DOCUMENTACIN NECESARIA PARA EL RECIBO Y DESPACHO

COTIZACIN

Aquel documento o informacin que el departamento de compras usa en

una negociacin. Es un documento informativo que no genera registro
contable. Cotizacin es la accin y efecto de cotizar (poner precio a algo,
estimar a alguien o algo en relacin con un fin, pagar una cuota). El termino
suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de
los productos o servicios.

ORDEN DE PEDIDOS

El pedido es la orden de compra formal, dirigida a un proveedor en particular.

CIO maneja todos los detalles - el precio, IVA, cualquier descuento, forma de
pago, fecha de entrega requerida, etc. El pedido puede ser basado en una o
ms ordenes de requisicin. Una vez creado el pedido, CIO ya sabe esperar una
facturacin correspondiente, que puede ser controlado contra el valor del
pedido total, o contra el valor de los materiales realmente recibidos (cuando
hay entregas parciales por ejemplo).

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte

de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la
cantidad, el precio y fecha de entrega.

REMISIN (albarn)

La Nota de Remisin es aquel documento que se utiliza casi excluyente

mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia
de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deber
ser s o s firmado por el receptor de la mercanca hecho que dar constancia
que la mercadera ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las
condiciones convenidas.

FACTURA

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil

que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La
informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega
de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo,
adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes
posedos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotacin, o
bien para su transformacin o incorporacin al proceso productivo.

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y

legalmente segn el SII son de color amarillo, celeste y rosado.

LISTA DE EMPAQUE (PACKING LIST)

Es el documento en el cual los artculos embalados se encuentren detallados

por bultos, con la respectiva indicacin de las unidades contenidas en cada uno
y, su contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura
comercial y el conocimiento de embarque. El formato del formulario que
presentamos es un formato tpico, pudiendo, cada empresa tener su propio
formato.

REGISTRO TARJA

Las tarjas son documentos cuyo principal propsito es poder registrar el estado
de la carga en el instante en que esta es transferida desde o hacia la nave,
consolidada o desconsolidada, recepcionada o entregada en patio, o cuando
entra o sale de los recintos portuarios.

En este documento de tarja se deja constancia de los datos de identificacin,

origen, destino, nave que los transporta, nmero de viaje de sta y puerto en
que se realiza el registro.
Este proceso documental de tarja se realiza para verificar el estado en que la
carga llega al recinto portuario, tanto en el proceso de importacin o
exportacin, de acuerdo a los datos anotados en el puerto de embarque en
caso de descarga; en tanto que en el caso de embarque, este documento lo
completar el tarja del puerto de destino, en funcin de lo anotado por el tarja
del puerto de despacho.

El trabajador portuario, tarjador, es el encargado de emitir el documento de

tarja. Este funcionario debe ser claro y preciso en su registro.

REMESA (TRANSPORTE)

Documento donde se encuentran estipulados de acuerdo al Cdigo del

Comercio artculo 1010 referente a las especificaciones establecidas en el
contrato de transporte y las condiciones generales del mismo.
Este documento se expedir, por lo menos en dos ejemplares; uno de estos,
firmado por el transportador y deber ser entregado al destinatario.

KARDEX

El kardex es un documento comercial para tener control de la mercanca, tanto

la que entra como la que sale, Kardex es una hoja de trabajo, para control de
inventarios. Los sistemas mas utilizados son el permanente y el peridico, para
el permanente existe (comnmente) dos mtodos de evaluacion del mismo
que es el PEPS o UEPS, para el sistema periodico, significa que se lleva el
inventario por conteo fisico que se hacen periodicamente, puede ser cada mes,
dos meses, tres, seis, segn requerimiento de la empresa.

REQUISICIONES

La requisicin es un documento creado por funcionarios en la obra, solicitando

el suministro de materiales o equipos para la obra. El departamento o persona
responsable para compras recibe las requisiciones en su lista de requisiciones
pendientes y organiza las compras a los proveedores.

NOTA DBITO Y CRDITO

Las notas dbito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas
hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por
el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo
cuenta.

NOTA DBITO

Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor
de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters

por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el

incremento del saldo de una cuenta.

NOTA CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el

objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el
concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la
nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o
disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el
saldo de la respectiva cuenta

NOTA DE ABONO

Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que se

utiliza cuando es necesario realizar algn ajuste a la cantidad que una persona
ha pagado en una transaccin comercial. Estos ajustes pueden deberse a algn

error en la facturacin o una promocin realizada a algn cliente especial. La

nota de abono nicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura
correspondiente a la transaccin realizada. Otra de las causas por las que se
genera una nota de abono es cuando existe una devolucin total o parcial de
las mercancas amparadas en una factura. Contablemente la nota de abono se
registra en las cuentas de devoluciones y puede aplicarse una devolucin del
dinero, el cambio de mercanca por otra igual o la adquisicin de nueva
mercanca que ampare el monto establecido en la nota de abono. Mediante el
registro de este documento es posible justificar la no entrada de dinero en las
cuentas de banco.

ENTRADAS

Con la entrada, registramos la llegada de materiales al almacn. Entradas

pueden ser de diferentes tipos:
Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacn
para su uso posterior en la obra.
Llegada de materiales enviados desde otro almacn, o de un almacn central
de la empresa.

Llegada de materiales para consumo inmediato, como es el caso de concreto

por ejemplo, en cual caso CIO tiene una opcin especial para simplificar su
manejo.

En todo caso, con la entrada CIO automticamente ajusta la cantidad y valor

del stock del almacn, y afecta el balance de materiales pendientes por recibir
o pedir en el futuro.

SALIDAS O CONSUMOS DE OBRA

El ltimo documento es la salida del material del almacn. Normalmente esta

salida va a ser haca la obra en la forma de un consumo. En este caso, CIO va a
controlar exactamente donde se gasta el material (solo puede ser en
actividades aprobadas y hasta la cantidad permitida), y el valor. La valorizacin
de consumos puede ser con FIFO (el primero que entra es el primero que sale)

o utilizando un valor promedio ponderado (tomando un valor promedio de las

existencias en el almacn).
Cuando el material es entregado a un subcontratista (por ejemplo al
mampostero suministrando la mano de obra), se puede registrar este hecho
para luego producir reportes de materiales utilizados por cada subcontratista.

Tambin materiales pueden salir del almacn para entrega a otras obras - en
este caso CIO crea el documento de salida del almacn de origen, y la entrada
en el almacn destino en un solo proceso, transfiriendo el valor
correspondiente tambin. Esta capacidad puede ser extendida hasta el punto
de manejar un almacn centralizado donde se compra y guarda todos los
materiales que utiliza la empresa, para luego ser despachados a cada obra.