mensaje se abre en el panel de lectura y la pestaa
MENSAJE se activa en la cinta.
3. Si comienza a escribir su
3
respuesta y desea revisar
otros correos o el
calendario, puede hacerlo.
Outlook guarda automticamente su trabajo como un borrador y,
en la lista de mensajes, se muestra la inscripcin Proyecto junto al
nombre del remitente. Para volver al borrador, simplemente
seleccinelo de nuevo en la lista de mensajes o encuntrelo en la
carpeta Borradores.
4. Si desea descartar la respuesta que est
4
escribiendo, en el men del panel de
lectura, haga clic en Descartar. Si crea un
mensaje en una ventana separada, simplemente cirrela.
24
5. Tambin puede usar otras

5
opciones para responder a un
mensaje; por ejemplo, con
una invitacin a una reunin o
mediante el chat de Jabber:
haga clic en MI (Mensajeria Instantanea). Consulte las opciones
posibles en la pestaa INICIO, grupo Responder.
Consejo: Si prefiere escribir su respuesta en una ventana
Mensaje separada, con ms comandos disponibles en la
cinta, despus de hacer clic en Responder, haga clic en
Extraer en el men en la esquina superior izquierda del
panel de lectura.
Eliminar correos electrnicos
Cuando elimina un correo electrnico, un contacto o cualquier otro
elemento, Outlook lo mueve temporalmente a la carpeta Elementos
eliminados. La eliminacin de correos electrnicos en el buzn de
correo es una tarea sencilla y se puede hacer de varias formas:
1. Simplemente seleccione el correo electrnico en la lista de
mensajes y presione Eliminar en el teclado.
o:
2. En la lista de mensajes, seleccione el
2
mensaje que desea eliminar y, en la
pestaa INICIO, en el grupo Eliminar,
haga clic en Eliminar.
o:
3. En el panel de lectura, mueva el cursor del ratn sobre el mensaje
que desea eliminar y observe los iconos que aparecen a la
izquierda de la barra de correos electrnicos.
4. Haga clic en el
4
icono Eliminar.
25
Importante: La carpeta Elementos eliminados tiene una

directiva de retencin asignada de 30 das. Esto significa
que cada elemento se borra del buzn de correo 30 das
despus de moverlo a la carpeta Elementos eliminados.
Puede restaurar temporalmente correos electrnicos que
se hayan borrado de la carpeta Elementos eliminados
utilizando la funcin Restaurar elementos eliminados
(vase el captulo 9 del libro electrnico Outlook avanzado:
Restaurar elementos eliminados).
Marcar un correo electrnico como ledo o no ledo
Cuando abre un correo electrnico que ha recibido, cambia la forma en
que lo ve en la lista de mensajes: ya no est en negrita, y la barra azul a
la izquierda del mensaje desaparece. Puede deshacer este cambio y ver
el correo electrnico como un mensaje no ledo. Para ello, siga los
pasos siguientes:
1. En la lista de mensajes, seleccione el mensaje
1
que desea marcar como ledo o no ledo.
2. En la pestaa MENSAJE, en el grupo
Etiquetas, haga clic en No ledo/Ledo.
o:
3. En la lista de mensajes, mueva el cursor del ratn sobre el
mensaje que desea marcar como ledo o no ledo.
4. Haga clic en la barra azul
4
que aparece en la
izquierda de la barra del
mensaje.
Nota: La mayora de los comandos de la cinta tambin
estn disponibles en el men desplegable que se abre
cuando hace clic derecho sobre un correo electrnico en la
lista de mensajes.
26
4.2 Organizar mensajes en carpetas

Uno de las formas ms comunes de organizar mensajes en la vista
Correo es creando carpetas y ordenando los correos electrnicos en
ellas.
Navegar en el panel de carpetas
Cuando abra Outlook por primera vez, el panel de carpetas estar
contrado. Para desplegarlo, proceda de la siguiente manera:
1. Haga clic en el icono de la flecha,
del panel de carpetas.
en la parte superior
En el panel de carpetas, ver las siguientes secciones:

1. En la parte superior, se muestra la lista de
carpetas categorizadas como Favoritos.
2. Debajo, encontrar la lista de todas sus
carpetas.
3. Para contraer y desplegar las carpetas y
subcarpetas, haga clic en el icono de flecha
a la derecha de cada carpeta.
27
Crear una nueva carpeta

Para crear una nueva carpeta, proceda del siguiente modo:
1. En la pestaa CARPETA, en el grupo Nueva, haga
clic en Nueva carpeta. Se abrir el cuadro de
dilogo Crear nueva carpeta.
2. En el campo Nombre del cuadro

2
de dilogo, escriba el nombre para
la nueva carpeta.
3. En la seccin Seleccionar
3
ubicacin de la carpeta,
seleccione la direccin del correo
electrnico si desea que la nueva
carpeta aparezca en el mismo
nivel de jerarqua que la carpeta
4
Bandeja de entrada.
5
4. Si desea crear una subcarpeta
para una carpeta existente,
seleccione el nombre de la carpeta; por ejemplo, My Project.
5. Para terminar de crear la nueva carpeta, haga clic en Aceptar. La
nueva carpeta aparece en el panel de carpetas.
Consejo: Tambin puede crear una nueva carpeta

haciendo clic derecho en la direccin de correo electrnico
o en cualquier carpeta que se muestra en el panel de
carpetas y elija Nueva carpeta en el men desplegable.
Nota: Para eliminar una carpeta, haga clic derecho en el
panel de carpetas y seleccione Eliminar carpeta en el
men desplegable. Tambin puede encontrar este
comando en la cinta, en la pestaa CARPETA, en el grupo
Acciones. Cuando elimina una carpeta, esta y todos los
correos electrnicos que contiene se mueven hacia la
carpeta Elementos eliminados. Para eliminarla de manera
permanente, elimnela tambin de esa carpeta.
28
Mover correos electrnicos a carpetas

Para mover un mensaje a una carpeta, proceda del siguiente modo:
1. En la lista de mensajes, seleccione el correo electrnico que desea
mover a una carpeta.
2. Arrastre el correo electrnico a la
2
carpeta deseada en el panel de
carpetas. Puede hacerlo incluso si el
panel de carpetas est contrado.
o:
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Mover,
3
haga clic en el botn Mover para abrir una
lista desplegable y luego haga clic en el
nombre de la carpeta en la que desea
guardar el mensaje. Si la carpeta no aparece
en la lista, haga clic en Otra carpeta, se
abrir un cuadro de dilogo con una lista de
todas las carpetas. Seleccione la carpeta
deseada.
Modificar el orden de las carpetas en el panel de carpetas
En el panel de carpetas, puede ordenar automticamente sus carpetas
por orden alfabtico o manualmente en el orden que prefiera.
Para organizar sus carpetas por orden alfabtico, lleve a cabo los
siguientes pasos:
1. En la pestaa CARPETA,
1
en el grupo Limpiar, haga
clic en Mostrar todas las
carpetas de la A a la Z.
2. Si prefiere organizar en orden
alfabtico solo las subcarpetas
2
de una carpeta, haga clic
derecho en la carpeta del
panel de carpetas y, en el
men desplegable, haga clic
en Ordenar subcarpetas de la A a la Z.
29
Para organizar manualmente las carpetas en el orden que prefiera,

lleve a cabo los siguientes pasos:
1. En el panel de carpetas, arrastre las carpetas hacia el lugar
deseado en la estructura de carpetas (al arrastrarlas tambin
puede convertir una carpeta en una subcarpeta).
o:
2. Haga clic derecho en la carpeta que
2
desea mover. En el men
desplegable, haga clic en Subir o
Bajar.
Marcar una carpeta como favorita
Si marca una carpeta como favorita, la ver en el grupo Favoritos del
panel de carpetas. Adems, ver su nombre en el panel de carpetas
contrado y podr acceder a ella directamente desde all. Para marcar
una carpeta como favorita, lleve a cabo los siguientes pasos:
1. En el panel de carpetas, haga clic en la carpeta para seleccionarla.
2. En la pestaa CARPETA, en el grupo Favoritos, haga
2
clic en Mostrar en Favoritos.
o:
3. Haga clic en la carpeta y luego arrstrela y sultela en
el rea Favoritos.
30
4.3 Crear o actualizar su firma

Durante el proceso de migracin, su firma de correo electrnico se
transfiere a Outlook. Si debe actualizarla, utilice la funcin Firma
corporativa:
1. En la ficha INICIO tab, en el
grupo Firma corporativa, haga
clic en Firma corporativa.
2. Si aparece el cuadro de dilogo de

Office 365, escriba su direccin
electrnica en el cuadro de inicio de
sesin y pulse Intro. Marque la
casilla de seleccin Mantener la
sesin iniciada para permanecer en
la sesin.
3. En el cuadro de
dilogo Firma
corporativa,
proceda del
siguiente modo:
Al lado de
Empresa,
seleccione
la unidad
de BASF
en la que
trabaja en
la lista
desplegable. Puede utilizar el filtro para reducir las opciones.

A continuacin, ver una vista previa de su firma a la
derecha.
31
Al lado de Saludo, escriba el texto de saludo que desea

utilizar en su firma.
Los datos de contacto que podr ver en los cuadros
siguientes se rellenan con datos de la libreta de direcciones
de Outlook. Si lo desea, puede actualizar esta informacin.
Fjese que, mientras realiza cambios, estos se aplican
simultneamente en la vista previa de su firma.
Cuando haya finalizado su firma, haga clic en Guardar y
salir en la esquina superior derecha del cuadro de dilogo.
Si desea empezar a crear la firma desde cero, haga clic en
Restablecer.
4. Si utiliza la funcin Firma
4
corporativa por primera vez
o en el caso de que se
hubiera establecido otra
firma como predeterminada,
tras hacer clic en el botn
Guardar y salir, aparecer un cuadro de dilogo notificndole que
debe reiniciar Outlook.
5. Una vez que haya guardado la firma, se establecer como
predeterminada. Adems, tambin se guardar en la aplicacin
web de Outlook.
En algunos casos, por ejemplo, cuando quiera enviar un correo
electrnico desde otra herramienta, la nueva ventana de correo
electrnico se abrir sin su firma. Para insertar una firma manualmente,
proceda del siguiente modo:
1. En la ventana Mensaje, en la ficha
MENSAJE, en el grupo Incluir, haga clic en
el botn Firma.
2. Se abrir una lista con sus firmas, donde
podr encontrar su firma migrada y la que ha
creado con la funcin Firma corporativa,
denominada CorporateSignature. Para
insertar una firma en el correo electrnico,
slo debe seleccionar su nombre en la lista.
32
3. Al seleccionar la opcin Firmas... en la lista, se abre el cuadro de

dilogo Firmas y plantilla, donde puede actualizar manualmente
sus firmas o crear una firma adicional.
Consejo: Cada vez que usa la funcin Firma corporativa,
la firma creada con esta funcin ser su firma
predeterminada y se ver tal como se muestra en la vista
previa. Si ha editado manualmente la firma en el cuadro de
dilogo Firmas y plantilla, estos cambios no se
actualizarn.
Importante: De acuerdo con las directrices de BASF, la
firma de correo electrnico debe contener informacin
vlida. En el caso de que sea necesario actualizar los datos
corporativos en la firma, recibir una notificacin por correo
electrnico con instrucciones sobre cmo proceder.
Consejo: Vaya a la pgina de Tutoriales de Vdeo de
Outlook y seleccione el vdeo "Crear una firma".
4.4 La funcin Respuestas automticas (fuera

de la oficina)
En Outlook, la caracterstica para enviar mensajes por ausencia se llama
Respuestas automticas. Cuando activa las respuestas automticas,
Outlook responde de manera automtica a los mensajes recibidos que
envan otras personas (pero solo al primer mensaje de cada remitente).
En Outlook, puede crear dos respuestas automticas: una se enva
solamente a los empleados de BASF y la otra se enva a cada remitente
o solamente a las personas en su lista de contactos. Esta opcin puede
ser muy til para distinguir la informacin que se muestra a los colegas,
a los contactos de negocio y al pblico en general. Por ejemplo, en el
caso de que desee compartir su nmero de mvil solo con sus colegas
de BASF, indicar la fecha de regreso en una respuesta a sus contactos y
no enviar ninguna respuesta a otras personas.
33
Para configurar las respuestas automticas, lleve a cabo los siguientes

pasos:
1
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO en la

cinta para abrir la vista Backstage.
2. En la seccin Informacin de
cuentas, haga clic en el botn
Respuestas automticas. Se
abre el cuadro de dilogo
Respuestas automticas.
2
3. En el cuadro de dilogo, haga

3
4
clic en el botn de radio Enviar
respuestas automticas.
4. Si sabe las fechas en las que se
5
ausentar, en la seccin Enviar
respuestas automticas,
seleccione la casilla de
verificacin Enviar slo
durante este intervalo de tiempo y, luego, elija la Hora de inicio
(cuando desea que se active la respuesta automtica) y la Hora
de finalizacin (cuando desea que se desactive la respuesta
automtica).
5. En la pestaa Dentro de mi organizacin, cree el texto para el
mensaje de la respuesta automtica que desea enviar a sus
colegas de BASF. Puede aplicar formato al mensaje usando los
comandos de formato bsico en la barra de herramientas. Tenga
en cuenta que Outlook no le sugerir una plantilla de texto
predeterminada para las Respuestas automticas. Usted deber
escribir el texto e introducir las fechas de su ausencia de forma
manual.
34
6. Para activar la funcin

6
Respuestas automticas
7
para las personas ajenas
a BASF, vaya a la
pestaa Fuera de mi
organizacin. Tenga en
cuenta que puede ver la
indicacin (Desactivado) o (Activado). Esto le informa si las
respuestas automticas para las personas ajenas a BASF estn
activadas.
7. Seleccione la casilla de verificacin Autorresponder a personas
que no pertenezcan a mi organizacin para activar las
respuestas automticas para personas ajenas a BASF. Luego,
proceda de la siguiente manera:
Haga clic en el botn de radio Solo a mis contactos si
desea enviar una respuesta automtica a las personas en su
lista de contactos.
Haga clic en A cualquiera que no pertenezca a mi
organizacin para enviar una respuesta automtica a todas
las personas que le hayan enviado un correo.
8. Escriba el texto del mensaje de la respuesta automtica que desea
enviar a las personas ajenas a BASF.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo
Respuestas automticas.
Cuando la funcin Respuestas automticas est activada, Outlook le
muestra un mensaje para informarle de ello.
1. En la vista Backstage, en
1
Informacin de cuentas, el
rea del botn Respuestas
automticas se muestra de
color amarillo y aparece el botn Desactivar.
2. En la vista Correo,
2
aparece la barra
de informacin
RESPUESTAS AUTOMTICAS debajo de la cinta, con el botn
Desactivar disponible.
35
3. Adems, aparece el
3
men RESPUESTAS
AUTOMTICAS en la barra de estado, en la parte inferior de la
ventana de Outlook. Haga clic en RESPUESTAS AUTOMTICAS
para abrir el cuadro de dilogo Respuestas automticas.
Nota: Si sus colegas de BASF tienen activadas las
Respuestas automticas, cuando les enve un correo
electrnico, aparecer una notificacin sobre las
Respuestas automticas encima del botn Enviar.
Consejo: Adems de enviar Respuestas automticas,

Outlook puede utilizar reglas para procesar los mensajes
que recibe mientras est fuera de la oficina. Para obtener
ms informacin acerca de la creacin de reglas, vea el
captulo 7.5 del libro electrnico Outlook avanzado (Crear
reglas para procesar mensajes automticamente).
4.5 Clasificar los correos electrnicos

De conformidad con las polticas de BASF, el contenido debe
clasificarse. Outlook cifra y firma los correos electrnicos confidenciales
y estrictamente confidenciales. Para escribir o leer correos electrnicos
cifrados debe haber iniciado sesin en su ordenador con su smartcard.
Para clasificar un mensaje, realice los pasos siguientes:
1. Cree un nuevo correo electrnico (vea el captulo 4.1 Realizar
acciones bsicas con el correo Crear un nuevo correo).
2. En la ventana Mensaje, en la ficha
MENSAJE, en el grupo Clasificacin, haga
clic en la opcin deseada. Puede clasificar el
correo electrnico como:
Interno La indicacin **Interno** se
aade al asunto del correo electrnico.
36
Confidencial La indicacin **Confidencial** se aade al

asunto del correo electrnico y el correo electrnico se firma
y cifra.
Estrictamente confidencial La indicacin **Estrictamente
confidencial** se aade al asunto del correo electrnico y el
correo electrnico se firma y cifra.
3. Cree su correo electrnico como de costumbre y haga clic en el
botn Enviar para enviarlo. Tenga en cuenta que el asunto de un
correo electrnico nunca se cifra. Por lo tanto, no debe incluir
informacin confidencial en el mismo.
Nota: No es posible cifrar las entradas del calendario en
Outlook. Por lo tanto, no se debe incluir informacin
confidencial o estrictamente confidencial en las mismas.
Importante: Si intenta clasificar un correo electrnico, pero
no tiene un certificado para firmarlo (el certificado est
almacenado en la smartcard), aparecer el mensaje de
error Falta el certificado!
Importante: Si intenta enviar un correo electrnico cifrado
a destinatarios que no han compartido con usted sus
certificados, aparecer el mensaje de error Problema de
cifrado. Esto puede suceder al enviar un correo electrnico
a socios externos. Para saber qu acciones debe realizar
para poder intercambiar correos electrnicos cifrados con
socios externos, consulte el captulo siguiente (Enviar
correos electrnicos cifrados a socios externos).
37
4.6 Enviar correos electrnicos cifrados a

socios externos
En BASF, puede usar dos opciones diferentes para intercambiar correos
electrnicos cifrados con socios externos:
Utilizar la solucin Secure Mail Gateway.
Enviar correos electrnicos cifrados directamente desde Outlook.
Esto es posible gracias a los certificados personales, que estn
almacenados en su smartcard.
Para registrarse en Secure Mail Gateway, pngase en contacto con su
IS Service Desk local. Adems, encontrar ms informacin en la pgina
web de IS Service Desk.
Para poder enviar correos electrnicos cifrados a socios externos
directamente desde Outlook, primero debe realizar las acciones
siguientes:
1. Confirmar que la organizacin de su socio admite el estndar de
cifrado S/MIME.
2. Confiar en los certificados de la organizacin de su socio en
Outlook.
3. Intercambiar sus certificados personales con el socio externo y
guardar el certificado de su socio en Outlook.
Las siguientes secciones del captulo explican cmo realizar todas estas
acciones.
38
Confirmar que la organizacin de su socio admite el estndar de

cifrado S/MIME
En un primer paso, debe ponerse en contacto con su socio externo y
pedirle que compruebe si su organizacin admite el estndar de cifrado
S/MIME. Normalmente, el Departamento de IT podr facilitarle esta
informacin. A continuacin, el socio externo debe enviarle un correo
electrnico firmado digitalmente:
1. Pida al socio externo que le enve un correo
electrnico que contenga su firma. Cuando se
firma un correo electrnico, contiene el
1
certificado personal del remitente y el certificado
de su organizacin. Si la empresa externa utiliza
Outlook, su socio puede firmar el correo electrnico haciendo clic
en el botn Firmar, disponible en el grupo Permiso en la ficha
OPCIONES.
Importante: Recuerde que para intercambiar
correctamente certificados con sus socios externos,
tambin debe enviarles un correo electrnico firmado
digitalmente.
Confiar en el certificado de la organizacin de su socio
En cuanto haya recibido el correo electrnico firmado digitalmente,
puede proceder de dos maneras:
Si no puede garantizar la autenticidad del correo electrnico
firmado digitalmente, pida a su socio externo que le facilite los
datos de contacto de un responsable en el Departamento de IT de
su organizacin. A continuacin, reenve estos datos de contacto
junto con el correo electrnico firmado a su IS Service Desk local
para su validacin.
Si est seguro de que el corro electrnico firmado digitalmente ha
sido enviado por el mismo socio externo (p. ej., estaba presente
cuando lo hizo o al telfono con l en ese momento), realice los
pasos siguientes:
39
1. En la vista Correo, en la lista de mensajes, busque el correo

electrnico firmado que ha recibido del socio externo.
2. A la derecha de la cabecera del correo electrnico, aparece
un icono con un
signo de exclamacin. Haga clic en l y
aparecer el cuadro de dilogo Firma digital: no vlida.
2
2
3. En la parte inferior del

cuadro de dilogo,
haga clic en Confiar.
Aparecer un cuadro
de dilogo con una
alerta de seguridad.
4. En el cuadro de
dilogo, haga clic en
Yes [S]. Ahora ya
confa en los
certificados de la
organizacin de su
socio.
5. Para finalizar la
instalacin de los
4
certificados, cierre y
vuelva a abrir
Outlook.
6. Para comprobar que la instalacin se
haya realizado correctamente, vuelva a
abrir el correo electrnico firmado que
recibi y compruebe si el icono del
signo de
exclamacin se ha convertido en un icono de certificado.
40
Guardar el certificado personal del socio externo en su Outlook

Tras confiar en el certificado de la organizacin de su socio, debe
guardar el certificado personal del socio externo en su cuenta de
Outlook, en su lista local de contactos (vista Personas).
1. Haga clic con el botn derecho en el nombre del remitente que
aparece en la parte superior del correo electrnico y aada la
direccin electrnica del socio externo a su lista local de contactos.
2. En la lista desplegable, seleccione
Agregar a contactos de Outlook. Se
abrir una tarjeta de contacto.
2
3. En la tarjeta de contacto, haga clic en

Guardar para guardar el contacto en su
lista local de contactos. De este modo,
3
Outlook guarda el certificado personal de
su socio externo en el contacto recin
creado en Outlook. Ahora ya podr intercambiar correos
electrnicos cifrados.
Nota: Los certificados instalados se asocian nicamente a
este contacto concreto. Debe pedir a cada socio externo
que le enve un correo electrnico firmado digitalmente y, a
continuacin, guardar el contacto en su lista local de
contactos, aunque muchos de sus contactos externos
pertenezcan a una misma organizacin.
Nota: Si el socio externo del cual necesita aadir el
certificado ya existe en su lista local de contactos, elimine
el contacto y vuelva a aadirlo. De este modo, su
certificado personal se guardar en Outlook.
41
Importante: Recuerde que, para poder intercambiar

correos electrnicos firmados y cifrados con un socio
externo, este debe confiar en los certificados de la
organizacin BASF y guardar su certificado personal en
Outlook.
4.7 El servicio antispam

BASF tiene un nuevo servicio antispam: Microsoft Exchange Online
Protection (EOP). Cuando EOP identifica un correo electrnico como
spam, este se enva a la carpeta de correo no deseado y la indicacin
[SPAM] aparece en la barra del mensaje.
Procesar correos electrnicos en la carpeta de correo no deseado
Cuando reciba un correo electrnico no
deseado, este se mostrar en la carpeta de
correo no deseado del panel de carpetas; un
nmero que muestra cuntos mensajes contiene la carpeta de correo no
deseado aparece entre parntesis tras el nombre de la carpeta. El
nmero incluye tanto los mensajes ledos como los no ledos. Si alguno
de los mensajes de la carpeta est sin leer, el nombre de la carpeta se
muestra en negrita.
Existen varias maneras de procesar un mensaje en la carpeta de correo
no deseado:
Eliminarlo (vea el captulo 4.1 Realizar acciones bsicas con el
correo Eliminar correos electrnicos).
Mover el mensaje a la Bandeja de entrada. Para ello, proceda de
la siguiente manera:
1. Haga clic en el mensaje en la lista de mensajes.
2. En la ficha INICIO, en el grupo
Eliminar, haga clic en el botn Correo
no deseado y, en la lista desplegable,
2
haga clic en Correo que desea recibir.
Aparecer el cuadro de dilogo Marcar
como Deseado.
42
3. Para aadir el remitente a su lista de

remitentes seguros, en el cuadro de
dilogo, marque la casilla de seleccin
Confiar siempre en el correo electrnico de y haga clic en
Aceptar.
Consejo: Aunque las opciones de respuesta en la cinta

estn activas, no puede contestar a un mensaje de la
carpeta de correo no deseado, primero debe moverlo a la
Bandeja de entrada. No obstante, puede reenviar un
mensaje directamente desde la carpeta de correo no
deseado.
Consejo: Para bloquear a los remitentes o aadirlos a su
lista de remitentes seguros, haga clic en cualquiera de las
cuatro primeras opciones del men desplegable del botn
Correo no deseado (Bloquear remitente, No bloquear al
remitente nunca, No bloquear nunca el dominio del
remitente o No bloquear a este grupo o lista de
distribucin de correo nunca). Al hacer clic en cualquiera
de estas opciones no se elimina el mensaje de la carpeta
de correo no deseado. Tambin puede utilizar estos
botones con cualquier otra carpeta que no sea la carpeta
de correo no deseado.
Crear listas personales de remitentes seguros y bloqueados
En Outlook, puede realizar fcilmente cambios personales en el filtro de
spam. Para crear una Lista personal de remitentes seguros/bloqueados,
utilice las opciones disponibles en el botn Correo no deseado de la
cinta o realice los pasos siguientes:
Eliminar, haga clic en el botn
Correo no deseado para abrir un
men desplegable.
2. En el men, haga clic en Opciones
para el correo electrnico no
43
3.
4.
5.
6.
7.
8.
deseado. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones de correo

electrnico no deseado.
En el cuadro de dilogo, haga clic en
3
la pestaa Remitentes seguros.
4
Para aadir una direccin electrnica
especfica o un dominio concreto (en
este caso, los correos electrnicos
recibidos de cualquier remitente en un
dominio determinado son seguros) a
la lista de remitentes seguros, haga
clic en Agregar. Se abrir el cuadro
de dilogo Agregar direccin o
dominio.
En el cuadro de dilogo,
escriba la direccin
5
electrnica (p. ej.,
alguien@example.com) o el
dominio (p. ej.,
@example.com) que quiere
agregar y haga clic en
Aceptar.
Para asegurarse de que los
6
mensajes de sus contactos
legitimados no sean
considerados spam, puede marcar las dos casillas de seleccin
situadas en la parte inferior de la pestaa Remitentes seguros.
Vaya a les pestaas
7
Destinatarios seguros y
Remitentes bloqueados para crear listas correspondientes de
forma analgica.
Para cerrar el cuadro de dilogo, haga clic en Aceptar.
44
4.8 Cambiar la Directiva de retencin

asignada a un correo electrnico
Una Directiva de retencin es una regla que mueve automticamente
correos electrnicos a la carpeta de Elementos eliminados tras un
perodo definido. De forma predeterminada, se ha asignado una
Directiva de retencin de seis meses a todos los correos electrnicos en
Outlook.
Nota: Las Directivas de retencin sustituyen la funcin de
archivar (etiquetado de correos electrnicos) que estaba
disponible en Lotus Notes.
Para comprobar qu Directiva de retencin se aplica a un correo
electrnico, realice los pasos siguientes:
1. Seleccione un correo electrnico de la lista de mensajes para
visualizarlo en el panel de lectura.
2. Podr ver una
2
barra de
estado con informacin sobre la Directiva de retencin asignada
debajo de los cuadros de direccin.
Para cambiar la Directiva de retencin asignada a un correo electrnico,
realice los pasos siguientes:
1. Seleccione el correo electrnico en la lista de mensajes.
2. En la ficha INICIO, en el
2
grupo Etiquetas, haga clic en
el botn Asignar directiva.
Se abrir una lista
desplegable.
3. En la lista, de conformidad
con la Directiva de
administracin de correos
electrnicos de BASF,
seleccione una de las
opciones disponibles:
45
Utilice la opcin Mandatory [Obligatorio] cuando el cambio

en la Directiva de retencin se deba a regulaciones de BASF
aplicables.
Utilice la opcin Worthy [Deseable] cuando exista otro
motivo para cambiar la Directiva de retencin.
Observe que puede ver informacin sobre cunto tiempo se
guardan los correos electrnicos con cada directiva entre
parntesis detrs del nombre de cada Directiva de retencin
(p. ej., 3 aos).
4. La barra de estado con la informacin sobre la Directiva de
retencin asignada se actualizar.
5. Gestionar su calendario
5.1 Vaya a la vista de calendario
Cuando visualice la vista de calendario por primera vez, ver su
calendario situado en el mes actual. El panel de carpetas est contrado,
pero en cuanto lo abra, ver el Explorador de fechas que muestra una
vista previa de los meses actual y siguiente, as como una lista de
calendarios disponibles, tal como se muestra en el ejemplo siguiente.
46
Cambiar el perodo de tiempo mostrado

Puede cambiar el perodo de tiempo que se muestra en el calendario a
una vista preferida: un nico da, la semana de trabajo que especifique,
una semana o una Vista Programacin que muestra un perodo de
tiempo de seis horas en la escala de tiempo horizontal. Para cambiar el
perodo de tiempo mostrado, realice los pasos siguientes:
Organizar, haga clic en la opcin
que prefiera (p. ej., Mes).
Si desea modificar la configuracin avanzada de su calendario, realice

los pasos siguientes:
Organizar, haga clic en la flecha
situada en el extremo inferior derecho.
Se abrir el cuadro de dilogo
Opciones de Outlook en la pestaa Calendario.
2. En el cuadro de
dilogo, puede
cambiar diferentes
opciones relativas
a su calendario,
como el tiempo de
trabajo. Si se
desplaza hacia
abajo, encontrar
la seccin
correspondiente a
las zonas horarias.
47
Consejo: Experimente con la vista de calendario. Por

ejemplo, puede visualizar los elementos del calendario
como una lista. Para comprobar las opciones disponibles,
en la ficha VISTA, en el grupo Vista actual, haga clic en el
botn Cambiar vista. Adems, intente usar el panel de
lectura. Para abrirlo, vaya a la ficha Ver y, en el grupo
Diseo, haga clic en Panel de lectura.
Vaya a una fecha especfica
Puede desplazarse por su calendario de varios modos:
1. Haga clic en las flechas al lado de la
fecha actual para navegar por el
calendario y seleccionar el perodo
deseado.
2. Para mostrar una fecha concreta, haga clic en el

da correspondiente en el Explorador de fechas.
Nota: Tambin puede usar las opciones disponibles en la

cinta, en la ficha INICIO, en el grupo Ir a.
5.2 Tipos de elementos del calendario

En Outlook, tiene disponibles varios tipos de elementos del calendario:
Las citas son bloques de tiempo que planifica nicamente para
usted mismo. Una cita tiene una hora de inicio y una hora de
finalizacin especficas y puede servir de recordatorio.
Los eventos son bloques de tiempo que ocupan todo el da, como
cumpleaos, das de pago de nminas o cualquier cosa que
suceda un da especfico pero no a una hora especfica.
Las reuniones son bloques de tiempo a los que invita a otras
personas. Una reunin tiene una hora de inicio y una hora de
finalizacin especficas.
48
Tambin puede invitar a personas a los eventos. Tales eventos se

denominan Invitaciones.
5.3 Programar una cita

Para programar una cita, debe especificar su asunto y hora. Tambin
puede aadir otra informacin, como una ubicacin, su periodicidad o
incorporar archivos adjuntos.
Crear una nueva cita
Para crear una cita, proceda del siguiente modo:
1. En su calendario,
haga clic en el da
en el que quiere
crear una cita.
o:
2. En la ficha INICIO, en el grupo Nuevo, haga clic
en Nueva cita. Se abrir una ventana de Cita,
donde puede introducir los detalles de la cita.
3. En la ventana
3
de Cita,
escriba un
4
5
asunto en el
cuadro
Asunto. Adems, puede aadir una ubicacin en el campo
Ubicacin.
4. Utilice los cuadros Hora de inicio y Hora de finalizacin para
ajustar el tiempo de la cita.
5. Para adjuntar un archivo a la cita, en la ficha
5
5
INSERTAR, haga clic en Adjuntar archivo. El
archivo aparecer en el cuerpo de la cita.
49
6. Para guardar una cita, en la ficha

CITA, en el grupo Acciones, haga clic
en Guardar y cerrar.
Cambiar cmo las otras personas ven su disponibilidad

Cuando sus colegas quieren invitarle a una reunin, pueden comprobar
su disponibilidad utilizando Asistente para programacin (vea el captulo
6 del libro electrnico Outlook avanzado: Gestionar la programacin
utilizando el Asistente para programacin). Tras crear una cita, su
disponibilidad se ajusta como No disponible. Para cambiarlo, realice el
paso siguiente:
1. En la ventana Cita, en la ficha
CITA, en el grupo Opciones, al
lado de Mostrar como, haga
clic en la flecha desplegable
para abrir una lista con posibles
opciones. En la lista, haga clic
en el estado deseado que quiera ajustar.
Configurar el aviso de la cita

De forma predeterminada, se aade un aviso a cada cita. Se muestra 15
minutos antes de la hora de inicio. Para modificar esta configuracin,
realice el paso siguiente:
1. En la ventana Cita, en la ficha CITA, en el
grupo Opciones, haga clic en la flecha
desplegable al lado de Aviso para abrir
una lista con posibles opciones. A
continuacin, seleccione la opcin
deseada.
50
Convertir su cita en un elemento recurrente

Si quiere que su cita se repita, realice los pasos siguientes:
1. En la ventana Cita, en la ficha CITA,
en el grupo Opciones, haga clic en
Periodicidad. Se abrir el cuadro de
dilogo Repetir cita.
2. En el cuadro de dilogo, en
Frecuencia, indique la
periodicidad de su cita.
3. En Intervalo de repeticin,
indique cundo debe
empezar y finalizar la
repeticin, y haga clic en
Aceptar.
Nota: Si hace doble clic en una cita peridica del

calendario para abrirla, aparecer un cuadro de dilogo
donde puede seleccionar si desea abrir una nica cita o
toda la serie.
Importante: En Outlook, no est permitido crear
frecuencias personalizadas, por ejemplo, una reunin no
puede tener lugar una semana el lunes y, a la semana
siguiente, el martes. Al crear un elemento de calendario
peridico, utilice las opciones disponibles en el cuadro de
dilogo Periodicidad, en la seccin Frecuencia.
Para eliminar la periodicidad, proceda del siguiente modo:
1. Abra el cuadro de dilogo
Repetir cita y, en la parte
inferior, haga clic en Quitar
repeticin.
51
5.4 Gestionar los avisos

Si su cita u otro elemento tiene un aviso, dicho aviso se mostrar en el
momento indicado y usted escuchar un sonido. Las acciones que
puede realizar en la ventana Aviso(s) son las siguientes:
1. Si ya recuerda la cita y no
quiere que vuelva a
aparecer el aviso, haga
clic en Descartar. Se
cerrar el cuadro de
dilogo Aviso(s).
1
2. Si prefiere que se vuelva a
2
mostrar el aviso,
3
seleccione cundo quiere
que se muestre en la parte
inferior del cuadro de dilogo Avisos (p. ej., 5 minutos antes del
inicio) y haga clic en Posponer.
3. Si existen mltiples avisos al mismo tiempo, se muestran todos en
el cuadro de dilogo Avisos. Haga clic en Descartar todos para
no recibir un aviso de ninguno de ellos.
5.5 Crear un evento

Para crear un evento directamente en el calendario, realice los pasos
siguientes:
1. En el calendario, haga clic en la franja
del evento (el espacio debajo del ttulo
del da y encima de las franjas de
tiempo) para activarla, escriba el asunto
del evento y haga clic en Intro.
52
o:
2. En la vista Mes, simplemente haga clic en la
franja del da, escriba el asunto del evento y
haga clic en Intro.
2
Nota: Otra manera de crear un evento es crear una cita

desde cero y marcar la casilla de seleccin Todo el da
situada al lado del cuadro Hora de inicio.
Consejo: De forma predeterminada, al crear un evento, su
estado de disponibilidad se sita en Disponible. Para
modificarlo, seleccione el evento en el calendario y en la
ficha CITA, en el grupo Opciones, al lado de Mostrar
como, seleccione el estado de disponibilidad deseado en
la lista desplegable. Adems, de forma predeterminada se
aade un aviso al evento, que se mostrar 12 horas antes
del evento. Puede ajustarlo en funcin de sus necesidades.
5.6 Programar una reunin

Si quiere reunirse con otras personas, puede crear una reunin desde
cero o modificar una cita para convertirla en una reunin invitando a sus
colegas a la misma:
1. Para crear una nueva reunin desde cero, en la
ficha INICIO, en el grupo Nuevo, haga clic en
Nueva reunin. Se abrir la ventana Reunin.
2. Para convertir una cita en una reunin, haga clic en la
cita en el calendario y en la ficha CITA, en el grupo
Asistentes, haga clic en Invitar a los asistentes. La
cita se convierte en una reunin y se abre la ventana
Reunin.
53
Para crear una reunin, proceda del mismo modo que en el caso de la
cita (vea el captulo 5.3 Programar una cita). La nica diferencia es que
debe invitar a asistentes. Para hacerlo, en la ventana Reunin:
1. Escriba las direcciones
1
electrnicas de las personas
a quienes desea invitar en el
campo de direccin Para o
haga clic en el botn Para
para abrir la libreta de
direcciones.
2. Si utiliza la libreta de
2
direcciones, use los
botones Necesario y
Opcional para invitar a los asistentes y haga clic en Aceptar (para
obtener ms informacin sobre cmo usar la libreta de direcciones,
vea el captulo 4.1 Realizar acciones bsicas con el correo La
libreta de direcciones). Si escribe los nombres de los asistentes
directamente en el campo de direccin Para, todos los asistentes
se marcarn como Necesarios.
Consejo: Una vez que haya creado una reunin e invitado
a los asistentes, quizs necesite modificarla (p. ej.,
modificar la hora, la fecha o la ubicacin, o agregar o
eliminar asistentes). Para ello, abra la reunin desde su
calendario y, tras realizar los cambios necesarios,
asegrese de utilizar el botn Enviar actualizacin para
informar a los asistentes. Si desea cancelar una reunin,
abra la reunin desde su calendario y haga clic en el botn
Cancelar reunin situado en el grupo Acciones en la ficha
REUNIN. A continuacin, utilice el botn Enviar
cancelacin.
54
Consejo: Cuando invite a los asistentes, compruebe su

disponibilidad en el Asistente para programacin (vea el
captulo 6 del libro electrnico Outlook avanzado: Gestionar
la programacin utilizando el Asistente para programacin).
Tambin puede convertir un evento en una reunin,
invitando a asistentes al mismo.
5.7 Reservar salas y recursos

Salas y recursos en Outlook
Gracias al nuevo estndar para nombres, resulta sencillo buscar salas y
recursos en cualquier ubicacin del mundo en Outlook:
Puede encontrar todas las salas disponibles en un edificio
concreto en una lista de salas especfica de la ubicacin. La
convencin de nomenclatura de la lista de salas es la
siguiente:CdigoPas_Centro_Edificio.
Los nombres que se muestran tanto para las salas como para los
recursos incluyen informacin de la ubicacin y, en el caso de los
nombres de salas, informacin sobre su capacidad. La estructura
de los nombres es la siguiente:
o Centro_Edificio_Planta_NombreSala (capacidad),
o Centro_Edificio_NombreRecurso.
Existen varios tipos de permiso asociados a las salas y los recursos, los
cuales determinan quin puede reservar un recurso determinado:
La mayora de salas y recursos pueden ser reservados por todos
los usuarios.
En algunos casos, el propietario de una sala o un recurso debe
aprobar la reserva.
Algunas salas y recursos slo pueden ser reservados por un
grupo seleccionado de usuarios. Si intenta reservarlos, se
mostrar una notificacin informndole sobre la restriccin en la
invitacin, encima del botn Enviar.
55
Nota: En Outlook, puede reservar cmodamente las salas

y los recursos de todo el mundo utilizando el Buscador de
salas o la Libreta de direcciones. Recuerde que debe crear
una invitacin a una reunin desde su calendario para cada
reserva. Los siguientes subcaptulos explican cmo
hacerlo.
Importante: Durante el proceso de migracin a Outlook,

los derechos de permisos para reservar salas y recursos se
transferirn desde Lotus Notes. Para obtener ms
informacin sobre la gestin de los permisos, consulte el
captulo 5.8 Gestionar salas y recursos como su
propietario.
Reservar una sala para su reunin
Si invita a colegas a una reunin, es posible que necesite reservar una
sala de conferencias. Para ello, proceda de la siguiente manera:
1. Al crear una nueva reunin, en la
ventana Reunin, haga clic en
Buscador de salas en la ficha
REUNIN, en el grupo Opciones.
El panel del Buscador de salas se
abrir a la derecha.
56
2. All deber comprobar si la fecha de la

reunin es correcta en el pequeo
2
calendario de la parte superior. Si
decide seleccionar otro da, la fecha
que se muestra en el rea Hora de
inicio/Hora de finalizacin de la
invitacin se actualiza
automticamente.
3. Para reservar una sala, primero debe
3
seleccionar la lista de salas
correspondiente a la ubicacin en
cuestin en la lista desplegable que
aparece en Mostrar una lista de
salas.
4. Una vez que haya seleccionado
una lista de salas, todas las salas
4
disponibles para la hora
seleccionada aparecern en el
cuadro Elija una sala disponible.
Haga clic en el nombre de la sala
que le gustara reservar para
seleccionarla. Compruebe que la
capacidad de la sala sea
adecuada para el nmero previsto de asistentes.
5. El nombre de la sala
5
aparece dos veces en
la invitacin: en el
cuadro Ubicacin y
tambin en el cuadro de direccin Para.
6. Si no hay salas disponibles
6
para la hora seleccionada,
consulte el cuadro Horas
sugeridas. All podr ver el
nmero de salas disponibles
para cada hora sugerida. Tambin se le notificar si la hora
sugerida interfiere con la disponibilidad de alguno de los
asistentes. Site el cursor del ratn encima de una hora propuesta
57
para ver ms detalles. Al hacer clic en la hora sugerida, los

nombres de las salas disponibles aparecen en el cuadro Elija una
sala disponible, y la hora de la reunin se actualiza en la
invitacin.
7. Una vez que haya
7
elegido una sala
para su reunin,
compruebe de
nuevo los detalles
de la fecha y la
hora en su
invitacin y asegrese de que el nombre de la sala aparezca tanto
en el cuadro Ubicacin como en el cuadro de direccin Para. Si
todo es correcto, haga clic en Enviar para enviar su invitacin.
8. Recibir una
8
notificacin por
correo electrnico
para la reserva de
la sala,
informndole
sobre si se ha
realizado
correctamente. Recibir una de las tres respuestas siguientes:
a. Normalmente, recibir automticamente la respuesta
Aceptado.
b. Si el propietario de la sala debe confirmar la reserva, recibir
automticamente la respuesta Provisional. Poco despus
recibir una notificacin informndole sobre si la reserva ha
sido aceptada o rechazada por el propietario de la sala.
c. Recibir la respuesta Rechazado en los dos casos
siguientes: si intenta reservar una sala sin tener los permisos
necesarios o si otra persona ya ha reservado la sala. El
motivo del rechazo se incluye en la notificacin.
Nota: Por limitaciones tcnicas, las salas slo se pueden
reservar con un mximo de 3 aos de antelacin.
58
El Buscador de salas ofrece caractersticas tiles para facilitar al mximo

la reserva de salas:
a) Para comprobar la disponibilidad de las
salas que reserva con frecuencia,
seleccione Salas recientes en la lista
desplegable de Mostrar una lista de salas.
b) Si una sala est reservada, todos los usuarios pueden ver quin es
el organizador de la reunin, pero no su asunto ni la lista de
asistentes. Utilice el Asistente para programacin para consultar
quin ha reservado la sala:
1. Seleccione la ubicacin donde
1b
desea reservar una sala en la lista
desplegable de Mostrar una lista
de salas en el Buscador de salas y
haga clic en Asistente para
programacin en la barra de cinta de la ficha REUNIN en
el grupo Mostrar.
2. Se
2b
mostrar
una lista de
todas las salas de la ubicacin seleccionada y su estado de
disponibilidad. Site el cursor del ratn encima de una
reserva para ver ms detalles.
3. Tenga en cuenta que puede limitar la lista de salas que ve en
el Asistente para programacin seleccionando la opcin
Salas recientes o comprobar la disponibilidad de una sala
concreta agregndola a la invitacin con el botn Salas
(consulte el siguiente subcaptulo para obtener informacin
sobre cmo hacerlo).
4. Otra forma de abrir el Asistente para
4b
programacin es hacer clic en las dos
flechas que aparecen en el cuadro
Horas sugeridas. De este modo, la
hora de la reunin tambin se
actualiza en la invitacin.
59
c) Si no puede encontrar una sala que

satisfaga sus necesidades un da
determinado, consulte el calendario del
Buscador de salas, donde la
disponibilidad global de las salas de la
ubicacin seleccionada se muestra con
colores diferentes (Buena, Regular,
Mala). Esto le ayudar a encontrar un da con ms salas
disponibles.
Nota: Si no puede ver informacin sobre la disponibilidad

de una sala en el Asistente para programacin, significa
que no tiene los permisos necesarios para reservar esa
sala.
Nota: Para aquellas reuniones que se crearon en Lotus
Notes y se han transferido a Outlook, todos los usuarios
podrn ver el asunto de la reunin, pero no el organizador
de la misma.
Reservar una sala para una reunin peridica
Cuando organiza una reunin peridica, no puede usar el Buscador de
salas para reservar una sala. En su lugar, debe seguir estos pasos:
1. Haga clic en el botn Salas al lado del cuadro Ubicacin en la
invitacin. Aparecer el cuadro de dilogo Seleccionar salas.
60
2. Introduzca el
4
nombre de la sala
2
que est buscando
3
en la barra de
bsqueda del
cuadro de dilogo.
Tambin puede
introducir el nombre
5
de un edificio de
6
3
3
BASF si quiere
visualizar una lista
de todas sus salas. A continuacin, haga clic en Ir.
3. Se mostrar una lista de posibles coincidencias en el rea debajo
de la barra de bsqueda. All debe seleccionar la sala que desea
reservar.
4. Para mostrar una lista de todas las salas de conferencias
disponibles en todas las ubicaciones de BASF, haga clic en el
botn de opcin solo nombre encima de la barra de bsqueda.
5. Tras encontrar la sala que desea reservar, haga clic en el botn
Salas.
6. A continuacin, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo. El nombre de la sala aparece tanto en el cuadro
Ubicacin como en el cuadro de direccin Para de la invitacin.
7. Para comprobar la disponibilidad de la
7
sala, vaya al Asistente para programacin
haciendo clic en Asistente para
programacin en el grupo Mostrar de la
ficha REUNIN.
8. Para reservar la sala, enve la invitacin. Recibir un correo
electrnico de confirmacin para la reserva de la sala. Si la sala
seleccionada no est disponible ninguno de los das solicitados,
recibir una notificacin separada de rechazo informndole de los
diferentes conflictos.
61
Nota: Al reprogramar una reunin peridica creada en

Lotus Notes y transferida posteriormente a Outlook, se
enviar una solicitud de reserva de la sala para la nueva
fecha, pero la reserva original no se cancelar.
Reservar recursos
En BASF, puede reservar varios tipos de recursos, por ejemplo, un
proyector, un porttil o un automvil. Para reservar un recurso, realice
los pasos siguientes:
1. Haga clic en el botn Para en la
invitacin. Se abrir la libreta de
direcciones.
2. Introduzca el
2
nombre de la
ubicacin donde
desea reservar un
recurso en
Buscar y haga
clic en Ir. Se
mostrar una lista
de todas las salas
3
y los recursos
disponibles en la
ubicacin seleccionada. Tambin puede buscar recursos
introduciendo el tipo de recurso (p. ej., proyector) o el nombre
exacto del recurso.
3. Seleccione su recurso y haga clic en el botn Recursos situado
en la parte inferior del cuadro de dilogo. A continuacin, haga clic
en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
4. Como sucede al reservar una sala, el nombre del recurso aparece
tanto en el cuadro Ubicacin como en el cuadro de direccin
Para. Para comprobar la disponibilidad de un recurso, use el
Asistente para programacin. Tras enviar la invitacin, recibir
62
una notificacin por correo electrnico informndole sobre si la

reserva del recurso se ha realizado correctamente.
5.8 Gestionar salas y recursos como su

propietario
En Outlook, al igual que en Lotus Notes, se usan los siguientes cuatro
tipos de permiso para las salas y los recursos:
Ninguno Ningn usuario puede reservar esta sala o este recurso
sin aprobacin adicional.
Slo propietarios Slo los propietarios pueden reservar esta sala
o este recurso sin aprobacin adicional. Las solicitudes de reserva
de otros usuarios se aceptan provisionalmente y los propietarios
reciben una solicitud para aprobarlas.
Autoprocesamiento Adems de los propietarios, un grupo de
usuarios especficos tambin puede reservar esta sala o este
recurso sin aprobacin adicional. Las reservas de otros usuarios
se aceptan provisionalmente y se envan a los propietarios
correspondientes para su aprobacin.
Usuarios especficos Slo unos usuarios especficos pueden
reservar esta sala o este recurso. Los dems usuarios reciben la
respuesta "Rechazado" si intentan realizar la reserva y no pueden
ver la disponibilidad de la sala/del recurso en el Asistente para
programacin. Si estas salas o estos recursos se agregan a una
invitacin, se muestra una notificacin informando al usuario sobre
la restriccin encima del botn Enviar.
Los derechos de permisos para las salas y los recursos se gestionan
mediante los grupos (listas de distribucin) siguientes:
Los grupos formados por propietarios de una sala en particular o
un recurso especfico estn disponibles para salas del tipo
Ninguna, Slo propietario y Autoprocesamiento. Su convencin de
nomenclatura es RR_Centro_Edificio_NombreSala-Propietario o
RR_Centro_Edificio_NombreRecurso-Propietario,
respectivamente. Los propietarios pueden realizar las acciones
siguientes:
o Pueden realizar reservas sin aprobacin adicional.
63
o Pueden aprobar/rechazar solicitudes de reserva que reciban

de otros usuarios (para salas del tipo Slo propietarios y
Autoprocesamiento).
o Tienen pleno acceso al calendario de salas/recursos y
pueden crear, editar y eliminar todas las entradas (incluidas
las entradas creadas por otros usuarios).
o Pueden gestionar la lista de miembros del grupo
Autoprocesamiento para su sala o recurso (para obtener ms
informacin sobre cmo funcionan los grupos, vase el
captulo 12.2. Gestionar grupos del libro electrnico Outlook
avanzado).
Los grupos del tipo Autoprocesamiento estn formados por
usuarios que tienen permiso para reservar salas o recursos del
tipo Autoprocesamiento y Usuarios especficos sin aprobacin
adicional. La convencin de nomenclatura para estos grupos es la
siguiente: RR_Centro_Edificio_NombreSala-Auto o
RR_Centro_Edificio_NombreRecurso-Auto.
Nota: Las salas del tipo Usuarios especficos no tienen un
grupo Propietarios. En este caso, el grupo
Autoprocesamiento se usa para conceder permisos para
reservar la sala o el recurso. Estos grupos son gestionados
por IS Service Desk.
64
Si un usuario que no tiene los permisos necesarios intenta reservar una

sala o un recurso del tipo Slo propietarios o Autoprocesamiento, recibe
una respuesta provisional. Al mismo tiempo, usted como propietario
recibe el mensaje siguiente:
1. En el mensaje,
puede ver la sala/el
recurso que se
solicita y la
fecha/hora deseadas.
2. Haga clic en Aceptar
para aprobar la
solicitud de reserva o
No aceptar para
rechazarla.
3. La respuesta es
enviada por
usted en nombre
de la sala/del
recurso.
Como propietario de la sala, puede abrir el calendario de la sala y

realizar acciones en el mismo. Para abrir el calendario de una sala por
primera vez, siga estos pasos:
1. En la vista Calendario, en la ficha
INICIO, en el grupo Administrar
calendarios, haga clic en Abrir
calendario y seleccione la opcin
Desde la lista de salas en la lista
desplegable.
65
2. Se abrir la libreta de
2
direcciones. En el
3
cuadro de bsqueda,
escriba el nombre de la
sala o la ubicacin de
BASF y haga clic en Ir.
3. A continuacin,
seleccione su sala, haga
clic en Salas y haga clic
en Aceptar.
4. El calendario de la sala se abrir a
4
la derecha, al lado de su
calendario. Adems, en el panel
de carpetas, se muestra la carpeta
Salas. Todos los calendarios de salas que abra se agregarn aqu.
Ahora puede abrir y cerrar fcilmente el calendario de la sala
desde aqu. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar
con calendarios adicionales, consulte el captulo 10.5 Trabajar con
calendarios de otros usuarios del libro electrnico Outlook
avanzado.
Consejo: Como propietario, puede crear citas en el
calendario de la sala. De este modo, puede bloquear la
sala durante un perodo determinado sin bloquear su propio
calendario. Para ello, abra el calendario de la sala y cree
una cita del mismo modo que lo hara en su propio
calendario.
Nota: Otros usuarios se pueden poner en contacto con los
propietarios de salas para pedirles que modifiquen o
eliminen sus reservas. Como propietario, tiene permisos
tanto para eliminar las entradas de otros usuarios como
para modificar sus horas de inicio/finalizacin. Para ello,
abra una entrada del calendario de la sala y realice la
modificacin deseada. Tenga en cuenta que debe
confirmar la modificacin con el organizador de la reunin
puesto que no se enviar una notificacin automtica.
66
Consejo: Tambin puede abrir el calendario de un recurso

y trabajar en l. Para ello, siga los mismos pasos que para
abrir el calendario de una sala, con la excepcin que debe
seleccionar la opcin Desde la libreta de direcciones en
la lista desplegable del botn Abrir calendario.
A continuacin encontrar algunas recomendaciones sobre cmo
trabajar con su calendario de Outlook:
Aunque puede eliminar una invitacin de su Bandeja de entrada,
se recomienda procesar todas las solicitudes de reunin
aceptndolas o rechazndolas. Si elimina una invitacin, la reunin
dejar de mostrarse en su calendario. Por lo tanto, no podr
procesar la invitacin.
Evite procesar las reuniones directamente desde la vista
Calendario.
Utilice siempre el comando Quitar
del calendario para procesar las
cancelaciones de reuniones que
recibe en la Bandeja de entrada.
Si ha cambiado de planes y no va a
participar en una reunin que haba aceptado previamente, utilice
el botn No aceptar para enviar el mensaje de cancelacin de la
reunin en lugar de eliminarla de su calendario. De este modo, el
organizador estar informado.
Una vez que haya creado una reunin e invitado a los asistentes,
quizs necesite modificarla (p. ej., modificar la hora, la fecha o la
ubicacin, o agregar o eliminar asistentes). Para ello, abra la
reunin desde su calendario y, tras realizar los cambios
necesarios, asegrese de utilizar el botn Enviar actualizacin
para informar a los asistentes. Si desea cancelar una reunin, abra
la reunin desde su calendario y haga clic en el botn Cancelar
reunin situado en el grupo Acciones en la ficha REUNIN. A
continuacin, utilice el botn Enviar cancelacin.
67
5.9 Comprobar el estado de las respuestas de

los asistentes
Para ver quin ha aceptado su invitacin a una reunin y quin la ha
rechazado, realice los pasos siguientes:
1. En el calendario, haga doble clic en su reunin para abrirla en una
ventana separada.
2. Compruebe la
2
barra de
notificaciones
que aparece
encima del botn Enviar actualizacin y el cuadro de direccin
Para.
3. Para ver informacin detallada, abra el
3
Panel de personas
haciendo clic en la flecha situada en su
extremo derecho.
4. En el Panel de
4
personas, haga clic en
la ficha
correspondiente para
ver quin ha aceptado, quin ha aceptado provisionalmente o
quin ha rechazado la invitacin.
5. Adems, puede usar el botn
5
Seguimiento que aparece en la
pestaa REUNIN, en el grupo
Mostrar, para mostrar una tabla
que resume todas las
respuestas recibidas por parte de los asistentes o para copiar la
tabla en el portapapeles (as, puede pegarla fcilmente en MS
Excel).
68
5.10 Responder a una invitacin a una

reunin
Cuando alguien le invita a una reunin:
1. Recibe un correo electrnico
con la invitacin. La invitacin
se ve como el ejemplo
siguiente.
2. Adems, la reunin aparece

automticamente en su
2
calendario. Puede detectarla
fcilmente, puesto que las
invitaciones sin contestar se muestran en colores ms claros en el
calendario. Haga doble clic en la invitacin para abrirla y enviar su
respuesta.
Para responder a una invitacin a una reunin, seleccione una de las
opciones siguientes:
1. Para enviar una respuesta al organizador:
Haga clic en Aceptar para confirmar su
1
participacin en la reunin.
Outlook borrar el correo
electrnico de la invitacin y
aadir la reunin a su
calendario.
Haga clic en Provisional para aceptar provisionalmente la
invitacin, lo que indica que es posible que pueda asistir a la
reunin, pero que an no lo ha decidido. Outlook borrar el
correo electrnico de la invitacin y mostrar la reunin en su
calendario como programada provisionalmente.
Haga clic en No aceptar si no participar en la reunin.
Outlook borrar el correo electrnico de la invitacin y
eliminar la reunin de su calendario.
69
Independientemente de si decide aceptar, rechazar o aceptar

provisionalmente una invitacin, realice una de las acciones
siguientes: enve una respuesta automtica o edite la
respuesta antes de enviarla.
2. Si quiere participar pero no est
2
disponible a la hora indicada,
haga clic en Proponer nueva
hora. Outlook enviar su
solicitud al organizador de la reunin para su confirmacin y
mostrar la reunin con su hora original en su calendario como
programada provisionalmente. El organizador puede desactivar
esta opcin.
3. Haga clic en el icono Calendario si
3
desea ver la reunin en el calendario.
Esta opcin le puede resultar
especialmente til cuando la reunin coincida con otro elemento
de su calendario.
A continuacin encontrar algunas recomendaciones sobre cmo
trabajar con su calendario de Outlook:
Aunque puede eliminar una invitacin de su Bandeja de entrada,
se recomienda procesar todas las solicitudes de reunin
aceptndolas o rechazndolas. Si elimina una invitacin, la reunin
dejar de mostrarse en su calendario. Por lo tanto, no podr
procesar la invitacin.
Evite procesar las reuniones directamente desde la vista
Calendario.
Utilice siempre el comando Quitar
del calendario para procesar las
cancelaciones de reuniones que
recibe en la Bandeja de entrada.
Si ha cambiado de planes y no va a
participar en una reunin que haba aceptado previamente, utilice
el botn No aceptar para enviar el mensaje de cancelacin de la
reunin en lugar de eliminarla de su calendario. De este modo, el
organizador estar informado.
70
Si no puede asistir a una reunin pero quiere que asista otra

persona en su lugar, reenve la invitacin recibida a esa persona
(puede hacerlo desde las vistas Correo y Calendario). El
organizador de la reunin recibir una notificacin de que su
invitacin ha sido reenviada y el nombre de la persona a quien se
ha reenviado la invitacin aparecer en la lista de asistentes. Esta
caracterstica sustituye la delegacin de reuniones que estaba
disponible en Lotus Notes.
Si quiere informar a alguien sobre una reunin, pero no invitarle,
simplemente debe arrastrar la reunin desde su calendario y
soltarla encima del icono de correo electrnico en el Panel de
navegacin. Se abrir un correo electrnico con informacin sobre
la reunin y podr enviarlo.
Proponer una nueva hora para una reunin
Para proponer una nueva hora para una reunin, realice los pasos
siguientes:
1. En la invitacin a la reunin que
1
ha recibido, haga clic en
Proponer nueva hora y, en la
lista desplegable, seleccione
Provisional y proponer otra hora o Rechazar y proponer otra
hora. Aparecer el cuadro de dilogo Proponer nueva hora.
2. En el cuadro de dilogo,
modifique las horas de
2a
inicio y finalizacin de la
reunin a las horas que
desee proponer:
a. Arrastre las barras
2b
correspondientes a
las horas de inicio
3
y finalizacin.
o:
b. Modifique la fecha y la hora en las listas.
3. Haga clic en el botn Proponer hora.
71
4. En la ventana de respuesta a la reunin que se abrir, introduzca

un mensaje para el organizador de la reunin y haga clic en
Enviar. El mensaje se enva nicamente al organizador de la
reunin.
Consejo: Cuando uno de los asistentes a quienes ha
invitado propone una nueva hora para su reunin, recibir
una notificacin por correo electrnico. Haga doble clic en
la lista de mensajes para abrirla. A continuacin, en la ficha
RESPUESTA A LA REUNIN, en el grupo Responder,
haga clic en Aceptar propuesta, si quiere aceptar el
cambio de la hora de la reunin. Se muestra una ventana
de reunin desde donde puede enviar una invitacin
actualizada a los asistentes.
6. Navegar por las vistas Personas y Tareas

6.1 Navegar por la vista Personas
La vista Personas le permite ver sus contactos. Adems, si agrega un
contacto a su lista de contactos en Outlook, aparecer en la lista de
contactos de su telfono Windows. Para aprender a crear un nuevo
contacto, vea el captulo 4.1 del libro electrnico Outlook avanzado
(Crear un nuevo contacto). La vista Personas se parece a la vista Correo
y contiene los mismos elementos:
72
El panel de carpetas muestra sus listas de

contactos: la carpeta de contactos principales,
cualquier lista personalizada de contactos que
cree, listas que sus colegas han compartido con
usted y listas descargadas de las redes
sociales.
El ndice de contactos
le permite desplazarse
por la lista de contactos
para visualizar
contactos que
empiecen por una letra
concreta: simplemente
debe hacer clic en la
letra correspondiente
del ndice.
El panel de lectura muestra

las Tarjetas de contacto con
informacin del mismo y le
permite comunicarse con
dicho contacto directamente
desde aqu.
La Lista de contactos muestra los contactos

guardados en la lista de contactos que se visualiza
actualmente. De forma predeterminada, visualiza los
contactos como una lista y el panel de lectura
muestra las Tarjetas de contacto. Puede modificar
cmo se muestran los contactos. En la ficha INICIO,
en el grupo Vista actual, haga clic en la opcin
deseada, p. ej., Tarjeta de presentacin (o en la
ficha VER, en la Vista actual, haga clic en el botn
Cambiar vista).
Consejo: En el ndice de contactos puede aadir un

segundo ndice que muestre el alfabeto rabe, cirlico,
tailands o vietnamita haciendo clic en el botn
situado
en la parte inferior del ndice de contactos y, a
continuacin, seleccionando el idioma deseado.
73
6.2 Navegar por la vista Tareas

La vista Tareas le permite ver su lista de tareas y su lista de tareas
pendientes. Para aprender a crear nuevas tareas, actualizar sus estados
o asignar tareas a otras personas, consulte el captulo 5 del libro
electrnico Outlook avanzado (Administrar sus tareas). La vista Tareas
se parece a la vista Correo:
El panel de carpetas en la vista Tareas muestra dos
carpetas bsicas: La lista de tareas pendientes y la
carpeta Tareas. Estas carpetas muestran vistas
diferentes de las mismas tareas.
Utilice el panel de
lectura para obtener
una vista previa de
sus tareas.
De forma predeterminada, la Lista de tareas muestra las tareas organizadas por

grupos segn fecha de vencimiento. Las tareas vencidas se muestran de color
rojo.
74
7. Outlook Web App (OWA)

7.1 Iniciar sesin en Outlook Web App
Outlook Web App (OWA) es una versin de Outlook basada en web. Su
aspecto y sus funciones son similares al cliente de escritorio.
Para acceder a Outlook Web App:
1. Asegrese de haber iniciado sesin en el ordenador con su
smartcard.
2. Inicie sesin en la pgina en lnea de
Office 365 de BASF. Vaya a la
siguiente pgina web:
http://portal.office.com/
3. En el cuadro de la direccin electrnica,
escriba su direccin electrnica de
BASF (p. ej., michael.smith@basf.com)
y pulse Intro. Ser redirigido a la
pgina en lnea de Office 365 de BASF.
4. En la pgina en lnea
de Office 365 de
4
BASF, haga clic en
Outlook para acceder
a su buzn de correo.
Importante: Si intenta iniciar sesin en la pgina en lnea
de Office 365 de BASF sin haber iniciado sesin en el
ordenador con su smartcard, recibir un mensaje de error:
75
Para abrir OWA directamente desde Outlook, realice los pasos

siguientes:
1. En la ventana de Outlook, haga clic en la ficha
ARCHIVO en la cinta para abrir la vista
Backstage.
2. En la vista Backstage, en
Informacin de cuentas, en
Cuenta y la configuracin
de redes sociales, haga clic
en el enlace que aparece en
Tenga acceso a esta
cuenta en la web. OWA se abrir en su navegador web y la
sesin se habr iniciado automticamente.
Importante: Para cambiar el idioma en la pgina en lnea
de Office 365 de BASF, vaya a la pgina principal, haga
clic en el botn de configuracin
y, en la lista
desplegable, haga clic en Configuracin de Office 365.
En Configuracin de Office 365, haga clic en Idioma. En
Seleccionar su idioma para Office 365, seleccione el
idioma deseado en la lista desplegable.
76
7.2 Navegar por Outlook Web App

Navegar por OWA es muy similar a navegar por el cliente de escritorio
de Outlook. La vista Correo, al igual que en el cliente de escritorio, est
compuesta por el panel de carpetas, la lista de mensajes y el panel de
lectura. Su diseo es como el que se muestra en el ejemplo:
1
7
6
2
4
Para realizar acciones en la vista Correo:

1. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo mensaje. El nuevo correo
electrnico aparecer en el panel de lectura.
2. En el panel de lectura, haga clic en Ms para ver todas sus
carpetas.
3. Utilice el
icono de retroceso siempre que quiera regresar a la
vista anterior.
4. Utilice los
iconos de flecha para contraer o abrir elementos.
5. Si mueve el cursor encime del panel de carpetas, aparecer el
icono de ms. Haga clic en l para crear una nueva carpeta.
6. En el panel de lectura, utilice el men del extremo superior
derecho para realizar acciones en los mensajes seleccionados.
Para ver ms opciones, como Eliminar,
Categorizar,
Marcar como correo no deseado, etc., haga clic en el icono de
ms.
7. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, en OWA los
correos electrnicos de la lista de mensajes se muestran como
conversaciones, es decir, se agrupan los mensajes que se derivan
del mismo mensaje original. Para modificarlo, seleccione la opcin
deseada en el men del extremo superior derecho de la lista de
mensajes.
77
Para acceder a otras funciones que no sean el correo, realice lo

siguiente:
1. Haga clic en el botn de Windows situado
en el extremo superior izquierdo de la
ventana.
2. Se mostrar una
ventana con una lista
de funciones de
Outlook y aplicaciones
en lnea de Office.
Haga clic en la funcin
a la que desee acceder.
Para cambiar la configuracin de su cuenta en OWA, realice los pasos

siguientes:
1. En el men situado en el extremo superior
derecho de la
ventana, haga clic en
el icono de configuracin. Aparecer un
men desplegable.
2. En el men, seleccione el nombre de la
configuracin que desee modificar o haga
clic en Opciones para abrir la vista
Opciones.
3. En la vista Opciones, en el
4
panel Opciones, haga clic en la
configuracin correspondiente y
realice los cambios.
4. Para cerrar la vista Opciones,
haga clic en el
icono de
retroceso.
Nota: Recuerde que, al realizar cambios en OWA, por

ejemplo, si configura Respuestas automticas, esta
configuracin tambin se aplicar al cliente de escritorio de
Outlook.
78
Consejo: Para cambiar el idioma en el que se muestran en

OWA los nombres de las carpetas predeterminadas: haga
clic en el icono de configuracin y haga clic en Opciones
en el men desplegable. En la vista Opciones, en el panel
Opciones, en General, seleccione Regin y zona horaria.
En la pgina que se abre, en Idioma, seleccione el idioma
deseado en la lista desplegable. A continuacin, marque la
casilla de seleccin Renombrar carpetas
predeterminadas para que su nombre coincida con el
idioma especificado y haga clic en Guardar. La
configuracin de idioma se aplicar nicamente a OWA. No
se aplicar ningn cambio en el Outlook de escritorio.
7.3 Decidir si usar Outlook u OWA

OWA es una alternativa complementaria a Outlook, pero existen algunas
situaciones donde usar una u otra opcin resulta ms prctico. Para
decidir si usar Outlook u OWA, utilice la comparacin siguiente:
Utilizar el cliente de escritorio
de Outlook
Cuando desee enviar un correo
electrnico cifrado a un socio
externo (no es posible en OWA).
Cuando use ms de una cuenta y
necesite ver el correo de varias
cuentas en un nico sitio.
Cuando administre la Bandeja de

entrada de otra persona que se la
ha delegado.
Utilizar Outlook Web App

Cuando est usando el ordenador
de otra persona y quiera consultar
su buzn de correo.
Cuando su cliente de escritorio de
Outlook tenga problemas para
conectarse a Internet o la
autenticacin no funcione
correctamente.
Cuando necesite echar un vistazo
rpido a su correo electrnico o
calendario desde cualquier
dispositivo de BASF apto para
navegar (PC, mvil, tableta).
Para un acceso totalmente fuera

de lnea.
79
8. Utilizar Outlook en dispositivos tctiles

8.1 Interfaz de Outlook en dispositivos tctiles
La interfaz de Outlook en dispositivos tctiles se parece a la que conoce
del cliente de escritorio de Outlook e incluye los mismos elementos: el
panel de carpetas, la lista de mensajes y el panel de lectura. No
obstante, podr observar algunos cambios:
Aparece un botn de Nuevo mensaje
de correo electrnico en la parte
superior del panel de carpetas.
La cinta est contrada. Para abrirla,

haga clic en la ficha que quiera usar.
En el panel de lectura, no aparece el men con los comandos para contestar a

un correo electrnico recibido. En su lugar, a la derecha de la ventana de
Outlook, se muestra un men con varios comandos tiles. Desde all puede
administrar sus mensajes: eliminarlos, marcarlos como ledos/no ledos,
marcarlos con las marcas de seguimiento, etc.
80
Para su comodidad, puede navegar por Outlook con los modos Toque o
Mouse. Para ello, realice los pasos siguientes:
1. En la Barra de
1
herramientas de
acceso rpido, en la
parte superior de la
ventana de Outlook,
haga
clic en el
icono
del dedo
para mostrar las
opciones Optimizar el espacio entre los comandos.
2. Seleccione Mouse o Toque en la lista desplegable.
Importante: Outlook muestra la interfaz reproducida

anteriormente con el modo Toque. Si selecciona el modo
Mouse, Outlook mostrar la interfaz estndar.
9. Recursos de aprendizaje adicionales

9.1 Preguntas ms frecuentes
Haga clic aqu para encontrar las preguntas ms frecuentes en relacin
con Correo y Calendario.
9.2 Asistencia Tcnica

Si tiene ms preguntas, pngase en contacto con su IS Service Desk.
81

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Trabajar con

Tarjeta de referencia rpida I ........................................................... 6

Primeros pasos con Outlook ............................................................ 8

Abrir Outlook por primera vez.................................................... 8

Navegar en la vista Correo ........................................................ 9

La cinta de Outlook ................................................................. 11

Acceder a las funciones de Outlook ........................................ 12

Aadir una imagen de perfil en Outlook .................................. 17

Administrar el correo ...................................................................... 18

Realizar acciones bsicas con el correo ................................. 18

Crear un nuevo correo ................................................................... 18

Organizar mensajes en carpetas ............................................. 27

Navegar en el panel de carpetas ................................................... 27

Modificar el orden de las carpetas en el panel de carpetas ............ 29

Crear o actualizar su firma ...................................................... 31

La funcin Respuestas automticas (fuera de la oficina)......... 33

Clasificar los correos electrnicos ........................................... 36

Enviar correos electrnicos cifrados a socios externos ........... 38

Confirmar que la organizacin de su socio admite el estndar de

El servicio antispam ................................................................ 42

Procesar correos electrnicos en la carpeta de correo no deseado

Gestionar su calendario ................................................................. 46

Vaya a la vista de calendario................................................... 46

Cambiar el perodo de tiempo mostrado ........................................ 47

Tipos de elementos del calendario .......................................... 48

Programar una cita .................................................................. 49

Crear una nueva cita ...................................................................... 49

Gestionar los avisos ................................................................ 52

Crear un evento ...................................................................... 52

Programar una reunin ........................................................... 53

Reservar salas y recursos ....................................................... 55

Salas y recursos en Outlook .......................................................... 55

Gestionar salas y recursos como su propietario ...................... 63

Comprobar el estado de las respuestas de los asistentes ....... 68

5.10 Responder a una invitacin a una reunin .............................. 69

Navegar por las vistas Personas y Tareas ..................................... 72

Navegar por la vista Personas ................................................ 72

Navegar por la vista Tareas .................................................... 74

Outlook Web App (OWA) ............................................................... 75

Iniciar sesin en Outlook Web App.......................................... 75

Navegar por Outlook Web App................................................ 77

Decidir si usar Outlook u OWA ................................................ 79

Utilizar Outlook en dispositivos tctiles .......................................... 80

Interfaz de Outlook en dispositivos tctiles .............................. 80

Recursos de aprendizaje adicionales ............................................. 81

Preguntas ms frecuentes ...................................................... 81

Asistencia Tcnica .................................................................. 81

2. Tarjeta de referencia rpida I

2. Tarjeta de referencia rpida II

Agregar das no laborales al calendario

Designar a una persona como delegado

Administrar mensajes de correo electrnico

Y luego mire en...

En la seccin Informacin de la cuenta, haga clic en

Haga clic en Opciones > Calendario. En la seccin

En la vista Calendario, en el grupo Compartir, haga clic en

En la seccin Informacin de la cuenta, haga clic en

Insertar una imagen o una imagen

Aplicar fondos o diseos de fondo a un

En la vista Correo, haga clic en Mover > Reglas.

3. Primeros pasos con Outlook

Importante: Durante el proceso de migracin, los correos

3.2 Navegar en la vista Correo

El panel de lectura le muestra una vista previa

Confidencial La indicacin Confidencial se aade al