195

Gua Metodolgica de Auditora Interna

8.1.1

APLICACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIA

La aplicacin de las pruebas de auditora interna en las medianas empresas inicia

desde el momento que realizamos la entrevista con la administracin y sta nos
proporciona posteriormente contestado el cuestionario de control interno que explica
la existencia de manuales, procedimientos y controles elaborados por la mediana
empresa o la carencia de estos; asimismo estos aspectos indican al auditor los tipos
de evidencias que obtendr en cada una de las pruebas a realizar para evaluar el
proceso adecuado del Ciclo de Ingresos.

8.1.1.1

OBTENCIN DE EVIDENCIA

Existen diversas alternativas en la preparacin de un tipo determinado de papel de

trabajo. Es conveniente estudiar la forma de la cdula u hoja de anlisis utilizada en
trabajos similares o en trabajos preparados por la unidad de auditora interna que se
elabora en la mediana empresa.
En algunos casos, la forma utilizada por otros auditores puede ser considerada
aplicable y en otras no. Regularmente debe utilizarse una hoja de trabajo para cada
cuenta sujeta a anlisis o comprobacin; sin embargo, hay ocasiones en que se
combinan adecuadamente; en ste caso de diseo de la gua, las hojas de trabajo
responden al ciclo de ingresos lo cual nos permite integrar la revisin o examen.

LOS PTS DEBEN SER PREPARADOS CON LA DEBIDA ATENCIN A LA

PLANEACIN Y LEGIBILIDAD; PUES LOS PAPELES DE TRABAJO DEBEN
SER COMPRENDIDOS FCILMENTE POR
OTRO AUDITOR O POR
PERSONAL, ES DECIR LOS PAPELES DEBEN HABLAR POR S SOLOS

196

Gua Metodolgica de Auditora Interna

A continuacin se detallan ciertas categoras generales que agrupan la evidencia en

Los papeles de trabajo, que son desarrollados durante la auditora entre ellas estn:

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

197

Gua Metodolgica de Auditora Interna

8.1.1.2

PREPARACIN DE PAPELES DE TRABAJO (PTS)

La preparacin de los papeles de trabajo en la mediana empresas debe estar a cargo

del personal con funcin de auditora interna quien es ms calificada para preparar
los legajos denominados:

1. Legajo Permanente
2. Legajo General o Administrativo
3. Legajo Corriente

Cada uno de ellos es elaborado con la finalidad de documentar y evidenciar las

pruebas de auditora realizadas, as como de mantener informacin confidencial y
legal en la mediana empresa en estudio.

sta informacin debe ser cuidadosamente conservada y detallada por medio de un

ndice en cada archivo el cual estar en manos del Auditor Interno, de tal manera
que puede evitar una innecesaria repeticin del trabajo durante exmenes
subsecuentes.

Con sta informacin debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser
planeados en forma ms eficiente, los nuevos auxiliares pueden obtener en
consecuencia una conveniente disposicin hacia las polticas y procedimientos
establecidos por la mediana empresa.

Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el
curso de cada trabajo, haciendo los cambios necesarios. Mientras que el archivo
Genera y Corriente son preparados anualmente por el auditor interno. (Detalle de
contenido de archivo permanente puede observarse en anexo No.17-17A).

198

Gua Metodolgica de Auditora Interna

8.1.1.3

NORMAS PARA LA PREPARACIN DE PTS

Los papeles de trabajo deben prepararse con debida atencin a la planeacin,

concepcin y legibilidad, con ttulos completos y explicacin en cuanto a la fuente,
deben dar una impresin de metodologa y orden del trabajo realizado.

Los PTS deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan
ser localizados y consultados fcilmente. A continuacin de detalla algunas normas
que se deben considerar en la preparacin de papeles de trabajo:

a)

Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre de

la empresa, una descripcin de la informacin presentada, el periodo
cubierto.

b)

Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier
informacin de valor suficiente para requerir su inclusin en los papeles de
trabajo, amerita una hoja completa sobre su ttulo descriptivo.

c)

Cada papel de trabajo debe contener el nombre o iniciales de la persona que

los prepar, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del
encargado del trabajo y el supervisor que los revis.

Los papeles de trabajo deben contener ndices que los relacionan con la hoja de
trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o funcin bsica, a
la cual se refieren todos los papeles de trabajo detallados.
(Un modelo de cedula de trabajo puede observarse en anexo No. 16)

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

199

Gua Metodolgica de Auditora Interna

8.1.1.4

MARCAS Y NOTAS DE PTS

Las marcas de auditora son utilizadas para enunciar la procedencia de la

informacin proporcionada, as como la evidencia de atributo verificado durante la
prueba; smbolos y significados ms comunes:
CDULA DE M ARCAS
S IG N IF IC A D O
O B T E N ID O D E L O S E S T A D O S F IN A N C IE R O S
O B T E N ID O D E L O S L IB R O S L E G A L IZ A D O S
O B T E N ID O D E L L IB R O A U X IL IA R
O B T E N ID O D E D O C U M E N T O S D E T E R C E R O S
O B T E N ID O D E L O S L IB R O S IV A
O B T E N ID O D E L C O M P R O B A N T E
O B T E N ID O D E L A S D E C L A R A C IO N E S
C O T E J A D O A L O S E S T A D O S F IN A N C IE R O S
C O T E J A D O A L L IB R O IV A
C O T E JAD O AL C O M P R O B AN T E
C O T E J A D O A D E C L A R A C IO N E S
C O N F IR M A D O F IS IC A M E N T E
S U M A D O V E R T IC A L
V E R IF IC A D O C A L C U L O
C O T E J A D O A L L IB R O A U X IL IA R
C O T E J A D O L IB R O L E G A L

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

S IM B O L O

200

Gua Metodolgica de Auditora Interna

Las notas de auditora son utilizadas para indicar alguna condicin o hallazgos
determinados durante la prueba; las notas son descritas con las letras minsculas
escritas con color rojo y cuando son notas explicativas son escritas con letras
maysculas escritas con color rojo.

NOTAS:

a) Inadecuada segregacin de funciones en el rea de cuentas por

cobrar
b) La empresa no cuenta con maquina protectora de cheques
c) Las conciliaciones bancarias no presentan evidencia de elaborado,
revisado y autorizado
d) Saldo segn libro de banco difiere del saldo contable
e) Las conciliaciones bancarias muestran partidas conciliatorias
f)
g)

No se han elaborado los estados financieros del periodo 2005

Las polticas y procedimientos de ventas e inventario no se
encuentran aprobadas por la administracin

h)

Existencia fsica de inventario no concilia con kardex

i)

Se determino diferencia faltante en arqueo de caja chica

j)

Saldo de reporte de ingresos no concilia con registros contables

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

201

Gua Metodolgica de Auditora Interna

NOTAS EXPLICATIVAS:

A)

De acuerdo a polticas de efectivo, nicamente se podrn realizar

por medio de caja pagos menos de $40.00

B)

Se ha establecido dentro de la poltica de inventario realizar la

toma de inventario fsico dos veces al ao

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

8.1.1.5

ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO (PTS)

Todas las medianas empresas, en el desarrollo de la actividad de auditora interna

deben preparar sus PTS por lo cual el siguiente grfico muestra el contenido y/o
informacin que deben contener los archivos de PTS de auditora interna en las
medianas empresas:

202

Gua Metodolgica de Auditora Interna

CONTENIDO DE LOS ARCHIVOS DE AUDITORA INTERNA

El archivo Permanente contendr;

Escritura

Organigrama

Lista de localidades de sucursales

Nombres de Directores, Funcionarios

y Empleado claves

Reglamento Interno de Trabajo

Leyes Especiales

Acuerdos de Actas

Contratos

Litigios

Declaraciones de Impuestos

Catalogo y Manual de Cuentas

Polticas y Procedimientos Contables

Plan y programas de Auditora

(Detalle de contenido de archivo
permanente vase en anexo 18-18A)

El Archivo General contendr:

9
Planeacin de Auditora
9
Informes de auditora Borradores
9
Informes de Auditora Finales
9
Cuestionario de control interno
9
Cdulas de hallazgos de auditora
9
Informacin legal
9
Seguimiento de recomendaciones
anteriores
9
Cronograma de actividades a
realizar
9
Estados financieros
(Detalle de contenido de archivo
general puede ser visto en anexo
19-19A)

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

El archivo Corriente Contendr:

Hojas de Trabajo de Activo, Pasivo

y Resultados
Cdulas Sumarias
Programas de Auditora de Ventas,
Inventarios, Cuentas por Cobrar y
Efectivo
Cdulas Analticas en las cuales se
detallen la muestra a examinar de
Venta, Inventario, Cuentas por
Cobrar y Efectivo
Cdula de Marcas
Cdula de Notas
Conclusiones
(Detalle de contenido de archivo
corriente puede observarse en
anexo 17-17A)

203

Gua Metodolgica de Auditora Interna

8.1.1.6

CIERRE DE PAPELES DE TRABAJO (PTS)

El cierre de los papeles de trabajo

es realizado

luego de haber finalizado las

pruebas de auditora en cada una de las reas que se encuentran interrelacionadas

en el ciclo de ingresos, para posteriormente realizar lo descrito a continuacin:

LOS
PTS
DEBEN
SER
ORDENADOS Y CLASIFICADOS
DE ACUERDO AL TIPO DE
ARCHIVO QUE CORRESPONDA
LOS
PAPELES
DE
TRABAJO
DEBEN
SER
ORDENADOS
CRONOLGICAMENTE
DE ACUERDO AL CICLO DE
INGRESOS
ENUMERAR ASCENDENTEMENTE
LAS CEDULAS DE TRABAJO
UTILIZADAS EN EL CICLO DE
INGRESOS

TODA REFERECIACION
DEBE
SER ESCRITA CON ROJO, AL
IGUAL QUE LOS CRUCES DE LAS
CEDULAS
DE
TRABAJO,
SIEMPRE DEBEN SER
DE
IZQUIERDA A DERECHA

REFENCIAR
LAS
CEDULAS
CONFORME AL NDICE QUE
CONTIENE CADA ARCHIVO, QUE
POR LO GENERAL SON LETRAS
MAYSCULAS DEL ABECEDARIO

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

204

8.2

Gua Metodolgica de Auditora Interna

CONCLUSIONES Y PRESENTACIN DE RESULTADOS

Las conclusiones sern preparadas luego de haber verificado los procedimientos

detallados en los

programas de auditora, haber determinado hallazgos o

deficiencias de auditora en cada rea del ciclo de ingresos,

as como haber

ordenado y referenciado los papeles de trabajo.

Se debern clasificar los hallazgos de mayor impacto en el ciclo de ingresos para

construir las recomendaciones, las cuales estarn plenamente fundamentadas con la
evidencia recopilada y analizada.
Los atributos de los hallazgos de auditora para la evaluacin del ciclo de ingresos
en las medianas empresas del sector comercio son:

TTULO

CONDICIN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIONES
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

205

Gua Metodolgica de Auditora Interna

TTULO

Es la parte inicial o encabezado de un hallazgo de auditoria, en la cual se presenta deficiencia

obtenida, luego de haber revisado las pruebas de control interno con el propsito de mostrar al
auditado especficamente el nombre del hallazgo.

CONDICIN

Es la situacin actual del hallazgo encontrada por el auditor con respecto a una operacin, actividad
o transaccin. La condicin refleja el grado en que los objetivos no se estn siendo logrados por
ejemplo:
1.

La de los inventarios no se hacen de acuerdo a lo establecido.

2.

Las ventas no se registran en la fecha efectuada.

3.

Existen polticas de cobros y estn documentas, pero no se siguen a

exactitud.

206

Gua Metodolgica de Auditora Interna

CRITERIO

Est dado por unidades de medida, indicadores y en general los parmetros que el auditor utiliza
para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que "el criterio" es "lo que debe de ser
segn el auditor", es decir la situacin ideal. O sea que son las metas que la entidad sta tratando de
lograr. Para todo ello se deben dar cumplimiento a lo siguiente:

1. Disposiciones generales de la entidad tales como: leyes, instrucciones en forma de

manuales objetivos, polticas de la empresa, normas y reglamentos.
2. Sentido comn
3. Experiencia del auditor es bien importante ya que de la evaluacin se llevar acabo
por l.
4. Opiniones independientes de expertos
5. Prcticas comerciales prudentes
6. Instrucciones verbales

207

Gua Metodolgica de Auditora Interna

CAUSA

Es la razn fundamental por la cual ocurri la condicin, o es el motivo por lo que no se cumpli el
criterio o norma, debido a ello pueden existir problemas por ese incumplimiento y esto se puede dar
por algunas de las siguientes razones:

1.

Falta de capacitacin

2.

falta de comunicacin

3.

falta de reconocimiento de los requisitos

4.

Negligencia o descuido

5.

Normas inadecuadas

6.

falta de un buen juicio

7.

falta de honestidad

8.

falta de supervisin adecuada

9.

falta de voluntad para cambiar

10.

auditora interna deficiente.

208

Gua Metodolgica de Auditora Interna

EFECTO

Es el resultado adverso real o potencial que resulta de la condicin encontrada. Normalmente nos
representa la prdida de dinero o las puestas por el fracaso en el logro de las metas. Se dice que el
efecto es sumamente importante para el auditor en el caso que quiere persuadir a la administracin
de que es necesario un cambio o una accin correctiva para alcanzar el criterio o meta, siempre y
cuando sea posible, el auditor debe expresar en su informe el efecto cuantificado en dinero u otra
unidad de medida algunos de los efectos pueden ser:
1. Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros.
2. Prdida de ingresos potenciales
3. Violacin de disposiciones generales
4. Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados)
5. Gastos indebidos
6. Informes poco tiles, pocos significativos o exactos
7. Desmoralizacin del personal.

Dichos efectos pueden afectar directamente al ciclo de ingresos en las medianas empresas, ya que
ste es de vital importancia para su evaluacin.

209

Gua Metodolgica de Auditora Interna

RECOMENDACIONES

El Auditor Interno debe estar en la capacidad de recomendar que o cuales acciones deben de
seguirse a efecto de que sean superadas las observaciones, tales recomendaciones deben ser
claras, precisas, tcnica y legalmente viables, para lo cual es necesario fijar una fecha de superacin
de tales observaciones.

SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES

Es la accin que debe realizar el Auditor Interno a efectos de cerrar el ciclo de los hallazgos, con el
seguimiento a las observaciones de auditora Interna, ste revisar en una fecha prudente, segn el
plan de auditora, que sus recomendaciones han sido efectivamente tomadas en cuenta a efectos de
que tales hallazgos hayan sido superados.

La unidad involucrada, debe en el caso de que tales observaciones no hayan sido superadas,
manifestar por escrito que o cuales razones han imposibilitado que las observaciones de auditora
interna no hayan sido superadas.

El auditor interno puede asumir una actitud ms crtica o puede apoyarse en la administracin
responsable de la empresa, a efectos de que ests observaciones se superen lo antes posible.

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

La presentacin de los resultados se har en los informes de acuerdo a la

determinacin de hallazgos segn los datos siguientes:

210

Gua Metodolgica de Auditora Interna

EVALUACIN DEL CICLO DE INGRESOS

MEDIANAS
EMPRESAS
SECTOR
COMERCIO

HALLAZGO DE AUDITORA

Ref. PTS __________ TTULO: ________________________________________________

_____________________________________________________
CONDICIN:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________

CRITERIO:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
EFECTO:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
CAUSA:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
RECOMENDACIN:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
SEGUIMIENTO:
_________________________________________________________________________________________

Preparado por: ____________fecha:_______________

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

211

Gua Metodolgica de Auditora Interna

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

212

Gua Metodolgica de Auditora Interna

9.1 Comunicacin de Resultados

9.1.1 Preliminares
9.1.2 Borradores
9.1.3 Informe final

9.2 Autorizacin de Informe y Remisin al

rea auditada

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

213

Gua Metodolgica de Auditora Interna

9.1

COMUNICACIN DE RESULTADOS

La comunicacin de los resultados del trabajo de auditora, en la evaluacin del ciclo

de ingresos se harn mediante el proceso de una auditora interna son los siguientes:

PRELIMINARES

RESULTADOS
DE
CARCTER URGENTE PARA
SU ATENCIN OPORTUNA.
CARTAS A LA GERENCIA.

BORRADORES

INFORMES PERIDICOS

INFORME FINAL

HERRAMIENTA
PARA
TOMA DE DECISIONES
EN
EL
CICLO
DE
INGRESOS.

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

214

Gua Metodolgica de Auditora Interna

9.1.1

PRELIMINARES

INFORME DE AUDITORA INTERNA.

RESULTADOS PRELIMINARES

Despus de haber realizado el examen exhaustivo de

auditora interna, deber realizarse un informe de
las deficiencias encontradas en el desarrollo de la
auditora, el cual deber contener : la condicin en
la cual se encuentra la deficiencia, el comentario que
se recibi por parte del personal encargado del rea
examinada, y la recomendacin hecha para su
correccin.
Los resultados preliminares pueden ser:
De carcter urgente para su atencin oportuna.
Cartas a la gerencia. (un modelo de carta de
gerencia puede observarse en

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

anexo 20)

215

Gua Metodolgica de Auditora Interna

9.1.2

BORRADORES

INFORME DE AUDITORA INTERNA

BORRADORES
Los informes borradores contendrn los resultados
obtenidos en el desarrollo de la auditora interna,
provenientes del informe preliminar, adicionando a
ellos, las correcciones sugeridas y analizadas
hechas por el personal encargado del ciclo de
ingresos, las cuales sern realizadas y presentadas
en los informes borradores, ste informe pasar a la
administracin para su revisin y aprobacin. (Un
formato de informe de borrador de auditoria interna
lo podemos observar en el anexo No 21)
Estos informes se pueden realizar de una forma
peridica,

en

funcin

precisas:
Mensual

ELABORADO POR: EQUIPO DE TESIS

de

hacer

correcciones