MODUL TRAINING MS.

OUTLOOK
IT DEPARTEMENT

Di Susun Oleh :
IT Departement

PT. PANCARAN LOGISTIK INDONESIA

Kirana Two Office Tower, Lantai 16 Unit F.
Boulevard Timur Kav 88 Kelapa Gading, Jakarta Utara
Telp : 021 - 296 297 22 ext 755 Fax : 021 - 296 299 49
Web : http://www.pancaran-group.com

DAFTAR ISI
1. Mempassword Ms. Outlook

2. Cara Pindah Lokasi

Penyimpanan Data Email
Outlook Office
3. Membalas Email Masuk
Secara Otomatis
4. Rule
5. JUNK
6. Menjadwalkan Appoitment

1. Mempassword Ms. Outlook

File-> Data File Management > Data File > Pilih yang ada Comment Default >
Klik Setting
PT. Pancaran Logistik Indonesia

Akan tampil gambar dibawah ini kemudian Klik Change password maka akan
tampil gambar disamping

Pilih change Password kemudian Isi

Old Password
: jika sebelumnya tidak di password biarkan saja Kosong
New Password
: Untuk password baru
Verify Password
: memverifikasi Password baru yang anda ketik
Jangan centang save this password in your password list

2. Cara Pindah Lokasi Penyimpanan Data Email Outlook Office

Berikut adalah cara memindahkan lokasi penyimpanan email dari drive C ke
drive D. Cara ini berlaku bagi yang sudah menjalankan program email Microsoft
Outlook Office 2007. Untuk versi 2010 sama saja dan hanya beda di menu awal
saja. Berikut cara nya:
Tahap export data email, contact, dll dari Drive C ke Drive D

1. Buka Microsoft Outlook Office 2007. Berikut dibawah tampilannya.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

2. Klik File > Import and Export (Jika pada Microsoft Outlook Office 2010 klik
File > Options > Advanced, dibawah Export klik tombol Export). Lihat gambar
bawah.

3. Muncul box Import and Export Wizard, pilih Export to a file. Klik tombol Next.
Lihat gambar bawah.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

4. Box selanjutnya pilih Personal Folder File (.pst). Klik tombol Next. Lihat
gambar bawah.

5. Box selanjutnya pilih Personal Folder, centang Include subfolders. Klik tombol
Next. Lihat gambar bawah.

6. Langkah selanjutnya menciptakan nama file di Drive D. Pastikan Option

terpilih di Replace .. Klik Browse. Lihat gambar bawah.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

7. Muncul windows explorer, klik pada drive D, buatlah nama folder baru
semisal outlook, enter, buka folder nya (double klik), buatlah nama file
semisal dataemail. Klik tombol OK. Lihat gambar bawah.

8. Box selanjutnya muncul path/lokasi baru data email. Klik tombol Finish. Lihat
gambar bawah.

9. Secara default muncul Personal Folders pada kolom name. Biarkan saja. Klik
tombol OK. Kemudian proses export berjalan dibelakang layar dengan waktu
tergantung dari volume data email Anda. Amannya biarkan dulu selama 2-15
menit. Lihat gambar bawah.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

Tahap pindahkan lokasi penyimpanan data email

Program Microsoft Outlook Office nantinya akan menyimpan data email, kontak,
kalendar di file .pst yang baru dibuat tadi, yaitu di Drive D. Tahap menentukan
lokasi penyimpanan adalah :
10.Program Microsoft Outlook Office 2007 masih dalam keadaan terbuka, klik
Tools > Account Settings (Jika pada Microsoft Outlook Office 2010 klik File
> Info > Account Settings .. Add remove ..). Lihat gambar bawah.

11.Terbuka box Account Settings, klik tombol Change Folder. Lihat gambar
bawah.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

12.Box selanjutnya klik tombol New Outlook Data File Lihat gambar bawah.

13.Box selanjutnya pilih Office Outlook Personal Folder File (.pst), klik tombol OK.
Lihat gambar bawah.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

14.Muncul Windows Explorer dan cari data file .pst hasil export tadi di Drive D.
Tunjuk file nya dan klik tombol OK. Lihat gambar bawah.

15.Box selanjutnya muncul secara default nama Personal Folders, biarkan saja.
Klik tombol OK. Lihat gambar bawah.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

16.Box selanjutnya muncul secara default susunan Personal Folders, biarkan

saja. Klik tombol OK. Lihat gambar bawah.

17.Lokasi data penyimpanan telah berubah. Lihat pada baris in data file.
Disitulah semua data email tersimpan. Selanjutnya klik menu Data File. Lihat
gambar bawah.

18.Tujuannya untuk menentukan file default tempat pengolahan email. Agar

file .pst di Drive C tidak digunakan lagi. Tunjuk pada baris Personal Folders di
PT. Pancaran Logistik Indonesia

10

Drive D, klik Set as Default. Muncul popup peringatan, klik tombol OK. Lihat
gambar bawah.

19.Sekarang lokasi data file secara default sudah berpindah ke Drive D. Klik
tombol Close. Kemudian Exit/Tutup program Microsoft Outlook Office nya.
Lihat gambar bawah.

PT. Pancaran Logistik Indonesia

11

20.Buka kembali program Microsoft Outlook Office. Sekarang hapus Personal

Folders pada Drive C, biar inbox nya tidak double. Klik Tools > Account
Settings (Jika pada Microsoft Outlook Office 2010klik File > Info > Account
Settings .. Add remove ..). Buka sub menu Data Files. Pilih Personal Folders
pada Drive C > Remove > muncul peringatan, klik tombol OK > klik tombol
Close. Selanjunya inbox lama akan hilang. Lihat gambar bawah.

3. Membalas Email Masuk Secara Otomatis

Out of Office Assistant merupakan fasilitas di dalam Outlook yang membantu
kita untuk memberikan balasan terhadap email yang masuk ke account email
kita, ketika kita sedang tidak ada di tempat atau berhalangan. Misalnya saat kita
dalam perjalanan bisnis berhari-hari atau saat kita sedang dalam cuti panjang.
Dengan demikian pengirim tidak dibuat terlalu lama menunggu balasan.
Apabila di dalam Outlook kita sudah terdapat perintah Out of Office Assistant
pada menu Tools, maka kita dapat membuat email balasan dengan
menggunakan perintah tersebut. Tetapi jika kita tidak ada, kita dapat
menggabungkan Outlook email template dengan Outlook rules untuk membuat
Out of Office Assistant. Dengan gabungan ini kita dapat menggunakan email
account POP3 atau IMAP untuk mengirimkan balasan secara otomatis terhadap
pesan atau email yang masuk.
CATATAN Komputer harus dibiarkan dalam kondisi nyala/hidup dan aplikasi
outlook berjalan untuk dapat membalas email secara otomatis.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Membuat template pesan:
1. Pada menu File, klik New > Mail Message.
2. Pada tab Options, klik Plain Text.
3. Ketik pesan yang ingin dikirimkan sebagai balasan otomatis.
4. Klik Microsoft Office Button (berbentuk lingkaran di pojok kiri atas) dan
Kemudian klik Save As.
5. Pada kotak dialog Save As, pada Save as type, pilih Outlook Template (*.oft).
6. Pada kotak File name, ketik nama file untuk template pesan kemudian kilik
Save.
Secara default file ini akan disimpan di dalam folder templates, tetapi jika ingin
PT. Pancaran Logistik Indonesia

12

menyimpan di tempat lain silahkan pilih lokasi penyimpanan yang diinginkan,

misal di My Documents.

Buat sebuah rule untuk secara otomatis membalas email baru yang masuk:
1) Pada menu Tools, klik Rules and Alerts.
2) Pada kotak dialog Rules and Alerts, klik New Rule.
3) Di bawah Start from a blank rule, klik Check messages when they arrive,
Kemudian klik Next.
4) Di bawah Which condition(s) do you want to check?, pilih sent only to me
dan kriteria lain yang diinginkan, Kemudian klik Next.
5) Jika terdapat kotak dialog yang menginformasikan bahwa rule ini akan
diterapkan untuk setiap pesan/email yang diterima, klik Yes.
6) Di bawah What do you want to do with the message?, pilih reply using a
specific template.
7) Di bawah Step 2: Edit the rule description (click an underlined value), klik
a specific template.
8) Pada kotak dialog Select a Reply Template, pada bagian kotak Look In, klik
User Templates in File System. Atau klik kotak Browse di sebelah kanannya
jika file template tadi disimpan di lokasi lain, misal di My Documents.
9) Klik nama file template yang sudah dibuat sebelumnya, Kemudian klik
Open.
10)
Klik Next.
11)
Opsional, dapat memilih salah satu jika ada pengecualian untuk rule
auto-reply.
12)
Klik Next.
13)
Di bawah Step 1: Specify a name for this rule, ketikkan nama untuk
rule, Kemudian klik Finish.
Rule reply using a specific template akan mengirimkan balasan otomatis
hanya sekali kepada tiap-tiap pengirim selama satu sesi. Rule ini mencegah
outlook mengirimkan balasan yang berulang-ulang kepada satu pengirim
yang mengirimkan banyak pesan/email. Selama satu sesi, Outlook melacak
daftar pengguna yang telah direspon. Jika keluar dari outlook outlook dan
kemudian me-restart, daftar pengirim yang telah menerima pesan otomatis
akan di-reset.
CATATAN Untuk rule balasan otomatis, outlook harus berjalan dan
dikonfigurasi untuk memeriksa pesan baru secara berkala.
4. Rule
Dalam pekerjaan kita sehari-hari di kantor atau bahkan di rumah seringkali
berkutat dengan email. Apalagi sekarang ini hampir semua orang memiliki akun
email baik untuk pribadi maupun untuk pekerjaan. Apabila kita aktif mengikuti
milis atau group yang setiap hari memiliki lalu lintas email yang sangat tinggi,
pasti akan membuat kita kerepotan mengatur semua email yang masuk. Jika
email yang masuk masih dalam jumlah kecil kita bisa menyimpannya satu per
satu ke dalam folder sesuai dengan jenis emailnya, namun jika jumlahnya sudah

PT. Pancaran Logistik Indonesia

13

puluhan bahkan ratusan setiap harinya sudah saatnya kita membutuhkan

bantuan untuk mengelola email tersebut.
Outlook menyediakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengatur email
tersebut. Hanya saja masih banyak dari kita yang belum memanfaatkannya.
Fasilitas ini dinamakan Rule. Rule jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia
adalah aturan. Sesuai dengan namanya rule ini dapat kita gunakan untuk
mengatur lalu lintas email yang masuk ke akun kita. Sekarang kita bahas
langkah-langkahnya satu per satu.
1. Kilik menu Tools kemudian pilih Rules and Alerts
2. Klik New Rule
3. Pada Step 1 di bawah Stay Organize pilih Move message from
someone to a folder, klik Next
4. Di bawah Step 1: Select condition(s) pilih From people or
distribution list
5. Di bawah Step 2: Edit the rule description (click an underline
value), klik people or from distribution list, pilih nama yang
diinginkan klik from, klik OK.
6. Klik Next, di bawah Step 2: Edit the rule description (click an
underline value), klik specified, pilih folder yang diinginkan, klik OK.
7. Kilik Next, pada langkah ini dapat diisi ataupun diabaikan saja, kemudian
klik Next.
8. Ketikkan nama rule pada bagian Step 1: specify a name for this rule,
klik Finish.
Semoga informasi singkat tersebut bisa membantu untuk lebih merapikan email
Anda. Pengaturan rule ini juga dapat dilakukan di Yahoo, Gmail ataupun aplikasi
email yang lain. Selamat mencoba

5. JUNK
Dalam pekerjaan kita sehari-hari di kantor atau bahkan di rumah seringkali
berkutat dengan email. Apalagi sekarang ini hampir semua orang memiliki akun
email baik untuk pribadi maupun untuk pekerjaan. Apabila kita aktif mengikuti
milis atau group yang setiap hari memiliki lalu lintas email yang sangat tinggi,
pasti akan membuat kita kerepotan mengatur semua email yang masuk. Jika
email yang masuk masih dalam jumlah kecil kita bisa menyimpannya satu per
satu ke dalam folder sesuai dengan jenis emailnya, namun jika jumlahnya sudah
PT. Pancaran Logistik Indonesia

14

puluhan bahkan ratusan setiap harinya sudah saatnya kita membutuhkan

bantuan untuk mengelola email tersebut.
Outlook menyediakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengatur email
tersebut. Hanya saja masih banyak dari kita yang belum memanfaatkannya.
Fasilitas ini dinamakan Rule. Rule jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia
adalah aturan. Sesuai dengan namanya rule ini dapat kita gunakan untuk
mengatur lalu lintas email yang masuk ke akun kita. Sekarang kita bahas
langkah-langkahnya satu per satu.
1. Kilik menu Tools kemudian pilih Rules and Alerts
2. Klik New Rule
3. Pada Step 1 di bawah Stay Organize pilih Move message from
someone to a folder, klik Next
4. Di bawah Step
distribution list

1:

Select

condition(s)

pilih

From

people

or

5. Di bawah Step 2: Edit the rule description (click an underline

value), klik people or from distribution list, pilih nama yang
diinginkan klik from, klik OK.
6. Klik Next, di bawah Step 2: Edit the rule description (click an
underline value), klik specified, pilih folder yang diinginkan, klik OK.
7. Kilik Next, pada langkah ini dapat diisi ataupun diabaikan saja, kemudian
klik Next.
8. Ketikkan nama rule pada bagian Step 1: specify a name for this rule,
klik Finish.
Semoga informasi singkat tersebut bisa membantu untuk lebih merapikan email
Anda. Pengaturan rule ini juga dapat dilakukan di Yahoo, Gmail ataupun aplikasi
email yang lain. Selamat mencoba
6. Menjadwalkan Appoitment

Anda dapat memanfaatkan Microsoft Outlook untuk membuat appointment. Appointment

adalah kegiatan yang Anda jadwalkan di calender yang tidak perlu melibatkan orang lain
untuk mengundang. Ini akan sangat membantu jika Anda memiliki segudang kegiatan yang
harus dilakukan. Anda juga dapat membuat jadwal appointment yang berulang, melihat
appointment Anda per hari, minggu, atau bulan dan bahkan Anda juga dapat mengatur
pengingat (reminder) untuk appointment Anda.
Langkah membuat appoinment:
PT. Pancaran Logistik Indonesia

15

1. Pada menu File, pilih New, dan kemudian klik Appointment. Atau Anda juga dapat
menggunakan Keyboard shortcut dengan cara menekan Ctrl+Shift+A.
2. Pada kotak Subject, ketikkan deskripsinya.
3. Pada kotak Location, ketikkan lokasinya.
4. Masukkan waktu mulai dan selesainya (start and end times).
5. Ketikkan keterangan lain yang ingin inginkan (jika tidak ada biarkan kosong saja).
6. Pada tab Appointment, Actions, klik Save & Close.
Tips:
Untuk mengubah appointment pada Calendar, Anda dapat menggeser/menyeret appointment
ke tanggal yang berbeda dan Anda juga dapat mengubah subyek dengan mengklik teks
deskripsinya, tekan F2, dan ketikkan perubahannya.
Membuat appointment berulang:
1. Buka appointment yang ingin Anda buat berulang.
2. Pada tab Appointment, Options, klik Recurrence .
3. Pada Recurrence pattern pilih Daily (harian), Weekly (mingguan), Monthly
(bulanan), Yearly (tahunan), kemudian pilih pilihan lain yang Anda inginkan.
4. Klik OK.
5. Pada tab Appointment, Actions, klik Save & Close.
Mengatur atau menghapus pengingat (reminder):
Untuk semua appointment yang Anda buat:
1. Pada menu Tools, klik Options.
2. Untuk secara otomatis mengaktifkan atau menonaktifkan pengingat pada appointment
baru, pilih pada kotak centang Default reminder.
3. jika Anda memilih kotak centang, masukkan waktu yang Anda inginkan untuk
pengingat tersebut muncul sebelum jadwal appointment.
Untuk salah satu appointment:

PT. Pancaran Logistik Indonesia

16

1. Buka appointment yang diinginkan.

2. Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan, pada tab Appointment, Options, pada list
Reminder, klik None atau waktu yang Anda inginkan untuk diingatkan sebelum
jadwal appointment tersebut.
Terimakasih Semoga Bermanfaat

PT. Pancaran Logistik Indonesia

17