2011

SISTEM INFORMASI
LAYANAN
PENGUBAHAN MASTER
KARYAWAN
PT TELKOM INDONESIA,tbk

Ketua
: Diyah Nursyamsiah /0840054
Anggota : Vijar Rizqillah Sujaswara/0840056
Oki Maulana/0840057
Asistan pembimbing: Iwan Kurniawan, IR.,
Asep Somantri

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

Kelompok 28 :
Laporan Akhir Sistem Informasi
1/14/2011

BAB 1

PENDAHULUAN

Lingkungan Tempat Survei

1.1

Sejarah PT. TELKOM Indonesia

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TELKOM, Perseroan,
Perusahaan atau Kami) adalah penyedia layanan telekomunikasi dan
jaringan terbesar di Indonesia. TELKOM menyediakan layanan InfoComm,
telepon tidak bergerak kabel (fixed wireline) dan telepon tidak bergerak
nirkabel (fixed wireless), layanan telepon seluler, data dan internet, serta
jaringan dan interkoneksi, baik secara langsung maupun melalui anak
perusahaan.
Visi dan Misi Perusahaan
Visi
To become a leading Telecommunication, Information, Media & Edutainment
(TIME) Player in the Region
Misi
1. To Provide TIME Services with Excellent Quality & Competitive Price
2. To be the Role Model as the Best Managed Indonesian Corporation

1.2

Prosedure Kerja HR Area 09 Bandung(Unit

Administrasi/Service) Sub unit OFF 2 EA Data Maintenance
Posisi
Nama Unit
Jabatan
Bagian

: OFF 2 EA DATA MAINTENANCE / 40124242

: ADMINISTRASI/ SERVICE
: OFF 2 EA DATA MAINTENANCE / 3179
: HUMAN RESOURCES

MIsi :
Memastikan seluruh data karyawan unit bisnis pada lingkup areanya aktual
dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan.
Tanggung Jawab Utama
1.

Melaporkan dan atau menyerahkan hasil pekerjaannya kepada

atasan atau fungsi terkait.

2.

Memastikan data yang sudah dientry telah divalidasi, sehingga

mencerminkan kualitas data yg benar, lengkap dan mutakhir.

3.

Memastikan data/dokumen tentang perubahan Job/ Posisi dan

atau perubahan Status/ Atribut Karyawan telah di dipilah dan di

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

entry/ update ke modul EA HRIS.

4.

Memastikan Laporan hasil proses data telah di cetak dan di

tandatangani Pejabat yang berwenang sesuai ketentuan yang
berlaku.

5.

Memastikan semua dokumen dasar/ data SDM telah diarsipkan/

disimpan dalam BKP (Berkas Kepegawaian Perorangan)

6.

Memastikan terlaksananya proses bisnis EA Data Maintenance

mulai dari mengkompulasi data, memproses data, memvalidasi
data, mencetak laporan sampai dengan penyimpanan dokumen
dasar/ SK-SK.

7.

Mengelola data dan dokumen EA Data Maintenance mencakup

memverifikasi, menyimpan, meng-up date, menampilkan dan
memvalidasi data secara baik.

8.

Mengevaluasi dan memberikan masukan terhadap perbaikan

proses bisnis EA Data Maintenance

Otoritas Utama
1

Membuat Koreksi entry data Mengusulkan revisi/perubahan

parameter HRIS

Mengakses data dan informasi yang berhubungan dengan EA

Data Maintenance

Memiliki akses dan melakukan pengujian terhadap serangkaian

proses bisnis EA Data Maintenance untuk tujuan perbaikan.

Mendapatkan data dari unit/pihak terkait serta menetapkan batas

waktu penerimaan data yang dibutuhkan.

Menentukan metode pengarsipan data/dokumen

Mengecek secara berkala kondisi fisik data/ dokumen

Mengusulkan perbaikan kualitas data/ dokumen

Menggunakan segala sumberdaya terkait untuk melaksanakan

proses bisnis EA Data Maintenance yang menjadi tanggung

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

jawabnya.

1.3

Mensahkan dg membubuhkan Paraf/ Ttd pada Laporan sebelum

ditandatangani Pejabat yg berwenang.

Memferifikasi Dokumen dasar/ SK/ data perubahan status

karyawan Menentukan keabsahan dokumen dasar/ data sebelum
dientry berdasarkan tanggal efektif SK Pejabat yg berwenang .

Dokument Layanan Pengubahan Master Karyawan

Administrasi seluruh karyawan dapat dilakukan dengan membuat
permintaan/form yang nantinya akan dilaksanakan pemutakhiran data. Form
dapat diminta kebagian administrasi langsung ataupun mengambil pada
portal Telkom.
Status karyawan :
1. Form pengupdetan data karyawan
Family
1. Form perkawinan
2. Form kelahiran anak
3. Form perceraian
4. Form kematian
Fasilitas kesehatan
1. Form laporan permohonan update fasilitas kesehatan
2. Form pernyataan pelaksanaan layanan kesehatan bagi karyawan.
Zakat penghasilan
1. Form pembayaran zakat (tergantung permintaan karyawan jika
karyawan meminta maka setiap bulannya dilakukan pemotongan
gaji)
2. Form penghentian pemotongan zakat
Penggajihan karyawan

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

1. Form perubahan data bank karyawan

2. Form permintaan penambahan parameter bank (melakukan
konfirmasi seperti gaji pegawai yang dikirim melalui bank ataupun
penggantian rekening bank)
Un-lock dan reset password user
1. Form un-lock dan reset password user Telkom HRIS (jika user
salah memasukan password sebanyak 3x maka user mengajukan
konfirmasi kepusat untuk mengaktifkan kembali pasword)

BAB 2 ISI
2.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem Informasi Layanan Pengubahan Master Karyawan
Adalah suatu sistem informasi yang melayani karyawan PT Telkom dalam hal
pengubahan

master

karyawan

sesuai

kebutuhannya,

master

karyawan

digunakan untuk proses pemberian tunjangan, gaji serta kenaikan pangkat.

2.2 Lingkup Dan Batasan

Lingkup
Mengisi formulir pemutakhiran master karyawan
Melengkapi persyaratan
Pemeriksaan kelengkapan
Pengubahan master karyawan
Melaporkan master karyawan yang sudah diperbarui
Batasan
1. Yang mengajukan formulir data karyawan hanya karyawan tetap PT
Telkom bukan kontrak.
2. Permohonan akan dilayani apabila membawa dokumen-dokumen yang
lengkap.
3. Pengajuan permohonan formulir data karyawan hanya akan dilayani pada
tanggal 5 25.

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

2.2.1 Gambar Diagram Konteks

Diagram Konteks Sistem Informasi Layanan Pengubahan Master Karyawan

B
Manager HR AREA
IX Bandung

A
Karyawan
- Usulan Pemutakhiran
Rekapitulasi Pemutakhiran
Master Karyawan
Master Karyawan
- Bukti keterangan Biodata Karyawan
Usulan Pemutakhiran Master
Karyawan yang Tidak Lengkap

Sistem Informasi Layanan

Pengubahan Master
Karyawan

Rekapitulasi Pemutakhiran
Master Karyawan

Rekapitulasi Pemutakhiran
Master Karyawan

D
Pengembangan
Karir

C
Bagian Keuangan

2.2.2 Deskripsi External Entity

Karyawan

Manager HR AREA Bagian keuangan

Pengembangan

IX Bandung

karir

Mengajukan

Menerima

Menerima

Menerima

permohonan

rekapitulasi master

rekapitulasi master

rekapitulasi

pemutakhiran

karyawan. Membuat

karyawan. Untuk

master

master

berita acara

pendataan gaji dan

karyawan. Untuk

karyawan

pemutakhiran

tunjangan

manajemen karir.

master karyawan

karyawan.

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

2.3 Produk Informasi

Nama informasi
Rekapitulasi
pemutakhiran
master karyawan

Tujuan
Manager Hr Area

Rekapitulasi
pemutakhiran
master karyawan

Bagian keuangan

Rekapitulasi
pemutakhiran
master karyawan

Pengembangan karir

Status master
karyawan

Karyawan

Kegunaan
Sebagai laporan
(tanggung jawab)
mengenai hasil
pekerjaan
Master karyawan
akan digunakan
pemberian gaji dan
tunjangan.
Sebagai acuan untuk
kenaikan pangkat
sesuai lamanya
karyawan bekerja
Sebagai
pemberitahuan
bahwa permintaan
perbaharui telah
dilaksanakan

2.4 Processing
2.4.1 Prosedur Pengolahan Data

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

a. Pocedur Pengolahan Data - Flowmap

Flowmap Prosedure Layanan Pengubahan Master Karyawan

Bukti keterangan
biodata karyawan

Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Bukti keterangan
biodata karyawan

Pemeriksaan
ulang
persyaratan
Kelengkapan
Dokumen

Pengecekan
kelengkapan
persyaratan
perubahan
master
karyawan
Bukti keterangan
biodata karyawan

Usulan
pemutakhiran
master
karyawan

Memenuhi ?

Bukti
keterangan
biodata
karyawan

Ya

Tidak

Pengarsipan
Pengembalian
Form
Permohonan
pengubahan
master Karyawan

Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Memperbarui
data karyawan

Tampilan
Layar

Penandatanganan
Form
Permohonan

Penyimpanan
Data
Karyawan
Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Bukti keterangan
biodata karyawan

Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

Data Base

Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Manager HR AREA IX
Bandung

Bagian keuangan

Pengembangan karir

Data Base

Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Pengelola Data

Data Base

Usulan
pemutakhiran
master karyawan

Bagian Administrasi

Data Base

Karyawan

b. Prosedure Pengolahan Data Workflow

Karyawan
Konfirmasi
Pengubahan
master

Bagian
Administrasi

Bagian
Administrasi
Memberikan
usulan
Permohonan

Manager HR
AREA IX
Bandung

Rekapitulasi
pemutakhiran
Master karyawan

Pengelola
Data

Rekapitulasi
pemutakhiran
Master karyawan
Bagian
keuangan

Rekapitulasi
pemutakhiran
Master karyawan

Pengembangan
Karir

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

2.4.2 Proses dan Data

a. Proses dan Data - Struktur Proses

Struktur Proses Sistem Informasi Layanan Pengubahan Master Karyawan

Sistem Informasi
Layanan Pengubahan
Master Karyawan

1. Pengecekan
Kelengkapan
Persyaratan
Perubahan Master
Karyawan

2. Perbaharui
Master Karyawan

2.1 Pencarian
Master Karyawan

2.2 Pengubahan
Master Karyawan

2.3 Penyimpanan
Master Karyawan

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

3. Pelaporan
Master Karyawan

b. Proses dan Data DFD Level 1

DFD Level 1 Sistem Informasi Layanan Pengubahan Master Karyawan
Sistem Informasi Layanan Perubahan Master Karyawan
-Usulan Pemutakhiran
Master Karyawan
- bukti keterangan
biodata karyawan
A
Karyawan
- Usulan Pemutakhiran
Master Karyawan Yang
Tidak Lengkap
- status persetujuan
pemutakhiran Master
karyawan

1
Pengecekan
Kelengkapan
Persyaratan
Perubahan Master
Karyawan

-Usulan Pemutakhiran
Master Karyawan
Lengkap
- Bukti Keterangan
Biodata Karyawan
Lengkap
- Master baru karyawan
- usulan pemutakhiran
Master karyawan lengkap
- bukti keterangan biodata
karyawan lengkap
- NIK

Perbaharui Master
Karyawan

- Master
lama
karyawan

1 Master Karyawan

Master baru Karyawan

Status Master yang Sudah
diperbaharui
3
C
Bagian Keuangan

Status Perbaharui
Rekapitulasi pemutakhiran
Master karyawan

Pelaporan Master
Karyawan

*
Rekapitulasi pemutakhiran
Master karyawan
B
Manager HR AREA IX
Bandung

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

Rekapitulasi pemutakhiran
Master karyawan

D
Pengembangan Karir

Proses dan Data DFD Level 2

DFD Level 2 Sistem Informasi Layanan Pengubahan Master Karyawan
Perbaharui Data Karyawan

1
Pengecekan
Kelengkapan
Persyaratan
Perubahan
Master Karyawan

- Master Lama Karyawan

-Usulan Pemutakhiran
Master Karyawan
Lengkap
- Bukti Keterangan
Biodata Karyawan
Lengkap

-Usulan Pemutakhiran Master Karyawan

Lengkap
- Bukti Keterangan Biodata Karyawan
Lengkap

2.1
Pencarian
Master
Karyawan

- NIK

*
karyawan
Master
Karyawan
- Master Baru Karyawan
-Usulan Pemutakhiran Master
Karyawan Lengkap
- Bukti Keterangan Biodata
Karyawan Lengkap

2.3
Penyimpanan
Master Karyawan

Pengubahan
Master Karyawan

Master

2.2

- Master
Karyawan
-Usulan
Pemutakhiran
Master
Karyawan
Lengkap
- Bukti
Keterangan
Biodata
Karyawan
Lengkap

Status perbaharui
Pelaporan master
Karyawan

2.4.3 Deskripsi Pelaku

Bagian Administrasi
Bagian yang melayani administrasi
karyawan

Pengelola Data
Admin yang merubah master karaywan

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

2.4.4 Kamus Data

No
1.

2.

3.

Nama Aliran
Data
Usulan
Pemutakhiran
master
karyawan

Bukti
keterangan
Biodata
karyawan

Pemutakhiran
master

Bentuk Penyajian
-

Pernyataa
n dalam
kertas
Pernyataa
n dalam
bentuk
digital

- Tertulis(da
tang
langsung),
file
digital(jara
k jauh)

- Tersimpan
di

Aliran Data
Karyawan mengajukan
usulan pemutakhiran
biodata karyawanbag.administrasi akan
melakukan pengecekan
kelengkapan persyaratan
biodata-jika lengkap akan
diserakkan kepada
pengelola data untuk
perbaharui biodata
karyawan, dan apabila
tidak lengkap akan
dikembalikan pada
karyawan.
Karyawan mengajukan
usulan pemutakhiran
biodata karyawan beserta
bukti keterangan biodata
karyawanbag.administrasi akan
melakukan pengecekan
kelengkapan persyaratan
biodata-jika lengkap akan
diserakkan kepada
pengelola data untuk
perbaharui biodata
Pengelola data
mengambil biodata lama

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

Kegunaan
-

merupakan
formulir yang
berisi biodata
karyawan,
diserahkan
untuk
melakukan
perubahan
data karyawan
sesuai
kebutuhan.

Berupa potocopy surat

kematian, akte
kelahiran, akte nikah,
akte cerai, buku
rekening sebagai bukti
pengajuan perubahan.

Merupakan
data karyawan
yang sudah

Item Data
-

NIK
Nama
Divsi / Center
Bandposisi
Lokasi kerja
Pernyataan
Status
Tanggal

Contoh form kelahiran

- Nama anak
- Tempa tanggal
lahir
- Orang
tua/nama
pegawai
- Ana ke-

No
pemutakhitan

Penjelasan
-

No induk
karyawan
Nama Karyawan
Divisi Area
Jabatan di area
Keterangan dari
pernyataan bahwa
karyawan
mengajukan
permohonan
untuk : misal
penambahan
anggota keluarga

Nama anak yang

didaftarkan
Tempat tanggal
lahir anak dari
karyawan
Nama ayah
Merupakan anak
dari berapa
saudara

NIK Karyawan
Divisi Area

Karyawan

Karyawan

database
kepegawai
an

karyawan pada databaseuntuk perbaharui biodata

karyawan-dan
menghasilkan biodata
baru karyawan.

- File digital

Pengelola datamemperbaharui master

karyawan-malaporkan
status master yang sudah
diperbaharui kepada
karyawan

2.5 Data Model - LDS

LDS Sistem Informasi Layanan
Pengubahan Master Karyawan
Usulan
Pemutakhiran
master
Karyawan
Menghasilkan

Dihasilkan
Memiliki
Karyawan
dimiliki

Pemutakhiran
Master
Karyawan

Dihasilkan

Menghasilkan
Bukti Keterangan
Biodata Karyawan

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

ada di dalam
database yang
nantinya akan
diperbharui
sesuai
permohonan
karyawan.
Memberitahuk
an bahwa
master telah
diperbaharui

Tanggal
pemutakhiran
Jenis
pemutakhiran

Jabatan
Lokasi tempat
Tanggal
pengubahan data

NIK
Divisi
Band posisi
Lokasi kerja
Data keluarga
Biodata
karyawan

NIK Karyawan
Divisi Area
Jabatan
Lokasi tempat
Biodata keluarga
karyawan
Berupa data bank

Data Model Deskripsi Entitas dan Atribut

Tabel 1. Deskripsi Data
No
1

Nama Data

Keterangan

Usulan

merupakan formulir yang

Pemutakhiran

berisi biodata karyawan,

master

diserahkan untuk melakukan

karyawan

perubahan data karyawan

sesuai kebutuhan.

Bukti

Berupa potocopy surat

keterangan

kematian, akte kelahiran, akte

biodata

nikah, akte cerai, buku

karyawan

rekening sebagai bukti

pengajuan perubahan.

Master

Merupakan data karyawan

Karyawan

yang sudah ada di dalam

database yang nantinya akan
diperbharui sesuai
permohonan karyawan.

Tabel 2. Deskripsi keterkaitan data dan proses

No

Nama Data

Proses

Nama Informasi

Keterangan

Usulan

Pengecekan

Usulan

Formulir

pemutakhiran

kelengkapan

pemutkhiran

diserahkan

biodata karyawan

persyaratan biodata

biodata

mengajukan perubahan

karyawan

karyawan tidak

data

lengkap

harus

Usulan

ini
saat

karyawan

dan

dilengkapi

dengan

bukti

keterangan
karyawan,

biodata
jika

maka

tidak
akan

dikembalikan.
2.

Bukti keterangan

Pengecekan

biodata karyawan

Status

Bukti

kelengkapan

persetujuan

dokumen

persyaratan biodata

pemutakhiran

untuk

karyawan

biodata

pemutakhiran

karyawan

karyawan

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

ini

sebagai
pelengkap
usulan

jika

salah

No

Nama Data

Proses

Nama Informasi

Keterangan
satunya tidak dibawa
maka

permohonan

tidak akan diposes

3.

Master karyawan

Perbaharui biodata

karyawan
-

biodata baru

Saat proses perbaharui

karyawan

data

usulan

pengelola

pemutakhiran

mengecek

biodata

dengan query pecarian

karyawan

dari NIK setelah itu

lengkap

data

bukti

segera

keterangan

dan

biodata

biodata baru karyawan.

karyawan

Usulan

lengkap

dan bukti keterangan

NIK

biodata karyawan akan

karyawan
data

akan

database

karyawan

akan

diperbaharui
menghasilkan

pemutakhiran

diarsipkan

bersama

usulan-usulan lainnya.

Tabel 3 Kode dan Item Data

No

Nama

Kode

Nama Data

Item Data

EA-07

Pemutakhiran

No_PB (PK)

Master

Kode_EA(FK)

karyawan

ID_Karyawan

Kode_Usulan

Tanggal_pengubahan

keterangan

Dokumen
1

EA

EA-07 (Formulir Laporan

Perceraian)

EA-06 (Formulir Laporan

Anak)

EA-05 (Formulir Laoran

Perkawinan)

EA-08 (Formulir Laporan

Kematian)

EA-09

(Formulir

Permohonan

Update

Fasilitas Kesehatan)
-

EA-10
Verifikasi

(Berita

Perubahan

data Karyawan)
-

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

Dll

Acara

No

Nama

Kode

Nama Data

Item Data

keterangan

Dokumen
Usulan

Kode_EA(PK)

pemutakhiran

Tanggal_Usulan

Master

Jenis_Usulan

karyawan

Nama_karyawan

Band_ Posisi

Lokasi_Kerja

ID_Karyawan

Nama_Karyawan

Posisi

Unit_bagian

Jabatan

Karyawan

- No_suratKeterangan
- Jenis_suratKeterangan

Bukti
keterangan
biodata
karyawan
2

Master
Karyawan

BK-01

Master

lama

karyawan

Master baru
karyawan

No_PB

ID_Karyawan

Kode_usulan

Nama_karyawan

Band_ Posisi

Lokasi_Kerja

No_PB

ID_Karyawan

Kode_usulan

Nama_karyawan

Band_ Posisi

Lokasi_Kerja

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

3.Analisis dan kesimpulan

Tabel 1. analisis informasi
Nama informasi
Rekapitulasi
pemutakhiran
master karyawan

Tujuan
Manager Hr Area

Rekapitulasi
pemutakhiran
master karyawan

Bagian keuangan

Rekapitulasi
pemutakhiran
master karyawan

Pengembangan karir

Status master
karyawan

Karyawan

Kegunaan
Sebagai laporan
(tanggung jawab)
mengenai hasil
pekerjaan
Master karyawan
akan digunakan
pemberian gaji dan
tunjangan.
Sebagai acuan untuk
kenaikan pangkat
sesuai lamanya
karyawan bekerja
Sebagai
pemberitahuan
bahwa permintaan
perbaharui telah
dilaksanakan

Frekuensi/periode
Sesuai dengan
kebutuhan manager

Sekali dalam satu

bulan

Sekali dalam satu

bulan

Sesuai dengan
kebutuhan karyawan

Apakah informasi tersebut telah ada pada sistem berjalan ?

Informasi diatas sudah Ada
Namun system disana masih memiliki kekurangan yaitu:

Karyawan yang tidak membawa bukti biodata karyawan maka akan

berdampak pada proses status master karyawan yang sudah diperbaharui
menjadi terhambat, jika bukti keterangan biodata karyawan tersebut belum
dilengkapi. Namun sering kali terjadi proses perbaharui master karyawan
walaupun persyaratan tidak lengkap karena karyawan mengejar transaksi
permohonan berlangsung pada bulan itu juga, dan bukti keterangan biodata
bisa menyusul kapan saja.
Seharusnya bagian administrasi harus menetapkan procedure yang ketat
bahwa layanan perubahan master karyawan akan dilayani apabila keduanya
(usulan pemutakhiran master karyawan dan bukti keterangan karyawan)
dibawa pada saat pengajuan, sesuai SKU dari perusahaan.
Tabel 2. Daya dukung komponen
Komponen
Form

Hasil Analisis
-

Ukuran huruf pada

form terlalu kecil
sehingga sulit untuk
dibaca
Surat laporan hasil
pengubahan

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

Usulan
-

Perbesar hurufnya
agar mudah dibaca
Buat surat keterangan
untuk menyatakan
bahwa pengubahan
master karyawan telah

Kode

Personil

Perangkat
Penyimpanan Data

karyawan tidak
tersedia sehingga
hasil pengubahan
dilaporkan secara
lisan.
Setiap formulir
memiliki kode
Karyawan memiliki
id_karyawan
Terdiri dari 9 orang
petugas yang
melayani tetapi hanya
ada 2 orang yang
bertugas untuk
menginput data. Jika 2
orang tersebut sedang
berhalangan proses
menjadi tertunda
sampai keduanya ada.
Tersimpan pada
database

Sistem Informasi layanan Pengubahan Master Karyawan

selesai, gagal diproses

ataupun daftar tunggu.

Menambahkan orang
pada posisi Off EA Data
Maintenance. Agar
tugas dapat
berlangsung sesuai
permintaan.