PENGELOLAAN ASET UNTUK PEMERINTAH DAERAH

Pertimbangan utama bagi Pemerintah Daerah, Dewan, Anggota Dewan dan staf untuk
Membantu Mengelola Aset Infrastruktur.
Kantor Auditor Umum untuk Pemerintah Daerah (Auditor General for Local
Government/AGLG) diciptakan untuk melaksanakan audit kinerja operasi pemerintah daerah
dan memberikan informasi dan saran yang berguna. Tujuan kami adalah untuk membantu
pemerintah daerah memenuhi tanggung jawab bagi

komunitas mereka seberapa baik

pemerintah daerah mengurus aset publik dan mencapai nilai uang dalam kegiatan
operasinya.
Buklet

ini melengkapi laporan audit kinerja kami dengan menyediakan alat dan

informasi yang lebih rinci bagi pemerintah daerah di seluruh provinsi berkaitan dengan topik
pemeriksaan melalui audit kami. Beberapa buku Perspektif AGLG ditulis terutama untuk
dewan terpilih dan anggota dewan, yang lain lebih diarahkan kepada staf pemerintah daerah
dan beberapa ditujukan untuk berbagai orang yang tertarik pada pemerintah daerah di
British Columbia. Tujuan dari buku ini adalah untuk membantu pemerintah daerah memulai
dalam pengelolaan aset modal mereka. Informasi yang terkandung di sini berasal dari karya
kantor Auditor Umum untuk Pemerintah Daerah telah dilakukan dalam audit manajemen
aset modal serta tinjauan literatur saat ini pada subjek.
Kami menemukan bahwa secara keseluruhan tingkat kesadaran manajemen aset
relatif tinggi sementara kapasitas untuk praktiknya relatif rendah, terutama karena
kurangnya sumber daya yang tersedia dan prioritas lainnya. Sebagian besar pemerintah
daerah yang kami audit hanya informasi dasar tentang aset modal mereka dan tidak
terintegrasi, pendekatan organisasi-keseluruhan untuk manajemen mereka, dan yang paling
tidak mengikuti proses yang ditetapkan dalam memilih dan memprioritaskan modal proyek
untuk pendanaan.
Dalam penilaian pemerintah daerah ini, kami menggunakan Asset SMART, sebuah
alat penilaian yang dikembangkan oleh Asset Management BC dan dirancang untuk
digunakan oleh pemerintah daerah dari semua ukuran dan tahap pengembangan praktik
manajemen aset. Alat ini meneliti lima kapasitas inti untuk manajemen aset, yaitu kesadaran
dan prioritas, sistem organisasi, orang, informasi, dan pembiayaan.
TENTANG ASET MODAL PEMERINTAH DAERAH
Orang-orang yang tinggal dan bekerja di British Columbia menggunakan aset modal
yang dibangun dan dikelola oleh pemerintah daerah setiap hari. Bagi sebagian besar
masyarakat, kami mengandalkan air minum mengalir melalui pipa air yang merupakan aset
1

modal pemerintah daerah. Jalan dan jembatan yang dibangun dan dikelola oleh pemerintah
daerah memberikan akses menuju pekerjaan, sekolah atau tempat belanja. Lapangan hoki
milik pemerintah daerah, rinks, lapangan bermain dan taman bermain adalah pusat untuk
kehidupan sehari-hari anak-anak kita. Sementara sifat dan tingkat aset modal pemerintah
daerah berbeda-beda di masyarakat, aset ini dasar untuk keselamatan kita, kesehatan
ekonomi dan kesejahteraan secara keseluruhan.
Selain untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, manajemen aset yang efektif
membantu pemerintah daerah memenuhi kewajiban tanggung jawab kepada wajib pajak
dan membantu memastikan pengelolaan yang tepat dari pekerjaan umum, infrastruktur,
akuntabilitas administrasi dan transparansi publik.
Tanya Jawab untuk Dewan / Anggota Dewan
APAKAH MANAJEMEN ASET & MENGAPA MELAKUKAN MANAJEMEN ASET?:
TENTANG MANAJEMEN ASET
1.

Apa itu manajemen aset?

Manajemen aset adalah proses pengelolaan biaya aset modal pemerintah daerah

secara efektif. Ini termasuk analisis siklus hidup dan kapasitas masing-masing aset dan
mengembangkan informasi tentang persyaratan perawatan, tingkat layanan dan kebutuhan
aset baru.
Meskipun ada banyak definisi manajemen aset, kita menggunakan Definisi
Manajemen Aset BC karena jelas menguraikan komponen kunci dan dikembangkan oleh
dan untuk pemerintah BC : "Suatu pendekatan terpadu melibatkan perencanaan, keuangan,
teknik dan operasi untuk secara efektif mengelola infrastruktur yang ada dan baru untuk
memaksimalkan manfaat, mengurangi risiko dan memberikan tingkat layanan yang
memuaskan untuk pengguna komunitas dalam sosial, lingkungan, dan ekonomi secara
berkelanjutan. "
Prinsip-prinsip kunci dari manajemen aset mengarahkan kita untuk:

Membuat informasi, biaya yang efektif keputusan sekitar tingkat pelayanan,

mengidentifikasi semua pendapatan dan biaya terkait dengan aset modal, termasuk

penambahan dan penghapusan.

Mengintegrasikan perusahaan, keuangan, bisnis, teknis dan rencana anggaran untuk

aset modal.
Membangun akuntabilitas organisasi dan tanggung jawab untuk persediaan aset

modal, kondisi pelacakan, penggunaan dan kinerja.

Berkonsultasi dengan para stakeholder yang berkepentingan
Menentukan dan menjelaskan pelayanan, tingkat pemeliharaan dan tingkat
penggantian dan hasil yang dikehendaki .
2

Mengelola aset menjadi berkelanjutan, meminimalkan biaya total siklus hidup aset.
Mempertimbangkan lingkungan, sosial dan tujuan keberlanjutan.
Meminimalkan risiko terhadap pengguna dan risiko terkait dengan kegagalan aset

modal.
Mengikuti praktik terbaik jika tersedia.
Melaporkan kinerja program manajemen aset.

Pada tingkat yang minimal, manajemen aset mensyaratkan pemerintah daerah untuk
mengetahui kondisi dan kinerja aset inti, memungkinkan untuk membuat keputusan sekitar
perbaikan masa depan atau penggantian. Aset inti untuk pemerintah daerah adalah aset
yang penting dalam melayani masyarakat misalnya Sistem pengolahan air kota. Semakin
besar sebuah kota yang besar diharapkan seamakin banyak aset inti yang ditemukan.
Sebuah program manajemen aset yang baik akan memaksimalkan alokasi sumber daya
yang terbatas untuk pengelolaan asst
2. Mengapa manajemen aset penting?
Pada tahun 2013, Asset Management BC memperkirakan replacement value semua
aset

pemerintah

daerah

di

BC

menjadi

sekitar

200

miliar

tidak

termasuk

tanah. Infrastruktur tumbuh sekitar tiga persen per tahun, membuat aset modal menjadi
perhatian yang signifikan bagi pemerintah daerah dan warga mereka.
Pendekatan suara untuk manajemen aset membawa banyak manfaat untuk
pemerintah daerah, dan membantu mereka dalam memastikan bahwa pembayar pajak
mendapatkan nilai yang baik dari setiap aset modal yang mereka bayar.
Jika pemerintah daerah memutuskan untuk tidak menerapkan praktek manajemen
aset, akan menimbulkan risiko memburuknya aset, kinerja aset rendah, kegagalan aset,
kekurangan kesehatan dan keamanan masyarakat, kerugian keuangan dan kelangsungan
hidup ekonomi, dan akhirnya menurunnya kepercayaan publik terhadap pemerintah daerah.
Aset yang direncanakan dan dipelihara dengan baik sangat penting untuk menjaga
pelayanan yang ditawarkan oleh pemerintah daerah.
3.

Apa peran dewan /majelis?

Dewan

dan

anggota

dewan

memiliki

peran

kepemimpinan

dan

peran

pengawasan. Sebagai pejabat terpilih, Anda dapat membantu memastikan manajemen aset
yang efektif dengan mendukung staf dalam upaya untuk mengembangkan dan menerapkan
perencanaan manajemen aset.
Pengawasan dari perencanaan oleh dewan / majelis dapat membantu memastikan
bahwa konsultasi dengan stakeholder berlangsung tepat dan tujuan manajemen aset terkait
erat dengan tujuan dan prioritas.keseluruhan pemerintah daerah. Pengawasan termasuk

peninjauan strategi manajemen aset tahunan terkini, seperti dokumentasi yang menunjukan
perkembangan menuju pelayanan, keberlangsungan aset dan keuangan.
4. Apakah manajemen aset dapat terjangkau?
Hasil yang telah dicapai oleh pemerintah daerah yang menerapkan manajemen aset
secara efektif menunjukkan bahwa praktek yang baik dapat langsung memberikan manfaat
timbal balik bagi pemerintah daerah. Penggunaan aktivitas ini untuk memastikan bahwa
belanja modal difokuskan pada risiko tertinggi/kebutuhan investasi tertinggi dapat
menghasilkan penghindaran biaya yang signifikan
MENJADIKAN KENYATAAN : MEKANIKA MANAJEMEN ASET
5. Apakah yang dimaksud dengan kebijakan, strategi, rencana dan program dalam
manajemen aset ?
Kebijakan Manajemen Aset adalah bagian dasar dari manajemen pemerintah daerah
sebagai arahan/petunjuk kebijakan dan dokumentasi prosedur.
Strategi Manajemen Aset merupakan ringkasan dari rencana manajemen aset
pemerintah untuk menyediakan manajemen dalam memberikan pandangan keseluruhan
perusahaan termasuk kebutuhan keuangan jangka panjang yang dibutuhkan.
Strategi ini harus:

Mematuhi pendekatan berbasis risiko di mana aset kritis diprioritaskan.

Mempertimbangkan biaya dan manfaat atas siklus hidup masing-masing aset dan

berusaha keras demi keberlangsungan keuangan.

Menyertakan keterlibatan stakeholder termasuk pengguna potensial.
Menguraikan serangkaian tujuan dan indikator kinerja utama

memaksimalkan manfaat aset dan manajemen informasi.

Mengidentifikasi fungsional dan kondisi persyaratan untuk aset.
Ditinjau secara teratur.

terkait

untuk

Rencana Management Aset adalah rencana kegiatan yang menginformasikan rencana

keuangan pemerintah daerah. Program Manajemen Aset adalah proses yang berkelanjutan
yang digunakan pemerintah daerah untuk mengidentifikasi kebutuhan aset tersebut seperti
pemeliharaan, rehabilitasi, penggantian dan pembiayaan.
6. Bagaimana kita tahu apakah program dan rencana manajemen aset dijalankan?
Manajemen aset harus menjadi proses yang transparan yang menghubungkan
mandat pemrintah daerah, sasaran dan tujuan dengan kegiatan sehari-hari di seluruh
departemen. Kegiatan ini harus jelas terkait pemilihan proyek modal berdasarkan usia aset,
kondisi dan tingkat layanan yang diperlukan. Manajer proyek untuk setiap proyek modal

yang dilakukan oleh pemerintah daerah harus dapat diusut dengan jelas alasan
dijalankannya sebuah proyek dari rencana dan tujuan pemerintah daerah.
7. Bagaimaman Dewan mengevaluasi strategi manajemen aset?
Ada beberapa pertanyaan mendasar yang dapat Anda tanyakan kepada staf
pemerintah daerah untuk membantu menentukan apakah manajemen aset berjalan
sebagaimana yang ditetapkan. Pertanyaan ini termasuk:

Apakah kita tahu tingkat layanan yang dituntut pembayar pajak?

Apakah pemerintah daerah memberikan program yang sesuai dengan harapan

pelayanan?
Apakah kita memiliki dukungan dari masyarakat?
Apakah kita melakukan investasi dengan harga terendah dalam siklus aset?
Apakah keputusan pemerintah transparan dan berdasarkan pertimbangan informasi

yang cukup ?
Apakah kita tahu usia, kondisi, nilai sisa dan nilai saat ini dari aset?
Apakah kita tahu biaya penggantian aset?
Apakah pemerintah daerah mengeluarkan biaya penuh atas siklus aset utama?
Apakah kita memiliki dana cadangan aset?
Apakah kita mengambil keuntungan penuh dari dana sumber-sumber luar untuk

pembaharuan aset?
Apakah staf dari seluruh organisasi terlibat dalam praktek manajemen aset?
Apakah kita bergerak ke arah layanan, keberlanjutan aset dan keuangan?

Berdasarkan jawaban ini pertanyaan dewan / majelis akan memiliki pemahaman yang baik
tentang status pengelolaan aset pemerintah.
8. Apa resiko utama manajemen aset yang efektif?
Ada beberapa risiko yang harus disadari oleh pemerintah daerah dalam melakukan
manajemen aset.
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Kegagalan medapatkan kepercayaan dewan/majelis di awal

Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas
Komunikasi yang tidak memadai dengan warga
Kegagalan untuk menyediakan tingkat pelayanan secara memadai
Mencoba melakukan terlalu banyak hal dengan waktu terlalu cepat
Kegagalan untuk fokus pada risiko tertinggi dalam kesempatan pertama
Bekerja sendiri daripada berbagi
Kegagalan mengidentifikasi dengan tepat dan menilai risiko
Lebih fokus apada usia daripada kondisi
Kurangnya perencanaan keuangan jangka panjang
Ketergantungan yang berlebih pada outsourcing manajemen aset
Kegagalan untuk mengukur perkembangan dan hasil

Tanya Jawab untuk Staf Pemerintah Daerah

MEMULAI: LANGKAH-LANGKAH UTAMA
5

9. Apa langkah-langkah utama dalam mengembangkan perencanaa manajemen aset?

Manajemen aset dimulai dengan meningkatkan kesadaran dan pemahaman antara
orang-orang seluruh pemerintah daerah, membuat manajemen aset prioritas dan kemudian
mengambil tindakan.Tindakan utama meliputi:

Informasi aset
Permintaan masa depan
Tingkat layanan
Pilihan analisis dan siklus hidup biaya
Seleksi pilihan
Praktek manajemen aset dan sistem.
Rencana perbaikan
10. Bagaimana

kita

tahu

apakah

kami

memiliki

kapasitas

internal

untuk

mengembangkan rencana manajemen aset kita sendiri?

Agar efektif, pendekatan manajemen aset harus terintegrasi di seluruh organisasi. Ini
berarti manajemen aset akan melibatkan berbagai anggota staf. Sebuah komponen kunci
untuk pengembangan kapasitas adalah belajar untuk berbicara dengan bahasa yang sama
khususnya keuangan, teknik dan staf operasi perlu memahami bahasa satu sama lain,
mengakui bahwa masing-masing pihak membawa informasi berharga ke meja dan bersedia
untuk berbagi informasi tersebut.
11. Apakah dana Pajak Gas Federal disediakan untuk membantu dalam manajemen
aset?
Jawaban singkatnya adalah ya! Perjanjian epuluh Tahun Dana Pajak Gas Federal
yang terjadi 1 April 2014 menyediakan dana bagi pemerintah daerah untuk meningkatkan
perencanaan infrastruktur lokal dan regional, termasuk antara lain, mengembangkan dan
melaksanakan rencana manajemen aset.
12. Bagaimana kita memastikan kebijakan kami sesuai untuk ukuran pemerintah
daerah kita?
Kebijakan manajemen aset Anda harus ditingkatkan pada ukuran dan sifat dasar
(jangkauan dan kompleksitas) dari basis aset Anda, termasuk kelaziman aset kritis atau inti.
Titik fokus harus bagaimana pengelolaan aset akan menguntungkan organisasi, bagaimana
kerjanya dan bagaimana hal itu mendukung kegiatan manajemen aset.

INTEGRASI ELEMEN-ELEMEN KUNCI: MEMBANGUN KEBIJAKAN, STRATEGI,

RENCANA DAN PROGRAM

13. Bagaimana faktor risiko dalam manajemen aset?

Dengan memperhatikan risiko secara mendalam, pemerintah daerah dapat
memastikan untuk memberdayakan sumber daya yang tersedia pada aset yang tepat di
waktu yang tepat. Sebuah pendekatan berbasis risiko dapat membantu memprioritaskan
sumber daya, mengoptimalkan anggaran, menghindarkan biaya yang tidak perlu dan
mencapai keuntungan yang tinggi pada investasi pemerintah daerah dalam aset modal.
Dengan mengidentifikasi dan menilai tingkat risiko yang berkaitan dengan masingmasing kegagalan aset, akan dapat menargetkan sumber daya yang langka untuk
memastikan layanan vital tetap tersedia dan aset penting diperiksa secara tepat, dimonitor
dan dilindungi dengan pemeliharaan yang preventif
14. Apakah yang dimaksud dengan siklus hidup aset?
Setiap aset modal memiliki umur yang ditetapkan. Biasanya, pembangun atau
produsen

aset

menetapkan

kehidupan

pelayanan

yang

diharapkan

berdasarkan

pemeriksaan dan pemeliharaan jadwal rutin. Dalam prakteknya, umur aset tergantung
sebagian besar pada bagaimana organisasi mengelola aset dan kondisi lingkungan yang
terbuka.
Sebuah ukuran sederhana atau standar untuk siklus hidup penetapan biaya yang
dikembangkan oleh Intisari Sektor Publik adalah sebagai berikut:

0-25% melewati umur aset - pemeliharaan kecil

25-50% melewati umur aset - perawatan besar
50-75% melewati umur aset - rehabilitasi
75-100% melewati umur aset - penggantian
Angka-angka ini menunjukkan kebutuhan perawatan khusus terkait dengan

persentase hidup yang digunakan melewati umur aset; semakin tua suatu aset, semakin
besar biaya untuk tetap beroperasi hingga tercapai keputusan bahwa suatu aset harus
diganti.
15. Bagaimana kita tahu mana aset modal yang merupakan aset inti dan aset kritis?
Aset inti biasanya didefinisikan sebagai aset yang digunakan dalam pemberian
layanan hukum: transportasi, air, limbah cair, limbah padat dan layanan perlindungan.
Aset kritis adalah aset dengan risiko kegagalan yang relatif tinggi dan konsekuensi
besar ketika manajemen aset tersebut benar-benar gagal. Hal ini cenderung merupakan
aset yang memiliki pengaruh yang sangat besar pada kesehatan dan keselamatan
penduduk lokal dan kegagalannya mungkin berdampak pada kesehatan dan keselamatan
keuangan atau publik yang signifikan. Identifikasi dan prioritas aset kritis merupakan elemen

penting dari aktivitas manajemen risiko pemerintah daerah. Penyediaan air minum yang
aman melalui sistem pemurnian air dan distribusi adalah contoh dari aset kritis.
16. Informasi apa yang harus dimasukkan dalam rencana manajemen aset?
Pemerintah daerah harus bekerja untuk menciptakan rencana manajemen aset untuk setiap
aset atau kelompok aset yang signifikan. Setiap rencana harus mendefinisikan kegiatan
yang dibutuhkan untuk secara efektif mengelola aset itu, termasuk pemeliharaan, perbaikan
dan penggantian utama.
Rencana manajemen aset harus mencakup:

sebuah link yang jelas untuk rencana strategis pemerintah daerah.

informasi terkini mengenai aset atau kelompok aset, termasuk inventarisasi, nilai

penggantian dan kondisi fisik aset.

tingkat pelayanan aset yang diinginkan.
strategi dimaksudkan untuk memaksimalkan kehidupan aset dan meminimalkan

biaya pembaharuan.
sebuah strategi keuangan membandingkan pembaharuan jangka pendek dan jangka
panjang yang memerlukan ketersediaan pendapatan.

17. Apa yang dimaksud dengan register aset dan mengapa kita memerlukannya?
Register aset - juga dikenal sebagai inventarisasi aset yang komprehensif - adalah sistem
pencatatan seperti spreadsheet atau program perangkat lunak lain yang memfasilitasi
penyimpanan data yang berhubungan dengan aset atau kelompok aset.
Informasi dalam register diberikan sebagai dasar kegiatan manajemen aset pemerintah
daerah dan perencanaan aset serta untuk pengambilan keputusan. Register membantu
menginformasikan jadwal perawatan sama halnya dengan respon darurat dan tindakan
pengamanan publik yang harus diambil jika terjadi suatu kegagalan.
18. Apakah ada persyaratan peraturan yang perlu dipatuhi?
Selain dari kebijakan pemerintah daerah yang dapat diadopsi meliputi kegiatan
manajemen aset, ada juga beberapa persyaratan eksternal.
Misalnya, Badan Akuntansi Layanan Umum mengadopsi standar akuntansi baru pada tahun
2009, yang disebut PS 3150. Hal ini membutuhkan pemerintah daerah untuk amortisasi aset
modal berwujud selama masa manfaatnya diharapkan. Amortisasi penyebaran dari biaya
aset dari waktu ke waktu sesuai dengan umur aset tersebut.
19. Bagaimana kita tahu seberapa baik aset berkinerja?
Pemerintah daerah dapat menilai kinerja aset berdasarkan bagaimana aset tersebut
memenuhi parameter yang telah ditetapkan, misalnya, apakah diperlukan pertemuan antara
8

aset dan pengguna? Apakah kebutuhan keamanan mencukupi? Apakah permintaan

melampaui kapasitas?
20. Bagaimana cara melacak usia dan kondisi aset kita?
Umur dan kondisi biasanya diidentifikasi melalui kegiatan monitoring. Kondisi aset
terkait dengan kinerja aset menggunakan pertimbangan seperti kekritisan, fungsionalitas
dan pemanfaatan dan digunakan untuk menentukan apakah aset perlu diperbaiki atau
diganti. Hal ini juga tergantung pada cacat yang diidentifikasi melalui pemeriksaan.
21. Bagaimana menentukan nilai saat ini dan nilai penggantian aset?
Nilai sekarang dari aset dapat ditentukan dengan meninjau informasi biaya historis,
usia dan kondisi serta sejarah kinerjanya. Mendasarkan penilaian terutama pada kondisi
saat ini dan kinerja dapat lebih berarti daripada mempertimbangkan biaya historis dan usia
saja.
22. Bagaimana menentukan apakah kita membutuhkan dana cadangan aset?
Pemerintah daerah harus mempertimbangkan pembentukan dana cadangan aset
sebagai bagian dari rencana keuangan secara keseluruhan. Seperti dana dapat memainkan
peran berharga dalam memastikan dana yang cukup dan berdedikasi yang tersedia untuk
rehabilitasi aset atau penggantian serta untuk aset modal utama baru yang diidentifikasi
dalam rencana jangka panjang pemerintah daerah.
23. Siapa yang menjaga rencana manajemen aset dan seberapa sering hal itu perlu
diperbarui?
Oleh karena manajemen aset memerlukan pendekatan terpadu di seluruh
pemerintah daerah, maka penting bagi orang-orang di hampir setiap departemen untuk
berbagi tanggung jawab untuk rencana tersebut dan berpartisipasi dalam menjaganya. Tidak
perlu menjadi salah satu orang yang mengkoordinasikan proses dan mengambil alih
keseluruhan akuntabilitas untuk dilaporkan ke dewan / majelis
24. Bagaimana manajemen aset dimasukkan ke dalam perencanaan proyek modal
dan proses pengadaan?
Praktek manajemen aset yang sehat menghasilkan data dan informasi pemerintah
daerah yang dapat digunakan untuk menginformasikan rencana proyek modal dan kasus
bisnis, yang kemudian mendorong pemilihan proyek dan prioritas.