Flow Map-Definisi, Simbol dan Penggunaannya

FlowMap-Definisi, Simbol dan Penggunaannya

Posting-an sekarang, agak seriusan dikit, coz request-an dari temen gw. Jadi kalo ada
yang heran trus komentar, "c badcloud kok gak galau lagi nih tulisannya?"... Yaaa,
maap ajah. Emang request-an c.
FlowMap/MapFlow/Process Mapping
Jadi... Kita bicara tentang FlowMap. Ada yang tau ama Flowmap? Buat yang gak tau,
flowmap (atau ada juga yang nyebutnya mapflow), merupakan bentuk pengembangan
dari flowchart. Flowchart? Apalagi tuh? Flowchart ituh suatu bagan yang
menggambarkan aliran kerja dari sebuah prosedur. Biasanya untuk ngegambarin
jalannya suatu algoritma/urutan langkah kerja. Terus dimana pengembangan flowmap
itu? Flowmap dibuat untuk menggambarkan model bisnis yang cukup komplek yang
terbagi ke dalam beberapa departemen yang menjalankan bisnis tersebut (yang
pastinya terdiri dari urutan dan langkah kerja).
Kalo lo cari flowmap di google, pasti bakal banyak sumbernya. Hanya saja, kadang
bukan flowmap disini yang bisa lo dapatkan, karena flowmap juga berarti aliran dari
suatu hal yang biasanya berkaitan ama topologi pemodelan struktur bumi, aliran air
dan lainnya (kalo gw gak salah baca c gituh). Nahh, flowmap di sumber referensi kalo
bahasa inggris, disebut sebagai business process architecture atau yang bisa disingkat
sebagai BPA. Atau lo bisa juga cari dengan kata2 process mapping, karena memang
inilah bentuk pemakaian flowchart di suatu proses bisnis atau yang kita sebut disini
sebagai flowmap.
Nahh, jadi dah tau yah apa itu flowmap. Intinya adalah flowchart yang digunakan
untuk menggambarkan proses bisnis yang ada dan bisa juga untuk menggambarkan
proses bisnis baru yang diajukan untuk memperbaiki yang ada.
Berikut adalah contoh sebuah flowmap:

Gimana?! Bisa ngebacanya? Gw c enggak

Tapi yang jelas, disini kita bisa ngeliat
bahwa di diagram diatas ada semacam header untuk diagramnya, yang
memperlihatkan PIC (person in charge) atau karakter atau pelaku dari setiap proses.
Garis yang digunakan pada flowmap biasanya hanya horizontal dan vertical, dan bukan
diagonal. Gak tau jugak alasannya kenapa. Terus, garis penghubungnya adalah garis
tegas. Tapi disana ada garis putus2, buat apa?! Wahhh, sorry mas bro, gw gak tau. Tapi
kalo perkiraan gw, tuh garis putus2 digunain kalo ada antar proses yang dihubungin
ama konektor sebagai tanda bahwa proses yang ada tuh berkaitan ama proses lain
walau gak ada hubungannya sama sekali.
Jadi kalo diliat contoh diatas, bisa diliat setelah c customer menerima produk, maka
kerja c sales assistant akan selesai juga. Padahal 2 proses itu gak berkaitan, tapi
punya hubungan sebab akibat. Makanya ada konektor dan simbol garis putus2.
Dalam flowmap, bisa diliat keterkaitan antar proses satu sama lain sekaligus
memperlihatkan level kedalaman/detil jalannya proses. Digambarkan gini:

Udah ngerti? Moga2 udah yah, karena, sekarang gw bakal bahas satu2 simbol yang ada
di flowmap. Simbol yang dipake di flowmap, pastinya juga dipake di flowchart, dan
karena di flowchart simbol ituh bisa mengandung banyak arti, di flowmap juga sama
ajah. Terus gimana dunk? Flowmap kan biasanya digunain buat tugas kuliah. Dan tugas
kuliah itu punya parameter benar dan salah?!!! Tenaaang, asal lo bisa ngebuktiin
dengan tegas maksut flowmapnya (maksudnya ada sumber referensi yang lo acu), lo
bisa berargumen ama dosennya dan nyatain kalo lo ituh benar (asal dosennya bukan
tipe yang killer ajah ). Tapi gak sembarang ngutip jugak yah, biasanya yang dikutip
tuh sumber dari buku, website yang punya ekstensi ac (maxutnya yang berhubungan
ama dunia akademik, kayak itb.ac.id yang berisi file kuliah dari dosen sapaaaa gitu).
Oke, mukadimah selese (OMG, panjang bener yah, mukadimah doank
ke penjelasan dari simbol flowmap yang macam2 ituh.

) kita masuk

1. Simbol Dokumen: digunakan untuk menggambarkan input-output berupa

dokumen yang printable dan berujud, contohnya, barang yang dibeli, KTP, KTM, email
(karena printable), kwitansi dan lainnya. Simbol yang digunakan:

Simbol ini ada juga yang mengartikan sebagai simbol computer screen. Jadi kalo ada
display di monitor, bisa pake simbol ini. Tapi kebanyakan gak dipake buat gituan,
karena buat tampilan monitor digunakan simbol display (lihat di simbol lain2, di
bagian bawah)
2. Simbol data: sama halnya ama dokumen, digunakan untuk menggambarkan inputoutput, hanya saja yang non-printable, contohnya data diri pas registrasi email, atau
mau masukin komen ke sistem, pakailah simbol ini. Simbolnya:

3. Simbol proses computer: Untuk menggambarkan jalannya sistem yang ada.

Contohnya,
kalo
mau
make
excel,
atau
make
website
buat
nyimpen/insert/update/delete data, pakailah simbol ini. Nah, karena udah ada sistem
ini, gak ada cerita lagi buat nambahin sistem sebagai header diagram (banyak banget
nih PA di tempat gw yang bikin flowmap gini. Yang berdampak pada kebingungan
masal buat gw ma temen2 disini. Mana coba yang bener?! Kalo emang salah, kenapa
bisa lulus? Hmmm.. tauk ah.. gw gak ngurusin). Simbol yang digunakan:

4. Simbol Storage: Simbol ini merupakan simbol input-output, tapi biasanya harus
punya panah masuk dan keluar dari proses yang sifatnya computerized (yang petak
segi empat). Simbol yang digunakan adalah:

Simbol ini merupakan simbol storage data secara umum. Terus, kalo ada yang umum,
pasti ada yang khusus kan yah? Yupppp.. ada banget! Simbol yang digunakan buat yang
khusus yaitu:

Digunakan buat database (kalo sistemnya make dbms semacam MySql, Oracle, Access
dll)

Kalo lo nyimpennya di hard-drive (secondary storage), pakailah simbol ini. Jadi

nyimpennya berupa file gitu. Jangan sampe timbul pertanyaan, bukannya database
juga nyimpennya di hard-drive?. Jangan sampe yah. Beda kasus ituh. Yang ini kalo
nyimpennya dalam bentuk file seperti XML, txt, atau format dokumen lain.

Simbol di atas digunakan kalau menggunakan internal memori pada sistem, contohnya
kalo lo nyimpen data di array, pakailah simbol ini.
Karena setiap simbol storage data udah nunjukin sifatnya yang repository, jangan
sampe lo naro header di flowmap dengan tulisan repository terus ngejejerin tuh
simbol2 di atas. Karena, sekali lagi, header nya itu bertujuan untuk menggambarkan
PIC, person in charge, bukan klasifikasi kegunaan sistem.
5. Simbol Proses manual: digunakan kalo mau ngelakuin sesuatu yang gak ditangani
sistem. Contohnya, nulis kwitansi tapi gak dari computer, tapi pake buku kwitansi.
Atau mau nyatet di buku catatan, maka pakailah simbol ini. Simbol yang digunakan:

Simbol ini kadang digabung ama proses computer. Karena ada beberapa mazhab yang
gak menganggap eksistensi keberadaan nih simbol proses manual untuk sebuah
diagram flowmap.
6. Simbol Konektor: simbol konektor digunakan jika ada suatu proses yang putus di 1
halaman terus pengen disambung ke halaman 2 karena kertasnya gak cukup
(singkatnya, gak bisa disambungin pake garis karena masalah ruang penggambaran).
Atau biar garis yang ditarik dari simbol yang satu dengan yang lain gak silang2an, bisa
juga gunain konektor. Atau bisa juga untuk melihat hubungan antar proses yang gak
nyambung tapi berkaitan (kayak contoh gambar di paling atas banget).
Simbol konektor sendiri ada 2. Jika mau nyambungin proses di halaman yang berbeda
karena kertasnya gak cukup, maka pakai simbol berikut:

Sedangkan kalo masih dalam halaman yang sama, atau mau ngubungin proses gak
nyambung tapi ngehubungan gituh, pake simbol ini:

7. Simbol decision: Digunakan kalo melakukan pemilihan. Biasanya terkait dengan

udah valid atau belum? Berkas dah lengkap atau belum? Dan lain-lain. Buat pemilihan
ini, lo bisa gunain simbol:

8. Simbol Manual input: biasa juga disebut simbol keyboard. Nah, dari namanya dah
ketauan kan, kalo di sistem berkaitan ama masuk2in data pake keyboard, pakailah
simbol ini. Tapi gak Cuma keyboard, mau pake mouse, webcam dan manual input lain,
bisa pake simbol ini. Biasanya, simbol ini digunain dengan panah arah keluar ke petak
segi empat, dan arah panah masuk dari simbol dokumen. Simbolnya adalah:

9. Simbol lain-lain. Berhubung gw cape nulisin dan ngasi keterangan atu2

adalah kumpulan gambarnya dan kumulatif penjelasannya:

, berikut

Penjelasan simbol dari kiri ke kanan, atas ke bawah adalah:

Display: digunain kalo ada yang mau ditampilin ke layar monitor

Card: Bukan simbol untuk gambarin KTM, KTP dan lain2, tapi punch card

Alternate process: buat proses alternative yang bisa dilakukan selama

menjalankan proses bisnis

Delay: digunain kalo ada waktu tunggu yang lamaaaaaaa banget dalam proses.
Contohnya, pas waktu bikin paspor, ada bilangnya nunggu berapa tahun dulu,
kan?! Nah, gunain dah simbol ini (sumpah! Bikin paspor ajah gak pernah, tapi
nge-judge seenaknya )

Magnetic tape: kalo lo nyimpen data di magnetic tape, pakailah simbol ini. Gak
tau magnetic tape? Duhh apa ya?! Uhmmm okeh, contohnya kaset! Ituh
contoh magnetic tape

Terminator: digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir suatu proses bisnis
yang digambarkan

Predefine process: yaaa, proses yang sifatnya predefine, berupa proses lain
yang gak ada dalam cakupan proses yang kita gambarkan.

Preparation process: Proses persiapan dunk pastinya. Biasanya digunakan

untuk proses yang gak punya input, tapi punya output seperti ngisi formulir.
Ada prosesnya, gak punya input, tapi punya dokumen output dokumen berupa
formulir yang dah diisi. Walo gw juga gak yakin, apa c maksud simbol ini.

Simbol annotasi: berupa simbol untuk memasukkan komentar ke sebuah

flowmap

Okeh.. gitu deh penjelasan tentang flowmap. Sekali lagi, simbol yang gw ambil di atas
berdasarkan simbol flowchart. Kan flowmap/process diagram pengembangan
flowchart. Jadi gapapa dunk Tapi buat lo yang bingung dengan banyaknya simbol, lo
bisa gunain versi yang lain, karena menurut sumber lain yang gw baca (tercantum di
bawah), simbol flowmap Cuma ada 5, yaitu:

Simbol terminator

Simbol Proses/Operasi Komputer

Simbol Decision

Simbol Dokumen

Simbol Annotasi

Walo Cuma ada 5, tapi aturan dan cara penulisannya yang banyak. Terserah lo c mau
pake yang mana. Karena, asal sumbernya jelas dan orang cukup ngerti ama apa yang
lo bikin, nih penggambaran flowmap jadi gak terlalu masalah (kecuali kalo digambarin
buat tugas kuliah dosen killer
) Kalo mau lebih jelas lagi, silakan baca referensi
yang gw cantumin
Okeh gitu ajah dulu. Lain kali bakal gw tulisin tentang cara bikin flowmap-nya plus
contohnya sekalian. (berharap)