Autora:
Joel J. Lemus M.
RESUMEN
La presente investigacin tuvo como propsito Implementar un sistema automatizado
para la Direccin de Desarrollo Tcnico de la Contralora del Estado Bolvar (CEB)
especficamente para llevar el control de solicitudes de mantenimiento y reparacin de
equipos de computacin.
Tomando en cuenta las caractersticas y los objetivos del problema objeto de estudio, la
investigacin se situ en la modalidad de proyecto factible apoyada en una investigacin
de campo de carcter descriptivo. Se utiliz para la recoleccin de los datos las tcnicas
de observacin directa, entrevistas no estructuradas, cuestionarios y referencias
bibliogrficas.
Mediante la realizacin del sistema propuesto se solventaron las fallas que presentaba
laDireccin de Desarrollo Tcnico de la Contralora del Estado Bolvar en materia de
solicitudes de mantenimiento y reparacin de equipos de computacin. Se logr ahorro de
tiempo, mejor manejo de la informacin y seguridad en las operaciones.
INTRODUCCIN
Con el transcurso del tiempo la tecnologa avanza, las empresas se sienten en la
necesidad de adquirir tecnologa para el mejoramiento de sus sistemas y a las vez sus
procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y as establecer un buen
control en toda la organizacin. Controlar los datos y la informacin de los diferentes
documentos por medio de un sistema organizativo, asegura la disponibilidad y
confiabilidad de la informacin que se requiera en un momento determinado.
El
que
originan
la
necesidad
de
llevar
un
Sistema
automatizado
entre ellos se pueden destacar: prdida de tiempo, retardo al realizar todas operaciones
por la tardanza del proceso entre otros.
La presente investigacin est representada en un tomo de Seis (6) captulos:
Captulo I constituye la base sobre la cual se desarrolla la investigacin, la Justificacin y
los Objetivos que se pretenden alcanzar con este estudio.
Captulo II se desarrolla el Marco Terico el cual se refiere a las bases sobre las cuales
se va construir el estudio, los antecedentes de la investigacin, su basamento terico y la
definicin de trminos, referido para comprender y explicar el problema planteado.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Descripcin del rea de Estudio
La Contralora del Estado Bolvar est, ubicada en la Avenida Boulevard Bolvar,
Edificio Roque Center nmero 63-A, Sector Casco Histrico Ciudad Bolvar, Estado
Bolvar.
La Contralora del Estado Bolvar fue promulgada el 05 de Noviembre del ao 1974 como
Organismo rector de la Fiscalizacin y Control del Patrimonio Estadal, desde su creacin
viene actuando en forma tcnica y apoltica, realizando sus funciones con objetividad e
imparcialidad, vigilando que los fondos del estado sean invertidos de acuerdo a las
normas legales que lo regulan y en pro del beneficio pblico. Es una empresa pblica al
servicio del Estado Bolvar y de todos los guayaneses.
La Contralora gozar de autonoma orgnica y funcional, y actuar bajo la direccin y
responsabilidad de un Contralor(a).
Es un rgano autnomo e independiente encargado de realizar el control y la fiscalizacin
de los actos del Ejecutivo Regional, todo de conformidad con lo Previsto en el artculo 163
de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Dependencias:
Seccin
de
Informtica
Seccin
de
Planificacin,
Visin:
Lograr que los Sistemas Automatizados, Manuales, Normas y Procedimientos de control
estn acorde con las transformaciones y exigencias de las nuevas polticas de la
Institucin para un eficaz y eficiente Control Fiscal en la Administracin Pblica Estadal.
Funciones:
Evaluar la efectividad de los sistemas prescritos y sugerir las modificaciones y ajustes
necesarios para lograr uniformidad y cumplimiento de las normas y procedimientos
Contralora.
Administrar y resguardar el Sistema de Seguridad Lenel.
con la materia.
Asesorar a la Direccin de Administracin en todo lo referente a la adquisicin de equipos
operativa.
Disear y elaborar de manera coordinada con el Despacho del Director General, la
metodologa e instrumentos necesarios para obtener la informacin requerida de las
Dependencias, para el seguimiento, evaluacin y control en el cumplimiento de la
y operativas.
Compilar e integrar la informacin institucional que servir de insumo para la elaboracin
del documento que forma parte del Informe de Gestin de la Contralora del Estado.
Prestar asesora en la preparacin de los proyectos y en la supervisin y coordinacin de
metas.
Evaluar el avance, cumplimiento e impacto de proyectos internos de mejora continua.
Las dems que le asigne el Contralor y las que le seale el respectivo manual de normas
y procedimientos.
Matriz
FODA:
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
Recurso
Humano
Capacitacin
Operaciones
manuales
No se garantiza la
fiabilidad de los
procesos
Recursos
Materiales
Disponibilidad de
personal
Implementacin de
No poseen respaldo
sistemas automatizados
digital de la
informacin
Prdida de
informacin
Experiencia
laboral
Optimizacin de las
operaciones.
Lentitud en las
actividades
Prdidas de tiempo
Anlisis Situacional
Tabla N 1: FODA realizado a la Direccin de Desarrollo Tcnico de la Contralora del
Estado Bolvar
Fuente: Instrumentos de recoleccin de datos.
Planteamiento del Problema:
Actualmente la Direccin de Desarrollo Tcnico de la Contralora del Estado Bolvar, en lo
que respecta al control de solicitudes de mantenimiento y reparacin de equipos de
computacin, viene presentando una problemtica, puesto que dichas operaciones se
realizan en forma manual, debido a que no cuentan con programas automatizados que
permitan llevar el control y agilizar los procesos de la misma, lo que trae como
consecuencia que las actividades se realicen de una manera lenta, y un acceso no muy
rpido y poco efectivo a la hora de saber la situacin de un equipo al cual se solicit su
mantenimiento o reparacin, como la precisin de su ubicacin.
Ante esta problemtica que afecta a la Direccin de Desarrollo Tcnico, se hace necesario
que se instrumente una planificacin estratgica de acciones que conlleve a la solucin
del problema. Es entonces donde es pertinente la estructuracin e implementacin de un
sistema automatizado, para que de sta manera se lleve un control adecuado de las
operaciones a fin de optimizar y hacer ms eficaz el trabajo.
Objetivo General:
Implementar un sistema automatizado para el control de solicitudes de mantenimiento y
reparacin de equipos de los equipos de computacin de la Contralora del Estado
Bolvar(CEB). Ciudad Bolvar Estado Bolvar.
Objetivos Especficos:
Recopilar toda la informacin relacionada referente al proceso de solicitud de
mantenimiento y reparacin de computadoras de la Contralora del Estado Bolvar (CEB).
Desarrollar la estructura que tendr la base de datos del sistema automatizado para
elcontrol de solicitudes de mantenimiento y reparacin de equipos de computacin de de
la Contralora del Estado Bolvar (CEB).
Establecer la interfaz de usuario que tendr el sistema automatizado para el control de
solicitudes de mantenimiento y reparacin de quipos de computacin de la Contralora del
Estado Bolvar (CEB).
Disear y elaborar los formularios que permitirn la gestin de la informacin del sistema
automatizado de control de solicitudes de mantenimiento y reparacin de equipos de
computacin de la Contralora del Estado Bolvar (CEB).
Justificacin:
La razn principal por la cual se implementar un sistema automatizado para llevar el
control de solicitudes de mantenimiento y reparacin de equipos de computacin se debe
a que ste es un proceso de gran importancia para la Direccin de Desarrollo Tcnico,
que amerita un estricto control y seguimiento, puesto que actualmente los procesos
rutinarios se hacen de forma manual y su registro es muy lento, adems no se cuenta con
una base de datos que facilite y brinde un acceso rpido a la hora de consultar dicha
informacin.
Un sistema automatizado es fundamental y necesario para mejorar la eficiencia en las
operaciones que se llevan a cabo dentro de la Direccin de Desarrollo Tcnico, ya que
beneficiara a quienes laboran dentro de esta rea, pues se simplificaran las actividades
que normalmente se ejecutan, ahorrando tiempo y brindando mayor seguridad.
a las diferentes
dependencias, al igual que permitir a los usuarios hacer consultas sobre dicha
informacin y manejar diferentes reportes. Lo que se quiere es lograr cumplir con cada
una de las fases preestablecidas y poder dejar implementado el sistema en su mxima
expresin.
Delimitacin:
Este proyecto se desarroll en la Direccin de Desarrollo Tcnico de la Contralora del
Estado Bolvar, ubicada en Ciudad Bolvar. En la misma se llevaron a cabo de forma
directa, las actividades que permitirn recolectar los datos para la elaboracin del sistema
automatizado para el control de solicitudes de mantenimiento y reparacin de los equipos
de computacin.
CAPTULO II
MARCO TERICO-TECNOLGICO
Antecedentes de la Investigacin
Despus de una revisin de sitios webs relacionados con sistemas control, se
consideraron como aportes importantes a la investigacin los antecedentes que se
detallan a continuacin:
Segn Marn, Chirinos y Velsquez (2002) en el Colegio Universitario de Administracin
y Mercadeo en su trabajo exponen lo siguiente Sistema automatizado para el proceso
del control de las historias mdicas de prevencin social
IASTBASEC,sta
Bases Tericas
Solicitud:
Documento en el que se hace una peticin formal.
Mantenimiento:
Todas las acciones que tienen como objetivo mantener un artculo o restaurarlo a
un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna funcin requerida.
Sistema:
Es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s
para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del
ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia.
Sistema de Informacin
Un sistema de informacin se puede definir como un conjunto de funciones, componentes
o elementos que interactan entre s con la finalidad de apoyar la toma de decisiones,
coordinacin, anlisis de problema, visualizacin de aspectos complejos y el control de
una organizacin.
SQL
El Lenguaje de Consulta Estructurado (Structured Query Languaje) es un lenguaje
estndar de comunicacin con base de datos relacionales que permite especificar
diversos tipos de operaciones sobre las mismas. Permite proyectar consultas a fin de
presentar informacin de inters de una base de datos.
SQL es el lenguaje normalizado que permite con cualquier tipo de lenguaje (ASP, PHP,
etc.) en combinacin con cualquier base de datos (Access, SQL Server, MySQL, etc.) por
lo que se convierte en la actualidad en el estndar de la mayora de los SGBD
comerciales.
Base de Datos
La base de datos son un conjunto de datos relacionados entre s, que describen a un
sistema de tal forma que su almacenamiento es independiente de los programas de
aplicacin que las utilizan.
El Diseo de Sistemas:
Se define el proceso de aplicar ciertas tcnicas y principios con el propsito de definir un
dispositivo, un proceso o un sistema, con suficientes detalles como para permitir su
interpretacin y realizacin fsica.
El Diseo del Sistema encierra cuatro etapas:
El Diseo Arquitectnico.
Define la relacin entre cada uno de los elementos estructurales del programa.
El Diseo de la Interfaz.
Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan
junto con l y con los operadores y usuarios que lo emplean.
El Diseo de Procedimientos.
Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del
Diseo del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseo es
donde se fomenta la calidad del Proyecto.
El diseo es la nica manera de materializar con precisin los requerimientos del cliente.
Diseo es un conjunto de pasos repetitivos que permitirn al diseador describir todos los
aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseo se evala la calidad del desarrollo
del proyecto con un conjunto de revisiones tcnicas:
El diseo deber implementar todos los requisitos explcitos contenidos en el modelo de
anlisis y deber acumular todos los requisitos implcitos que desea el cliente. Deber ser
una gua que puedan leer y entender los que construyan el cdigo y los que prueban y
mantienen el Software.
El diseo deber proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los
dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la
Implementacin.
Para evaluar la calidad de una presentacin del diseo, se debern establecer criterios
tcnicos para un buen diseo, tales como:
Un diseo deber presentar una organizacin jerrquica que haga un uso inteligente del
control entre los componentes del software.
El diseo deber ser modular, es decir, se debe hacer una particin lgica del software en
elementos que realicen funciones y subfunciones especficas.
Deber conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los
mdulos y el entorno exterior.
Deber producir un diseo usando un mtodo que pudiera repetirse segn la informacin
obtenida durante el anlisis de requisitos de Software.
Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de diseo del Software exige
buena calidad a travs de la aplicacin de principios fundamentales de diseo,
metodologa sistemtica y una revisin exhaustiva.
Bases Legales
El siguiente trabajo de investigacin se basa en las siguientes leyes que se especifican a
continuacin: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Ley de la
Contralora General de la Repblica, Reglamento Interno de la Contralora del Estado
Bolvar y el Manual de Normas y Procedimientos de la Contralora del Estado Bolvar.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela
Artculo163
Cada Estado tendr una Contralora que gozar de autonoma orgnica y funcional. La
Contralora del Estado ejercer, conforme a esta Constitucin y la ley, el control, la
vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes estadales, sin menoscabo del
alcance de las funciones de la Contralora General de la Repblica. Dicho rgano actuar
bajo la direccin y responsabilidad de un Contralor o Contralora, cuyas condiciones para
el ejercicio del cargo sern determinadas por la ley, la cual garantizar su idoneidad e
independencia; as como la neutralidad en su designacin, que ser mediante concurso
pblico.
Definicin de Trminos:
Administracin: Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso
deplaneacin, direccin y control, a fin de lograr los objetivos establecidos. Amat, J
(1998).
Control: Es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente
con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente,
el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Palella, S y Martins, F (2003).
Computador: Es todo aparato o mquina destinada a procesar informacin.
Datos: Un dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, etc.), atributo o
caracterstica de una entidad. El dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero
Interfaz de usuario: Es el medio con que el usuario puede comunicarse con una
mquina, un equipo o una computadora, y comprende todos los puntos de
contacto entre el usuario y el equipo, normalmente suelen ser fciles de entender
y fciles de accionar.
Inventario: Es el recuento detallado de los bienes, derechos y deudas que una persona o
una entidad poseen a una fecha determinada. Es, en otras palabras, similar a tomar una
fotografa del patrimonio. En trminos ms restringidos o comunes, se aplica a los bienes
tangibles e intangibles, registrables o no, que incluyen dinero, propiedades, automotores,
mobiliario, crditos y deudas, obras de arte, objetos preciosos, entre otras cosas. En el
mbito eclesial incorporamos a este listado por ejemplo, los objetos de culto y los libros
parroquiales.(http://www.compartir.org.ar/Materiales/Curia/Cuadernillo_Inventario.doc).
MySQL: Es
un sistema
de
gestin
de
base
de
datos relacional, multihilo ymultiusuario con ms de seis millones de instalaciones.
Organizacin: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por
dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la
organizacin. Una organizacin solo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo
comn. Koomtz, L (1996).
PhpmyAdmin: Es un potente motor de bases de datos de alto rendimiento capaz de
soportar millones de registros por tabla con una interface intuitiva.
Es una herramienta escrita en el lenguaje de programacin PHP con la intencin de
manejar la administracin de MySQL a travs de sistemas, utilizando Internet.
PHP: Es un lenguaje interpretado de propsito general ampliamente usado, diseado
especialmente para desarrollo Web y que puede ser incrustado dentro de cdigo HTML.
Generalmente se ejecuta en un servidor web, tomando el cdigo en PHP como su entrada
y creando pginas web como salida. Puede ser desplegado en la mayora de los
servidores y en casi todos los sistemas operativos y plataformas sin costo alguno.
Programa: Conjunto ordenados de instrucciones que se dan a la computadora
indicndole las operaciones o tarea que se debe realizar.
Sistema: Es Un conjunto de elementos dinmicamente relacionados entre s, formando
una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energa y materia, para
proveer informacin,
energa
materia.
(http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml).
Sistema informtico: Es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de
Recurso Humano. Un sistema informtico tpico emplea una computadora que usa
dispositivos programables para capturar, almacenar y procesar datos. .
(http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20operativo.php).
en
un cdigo en
un lenguaje
mquina especfico
para
el
estado
del
hardware
de