Mdulo III

COMO PRIORIZAR ASSUNTOS

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MDULO III

Administrao de tempo no uma tcnica, mas sim um

comportamento.
No existe nenhuma tcnica milagrosa ou mgica ou
agenda eletrnica que resolva o problema da m administrao
do tempo. Administrar tempo comportamento, a atitude
assertiva diante de uma tarefa.
O tempo um recurso constante no nosso dia-a-dia. O
tamanho de uma hora ou de um minuto o mesmo, esteja
voc em uma reunio de trabalho ou jogando uma partida de
baralho. Os nossos dias sempre tm vinte e quatro horas e
neste espao de tempo voc tem que se dedicar, alm do
trabalho, ao lazer, famlia, sua sade, ao seu
desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso.

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Saiba a diferena entre urgncia, importncia e prioridade.

Um dos grandes problemas que as pessoas percebem
na administrao do tempo no saber diferenciar estes trs
elementos, que so totalmente diferentes entre si. Urgncia
est ligado ao tempo, ao prazo de execuo e de incio da
tarefa.
As tarefas mais prioritrias so aquelas que no so
urgentes e so importantes, as chamadas prioridade "1".
Prioridade "2" so as tarefas urgentes e importantes e a
prioridade "3" corresponde s tarefas urgentes e no
importantes.

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Quer dizer que as coisas mais prioritrias so aquelas

que, embora importantes, no so urgentes? Exatamente.
Se partirmos do princpio (como o senso comum faz) de
que uma tarefa de prioridade "1" deve ser logo executada,
estamos julgando-a simplesmente pelo critrio de urgncia.

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Prioridade uma combinao de urgncia e

importncia. As tarefas que devemos executar antes das outras
so as de prioridades "2" e "3" (de alta urgncia), pois h o
limite do tempo. As tarefas de prioridade "1" devem ser
executadas depois, quando a mente estiver mais livre das
"tarefas incendirias". Por isto que a chamamos de
prioridade "1".
As tarefas de prioridade "1" so aquelas importantes
para ns e temos um tempo muito mais generoso e suficiente
para que possamos planejar, criar, gerar relacionamentos,
aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de
sucesso. No seria bom se todas as nossas tarefas fossem
assim no dia a dia? Claro que sim, por isto que estas tarefas
tm a maior prioridade em nossas vidas.

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Saiba dizer "no.

Executamos muitas tarefas no nosso dia a dia,
principalmente aquelas que no tm urgncia e nem
importncia, a famosa prioridade "4", que se no as
fizssemos, no faria a mnima diferena.
Mas, muitas vezes, continuamos a faz-las por no
saber dizer "no", seja para o nosso interlocutor, seja para ns
mesmos.
Temos que entender que isto s prejudica a
administrao de nosso tempo e temos que ter coragem para
negar estas coisas "alienantes", dizendo "no" da melhor
forma possvel, no criando nenhum choque de
relacionamento, mas com convico, coerncia e com a
argumentao certa.
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ORDEM

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Ordem significa organizao com critrio de

seletividade das aes, documentos ou hierarquia, como
tambm implica no estabelecimento de datas, horrios e
envolvidos para determinada ao.

A organizao tem uma estreita ligao com a ordem,

porque quando o colaborador ou gestor de uma empresa
mantm em ordem seus documentos e recursos de trabalho,
ele est organizado em seu trabalho.

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A ordem tambm pode ser evidenciada na organizao

dos registros de trabalho, os quais respeitam a data, horrio,
local, envolvidos, pauta e resultados, ou cronogramas de
ao/atividades.
Ter a ordem dos assuntos a tratar uma forma de
organizao do trabalho com ganho de tempo.

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Contudo, a ordem exige tambm que o colaborador

ou gestor saiba de imediato onde esto cada elemento ou
recurso de seu trabalho. Em outras palavras, de nada adianta
voc ter as pastas de documentos organizadas, se no sabe
aonde as guardou. De nada adianta ter arquivos em pastas no
computador, se quando lhe pede no sabe em qual pasta foi
arquivado.
Desse modo, tenha registros que tenham alguma
caracterstica importante alm do nome. Por exemplo: a pasta
de pagamentos de contas alm de estar identificada da cor
verde, enquanto a de relatrio de visita tcnica, tambm
identificada, da cor azul. Lembrando que a nossa memria
precisa alm de signos (linguagem escrita) tambm precisa de
caractersticas que com que voc a encontre de modo mais
rpido.
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QUANTO TEMPO PARA CADA ATIVIDADE?

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O tempo no para de maneira que voc tenha espao

entre uma atividade e outra. Ao contrrio, o relgio trabalha
contra voc. Determinar tempo para as atividades pode
ajudar voc ganhar tempo.
Evidentemente, que esse tempo no pode ser
cronometrado, pois assim o desgaste ainda maior, porque
sobre presso ningum trabalha com foco no resultado, e pior,
a qualidade da tarefa pode deixar a desejar.
Ento, preciso organizar-se para que cada tarefa seja
executada em tempo hbil? Mas, como, se no ser
cronometrada?

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Como j foi dito, preciso separar a prioridade, do

urgente e do importante, o que significa que o tempo da
execuo das tarefas pode ser administrado tendo como
mensurador as etapas que tal atividade exige.
Por exemplo, se o colaborador tem como tarefa postar
um curso na plataforma da Empresa, para que este seja
disponibilizado ao pblico externo para estudo distncia
nela est implcita vrias etapas.
Primeiramente, este curso deve estar totalmente
elaborado. Aps preciso dividi-lo em mdulos e cada um
desses mdulos deve estar seguido de uma avaliao da
aprendizagem do aluno ento, se o curso tem cinco mdulos
ele precisar ter cinco avaliaes prontas tambm. Estes
arquivos devem ser gravados em PDF para garantir que no
sero alterados.
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Nesse caso, preciso ter uma pasta especfica no

computador para que no se perca entre os demais arquivos j
existentes. Aps preciso ir plataforma e atender todas as
exigncias do sistema, para que a postagem seja possvel.
Em seguida, cada parte do arquivo ser postada
separadamente, at que se forme o que se chama de sala
virtual ou ambiente de aprendizagem local que o aluno a
distncia vai entrar para pode fazer o seu estudo.
Nesse exemplo, h tarefas que no foram descritas
nele, porque se trata de etapas fixas de operacionalizao, o
que nos d em mdia de 2 a 3 horas de trabalho; com alguma
prtica do colaborador, esse tempo pode ser reduzido para 2
horas, mas lembramos de que nesse momento ele no est
atendendo telefone, no est respondendo a e-mails, no est
em reunio, enfim, ele apenas se dedica a isso por 2 horas do
contrrio este tempo dobra.
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Voc j analisou quantas etapas compe as suas

atividades e qual o tempo aproximado que gasta com cada
uma? muito interessante verificar, pois assim passa a ter um
controle maior de seu tempo sobre cada uma por meio de suas
etapas.

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PLANEJAMENTO

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Planejamento essencial quando o nmero de tarefas

dirias de trabalho excede o tempo que tem determinado para
finaliz-las. Em outras palavras, preciso planejar as tarefas
que exigem execuo em curto e longo prazo.
H um ditado popular que diz que no se deixa para
amanh o que se pode fazer hoje. Contudo, nem tudo
urgente e nem tudo prioridade.
Numa empresa, em que a organizao fundamental,
as tarefas possuem data para sua entrega, tendo-se assim
como o colaborador se organizar para sua execuo.
Outras tarefas surgem medida da urgncia, ou seja,
reunies extraoficiais, solicitaes da gesto mediante uma
demanda urgente advinda de outro setor ou alta gesto ou
outras situaes que requer do colaborador respostas
imediatas.

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Nesse caso, tenha em mos as anotaes mais

importantes, independente da finalizao da tarefa, pois o que
importa que a tarefa est em processo e, tornando-se
imediata, defina para a gesto a data para sua finalizao.
Mas, no apenas esta tarefa emergencial que est
em foco, todas as demais continuam na pauta. Por isso a
necessidade de voc fazer um planejamento sistemtico, no
qual descrever cada tarefa. Lembre-se o importante no dar
conta no mesmo dia de tudo, pois o foco est no resultado da
tarefa e no na sua execuo.
Como fazer esse planejamento? De que precisa?

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Voc pode determinar o dia e a hora que far o

planejamento, mas sugere-se que voc o faa na sexta-feira,
algumas horas antes de finalizar o expediente, pois assim
poder revisar o que conseguiu fazer/executar na semana que
passou e se organizar para semana que ir comear.
Veja: voc no est deixando de trabalhar, ao
contrrio, voc est organizando o seu trabalho afinal h
outra condio para atingir o ganho de tempo e a qualidade de
seu trabalho?

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Tudo de que precisa uma agenda atualizada,

anotando a cada dia o que dever ser executado; revise seus emails para verificar se h reunies marcadas, qual o dia,
horrio, local e pauta a discutir nesse caso, j separe as
anotaes a respeito, deixe os arquivos organizados sobre o
assunto, arrume a pasta do assunto a tratar, pesquise mais;
verifique tambm se respondeu a todos os e-mails com as
cpias aos envolvidos e, se o assunto tratado no e-mail de
muita importncia, anote na sua agenda quando o respondeu e
a quem.
Retome suas pastas e veja se os documentos esto em
ordem de atendimento, descrevendo na agenda as datas para
sua finalizao.

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Caso tenha que efetuar ligaes telefnicas, verifique

se j est com os nmeros para ligar; independente de j t-los
em agenda prpria, anote-os novamente na data que ter que
far a ligao, seguido do assunto, o nome com que vai fazer o
contato e o horrio da ligao; ao finalizar a ligao escreva
ok na frente para certificar-se de que a fez e, se no
conseguir fazer o contato naquele instante, escreva ligar
novamente.
Esta uma forma de ficar registrada a sua ligao.

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Conforme o assunto da ligao solicite ou elabore um

e-mail de confirmao/resposta do assunto, pois toda
comunicao tem interferncias internas e externas podendo a
mensagem ser distorcida e, mediante tantas outras tarefas,
voc pode esquecer parte ou toda a conversa que fez ao
telefone. Ento, solicite ou elabore e-mail de confirmao do
assunto tratado ao telefone.
Caso esse assunto esteja norteado por documentos,
requeira ou envie a cpia dos mesmos, confirmando as
tratativas.
Uma vez que tudo estiver descrito em agenda,
dificilmente ficar uma tarefa sem ser atendida e voc far o
monitoramento dirio, pois tambm no adianta nada escrever
tudo na agenda e coloc-la na gaveta no a consultando
diariamente.

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Desse modo, a agenda deve ficar ao lado de seu

computador, preferencialmente, aberta e na data
correspondente ao seu dia de trabalho.
Alguns colaboradores e, at mesmo gestores, tem o
hbito de usar postiches grudados no monitor com as tarefas a
fazer, nmeros telefnicos a ligar, avisos, etc. Isso ajuda de
imediato, porm corre-se riscos, pois que registro fica aps o
atendimento daquela tarefa, j que o postiche vai para o lixo?
Quem poder garantir que a fez? E se o postiche desprenderse e cair no cho, voc interpretar como atendido ou
perdido? Como saber? Olha o retrabalho a!

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Tambm h colaboradores e, at gestores, que usam

da agenda virtual, ou seja, os programas que armazenam as
informaes que voc deseja em forma de agenda no
computador.
Mas, imprevistos ocorrem e, agenda de um
computador no pode te acompanhar o tempo todo. Se a
mquina bifar como saber se os arquivos ficaro nela? E,
caso, fique sem energia ficar sem trabalhar?
Com a agenda em mos pelo menos, pode adiantar
tarefas operacionais que no dependem do computador.

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DELEGAO

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A delegao de tarefas uma forma de diviso do

trabalho. Nesse sentido, no vamos adentrar aos temas de
liderana, tipos de gesto ou outros aspectos que na verdade
dizem respeito metodologia ou formato de como essa
delegao feita.
O que nos interessa por em pauta a importncia de
saber delegar tarefas de um modo que:
As tarefas entrem simultaneamente em processo de
execuo.
Amenizar as tenses que pesam sobre um nico
colaborador na execuo de todas as tarefas.
Fazer com que todos os processos sejam atendidos
com menos tempo e desgastes para toda a equipe.

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Dependendo da gesto e da equipe, bem como, do

clima organizacional (das relaes pessoais e interpessoais
estabelecidas no ambiente da empresa), a delegao de tarefas
um bom meio de se ganhar tempo. Depende da gesto,
quanto ao modo como ela se dirige aos seus colaboradores, e
depende da equipe quanto cada um que a compe d
importncia ao trabalho e aos objetivos da empresa.
Havendo boas relaes entre todos, as tarefas
delegadas pelo gestor, tornam-se contribuio recproca do
contrrio a produtividade de todos est sempre prejudicada
porque todos vo fazer tudo ao mesmo tempo, o que significa
no terminar nada.

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A delegao de tarefas significa organizar a equipe para

que cada coisa seja feita de modo organizado, tendo-se
comeo, meio e fim de cada tarefa. Porm, trabalho nunca
acaba, pois quando uma tarefa finalizada h outras para
execuo e em toda empresa assim.
como, por exemplo, as tarefas de uma dona de casa,
as tarefas domsticas um contnuo, porque todos os dias
pessoas da famlia comem, bebem e dormem e para cada uma
dessas aes preciso uma srie interminvel de tarefas dirias
no trabalho em uma empresa a mesma coisa.

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EM QUE USAR O TEMPO GANHO?

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O tempo ganho pode ser utilizado para vrias outras

atividades, das quais voc sempre diz no ter tempo para fazlas.
Voc pode gastar o tempo ganho fazendo uma
atividade fsica, praticando algum esporte, visitar os amigos,
voltar a estudar ou simplesmente ler um livro; ir ao cinema ou
ao shopping; praticar algum robe de seu gosto.
Talvez, algumas dessas atividades voc j pratica mas
preocupado com o tempo que curto demais porque h
trabalho lhe esperando, porque h tarefas na sua mesa que
precisam ser finalizadas? Ento, no melhor dar conta das
tarefas e depois gastar o tempo livre com outras tarefas que
podem lhe desestressar como um todo?

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Como j falado anteriormente, trabalho no acaba,

mas quando se est organizado, h um relaxamento da mente
e do corpo, pois voc j sabe o que acabou e o que tem a
frente para iniciar.
Ganhar e poder gastar o tempo so opes que voc
faz. Pois, sabendo que ganhou tempo finalizando suas tarefas,
poder enviar mensagens pelo seu celular aos amigos, poder
tambm tomar o cafezinho no intervalo do trabalho sem
temer o que ainda est na sua mesa para executar e, no
correr o risco de ser cobrado pela gesto porque ainda no a
fez.
Sem dvida, preciso de tempo para aliviar as
tenses, porm, como relaxar no ambiente de trabalho,
quando suas tarefas esto sempre para findar, mas no se
findam?

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A gesto no precisa se incomodar com a quantidade

de vezes que voc vai copa tomar caf, nem quantas vezes
voc levanta de sua mesa para conversar com outro colega,
basta para ela se sua produtividade mantm um nvel sempre
alto de ateno e organizao com suas tarefas.
Se elas esto em dia, seu tempo voc pode gastar
como quiser, mas no pode haver pendncia alguma, do
contrrio voc no est ganhando tempo, mas jogando fora de
maneira irresponsvel, digno de uma advertncia ou mesmo
demisso.

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Um dos vcios do mundo corporativo que voc deve

evitar em sua empresa o excesso de reunies. Fazer reunies
necessrio no mundo dos negcios, pois so encontros
organizados com o intuito de se discutir assuntos com pessoas
envolvidas em determinado processo e tomar decises.
O problema ocorre quando as reunies so feitas para
discutir todo e qualquer assunto e no tem um objetivo claro a
ser atingido. Isso leva perda de tempo de todos, burocracia
em excesso e a descrena nos resultados da reunio.
Normalmente as reunies so de at uma hora, tm
um prembulo, depois o tpico principal discutido e os
participantes discorrem sobre o tema com suas opinies, at
se chegar a uma concluso.

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COMO FAZER REUNIES CRIATIVAS

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Reunies produtivas podem ser feitas at em 30

minutos ou menos, mas para isso todos os envolvidos devem
ser objetivos e no buscar um motivo para tratar de outros
assuntos alheios ao tpico da reunio.
As reunies se tornam produtivas quando algumas
premissas so seguidas, procure aplicar alguns dos oito
princpios aqui apresentados e tire suas prprias concluses.
S convoque uma reunio quando totalmente
indispensvel.
Defina um horrio para o incio e o fim da reunio.
Estabelea os objetivos e o que se buscar de resultado ao
final.
Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto.
Coloque s as pessoas s quais o assunto interessa.
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Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a

agenda do que ser discutido na reunio e o papel de cada
participante.
Evite reunies com mais de seis pessoas ou se limite a uma
equipe. O processo se tornar moroso e a reunio passar
a ser mais uma plenria e no um ambiente para tomada
de decises objetivas.
No castigue os pontuais, premiando os atrasados.
Designe um participante para secretariar a reunio.
Se voc props a reunio, assuma a liderana do encontro
e no permita conversas paralelas ou desvio de foco, ou
seja, mantenha o rumo da discusso.
Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e
demais aparelhos de comunicao para ficarem atentos
reunio.
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Ao final da reunio, faa um resumo das decises tomadas

ou solicite a algum para faz-lo.
Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie
a todos os participantes, com as principais decises
tomadas na reunio e os prximos passos, prazos,
responsveis etc.
Sintetize as concluses.
Faa o acompanhamento de todas as decises tomadas.

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