FACULTAD DE INGENIERA

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

ENSAYO

Desarrollo de sistema de compra y venta aplicada a la empresa de servicios

Hamter S.R.L.

Autora:
Reyna Cama, Sandy Carolina

Lima - Per
2016

Tabla de contenido
I. Introduccin................................................................................................. 3
II. Argumentacin........................................................................................... 3
2.1. Sistemas de ventas y compras.............................................................5
2.2. Diseo y desarrollo................................................................................. 8
2.3. Implementacin..................................................................................... 10
III. Conclusiones............................................................................................ 12
IV. Referencias Bibliogrficas.....................................................................13

I. Introduccin
Es bien sabido que para una empresa que

brinda servicios a otras

entidades, el rea de ventas es tan importante como el rea de compras, esto

debido a que es gracias a un eficiente sistema de gestin de transacciones
que la empresa puede saber a ciencia cierta el porcentaje de ganancia que
est percibiendo de los productos comprados y el valor monetario al brindar
sus servicios; todo esto sin dejar de lado el servicio de post-venta que la
organizacin debe siempre considerar como un adicional para sus clientes.
Es muy poco frecuente tener como proveedores a organizaciones en
desarrollo, contra las cuales vale poco la evaluacin y le dan ms importancia
a la conviccin o la diplomacia, ya que somos "prisioneros" de nuestros
proveedores y es que un sistema de compras la evaluacin sirve para obtener
mejores cotizaciones frente a las herramientas de acuerdo a los proveedores,
as como seleccionar aquellos que cumplen los estndares de calidad y
descartar aquellos que son declarados "no aptos".
El inters de realizar este ensayo surge a raz de la preocupacin por
conocer qu tanto una empresa puede llegar a perder debido a un ineficiente
sistema de ventas como una mala cotizacin y seleccin de proveedores
respecto al sistema de compras, ya que este sistema debe estar apoyado en
una base de datos adecuada y sometida a constante actualizacin. Se
comprende que en todo sistema se pueden detectar productos de alta,
mediana, baja y cero rotaciones, esto debido que el apoyo del sector
administrativo es fundamental para llevar un adecuado control de todo lo que
se tiene a disposicin para poder ser eficiente.
Como objetivo principal se busca desarrollar una aplicacin para la
gestin de ventas y compras, que tenga su base de datos actualizada respecto
a las herramientas que compran de distintos proveedores gracias al apoyo del
sector administrativo y de esta manera, se pueda asegurar la exactitud de los
reportes y validaciones que se puedan obtener.
Con la finalidad de realizar una investigacin lo ms exacta posible, este
ensayo se presentar, a travs de una estructura flexible, los cuales
comprendern la argumentacin, donde se plasmar la situacin actual de la
misma, el anlisis de diseo del sistema, el desarrollo, las conclusiones

seguido de las referencias bibliogrficas que han sustentado y ayudado ante

este estudio.
Es importante para toda empresa conocer cules de los productos son los
que tienen una salida regular, para tener en cuenta la posibilidad de mantener
un control constante de los mismos, de esta manera se podran concretar
transacciones rpidas al no tener el tiempo por el aumento de requerimientos
de sus servicios por distintas entidades.
Teniendo en cuenta esta premisa, se deben generar planes estratgicos
en relacin a las reas involucradas, esto siempre teniendo en cuenta la idea
de mantenerse como una organizacin competitiva, eficiente y abierta a los
cambios que ayuden a optimizar los distintos procesos que son parte de su
accionar, ya que es vital para el buen funcionamiento del rea de ventas y
compras conocer a profundidad qu herramientas son los que pueden
proporcionar y a qu clientes, as como la capacidad de proveer materiales con
caractersticas especiales.
Es as, que de la empresa Hamter S.R.L. podemos determinar que es una
empresa en desarrollo, que ha manifestado un crecimiento enorme desde su
creacin. Este crecimiento no esperado ha generado que sea vctima del
desorden en la gran mayora de sus procesos, situacin que debe ser revertida
lo antes posible, puesto que la empresa se encuentra con ganancias por sus
servicios brindados, pero sus cotizaciones son aparentemente inestables e
inexactas, es as que, con la ayuda del desarrollo de la aplicacin, la empresa
se transformar eficiente y automatizada.

II. Argumentacin
2.1. Sistemas de ventas y compras
La tecnologa encargada de que el intercambio se ejecuta de forma
equitativa y predecible se distingue como procesamiento de transacciones. Las
transacciones aseguran que los requerimientos orientados a datos no se
restauren de forma permanente, excepto cuando todas las operaciones de la
unidad transaccional se concluyan de manera adecuada. Esto corresponde al
conjunto de operaciones conectadas en una unidad que se cumple de forma
satisfactoria o errada, se puede reducir la restauracin de errores y brindar a la
aplicacin

una

transacciones

mayor

estn

confianza.

integrados

Los sistemas de

procesamiento

por hardware y software que

instala

de
una

aplicacin orientada a transacciones que genera las transacciones frecuentes

esenciales para ejecutar operaciones comerciales. Entre los ejemplos se
aaden sistemas que gestiona entradas de rdenes de ventas, el registro de
proveedores, productos el inventario, etc.
Los sistemas de informacin transaccionales aplicado en los negocios en
el Per se siguen ampliando, pero definitivamente, para poder competir,
enriquecerse o vender ms a un mejor precio, el gerente de la empresa
Hamter S.R.L. tiene que sistematizar y automatizar para mejorar en la toma de
decisiones, mejorar la eficiencia y competitividad en el mercado. Igualmente,
el uso de la tecnologa se ha transformado en una necesidad competitiva,
puesto que, los estudios han evidenciado que los negocios con xito manejan
sistemas para conseguir el funcionamiento de los diferentes registros, en
consecuencia, la rentabilidad de utilidades del negocio. Por lo tanto, se
desarrollar un sistema para el usuario (empleado) que pueda manejar en
gran medida de informacin considerando grandes necesidades de las ventas
y compras, con el fin de obtener un mayor control de la informacin de inters
de la empresa, no obstante, es importante conocer y analizar el manejo

interno del sistema de venta y compra, ya que evidencia cmo afecta alguna
operacin provechosa para la empresa Hamter S.R.L.
En el sistema de ventas, el administrador establece los objetivos de las
mismas y fija las operaciones mercantiles que sean necesarias para alcanzar
las metas establecidas. En base de una buena investigacin del mercado, se
tiene que decidir la cantidad y el tipo de productos que deben utilizarse,
seleccionar el mejor proveedor que deba comprarse, verificar la clase de
consumidores que debe abordarse, adems de cmo cotiza y validan su venta,
generalmente se genera mediante un presupuesto anticipado, con el
propsito, de registrar los datos del cliente y de otorgar una hoja de
presupuesto , de tal forma, que se especifica: la fecha, cdigo, descripcin,
precio por el servicio, adems de los materiales y el total al que suma el costo
de su pedido. Una vez realizado el presupuesto, el cliente tendr un perodo de
15 das hbiles para aprobar su compra, respetando los precios y descuentos
sealados en el presupuesto, estas actividades en conjuntos son llamadas
como operacin de ventas, tal como definen Len y Zavala:
[]Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las
necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos
econmicos. Este concepto no sacrifica el objetivo de servicios para satisfacer al
cliente por el inters de alcanzar utilidades, ni viceversa; por el contrario, pretende
un equilibrio adecuado entre ambas finalidades que permita la obtencin de
rendimientos razonables y dar al cliente lo que requiere. (2013, p. 20)

En suma, la operacin de ventas requiere de una anticipada investigacin

y anlisis del mercado que admite que se adquieran las medidas esenciales
para reforzar el flujo de los clientes, de los servicios que provoca la empresa;
en cantidades, precios, circunstancias y calidad satisfactoria, consiguiendo al
equivalente tiempo el inters anhelado. Esta falta de actividad se ve reflejada
en el problema de presupuestos ya que se realizan manualmente, en muchas
ocasiones existen discrepancias en los cdigos y precios que comprende el
presupuesto, adems no existe un registro de presupuestos, en ocasiones se
suscita inconformidad en los clientes, esto se debe a malos entendidos
relacionados con las fechas y precios introducidos.
En estos tiempos, un sistema informatizado que ejecute procesos de tipo
administrativo y de ventas dentro de una organizacin es sinnimo de

eficiencia y modernidad, actualmente no solo las sobresalientes empresas se

identifican por tener sistemas informatizados en la mayora de sus reas, si no
que actualmente, las pequeas empresas adoptan por llevar el control y
registro de operaciones haciendo uso de un ordenador, sin antes una
planificacin previa de acuerdo al rea que ser afectada ,en este caso; las
ventas, que requiere sistematizar las acciones de los agentes, ingenieros y
operarios que brindan servicios de construccin a distintas empresas, las
fechas de inicio y final de las obras, los inventarios, los presupuestos, la
validacin y el control de calidad por el servicio brindado. Para definir la
planificacin de las ventas, Len y Zavala, sostienen al respecto:
La planificacin de las ventas es una de las herramientas ms importantes dentro
de las organizaciones. Su deber es eliminar la incertidumbre de los funcionarios,
creando posibles escenarios y as prever la situacin tanto interna como externa a
la cual estara expuesta la empresa []. (2013, p. 23)

En resumen, la importancia de la planificacin en un sistema de ventas,

es que, como empresa emprendedora, podr examinar el error de alguna
cotizacin o cmo puede perjudicar en lo que se est avanzando de manera
correcta. Asimismo, el tener un sistema de ventas le permitir a la empresa
automatizar los resultados y establecer innovaciones para acrecentar su
estado actual, incluso introducir una transformacin de su servicio que est
brindando. Esto conlleva que a un futuro la empresa pueda tomar decisiones
ms rpidas y que acte de manera ms efectiva ante diferentes situaciones.
Por otro lado, el sistema de compras es el responsable de efectuar todas
las compras requeridas en el momento conveniente, en la cantidad y calidad
pedidas, asimismo, al precio debido. Esta descripcin implica saber qu es lo
que se compra y por qu se compra, adems de estudiar cualquier
particularidad de una compra, ya que puede perjudicar alguna operacin
eficaz para la empresa. Bajo esa premisa, McLeod (2000) indica que [el
sistema de compras] consiste en varios compradores que se encargan de
seleccionar

los

proveedores

que

suministrarn

las

existencias

de

reabastecimiento, y de negociar cosas como precios y fechas de entrega []

(p. 322).
En suma, el sistema de compras es el eslabn entre la empresa y sus
proveedores, es decir, que el sistema de compras tiene la descomunal

responsabilidad de alcanzar los productos y los servicios ms adecuados para

la empresa. En ese sentido, el personal encargado de las compras tiene que
dominar, evidentemente, su propia industria, dependiendo para que obra est
dirigida, adems de discernir en qu aspecto, el suministro que est
comprando, favorecer a los logros finales de la empresa Hamter S.R.L. Se
debe tener en cuenta que para comprar al costo por unidad de su propio
artculo se debe conocer a la perfeccin la distribucin y la situacin
econmica de la industria del proveedor. En ese sentido, McLeod prioriza la
seleccin del proveedor, sealando lo siguiente:
[]El comprador decide cules proveedores debern considerar para suministrar
las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de Proveedores y
posiblemente otras fuentes. El archivo de Proveedores mantiene datos que
describen las transacciones previas con la compaa en trminos de calidad de
materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometida.
(2000, p. 322)

Es as, que el encargado de compras, deber ser uno de los operarios ms

competentes de la compaa, incluso que distinga adecuadamente y con
suficiente detalle sobre diseo, ingeniera, produccin, mercadotecnia y sobre
las dems funciones respectivas, de lo contrario, ser definitivamente
imposible llevar a cabo su tarea. Se incita en que los compradores sean
consultados en las primeras etapas de diseo, de ingeniera y de produccin.
Con la finalidad de generar sugerencias creativas y estudios que pueden
provocar una seleccin efectiva de los proveedores, buen dato de informacin
para el desarrollo de la base de datos y hasta un mejor diseo y presentacin
para el sistema. Adems, las consideraciones de precios probablemente
vendrn en primer lugar como dato de informacin y consulta al momento de
elegir los materiales respecto a cada obra.
Es importante considerar, que la compaa se est percatando de que las
prcticas creativas de compras pueden provocar algo ms que un simple
ahorro de dinero; pueden tambin proporcionar dinero, esto generara que al
momento de desarrollar sistema propuesto este apto para a un futuro mejorar
e implementar ms sistemas en la empresa Hamter S.R.L.
2.2. Diseo y desarrollo
En base al anlisis de la situacin actual de la empresa, adems de las
8

recomendaciones para el personal que estar a cargo de los sistemas.

Se

puede identificar las entidades, que es un transcurso crtico en el proceso de

materializacin de la base de datos. Dicho proceso es cclico debido a que el
modelo de entidades se debe examinar en forma frecuente, para obtener una
base de datos slida desde un comienzo, con el propsito de que al crear una
base de datos que permita lograr un ahorro de tiempo.
Para hacer una base de datos que permita apoyar la gestin de un sistema
de compras y ventas. La empresa necesita llevar un control de proveedores,
clientes, materiales, formatos de cotizaciones y validaciones para la venta.
-Un proveedor tiene un N de Documento, nombre, telfono, registro, y
cantidad de sus productos. Un cliente tambin tiene RUT nombre, direccin,
pero puede tener varios telfonos de contacto. La direccin se entiende por
calle, nmero, comuna y ciudad.
-Un producto tiene un id nico, nombre, precio actual, stock y descripcin.
Por razones de sistema de compras, se debe registrar la informacin de
cada compra a travs de comprobantes de compra como factura y ticket con
un cdigo, fecha, empresa, costo por unidad y monto final. Adems, se debe
guardar el precio al momento de la compra, la cantidad y el monto total por de
las herramientas que se utilizaran para cada obra.

En base al anlisis de entidad y relacin permiten lograr efectivamente las

operaciones de compra y venta adems permite alcanzar precios actualizados
de acuerdo al proveedor que se asumen en este anlisis. Esto conlleva a que
requiere la actualizacin diaria porque las decisiones de compra o venta se
toman sobre la misma base: todos los das. La base de datos contiene precios
de apertura, mximo, mnimo y cierre, adems, el volumen de operaciones
para cada da hbil y para cada accin o ndice. Estos datos incluyen, en su
mayora, fechas desde 2013 hasta la actualidad. Se tienen dos bases, una que
se utiliza con Microsoft SQL Server 2014 y otra en Excel para su uso diario;
especficamente elaborado para realizar simulaciones para el sistema que aqu

se propone. Ambas se actualizan diariamente con datos a cargo del rea de

contabilidad, quienes ingresan diariamente los datos. Es as, que el objetivo
principal de una base de datos es proporcionar una forma de almacenar y
recuperar la informacin de una base de datos de manera que sea tanto
prctica como eficiente. Tal como Camps, Casillas, Costal, Gibert, Martn, Prez
(2005) definen lo siguiente:
[] una base de datos de un SI es la representacin integrada de los conjuntos de
entidades instancia correspondientes a las diferentes entidades tipo del SI y de sus
interrelaciones. Esta representacin informtica (o conjunto estructurado de datos)
debe poder ser utilizada de forma compartida por muchos usuarios de distintos
tipos. (p. 8)

De lo citado se concluye que, la base de datos es tan importante en la

mayora de las organizaciones y es que los cientficos informticos han
perfeccionado un amplio conjunto de conceptos y tcnicas para la gestin de
los datos, pero la mayora de la gente ni siquiera es reflexivo de que estn
interactuando con una base de datos, este acceso forma una parte
fundamental de la existencia de casi todas las personas actualmente, ya que
se ha comprobado que en todas las etapas del conocimiento humano est
introducido

el

concepto

de

base

de

datos:

el

apropiado

diseo,

almacenamiento y manipulacin de los datos que establecern la base de

datos y que en resultado se plasmar el conocimiento de toda organizacin.
Este desarrollo de sistema de venta y compra se genera en base a una
gestin de transaccin que, en resumen, es un conjunto de operaciones que
forman una nica unidad lgica de trabajo. Por ejemplo, la transferencia de
dinero de una cuenta a otra es una transaccin que consta de dos
actualizaciones, una para cada cuenta. En ese sentido, Silberschatz y Korth
(2002) infieren que:
[] Una transaccin es una unidad de la ejecucin de un programa que accede y
posiblemente actualiza varios elementos de datos. Una transaccin se inicia por la
ejecucin de un programa de usuario escrito en un lenguaje de manipulacin de
datos de alto nivel o en un lenguaje de programacin (por ejemplo, SQL, COBOL, C,
C++ o Java), y est delimitado por instrucciones (o llamadas a funcin) de la forma
inicio transaccin y fin transaccin. (p. 367)

En sntesis, los sistemas de bases de datos se ejecutan de manera

concurrente varias transacciones, si no se controlan las actualizaciones de los
10

datos compartidos existe la posibilidad de que las transacciones vean estados

intermedios

inconsistentes

creados

por

las

actualizaciones

de

otras

transacciones. Esta situacin puede dar lugar a actualizaciones errneas de los

datos almacenados en la base de datos. Por tanto, los sistemas de bases de
datos que se desarrollar en la empresa Hamter S.R.L se

deben proporcionar

los mecanismos para aislar las transacciones de otras transacciones que se

ejecuten de manera concurrente. Esta propiedad se denomina aislamiento.
A menudo, desde el punto de vista del usuario de la base de datos, se
considerar a un conjunto de varias operaciones sobre una base de datos
como una nica operacin. Por ejemplo, una transferencia de fondos desde
una cuenta corriente a una cuenta de ahorros es una operacin simple desde
el punto de vista del cliente; sin embargo, en el sistema de base de datos,
estar compuesta internamente por varias operaciones que estarn a cargo
del rea de contabilidad con la ayuda del Sistemas Concar. Para ello, es
importante, la responsabilidad del programador definir adecuadamente las
diferentes transacciones, de tal manera que cada una preserve la consistencia
de la base de datos (Silberschatz y Korth, 2002, p. 10). Se entiende que para
esta consistencia se debe detectar a tiempo el problema dentro de la empresa
y sugerir alternativas de solucin, los cuales al ser evaluados y analizado su
perspectiva podrn marcar la diferencia entre el xito y el fracaso de una
estrategia de negocio.
2.3. Implementacin
En esta actividad se propone una estructura eficiente, con el fin de
conseguir facilitar la implementacin, integracin y desarrollo de los procesos,
debido a que, el principal objetivo es de evaluar la calidad del producto que se
est desarrollando a travs de las diferentes fases por las cuales este pasa,
mediante el incremento de pruebas sintetizas para admitir los supuestos
hechos en el diseo, adems de los requerimientos que se estn cumpliendo
satisfactoriamente, esto quiere decir que, se confirma que el producto marche
como se dise y que los requerimientos son satisfechos perfectamente. Esta
disciplina ofrece soporte para encontrar, documentar y solucionar defectos en
la calidad del sistema. Esta disciplina debe estar concurrente en todo el ciclo
de vida del desarrollo del sistema para ir mejorndola y no al final del mismo,
por lo que las restricciones desde el punto de vista de integridad de bases de

11

datos es la proteccin si se presenta algn accidente. Es as que, Rodrguez de

Len (2008) define lo siguiente:
[] Las restricciones son limitaciones que deseamos imponer en nuestro sistema, de
forma que sea imposible almacenar datos incorrectos. Algunas de las restricciones ya
se han visto, por ejemplo, la limitacin de los valores posibles de los atributos a un
subconjunto, lo que denominbamos dominio del atributo. (p. 3)

Se puede deducir que una definicin adecuada de las restricciones de los

dominios no slo permite verificar los valores introducidos en la base de datos,
sino tambin examinar las consultas para asegurarse de que tengan sentido
las comparaciones que hagan. El principio profundo a los dominios de los
atributos es parecido al de los tipos de las variables en los lenguajes de
programacin. Los lenguajes de programacin con tipos estrictos permiten al
compilador examinar el programa con mayor detalle.

12

III. Conclusiones

Es muy importante en el diseo de todo sistema de informacin,

independientemente

de

su

alcance

complejidad,

ejecutar

un

conveniente modelamiento de la base de datos, organizar tcnicamente

el diagrama entidad-relacin, definir los atributos y las reglas de
validacin adecuadamente que implementa SQL, nos da una excelente
herramienta en la administracin, seguridad y fiabilidad de los datos.

Toda empresa debe buscar la mejor manera de implementar una base

de datos competente al momento de recopilar toda la informacin
indispensable para el buen funcionamiento de la empresa, ya que la
base de datos debe no slo cumplir con los requerimientos actuales de
la empresa, sino que debe ser diseada de tal manera que el
crecimiento a mediano plazo de la misma no deje obsoleto al sistema.

El sistema de venta y compra son una herramienta importante a la hora

de realizar la captacin de datos, de una forma sencilla la cual ayuda a
las personas del campo a llevar un mejor control de sus productos.

El manejo de la seleccin y evaluacin de proveedores es un proceso

importante dentro de las organizaciones ya que lo manipulan para
lograr mayor competitividad y calidad en sus productos o servicios; al
mismo tiempo aprueba a estas reducir la inseguridad al momento de
tomar una decisin y gestionar una compra.

La implantacin del sistema de compra y venta en la empresa, se

someti a pruebas para poder garantizar la correcta marcha de cada
proceso de la aplicacin. El sistema tuvo un gran desempeo y adems
una buena aceptacin por parte del personal de la empresa que utilizo
el sistema, por lo que al final se pudo implementar sin ningn problema.

13

IV. Referencias Bibliogrficas

-CAMPS Par, Rafael [et al.]. Base de Datos. Barcelona: Universitat Oberta de
Catalunya, 2005. 8 pp.
ISBN: 8497882695

-LEN, Nilo y ZAVALA, Jssica. Diseo de un sistema de gestin por procesos

para el rea de ventas de una empresa dedicada a la comercializacin de
productos agrcolas ubicada en La Ciudad de Milagro. Tesis (Ingeniero en
Auditora y Contadura Pblica Autorizada). Guayaquil: Escuela Superior
Politcnica del Litoral, Facultad de Ciencias Naturales y Matemticas, 2013. 20,
23 pp.

-MCLEOD, Raymond. Sistemas de informacin gerencial [en lnea]. 7.a ed.

Mxico: Prentice Hall Hispanoamericana S.A., 2000 [fecha de consulta: 01 de
junio de 2016].
Disponible

en:

https://books.google.com.pe/books?

id=zmnjBpmufKIC&printsec=frontcover&hl= es#v=onepage&q&f=false
ISBN: 9701702557

-RODRGUEZ DE LEN, Juan. Restricciones a la base de datos: integridad y

seguridad. En su: RODRGUEZ DE LEN, Juan. Base de Datos.

Espaa:

Blogspot, 2008. pp. 3.

-SILBERSCHATZ, Abraham y KORTH, Henry. Fundamentos de bases de datos.

4.a ed. Madrid: McGraw-Hill Inc., 2002. 10, 367 pp.
ISBN: 8448136543

14