El concepto de recuperacin de
Nuevo CD Nazca
Se
establecen
devoluciones
de
productos
cuando
sufran
un
REF.
CONTENIDO
Memorndum de Planificacin
Cdula de Marcas de Auditora, Requisicin de Materiales y otros.
FASE I : FAMILIARIZACIN
BB
Cdula Sumaria de Recopilacin de Informacin
Gaveglio
Aparicio y
Asociados
Sociedad
Civil de
Responsabili
dad Limitada
HECHO POR
BB-1
Calendario de Entrevistas
BB-2
Entrevistas
FASE II: INVESTIGACIN Y ANLISIS
BC
B
BC-1
BC-2
BC-3
BC-4
BC-5
BD-1
BD-2
BD-3
BD-4
BD-5
Estimado Sr:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es
confirmar el convenio para realizar la auditoria operativa al rea de Distribucin
y Ventas de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015.
La auditora ser aplicada al rea de distribucin y ventas. El objetivo de
nuestra auditoria es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economa.
Adems emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las
respectivas recomendaciones.
La auditora se realizara en relacin con las normas de auditoria generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no
absoluta sobre el control interno de la empresa.
Al finalizar la auditora, se emitir un informe dirigido a los directivos de las
reas involucradas el cual contendr los hallazgos y sus respectivas
recomendaciones que permitir mejorar la gestin de las reas auditadas
dentro de la empresa. En nuestro informe sobre el rea de inventarios y
almacenamiento,
esperamos
proporcionarle
aspectos
referentes
de Responsabilidad Limitada
Tiempo Previsto
5 Horas
PT#
B-1
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
JCC
30-04-2016
INTRODUCCIN:
Este memorndum se elabora como parte de la planificacin de la auditora operacional al rea de
distribucin y ventas en la empresa Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston S.A.A., como una
forma de clarificar las actividades que se debern realizar, los responsables, tiempos, reas especficas a
evaluar, informacin a recopilar y otros aspectos relevantes.
OBJETIVOS DE LA AUDITORA:
En su calidad de evaluador objetivos, crtico y constructivo, de los aspectos relacionados con el negocio de
las empresas, el Contador Pblico y Auditor cumple un papel importante para el alcance de los siguientes
objetivos:
PT#
B-1
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
JCC
30-01-2016
b) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
c) GENERALIDADES Y OPERACIONES:
La empresa forma parte del grupo econmico SABMiller, cuya actividad principal es la
fabricacin de cerveza.; fue fundada en el ao de 1955; tiene personera jurdica (Sociedad
Annima Abierta); su planta principal se encuentra ubicada en Arequipa. Para el registro de
sus ingresos, utiliza el mtodo de lo devengado.
El departamento de ventas, para tener un mayor campo de accin, clasifica a su personal
en: Vendedores mayoristas, departamentales, promocionales y distribuidores.
d) CONTROL INTERNO:
La empresa tiene establecidos distintos controles para sus actividades de distribucin y
venta. El control interno ser evaluado para verificar cualquier desviacin a las polticas o
criterios en coherencia con las operaciones de gestin inventarios y su almacenamiento de
mercaderas.
TRABAJO A REALIZAR:
El trabajo de auditora en la empresa Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston
S.A.A. se apoyar en la metodologa de auditora operacional, papeles de trabajo, guas de
revisin, cuestionarios y entrevistas. Se solicitar y evaluar lo siguiente:
AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
MEMORNDUM DE PLANIFICACIN
Tiempo Previsto
6 Horas
PT#
B-1
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-01-2016
Revisado por:
JCC
30-01-2016
Tiempo Previsto
4 Horas
PTT:
BB
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
KAF
30-04-2016
ALCANCE DE LA AUDITORA
Para la presente auditora, el alcance est definido de tal forma que incluya la evaluacin de los
controles internos administrativos relativos a el departamento de Distribucin y Ventas.
PLANIFICACION ESPECFICA
PRESUPUESTO DE HORAS
ACTIVIDADES
HORAS PRESUPUESTADAS
132
160
Tiempo Previsto
4 Horas
PTT:
BB
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
KAF
30-04-2016
MATERIALES
Para realizar la presente auditoria de gestin al rea de Distribucin y Ventas en la empresa
Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se va a requerir de los siguientes
equipos y materiales.
UTILIES DE OFICINA
2 lapiceros azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo
2 portaminas
1 resma de papel bond tamao A4
3 borradores
3 correctores
3 resaltadores
3 archivadores
2 juegos de separadores
1 perforadora
EQUIPOS DE COMPUTACION
2 Laptops
2 impresoras laser
EQUIPO DE OFICINA
Cmara filmadora y fotos.
PTT:
B-2
Fecha:
Hecho por:
LMC
20-04-2016
Revisado por:
JCC
30-04-2016
DESCRIPCIN
MARCA
Tiempo Previsto
4 Horas
PTT:
BB-2
Fecha:
Hecho por:
LMC
03-05-2016
Revisado por:
KAF
03-05-2016
Tiempo Previsto
4 Horas
PTT:
BB-2
Fecha:
Hecho por:
MFP
03-05-2016
Revisado por:
JCC
03-05-2016
Auditor
PROGRAMA DE AUDITORA
Tiempo Previsto
17 Horas
PTT:
BC
Hecho por:
Revisado por:
DETALLE
REF.PT
HECHO POR
MFP/
LMC
JCC
FECHA
Fecha:
20-05-2016
30-05-2016
OBSERVACI
ONES
OBJETIVOS
Medir el grado de eficiencia y
MFP
contenidas
procesos
de
en
distribucin
los
y
ventas.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
1
que
regulan
los
procesos
operacionales
que
ejecutan
en
el
rea
BC-1
LMC
20/05/16
BC-4
MFP
20/05/16
BC-2
MFP
20/05/16
de
Distribucin y Ventas.
Revisar las estrategias de venta,
canales de distribucin, para
lograr la eficiencia en las ventas.
PROCEDIMIENTOS
3
SUSTANTIVOS
Recopile la informacin bsica
Se
tienen
deficiencias debido
ventas,
al
clasifquela
refernciela.
Establezca comunicacin
volumen
de
devoluciones
con
MFP
21/05/16
las reas.
Analice
la
estructura
BC-3
LMC
de distribucin y ventas.
Elabore cuestionarios de control
interno,
con
los
20/05/16
BC-5
MFP
20/05/16
empleados
responsables.
No
se
tiene
manuales
de
procedimientos
actualizados
LMC
21/05/16
Operacional
detectados.
REVISADO POR: Juan Carlos Coronado
TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 23 HORAS
Tiempo Previsto
2 Horas
PT#
Fecha:
Hecho por:
LMC
20-05-2016
Revisado por:
KAF
30-05-2016
CUENTA
Ingresos de actividades
ordinarias
SALDOS
AL
31/12/15
REF. APT.S
AJUSTE Y/O
DEBE
RECLASIFICACIO
N
Y/O HABER
SALDOS
AUDITORIA
31/12/2015
3,947,443
3,947,443
(1,073,950)
(1,073,950)
2,873,493
2,873,493
(1,076,372
(1,076,372
(481,167)
(481,167)
196,393
(42,723)
196,393
(42,723)
1,469,624
1,469,624
4,460
4,460
Gastos Financieros
Diferencias de Cambio neto
(34,834)
(26,151)
(34,834)
(26,151)
182,822
182,822
1,595,921
1,595,921
(415,153)
(415,153)
1,180,768
1,180,768
1,180,768
1,180,768
Costo de Ventas
Gastos de Ventas y
Distribucin
Gastos de Administracin
Ganancia (Prdida) de la baja
en Activos Financieros
medidos al Costo Amortizado
Otros Ingresos Operativos
Otros Gastos Operativos
Otras ganancias (prdidas)
Ganancia (Prdida) por
actividades de operacin
Ingresos Financieros
______________________
_______________________
KARINA ADUVIRI
FELICIANO
AUDITOR
SUPERVISOR
Tiempo Previsto
6 Horas
PT#
BC-1
Fecha:
Hecho por:
LMC
30-04-2016
Revisado por:
KAF
05-05-2016
GASTOS DE
SALDOS
SALDOS AL
ASIENT
ASIENTO RECLASIFICACIO RECLASIFICACIO
SALDOS A
VENTA Y DISTRIBUCION
AL 31/12/14
31/12/15OS DE AJUSTE
S DE AJUSTE HABER
AUDITAR
DEBE
HABER
2015
(Reestruct
Variacin de
Saldos de productos
terminados
239,625
239,625
732,563
740,210
740,210
49,813
35,498
-
24,322
36,223
-
24,322
36,223
-
23,633
24,403
24,403
6,062
4,917
4,917
9,846
6,672
6,672
1,492
1,089.088
1,076.372
1,076.372
Consumo de
materia primas e
insumos
Consto de
ventas de mercaderas
Gastos de
personal
Servicios
prestados por terceros
Tributos
Depreciacin
Amortizacin
Cargas
diversas de gestin
230,381
Estimacin
de cuentas de dudosa
cobranza
Otros
Desvalorizaci
n de inventarios
Otros costos
de ventas
Ingreso por
venta de subproductos
TOTAL
6 Horas
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
PT#
Hecho por:
Fech
a:
L 20-04-2016
LMC
Revisado
por:
FUENTE:
B
BC-1
K 30-04-2016
KAF
______________________
LIA MEJIA COHAILA
_______________________
KARINA ADUVIRI
FELICIANO
AUDITOR
SUPERVISOR
6 Horas
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
PT#
B Fecha:
BCC1
Hecho por:
L 20-04-2016
LMC
Revisado
por:
K 30-04-2016
KAF
GASTOS DE
PERSONAL
SALDOS AL
31/12/15
DEBE
SUELDOS Y
SALARIOS
CONTRIBUCIONES
SOCIALES
GRATIFICACIONES
COMPENSACION
POR TIEMPO DE
SERVICIOS
PARTICIPACION
DE LOS
TRABAJADORES
VACACIONES
OPCIONES DE
ACCIONES
OTORGADAS A
EJECUTIVOS
OTROS
BENEFICIOS
TOTAL
RUBRO:
GASTOS DE
PERSONAL
213,048
19,639
19,639
49,714
49,714
23,018
23,018
161,384
161,384
3,959
3,959
4,465
4,465
62,351
62,351
537,578
537,578
OTRAS BEBIDAS
Hectolitros
por ao
Valor
31/12/2015
Pilsen Trujillo
Cristal Barena, Arequipea, San
Juan
1.000.000
230.000
200.00
32.000
Pilsen Callao
300.00
41.000
Cuzquea
1.000.000
260.00
Miller y Peroni
500.00
110.000
200.00
41.080
200.00
33.438
SEGMENTOS
MARCAS
ECONOMY
UPPER
MAINSTREAN
PREMIUM
SUPER
PREMIUM
AGUAS
GASEOSAS
MALTAS
OBSERVACIONES
HABER
213,048
MAINSTREAM
CERVEZA
SALDO
FINAL
AJUSTES
6 Horas
400.00
50.060
2.000.000
537.578
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
PT#
B
BCC1
Hecho por:
Fech
a:
L 20-04-2016
LMC
Revisado
por:
K 30-04-2016
KAF
FUENTE:
Tomado del Estado de Resultados del ao actual.
Tomado de las notas a los Estados Financieros
Sumado
LABOR REALIZADA:
En este Rubro se ha tomado la informacin detallada que en el Estado de
Resultados y datos de produccin anual de la empresa
CONCLUSION:
Luego del examen al rubro Gastos de personal, no se encontr alguna evidencia
significativa que muestre fraude.
______________________
LIA MEJIA COHAILA
_______________________
KARINA ADUVIRI
FELICIANO
AUDITOR
SUPERVISOR
6 Horas
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
PT#
B
BCC2
Hecho por:
Fech
a:
L 20-04-2016
LMC
Revisado
por:
K 30-04-2016
KAF
SERVICIOS
PRESTADOS
POR TERCEROS
SALDOS AL
31/12/15
DEBE
OTROS
SALDO
FINAL
AJUSTES
OBSERVACION
ES
HABER
20,471
20,471
2,598
2,598
18,718
18,718
RELACIONES
PUBLICAS Y
PUBLICIDAD
316,402
316,402
FLETES
380,794
380,794
1,227
1,227
740,210
740,21
ENERGIA Y
AGUA
MANTENIEMIEN
TO
HONORARIOS
TOTAL
RUBRO: GASTOS
DE PERSONAL
CERVEZA
OTRAS BEBIDAS
Pilsen Trujillo
Cristal Barena, Arequipea, San Juan
Hectolitros
por ao
1.000.000
200.00
Valor
31/12/2015
210.000
32.000
Pilsen Callao
300.00
41.000
Cuzquea
1.000.000
250.000
Miller y Peroni
500.00
73.000
200.00
46.070
200.00
28.100
400.00
60.040
2.000.000
740.210
SEGMENTOS
MARCAS
ECONOMY
MAINSTREAM
UPPER
MAINSTREAN
PREMIUM
SUPER
PREMIUM
AGUAS
GASEOSAS
MALTAS
TOTA
L
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
PT#
B
BCC2
Fech
a:
Tiempo
Previsto
6 Horas
Hecho por:
L 20-04-2016
LMC
Revisado
por:
K 30-04-2016
KAF
FUENTE:
-
Sumado
LABOR REALIZADA:
______________________
LIA MEJIA COHAILA
_______________________
KARINA ADUVIRI
FELICIANO
AUDITOR
AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
OBJETIVOS DEPARTAMENTO DE
DISTRIBUCIN Y VENTAS
SUPERVISOR
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
6 Horas
PT#
B
BC-2
Hecho por:
Fech
a:
L 20-04-2016
LMC
Revisado
por:
K 30-04-2016
KAF
Objetivo General
Objetivos especficos.
AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO
CORONADO
JUAN CARLOS
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
6 Horas
PT#
B
BC-2
Hecho por:
Fech
a:
L 20-04-2016
MFP
Revisado
por:
K 30-04-2016
KAF
AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO
CORONADO
AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
JUAN CARLOS
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
6 Horas
Responsabilidad Limitada
PT#
B
BC-3
Hecho por:
Fech
a:
L 20-04-2016
MFP
Revisado
por:
K 30-04-2016
KAF
AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO
CORONADO
JUAN CARLOS
6 Horas
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
PT#
B Fecha:
BC-4
Hecho por:
L 20-042016
K 30-04KAF
2016
MFP
Revisado
por:
Tiempo Previsto
4 Horas
PASO
N
PTT:
PREGUNTAS
BC-5
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-05-2016
Revisado por:
JCC
20-05-2016
RESPUESTAS
SI
NO
COMENTARIOS
N/A
ORGANIZACIN
1
El organigrama es
general y no
incluye a
profesionales de
puestos inferiores.
El Gerente General
de la Empresa,
realiza el
seguimiento
respectivo de las
reas operativas
de la empresa de
forma mensual,
para evaluar su
rendimiento.
El presupuesto
abastece al
departamento.
Son
conocidos
dichos
manuales
y
procedimientos por todo el personal del rea?
Las polticas
adecuada
de
personal
garantizan
la
X
No se realiza el
correcto
adiestramiento a
Contratacin
Adiestramiento
los nuevos
trabajadores.
POLTICAS
7
X
X
X
X
SEGREGACIN DE FUNCIONES
9
INSTALACIONES Y EQUIPO
11
La empresa
adquiri el equipo
recientemente.
EJECUCIN
14
15
16
18
19
El departamento de
pronstico de ventas?
su
20
21
22
ventas
efecta
Se realiza un
estudio pre-liminar.
Se utiliza el
mtodo de
promedio
ponderado.
REGISTRO
23
Tiempo Previsto
6 Horas
PTT:
Hecho por:
Revisado por:
BD/
BD-1
MFP
LMC
KAF
Fecha:
20-05-2016
30-05-2016
RESOLUCIN
Se incluye en el informe
como Estructura y
Organizacin.
Tiempo Previsto
2 Horas
PTT:
Hecho por:
Fecha:
MFP
LMC
KAF
02-05-2016
12-05-2016
ALTO
Revisado por:
BD-2
RIESGOS
N
1
DESCRIPCIN DEL
RIESGO
El departamento de
Distribucin y ventas no
cuenta con un
organigrama actualizado
que muestre de forma
clara y esquemtica los
niveles jerrquicos.
Falta de inspeccin
fsica de las unidades de
transporte que garantice
en la entrega de
mercancas en
condiciones adecuadas.
Existen manuales de
funciones y de
procedimiento, los
cuales se logr
determinar que no estn
actualizados, ya que hay
procedimientos que ya
no se utilizan.
CONCLUSIN:
POSIBLES
CONSECUENCIAS
OBSERVACIN
Desorden
Organizacional.
Los trabajadores
desconocen el organigrama
actual del rea de
Distribucin y Ventas.
Disminucin
patrimonial,
inventarios
errneos.
No hay un responsable de
esta tarea.
Desorientacin de
los trabajadores.
BAJO
MODERADO
Auditor Responsable
Desorden Organizacional.
Disminucin patrimonial, inventarios errneos.
Desorientacin de los trabajadores.
PTT:
Hecho por:
Revisado por:
1.
BD-3
MFP
LMC
KAF
Fecha:
25-05-2016
25-05-2016
Condicin:
El Departamento de Ventas no cuenta con un organigrama actualizado en el que
se muestre de forma clara y esquemtica los diferentes niveles jerrquicos y
niveles de comunicacin.
Criterio:
La representacin grfica de la estructura organizacional de la entidad, es base
fundamental para el logro de metas, ya que todo empleado puede visualizarse
dentro de la empresa, conociendo la autoridad superior y la responsabilidad que
tiene, tomando en cuenta las polticas de la empresa.
Causa
La falta de una estructura organizacional provoca en los empleados una falta de
responsabilidad en sus tareas designadas. Adicionalmente esto puede afectar en
los procedimientos implantados en cada una de las transacciones de la entidad.
Efecto
El desconocimiento de las lneas de autoridad y de la responsabilidad que tiene
cada uno de los empleados de la empresa
2.
Auditor Responsable
Tiempo Previsto
6 Horas
PTT:
BC-05
Fecha:
Hecho por:
BD-4
25-05-2016
Revisado por:
JCC
30-05-2016
Criterio:
De acuerdo al procedimiento de entrega es:
(a) El departamento de Distribucin recibe la factura y orden de pedido.
(b) El Jefe de bodega autoriza las rdenes de pedido.
(c) Verifica la salida de productos en el rea de carga de camiones y se le
entrega al transportista, copia de la factura, envo de producto, copia de
pedido.
(d) Posteriormente cuando el transportista regresa, entrega la copia de la
factura, el envo, y pedido debidamente firmado y sellado por el cliente.
Causa
No contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a los
clientes de la entidad.
Efecto
Insatisfaccin en la recepcin de los productos por parte de los clientes.
3.
Auditor Responsable
Tiempo Previsto
6 Horas
Limitada
PTT:
BC-6
Fecha:
Hecho por:
BD-5
25-05-2016
Revisado por:
JCC
25-05-2016
Condicin:
De acuerdo a la visita preliminar al rea de ventas se logr visualizar que se
cuenta con una descripcin de las funciones que realizan los empleados, as
tambin los manuales de procedimientos operativos por la administracin, pero se
encuentran desactualizados. En la mayora de casos cuando una persona nueva
ingresa, toma la misma forma de trabajo de la persona anterior.
Criterio:
La entidad no cuenta con manuales de polticas y procedimientos actualizados.3
Causa
La falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de
las transacciones se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual
pudiera constituir un problema de continuidad y uniformidad de stas; en el caso
de ausencias prolongadas de personal que ocupa puestos clave.
Efecto
Tiempo Previsto
2 Horas
PTT:
BC-6
Fecha:
Hecho por:
MFP
21-05-2016
Revisado por:
KAF
22-05-2016