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Ministerio de la Proteccin Social

Repblica de Colombia

ANEXO 4.
Instructivo para el diligenciamiento
de la ficha individual de registro (en fsico)
y de la ventana de registro del aplicativo
Aclaracin general: tanto en el formato impreso en fsico como en el aplicativo
todos los campos son obligatorios.
INFORMACIN GENERAL
Fecha de Evaluacin: registre el da, mes y ao del momento en el que realiza la valoracin
por primera vez de las personas que asisten a consulta y cumplen con los criterios establecidos
en el documento tcnico (principalmente tener 12, 25, 35, 45, 55 o 65 aos).
Departamento: Es ideal contar con cdigo del departamento en el que se encuentra la
Institucin Centinela que hace el registro. Por tanto registre el cdigo del departamento (en la
ficha individual de registro impresa) o seleccinelo del listado que se despliega en el aplicativo.
Municipio: Se registra el cdigo del municipio en el que se encuentra la Institucin Centinela
que hace el registro. Por tanto registre el cdigo del municipio (en la ficha individual de registro
impresa) o seleccinelo del listado que se despliega en el aplicativo.
Zona: si usa la ficha individual de registro impresa marque una X sobre la U si la persona
proviene del rea urbana o en la R si el evaluado proviene de la zona rural. En el aplicativo
registre igualmente una U o una R, segn la zona de procedencia del evaluado.
UPGD - Nombre de la Institucin que reporta la valoracin: tanto para la ficha individual de
registro impresa como para el aplicativo registre el nombre completo, de la institucin centinela
en donde se est haciendo la valoracin. Se solicita registrar este campo con letra legible y sin
abreviaturas.

A. INFORMACIN DE LA PERSONA VALORADA


Primer Nombre: registre el primer nombre de la persona a evaluar, segn como aparezca en
el documento de identidad correspondiente.
Segundo Nombre: registre el segundo nombre del evaluado, segn como aparezca en el
documento de identidad correspondiente. En los casos en que las personas no cuenten con
segundo nombre debe registrarse tanto en la ficha individual de registro impresa como en el
aplicativo las letras NA de No Aplica.

Documento preparado por Sandra Tovar Valencia Odontloga Epidemiloga


Carrera 13 No. 32- 76 PBX: 3305000 FAX: 3305050.
www.minproteccionsocial.gov.co. Bogot D.C., Colombia

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Primer Apellido: registre el primer apellido del evaluado, segn como aparezca en el
documento de identidad correspondiente.
Segundo Apellido: registre el segundo apellido del evaluado, segn como aparezca en el
documento de identidad correspondiente. En los casos en que las personas no cuenten con
segundo apellido debe registrarse tanto en la ficha individual de registro impresa como en el
aplicativo las letras NA de No Aplica.
Tipo de Identificacin: en la ficha individual de registro impresa registre en el espacio CC, si
la persona tiene Cedula de Ciudadana, CE si tiene Cedula de extranjera pero reside de forma
permanente en el pas, PA si presenta pasaporte pero reside de forma permanente en el pas;
RC cuando se tiene Registro Civil; TI para quienes tienen Tarjeta de Identidad; MS en los casos
en que un menor de edad no tenga identificacin; AS en caso de que sea un adulto que no
tenga identificacin expedida; y UN cuando se tiene Nmero nico de Identificacin. En el
aplicativo seleccione la opcin segn la explicacin anterior.
Nmero de Identificacin: en la ficha individual de registro impresa y en el aplicativo, registre
el nmero de la identificacin correspondiente segn como aparezca en el respectivo
documento.
Sexo: en la ficha individual de registro impresa marque una X en la F si la persona evaluada es
mujer (femenino) o en la M si es un hombre (masculino). En el aplicativo, seleccione de igual
forma la F M segn corresponda.
Fecha de Nacimiento: registre el da, mes y ao de la fecha de nacimiento del evaluado,
preferiblemente como aparece en el documento de identificacin, verificando que se cumpla
con las edades establecidas para valoracin.
Edad: en la ficha individual de registro impresa, registre la edad de la persona evaluada, a
partir de la fecha de nacimiento registrada, verificando que el evaluado cumpla con el criterio de
edad en aos cumplidos, es decir que tenga 12, 25, 35, 45, 55 o 65 aos. En el aplicativo se
registrar de forma automtica siempre que el reloj del computador en el que se est
ingresando el registro tenga la fecha actual que permita calcular la edad a partir de la fecha de
nacimiento ingresada.
Tipo de Usuario del SGSSS: en la ficha individual de registro impresa marque una X sobre el
nmero 1 si la persona pertenece al contributivo, en el 2 si pertenece al Subsidiado, en el 3 si
pertenece a un rgimen de excepcin o especial (fuerzas armadas, polica, magisterio,
Ecopetrol), o en el 4 si el evaluado manifiesta no tener ningn tipo de afiliacin o si presenta
solamente carn de Sisben.
Institucin: Adicionalmente al tipo de usuario, en la ficha individual de registro impresa, una
vez marcado el nmero correspondiente, registre el nombre de la EPS a la que el evaluado
est afiliado o el rgimen de excepcin al que pertenezca. En el aplicativo, se desplegaran las
opciones, de las cuales debe escoger la correspondiente a la afiliacin del evaluado.
Grupo tnico: el registro depende de la identidad tnica que manifieste cada persona, por
tanto en la ficha individual de registro impresa marque una X sobre el nmero 1 si la persona
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SE CONSIDERA A SI MISMO perteneciente a la poblacin general (cuando la persona no se


considera dentro de ninguno de los dems grupos incluidos en la ficha); en el nmero 2 si se
considera de alguna etnia indgena; en el nmero 3 si se considera afrocolombiano; en el
numero 4 si se considera ROM (Gitano) o 5 si se considera Raizal (natural del archipilago de
San Andrs, Providencia y Santa Catalina). En el aplicativo, deber igualmente seleccionar una
de las opciones.
Grupo Poblacional: en la ficha individual de registro impresa marque una X sobre el nmero 1
si la persona se identifica como desplazado; 2 si hay referencia de su parte o evidencia de
discapacidad ya sea fsica o mental y 3 en caso de que no sea ni desplazado ni discapacitado.

B. INFORMACIN DEL ACUDIENTE


Este aparte del formulario solo ser diligenciado cuando el evaluado es un nio de 12 aos o
cuando se ha marcado en la casilla previa la condicin de discapacidad.
Nombres y apellidos del mayor de edad acudiente: registre el nombre completo de la
persona responsable del menor de 12 aos o de la persona discapacitada que requiere de la
compaa de un acudiente por su condicin de discapacidad (ya sea por discapacidad mental o
fsica).
Tipo de Identificacin del acudiente: en la ficha individual de registro impresa registre en el
espacio CC, si la persona tiene Cedula de Ciudadana, CE si tiene Cedula de extranjera pero
reside de forma permanente en el pas, PA si presenta pasaporte pero reside de forma
permanente en el pas; RC cuando se tiene Registro Civil; TI para quienes tienen Tarjeta de
Identidad; MS en los casos en que un menor de edad no tenga identificacin; AS en caso de
que sea un adulto que no tenga identificacin expedida; y UN cuando se tiene Nmero nico
de Identificacin. En el aplicativo seleccione la opcin segn la explicacin anterior.
Nmero de Identificacin del acudiente: en la ficha individual de registro impresa y en el
aplicativo, registre el nmero de la identificacin correspondiente.
NOTA: en los casos en que el evaluado discapacitado no tiene acudiente, por estar habilitado y
en capacidad de auto cuidarse, los datos a registrar en este aparte del formulario son los
mismos del evaluado.

C. VALORACION PARA EL COP TRADICIONAL Y EL COP MODIFICADO


Cumple criterios de inclusin?: en la ficha individual de registro impresa se marca una X en
1, si el evaluado NO PRESENTA ninguna condicin bucal o general que impida la realizacin
de la valoracin. Cuando los evaluados a pesar de cumplir con las edades establecidas,
presentan alguna de las condiciones de exclusin establecidas en el documento tcnico, se
marca la X en el 2, y se especifica la causa pasando a la siguiente pregunta. En el aplicativo
solamente haga click en la casilla, en el caso de que el evaluado si cumpla con los criterios; en
caso de no cumplir con ellos, pase a la siguiente pregunta.
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Si no cumple, por qu no cumple?: en la ficha individual de registro impresa marque una X


segn la razn que impida realizar la valoracin, 1 si es porque presenta una condicin bucal, o
2 si es por una condicin sistmica. En el aplicativo, solamente debe seleccionar una de las
dos causas de la no valoracin.
Para continuar con el registro, tanto en la ficha individual de registro impresa como en el
aplicativo, se cuenta con un diagrama en el que se encuentran los cuatro cuadrantes dentales,
que contienen cada una 7 dientes. El orden para realizar la valoracin y por tanto para hacer el
registro, es empezando por el cuadrante superior derecho desde el diente 17 hasta el 11,
siguiendo con el cuadrante superior izquierdo desde el 21 al 27, continuando con el cuadrante
inferior izquierdo desde el 37 al 31 y terminando con el cuadrante inferior derecho desde el
diente 41 hasta el 47.
Cada uno de los dientes, cuenta con dos casillas que deben ser diligenciadas y que se
encuentran marcadas tanto en la ficha individual de registro impresa como en el aplicativo,
como lnea 1 y lnea 2.
En la lnea 1, solo son vlidos los valores de C1 y 9, y al ser obligatorio el llenado de todos los
campos, estas casillas se diligencian como C1 cuando en cualquiera de las superficies de cada
diente se identifica Caries No Cavitacional de acuerdo a los criterios establecidos en el
Documento Tcnico y en el Anexo 2, es decir en el Atlas. De lo contrario, se registra 9, cuando
en ninguna de las superficies del diente se encuentra evidencia de Caries No Cavitacional.
En la lnea 2, los cdigos vlidos y nicos que pueden registrarse son S (sano), C2 (caries
cavitacional), O (obturado por caries), P (perdido por caries), K (no presente por otra razn),
acorde igualmente con los criterios establecidos en el Documento Tcnico y en el Anexo 2, es
decir en el Atlas.
Es de especial importancia que al diligenciar la informacin en las fichas individuales,
se registren los cdigos de acuerdo con las anteriores aclaraciones. Por lo tanto no se
deben presentar casos en los que en la lnea 2, se registren C1 o 9, ni en la lnea 1, los
dems cdigos.
El aplicativo, solo permite el registro de los cdigos vlidos, y una vez digitados todos los
cdigos, (es decir al terminar en el 47), solo debe darse ENTER para que automticamente el
aplicativo realice los clculos de los indicadores que se encuentran al final de la ventana.
En el caso de la ficha individual de registro impresa, se solicita a los odontlogos diligenciar
completamente las dos lneas de los cuatro cuadrantes, y remitir las fichas al lugar que se ha
dispuesto para la digitacin en el aplicativo
En todo caso al Ministerio de la Proteccin Social, nunca debern enviarse las fichas impresas,
sino solamente los archivos acumulados provenientes de las Entidades Departamentales o de
los Distritos Especiales. Dado que el proceso se ha construido para que las instituciones
centinela, los municipios, los departamentos y las EPS tengan su propia informacin, las fichas
debern ser digitadas en el aplicativo, acorde como se concerte entre estas entidades.

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D. INFORMACION DEL EVALUADOR


Registrar al final el nombre del Profesional que realiz la valoracin, como responsable de los
registros hechos.

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