STUDI KASUS AUDIT GAJI

By badjoeadjie@gmail.com
LATAR BELAKANG
Dalam studi kasus ini anda berperan sebagai auditor intern yang sedang melakukan audit atas Sistem
Penggajian.
Dalam audit ini, Pemimpin Tim anda telah menyusun program audit yang harus anda laksanakan dalam
rangka menguji pengendalian pada sistem penggajian. Anda diminta untuk melaksanakan program audit
tersebut dan diharapkan dapat selesai dalam waktu satu jam.
Masing-masing pegawai memiliki tarif gaji kotor per bulan yang berbeda, tergantung kepada kontrak
kerja masing-masing pegawai. Nilai gaji setahun dan pembayaran bulanannya dicatat pada Daftar
Pegawai.
Sistem penggajian di kantor anda sudah menggunakan sistem komputer. Setiap bulannya Bagian Gaji
akan membuat suatu Daftar Gaji. Daftar Gaji tersebut memuat informasi mengenai nomor pegawai dan
kode unit kerja serta jumlah gaji kotor, pajak dan gaji bersih (setelah dikurangi pajak) untuk masingmasing pegawai. Daftar gaji tersebut kemudian diproses komputer untuk mencetak lembar cek secara
otomatis untuk setiap pegawai. Pembayaran gaji dilaksanakan pada tanggal 15 setiap bulannya. Audit ini
khusus untuk pembayaran gaji pada bulan September 2000.
Salah satu rekan satu tim anda telah memperoleh file-file yang berkaitan dengan persediaan dan telah
menyimpannya pada folder DATA, yaitu :
Table

Keterangan

Payroll

Daftar Gaji beserta nomor cek yang telah dicetak

Emp_Mast

Daftar Pegawai beserta data kepegawaiannya

Work_Depts

Daftar kode dan nama unit kerja

Keterangan Table Emp_Mast

EMPNO
PAY_PER_PE
SALARY
WORKDEPT

Employee Number
Gaji setiap bulannya
Gaji pertahun
Kode unit kerja

PETUNJUK KHUSUS
Untuk studi kasus ini anda diminta untuk membuat Microsoft Access file baru dengan nama
AuditPayroll dan menyalin data (Import Table) yang diperlukan ke dalam file baru tersebut.

Tujuan Audit
Untuk menguji pengedalian yang ada pada sistem penggajian.

Prosedur Audit
1. Lakukan pengujian pengendalian sebagai berikut serta terangkan hasil dari pengujian anda secara
lengkap:
1.

Uji apakah seluruh pegawai pada daftar pegawai sudah tercantum dalam daftar gaji.

2.

Uji apakah terdapat pegawai yang menerima cek gaji namun tidak terdapat pada daftar pegawai.

3.

Uji apakah jumlah gaji kotor untuk masing-masing pegawai sudah sesuai dengan kontrak
masing-masing pegawai.

4.

Uji apakah perhitungan jumlah gaji bersih untuk masing-masing pegawai sudah benar.

5.

Uji apakah terdapat pegawai yang menerima cek gaji lebih dari satu

6.

Uji apakah terdapat nomor cek yang ganda.

7. Uji apakah kode unit kerja pada daftar gaji telah sesuai dengan unit kerja
masing-masing pegawai.

STEP BY STEP GUIDE

Disini kita akan bicara mengenai relationship, dari tabel diatas dapat dilihat kalau tabel tersebut saling
berhubungan, misalnya table payroll dengan table Emp_Mast yaitu via field EMPNO, serta tabel
Emp_Mast & Payroll dng tabel workdept via field WORKDEPT.
Sebagai Awal kita buat dulu file AuditGaji.accdb, setelah itu kita pergunakan external data untuk
mengimport file dbase diatas. Caranya bisa dilihat di modul Meng-import dBase file

A. Uji apakah seluruh pegawai pada daftar pegawai sudah tercantum dalam daftar gaji.
Disini kita akan mencari tahu apakah terdapat pegawai yang ada di daftar pegawai (Emp_Mast) namun
di tabel daftar gaji (Payroll) tidak ada, jadi pegawai yang tidak menerima gaji
Step By Step
1. Buat query baru
2. Tambahkan tabel Payroll dan Emp_Mast
3. Buat relationship antara kedua tabel tsb dengan field kunci EMPNO, caranya klik Field EMPNO di table
Emp_Mast lalu drag dan drop di Field EMPNO di table Payroll

4. Akan muncul garis yang menghubungkan kedua field di tabel payroll dan Emp_Mast
5. Secara default garis tersebut bersifat INNER JOIN artinya dari kedua tabel tersebut hanya akan
ditampilkan record yang cocok/ada di kedua tabel tersebut saja
6. Jika kita ingin melihat apakah field EMPNO di tabel Emp_Mast ada pasangannya atau tidak di tabel
Payroll maka kita akan memakai OUTER JOIN karena disini kita tidak hanya memperoleh yang cocok
saja namun juga record yang tidak cocok
7. Kita klik kanan garis tersebut dan kita klik/pilih Join Properties

8. Akan muncul Join Properties dialog box, Kita pilih yang kedua, karena kita memburtuhkan semua
Employee dari daftar pegawai(Emp_Mast) dan mencari yang cocok ditabel Payroll, jika ada yang tidak
terdapat di tabel payroll maka akan diisi kosong/Null. Kita klik OK

9. Maka bentuk garis akan berubah

10. Kita isikan di bagian field dibawah, EMPNO,FIRST,LAST dari tabel Emp_Mast lalu field EMPNO dari
tabel Payroll, Trus isikan Is Null pada baris Criteria di kolom/field EMPNO yang terakhir (berasal
dari tabel Payroll)

11. Ini Hasilnya

12. Kesimpulan: terdapat 1 record/ 1 pegawai yang namanya tidak ada di daftar gaji/ tidak menerima
gaji
B. Uji apakah terdapat pegawai yang menerima cek gaji namun tidak terdapat pada daftar
pegawai.
Ini sama seperti kasus no. A, cuman kebalikan yaitu kita cari pegawai yang ada di daftar gaji namun di
daftar pegawai tidak tercatat/ Pegawai illegal
Step by Step:
1. Buat query baru
2. Tambahkan tabel Payroll dan Emp_Mast
3. Buat relationship antara kedua tabel tsb dengan field kunci EMPNO, caranya klik Field EMPNO di table
Emp_Mast lalu drag dan drop di Field EMPNO di table Payroll

4. Akan muncul garis yang menghubungkan kedua field di tabel payroll dan Emp_Mast
5. Secara default garis tersebut bersifat INNER JOIN artinya dari kedua tabel tersebut hanya akan
ditampilkan record yang cocok/ada di kedua tabel tersebut saja
6. Jika kita ingin melihat apakah field EMPNO di tabel Payroll ada pasangannya atau tidak di tabel
Emp_Mast maka kita akan memakai OUTER JOIN karena disini kita tidak hanya memperoleh yang
cocok saja namun juga record yang tidak cocok
7. Kita klik kanan garis tersebut dan kita klik/pilih Join Properties

8. Akan muncul Join Properties dialog box, Kita pilih yang Ketiga, karena kita memburtuhkan semua
Employee dari daftar Gaji(Payroll) dan mencari yang cocok ditabel Emp_Mast, jika ada yang tidak
terdapat di tabel Emp_Mast maka akan diisi kosong/Null. Kita klik OK

9.

Kita isikan di bagian field dibawah, field EMPNO dari tabel Payroll lalu EMPNO dari tabel Emp_Mast,
Trus isikan Is Null pada baris Criteria di kolom/field EMPNO yang terakhir (berasal dari tabel
Emp_Mast)

10. Save query sebagai qry02_PayrollNoExist

11. Ini Hasilnya

12. Kesimpulan: Terdapat dua employee yang tidak terdaftar di daftar pegawai, bisa illegal/ salah ketik
C. Uji apakah jumlah gaji kotor untuk masing-masing pegawai sudah sesuai dengan kontrak
masing-masing pegawai.
Kita bandingkan Gaji kotor (GROSS_PAY) yang ada di payroll dengan Gaji kotor di tabel Emp_Mast
(PAY_PER_PE), sebelumnya kita hubungkan dulu kedua tabel tersebut dengan field kunci EMPNO
Step by Step:
1. Buat query baru
2. Tambahkan tabel Payroll dan Emp_Mast
3. Buat relationship antara kedua tabel tsb dengan field kunci EMPNO, caranya klik Field EMPNO di table
Payroll lalu drag dan drop di Field EMPNO di table Emp_Mast

4. Akan muncul garis yang menghubungkan kedua field di tabel payroll dan Emp_Mast
5. Secara default garis tersebut bersifat INNER JOIN artinya dari kedua tabel tersebut hanya akan
ditampilkan record yang cocok/ada di kedua tabel tersebut saja
6. Jika kita ingin melihat apakah field EMPNO di tabel Payroll ada pasangannya atau tidak di tabel
Emp_Mast maka kita akan memakai OUTER JOIN karena disini kita tidak hanya memperoleh yang
cocok saja namun juga record yang tidak cocok
7. Kita klik kanan garis tersebut dan kita klik/pilih Join Properties

8. Akan muncul Join Properties dialog box, Kita pilih yang Ketiga, karena kita memburtuhkan semua
Employee dari daftar Gaji(Payroll) dan mencari yang cocok ditabel Emp_Mast, jika ada yang tidak
terdapat di tabel Emp_Mast maka akan diisi kosong/Null. Kita klik OK

9. Kita isikan di bagian field dibawah, field EMPNO, GROSS_PAY dari tabel Payroll lalu PAY_PER_PE dari
tabel Emp_Mast, Trus isikan <>[EMP_MAST]![PAY_PER_PE] pada baris Criteria di kolom/field
GROSS_PAY

10. Ini hasilnya

11. Kesimpulan: terdapat 2 pegawai yang tidak sama gaji kotornya dng daftar pegawai

D. Uji apakah perhitungan jumlah gaji bersih untuk masing-masing pegawai sudah benar.
Gaji bersih adalah Gaji kotor setelah dikurangi pajak, disini kita akan melihat apakah field gaji bersih
di tabel payroll (NET_PAY) sudah sama dengan GROSS_PAY dikurangi TAX_AMOUNT
Step by Step:
1. Buat query baru
2. Tambahkan tabel Payroll
3. Tambahkan ke baris field EMPNO, GROSS_PAY, TAX_AMOUNT, NET_PAY, NET_PAY_RIGHT
4. Bikin satu kolom/field baru isi di baris field NET_PAY_RIGHT: [PAYROLL]![GROSS_PAY] [PAYROLL]![TAX_AMOUNT]
5. Ketik di bagian kriteria pada field yang baru diatas, <>[PAYROLL]![NET_PAY]

Ini Hasilnya

6. Kesimpulan: Terdapat 25 record/ pegawai yang perhitungannya berbeda/ salah

7. Kalo kita lihat lagi ternyata yang salah tersebut kelihatannya sama, tapi kenapa bisa dianggap
berbeda oleh access, Kita coba bikin satu field lagi untuk melihat selisihnya
8. Kolom baru tadi belum bisa dipakai dalam perhitungan selama query belum disave, maka kita save
dulu querynya sebagai qry04_NET_PAY_RIGHT
9. Kita buat satu field baru, kita ketik di bagian field Selisih: [NET_PAY]-[NET_PAY_RIGHT]
10. Ini Hasilnya

Ternyata selisihnya sangat kecil sekali (gak material) hal ini mungkin karena pengaruh import dari file
dBase ke Access (mungkin berbeda type datanya)
Untuk menghilangkan selisih ini kita bisa memakai fungsi round dengan presisi 2 desimal dibelakang
koma
11. Maka rumusnya kita ganti menjadi NET_PAY_RIGHT: Round([PAYROLL]![GROSS_PAY] -

[PAYROLL]![TAX_AMOUNT],2) di field NET_PAY_RIGHT

12. Ini hasil terakhir

13. Kesimpulan terakhir: Tidak ada gaji bersih yang salah hitung

E. Uji apakah terdapat pegawai yang menerima cek gaji lebih dari satu
Kita cek apakah ada pegawai yang menerima cek lebih dari satu, artinya kita klasifikasikan / groupkan tabel Payroll sesuai EMPNO jika ada 2 kali record atas EMPNO yang sama berarti pegawai tersebut
dibayar 2 kali
Step by Step:
1. Buat query baru
2. Tambahkan tabel Payroll
3. Masukkan/ ketik EMPNO, dan CHEQUE_NO
4. Pilih tombol Total di ribbon Design

5. Pilih Group by di baris total untuk field EMPNO dan Count pada baris total untuk field CHEQUE_NO
6. Ketik >1 pada baris Criteria pada field CHEQUE_NO

7. Ini Hasilnya

8. Kesimpulan : ada 1 pegawai yang menerima gaji dobel, cuman kita nggak tahu nomor ceknya karena
query ini cuman bisa menerangkan yang double pagawai mana, untuk tahunya kita bisa bikin satu
query lagi dengan memasukkan 000320 (dengan tanda kutip ganda, karena EMPNO bertype text)
ke bagian criteria dari field EMPNO, diikuti dengan Field lain misalnya CHEQUE_NO dan WORKDEP
misalnya. Jadi diperlukan 2 query untuk masalah ini
9. Jika kita ingin menyelesaikan dengan satu query maka kita hanya bisa membuat dng SQL yang cukup
kompleks, untunglah Microsoft telah membuatkan wizardnya dalam bentuk step by step secara visual
10. Caranya : Ikuti visualisasi dibawah

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.
18. Ini querynya kalo mo tahu

Lumayan ruwet kan?

F. Uji apakah terdapat nomor cek yang ganda.

Kita gunakan Find duplicate wizard
Step by Step
1. Langsung saja, kita pakai cara2 seperti diatas

2.
3. Ini hasilnya

4.
5. Kesimpulan : Tidak ada no Cek yang double

G. Uji apakah kode unit kerja pada daftar gaji telah sesuai dengan unit kerja
masing-masing pegawai.
Disini kita akan membandingkan field WORKDEPT pada tabel payroll dengan WORKDEPT pada tabel
Emp_Mast
Step by Step:
1. Buat query baru
2. Tambahkan tabel Payroll dan Emp_Mast
3. Buat relationship antara kedua tabel tsb dengan field kunci EMPNO, caranya klik Field EMPNO di table
Emp_Mast lalu drag dan drop di Field EMPNO di table Payroll

4. Akan muncul garis yang menghubungkan kedua field di tabel payroll dan Emp_Mast
5. Secara default garis tersebut bersifat INNER JOIN artinya dari kedua tabel tersebut hanya akan

ditampilkan record yang cocok/ada di kedua tabel tersebut saja

6. Jika kita ingin melihat apakah field EMPNO di tabel Payroll ada pasangannya atau tidak di tabel
Emp_Mast maka kita akan memakai OUTER JOIN karena disini kita tidak hanya memperoleh yang
cocok saja namun juga record yang tidak cocok
7. Kita klik kanan garis tersebut dan kita klik/pilih Join Properties

8. Akan muncul Join Properties dialog box, Kita pilih yang Ketiga, karena kita memburtuhkan semua
Employee dari daftar Gaji(Payroll) dan mencari yang cocok ditabel Emp_Mast, jika ada yang tidak
terdapat di tabel Emp_Mast maka akan diisi kosong/Null. Kita klik OK

9.

Kita isikan di bagian field dibawah, field WORKDEPT dari tabel Payroll lalu WORKDEPT dari tabel
Emp_Mast, Trus isikan <> pada baris Criteria di kolom/field EMPNO yang terakhir (berasal dari
tabel Emp_Mast)

10. Ini hasilnya

11. Kesimpulan :Terdapat satu pegawai yang tidak cocok dept-nya