Anda di halaman 1dari 42

MEMPRAKTIKKAN LEAN MANAGEMENT

DALAM MEMBANGUN VALUE BASED


SERVICE UNTUK KENDALI MUTU
KENDALI BIAYA DI RUMAH SAKIT
dr. Astari Mayang Anggarani, MARS
Lean Coach RS. Pelni

LATAR BELAKANG : VALUE BASED HEALTHCARE

HEALTHCARE OUTCOME

VALUE =
TOTAL COST IN FULL CYCLE OF CARE
Nilai manfaat adalah outcome layanan yang dirasakan pasien untuk
setiap rupiah biaya yang dikeluarkan pada proses pelayanan
Michael Porter. What is the value in healthcare? NEJM 2010: 363:2477-2481. Desember 2010

THE OUTCOME MEASURES HIERARCHY


TERCAPAINYA PENINGKATAN
STATUS KESEHATAN TERTINGGI

TERCAPAINYA PROSES
PENYEMBUHAN TERSINGKAT
TERHINDARI DARI KEKAMBUHAN
ATAU MENJADI KONDISI YANG
KRONIK
diadaptasi dari Michael Porter. What is the value in
healthcare? NEJM 2010: 363:2477-2481. Desember 2010

MULAI DARI MANA?

KAPAN SEBAIKNYA KICK OFF


LEAN DI RS ?
BERAPA LAMA WAKTU
IMPLEMENTASI ?

SIAPA YANG HARUS DIAJAK


MELAKUKAN LEAN ?
BENTUK KEGIATAN
LEAN ITU SEPERTI APA ?
RS. Pelni, Kaizen and Culture Promotion Office, November, 2015

TAHAPAN IMPLEMENTASI LEAN MANAGEMENT DI


RS. PELNI
1. Menselaraskan visi, misi, nilai
dan budaya organisasi dengan
perspektif pasien
2. Belajar tentang lean
management
3. Belajar tentang proses bisnis
dan aliran
4. Belajar mengidentifikasi waste
dalam proses
5. Eliminasi waste dengan Kaizen

6. Menggunakan Kaizen untuk


perbaikan di segala aspek
7. Rayakan dan apresiasi keberhasilan
eliminasi waste
8. Pengukuran-pengukuran hasil
Kaizen
9. Dokumentasi dan pengelolaan ide
10. Sharing is caring
11. Next kaizen

1. VISI, MISI, NILAI, BUDAYA


(DARI PERSPEKTIF PASIEN)

2. BELAJAR LEAN MANAGEMENT


MISTAKE
PROOFING

KAIZEN

MISTAKE PROOFING

Mistake Proofing = Jidoka = Autonomasi

Autonomasi = Automation with human touch = Automation +


Autonomous

Because, BEING CAREFUL IS NOT ENOUGH

Tidak menerima Defek, Tidak membuat Defek, Tidak


meneruskan Defek

Color coded Broselow/Hinkle

Lean thinking in directions & policies:


THE BEST QUALITY SERVICE
Pharmacy Planning
JIDOKA!

ANGINA%PEKTORIS%TIDAK%STABIL!
Denisi%

History

Angina!+dak!stabil!atau!kadang2kadang!disebut!sindrom!koroner!
akut!menyebabkan!nyeri!dada!yang!tak!
terduga! dan! biasanya! terjadi! saat! beris+rahat.! Penyebab! paling!
umum!adalah!berkurangnya!aliran!darah!ke!otot!
jantung! karena! arteri! koroner! yang! menyempit! oleh!
penumpukan!lemak!(aterosklerosis)!yang!dapat!pecah!
menyebabkan! cedera! pada! pembuluh! darah! koroner! yang!
mengakibatkan!pembekuan!darah!yang!menghambat!
aliran!darah!ke!otot!jantung.!
%

1!
!

Medication

Supplies

Anamnesis%

PF%

Top 10 sales per periode

PPK TO CLINPATH

2!

Nyeri!dada!khas!angina!yang!:!
2!Terjadi!pertama!kali!dan!bertambah!frekuensi,!durasi!atau!
beratnya!gejala!
2!Timbul!ke+ka!is+rahat%

3!

Mungkin!bisa!normal!
%

PANDUAN PELAYANAN KLINIK JANTUNG

ANGINA%PEKTORIS%TIDAK%STABIL!

Kriteria!diagnosis% 1. Nyeri!dada!khas!angina!
2. EKG!normal!/!abnormal!!
4!
%
Diagnosis!banding% 1.
2.
3.
4.
5!
5.

Purchasing
JIDOKA!

IMA!
Diseksi!aorta!
Emboli!paru!akut!
PerikardiCs!akut!
Nyeri!nonkardiak!yang!akut!:!nyeri!pleura!atau!
gastrointesCnal!
6. Nyeri!gastrointesCnal,!diantaranya!:!reux!esofageal,!kolik!
bilier!dan!lainlain.%

Pemeriksaan!
penunjang%
6!

Pre order Document Tracking


!

1. EKG!/!EKG!Monitor!
2. Laboratorium!:!Enzim!jantung!(troponin!I)!
3. MSCT!Corona!(atas!indikasi)!
%

PANDUAN PELAYANAN KLINIK JANTUNG

Physical tracking (medications &


medical supplies)
!

property'of'Pelni'Hospital,'please'do'not'
distribute'without'consent.'Fathema,'
Mayang,'2015'

Properti RS. Pelni, dilarang menggandakan atau mendistribusikan tanpa ijin.


Fathema, Dewi, Mayang; 2015

3. BELAJAR TENTANG PROSES


PROSES&BISNIS&ASUHAN&PELAYANAN&DAN&MUTU&KEPERAWATAN
1. ASESMEN AWAL
1.1 PERAWAT
MENERIMA PASIEN
BARU
1.3 PERAWAT
MENDOKUMENTASIKAN
HASIL ASESMEN

PASIEN
MASUK

3. RENCANA ASUHAN

5. EVALUASI

3.1 PERAWAT
MEMBUAT
5.2 PERAWAT
RENCANA
MEMBUAT
ASUHAN YANG
SOAP
TERUKUR
LANJUTAN/
HARIAN

1.2 PERAWAT
MELAKUKAN
ASESMEN AWAL
KEPERAWATAN
3.2 PERAWAT
MENDOKUMENTASIKAN
RENCANA ASUHAN YANG
TERUKUR

5.1 PERAWAT
MEMBUAT
SOAP AWAL
5.3 PERAWAT
MEMBUAT
SOAP AKHIR

PASIEN
KELUAR

ASUHAN KEPERAWATAN
2.1 PERAWAT
MELAKUKAN
ANALISA DATA

2.3 PERAWAT
MENDOKUMENTASIK
AN DIAGNOSA KEP

4.1 PERAWAT
MELAKUKAN
HAND HYGIENE
2.2 PERAWAT
MENENTUKAN
DIAGNOSA KEP

2. DIAGNOSA KEP

4.3 PERAWAT
MELAKUKAN
TINDAKAN
KEPERAWATAN
4.5PERAWAT
MELAKUKAN
DOKUMENTASI

4.2 PERAWAT
MELAKUKAN
IDENTIFIKASI
PASIEN
4.4 PERAWAT
MELAKUKAN
KOLABORASI DENGAN
PROFESI LAIN

4. IMPLEMENTASI

4.4.1 PERAWAT
MELAKUKAN
SBAR

KAIZEN PULL SYSTEM OF ONE EPISODE BILLING TIM CASEMIX

Last&Business&Process&
1.Prin(ng!of!SEP!

3.Nota!Credit!

7.BPJS!
5.Compiling& Verica(on!

9.Sending!of!!
claims!to!
BPJS!

Claim&Process&

2.Prin(ng!of!
Billing!each!of!
care!unit!

4.Delivery!
claims!to!
Cacemix!

6.Coding!&!
Cos(ng!

8.Sending!of!
txt!Data!

New&Business&Process&
1.Prin(ng!of!SEP!

3.Nota!Credit!

5.Coding!&! 8.Sending!of!
Cos(ng!
txt!Data!

Claim&Process&

2.Prin(ng!of!
Billing!each!of!
care!unit!

4.Delivery!
claims!to!
Cacemix!

6.BPJS!
Verica(on!

8.Sending!of!!
claims!to!BPJS!

4. BELAJAR IDENTIFIKASI WASTE

NON VALUE ADDED

MURI

MURA

MUDA

Mura caused by Patient Discharge process


potret data pasien masuk-keluar Rawat Inap dalam 24 jam
tanggal 25 Juli 2014

Penumpukan beban kerja di jam 6 sd 14 (kebijakan


pasien pulang, jam visitasi dokter, pasien masuk,
pasien transfer, pemeriksaan, dll)

Penumpukan beban kerja di jam


19 sd 21 pasien masuk

Property of RS. Pelni created by Fathema Djan Rachmat & Astari Mayang Anggarani, Oktober 2014
Dilarang mendistribusikan tanpa ijin

15

MURI DI RUMAH SAKIT


Beban kerja berlebihan pada
pegawai artinya NOT RESPECT TO
PEOPLE
Pendekatan Lean BUKAN
membuat pegawai bekerja lebih
keras, terburu-buru
contoh:
Peningkatan jumlah operasi di
Instalasi Kamar Bedah, jangan
mengakibatkan perawat shift pagi
memanjang hingga sore atau malam
hari terus menerus.
Lembur = pemborosan
Property of RS. Pelni created by Fathema Djan Rachmat & Astari Mayang Anggarani, Oktober 2014
Dilarang mendistribusikan tanpa ijin

16

KONSEP HEIJUNKA UNTUK MENGATASI MURI &


MURA DI RUMAH SAKIT

Kura-kura Vs Kancil

Property of RS. Pelni created by Fathema Djan Rachmat & Astari Mayang Anggarani, Oktober 2014
Dilarang mendistribusikan tanpa ijin

17

4. BELAJAR IDENTIFIKASI WASTE

DEFEK
Mengulang pekerjaan akibat terjadi kesalahan terkait
masalah kualitas atau peralatan
Di area klinis: Infeksi Nosokomial, salah pemberian obat,
salah lokasi operasi, salah identitas pasien, obat
kadaluarsa, readmisi
Di area admin: salah ketik permintaan, salah penagihan,
informasi yang tidka akurat, formulir yang tidak berlaku

terjadi kesalahan terkait


tan
mial, salah pemberian obat,
entitas pasien, obat

rmintaan, salah penagihan,


formulir yang tidak berlaku

OVER PRODUKSI
Memproduksi lebih awal atau lebih cepat dari yang
diperlukan proses berikutnya
Di area klinis: tes lab yang tidka perlu, pengobatan dan
tindakan yang tidak sesuai indikasi
Di area admin: mengkopi seluruh email, terlalu banyak
laporan, terlalu banyak rapat, kopi surat berlebihan

NON UTILIZED TALENT


Pemanfaatan pegawai yang tidak sesuai dengan kompetensi

Di area admin: salah ketik permintaan, salah penagihan,


informasi yang tidka akurat, formulir yang tidak berlaku

WAITING
Penundaan waktu, saat tidak terjadi aktivitas apapun
Di area klinis: menunggu hasil lab, menunggu dokter,
perawat, menunggu pasien.
Di area admin: menunggu loading sistem informasi,
menunggu persetujuan

rmintaan, salah penagihan,


formulir yang tidak berlaku

terjadi aktivitas apapun


il lab, menunggu dokter,

ading sistem informasi,

laporan, terlalu banyak rapat, kopi surat berlebihan

NON UTILIZED TALENT


Pemanfaatan pegawai yang tidak sesuai dengan kompetensi
atau keterampilannya yang berisiko pada keselamatan
pasien, organisasi dan dirinya sendiri
Di area klinis: perawat ruangan sibuk menelepon ke farmasi,
ke lab. DPJP tidak diminta berkontribusi membuat clinical
pathway.
Di area admin: penempatan SDM pada struktur berdasarkan
lama kerja walaupun tidak kompeten atau tidak terampil

TRANSPORT
Pergerakan produk atau pasien yang tidak perlu
Di area klinis: perpindahan pasien dari satu unit ke unit
lain atau satu area ke area lain. Perpindahan alat dari
lokas satu ke lokasi lain
Di area admin: memindahkan rekam medis, transfer
data diantara sistem informasi yang belum terintegrasi

MOTION

pasien yang tidak perlu


an pasien dari satu unit ke unit
ea lain. Perpindahan alat dari

hkan rekam medis, transfer


rmasi yang belum terintegrasi

INVENTORY
Memproduksi, menyimpan atau membeli barang yang
tidak perlu. Kehabisan barang akibat salah
perencanaan.
Di area klinis: ruang tunggu pasien, gudang BMHP,
terlalu banyak jenis implant. Terlalu banyak variasi
brand obat.

EXTRA PROCESSING
Melakukan proses yang tidak perlu, memberikan

Di area admin: memindahkan rekam medis, transfer


data diantara sistem informasi yang belum terintegrasi

MOTION
Pergeragakan yang berlebihan dari staf, posisi kerja
yang tidka ergonomik
Di area klinis: Berjalan sepanjang hari, berdiri
sepanjang hari, meraih, membungkuk, mengangkat
beban lebih dari 3 kg
Di area dmin: duduk sepanjang hari, berjalan bolak
balik

kan rekam medis, transfer


masi yang belum terintegrasi

bihan dari staf, posisi kerja

panjang hari, berdiri


membungkuk, mengangkat

njang hari, berjalan bolak

terlalu banyak jenis implant. Terlalu banyak variasi


brand obat.

EXTRA PROCESSING
Melakukan proses yang tidak perlu, memberikan
kualitas lebih tinggi dr pada yang dibutuhkan proses
selanjutnya
Di area klinis: menanyakan pertanyaan yang sama 20
kali, mengisi informasi pasien yang sama pada formlir
berbedea-beda
Di area dmin: rapat terlalu lama, laporan terlalu
panjang, mengulang input data, memformat presentasi.

Diagram'Proses'Bisnis''
Farmasi'Rawat'Jalan'(before'implementa8on)'
3.#Layanan#
Penyerahan#
obat#

1.#Layanan#
Administrasi#
1.1'Penerimaan'
Resep'(1 )'
Wai8ng'Time'

1.Entry'resep'dan'
Charge'slip'(3 )'

1.2'Verikasi:'
K'BPJS'('10 )'
K'Non'BPJS'(1 )'

NonKU8lized'
'Talent'

Mo8on''

3.1''Penyerahan'
obat(4 )'
3.2'Penandatangan'resep'dan'
konrmasi''no'telp'pasien(1 )'

1.4'Pembayaran'2 )'
1.5' Pemberian' no'
antrian'(1 )'

Pelayanan#
obat#rawat#
jalan#

Pelayanan#
Sesuai#standar#

Inventory'
2.1.'Pengambilan'obat(8 )'
Mo8on''
2.2.'Peracikan(15 )'
Extra''
Processing'

2.3.'penulisan'e8ket(6 )'

5 type of waste identified

Lead time 39
Cycle time administrative
BPJS patient 15
Cycle time admin non
BPJS patient 8

2'.4.'Pengecekan(3 )'

2.Layanan#
Penyiapan#obat#

Note:' Waste'Type'

5. ELIMINASI WASTE DENGAN KAIZEN


PERUBAHAN)UNTUK)MENJADI)LEBIH)
BAIK))PERBAIKAN)BERKELANJUTAN)

Upaya perbaikan yang


sangat fokus pada
proses yang spesifik,
untuk menghasilkan
perubahan dengan
cepat dan berdampak
positif.

Kaizen means do everyday


improvement, everybody improve,
everywhere improvement; from
incremental improvement to dramatic
strategic improvement. Masaaki Imai

3 Levels of Kaizen by Masaaki Imai

Penekanan pada KREATIVITAS, lower cost


dan lower resource

Best
Practices

Large
Kaizen
PACE

Medium
Kaizen

Cross
function
Projects

EMR
Implementation

New Indy
Bed Tower

Womans
& Childrens
3P

Complexity

COG
Group

Lean
Events

DATA + ALAT BANTU + STRUKTUR


Small
Kaizen

Daily Kaizen
Bubble size is meant
represent2014
relative size of effort
fathemato& roughly
mayang. Desember

KAIZEN ITU MUDAH


1. TEMUKAN PEMBOROSAN
2. DISKUSIKAN IDE UNTUK HILANGKAN/
KURANGI PEMBOROSAN
3. IMPLEMENTASIKAN IDE TERPILIH
4. DOKUMENTASIKAN PROSES
PERBAIKAN (SEBELUM & SESUDAH)
5. BAGIKAN HASILNYA DENGAN
KELOMPOK KAIZEN LAIN

TEMUKAN

DISKUSIKAN

IMPLEMENTASIKAN

APA#ITU#PAPAN#KAIZEN#?#

DOKUMENTASIKAN

h-p://cdn.leanblog.org/wp=content/uploads/2013/09/modied=idea=card.png#

BAGIKAN

6. GUNAKAN KAIZEN UNTUK PERBAIKAN DI SEGALA ASPEK


CULTURE, QUALITY &
COST CONTROL
DIVISION (DIBKMKB)

Kaizen teams per


Gemba

Kaizen teams per


Function

Kaizen teams per


Projects or problems

KENAPA SAYA HARUS MELAKUKAN KAIZEN?

Area kerja lebih nyaman

Bekerja lebih ringan

Membantu mencapai KPI

Membantu implementasi standar akreditasi

Diagram#Proses#Bisnis#Farmasi#Rawat#Jalan#
(KAIZEN)#

3.#Layanan#
Penyerahan#
obat#

1.#Layanan#
Administrasi#
1.1#Penerimaan#
Resep#(1 )#
1.2#Verikasi#(1 )#
1.3#Cetak#resep#
dan#Charge#slip#
(2 )#

3.1##Penerahan#obat#
dan#Edukasi#Pasien(3 )#
3.2#Penandatangan#resep#
dan#konrmasi#no#telp#
pasien#(1 )#

1.4#Pembayaran#(2 )#

1.5# Pemberian# no#


antrian#(1 )#

Pelayanan#
obat#rawat#
jalan#

Pelayanan#
Sesuai#
standar#

2.1.#Pengambilan#obat#(5 )#
2.2.#Peracikan#(15 )*#
2.3.#pencetakan#e5ket(2 )#
2#.4.##
Pengecekan(2 )#

2.Layanan#
Penyiapan#obat#

Lead time 20
Cycle time
administrative BPJS
patient = non BPJS
patient 5

7. RAYAKAN DAN APRESIASI


KAIZEN'EVENT'TRIWULAN'1'

7. RAYAKAN DAN APRESIASI


KAIZEN'EDISI'SPECIAL'KARTINI'

7. RAYAKAN DAN APRESIASI

8. HASIL KAIZEN SEMESTER I 2015


PENGHEMATAN DENGAN KAIZEN EVENT
NO ASPEK
1

BIAYA

WAKTU

PENGHEMATAN dalam 1 SEMESTER


Rp 6.768.548.246
148538 MENIT

TOTAL 2015 (SD OKT)

EFISIENSI OPERASIONAL 19%


Waktu kerja: 250.000 menit
Biaya : Rp. 9,5 M
Komplain dokter terkait visit, jadwal operasi/ praktik: <5%
Komplain pasien terkait antrian, jadwal <5%

9. DOKUMENTASI & PENGELOLAAN IDE

10. SHARING IS CARING


We#share#to#others#too#

property#of#Pelni#Hospital,#please#do#not#
distribute#without#consent.#Fathema,#
Mayang,#2015#

KESIMPULAN

Mempraktikkan lean management memerlukan keterpaduan dari arahan


top management dalam visi rumah sakit

Pemahaman tentang proses bisnis, kegiatan tanpa nilai manfaat (waste)


sangat penting untuk memperbaiki aliran

Kaizen merupakan metode sederhana yang saintifik, untuk memecahkan


masalah dengan mengutamakan kreativitas untuk perbaikan berkelanjutan

Mengeliminasi kegiatan tanpa nilai manfaat meningkatkan value in delivery


of care bagi pasien

TERIMA KASIH