Instructores Especialidad
Diana Constanza Barragn Blanco, Luz Marlen Martnez Huertas, Roci Pantoja
Franco
CONTENIDO
INTRODUCCIN..
.........15
1.
DESCRIPCIN
PROBLEMA16
DEL
2.
JUSTIFICACIN
.18
3.
OBJETIVOS............19
3.1 OBJETIVO GENERAL------------------------------------------------------------------19
3.2.
OBJETIVOS ESPECFICOS-------------------------------------------------------19
4.
MARCO REFERENCIAL 20
21
LISTA DE TABLAS
pg
Tabla 1. Partes interesadas externas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 2. Resultados Diagnostico 1_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 3. Nivel de cumplimiento_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 4. Cumplimiento de los requisitos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 5. Aspectos e impactos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 6. Peligros y riesgos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 7. Resultado de la encuesta_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 8. Indicadores de gestin de los distintos procesos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
LISTA DE CUADROS
pg
LISTA DE FIGURAS
pg
Figura 1. Pictograma proceso misional _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Figura 2. Mapa de proceso_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
LISTA DE IMGENES
pg
Imagen 1. Capacitacin empleados de la organizacin_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Imagen 2. Sede A y B de la organizacin_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Imagen 3. Organigrama estructural_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Imagen 3. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
10
LISTA DE GRFICAS
pg
Grfica 1. Respuesta a encuesta requisitos de la norma _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Grfica 2. Nivel de cumplimiento _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Grafica 3. Resultado encuesta satisfaccin del cliente_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Grafica 4. Estado de los indicadores_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
11
LISTA DE ANEXOS
pg
Anexo A. Matriz de recursos Fsicos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo B. Matriz de Aspectos e impactos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo C. Caracterizacin de procesos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo D. Procedimiento control de documentos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo E. Listado maestro de documentos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo F. Manual perfil de cargos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo G. Procedimiento comunicacin interna y externa_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo H. Controles operacionales_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo I. Plan de emergencias_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo J. Procedimiento diseo y desarrollo_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo K. Procedimiento seleccin y evaluacin de proveedores _ _ _ _ _ _ _
Anexo L. Cronograma de mantenimiento y calibracin de equipos_ _ _ _ _ _ _
Anexo M. Informe de auditoria _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo N. Procedimiento de no conformidades_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
12
Glosario
TERMINOS Y DEFINCIONES
Segn ISO 9001:2008 tenemos los siguientes trminos
PROCESO: se define como conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PRODUCTO: se define entonces como resultado de un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactan, cuales transforman elementos de
entrada en resultados.
13
14
15
16
RESUMEN
Nieto Importaciones es una mediana empresa que lleva 10 aos laborando en el
mercado. Su actividad econmica es la importacin, fabricacin y comercializacin
de rboles y accesorios navideos; cuenta con dos puntos de produccin y se
encuentra ubicada en Bogot D.C.
El objetivo dirigido hacia este proyecto es desarrollar las actividades concertadas
con Nieto Importaciones para el apoyo de la implementacin de un sistema de
gestin de forma individual o integrada
La informacin obtenida para este proyecto se obtuvo mediante encuestas,
entrevistas solicitud de la documentacin establecida, facturas, contratos con
proveedores, formatos de entrega de producto, visitas a las diferentes sedes de la
organizacin
Se desarrollo una documentacin completa para cumplir los requisitos exigidos las
normas que se quieren implementar, se sensibilizo al personal operativo de
organizacin sobre la importancia de la implementacin de los sistemas de gestin
y se informo la importancia de cumplir con la normatividad legal aplicable a la
organizacin y evitar sanciones o cierre total de la organizacin
17
ABSTRACT
Nieto Importaciones is a company dedicated to the production of trees and
Christmas accessories. It was set up 10 years ago. The aim of this proposal is to
develop arranged activities with in the company to support the implementation of
an integrated management system based on current legislation.
Due to different problematic that there is in the company, opportunities have been
identified through visits, interviews, trainings, awarenesses, and SWOT analysis
which means strengths, weaknesses, opportunities and threats. Later processes
and organizational structure were identified and then procedures, programs,
counterfoils, chronograms and plans and documents were made to help the
organization obtain an Integrated Management System.
Documentary support is given to the company for the implementation of the system
to continue working on the certification process.
18
INTRODUCCIN
19
1.
20
2.
JUSTIFICACIN
21
3.
3.1
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
Elaborar un diagnstico inicial del Sistema de Gestin de forma individual o
integrada.
Documentar los procesos del Sistema de Gestin de forma individual o
integrada, concertados con la organizacin Nieto Importaciones.
Identificar y aplicar requisitos legales, reglamentarios y normativos, de
acuerdo con la naturaleza de la organizacin Nieto Importaciones.
Ejecutar acciones encaminadas a la implementacin del Sistema de
Gestin de forma individual o integrada.
Realizar acciones encaminadas al mantenimiento y mejora continua del
Sistema de Gestin de forma individual o integrada.
22
4.
MARCO REFERENCIAL
Es el que hace alusin al problema para ubicarlo dentro de una ptima concreta
dentro de un momento especfico. Parte de la observacin propia de los hechos,
del conjunto de experiencias profesionales y de los antecedentes tericos e
histricos.
4.1
23
4.1.2 Clasificacin
La clasificacin del cdigo CIIU segn su divisin, grupo, clase y descripcin es la
siguiente.
CDIGO CIIU DE NIETO IMPORTACIONES
Cuadro 1.Cdigo CIIU
SECCIN C
Divisin
36
Grup
o
369
Clase
3699
Descripcin
Industrias manufactureras ncp
24
25
Gerente
Secretaria
Asistente
financiera
Jefe talento
humano
humano
Jefe de
de
Jefe
compras y
suministros
Supervisor
Operarios
Maquina de
inyeccin
inyeccin
Ensambladores
Conductor
Conductor
Asesores
Asesores
comerciales
comerciales
rea administrativa
3
rea de recursos
rea operativa
5
26
Operarios
Operarios
maquina
de corte
Aseadoras
rea comercial
27
Proveedores
Clientes
Gremio
Competencia
Entes Reguladores
Visitantes
MiniPak
Alpine
RESYPOL- Resinas y polmeros
AM- Ferretera Andrs Martnez S.A.S
TORNIEXITO.
Distribuidora JUNI
Industrias Tecni Mar Bonilla
C Y D Cajas de cartn
Electrobobinados H.G
Maquinaria industrial
Metalmecnica.
Trefilado H.C L.T.D.A.
Comunidad
Pinos Navideos
Acoplasticos
Metaloplasticas
Arbocol.
Navicol
Min. Medio ambiente.
Min. Comercio industria y turismo.
Ministerio de trabajo y seguridad
social,
Ministerio de salud.
Comunidad
Instituciones educativas.
Aprendices SENA
28
identificados que se pueden ocurrir por uso inadecuado o por desgaste, se asign
una identificacin, y un responsable de su inspeccin.
Para mayor informacin se puede Ver Anexo A. Matriz de recursos fsicos MATSIG-01
4.2
Marco terico
29
1Jann Padilla y Juan Manuel Romero, en la ciudad de BOGOTA D.C ao 1999 por
el cual se estudia la produccin de la empresa la HOGAREA,
30
31
CANTIDAD DE PREGUNTAS
PORCENTAJE
15
63
20%
80%
0
0
78
0%
0%
100%
32
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
No est documentada
y tampoco se hace
Se hace la actividad
pero no est
documentada
Est documentada
pero no se hace
Est documentada y
se hace la actividad.
10%
0%
cumplimiento de los requisitos
Anlisis de la grafica.
Se evidencia el 80% de los resultados acertaron en no estar documentadas y se
realiza la actividad, de acuerdo a las preguntas presentes en la lista de verificacin
del cumplimiento de los requisitos del sistema integrado de gestin.
EL 20% de los resultados no presenta que las actividades no se hacen y tampoco
estn documentadas, de acuerdo a las preguntas realizadas en la lista de
verificacin.
Conclusiones
Se presenta los resultados obtenidos a travs de una herramienta en la cual se
tabularon los resultados donde se pretende saber el cumplimiento de los requisitos
segn las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Y
hacer recomendaciones para mejorar los aspectos negativos.
Se observa que el mayor cumplimiento por parte de la organizacin es el numeral
6 de gestin de los recursos, esto quiere decir que la empresa est ms enfocada
en este numeral.
6.1.3. Realizacin del informe del diagnstico
Objetivo del informe de diagnostico
Presentar mediante el instrumento de la lista de verificacin un diagnostico de
los resultados obtenidos del cumplimiento de los requisitos de calidad, medio
33
ambiente, seguridad
Importaciones.
salud
ocupacional
en
la
organizacin
Nieto
valoracin
Cantidad de
preguntas
Porcentaje
61
16
0
0
77
79%
21%
0%
0%
TOTAL PREGUNTAS
TOTAL
100%
34
20%
10%
6%
2%
7%
0%
PORCENTAJE
0%
6%
20%
10%
2%
7%
35
requisitos segn las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Para
presentar recomendaciones y mejorar los aspectos negativos.
Recomendaciones
36
37
38
39
40
PROCESO
ASPECTO
IMPACTO
Consumo de energa
Generacin de residuos
Generacin de ruido
Consumo de agua
Fabricacin
Contaminacin auditiva
Agotamiento de los recursos
naturales
Calentamiento global
Calentamiento Global
Tala de arboles
Contaminacin
a
la
atmosfera.
Tala de arboles
Calentamiento global
Generacin de vapores
Emisin de gases
Uso de cartn
Consumo de combustible.
Entrega
distribucin.
y
Consumo de hojas
Emisin de gases
41
cuadro con los riesgos que desencadenaban los peligros, ya sea por malas
prcticas de los trabajadores o de las condiciones de trabajo
Con los datos obtenidos se realizo una matriz donde se identificaron los peligros,
riesgos, controles operacionales, Controles de ingeniera y observaciones entre
otros, Se encontr que la mayora de los riesgos a los que estn expuestos los
trabajadores son por falta de uso de los elementos de proteccin personal, al no
ser suministrados por el empleador.
Dentro de la poltica del SIG se pueden encontrar los objetivos que se pretender
cumplir para reducir estos riesgos a los que a diario se ven expuestos los
empleados de la organizacin. .
Tabla 6. Peligros y riesgos
Peligros
Estrs laboral
Falta de compromiso del personal
para la produccin.
Falta de tecnologas
No hay sealizacin
No hay rutas de evacuacin
Ausencia de brigadistas
Robo
Clima laboral
Generacin de ruido
Riesgos
Enfermedades laborales.
Perdida de extremidades
Enfermedades respiratorias
Quemaduras
Muerte
Lumbalgias
Deterioramiento seo
Asma
Sordera
42
43
Producto
Documento
Fecha
Decreto
948.
5 /jun/1995
Decreto
2459
07/Nov/2013
Decreto
1728
Ley 685
Ago /6/2002
Ago/15/2001
Petroqumico
(pvc
polietileno y
sus
componentes)
Petroqumico
(pvc
polietileno y
sus
componentes)
Articulo 78
1991
Ley 16
1 de jul /
2002
Ley 10
21 de abr /
1998
Articulo 79
1991
Entidad
Asunto
MIN.
del
medio
ambiente.
MIN.
de
comercio,
industria y
turismo
MIN.
de
Medio
Ambiente
MIN. de
Minas y
Energa
(Cdigo de
Minas)
Constitucin
poltica de
Colombia
MIN. del
medio
ambiente
MIN.
del
medio
ambiente
Constitucin
poltica de
Colombia
Residuos
Estratgicos
Misionales
44
Apoyo
S.I.G
4.1
Requisitos
Generales
5.1Compromi
so de la
direccin
5.2 Enfoque
al cliente
5.5.3
Comunicaci
n interna
6.1 Provisin
de recursos
Gestin
financier
a
Gestin
gerencial
Fabricacin
Entrega,
distribucin
Compras
Gestinlo
gstica
T Venta
H
45
Como resultado se tuvo una matriz con decretos, leyes, normas y cul era el
contenido de estas para tener una nocin bsica de los temas que acobijaran y la
obligacin que tena la organizacin.
6.3.1.10. Propuesta de planeacin estratgica de la organizacin
La planeacin estratgica es la elaboracin, desarrollo y puesta en marcha de
distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones.
Se identifico cual es la situacin actual de la empresa, interrogando al gerente si
se tena una visin, una misin, si se tenan objetivos a largo, mediano y corto
plazo. Al tener una respuesta negativa, el equipo de aprendices SENA contribuyo
a la creacin de la misin, la visin, adems de elaborar un DOFA (Debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas), y se le presento el trabajo realizado al
instructor a cargo para realizar los ajustes y cambios correspondientes para poder
presentarlo al gerente y as se pudieran apropiar y utilizarlas como parte de la
presentacin de la organizacin.
El trabajo tuvo la aceptacin por parte del instructor y del gerente de la
organizacin, aun que se aclaro que podan generarse cambios, a medida de que
se ganara ms conocimiento y se alcanzaran algunas de las metas, propuestas en
la visin y los objetivos.
6.3.1.11. Polticas, objetivos, metas y programas
Poltica Integral:
Nieto importaciones es una empresa dedicada a la fabricacin y comercializacin
de rboles y accesorios navideos.
Promueve la ejecucin de actividades dentro de un marco tico, llevando a cabo
practicas competitivas transparentes, procurando el bienestar de sus empleados,
protegiendo el medio ambiente, con este fin ha establecido una poltica integral
para el desarrollo de sus actividades, tanto internas como con sus clientes.
Objetivos del sistema Integral de Gestin:
46
47
48
49
50
51
Inconforme
39.3%
51.33%
Conforme
60.7%
48.62%
51.9%
49%
52
70
60
50
40
30
20
10
0
Con los resultados de la grafica se pudo determinar que el 60.7% de los clientes
se encuentran conformes con los productos y servicios ofrecidos por la
organizacin, en los aspectos de cumplimientos de entrega, calidad del producto,
y variedad de producto. Pero el 39.3% de las inconformidades se presento por
falta de acompaamiento por parte de la organizacin para el armado de producto,
falta de instructivos, No se realiza contestacin de las quejas y reclamos
generados por los clientes, El producto no informa sobre condiciones de seguridad
o cuidados que se deben tener, por lo tanto estos deben ser aspectos a mejorar.
La percepcin de los clientes frente al tema de medio ambiente indico que el
48.62% estn conformes con el manejo de los residuos por parte de la
organizacin, adems de informar que el producto evita la tala de rboles
naturales, y que el producto puede durar entre 15 y 20 aos.
Los clientes inconformes fueron un 51.33% los cuales manifestaban, que el
producto no se degrada fcilmente, el ruido generado por la maquinaria afectaba
el descanso de los vecinos de la sede A, los vapores emanados por la inyeccin
era visible a la luz del da.
La percepcin que se tiene frente a SYSO arrojo que el 49% de los clientes esta
conforme, pero en la realizacin de la encuesta no se hallo mucha sinceridad por
parte de los clientes internos de la organizacin, Se solicita sensibilizaciones y
capacitaciones sobre la importancia sobre el uso de EPP, y sealizacin de
seguridad.
Los clientes insatisfechos fue de 51.9%, los clientes externos sealaron la falta de
informacin sobre los peligros que pueden ocurrir por la mala manipulacin o
disposicin del producto, adems de informar sobre el mal manejo de descargue
por parte de los operarios de entrega y distribucin.
53
Metodologa utilizada.
La encuesta se realiz a los empleados, vecinos y algunos compradores de la
organizacin de Nieto Importaciones en la sede A, se dio informacin sobre la
importancia de conocer el nivel de conocimiento y de persuasin del cliente frente
a los productos suministrados por la organizacin, se entreg la encuesta impresa
y se suministraron esferos, se le pidi a los participantes que si se presentaban
dudas e inquietudes se acercaran a algn aprendiz para solventarla.
El desarrollo de la encuesta fue de media hora, y se recogi ya diligenciada para
tabular la informacin, y crear las grficas que nos demuestren visualmente el
estado de las respuestas.
Y se presentaron las siguientes recomendaciones:
Afiliar a los empleados a la seguridad social y capacitarlos sobre la importancia de
pausas activas, riesgos por mala manipulacin de elementos y herramientas entre
otros temas de inters.
A establecer un procedimiento para la respuesta de PQRSF hechas por los
distintos clientes.
Se exhorta a los empleados del rea de entrega y distribucin a informar los
clientes las recomendaciones y advertencias del uso de producto que ha
comprado
6.3.3.2. Evaluacin del desempeo
6.3.3.3. Auditoras internas
Se elaboro un procedimiento de auditoras internas, teniendo en cuenta el
cronograma de planificacin del SIG, y se eligi un proceso misional en este caso
sera fabricacin, donde los criterios de auditora son:
54
55
S.I.G
Tipo
Eficiencia
Efectivida
d
Eficiencia
Gestin
Financiera
(( )/
(
))100
((
)/(de
Utilidad
operacin
* 100
))100
Ventas
realizadas
Frecuenci
a
Responsable
Semestral
Gerente
Semestral
Lider del
S.I.G
Cada
mes
Asistente
de
financiera
Asistente
de
financiera
Asistente
de
financiera
Eficacia
Trimestra
l
Eficacia
Trimestra
l
Eficacia
mensual
Asistente
de
financiera
mensual
supervisor de
proceso
eficiencia
Fabricacin
Formula
N p. planificados * 100
N p. realizados
eficiencia
diario
supervisor de
proceso,
HSEQ
eficacia
mensual
supervisor de
proceso,
copasst
eficacia
trimestral
supervisor de
proceso
56
Entrega Y
Distribuci
n
eficiencia
semanal
supervisor de
procesos
eficacia
mensual
supervisor de
procesos
eficacia
semanal
supervisor de
procesos
mensual
supervisor de
procesos
eficacia
valor
eficacia
mensual
supervisor de
procesos
Eficacia
N garantias ofrecidas/
N garantias efectuadas
Bimestral
Jefe del
SIG, Jefe
de ventas
Eficacia
Ventas/ *100
N de empleados
Anual
Jefe del
SIG, Jefe
de ventas
Eficacia
Mensual
Jefe talento
humano
Eficacia
N. empleados iniciales + N.
empleados contratados/ N.
empleados retirados
Mensual
Eficacia
Semestra
l
Eficacia
Capacitaciones
identificadas/capacitaciones
realizadas
ventas
Talento
Humano
57
*Gerencia
*Jefe
talento
humano
*Gerencia
*Jefe
talento
humano
62.9
37.3
58
59
60
61
Dos interlneas
CONCLUSIONES
Deben ser redactadas respondiendo al marco lgico as:
1. Qu se Hizo?
2. Qu resultados arroj?
3. Con base en dichos resultados Qu puedo Determinar? (Anlisis).
62
Dos interlneas
RECOMENDACIONES
Son sugerencias, proyecciones o alternativas que se presentan para modificar,
cambiar o incidir sobre una situacin especfica o una problemtica encontrada.
63
BIBLIOGRAFA
Dos interlneas
64
Dos interlneas
CIBERGRAFA
Leer Norma NTC 4490:1998
65
66