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6D-BUM.DE01.

DDP
DOCUMENTO DE DEFINICIN DE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO DEL
PERSONAL-PROCESO PLANEACIN.
Proceso: Proceso Planeacin
Proyecto: Procesos Internos Seis Delta

Elaborado para:

19 de octubre de 2016

DEFINICION DE PROCESO

CONTENIDO
contenido........................................................................................................................................................... 2
1.

Objetivo....................................................................................................................................................... 4

2.

Tipo de Anlisis.......................................................................................................................................... 4

3.

Datos del Proceso...................................................................................................................................... 4

4.

Diagrama del proceso planeacin de vacaciones...................................................................................5

5.

Objetivo y Descripcin Funcional del Proceso-Planeacin Vacaciones...............................................6


5.1 Objetivo..................................................................................................................................................... 6
5.2 Flujo principal............................................................................................................................................ 6
5.3 Flujos alternos........................................................................................................................................... 6
5.3.1

Flujo rechazo solicitud..................................................................................................................... 6

5.4Flujos de excepcin.................................................................................................................................... 6
6.

Reglas de Negocio.................................................................................................................................. 7
Regla de Negocio 1...................................................................................................................................... 7

6.1

Reglas de decisin.............................................................................................................................. 7

Regla1.OP_Une1......................................................................................................................................... 7
Regla 2.- OP_ Fueron aceptados?............................................................................................................ 7

6.2

Reglas de Calendario.......................................................................................................................... 8

6.3

Reglas de Das Festivos...................................................................................................................... 8

6.4

Casos de Inicio y Finalizacin del Proceso.........................................................................................9

6.5

Vencimiento del Proceso Solicitud De Vacaciones SLAS....................................................................9

6.6

Vencimiento del Proceso Autorizacin De Vacaciones........................................................................9

6.7

Vencimiento del Proceso Revisar y Autorizar......................................................................................9

6.8

Inventario de Campos de Informacin Globales Utilizados Durante el Proceso................................10

6.9

Inventario de Indicadores Clave del Proceso.....................................................................................11

Actividades y Subprocesos que Componen el Proceso......................................................................11


7.1

Ficha de la actividad Capturar das tentativos de vacaciones.........................................................11

7.2

Ficha de la actividad Autorizar das tentativos de vacaciones........................................................13

Observaciones......................................................................................................................................... 15

Aprobaciones del Documento................................................................................................................ 15

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DEFINICION DE PROCESO
Histrico del Documento
Fecha
<11/10/2016>

Ver
V1.0

Descripcin
Documento de Definicin de Proceso de
negocio, Elaboracin de Propuestas
versin inicial

Autores
Luna Alvarez Rodrigo,
Brandon Ruiz
/6Delta Consultores

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DEFINICION DE PROCESO
1. OBJETIVO
Este documento de Definicin de Proceso de Planeacin describe los detalles del proceso de manera general
as como de manera particular las actividades, los participantes, los datos de entrada y de salida, mtricas,
etc., que forman parte del mismo.
Beneficios:
Contar con documentar actualizada y consistente del proceso (en el caso de no tenerse documentado
previamente se convertir en un activo importante de la organizacin).
Garantizar y consensuar el entendimiento del proceso por los diferentes actores involucrados.
Nos permite de manera fcil y sencilla planear los descansos de vacaciones en el ao.

2. TIPO DE ANLISIS
AS IS

TO BE

3. DATOS DEL PROCESO


Nombre de Proceso

Administracin del tiempo del personal

Dueo del Proceso


Cdigo

Director Comercial
COM01

Proceso Padre

Recursos Humanos

Mapa de Procesos

Base de datos Aris: 6DMIO_20160621


Ruta:
6DMIO_20150621/6DELTA/2.Arqitectura de negocio/2.1 Procesos/2.1.1 Cadena
de Valor 6 Delta/RHU.Recursos Humanos/RHU.ATP.Administracin de Tiempo del
Personal

Objetivos
Estratgicos
Relacionados

Optimizar la gestin del proceso de vacaciones de los empleados de 6Delta

Procesos Core
Involucrados
Procesos Soporte
Relacionados

Proceso Recursos Humanos


Proceso financiero, proceso tecnolgico, proceso de recursos humanos

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DEFINICION DE PROCESO

4. DIAGRAMA DEL PROCESO PLANEACIN DE VACACIONES

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DEFINICION DE PROCESO

5. OBJETIVO Y DESCRIPCIN FUNCIONAL DEL PROCESO-PLANEACIN VACACIONES .


5.1 OBJETIVO
El objeto del presente proceso es definir las actividades a realizar por los empleados, para solicitar la
planeacin de los periodos de disfrute de vacaciones, as como las actividades de los autorizadores.
As mismo, agilizar el proceso de administracin de tiempo del personal (proceso vacaciones). El proceso se
centra en ayudar a las diferentes reas y personal involucrado a realizar sus actividades en tiempo y forma
apropiada.

Nos permite de manera fcil y sencilla planear los descansos de vacaciones en el ao.
Una base de optimizacin de recursos
Programacin recursos en asignacin y tareas
Estimacin de das
Planeacin de proyectos
Mejorar los tiempos de respuesta del proceso de solicitud de vacaciones en general.

5.2 FLUJO PRINCIPAL


El proceso de Planeacin de Vacaciones inicia cuando cualquier empleado de la organizacin presenta una
solicitud de vacaciones, una vez sta es capturada, es recibida por el responsable(autorizador) inmediato del
empleado que solicita las vacaciones, el responsable (autorizador) debe aprobar o rechazar la solicitud; si la
solicitud es rechazada se enva una notificacin con la informacin del rechazo y el empleado pueda volver
a enviar solicitud , de lo contrario, si la solicitud es aprobada, ir a la revisin final a cargo del Departamento
de Recursos Humanos para que posteriormente se ejecute sus das paneados Vacaciones.

5.3 FLUJOS ALTERNOS


5.3.1 FLUJO RECHAZO SOLICITUD
Si la solicitud es rechazada se enva una notificacin con la informacin del rechazo y el empleado pueda
volver a enviar solicitud nuevamente.

5.4FLUJOS DE EXCEPCIN
N/A

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DEFINICION DE PROCESO

6. REGLAS DE NEGOCIO
Las Reglas del Negocio describen las polticas, normas, operaciones, definiciones y restricciones presentes
en una organizacin. Las reglas de negocio deben ser declarativas, atmicas, expresadas en lenguaje natural
y orientado al negocio.

REGLA DE NEGOCIO 1
Descripcin:

N/A

Consideraciones:

6.1 REGLAS DE DECISIN


REGLA1.OP_UNE 1
Descripcin:

Esta regla une a la entrada del proceso y enva una notificacin.

Consideraciones:

REGLA 2.- OP_ F UERON ACEPTADOS ?


Descripcin:
Consideraciones:

Esta regla evala solicitud de vacaciones, una vez sta es capturada,


es recibida por el responsable(autorizador) inmediato del empleado que
solicita las vacaciones.
Tipo Booleano
Opciones:
Si: Enviara una notificacin al solicitante de que sus das fueron
agentados correctamente y que posteriormente tendr que
hacer la solicitud formal por parte de recursos humanos.
No: se enviara una notificacin donde se especificara el motivo
por el cual tendr que recalendarizar sus vacaciones ya que
fueron rechazadas y se volver a llenar una solicitud
nuevamente.

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DEFINICION DE PROCESO

6.2 REGLAS DE CALENDARIO

Nombre de la Regla:
Hora de Inicio
[
[
[
[
[
[
[

] Lunes
] Martes
] Mircoles
] Jueves
] Viernes
] Sbado
] Domingo

Hora de
Finalizacin

Hora de Inicio
[
[
[
[
[
[
[

Hora de
Finalizacin

]
]
]
]
]
]
]

6.3 REGLAS DE DAS FESTIVOS


Descripcin

Tipo (Fijo, Comn)

Fecha

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DEFINICION DE PROCESO

6.4 CASOS DE INICIO Y FINALIZACIN DEL PROCESO


Evento de inicio
Eventos de fin
Eventos de fin por
excepcin
(Rechazo)

PI_EP_ Solicitud de vacaciones


El Proceso Inicia cuando el solicitante(empleado) captura sus das
tentativos
PI_EP_SolicitudVacacionesAutorizada
El proceso termina cuando Recursos humanos acepta la solicitud
PI_EP_SolicitudVacacionesRechazada
El Proceso termina cuando Recursos Humanos rechaza una solicitud
debido a que no cumple con los requerimientos

6.5 VENCIMIENTO DEL PROCESO SOLICITUD DE VACACIONES SLAS


Vencimiento del
Proceso:

El 60 % en horas tomando en cuenta como fecha inicial la fecha de


solicitud y fecha limite la fecha lmite de entrega SLA

Acciones de
Respuesta:

Enva una notificacin al empleado 6Delta por medio de correo


electrnico, indicando que el tiempo para realizar la actividad ha
caducado y el proceso permanece en dicha actividad.

Persistencia del
Proceso Finalizado:

NA

6.6 VENCIMIENTO DEL PROCESO AUTORIZACIN DE VACACIONES .


Vencimiento del
Proceso:

El 30 % en horas a partir de que los empleados de 6Delta enva la


solicitud de vacaciones.

Acciones de
Respuesta:

Enva una notificacin al Responsable de Elaboracin por medio de


correo electrnico, indicando que el tiempo para realizar la actividad ha
caducado y el proceso permanece en dicha actividad.

Persistencia del
Proceso Finalizado:

NA

6.7 VENCIMIENTO DEL PROCESO REVISAR Y AUTORIZAR

Vencimiento del
Proceso:

El 10 % en horas a partir de que el Responsable de Elaboracin enva


la propuesta tcnica y de negocio desarrollada.

Acciones de
Respuesta:

Enva una notificacin al Director Comercial por medio de correo


electrnico, indicando que el tiempo para realizar la actividad ha
caducado y el proceso permanece en dicha actividad.

Persistencia del
Proceso Finalizado:

NA

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DEFINICION DE PROCESO
6.8 INVENTARIO DE CAMPOS DE INFORMACIN GLOBALES UTILIZADOS DURANTE EL PROCESO

Nombre
Nmero de empleado
Nombre
Fecha de ingreso
Das disponible

Calendario

Fecha de Solicitud
Das Restantes
Solicitante
Empleado nuevo?
Puesto
Jefe Inmediato
Estatus

Comentarios

Motivo

Correo Electrnico

Descripcin
Especificara el nmero de empleado
asignado por Recursos Humanos
Especifica el nombre completo del
empleado
Muestra la fecha de ingreso del
solicitante(empleado)
Das en los que se puede agendar
las vacaciones del empleado
Se utilizara un campo donde se
mostrara un calendario anual donde
se podr visualizar mejor las fechas
para la seleccin de fechas a
agendar
Fecha en que se crea la solicitud
vacaciones
Son los das que te quedan
disponibles por utilizar (agendar).
Nombre completo de la persona que
crea la solicitud.
Indica si es un empleado nuevo o
existente
Puesto del contacto en la empresa
cliente
Nombre del Jefe Inmediato del
contacto
Estatus de la oportunidad
(Aceptada, Rechazada, Informacin
Solicitada)
Comentarios por el cual la
oportunidad es rechazada o
necesita informacin adicional
El empleado especificara la
descripcin de por qu est
pidiendo vacaciones
Se utilizara para notificarle al
empleado de que a sido aceptado o
rechazado

Tipo
Campo de texto
Campo de texto
Fecha
Fecha

Id. Correlacin
Monitorizacin (Si/No)
No
No
No
No

Fecha
No
Campo de texto

No
No

Campo de texto
Campo de texto
Campo de texto
Campo de texto

No
No
No
No

Lista desplegable
No
rea de texto
No
rea de texto
No
Campo de Texto
No

6.9 INVENTARIO DE INDICADORES CLAVE DEL PROCESO


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DEFINICION DE PROCESO

Cdigo
NA

Nombre

Descripcin

NA

NA

Dimens./Medida
/
KPI
NA

Frmula

BI/
BAM

Frecuencia

NA

NA

NA

ACTIVIDADES Y SUBPROCESOS QUE COMPONEN EL PROCESO


7.1 FICHA DE LA ACTIVIDAD CAPTURAR DAS TENTATIVOS DE VACACIONES

Nombre:

Capturar das tentativos de vacaciones

Tipo:

Usuario
Inventario de canales de entrada y salida

Canal de entrada:

webMethods

Canal de salida:

Sistema (webMethods)
Inventario de roles de la actividad
Solicitante Vacaciones

Rol o Actor:
Tipo / regla de

Pool

asignacin:
Inventario de vencimientos de la actividad
Vencimiento relativo a la

NA

actividad:
Acciones de respuesta:

NA

Descripcin

El empelado solicita das tentativos de vacacin, donde la solicitud ya


contendr los siguientes datos: Nombre completo, Nmero de empleado,
Nombre, Fecha de ingreso, Das disponibles, Calendario, Fecha de
Solicitud, Das Restantes y deber capturar sus das tentativos del ao de
inicio a fin para que sus solicitud sea revisada por su responsable.
Flujo principal
o Requerimiento

Descripcin actividad

Entradas

Flujo de solicitud de informacin


o Solicitud de vacaciones incompleta
Salidas

Flujo principal
o Solicitud de vacaciones

Inventario de acciones realizadas en la actividad


o

Flujo principal

El empleado Solicita sus vacaciones debe enviar una tentativa de solicitud de vacaciones donde
Registrar los datos en el formulario de solicitud de vacaciones de acuerdo a lo requerido y sus
das planeados para obtener aprobacin del jefe inmediato y Director de Recursos Humanos en

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DEFINICION DE PROCESO
el formulario de solicitud de vacaciones.

Descripcin de reglas y eventos


Cdigo regla

Descripcin regla

Cdigo

Descripcin de evento

evento
NA

NA

NA
NA
Inventario de campos de datos utilizados en la actividad

Nombre campo

Requerido

Modif.

(Si/No)

(Si/No)

Nmero de empleado
Nombre
Fecha de ingreso
Dias disponibles
Calendario
Fecha de solicitud
Das restantes
Solicitante

S
S
S
S
S
S
S
No

No
No
S
S
S
No
S
S

Empleado nuevo?

Puesto
Responsable
Estatus
Comentarios

No
S
S
S

Correo Electrnico

Motivo

No
No
No
S

S
S
S
S
S
S

Validaciones y Mensajes de Error

Solo se despliega en caso que campo


empleado nuevo sea si
No puede ser menor a la fecha de hoy.

Validar que sea un campo con formato de


correo electrnico.

S
S
S
S

Inventario de servicios/Transacciones realizados por la actividad


Descripcin

Sistema

Operacin

Servicio de Consulta de Empleado


BD
Consulta
(Nombre, Contacto, Direccin, etc.).
Inventario de Pantallas utilizadas por la actividad (solo para actividades de usuario)
Nombre
Ingresar Requerimiento del Cliente

Documento definicin de pantalla


6D-BUM.DE02.DFP DOCUMENTO DE DISEO
FUNCIONAL DE PANTALLAS

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DEFINICION DE PROCESO
Excepciones
NA

Mensaje de notificacin (solo para actividades de envo de notificaciones)


Destinatarios

NA

Cuerpo del correo


Con copia a:
Informacin Adjunta

NA
NA
NA

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DEFINICION DE PROCESO

7.2 FICHA DE LA ACTIVIDAD AUTORIZAR DAS TENTATIVOS DE VACACIONES


Nombre:

Autorizar das tentativos de vacaciones

Tipo:

De Usuario
Inventario de canales de entrada y salida

Canal de entrada:

Bandeja de entrada de webMethods

Canal de salida:

Sistema (webMethods)
Inventario de roles de la actividad
Recursos Humanos

Rol o Actor:
Tipo / regla de

Pool

asignacin:
Inventario de vencimientos de la actividad
Vencimiento relativo a la

NA

actividad:
Acciones de respuesta:

NA
Descripcin actividad

Descripcin

Lder de Proyecto (Responsable) Autorizara si el solicitante o empleado


cumple su solicitud de das tentativos de vacaciones y enviara una
notificacin al solicitante de que sus das fueron aceptados correctamente y
que puede tomar los das solicitados o cancelara la solicitud del empleado en
dado caso que no apruebe la solicitud se enviara una notificacin donde se
especifique el motivo por el cual el periodo vacacional solicitado fue
rechazado.
Flujo principal
o Solicitud de propuesta elaborada por el solicitante
.Flujo principal
o Solicitud aceptada enviara una notificacin al
solicitante de que sus das fueron aceptados correctamente.
o Solicitud rechazada enviara una notificacin donde se
especifique el motivo por el cual el periodo vacacional solicitado fue
rechazado
Inventario de acciones realizadas en la actividad

Entradas
Salidas

Flujo principal
o El Lder de proyecto (autorizador de vacaciones) Autoriza los das tentativos de
vacaciones indicando si es aceptada o rechazada, en caso de que sea aceptada enviara una
notificacin al solicitante de que sus das fueron aceptados correctamente.
o Flujo rechazada
o El Autorizador (Lder de proyecto) indica los motivos del rechazo de la solicitud y se
manda una notificacin por el motivo para que el empleado deber llenar la solicitud
nuevamente.
o Flujo autorizado
o La solicitud de vacaciones es aceptada y se le notifica al representante de recursos
humanos de que proceda a completar los procesos o requerimientos administrativos.

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DEFINICION DE PROCESO

Descripcin de reglas y eventos


Cdigo regla

Descripcin regla

Cdigo

Descripcin de evento

evento
NA

NA

NA
NA
Inventario de campos de datos utilizados en la actividad

Nombre campo

Requerido

Modif.

(Si/No)

(Si/No)

Nmero de empleado
Nombre
Fecha de ingreso
Dias disponibles
Calendario
Fecha de solicitud
Das restantes
Solicitante

S
S
S
S
S
S
S
No

Empleado nuevo?

Puesto
Responsable
Estatus
Comentarios

No
S
S
S

Correo Electrnico

Motivo

No
No
No
S

Validaciones y Mensajes de Error

No
No
S
S
S
No
S
S
S
S
S
S
S
S

Solo se despliega en caso que campo


empleado nuevo sea si
No puede ser menor a la fecha de hoy.

Validar que sea un campo con formato de


correo electrnico.

S
S
S
S

Inventario de servicios/Transacciones realizados por la actividad


Descripcin
Consulta de clientes

Sistema

Operacin

Consulta los datos del


empleado
Inventario de Pantallas utilizadas por la actividad (solo para actividades de usuario)
Nombre

Calificar Oportunidad y Asignar


Responsable

BD

Documento definicin de pantalla


6D-BUM.DE02.DFP DOCUMENTO DE DISEO
FUNCIONAL DE PANTALLAS
Excepciones

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15

DEFINICION DE PROCESO
NA

Mensaje de notificacin (solo para actividades de envo de notificaciones)


Destinatarios

NA

Cuerpo del correo


Con copia a:
Informacin Adjunta

NA
NA
NA

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DEFINICION DE PROCESO
8

OBSERVACIONES

APROBACIONES DEL DOCUMENTO

Seis Delta Consultores


Nombre y Apellido

Rol en el Proyecto o
Posicin

Fecha de Aprobacin

Firma

Rol en el Proyecto o
Posicin

Fecha de Aprobacin

Firma

Por 6Delta
Nombre y Apellido

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