BAB II

ADMINISTRASI
2.1

Umum
Dalam dunia konstruksi, proyek konstruksi merupakan suatu rangkaian

kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berjangka waktu
pendek. Dalam rangkaian kegiatan tersebut, terdapat suatu proses yang mengolah
sumber daya menjadi suatu hasil kegiatan yang berupa bangunan dimana
rangkaian

kegiatannya

dibatasi

oleh

biaya,

mutu

dan

waktu.

Untuk

mewujudkannya, banyak pihak yang harus dilibatkan dan pihak-pihak tersebut

harus mengadakan kerja sama yang baik, sehingga segala hal yang dikerjakan
dapat terselesaikan dengan tepat waktu serta memiliki mutu yang tinggi. Untuk itu
diperlukan suatu struktur organisasi yang dapat mengatur hubungan vertikal
maupun hubungan horisontal, sehingga dapat menjamin pelaksanaan proyek yang
efektif dan efesien.
Pada proyek HECC agar tercapai kerjasama yang baik dalam mengelola
proyek maka hubungan antara pihak owner dengan pihak kontraktor harus jelas
dan tercantum dalam kontrak dan surat perintah kerja, dalam hal ini pihak Owner
Developer yaitu PT Citra Putra Mandiri dan pihak Kontraktor yaitu PT Hutama
Karya menandatangani kesepakatan pelaksanaan proyek mulai dari jangka waktu
pekerjaan, ruang lingkup pekerjaan, biaya dan cara pembayaran, masa
pemeliharaan, denda, perubahan dan terminasi, diatur dalam surat perintah kerja.
2.1.1

Administrasi
Administrasi merupakan pencatatan mengenai segala sesuatu yang

berkaitan dengan suatu proyek. Dengan administrasi yang baik dan teratur maka
akan dapat ditetapkan segala peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang
harus dipatuhi, misalnya di bidang keuangan, logistik, kepegawaian dan
sebagainya. Administrasi tersebut meliputi :
a.

Administrasi
keberhasilan

terlaksananya

Keuangan
program

bertujuan
pembangunan

untuk
proyek

menjamin
dengan

sempurna, serta menyusun dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran

keuangan.

b.

Administrasi bidang Teknik Logistik bertujuan untuk

mengatur dan mengawasi keluar masuknya barang dan perlengkapan untuk
menunjang kelancaran suatu proyek.

c.

Administrasi Kepegawaian bertanggung jawab terhadap

tertatanya struktur kepegawaian dengan baik sehingga dapat dioptimalkan
secara efektif dan efisien untuk mencapai struktur kepegawaian yang
mantap, efektif, dan tetap.
Maka dari pengertian /definisi di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa

administrasi perlu adanya :

a.

Kelompok manusia,

b.

Kerjasama dari kelompok,

c.

Kegiatan/proses/usaha,

d.

Bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan, dan

e.

Tujuan.
Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel

Rolling Stones pembagian tugas pengelolaan administrasi dapat dilihat pada

lampiran Struktur Organisasi laporan ini.
2.1.2

Organisasi
Organisasi merupakan suatu alat atau cara untuk menentukan pembagian

tugas sesuai dengan keahlian. Dengan adanya organisasi dan pembagian tugas ini,
maka diharapkan pelaksanaan kegiatan suatu proyek dapat diselesaikan secara
efektif, efesien dan tepat waktu.
Untuk mendapatkan organisasi yang baik, maka diperlukan manajemen
yang baik. Manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
pemimpin dan pengendali usaha-usaha para anggota dan penggunaan sumber daya
lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Suatu proyek
akan berhasil dengan baik apabila fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan dengan
baik. Manajemen pengelolaan setiap proyek meliputi delapan fungsi dasar
manajemen, yaitu:

Penetapan tujuan (goal setting)

Perencanaan (planning)

Pengorganisasian (organizing)

Pengisian staf (staffing)

Pengarahan (directing)

Pengawasan (supervising)

Pengendalian (controlling)

Koordinasi (coordinating)
Organisasi dalam arti statis adalah wadah bagi sekelompok orang untuk

melakukan kegiatan bersama dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.

Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu aktivitas atau kegiatan yang dilakukan
oleh sekelompok orang yang telah mengikat diri dalam organisasi baik yang
bersifat formal maupun informal.
Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel
Rolling Stones pembagian tugas pengelolaan administrasi dapat dilihat pada
lampiran Struktur Organisasi laporan ini.
Delapan fungsi dasar manajemen dapat dikelompokkan menjadi 3
kelompok kegiatan (Wulfram I, Manajemen Proyek Konstruksi), meliputi :
a. Kegiatan Perencanaan

Penetapan tujuan (goal setting)

Perencanaan (planning)

Pengorganisasian (organizing)

b. Kegiatan Pelaksanaan

Pengisian staf (staffing)

Pengarahan (directing)

c. Kegiatan Pengendalian

Pengawasan (supervising)

Pengendalian (controlling)

Koordinasi (coordinating)

Adapun fungsi-fungsi manajemen tersebut antara lain sebagai berikut:

a. Penetapan Tujuan (Goal Setting)
Tahap awal yang harus ditentukan terlebih dahulu adalah menetapkan
tujuan utama yang ingin dicapai. Dalam menetapkan tujuan, harus diingat
beberapa hal berikut:

10

 Spesifik

Memiliki tujuan yang jelas,

Realitis

Bahwa tujuan yang ingin dicapai memungkinan untuk

dicapai dan bukan sekedar angan-angan,

Terukur

Memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk keberhasilan,

Terbatas waktu : Mempunyai

batasan

waktu kapan

tujuan

tersebut

tercapai/harus tercapai.
b. Perencanaan (Planning)
Perencanaan mencakup penentuan berbagai cara yang memungkinkan
kemudian menentukan salah satu cara yang tepat dengan mempertimbangkan
semua kendala yang mungkin ditimbulkan. Perencanaan dapat didefinisikan
sebagai peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan kegiatan
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan
peramalan tersebut. Bentuk perencanaan dapat berupa perencanaan prosedur,
perencanaan metoda kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan
anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).
Perencanaan perlu dirinci lebih lanjut dengan membuat rencana kegiatan
yang lebih rapi, jelas kaitannya dan urutannya dalam menyusun rencana kerja dan
penjadwalan (scheduling) dengan memperhitungkan sumber daya yang terbatas
serta faktor-faktor yang mempengaruhinya.
Faktor-faktor tersebut antara lain :
1. Ketersediaan tenaga kerja dengan jumlah, keterampilan, keahlian, mutu
serta pasaran harganya/upah.
2. Ketersediaan

bahan-bahan

bangunan

yang

dibutuhkan

dengan

memperhatikan jumlah, mutu, harga dan pengangkutannya sampai di

lokasi proyek.
3. Pengadaan modal kas dan modal kerja serta penggunaannya secara tepat
dan hemat.
4. Ketersediaan peralatan pembangunan proyek baik milik perusahaan sendiri
maupun disewa dari pihak lain. Dalam hal ini perlu diperhatikan mobilitas
peralatan yang bersangkutan karena hal ini terkait dengan jadwal kegiatan
proyek yang tidak mudah begitu saja diubah-ubah, serta kemungkinan
beban ongkos yang harus ditanggung dan dibayarkan.

11

Tujuan perencanaan antara lain:

1. Menjamin pelaksanaan proyek tepat pada waktunya.
2. Menjamin pelaksanaan agar tetap memenuhi syarat syarat spesifikasi
teknis dan mutu.
3. Penggunaan daya yang efisien dan efektif sehingga dapat menguntungkan
perusahaan.
c. Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan ini bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan
kegiatan proyek kontruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang
diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan
pengaturan dan pengelompokan kegiatan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan
proyek. Termasuk mengatur hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksanaan
pembangunan yang terdiri dari Pemberi Tugas (Owner), Perencana (Designer),
dan Pelaksana (Contractor) yang masing-masing mempunyai tugas dan
kewajiban, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan peraturan yang
ditetapkan.
Prinsip-prinsip yang perlu diterapkan dalam pengorganisasian antara lain:
a. Masing-masing petugas memiliki tugas, kewajiban dan tanggung jawab
yang jelas dan tertentu terhadap atasannya masing-masing.
b. Masing-masing petugas memiliki wewenang yang sepadan dengan posisi
jabatan atau tanggung jawabnya, sehingga petugas tersebut mampu
bekerja semaksimal mungkin.
c. Garis komando sedapat mungkin dibuat secara langsung dan praktis, guna
menjamin kelancaran komunikasi dan pengambilan keputusan dengan
cepat dan tepat.
d. Pengisian Staf (Staffing)
Kegiatan ini merupakan proses manajemen yang berkenaan dengan
pengerahan (recruitment), penempatan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja
dengan tujuan menghasilkan kondisi personal yang tepat (right people), tepat
posisi (right position) dan waktu yang tepat (right time). Dengan kata lain setelah
organisasi proyek disusun maka tugas seorang pemimpin selanjutnya adalah

12

memilih orang-orang yang tepat dan cakap untuk menempati posisi yang terdapat
di dalam organisasi tersebut agar proyek yang dijalankan tersebut berhasil.
Sesuai dengan organisasi yang telah dibentuk, PT. Hutama Karya selaku
kontraktor menyediakan staf-staf di lapangan untuk menempati posisi yang tepat
berdasarkan keahlian masing-masing. Struktur organisasi pelaksana di lapangan
pada proyek pembangunan HECC terdiri dari: Project Manager, Site Manager,
General Administration Project, Quantity Surveyor, Soft Drawing Production,
Pelaksana Lapangan, Sub Contractor Mandor, Mekanical & Elektrical Engginer,
Logistik, Gudang Equipment dan Security.
e. Pengarahan (Directing)
Tahap pengarahan didefinisikan sebagai kegiatan mobilisasi sumber dayasumber daya yang dimiliki agar dapat bergerak sebagai kesatuan sesuai rencana
yang dibuat. Termasuk di dalamnya adalah memberikan motivasi dan
melaksanakan koordinasi terhadap seluruh staf. Faktor motivasi sangat berperan
dalam mengarahkan bawahan bagi seorang pemimpin. Hal ini dapat dilakukan
dengan cara mengadakan komunikasi timbal balik yang lancar antara atasan dan
bawahan dan adanya unsur partisipasi dalam memecahkan suatu masalah dan
pengambilan keputusan.
Fungsi pengarahan ini bertujuan agar bawahan benar-benar mengetahui
apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya dengan benar,
sehingga pada akhirnya diharapkan tercipta hubungan yang harmonis antara
komponen-komponen pelaksana.
Pada proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre & Convention,
proses pengarahan dilakukan pada penyerahan tugas dari Project Manager kepada
Site Manager. Pengarahan berisi urutan kegiatan yang akan dilakukan beserta
waktu dimulai dan batas akhir pekerjaan itu. Selanjutnya, Site Manager
memberikan pengarahan kepada para pelaksana tentang urutan kegiatan yang
harus dilaksanakan. Para pelaksana lapangan memberikan pengarahan kepada
para mandor, buruh dan tukang selama pekerjaan berlangsung, dan diawasi
langsung oleh pihak pelaksana. Permasalahan-permasalahan yang ditemui oleh
mandor selama pekerjaan berlangsung dapat langsung ditanyakan kepada pihak
pelaksana. Pengarahan ini dapat dilakukan pada saat rapat intern maupun extern.

13

Kedua rapat ini membicarakan tentang evaluasi pekerjaan, perencanaan pekerjaan

dan membahas permasalahan yang ditemui di lapangan.
f. Pengawasan (Supervising)
Pengawasan didefinisikan sebagai interaksi langsung antara individuindividu dalam organisasi untuk mencapai kinerja dalam tujuan organisasi. Proses
ini berlangsung secara kontinu dari waktu ke waktu guna mendapatkan keyakinan
bahwa pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan untuk
mencapai hasil yang diinginkan.
Pada proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre & Convention
ini, pengawasan dilakukan secara berkala oleh pihak pemilik proyek (owner) dan
konsultan pengawas PT. Citra Putra Mandiri, disamping pengawasan rutin yang
dilakukan oleh pihak kontraktor PT. Hutama Karya.
Pengawasan yang dilakukan oleh pelaksana konstruksi bertujuan
mendapatkan hasil yang telah ditetapkan oleh pemilik proyek, sedangkan
pengawasan oleh pemilik bertujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa apa yang
akan diterimanya sesuai dengan apa yang dikehendaki. Parameter hasil
pelaksanaan kegiatan dituangkan dalam spesifikasi.
g. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian adalah proses penetapan atas apa yang telah dicapai,
evaluasi kerja dan langkah perbaikan bila diperlukan. Proses ini dapat dilakukan
jika telah ada kegiatan perencanaan sebelumnya karena esensi pengendalian
adalah membandingkan apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi.
Varian kedua kegiatan tersebut mencerminkan potret diri dari proyek tersebut.
Pimpinan atau manajer proyek dari masing-masing unsur pengelola proyek
secara rutin mengadakan kontrol atau evaluasi atas:
a. Pengontrolan terhadap waktu pelaksanaan masing-masing kegiatan sesuai
dengan jadwal, sehingga secara keseluruhan proyek dapat diselesaikan
tepat pada waktunya.
b. Penggunaan bahan-bahan bangunan dan peralatan secara keseluruhan atau
bagian demi bagian agar memenuhi sasaran serta penyediaannya
mendukung kelancaran kerja.
c. Penggunaan tenaga kerja agar memenuhi tuntutan pelaksanaan pekerjaan.

14

d. Teknik pelaksanaan suatu jenis pekerjaan.

Instrumen pengendalian yang biasa digunakan dalam proyek konstruksi
adalah bar chart beserta kurva S. Pembuatan kurva S dilakukan pada tahap
awal sebelum proyek dimulai dengan menerapkan asumsi-asumsi sehingga
dihasilkan rencana kegiatan yang rasional.
Pemantauan kegiatan yang telah terjadi di lapangan harus dilakukan dari
waktu ke waktu dan selanjutnya dilakukan dengan membandingkan antara apa
yang seharusnya terjadi dan apa yang telah terjadi. Jika realisasi prestasi kegiatan
melebihi prestasi rencana maka dikatakan bahwa proyek dalam keadaan lebih
cepat (up schedule). Namun, apabila terjadi hal yang sebaliknya maka dikatakan
proyek terlambat (behind schedule).
Dari data yang kami dapatkan, waktu pelaksanaan proyek pembangunan
Struktur Basement Hotel Rolling Stone pada paket proyek Hotel Entertainment
Centre & Convention adalah (enam puluh tujuh) hari. Tanggal mulai proyek
pembangunan Hotel Rolling Stone yaitu pada 26 Oktober 2009 dan tanggal
penyelesaian proyek struktur basement adalah

26 Desember 2009. Tetapi di

karenakan adanya permasalahan di dalam pelaksanaan dari pihak pelaksana yang

di sebabkan oleh beberapa hal, maka paket pekerjaan struktur basement Hotel
Rolling Stone belum bisa diselesaikan sampai akhir Februari 2010 sehingga
dilakukan perpanjangan kontrak dengan penunjukan langsung dan sekarang
berada pada tahap pekerjaan Kolom dan Ground Water Tank.
h. Pengkoordinasian (Coordinating)
Pemantauan prestasi kegiatan dari pengendalian akan digunakan sebagai
bahan untuk melakukan langkah perbaikan, baik proyek dalam keadaaan
terlambat atau lebih cepat. Semua permasalahan dalam proyek harus diselesaikan
bersama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi sehingga
diperlukan agenda acara yang mempertemukan semua unsur. Kegiatan ini
dinamakan langkah koordinasi.
Koordinasi dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Koordinasi
internal dilakukan untuk melakukan evaluasi diri terhadap kinerja yang telah
dilakukan, terutama kinerja staf dalam organisasi itu sendiri, sedangkan
koordinasi eksternal adalah proses evaluasi kinerja pihak-pihak yang terlibat

15

dalam proyek konstruksi (kontraktor, konsultan, dan pemilik proyek). Koordinasi

eksternal digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul selama
proses konstruksi berlangsung. Hal ini menjadi sangat penting karena kelancaran
pelaksanaan kegiatan sangat tergantung pada pemilik proyek, terutama dalam
pengambilan keputusan yang bersifat mendesak.
2.2

Proses Realisasi Proyek

Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang memiliki dimensi biaya,

mutu, dan waktu dalam mewujudkan gagasan atau ide seseorang sehingga
menjadi kenyataan atau terlihat secara fisik di lapangan (dari belum ada menjadi
ada). Sebuah proyek dapat terealisasi dengan baik, diperlukan suatu perencanaan
yang matang dan proses realisasi pada umumnya merupakan urutan kegiatan yang
sistematis dengan tujuan agar proyek yang dibangun dapat berdaya guna
semaksimal mungkin.
Proses-proses tersebut antara lain :
1.

Survey/ Study Pengenalan (Preliminary Study)

Kegiatan pada tahap ini meliputi penjajakan akan adanya kemungkinan
realisasi proyek. Untuk itu dilakukan pengumpulan data-data tentang
maksud dan tujuan dari proyek, demikian juga data yang ada hubungannya
dengan perencanaan pada proyek tersebut, sehingga diperoleh gambaran
menyeluruh, apakah proyek bisa dilaksanakan atau tidak mungkin bisa
dilaksanakan.
Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel
Rolling Stones sebelumnya telah dilakukan penjajakan akan adanya
kemungkinan realisasi proyek dengan mengumpulkan data tentang maksud
dan tujuan dibangunnya proyek ini yang tercantum pada bab I maksud dan
tujuan proyek.

2. Studi Kelayakan (Feasbility Study)

Pada tahap ini dilakukan pengevaluasian data dan menghitung biaya proyek,
kemudian dibandingkan dengan manfaat keuntungan yang akan diperoleh
dengan adanya proyek tersebut. Pada tahap ini meliputi analisa ekonomi,
dan analisa non ekonomi, seperti sosial, budaya, dan sebagainya.

16

Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel

Rolling Stones sebelumnya telah dilakukan evaluasi data dan menghitung
biaya proyek serta jangka waktu pengembalian investasi yang meliputi
analisa ekonomi, dan analisa non ekonomi, seperti sosial, budaya, dan
sebagainya
3. Perencanaan ( Planning)
Pada tahap ini dilakukan perencanaan yang mendetail yang meliputi
penetapan program kerja, perencanaan konstruksi, perhitungan-perhitungan
dan sebagainya sampai dokumen penunjukan langsung.
Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel
Rolling Stones sebelumnya telah dilakukan penetapan program kerja,
perencanaan konstruksi, perhitungan-perhitungan dan sebagainya sampai
dilakukannya penunjukan langsung kepada pihak kontraktor.
4. Pelaksanaan (Actual Construction)
Merupakan kegiatan lapangan yang menyangkut kegiatan pelaksanaan fisik
dari proyek yang direncanakan.
Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel
Rolling Stones sebelumnya telah dilakukan kesepakatan kontrak kerja dan
surat perintah kerja yangmenyangkut kegiatan pelaksanaan fisik dari proyek
yang direncanakan.
5. Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)
Kegiatan ini dimulai sejak proyek terealisasi dan sudah berfungsi sesuai
rencana, serta berlangsung terus hingga batas umur proyek. Pada tahap akhir
ini, proyek dimanfaatkan secara optimal untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel
Rolling Stones sebelumnya telah dilakukan kesepakatan kontrak kerja dan
surat perintah kerja yang didalamnya terdapat kesepakatan dalam
pemeliharaan.

17

Selain tahap-tahap di atas masih ada satu hal yang paling mendasar yang
perlu diperhatikan oleh pemilik proyek yaitu Analisa Mengenai Dampak
Lingkungan (AMDAL).
Umumnya realisasi suatu proyek melalui proses-proses kegiatan seperti
adanya kebutuhan (need), pemikiran kemungkinan keterlaksanaannya (feasibility
study), keputusan untuk membangun dan pembuatan penjelasan (penjabaran) yang
lebih rinci tentang rumusan kebutuhan tersebut (briefing), penuangan dalam
bentuk rancangan awal (preliminary design), pembuatan rancangan yang lebih
rinci dan pasti (design development dan detail design), persiapan administrasi
untuk pelaksanaan pembangunan dengan memilih calon pelaksana (procurement),
kemudian pelaksanaan pembangunan pada lokasi yang telah disediakan
(construction), serta pemeliharaan dan persiapan penggunaan bangunan tersebut
(maintenance, start-up, dan implementation).
Secara umum tahap-tahapan kegiatan tersebut adalah :
a. Adanya kebutuhan (Need)
Adanya suatu proyek disebabkan karena adanya keinginan akan suatu
kebutuhan (need) dari manusia itu sendiri. Sehingga untuk mengungkapkannya ke
bentuk nyata diperlukanlah suatu bentuk media sehingga keinginan dapat
terwujud.
Pada proyek pembangunan Hotel Entertainment & Convention , pihak
pemilik mempunyai keinginan untuk membangun tempat menginap bagi
wisatawan asing yang berkunjung ke Bali. Sehingga, wisatawan asing mendapat
akses yang luas ke tujuan wisata di sekitar hotel dan lingkungan yang nyaman.
b. Tahap Studi Kelayakan (Feasibility Study)
Tahap ini bertujuan meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi
yang diusulkannya layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan

18

perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan) maupun aspek

lingkungannya.
Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan ini adalah:
1.

Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi

biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

2.

Meramalkan manfaat yang diperoleh jika proyek tersebut

dilaksanakan, baik manfaat langsung (non ekonomis) maupun manfaat
tidak langsung (fungsi sosial).

3.

Menyusun analisa kelayakan proyek, baik ekonomis maupun

finansial.

4.

Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila

proyek tersebut dilaksanakan.

c. Tahap Penjelasan (Briefing)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk memungkinkan pemilik proyek
menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan, sehingga konsultan
perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat
taksiran biaya yang diperlukan.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini adalah:
1.

Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga

ahli.

2.

Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan

lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan mutu.

3.

Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya

dan implikasinya, serta rencana pelaksanaan.

4.

Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu sehingga dapat

menggambarkan denah dan batas-batas proyek.

d. Tahap Perancangan (Design)

Tahap ini bertujuan melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata
letak, rancangan, metoda konstruksi, dan taksiran biaya agar mendapatkan
persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat.
Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap ini adalah:
1.

Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir.

19

2.

Memeriksa masalah teknis.

3.

Meminta persetujuan akhir ikhitisar dari pemilik proyek.

4.

Mempersiapkan:

Rancangan skema (pra perancangan) termasuk taksiran

biaya.

Rancangan terinci.

Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal.

Daftar kuantitas, taksiran biaya akhir

Program pelaksanaan pendahuluan termasuk jadwal

waktu.

Dalam proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre & Convention

ini yang dipercayakan sebagai konsultan perencana arsitek adalah PT. Airmas
Asri, konsultan perencana struktur adalah PT. Agung Kusumo Asia, dan konsultan
perencana mekanikal dan elektrikal adalah PT. Mitra Inti Pranata.
e. Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk kontraktor sebagai pelaksana
yang akan melaksanakan konstruksi di lapangan. Kegiatan-kegiatan yang
mungkin dilakukan dalam tahap ini adalah:

Prakualifikasi

Dokumen kontrak

Pada proyek pembangunan Hotel Bualu Spa & Resort ini, sebagai pelaksana
proyek adalah PT. Hutama Karya dan selaku konsultan perencana arsitek adalah
PT. Airmas Asri, konsultan perencana struktur adalah PT. Agung Kusumo Asia,
dan konsultan perencana mekanikal dan elektrikal adalah PT. Mitra Inti Pranata.
f. Tahap Pelaksanaan (Construction)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh
pemilik proyek yang sudah dirancang oleh konsultan perencana arsitek adalah PT.
Airmas Asri, konsultan perencana struktur adalah PT. Agung Kusumo Asia, dan
konsultan perencana mekanikal dan elektrikal adalah PT. Mitra Inti Pranata
dalam batasan biaya dan waktu yang sudah disepakati, serta dengan mutu yang

20

disyaratkan. Sedangkan PT. Hutama Karya bertindak sebagai pelaksana proyek

pembangunan Hotel Entertainment & Convention.
g. Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan (Maintenance and Start
Up)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menjamin agar bangunan yang telah
selesai sesuai dengan dokumen kontrak dan semua fasilitas bekerja dengan
sebagaimana mestinya. Kegiatan ini dimulai sejak proyek teralisasi dan berfungsi,
serta berlangsung terus hingga batas umur proyek. Pada pembangunan Hotel
Entertainment & Convention ini pengoperasiannya dilaksanakan oleh pemilik.
PT. Hutama Karya sifatnya membangun dan bertanggung jawab atas
pemeliharaanya.
Tahap pemeliharaan dan persiapan penggunaan (maintenance and start
up) ini bertujuan menjamin kesesuaian bangunan yang telah selesai dengan
dokumen kontrak dan kinerja fasilitas sebagaimana mestinya. Kegiatan yang
dilakukan adalah:

Meneliti bangunan secara cermat dan memperbaiki kerusakan-kerusakan

yang terjadi.

Mempersiapkan

petunjuk

operasional/pelaksanaan,

pedoman

pemeliharaannya, serta melatih staf untuk melaksanakan pemeliharaan.

2.2.1

Proses Terjadinya Kontrak Konstruksi

Sebelum kontrak konstruksi ditandatangani oleh pihak-pihak yang akan

terlibat dalam suatu proyek, ada suatu proses yang harus dilalui, yaitu:
prakualifikasi dan tender atau pelelangan.
a. Prakualifikasi
Prakualifikasi adalah proses penelitian yang dilakukan oleh pemberi
tugas/pengguna jasa untuk mendapatkan tingkat pengalaman dan kapasitas
penyedia jasa/kontraktor yang memenuhi tingkat yang disyaratkan untuk
mengerjakan suatu proyek. Prakualifikasi meliputi kegiatan: registrasi (pencatatan
dan pendaftaran data perusahaan), klasifikasi (penggolongan perusahaan menurut
bidang pekerjaan) dan kualifikasi (penilaian serta penggolongan perusahaan).
b. Tender/Pelelangan

21

Dokumen tender terdiri dari Rencana Kerja dan Syarat-syarat dan gambar
bestek, dimana gambar bestek itu meliputi lay-out proyek, denah, tampak,
potongan, dan detail.

22

2.2.2

Jenis-Jenis Tender
Proses pelelangan barang dan jasa berdasarkan Keputusan Presiden RI

No.18 tahun 2000 dapat tentang pedoman pelaksanaan Pengadaan barang/jasa

menyebutkan ada beberapa jenis tender, antara lain :
a.

Pelelangan
Pelelangan merupakan suatu rangkaian kegiatan untuk menyediakan

kebutuhan barang/jasa dengan menciptakan persaingan yang sehat diantara

penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan
tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait
secara taat azas sehingga terpilih penyedia jasa terbaik.
Jenis-jenis pelelangan antara lain :
1.

Pelelangan Umum ( terbuka )

Pada pelelangan ini dilakukan secara terbuka dengan pengumuman

secara luas melalui media massa, media cetak dan papan pengumuman
resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas atau dunia usaha
yang berminat dan memenuhi syarat kualifikasi dapat mengikutinya.
Keuntungan sistem pelelangan umum ini adalah :

Terjadi kompetisi ketat diantara peserta lelang sehingga harga

borongan menjadi lebih rendah.

Terjadi persaingan yang sehat antara peserta lelang.

Kerugian sistem pelelangan umum ini adalah :

Dengan banyaknaya peserta yang ikut penawaran, termasuk salah satu

atau lebih penawar yang sering memotong harga sehingga pemborong
yang bonafit akan enggan ikut melakukan penawaran.

Hilangnya kontrol terhadap ikutnya penawar-penawar yang tidak

bonafit dan tidak berpengalaman.

Ada kemungkinan pekerjaan yang dilakukan kontraktor tidak sesuai

dengan yang diharapkan akibat harga yang semula rendah akan
menjadi tinggi karena perbaikan atau keterlambatan.
Pada sistem ini peserta yang ikut lelang jumlahnya tidak terbatas tapi,

sebelumnya harus lolos kualifikasi.

23

2.

Pelelangan Terbatas
Yang dimaksud dengan pelelangan terbatas yaitu pelelangan untuk

perkerjaan tertentu dan diikuti sekurang-kurangnya oleh lima rekanan yang

terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) yang dipilih diantara
rekanan yang tercatat dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) sesuai dengan
usaha atau ruang lingkupnya atau kualifikasi kemampuannya dengan
pengumuman secara luas melalui media massa sehingga masyarakat
mengetahuinya. Jumlah perserta lelang dibatasi tidak boleh kurang dari
sepuluh peserta, dimana dari sepuluh perserta yang diundang minimal lima
yang mengajukan penawaran.
Pada tahap prakualifikasi melalui pengumuman para peserta lelang
diminta kualifikasinya melalui persyaratan sebagai berikut :

Memiliki Akte pendirian Perusahaan.

Memiliki Surat Ijin Usaha.

Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

Memiliki alamat yang jelas, sah dan nyata.

Memiliki referensi Bank.

Memiliki kemampuan modal usaha.

Berada dalam keadaan mampu.

Mempunyai referensi pengalaman kerja.

Keuntungan dari sistem pelelangan terbatas adalah :

Kontraktor yang memasukkan penawaran adalah kontraktor yang

bonafit dan dapat dipercaya.

Suasana kompetisi masih dapat dipertahankan dalam batas-batas yang

wajar.

b.

Pemilihan Langsung
Pemilihan Langsung dilakukan jika cara pelelangan sulit untuk dilaksanakan

atau sasaran yang hendak dicapai tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.
Pemilihan langsung dilaksanakan dengan cara membandingkan sebanyak-

24

banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran dari penyedia

barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negoisasi baik teknis
maupun biaya serta harus diumumkan minimal melaui papan pengumuman
resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melaui internet.
c.

Penunjukan Langsung
Dalam hal ini pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan cara

penunjukkan langsung terhadap 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara

melakukan negoisasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang
wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Pada sistem ini
pengguna (pemilik) barang/jasa dapat menunjuk langsung kontraktor yang
dapat dipercaya untuk melaksanakan perkerjaannya.
Pemilik menunjuk langsung kontraktor yang dipercaya dengan alasan :

Pemilik

ingin

mendapat

kontraktor

yang

terampil, qualified dan bonafit diantara kontraktor yang ada.

Merupakan

perkerjaan

lanjutan

yang

sebelumnya telah dikerjakan oleh kontraktor yang bersangkutan.

Merupakan

pekerjaan

yang

membutuhkan

keahlian dan peralatan yang khusus.

Pekerjaan yang dikerjakan itu bersifat rahasia

yang menyangkut keamanan dan keselamatan negara yang ditetapkan
oleh presiden.

Keuntungan dari sistem ini adalah :

Kontaktor yang menangani perkerjaan ini benarbenar terampil dan dapat dipercaya.

Mutu perkerjaan akan relatif lebih baik.

Proses penentuan pemborong bisa dipercepat

sehinga waktu pelaksanaan perkerjaan dapat dipercepat.

Kerugian dari sistem ini adalah :

Tidak ada harga pembanding sehingga ada

kemungkinan harga penawaran lebih tinggi dari harga standar.

25

Pemilik

kesulitan

mengontrol

harga

yang

diberikan kontraktor.

Dapat menimbulkan kecurigaan dari pihakpihak lain jika digunakan untuk perkerjaan dengan biaya yang cukup
besar.

d.

Swakelola.
Swakelola adalah pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi

sendiri oleh pelaksana swakelola dengan menggunakan tenaga sendiri dan/atau

tenaga dari luar baik tenaga ahli maupun tenaga upah borongan. Dalam hali ini
tenaga ahli dari luar tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari tenaga
sendiri.
Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola :

Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau

pembiayaannya tidak dapat dilakukan dengan cara pelelangan atau
pemilihan langsung atau penunjukan langsung.

Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih

dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan
menanggung resiko yang besar.

Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, loka karya atau penyuluhan.

Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus

untuk pengembangan teknologi/metoda kerja yang belum dapat
dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.

Pekerjaan

khusus

yang

bersifat

pemrosesan

data,

perumusan

kebijaksanaan pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan

sistem tertentu dan penelitian oleh perguruan tinggi/lembaga ilmiah
pemerintah.

Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis

sumber daya manusia instansi pemerintah yang bersangkutan dan sesuai
dengan fungsi dan tugas pokok pengguna barang / jasa.

26

Proses realisasi dari proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre &

Convention adalah dengan sistem penunjukan langsung dimana PT. Hutama
Karya dipilih oleh PT. Citra Putra Mandiri sebagai pelaksana proyek.

27

2.2.3

Proses Tender
Untuk mencari suatu hasil kerja yang baik dan penggunaan dana yang

seefisien mungkin, maka sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan perlu

dilaksanakan suatu proses pemberian pekerjaan yang dikenal dengan nama
pelelangan/tender. Biasanya pemilik proyek akan mencari perencana, pelaksana
maupun pengawas pekerjaan yang dapat diandalkan agar proyek tersebut dapat
berhasil dengan baik sesuai harapan. Keberhasilan suatu proyek dapat dilihat dari
tuntutan yang harus dipenuhi yaitu :
a.

Mutu pekerjaan

b.

Ketepatan waktu dalam penyelesaian

c.

Penghematan penggunaan biaya

Untuk memenuhi ketiga tuntutan tersebut di atas, diperlukan suatu kerja

sama yang baik antara pemilik proyek dengan kontraktor. Pada proyek
Pembangunan Hotel Entertainment Centre & Convention, pemilihan kontraktor
dilakukan dengan cara penunjukan langsung. Kontraktor yang ditunjuk adalah PT.
Hutama Karya. Adapun proses tender pada pembangunan proyek Hotel
Entertainment Centre & Convention adalah :
a. Preliminary
Dalam hal ini pemilik proyek memberikan undangan kepada PT. Hutama
Karya. Karena dinilai dari kemampuan keuangan, personalia, peralatan dan
pengalaman perusahaan, PT. Hutama Karya mampu melaksanakan pembangunan
proyek Hotel Entertainment Centre & Convention dengan baik.
b. Analisis
Sebelum mengadakan kontrak, kontraktor yang ditunjuk dalam hal ini
adalah PT. Hutama Karya melakukan pengecekan data langsung ke lokasi untuk
memperoleh segala keterangan yang diperlukan mengenai lapangan pekerjaan,
keadaan setempat dan sekitarnya dimana pekerjaan akan dilaksanakan dan saranasarana lainnya yang bisa mempengaruhi penawaran. Sehingga diperoleh data
mengenai:
1.

Site Condition.

2.

Site Transportation.

28

Yang pada akhirnya dapat digunakan untuk menentukan construction

methode yang akan dipakai.
c. Dokumen Penawaran
Dokumen penawaran yang diajukan oleh PT. Hutama Karya selaku
kontraktor yang ditunjuk, terdiri dari dokumen administrasi dan dokumen teknis
yang dibuat dalam rangkap 2 yang terdiri dari 1 eksemplar asli dan 1 eksemplar
salinannya. Masing-masing rangkap terdiri dari:
1.

Gambar gambar (termasuk gambar detail).

2.

Rincian

pekerjaan

dan

harga

satuan

pekerjaan (Bill of Quantities).

d.

3.

Time Schedule.

4.

Spesifikasi.

5.

Susunan organisasi staff lapangan.

6.

Curiculum Vitae Staff Lapangan.

7.

Daftar Peralatan.
Pengajuan Penawaran
Setelah semua data pendukung telah lengkap, PT. Hutama Karya

mengajukan penawaran harga dan construction methode yang akan dipakai

kepada pemilik proyek. Dalam hal ini pemilik proyek akan mempelajarinya.
e.

Rapat Penjelasan Pekerjaan (Anwizing)

Setelah dipelajari, PT. Citra Putra Mandiri selaku pemilik proyek kembali

memberikan undangan kepada PT. Hutama Karya untuk melakukan proses

negosiasi dan klarifikasi harga serta volume.
Disamping itu juga dilakukan rapat penjelasan pekerjaan (Anwizing) pada
kesempatan ini PT. Hutama Karya diperkenankan mengajukan pertanyaan baik
lisan maupun tulisan. Setelah rapat penjelasan pekerjaan selesai dilaksanakan,
dibuatkan berita acara rapat penjelasan pekerjaan, yang memuat secara tertulis
senua pertanyaan dan jawaban serta penjelasan yang diberikan pada saat
penjelasaan pekerjaan maupun peninjauan lapangan.
f.

Penetapan Bill Of Quantity dan Pemberian Surat Kerja

Setelah penawaran dinilai memenuhi syarat administrasi dan spesifikasi

teknis dan dicapai kesepakatan mengenai scope, jenis dan volume pekerjaan

29

begitu

juga

dengan

analisa

pekerjaan

serta

harga

penawaran

dinilai

menguntungkan bagi pemilik proyek dalam arti:

1. Penawaran secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
2. Perhitungan harga yang ditawarkan wajar, sesuai dengan plafon budget
pemilik proyek.
Maka pelaksana proyek, PT. Hutama Karya membuat Bill of Quantity
yaitu harga borongan untuk setiap scope pekerjaan, harga satuan pekerjaan, harga
satuan bahan dan upah. Selanjutnya pemilik proyek membuat Surat Perintah Kerja
(SPK) yang ditujukan kepada PT. Hutama Karya sebagai pemborong.
2.2.4

Sistem Kontrak
Kontrak adalah perjanjian tertulis yang mengikat secara hukum antara 2

pihak atau lebih yang membuat perjanjian dimana satu pihak berjanji untuk
melakukan suatu pekerjaan dan pihak lain menerima imbalan tersebut.
Maksud dan tujuan dari pembuatan kontrak ini adalah :

Membuat suatu dokumen yang akan dijadikan pedoman untuk

melaksanakan pekerjaan.

Agar antar pemborong dan pemberi tugas mempunyai keseragaman

penaksiran tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Membuat dokumen yang memuat tugas dan tanggung jawab masingmasing pihak, biaya, waktu mulai, dan waktu selesainya pekerjaan serta
denda yang harus dibayar pemborong apabila terjadi keterlambatan dalam
penyelesaian pekerjaan.

Ada beberapa Sistem kontrak antara lain :

a. Lump-Sum Contract
Merupakan suatu perjanjian yang dibuat dimana kontraktor setuju
melaksanakan perkerjaan yang diperintahkan dengan pembayaran sejumlah
uang tetap yaitu

sebesar harga pemborongan.

Kontraktror wajib

menyelesaikan perkejaan sesuai dengan gambar dan spesifikasi dengan

jumlah rupiah yang ditawarkan tanpa memperhitungkan tambahan biaya
oleh adanya hambatan atau kesulitan yang terjadi pada waktu pelaksanaan
dengan tetap menjaga kualitas / mutu bangunan yang dihasilkan.
Keuntungan kontrak Lump-Sum :

30

Memberi jaminan kepada pemilik (owner) tentang jumlah

harga tetap pekejaan yang akan dikerjakan.

Kontraktor secara langsung dan jelas mengetahui pekerjaan

yang akan dikerjakan.

Kelengkapan, kejelasan dan kepastian dari gambar bestek

akan menjamin bahwa pekerjaan tambah/kurang dapat seminimal
mungkin.

Kerugian kontrak Lump-Sum :

Terjadi kesulitan apabila pemilik (owner) meminta suatu

tambahan pekerjaan selama pelaksanaan.

Pembuatan gambar bestek harus jelas dan mendetail

sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatannya.

Kontraktor harus menanggung resiko bila terjadi kenaikan

harga sehingga harga borongan relatif tinggi.

b. Unit Price Contract

Kontak ini hampir sama dengan Lump-sum hanya saja yang tetap pada
sistem ini adalah harga satuannya. Jumlah yang ditenderkan sesuai dengan
unit prince yaitu jumlah masing-masing volume pekerjaan yang diberi harga
satuan dalam daftar kuantitas pekerjaan. Volume pekerjaan dihitung dari
gambar bestek, ketika pekerjaan dilaksanakan angka-angka kuantitas
pekerjaan yang nyata dilakukan oleh kontraktor untuk setiap pekerjaan.
Kontraktor akan dibayar menurut perhitungan yang berdasarkan jumlah
angka diatas.
Keuntungan kontrak Unit Prince :

Membatasi harga yang harus dibayar oleh pemilik proyek, dimana

harga satuan pada waktu penawaran adalah tetap.

Memberikan kebebasan untuk mengubah kegiatan pekerjaan pada

waktu pelaksanaan, tetapi masih dalam dasar-dasar pembayaran yang
adil.

Menghasilkan pembayaran kepada kontraktor sesuai dengan

kuantitas pekerjaan yang dikerjakan.

31

Semua harga penawaran tiap kontraktor selalu berpedoman pada

dasar yang sama sehingga besarnya penawaran saling berdekatan.

Kerugian Kontrak Unit Prince :

Untuk pekerjaan besar sulit ditentukan secara pasti biaya yang harus
ditentukan oleh pemilik.

Perlu tenaga terampil terutama berkaitan dengan pelaksanaan

dilapangan untuk menghindari perbedaan perhitungan volume
pekerjaan antara pemilik dan kontraktor.

c. Cost Plus Contract

Dalam kontrak ini kontraktor dibayar atas biaya dasar bahan-bahan,
upah pekerjaan dan biaya perawatan yang digunakan ditambah biaya
pengawasan dan keuntungan kontraktor. Sistem kontrak ini sulit diawasi
karena membutuhkan pengecekan yang hati-hati setiap hari tehadap
pemakain bahan-bahan, pekerja dan peralatan untuk menentukan besar
biaya. Pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam
batas waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan tetap, dan semua
resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan
sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang atau jasa.
Pada proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre& Convention ini
menggunakan sistem kontrak kerja unit price. Suatu perjanjian yang dibuat
dimana jumlah yang ditenderkan sesuai dengan unit prince yaitu jumlah masingmasing volume pekerjaan yang diberi harga satuan dalam daftar kuantitas
pekerjaan. Volume pekerjaan dihitung dari gambar bestek, ketika pekerjaan
dilaksanakan angka-angka kuantitas pekerjaan yang nyata dilakukan oleh
kontraktor untuk setiap pekerjaan. Kontraktor akan dibayar menurut perhitungan
yang berdasarkan jumlah angka diatas dan dengan tetap menjaga kualitas / mutu
bangunan yang dihasilkan.
Tidak akan ada perbedaan dalam Nilai Kontrak sebagai akibat dari beberapa
perubahan harga-harga material,

barang-barang konsumsi,

bahan bakar,

energi/listrik, air, komunikasi, pengangkutan atau tingkat harga asuransi, bea

import atau pajak-pajak, tingkat gaji/upah atau pengeluaran-pengeluaran yang

32

berkaitan dengan tenaga kerja dan sebagainya, atau karena kenaikan atau
penurunan nilai tukar mata uang, karena sudah ada kesepakatan harga jumlah
masing-masing volume pekerjaan yang diberi harga satuan dalam daftar kuantitas
pekerjaan apabila terjadi perubahan harga-harga diatas.
Jumlah yang harus ditambahkan ataupun dikurangkan dari nilai kontrak di
dalam mematuhi instruksi konsultan perencana arsitek adalah PT. Airmas Asri,
konsultan perencana struktur adalah PT. Agung Kusumo Asia, dan konsultan
perencana mekanikal dan elektrikal adalah PT. Mitra Inti Pranata akan dapat
dipenuhi jika terjadi kesepakatan antara Pemberi Kerja dengan Pemborong, tetapi
jika tidak tercapai kesepakatan yang dimaksud, akan ada penambahan atau
pengurangan sebuah jumlah tertentu dari Nilai Kontrak berdasarkan aturan-aturan
berikut:

Penambahan ataupun pengurangan akan dinilai berdasarkan pada harga

yang relevan di dalam Bills of Quantities untuk pekerjaan yang mempunyai
sifat serupa yang ditentukan dalam Dokumen Kontrak Kerja.

Penilaian pasar yang adil jika tidak ada pekerjaan yang mempunyai sifat
yang sama seperti ditetapkan di dalam Dokumen Kontrak Kerja atau jika
pekerjaan tambah lebih besar 5% dari nilai kontrak.

Secara lebih detail, dokumen Kontrak Kerja Hotel Entertainment Centre &
Convention dalam hal ini Hotel Rolling Stone memuat:
a. Gambar gambar (termasuk gambar detail).
b. Rincian pekerjaan dan harga satuan pekerjaan (Bill of Quantities).
c. Time Schedule.
d. Spesifikasi.
e. Surat Perjanjian Pemborongan.
f. Rencana Kerja dan Syarat Syarat.
g. Susunan organisasi staff lapangan.
h. Curiculum Vitae Staff Lapangan.
i. Daftar Peralatan.

33

2.3

Struktur Organisasi Proyek

2.3.1

Pihak-pihak Pengelola Proyek

Dalam suatu kegiatan proyek konstruksi terdapat suatu proses yang

mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan berupa bangunan.
Proses yang terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya melibatkan pihakpihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek Hotel Bualu Spa & Resort yaitu
diantaranya:
a. Pemilik Proyek
Pemilik proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang atau
badan yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan atau menyeluruh
memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa dan yang membayar biaya
pekerjaan tersebut. Pemilik proyek dapat berupa perorangan, perusahaan,
wakil suatu instansi/dinas, maupun wakil sebuah perusahaan. Selaku pemilik
proyek dari Hotel Entertainment Centre & Convention adalah PT. Citra Putra
Mandiri. Tugas dan wewenang pemilik proyek adalah sebagai berikut:

Pemilik proyek mempunyai hak tertinggi dalam menentukan

kebijaksanaan serta pengambilan keputusan mengenai pembangunan
proyek.

Menunjuk konsultan perencana serta memilih kontraktor.

Membentuk dan menunjuk suatu tim atau wakil-wakil yang diberi

wewenang penuh terhadap kelancaran pembangunan.

Malakukan negosiasi terhadap kontraktor yang ditunjuk.

Mengesahkan rencana kerja syarat-syarat dan gambar rencana.

Menandatangani Surat Perjanjian Kerja dengan Kontraktor.

Menyediakan dana yang diperlukan sesuai dengan jumlah dan

jadwal penyelesaian proyek yang telah ditetapkan, serta menyediakan
lahan untuk tempat pelaksanaan pekerjaan.

Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan

dengan menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk
bertindak atas nama pemilik.

34

Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan

yang telah dilakukan oleh penyedia jasa.

b. Konsultan
Konsultan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : konsultan perencana dan
konsultan pengawas. Konsultan perencana dapat dipisahkan menjadi
beberapa jenis berdasarkan spesialisasinya, yaitu konsultan yang menangani
bidang arsitektur, bidang sipil, bidang mekanikal dan elektrikal, dan lain
sebagainya. Berbagai jenis bidang tersebut umumnya menjadi satu kesatuan
yang disebut sebagai konsultan perencana.
1.

Konsultan Perencana
Konsultan Perencana merupakan orang/badan/instansi yang berbadan

hokum yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap baik bidang

arsitektur, sipil, maupun bidang yang lain yang melekat erat dan membentuk
sebuah sistem bangunan.
Dalam proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre & Convention
yang menjadi konsultan perencana arsitek adalah PT. Airmas Asri, konsultan
perencana struktur adalah PT. Agung Kusumo Asia, dan konsultan
perencana mekanikal dan elektrikal adalah PT. Mitra Inti Pranata. Tugas dan
tanggung jawab konsultan perencana adalah:
a.

Tahap persiapan perencanaan:

Mengumpulkan data umum proyek seperti data lokasi

proyek, sumber daya yang tersedia.

Menyusun pedoman persyaratan konstruksi.

Konsultasi dengan pemerintah terkait tentang perijinan.

b.

Menyusun pra rencana, meliputi:

Membuat lay-out proyek.

Menyusun atau menghitung perkiraan biaya (secara

kasar).

c.

Mengurus perizinan.
Tahap perencanaan:

35

Perencanaan arsitektur meliputi denah, tampak, potongan

dan detail.

Perencanaan struktur.

Membut rencana kerja dan syarat-syarat.

Menghitung RAB (OE), owner estimate.

d.

Tahap pelaksanaan:

Memeriksa hasil kerja kontraktor serta mencatat atau

mengidentifikasi penyimpangan yang terjadi.

Memberikan penjelasan kepada kontraktor atau konsultan

pengawas apabila ada gambar yang kurang dipahami.

Menyusun laporan hasil perencanaan menyeluruh.

2. Konsultan Pengawas
Konsultan Pengawas yaitu orang atau badan yang ditunjuk oleh
pengguna jasa untuk membantu dalam pengelolaan pelaksanaan pekerjaan
pembangunan mulai dari awal hingga berakhirnya pekerjaan pembangunan.
Pengawas dalam proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre &
Convention adalah Project Management yang ditunjuk oleh PT. Citra Putra
Mandiri.
Hak dan kewajiban konsultan pengawas adalah :

Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodik dalam

pelaksanaan pekerjaan agar sesuai dengan persyaratan.

Menerima atau menolak material/peralatan yang didatangkan

kontraktor.

Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan,

bulanan) yang diserahkan ke pemilik proyek.

Menghentikan sementara bila terjadi penyimpangan dari peraturan

yang berlaku.

Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan.

c. Kontraktor

36

Kontraktor merupakan orang atau badan yang menerima pekerjaan dan

menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan biaya yang telah
ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan dan syarat-syarat
yang ditetapkan. Dalam proyek pembangunan Hotel Entertainment Centre
& Convention ini yang menjadi kontraktor adalah PT. Hutama Karya
Identitas kontraktor sebagai berikut:
Nama perusahaan

: PT. Hutama Karya

Direktur

: Ir. Sudarsono Hardjosoeratno

Alamat

: Jl. Iskandarsyah I No. 6 Kebayoran Baru,

Jakarta 12160.

Email

: hkdki@indosat.net.id

Hak dan kewajiban kontraktor adalah :

1.

Kewajiban kontraktor

Wajib mentaati pelaksanaan/ penyelesaian pekerjaan

sesuai dengan kontrak.

Wajib memenuhi instruksi yang dikeluarkan oleh

direksi dan pemberi tugas tetapi juga dapat melakukan penolakan
pekerjaan atau penggantian material dari tempat pekerjaan yang tidak
sesuai dengan kebutuhan yang berlaku.

Wajib melakukan jaminan keselamatan dan kesehatan

kerja di lapangan. Hal ini berupa pemberian asuransi untuk para
karyawan proyek yaitu dari CAR (Central Asia Raya), sedangkan
untuk

pekerja

lapangan

disediakan

beberapa

fasilitas

untuk

mengurangi terjadinya kecelakaan kerja seperti peminjaman sarung

tangan, helm, sepatu, dan penyediaan obat-obatan (P3K).
2.

Hak kontraktor

Kontraktor
pembayaran

untuk

pelaksanaan

berhak

pekerjaan

mendapatkan

dimana

prosedur

pembayarannya disesuaikan dengan Perjanjian Kerja Borongan.

Kontraktor berhak mensubkontrakkan

bagian pekerjaan atas persetujuan ahli (oarng yang ditunjuk oleh
pemberi tugas).

37

Berhak

mengajukan

perpanjangan

waktu pelaksanaan jika perintah direksi di luar ketentuan dan tidak

tercantum dalam perjanjian yang mengakibatkan keterlambatan
pekerjaan.

38

3.

Tanggung jawab kontraktor

Kontraktor

bertanggung

jawab atas kualitas, kuantitas, dan waktu pelaksanaan pekerjaan di

lapangan.

Bertanggung jawab atas

keselamatan dan kesehatan kerja dari seluruh pekerja di lapangan
selama berlangsungnya pekerjaan.

Beretanggung jawab atas

penyediaan bahan yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.

d. Logistik
Tugas-tugas dari logistik adalah:

Merealisasi pembelian produk sesuai dengan mutu yang

tercantum di dalam surat perintah.

Memilih lokasi dan mengatur penyimpanannya sehingga mutu

material terpelihara.

Bertanggung jawab atas jumlah barang yang diterima sesuai

dengan surat pesanan.

2.3.2

Struktur Organisasi Pelaksana di Lapangan

Dalam

pelaksanaan

di

lapangan

terutama

proyek

besar

seperti

pembangunan hotel ini, keberhasilan sangat dipengaruhi oleh hubungan kerja

antara atasan dan bawahan termasuk juga hubungan kerja antara pengawas dan
pemilik proyek. Untuk menerapkan hubungan tersebut di lapangan sangat
tergantung dari struktur organisasi yang dibuat oleh kontraktor termasuk uraian
tugas dari masing-masing petugas yang ada dalam struktur tersebut.
Adapun

struktur

organisasi

PT.

Hutama

Karya

dalam

proyek

pembangunan Hotel Entertainment Centre & Convention paket Hotel Rolling

Stones adalah sebagai berikut:

39

35

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Masing-masing Personil

1.

Project Manager (Manajer Proyek)

Project Manager adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab

oleh kontraktor untuk memimpin, mengatur dan mengawasi serta membuat

keputusan yang terbaik dalam pelaksanaan proyek secara keseluruhan. Project
Manager adalah pemegang kekuasaaan tertinggi pada organisasi di lapangan.
Adapun tugas-tugasnya adalah :
a.

Mengkoordinir seluruh lingkup pelaksanaan pekerjaan untuk memenuhi

persyaratan biaya, mutu dan waktu proyek.

b.

Mengkoordinir pelaksanaan penyelesaian keluhan pelanggan.

c.

Memimpin Rapat Tinjauan Manajemen di proyek.

d.

Mewakili perusahaan sesuai dengan wewenangnya dalam penyelesaian

masalah yang berkaitan dengan pihak luar (direksi proyek, konsultan dan
pemilik).

e.

Menempatkan personil yang cakap selama masa pemeliharaan proyek

sampai penyerahan pekerjaan yang kedua.

f.

Mengusulkan kebutuhan training pegawai di proyeknya kepada Kepala

Bagian Personalia/Umum, jika dipandang perlu.

2.

Site Manager (Manajer Lapangan)

Dalam melaksanakan tugasnya selalu bertanggung jawab kepada manajer

proyek yaitu untuk membantu kelancaran pekerjaan di lapangan. Tugas-tugas dari

site manager adalah :
a.

Melaksanakan bagian pekerjaan sesuai dengan metode konstruksi

untuk memenuhi persyaratan biaya, mutu dan waktu yang telah disepakati.

b.

Memberikan pengarahan dan pembinaan staf yang ada di

bawahnya.

c.

Membuat keputusan dalam batasan yang telah digariskan oleh

Project Manager.

d.

Mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi tenaga kerja agar

efisien terhadap pemakaian tenaga, alat dan material serta target kemajuan
pekerjaan agar tercapai sesuai dengan time schedule yang telah ditetapkan.

35

e.

Memeriksa bobot pekerjaan setiap akhir bulan dan jika terjadi

kemunduran dari time schedule, maka Site Manager memutuskan untuk
melaksanakan pekerjaan lembur.

f.

Menjamin :

Tersedianya tenaga kerja, material dan alat yang

memadai.

Tersedianya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh

mandor.

3.

Tersedianya dana pembayaran upah/opname mandor.

General Adm. Project

Tugas administrasi antara lain:

a.

Bertanggung jawab atas surat masuk dan surat keluar dari proyek.

b.

RFI (Request For Information), pencatatan mengenai revisi gambar masuk

dan revisi gambar keluar dari proyek.

c.

Working Permitte (WP), pencatatan mengenai ijin pelaksanaan suatu

pekerjaan yang diajukan dan telah mendapat persetujuan konsultan
perencana sebagai wakil dari pihak pemilik.

d.

Membuat Laporan Harian (Daily Report), mencatat segala pelaksanaan di

lapangan yang menyangkut tentang kondisi cuaca pada saat pelaksanaan,
pemakaian alat kerja, absensi pegawai (jumlah tenaga dan staf).

e.

Mengurus dan bertanggung jawab terhadap semua surat-surat transaksi

peralatan maupun material sebagai arsip.

4.

Quantity Surveyor (QS)

a. Membuat laporan keuangan proyek meliputi laporan saldo kas bank dan
saldo hutang proyek.
b. Melaksanakan verifikasi pemeriksaan bukti-bukti yang akan dibayar.
c. Mempelajari dan mengevaluasi kontrak pekerjaan.
d. Membuat laporan perkembangan proyek/monitoring project.
e. Membuat rekapitulasi opname proyek.
f. Mengecek semua kebutuhan material.

36

5.

Soft Drawing
a.

Memeriksa gambar (review) sesuai dengan Bill of Quantity.

b.

Mempelajari gambar (terutama detail gambar).

c.

Menyiapkan perubahan-perubahan pada gambar rencana yang diakibatkan

oleh lingkungan namun tetap berdasarkan gambar dari konsultan perencana
sebagai persetujuan.

d.

Melakukan pengecekan gambar dan berkoordinasi dengan Quantity

Surveyor (QS).

6.

Pelaksana Lapangan (Supervisor)

a.

Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan

Rencana Mutu Proyek (Instruksi Kerja, spesifikasi teknik dari pelanggan
dan gambar kerja yang diterimanya dengan mengarahkan tukang
/sub kontraktor dan pekerjanya hingga didapat pekerjaan yang bermutu,
tepat waktu dan biaya seefisien mungkin.

b.

Membuat dan melaksanakan detail rencana kerja berdasarkan

master schedule dan merecord realisasinya.

c.

Membuat Laporan Harian.

d.

Memimpin, menggerakkan, mengkoordinir dan mengawasi serta

bimbingan bawahannya, termasuk pelatihan terhadap sub kontraktor dan
mandor borong.

7.

Surveyor
Membantu

pelaksana

lapangan(supervisor)

untuk

melaksanakan

pengukuran agar pekerjaan di lapangan sesuai dengan gambar bestek/rencana.

Disini termasuk pengecekan dan pengontrolan terhadap as-as portal bangunan,
elevasi bangunan dan membantu pekerja dalam hal pengukuran bangunan yang
lebih akurat.

37

8.

Logistik

Tugas logistik antara lain:

a.

Bertanggung jawab terhadap kebutuhan material untuk jangka waktu

tertentu yang disesuaikan dengan RAP dan schedule di lapangan (mengelola
penyediaan bahan sehingga dapat menyediakan bahan/material dalam
jumlah yang cukup/memadai pada waktu yang diperlukan dan tidak
melampaui RAP).

b.

Menyediakan tempat yang layak dan memelihara dengan baik untuk

semua barang yang menjadi tanggung jawabnya di proyek.

c.

Bertanggung jawab terhadap cara penyimpanan barang (menjaga

keamanan material dan alat-alat yang disimpan di dalam gudang
penyimpanan) dan mencatat keluar masuknya barang-barang gudang.

d.

Mengatur pembelian bahan/material yang diperlukan sesuai prosedur yang

berlaku.

e.

Mengadakan pengecekan atas kebenaran barang yang datang dari suplayer

harus sesuai dengan yang diminta.

f.

Menerima dan mengeluarkan barang.

g.

Membuat laporan pertanggung-jawaban material selama proyek berjalan

kepada site manager.

2.2.4 Hubungan Kerja Pemilik, Pelaksana dan Pengawas

Dalam mengelola proyek ini, hubungan antara badan-badan pengelola
proyek sangat memegang peranan yang sangat penting. Tanpa adanya hubungan
yang baik dan harmonis di dalam pelaksanaan proyek itu sendiri niscaya
kelancaran proyek yang sedang dilaksanakan akan terganggu dan tidak sesuai
dengan keinginan. Tujuan dibuatnya struktur organisasi yaitu untuk kelancaran
pelaksanaan proyek. Berikut gambar skema struktur organisasi proyek Hotel
Bualu Spa & Resort:

38

PEMILIK
PROYEK

KONSULTAN
PERENCANA

KONTRAKTOR

KONSULTAN
PENGAWAS

Gambar 2.2 Skema Hubungan Organisasi Proyek Hotel Bualu Spa & Resort
Keterangan:

: Hubungan konsultasi
: Hubungan instruksi
: Hubungan koordinasi

Penjabaran ketiga hubungan kerja tersebut dapat dilihat pada pelaksanaan

di lapangan sebagai berikut :
1.

Hubungan Instruksi
a.

Pemilik proyek memberi instruksi kepada konsultan perencana untuk

merencanakan gambar-gambar rencana baik rencana bangunan struktur,
arsitek, M & E.

b.

Pemilik proyek memberi instruksi kepada konsultan pengawas untuk

melaksanakan pengawasan di lapangan.

c.

Pemilik proyek memberi instruksi kepada kontraktor pelaksana

untuk melaksanakan pekerjaan.

d.

Konsultan pengawas memberi instruksi kepada kontraktor pelaksana

untuk melaksanakan pekerjaan di lapangan sesuai dengan gambar dan
Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS).

2.

Hubungan Konsultasi
a.

Konsultan perencana dapat mengadakan konsultasi dengan pemilik

proyek mengenai masalah-masalah dalam perencanaan proyek.

39

b.

Konsultan pengawas dapat mengadakan konsultasi dengan pemilik

proyek mengenai masalah-masalah yang timbul dalam pelaksanaan proyek
di lapangan.

c.

Kontraktor

dapat

mengadakan

konsultasi

dengan

konsultan

pengawas mengenai teknis pelaksanaan pekerjaaan di lapangan.

3.

Hubungan Koordinasi
Dalam hubungan ini, unsur yang terlibat yaitu antara konsultan pengawas

dengan kontraktor pelaksana. Kedua unsur ini harus mengadakan koordinasi yang
baik dan terarah. Hubungan ini sangat penting karena tanpa adanya koordinasi
yang mantap maka tujuan yang diinginkan tidak akan tercapai.
2.3

Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan Gambar Kerja

Rencana kerja dan Syarat-syarat atau bisa juga disebut dengan bestek

adalah keterangan tertulis secara rinci mengenai suatu pekerjaan yang meliputi
segi teknis dan administrasi. Uraian dalam RKS/ bestek harus dibuat selengkap
mungkin dengan tujuan agar dalam pelaksanaan pekerjaan tidak timbul kesulitan.
Uraian dalam RKS/ bestek yang berupa kata atau kalimat diusahakan agar disusun
sedemikian rupa sehingga cukup jelas dan rinci serta tidak menimbulkan keraguraguan.
Rencana kerja dan syarat-syarat ini sekurang-kurangnya memuat tentang :
1. Syarat Umum
a.

Keterangan mengenai pemberi tugas

b.

Keterangan mengenai perencana atau pembuat desain

c.

Keterangan mengenai direksi

d.

Syarat peserta pelelangan

e.

Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya

2. Syarat Administrasi
a.

Jangka waktu pelaksanaan

b.

Tanggal penyerahan pekerjaan

c.

Syarat pembayaran

d.

Denda atas keterlambatan

40

e.

Besarnya jaminan penawaran

f.

Besarnya jaminan pelaksanaan

3. Syarat Teknis
a.

Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dikerjakan

b.

Jenis dan mutu bahan

c.

Detail gambar konstruksi

Gambar kerja (shop drawing) merupakan gambar terbaru yang atau

gambar awal pekerjaan yang dapat berubah sewaktu-waktu menurut kehendak

dari pihak pemilik, sebelum gambar turun ke lapangan gambar terlebih dahulu
diperiksa oleh pihak owner, setelah mendapat persetujuan dari pihak owner maka
gambar dapat turun ke lapangan, pada shop drawing terdapat form isian yang
disediakan untuk pihak owner untuk diisi catatan jika terdapat kesalahan pada
penggambaran atau kurang sesuai dengan yang diinginkan pemilik, kemudian
catatan ini sebagai dasar memperbaiki gambar berikutnya. Gambar-gambar
pelaksanaan yang dibuat oleh pelaksana yang memberikan penjelasan visual pada
tiap-tiap bagian konstruksi dengan gambar potongan-potongan dengan skala yang
memadai, meliputi gambar struktur, gambar MEP. Gambar ini mempermudah
pekerjaan di lapangan karena digunakan sebagai pedoman oleh pekerja-pekerja di
lapangan.
2.4

Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Proses Pembayaran

2.4.1

Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Rencana Anggaran Biaya (RAB) diajukan oleh kontraktor saat

mengajukan dokumen pelelangan. Dengan adanya RAB maka kontraktor dapat

merencanakan langkah-langkah yang harus diambil agar mampu melaksanakan
proyek dengan batasan biaya tertentu. Ada tiga faktor penting yang berpengaruh
dalam penyusunan RAB, yaitu:
a.

Ketentuan-ketentuan dan persyaratan yang harus dipenuhi dalam

pelaksanaan

pembuatan

bangunan

serta

gambar-gambar

konstruksi

bangunan.
b.

Harga bahan-bahan dan upah kerja.

c.

Koefisien-koefisien yang telah ada.

41

Pada proyek Hotel Entertainment Centre & Convention, dalam hal ini
paket gedung Hotel Rolling Stone, biaya yang tertulis dalam surat perintah kerja
untuk proyek ini yaitu sebesar Rp. 19.000.000.000,00 (Sembilan Belas Miliar
Rupiah) kecuali untuk item yang disepakati sebagai remeasured item dengan
sistem kontrak unit price.
2.4.2

Proses Pembayaran
Pembayaran harga borongan untuk pekerjaan Hotel Entertainment Centre

& Convention, dalam hal ini paket gedung Hotel Rolling Stone sesuai dengan
surat perintah kerja. Pembayaran harga borongan dilakukan dengan perincian :
1.

Pembayaran Pertama
Pembayaran pertama sebesar 20% dari harga kontrak atau:
25% x Rp 19.000.000.000,00 = Rp 3.800.000.000,00 (Tiga Milyar Delapan
Ratus Juta Rupiah).
Dibayar dalam waktu 14 hari sejak tanggal ditandatanganinya surat
perintah kerja dan sejak kontraktor menyerahkan dokumen yang terdiri dari
kwitansi, sertifikat pembayaran,jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka.

2. Pembayaran Selanjutnya
Pembayaran selanjutnya dilakukan secara bulanan (mothly payment)
sesuai dengan prestassi pekerjaan yang telah dikerjakan kontraktor.
Pembayaran ini akan dikurangi pengembalian uang muka dan uang retensi
sebesar 5% yang akan dipotong secara proporsional untuk setiap tagihan.
Setelah mencapai nilai 100% akan diadakan serah terima pekerjaan yang
dinyatakan dengan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Pertama yang telah
disetujui dan ditandatangani oleh pihak pertama dan kedua. Pembayaran
uang retensi sebesar 5% dari nilai pekerjaan wajib dibayarkan kepada
kontraktor selambat-lambatnya 14 hari sejak ditandatanganinya Berita Acara
Serah Terima Kedua oleh kedua pihak.
3. Pembayaran Terakhir
Pembayaran terakhir dibayar kepada pihak kedua setelah selesai masa
pemeliharaan sesuai dengan pasal yang tertera pada Surat Perintah Kerja,
dengan suatu Berita Serah Terima Pekerjaan Kedua (terakhir).

42