Administracin de inventarios

La administracin de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de bienes al momento de

requerir su uso o venta, basada en mtodos y tcnicas que permiten conocer las necesidades de
reabastecimiento ptimas. El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tienen las
empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricacin antes de su venta, en un
periodo econmico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de
toda organizacin..
OBJETIVOS
El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para
su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para
funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la
demanda.
Dada la importancia de los inventarios en el xito econmico de las empresas, es indispensable
conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administracin, mtodos de costeo y control,
aspectos stos que se esbozarn en la presente investigacin.
Administracin de Inventarios CONCEPTO
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La
administracin de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir
su uso o venta, basados en polticas que permitan decidir cundo y en cunto reabastecer el
inventario.
La administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para
mantener la operacin al costo ms bajo posible.
El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una
parte, se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a
ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podran financiar.
Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente
a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin
obstculos.
Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversin,
pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se
tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la
demanda y de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la
inversin.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se
debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta
real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin.
La administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes
objetivos:

Maximizar el servicio al cliente.

Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin, y

Minimizar la inversin en inventarios.

Tcnicas de Administracin del Inventario

Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administracin de inventarios, es
tratar de equilibrar la inversin en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de
manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los
clientes. Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar mtodos y tcnicas de control
de inventarios. A continuacin se explican diversos mtodos de control de los inventarios:
EL MTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:
Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o
categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero
y monto merecen una vigilancia y atencin permanente.
El anlisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos: el A, B y C.
Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del
valor del inventario est representado por el 20% de los artculos y el 80% de los artculos
representan el 20% de la inversin.
Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los
artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un
nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que
tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversin en tres categoras o grupos para poner atencin al
manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a travs de
su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en
inventarios, mediante una administracin eficiente.
DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN:
Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe
hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el nmero de das
necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los
artculos estarn en transito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la
existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las
existencias de determinado material o artculo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un
nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una seal, papel, tarjeta, o
una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, y las mismas indican,

que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas ms sofisticadas como lo es llevar las
existencias del inventario a travs de programas de computadora.
EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:
La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a
una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o
situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artculos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados para
balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o departamentos de que
consta la produccin y as poder ajustar las programaciones de la produccin y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la
demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no
quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofa de
servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del mercado que se atiende.
CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO:
En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y se inserten
en la produccin en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compaa puede reducir su produccin en proceso mediante una administracin ms eficiente,
esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una
mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en
equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas,
respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el
costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de ste tipo.
Costos del Inventario. Mtodos de Costeo
Artculos idnticos pueden adquirirse o fabricarse a diferentes costos. En consecuencia, el problema
a encarar, es el determinar qu costos son aplicables a los artculos que se han vendido y qu costos
deben asignarse a los artculos que quedan en el inventario. La mayora de los mtodos aceptables
para seleccionar los costos que han de considerarse aplicables al inventario se basan en hiptesis
relativas a:

La corriente de las mercancas, por ejemplo, la hiptesis de que las mercancas se venden en
el orden en que se compran o producen;

La corriente de los costos, por ejemplo, la hiptesis de que a las mercancas vendidas les son
aplicables los costos ms recientes, y que los costos ms antiguos son aplicables a las mercancas
en existencia.
A continuacin se hace una breve resea de los mtodos para seleccionar los costos que han de
considerarse aplicables al inventario:

1. Mtodo de Identificacin Especfica

Premisa: Si los artculos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a compras u
rdenes de produccin especficas, pueden inventariarse a los costos que muestran las facturas o
los registros de costos.
Este mtodo exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artculos
con toda precisin y determinarse sus costos con exactitud. Si bien este mtodo parece tener
excelente fundamento lgico, a menudo su aplicacin es imposible o impracticable.
2. Mtodo Precio de la ltima factura
Con este mtodo se usa el costo aplicable a la ltima operacin de compra para valorar toda la
cantidad del artculo que hay en el inventario.
Si hay una rpida rotacin fsica de las existencias en la operacin normal del negocio y los artculos
se venden aproximadamente en el mismo orden en que se adquieren, el precio de la ltima factura
puede producir resultados bastante aproximados a los que se logran por el mtodo de identificacin
especfica, con mucho menos trabajo de oficina.
3. Mtodo del Promedio Simple
Premisa: El promedio aritmtico simple de los precios por unidad se determina sumando los precios
unitarios del inventario inicial y de todas las compras, y dividiendo el total as obtenido entre el
nmero de compras ms 1 (por el inventario inicial).
Este mtodo es ilgico, porque a los precios unitarios aplicables tanto a las compras importantes
como a las pequeas se les da la misma ponderacin en clculo.
4. Mtodo del Promedio Ponderado
Premisa: El costo de las compras ms el inventario inicial se divide entre el total de las unidades
compradas ms las del inventario inicial, determinndose un costo unitario medio ponderado.
Este mtodo es tericamente ilgico porque se basa en la hiptesis de que todas las ventas se
efectan proporcionalmente de todas las adquisiciones y que de los inventarios contendrn siempre
algunas unidades de las compras ms antiguas supuestos que son contrarios al procedimiento
ordinario de la compra venta.
Como los costos determinados por este mtodo son afectados tanto por las primeras compras como
por las ltimas compras del ejercicio, puede mediar un retraso considerable entre los costos de
compra y las valuaciones del inventario. As, en un mercado en alza, los costos medios ponderados
por unidad sern inferiores a los costos corrientes, y en un mercado en baja, los costos medios
ponderados excedern de los costos corrientes.
5. Mtodo del Promedio Mvil o Movible
Puede usarse este mtodo cuando se lleva un sistema de inventario perpetuo y se calculan nuevos
costos unitarios medios despus de cada compra. El costo de cada venta se determina con el

promedio obtenido despus de la ltima compra, y la valuacin del inventario resultante es a base
del costo unitario del promedio mvil.
Este mtodo est sujeto a la misma objecin terica aplicada al promedio ponderado. Hay implcito
en este mtodo el supuesto de que cada venta consiste en parte en mercancas de todas las
compras precedentes, lo que es contrario al procedimiento general de la compra venta.
6. Mtodo Primero en entrar, primero en salir (PEPS)
Este mtodo se basa en el supuesto relativo a la corriente de los artculos: se considera que la
existencia de stos corresponde a las ltimas compras.
La hiptesis de que las existencias ms antiguas son las que salen primero, concuerda
generalmente con la poltica adecuada de manejas las mercancas. Aunque existen sus excepciones,
por ejemplo: el primer carbn vaciado en la pila de una carbonera ser el ltimo que se venda.
Este mtodo tambin se ha considerado conveniente porque produce una valuacin del inventario
ms en concordancia con la tendencia de los precios; como el inventario se valora a los costos ms
recientes, los precios siguen la tendencia del mercado.
El mtodo PEPS puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se lleven inventarios
perpetuos; nicamente es necesario determinar los precios que muestran las facturas ms recientes
por cantidades suficientes para igualar el nmero de unidades del inventario.
Siguiendo con los datos de ejemplos anteriores, la siguiente tabla muestra la distribucin del
inventario de mercancas, valoradas a travs del mtodo PEPS:

7. Mtodo ltimo en
entrar, primero en salir (UEPS)
El mtodo ltimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras de un inventario en
particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que
salen al costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del
inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.

Al usar la expresin ltimo en entrar, primero en salir no se hace referencia al supuesto

concerniente al movimiento de los artculos, sino ms bien al supuesto del movimiento de los costos.
Los defensores del mtodo sostienen que durante los perodos o ejercicios de costos y precios
cambiantes se producen estados de resultados ms expresivos si se aplican los costos corrientes a
las ventas, logrndose una mejor asociacin de gastosa e ingresos.
Tipos de inventarios
Los inventarios de acuerdo al perodo en que se realicen se pueden clasificar de la siguiente forma:
Inventario Inicial Es el inventario realizado al inicio de un periodo de produccin, donde se registra
todos los bienes de la empresa. Este se realiza al inicio del ao fiscal -el 1 de enero-. El inventario
inicial refleja el saldo de la empresa antes de que inicie las compras, la produccin o antes de que se
venda el inventario existente. Este se calcula con la informacin de los registros contables de la
empresa. Con su realizacin, se puede determinar luego del inventario final cuales fueron las
ganancias o perdidas de la empresa.
Inventario Peridico Es el que se lleva a cabo cada determinado tiempo llevando un conteo fsico,
para conocer con claridad la cantidad de inventario que la empresa posee en un periodo
determinado. Con este conteo fsico la empresa conoce el costo de venta, y el inventario exacto que
posee. Se lleva a cabo al trmino de cada periodo, ya sea mensual, semestral o anual. El costo de
venta que se gener en un periodo se calcula realizando un juego de inventario, donde se suman las
compras al inventario inicial, y luego se resta el inventario final y las devoluciones en compras. Una
de las desventajas de este inventario es la prdida de los inventario por falta de un control
constante.
Inventario Final Es el inventario realizado al final o cierre del ejercicio econmico, por lo general se
realiza el ltimo da del ao fiscal; y sirve para determinar la nueva situacin del capital. Con este se
realiza un inventario fsico de las mercancas o productos con su correspondiente valoracin.
Inventario Perpetuo Es el inventario que de manera actualizada demuestra la cantidad de artculos
existentes en el almacn de manera detallada. Este lleva un registro de las mercancas en existencia
y de las que han sido vendidas con su respectivo valor, por lo tanto lleva un control de las salidas y
entrada de mercancas. Este inventario es muy empleado al momento de realizar balances
provisionales, mensuales o trimestrales.
Inventario Intermitente Es el inventario realizado varias veces al ao.
Inventario Fsico Es el inventario real, que consiste en el conteo, peso y medida de todos y cada
uno de los artculos existentes en el almacn. Este conteo puede ser de materias primas a
transportar para su transformacin, o de productos para la venta. Se efecta como una lista bien
detallada de las existencias; y tiene como finalidad dar a conocer a los auditores, que el inventario
realizado es el valor activo principal que muestra el nmero de mercancas o productos que estn en
el almacn. Se debe llevar como mnimo una vez al ao.
Inventario en Trnsito Es el inventario utilizado con el fin de mantener las operaciones de
produccin que ligan a la empresa con los proveedores y clientes. Estos muestran los materiales que

han sido pedidos por la empresa y que aun no se han recibido. Estos se utilizan a la hora de
moverse el material de un lugar a otro.
Inventario Mximo Es el inventario utilizado para pronosticar la demanda en la produccin. En
algunos artculos este inventario puede ser muy alto a causa del enfoque de control de masas
utilizado. Este se calcula con relacin a los meses de demanda y su variacin del excedente.
Inventario Mnimo Es el inventario utilizado para determinar la cantidad mnima que se tendr que
mantener en el almacn.
Inventario en Lnea Es el inventario que est en proceso de ser procesado en la lnea de
produccin.
Inventario Agregado Es el inventario aplicado cuando se administra la produccin de un solo
producto. Aqu los artculos deben ser agrupados en familia o segn su importancia econmica.
Inventario de Mercanca Es el inventario que contiene todos los bienes que le pertenecen a la
empresa, quienes los compran para vender sin hacerle modificaciones. En este tipo de inventario se
crea una cuenta con las mercancas listas para ventas, y en otra cuenta por separado se especifica
las mercancas que tienden ciertas condiciones o caractersticas peculiares, como son las
mercancas que estn en transmites, mercancas bajo consignacin, etc.
Segn su funcin los inventarios se pueden clasificar en:
Inventario de Reserva Tambin llamado inventario de seguridad, se lleva a cabo para compensar
los incrementos no esperados por la compra, y los riesgos inesperados de paros de la produccin.
Inventario de Desacoplamiento En este tipo de inventario se realizan dos operaciones o procesos
adyacentes donde la sincronizacin en sus tasas de produccin no es sincronizable, llevando a que
cada operacin se realice segn lo planeado.
Inventario de Ciclo Se muestra cuando las mercancas o productos comprados o producidos
resultan ser mayores que las necesidades de la empresa. Este es tomado en cuenta al momento de
la persona dejar de lado la compra, la produccin, o el transporte de una unidad a la vez; y opta por
trabajar por lotes, por ello los inventarios tienden a acumularse.
Inventario Estacional Tambin llamado inventario de previsin, sucede cuando la empresa en
temporada baja incrementa la produccin para satisfacer la demanda alta, creando cierta
acumulacin de productos o mercancas.
Los inventarios segn su forma se pueden clasificar en:
Inventario de Materias Primas. Recae aquellos materiales utilizados en la elaboracin de productos
pero que no han pasado por procesamiento. Representa todos los materiales que son usados
directamente en la fabricacin del producto.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin Es el inventario en el que se contabiliza la
mano de obra, los materiales, la materia prima bruta, los costos indirectos de produccin, etc. Refiere
a los bienes en proceso de manufactura perteneciente a las empresas industriales o manufactureras.
Este inventario se lleva a cabo contabilizando el total de materiales, gastos de fabricacin, y mano de

obra antes de la fecha de cierre. Se muestran productos que aun no se han terminado de fabricar, y
que les falta algunos procesos o etapas para pasar a ser un producto terminado.
Inventario de Productos Terminados. Es la contabilizacin de los bienes que para ser vendidos se
transforman en productos elaborados, y que pertenecen a las empresas industriales o
manufacturera. En este inventario se encuentran todos los productos o mercanca, as como tambin
los artculos que se han producido que estn disponibles para la venta.
Inventario de Suministro de Fbrica Detalla los materiales empleados en la fabricacin de
productos y que no pueden ser contabilizados con exactitud, como son los clavos, la pintura, los
lubricantes, etc.
Los sistemas o mtodos bsicos utilizados para la contabilizacin de inventarios son: el sistema de
inventario peridico donde la empresa al finalizar el perodo hace el conteo de existencia sin tener un
registro continuo de su stock; y el sistema de inventario perpetuo o permanente donde se lleva un
continuo registro de las existencias y de los costos de la mercancas vendidas. El inventario muestra
un panorama general de como la empresa va a desarrollar sus actividades de produccin, As como
tambin el conjunto de productos o mercancas que posee, por eso se dice que es el activo ms
importante de la empresa.