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MS PROJECT
2013
Planification et suivi
Ce support accompagne lexpos du formateur lutilisation des
fonctionnalits de MS Project 2013 relatif la planification et le
suivi des activits dun projet

Il complte les notes personnelles de chaque participant suite la phase


pratique.
Cest donc un "super condens" d'un expos qui tiendrait trs
facilement surplusieurs centaines de pages sitout avait d tre
crit dans les dtails.

Formation la Planification
et au suivi de projet avec :
MS PROJECT 2013
Du 31 Aot au 02 Septembre 2016

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SOMMAIRE
I.

INTRODUCTION A LA GESTION DES PROJETS........................................2


I.1.

Quelques concepts et dfinitions.........................................................2

I.2.

Mthodologie de gestion de projet.....................................................7

I.3.

Logiciel de gestion de projet et environnement systme................12

II.

ENVIRONNEMENT EPM ET MS PROJECT 2013....................................15

II.1.

Prsentation de la solution PPM.........................................................15

II.2.

Tour dhorizon de MS-Project 2013..................................................16

II.3.

Configuration et paramtrage de MS Project 2013................18

III.

PLANIFICATION DES PROJETS................................................................26

III.1.

Planification des tches.......................................................................26

III.2.

Planification des ressources..............................................................34

IV.

SUIVI DES PROJETS ET REPORTING.......................................................47

IV.1.

Suivi du projet............................................................................................47

IV.2.

Rapport et communication.................................................................52

BIBLIOGRAPHIE.............................................................................................................54

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I. INTRODUCTION A LA GESTION DES PROJETS


I.1.

Quelques concepts et dfinitions

Gestion de projet
On appelle projet l'ensemble des actions entreprendre afin de rpondre
un besoin dfini dans des dlais fixs. Ainsi un projet tant une action
temporaire avec un dbut et une fin, mobilisant des ressources identifies
(humaines et matrielles) durant sa ralisation, possde galement un
cot et fait donc l'objet d'une budgtisation de moyens et d'un bilan
indpendant de celui de l'entreprise. On appelle livrables les rsultats
attendus du projet.
La difficult dans la conduite du projet rside en grande partie dans la
multiplicit des acteurs qu'il mobilise. En effet, contrairement aux projets
personnels ou aux projets internes faible envergure pour lesquels le
besoin et la rponse ce besoin peuvent tre raliss par la mme
personne ou par un nombre limit d'intervenants, dans un projet au sens
professionnel du terme, l'expression du besoin et la satisfaction de ce
besoin sont ports par des acteurs gnralement distincts.
De cette manire, il est ncessaire de s'assurer tout au long du projet,
que le produit en cours de ralisation correspond clairement aux attentes
du

client.

Par

opposition

au

modle

commerant

traditionnel

(vendeur / acheteur) o un client achte un produit dj ralis afin de


satisfaire un besoin, le projet vise produire une cration originale
rpondant un besoin spcifique qu'il convient d'exprimer de manire
rigoureuse. Cette expression des besoins est d'autant plus difficile que le
projet n'a gnralement pas d'antriorit au sein de lorganisation tant
donn son caractre novateur. A l'inverse, il est gnralement difficile de
faire
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abstraction des solutions existantes et de se concentrer uniquement sur


les besoins en termes fonctionnels.

Matre d'ouvrage
On appelle matre d'ouvrage (parfois matrise d'ouvrage, note MOA)
l'entit porteuse du besoin, dfinissant l'objectif du projet, son calendrier
et le budget consacr ce projet. Le rsultat attendu du projet est la
ralisation d'un produit, appel ouvrage.
La matrise d'ouvrage matrise l'ide de base du projet, et reprsente ce
titre les utilisateurs finaux qui l'ouvrage est destin.
Ainsi, le matre d'ouvrage est responsable de l'expression fonctionnelle
des besoins mais n'a pas forcment les comptences techniques lies la
ralisation de l'ouvrage.
Matre d'ouvrage dlgu
Lorsque

le

matre

d'ouvrage

ne

possde

pas

l'exprience

mtier

ncessaire au pilotage du projet, il peut faire appel une matrise


d'ouvrage dlgue (dont la gestion de projet est le mtier). On parle
ainsi d'assistance matrise d'ouvrage (note AMO). La matrise
d'ouvrage dlgue (note parfois MOAd) est charge de faire l'interface
entre le matre d'uvre et le matre d'ouvrage afin d'aider le matre
d'ouvrage dfinir clairement ses besoins et de vrifier auprs du matre
d'uvre si l'objectif est techniquement ralisable. La matrise d'ouvrage
dlgue ne se substitue pas pour autant la matrise d'ouvrage et n'a
donc pas de responsabilit directe avec le matre d'uvre.
Matre d'uvre
Le matre d'uvre (ou matrise d'uvre, note MOE) est l'entit
retenue par le matre d'ouvrage pour raliser l'ouvrage, dans les

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conditions de dlais, de qualit et de cot fixes par ce dernier


conformment un contrat. La matrise d'uvre est donc responsable des
choix techniques inhrents la ralisation de l'ouvrage conformment aux
exigences de la matrise d'ouvrage. Le matre d'uvre a ainsi la
responsabilit dans le cadre de sa mission de dsigner une personne

physique charge du bon droulement du projet (on parle gnralement


de matrise du projet), il s'agit du chef de projet.
Sous-traitance
Pour la ralisation de certaines tches du projet, lorsqu'il ne possde pas
en interne les ressources ncessaires, le matre d'uvre peut faire appel
une ou plusieurs Organisations/Entreprises externes, on parle alors de
sous-traitance (et chaque entreprise est appele sous-traitant ou
prestataire). Chaque sous-traitant ralise un sous-ensemble du projet
directement avec le matre d'uvre, mais n'a aucune responsabilit
directe avec la matrise d'ouvrage, mme si celle-ci a un " droit de regard
" sur sa faon de travailler.
Schma rcapitulatif

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Le Schma Directeur
Un projet doit s'inscrire dans les objectifs gnraux de l'entreprise car il
mobilise gnralement du personnel pendant une grande priode de
temps.

C'est

la

raison

pour

laquelle

il

est

ncessaire

pour

une

organisation, avant mme de se lancer dans des projets, de dfinir ses


intentions moyen terme (un trois ans).

Ainsi, le schma directeur d'une organisation a pour but de donner les


orientations

stratgiques

de

manire

prospective

afin

de

dfinir

globalement l'articulation de la ralisation des principaux objectifs dans le


temps. Il permet ainsi de dfinir des priorits en termes de ralisation des
objectifs et de donner une visibilit sur les ambitions de l'organisation. Le
Schma Directeur peut dans le cas de grosses structures se dcliner sous
la forme d'un Schma Stratgique (parfois Schma Directeur Gnral)
fdrant plusieurs schmas directeurs distincts.
Le schma directeur est labor par un Comit Directeur (ou Comit
stratgique) regroupant les reprsentants de la direction gnrale de
l'organisation. Le Comit Directeur reprsente donc la Direction gnrale
de l'entreprise pour l'ensemble des projets.
L'inscription d'un projet dans le Schma Directeur ne garantit pas
cependant la ralisation de l'ouvrage associ. En effet, la terminologie du
mot projet recouvre celle de lintention, ce qui implique la notion de
faisabilit, qui est une des tapes intermdiaires entre la ralisation du
schma directeur et le commencement du projet.
Comit de pilotage
Lors du lancement du projet, un Comit de Pilotage, compos de
responsables organisationnels de la matrise d'ouvrage, est nomm afin
d'en assurer le suivi. Un chef de projet de la matrise d'ouvrage (directeur

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de projet) est alors dsign et une date prvisionnelle de dmarrage du


projet est fixe. Le chef de projet est alors charg de proposer une quipe
projet, compose de reprsentants des diffrentes directions et entits de
l'entreprise, et ventuellement d'associer des experts, c'est--dire des
intervenants donnant ponctuellement un avis d'expertise sur un point
ncessitant des comptences techniques ou mthodologiques que l'quipe
projet ne possde pas.

Cette structure temporaire, mise en place spcifiquement pour le projet, a


pour but de piloter le projet de faon autonome, c'est--dire
en

se

distinguant

de

lorganisation/Entreprise.

la

hirarchie

Le

Comit

permanente
de

pilotage

de
est

cependant charg de rendre compte au Comit Directeur


des

problmes

rencontrs

au

cours

du

projet

lorsqu'une dcision de niveau stratgique doit tre


prise au cours du projet. A la fin du projet, le Comit de Pilotage est
dissous et le directeur de projet retrouve ses attributions originales.
PERT
Le graphique PERT est une technique de gestion de projet qui permet de
visualiser la dpendance des tches et de procder leur ordonnancement
; c'est un outil de planification. Le terme PERT est l'acronyme de program
(ou Project) Evaluation and Review Technique.
GANTT
Le diagramme de Gantta t dvelopp par Henry L. Gantt, ingnieur
amricain, et est un outil utilis en ordonnancement et gestion de projet
et permettant de visualiser dans le temps les diverses tches lies
composant un projet. Il permet de reprsenter graphiquement
l'avancement du projet.

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Chemin Critique
Le chemin critique est lensemble des tches dont le retard entraine
ventuellement le retard du projet. La somme des dures des tches
critiques successives est gale la dure du projet.
Marge totale
La marge totale dune tche est le retard que peut accuser celle-ci sans
causer le retard du projet.
Marge libre
La marge libre dune tche est le retard que peut accuser celle-ci sans
causer le retard des taches successeuses.

I.2.

Mthodologie de gestion de projet

On appelle gestion de projet (ventuellement conduite de


projet ) l'organisation mthodologique mise en uvre pour faire en
sorte que l'ouvrage ralis par le matre d'uvre rponde aux attentes
du matre d'ouvrage et qu'il soit livr dans les conditions de cot de
dlai

et

de

qualit

prvus

initialement,

indpendamment

de

sa

fabrication . Pour se faire, la gestion de projet a pour objectifs


d'assurer la coordination des acteurs et des tches dans un souci
d'efficacit et de rentabilit.

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Les checs de projets sont trop frquents - certains font les gros titres,
mais la grandemajorit est vite oublie. Les raisons de l'chec sont
nombreuses et diverses. Quelques causeshabituelles sont:

Manque de coordination des ressources et des tches ;


Manque de communication avec les parties concernes conduisant

des livrables ne correspondant pas aux souhaits du Client ;


Mauvaise estimation des dlais et des cots conduisant des

drives en termes de dlai et de cot ;


Indicateurs de mesure insuffisants ;
Planification des ressources, des tches et planning insuffisants ;
Manque de contrle de l'avancement de telle sorte que le statut rel

du projet n'est connu que trop tard ;


Manque de contrle qualit conduisant des livrables inacceptables.

Sans une mthode de gestion de projet, ceux qui font raliser un projet,
ceux qui le grent etceux qui y travaillent auront des ides diffrentes sur
la manire dont les choses doivent tre organiseset sur le moment o les
diffrents aspects du projet seront raliss.
Les gens concerns n'auront pas de responsabilit, d'autorit ou de
dlgation budgtaire biendfinies et, en consquence, il y aura souvent
de la confusion autour du projet. Sans une mthode degestion de projet,
les projets sont rarement achevs l'heure et dans les cots - c'est
particulirementvrai pour les grands projets. Une bonne mthode de
gestion de projet guidera le projet travers unensemble visible de tches
contrl, bien gr pour obtenir les rsultats souhaits.
Le choix d'une mthodologie pour conduire un projet, aussi contraignant
peut-il paratre, est un atout permettant tous les acteurs de projet de
mener conjointement une action organise selon des rgles clairement
exprimes. Cette mthodologie commune est d'autant plus importante

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que les acteurs du projet
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sont parfois amens changer en partie au

cours du projet.
Ainsi nous distinguons principalement trois mthodologies standard de
Gestion des Projets : lesmthodologies PRINCE 2 et PMI, ainsi que la
norme ISO 21 500.

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Mthodologie PRINCE 2
PRINCE2(PRojects IN Controlled Environments) a t cr en 1989 par lOGC
(the Office of Government Commerce). Lamthode a d'abord t base
sur

PROMPT,

une

mthode

de

direction

de

projet

cre

par

SimpactSystems Ltd en 1975. PROMPT a t adopte comme standard par


lOGC en 1979 pour tre utilisdans tous les projets informatiques du
Gouvernement.

son

lancement

en

1989,

PRINCE2remplaa

effectivement PROMPT dans les projets Gouvernementaux. PRINCE2


appartient audomaine public et son copyright appartient la Couronne.
PRINCE2 est une marque dpose de lOGC.
PRINCE2 se dcrit travers :

8 processus ;
8 composantes ; et
3 techniques.

Schmatis comme suit

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Mthodologie PMI
La mthodologie de management de projet du PMI (Project Management
Institute) est entirement dcline dans le PMBOK (Project Management
Body of Knowledge) et rendu actuellement la 5 e dition. Cette dernire
dcrit

les

47

processus

ncessaires

au

management

des

projets,

subdiviss en 5 grands groupes de processus et 10 domaines de


connaissances.
Lensemble de ces 47 processus sexcute dans les 5 groupes de
processus en dessinant la roue dEdwards Deming (Statisticien Amricain)
comme prsent ci-dessous.

Ces dernires annes, cette mthodologie inspire assez La programmation


du logiciel MS Project (65 % de part de march en 2002) et plus
globalement de la Plateforme PPM (Portfolio Project Management).
Lensemble de ces processus est prsent dans le tableau de la page
suivant et organis par groupe de processus et par domaine de
connaissance.

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Tableau synoptique des processus PMBOK

Source : PMBOK 5e dition.

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I.3. Logiciel de gestion de projet et environnement systme


Logiciel de gestion des projets
Le terme logiciel de gestion de projets peut dsigner diffrents types
de logiciel ayant pour objectif de faciliter le travail de gestion de projet. Le
travail des logiciels de gestion de projet est gnralement d'automatiser
des tches de sauvegarde et/ou de la gestion du temps. Par exemple, les
systmes de gestion de versions, ou les systmes de gestion de
configuration enregistrent diffrents tats d'un projet et gardent une trace
de la date de modification.
Une part importante des logiciels de gestion de projet s'occupent de la
planification des projets, c'est--dire de l'ordonnancement de tches en
vue de leur ralisation future.
Pour rpondre ces besoins ainsi que dautres crs par les processus de
management des projets, des gammes trs varies de logiciel pilule sur le
march, chacune ayant des spcificits allant de la simplicit la
spcialisation des secteurs dactivit prcis.
Ci-dessous vous trouverez la liste de quelques-uns de ces logicielsavec la
nomenclature

[Nom

(Editeur,

Environnement

systme,

prix

indicatif) ;]suivi du classement ralis par GARTNER en 2009 sur ce


segment.

Microsoft Project(Microsoft, Windows, 900$) ;

Primavera(Primafrance/Oracle, Windows, 2 000 $) ;

PSN et PSNext(SCIFORMA, Windows/Mac/Linux/web, 1000 $);

Open Workbench(Niku / openworkbench.org, Windows, 1 500 $);

Open Plan (Welcom/Deltek, Windows,);

Planisware OPX2(Planisware, Windows/Unix/linux, NC);

ganttProject(Alexandre thomas & lquipe GP, Windows/Mac/linux, Libre);

Imendio Planer (Imendio, Windows /linux, Libre);

Asta Powerproject(Asta Dvt, Windows , 1000 $);

Fast track Schedule (Cesyam, Windows/Mac/linux, 700 $)

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Genius Project (Genius Inside SA, Windows/Mac/linux, 2 000 $);

Planview (PlanView, Windows, NC);

WPlanner (Wplanner, Windows, Libre);

Augeo5 (Augeo Software, Windows, NC);


et

Artologik ProjectManager, Invest Sign, PlanningForce, ProjectOr,


Projectpro, IOvision, PlanningPME, TaskJuggler, Project
Monitor ;NetBoard

Selon les axes du potentiel lexcellence et la vision produit par Gartner,


on comprend facilement le choix de Ms-Project pour le pilotage de projets.
Comme prsent plus haut, chacune de ces applications fonctionne dans
un environnement systme spcifique. En ce qui concerne Ms-Project, il
sagit de lenvironnement Windows.
Systme dexploitation Windows de Microsoft
Windows est le systme dexploitation conu par la socit Microsoft pour
les ordinateurs de type PC et qui rvolutionne linformatique individuelle.
Grce la possibilit dexcution simultane de plusieurs applications,
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lexploitation efficace de la puissance totale de lordinateur et la richesse


de linterface graphique, Windows offre un environnement de travail plus
intuitif, plus performant que jamais. Il transforme lcran de lordinateur
en bureau qui affiche votre travail dans des zones rectangulaires appeles
fentres. Il se dcline en plusieurs versions allant de Windows 95
Windows 10 passant par Windows 98, 2000, Millenium, XP, Vista 7 et 8.
De manire gnrale, chacune de ces versions contient les fonctionnalits
et outils suivants :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Dmarrage et arrt;
Environnement Fentre ;
Barres et Menus ;
Lexplorateur Windows
Cration et gestion des dossiers et des fichiers
Enregistrement des fichiers et conversion en PDF
La slection des fichiers et dossiers
Copier, couper, coller des fichiers et dossiers
Capture dcran

Exercice dapplication : Crer un dossier nomm Formation sur Ms


Project et lintrieur de ce dernier, cre un fichier doc ou docx et le
nomm leons apprises.

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II. ENVIRONNEMENT EPM ET MS PROJECT 2013


II.1. Prsentation de la solution PPM
PPM (Portfolio Project Management) est une

solution collaborative,

compose de Project Server 2013, de Project Web Access et de Project


Professional 2013, qui permet une organisation ou une quipe en mode
projet

davoir

une

vision

densemble

sur

le

portefeuille

de

projets/Programmes, de planifier et suivre ses projets, de grer les


ressources et de mettre en place un vritable travail collaboratif.
Le socle
de base
de cette
solution
est
constitu
dun
systme

dexploitation serveur, en loccurrence Windows Server 2008/2012, dun


systme de gestion des bases de donnes qui est SQL server 2008/2012
et de lapplication de gestion collaborative Windows SharePoint.
Dans cette solution, MS Project Professional 2013 est cet outil-culte du
chef de projet et de son quipe permettant de planifier et de piloter les
projets de faon autonome.

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suivantes parcourir les fonctions de ms

Project pour configurer, planifier et piloter des projets.

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II.2. Tour dhorizon de MS-Project 2013


Cette rubrique a pour objectif de rendre lapprenant capable de dmarrer
lapplication Ms Project 2007 didentifier les composantes de son interface
et de dutiliser le guide de projet pour paramtrer, planifier et de suivre les
projets.
Dmarrage et prsentation de MS-Project 2007
Dans lenvironnement Windows 8, MS Project 2013 se lance travers la
suite de commande Dmarrer(bouton windows) Application Project
2013.
Aprs lexcution de cette dernire, lcran suivant de MS-Project 2013
apparat.

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Ruban

Chronologie

Editeur de tches

Zone GANTT

Le panorama de lcran daccueil prsente principalement le ruban, la


chronologie,lditeur de tches et la zone du diagramme de GANTT.
Cet cran prsente comme toutes les applications de Microsoft office
2013, un rubanintgrant les onglets et les outils prsents ci-dessous.
Ci-dessous vous visualisez le ruban avec les onglets (Fichier, Tche,
Ressource, Rapport, Projet, Affichage et format) qui eux-mmes sont
diviss en groupes spars par des lignes.
Le ruban avec longlet projet actif :

Longlet tche :

Longlet Ressource :

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Longlet rapport :

Longlet affichage :

Longlet format :

La chronologie

Sminaire de formation sur Ms Project 2013

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E-mail : agesfosiege@yahoo.fr - Site web. :

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Tl. (237) 33 42 76 78 Fax : (237) 33 42 69 87
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II.3. Configuration

Project 2013

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E-mail : agesfosiege@yahoo.fr - Site web. :

et

paramtrage

de

MS

Interfaage et configuration
Plusieurs options sont actives par dfaut dans MS Project et entranent
parfois des rsultats incompris, ainsi il est important de les configurer
avant de dmarrer toute opration sur un Projet. Ces options se trouvent
dans la commande option de longlet fichier. Elles y sont rparties dans les
groupes : gnral, Affichage, chancier, options avances, langue,
complments,

personnaliser,

enregistrement,

barre

doutils

rapide,

vrification,

confidentialit et dont les plus importantes sont

prsentes ci-dessous.

Le groupeGnral :
Cegroupe permet
dactiver les fonctions
douverture de fichier,
daffichage par dfaut,
de format de date et
dattribution de nom
dutilisateur au fichier
MS-Project.
Ce groupe permet
aussi de dfinir les
larrire-plan et le
thme de lcran
daccueil.

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Le groupe Affichage :
Cegroupe

permet

de

slectionner le type de
calendrier

du

projet,

ainsi que la devise de


rfrence

dans

projet.

le

utiliser
Il

permet aussi dactiver


la barre de saisie, ainsi
que

laffichage

de

quelques indicateurs et
bouton doptions.

Le groupe chancier :
Il permet de dfinir les
units de temps
utiliser par Project pour
les conversions lors des
saisies. Il contient les
paramtres agissant
lors de la planification
des tches et des
ressources. Si lon
souhaite par exemple
que la dure dune
tche reste fixe malgr
les changements, il suffira de choisir loption correspondante dans la zone
type de tche par dfaut.

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Fichier et paramtrage
Aprs les activits de configuration, il est important de paramtrer et
crer le fichier Ms-Project. Pour cela, nous allons utiliser les onglets
Projet pour le paramtrage et Fichier pour la cration et lenregistrement
du fichier Project.
Date de dmarrage du projet
Le bouton informations sur le projet ci-contre ouvre
une boite de dialogue qui permet de dfinir la date de
dmarrage du projet.
Dans

cette

dialogue,

boite

cliquer

de

sur

le

bouton de liste Date de


dbut et dfinir la date de
dmarrage prvue du projet
et valider avec OK.
Il

est

aussi

possible

de

dfinir ici la date de fin du


projet afin que Ms-Project
calcule le dbut du projet.
Informations gnrale sur le projet et statistiques
Pour observer les informations
gnrales sur le projet, il suffit
de

cliquer

sur

projet>information

longlet
sur

le

projet. La boite de dialogue qui


saffiche permet de visualiser les
dbuts et fins dun projet, mais aussi de modifier les la planification du
Projet (ASAP ALAP). Si vous cliquez sur statistiques, vous obtenez plus
dinformation sur le projet en loccurrence, son budget, sa dure
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Paramtrage du calendrier
Project considre que la plupart des personnes travaillent une semaine
standard, du lundi au vendredi de 8 heures 17 heures. Mais vous ntes
pas oblig dutiliser ces valeurs. Si votre quipe travaille le samedi ou le
soir, vous pouvez changer. Il suffit de modifier les horaires de travail dans
le calendrier du projet.
1. Cliquez sur Projet>Modifier les horaires de travail.
2. Dans la liste Pour le calendrier, slectionnez le type de calendrier
modifier.
Si vous modifiez le calendrier
pour toutes les personnes de
votre

projet,

Standard

slectionnez

(Calendrier

du

projet).
1. Cliquez

sur

longlet

Semaines de travail,
puis slectionnez Par
dfaut.
Remarque
crer

Vous pouvez
un

ensemble

temporaire de jours ouvrs


avec des horaires de travail
diffrents
habituel,

de
par

lchancier
exemple,

si

vous voulez que votre quipe


travaille le Dimanche uniquement pendant la saison de pluies. Tapez un
nouveau nom, utilisez les colonnes Dbut et Fin pour indiquer la dure de
cette priode temporaire, puis cliquez sur Dtails pour dfinir exactement
lhoraire.

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1. Cliquez sur Dtails.


2. Slectionnez Dimanche.
Vous pouvez bien sr slectionner nimporte quel jour. Vous pouvez
galement slectionner plusieurs jours en appuyant sur la touche Ctrl et
en slectionnant dautres jours.
1. Dcidez si le jour est ouvr ou non, en cliquant sur lun des trois
boutons situs droite de la bote de dialogue.
2. Dfinissez les heures de travail pour la journe, puis cliquez sur OK.
Journes fries
Project 2013 ninclut pas les jours fris prdfinis, mais vous pouvez les
ajouter de la mme faon que les vacances :
1. Cliquez sur Projet>Modifier les horaires de travail.

2. Dans la liste Pour le calendrier, cliquez sur le calendrier modifier.


o

Pour les jours fris, utilisez le calendrier de projet actuel. Il


prsente les mots (Calendrier du projet) la suite de son
nom.

Pour les congs, utilisez le calendrier des ressources de la


personne. Il porte le mme nom que la personne en question.

3. Sous longlet Exceptions, ajoutez un nom, une date de dbut et


une date de fin pour chaque jour fri ou jour de vacance.

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Il faut noter que la date frie dfinie naura deffet sur le projet que si
elle est traverse par une tche du projet. Si cette dernire tche est
critique, lchance du projet sera avance.
Le fichier de projet
Enregistrement dun nouveau fichierprojet
Comme

pour

applications

office

enregistrer

un

cliquer

sur

ensuite

toutes

les

2013,

pour

fichier
longlet

sur

la

projet,
Fichier

commande

Enregistrer

sous>

Ordinateur>parcourir, dans la
boite

de

dialogue

ci-contre,

choisir la destination du fichier,


saisir le nom de projet dans la zone nom du fichier et cliquer sur le
bouton enregistrer pour sauvegarderun projet standard de type .mpp.
Enregistrement un modle deprojet
Lorsque vous avez lhabitude de
travailler

sur

les

projets

dune

mme organisation, il est possible


que les besoins en configuration
soit les mmes, ainsi il est louable
denregistrer un modle de projet
quon pourra rappeler plus tard afin
de ny rentrer que les donnes spcifiques.
Pour raliser cela, lancer le processus denregistrement prcdent et dans
la boite de dialogue denregistrement, dans type de fichier, choisir
modlede projet et valider, la seconde boite de dialogue ci-contre

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saffiche et offre la possibilit de choisir les composantes du projet qui


seront sauvegard dans le modle.
Limiter laccs un fichier projet
La limitation daccs consiste
donne un mot de passe au fichier,
gnralement

cette

sexcute

procdure

lors

de

lenregistrement, ainsi cliquer sur


longlet

Fichier

ensuite

sous

enregistrer sous, dans la boite de dialogue qui saffiche, cliquer sur


outils-options gnrales. Dans la boite de dialogue ci-contre, saisir le
mot de passe, valider avec OK et ensuite enregistrer. Vous avez

la

possibilit de crer un mot de passe protgeant entirement le fichier ou


alors seulement laccs en criture.
Crer un fichier projet
Cliquer

sur

Fichier>nouveau, dans
le volet office, cliquer sur
le lien intitul nouveau
projet.Pour

crer

un

nouveau projet laide


dun modle comme celui
crer

prcdemment,

Dans la boite de dialogue ci-contre, clique sur le bouton crer partir


dun fichier existant, dans la fentre qui apparait, slectionner
lemplacement du fichier modle, cliquer sur le type de fichier modle de
projet, et enfin double-cliquer sur le fichier modle.

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Ouvrir un fichier projet existant


Pour

ouvrir

cliquer
ensuite

sur
sur

un

fichier

longlet
la

projet,
fichier

commande

ouvrir>ordinateur>parcourir,
dans la boite de dialogue cicontre, choisir lemplacement du
fichier et double-cliquer sur ce
dernier.

Les Vues
Dans MS Project il existe plusieurs affichages/vues qui seront prsents
dans les fonctions suivantes, notamment le GANTT, Le rseau des taches
(PERT) les tables dutilisation, le calendrier

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III. PLANIFICATION DES PROJETS


III.1.

Planification des tches

Lorsque le paramtrage est clair et que la dfinition et le calendrier du


projet sont prts, on peut dmarrer avec la planification des tches.
Saisie des tches
Les tches reprsentent le travail accomplir
pour

atteindre

lobjectif

du

projet.

Elles

reprsentent de ce fait, les lments de base de


tout projet. Comme sous Excel, la saisie des
tches se fait dans les cellules de lditeur des
tches sous le champ nom des tches.
Les tches peuvent aussi tre directement
copies dExcel avec la technique du Copiercoller.

Elles

peuvent

aussi

tre

incorpores

depuis

dautres

applications,notamment Outlook.
Crer les jalons dun projet
Les

jalons

sont

des

tches particulires, dans


le

sens

reprsentent
vnements

elles
des

significatifs,

elles ont une dure nulle.


Pour

transformer

un

tche et jalon il suffit juste de lui affecter une dure gale 0. Une tche de
dure diffrente de zro peut aussi tre maque comme jalon tout
simplement en double-cliquant sur la tche et en activant la case coch
Marque la tche en tant que jalons de longle Avanc.

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Attribuer une dure aux tches


La dure dune tche correspond la quantit de temps ncessaires pour
tre accomplie.Microsoft Project mesure cette dure laide dunits de
mesure allant de la minute lanne. Dans la majorit des cas, les tches
dfinies dans Ms Project seront accomplies durant les priodes ouvres.
Mais il faut noter que MS-Project permet aussi de planifier les dures des
tches pendant les priodes chmes, on parle alors de dure coule.
Il est important de noter que la barre GANTT sallonge aussi en fonction
des dures dont les mesures sont les suivantes :
Dure
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

min
heure
jour
semaine
mois
minute coul (=60 sec.)
heure coule (=60 min.)
jour coul (=24 hrs.)
semaine coule (=7 jrs.)
mois coul (=30 jrs.)

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

Franais
min
hr
jour
sm
mois
min
hrs
joursc
sm
moisc

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

Anglais
min
hr
day
wk
mon
emins
ehr
edays
ewks
emons

NB : Les dures coules (ou "elapsed") annulent tout temps chm au


niveau ducalendrier du projet et du calendrier des ressources.
Il est possible techniquement de jouer avec le calendrier des
ressources pour avoirle mme rsultat que les dures coules sur une
tche mais cependant ce systme nemarchera plus ds que la tche
viendra bouger dans le planning suite des modifications, les
Calendriers des ressources n'tant pas modifis automatiquement pas MS
Project.
Etablir les liaisons entre les tches
Lors du tour dhorizons, nous avons remarqu quil fallait simplement
renseigner la colonne prdcesseurs pour avoir des liaisons entre les
tches. Il faut noter que cette dmarche affecte par dfaut le type de
liaison Fin Dbut(FD) la relation, sur 4 quatre possibilits que nous
dcrivons ci-dessous.

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Fin Dbut (FD)

La tche successeur ne peut pascommencer


avant la fin de la tchePrdcesseur.
Dbut Dbut (DD)
La tche successeur ne peut pascommencer
avant le dbut de la tcheprdcesseur
Fin Fin (FF)
La tche successeur ne pas finir avant
la fin de la tche prdcesseur.
Dbut Fin (DF)
La tche successeur ne pas fini avant
que la tche prdcesseur necommence

Remarque : concernant le lien DF, il est quivalent chronologiquement


parlant au lien FD.C'est juste la manire de rflchir qui change.
Effectivement, dire (FD) que "B ne peut pasdbuter avant la fin de A" est
quivalent dire "A finira toujours avant le dbut de B" et estdonc
quivalent (DF) "B ne peut pas finir avant le dbut de A".
Pour dfinir autrement les liens entre les tches, slectionner celles-ci, et
cliquer sur licne lier les tches

du groupe Planifier dans longlet

Tche du Ruban. Pour dlier il suffit de cliquer sur le bouton voisin


droite

(Dissocier les tches)

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Chacune de ces relations permet la dfinition des dlais entre deux tches
appels dcalage. Ainsi, un dcalagede latcheBsur latche B de K
j/h/mindans une relation Fin dbut sera not XFD + K (X tant le
numro de la ligne de lactivit A).
Ce dcalage peut tre positif (retard) ou ngatif (avancement). Il peut
aussi sexprimer en pourcentage, cette fois il prsente le dcalage par
rapport lavancement ou retard dune des tches de la liaison.
Exemple : 1 XDD + 25% signifie que la seconde tche ne dmarrera que
quand la premire sera ralise 25 %.

Modifier la liste des tches


Tout se fait ici comme sous Excel, la tche ici correspondant la ligne
sous Excel. Ainsi on pourrait appliquer linsertion des tches (ligne), la
suppression de tche, la copie de tche, le dplacement de tches..
Organiser les tches en phase
Ici les notions de tche rcapitulative et
de tche subordonne apparaissent. Il est
question

dorganiser

les

tches

de

manire ce quil yait de grandes tches


(phase) englobant de plus petites (tches
subordonnes). Pour rendre une tcheou
des tches subordonnes, slectionnez
celles-ci (en vous rassurant que celle qui
deviendra

phase

se

trouve

juste

au

dessus) et cliquez sur le bouton abaisser


de la barre doutils de mise en forme.
Pour relever (hausser) une tche, utiliser le bouton inverse

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Poser une date de contrainte sur une tche


Les contraintes sont inflexibles dans le cas o la tche doit commencer ou
sachever une certaine date. On lappelle aussi contrainte dure, car elle
empche toute re-planification automatique de la tche.
Les options ci-contre sont disponibles avec loption ds que possible dfinit
par dfaut. Chaque fonction est assez
explicite

pour

prsenter

son

fonctionnement.
Pour

appliquer,

double-cliquer

sur

la

tche, dans la boite de dialogue active,


cliquer sur longlet Avances, ensuite sur la zone type de contrainte
pour faire son choix.
Pour donner une chance une tache, dans la mme boite de dialogue,
choisir une date dchance.

Remarques ou informations supplmentaire sur une tache.


Pour Insrer une information
supplmentaire
remarque

sur

ou
une

une
tache,

double-cliquer sur celle-ci et


ensuite

renseigner la zone

remarque

dans

longlet

du

mme nom. Les remarques peuvent tre mises en forme travers les
boutons se trouvant juste au-dessus de la zone remarque.
Lindicateur positionn devant la
tache permet de visualiser les
remarques.

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Filtrer et trier les tches


Voir la procdure au niveau des ressources.
Insrer une colonne personnalise
Pour

insrer

une

colonne

personnalise,slectionner la colonne avant


laquelle la nouvelle saffichera, cliquer avec le
bouton

droit

entte,ensuite
insrer

de

la

cliquer

souris
sur

la

sur

son

commande

une colonne, dans le menu actif,

slectionnerle nom du champ insrer et


valider.
A laide de cette procdure nous pouvons
utiliser les ressources de MS Project pour
calculer les marges libres et marges totales
qui nous aide analyser les retards possibles sur une tache dans un projet.
La marge libre prsente le retard possible sur une tache sans incident
sur le dmarrage de ses successeurs.
La marge totale prsente le retard possible sur une tache sans incident
sur le projet.
Toute tche dont la marge totale est nulle est une tache critique. Le
chemin critique est donc lensemble des tches successives sur lesquelles
aucun retard nest permis.
Afficher le chemin critique a laide du PERT
Sous MS Project, le PERT (Program Evaluation Revue technique) est
reprsent par le rseau des tches se trouvant sous le bouton des vues
disponible sur le ruban lorsque les onglets Tche ou Ressources sont
actifs

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Afficher le chemin critique a laide du GANTT


Pour afficher le chemin critique laide du GANTT, il suffit de slectionner
la vue Suivi Ganttlorsque les onglets Tche, ou Ressources sont actifs.

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Cration des tches priodiques


Certaines
rptent
avec

tches
dans

des

connues,

il

exemple

des

le

se
temps

frquences
sagit

par

runions.

Pour crer de telles tches,


Cliquer

sur

la

devant

contenir

cellule
cette

tche, ensuite cliquer sur


le bouton Tche priodique sous le bouton Tches du groupe Insrer
de longlet Tche. Dans la boite de dialogue ci-contre, dfinir le nom de la
tches, sa dure, sa priodicit, le jour et ventuellement le nombre
doccurrence ou lintervalle de date de droulement de cette tche.

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III.2.

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Planification des ressources

Dans MS Project 2013 il existe trois types de ressources :


Les ressources de type travail qui correspondent aux personnes et aux
quipements qui consacrent du temps aux tches quelles excutent ;
Les ressources de type consommable (matriel dans les versions
antrieures) qui correspondent un stock consommable utilis pour
excuter une tche.
Les ressources de type cot correspondent aux charges purement
financires susceptible dtre affect une tche.

Crer la liste des ressources


La saisie des ressources et de leurs attributs se fait sous la vue Tableau
des ressources.
Pour insrer une ressource, saisir son nom, ensuite choisir sont type, puis
son groupe, si la ressources est de type consommable on pourra lui
affecter une tiquette reprsentant son unit ;
Ensuite saisir le taux standard et celui des heures supplmentaires (pour
les ressources travail et matriel), le cot dutilisation, la capacit max des
ressources travail, (200% = 2 ressources du mme

nom),

choisir le

calendrier de la ressource (Travail et matriel) ;


Enfin affecter une allocation (dbut, fin ou Proportion) la ressource.
Dbut signifie que lors de laffectation de la ressource une tche,
celle-ci consommera son cot total ds le dmarrage de la tche ;
Fin signifie que lors de laffectation de la ressource une tche,
celle-ci consommera son cot total la fin de lexcution de la tche de la
tche ;

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Proportion signifie que lors de laffectation de la ressource une tche,


celle-ci se consommera au prorata de lavancement de la tche ;
En ce qui concerne les cots,
Ms-Project offre la possibilit de
saisir

les

plusieurs

cot

diffrents une mme ressource


ainsi que des cots priodiques.
Toutes

ces

options

sont

disponibles sous longlet cot de


a boite de dialogue information
de la ressource.
Pour affecter un cot diffrent du principal, une ressource pendant
lexcution dune tche, il faudra afficher la table dutilisation des
tches, cliquer sur la ressource au niveau de la tache concerne avec le
bouton droit, ensuite cliquer sur la commande Informations.

Et dans la boite de dialogue ci-contre,


choisir parmi les catgories de A E
en fonction du prix de la ressource
affecter une tche.

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Les fonctions applicables aux ressourceset aux tches


Certaines fonctions appliques aux ressources sont similaires celles
appliques aux tches, il sagit en loccurrence de :
Tri ;

Filtre ;

Modification

de

la

liste ;Insertion

de

remarques

ou

dinformations supplmentaires ;Lien HyperText et liaison de fichier ou de


document ;
Trier les ressources

Pour afficher les ressources par ordre croissant ou


dcroissant

dun

des

paramtres

dfinissant

la

ressource, cliquer sur le bouton de liste se trouvant en


face de lattribut trier, ensuite cocher loption de tri
appliquer. Pour raliser un tri avanc, choisir Trier par
dans ce dernier menu.
Filtrer les ressources
Pour filtrer les ressources,
prcdemment

avec

le

tri,

on
cliquer

procde
ensuite

comme
sur

la

commande filtre dans la liste, et slectionner loption de


filtre parmi celle qui saffiche
ci-contre. Enfin, dans la boite
ici

gauche,

saisir

le

paramtre de filtre et valider avec ok.

Le filtre personnalis de chacun des paramtres permet de dfinir des


conditions logiques pour un filtre. Exemple : la liste des ressources ayant
un taux standard suprieur 500 Francs par heure.

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Pour appliquer ceci, il faudra
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E-mail : agesfosiege@yahoo.fr - Site web. :

slectionner la commande personnalis des

options de filtre ci-dessus. Dans la boite de dialogue ici gauche,


slectionner les options personnalises et valider.

Affectation des ressources


nous prsentons ici deux
possibilits plus de raliser les
affectations savoir :
Utiliser le bouton affecter
les ressources du groupe
Affectations

de

longlet

Ressource, ou alors doublecliquer sur la tche et aller


longlet ressource de la boite de dialogue ci-dessous.
Ces

deux

procdures

daffectation,
daffectation

en

permettent

loccurrence

les

de

dfinir

units

plus

de

daffectation,

paramtres
les

graphs

Si par exemple nous souhaitons quune ressource ne

travaille sur une tche qua 50 % du temps ou quune ressource de type


consommable ne soit consomme que pour nombre dunit, la colonne
unit des boites de dialogue daffectation sont l pour recevoir de telles
donnes.
Pour ce qui est des ressources de type cot, leurs valeurs sont attribues
lors de laffectation au niveau de la colonne cot de la fentre
daffectation.
Il est aussi possible daffecter un cot fixe une tche, il suffit alors
dafficher la table cot(disponible sous longlet Affichage) et ensuite
affecter simplement la valeur en face de la tche et dans la colonne cot
fixe.

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Autre fentre daffectation

La colonne cot ici est calcule automatiquement laide des affectations,


des units et des cots unitaires dfinis dans la table des ressources.
Affichage du tableau dutilisation des ressources
Pour visualiser aprs affectation, comment les

ressources

sont

consommes par les tches, il suffit de cliquer sur la vue Utilisation des
ressources. Cette table
affiche

par

dfaut

le

travail de chacune des


ressources

sur

chacune

des tches laquelle elle


est affecte. Nous avons
la possibilit dafficher les
cots la place du travail
simplement

en

cliquant

sur longletAffichage et
ensuite sur le bouton table-cot du groupe donnes. Ce dernier affichera
alors le cot total de chaque ressource ainsi que son cot par activit.
Le tableau dutilisation des ressources peut aussi afficher les charges en
terme de cot pour se faire, cliquer-droit sur la zone de charge et choisir
cot.
La procdure est similairepour le tableau dutilisation des tches.

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Le graph des ressources


Il permet de visualiser graphiquement lutilisation des ressources du
projet. Ainsi on pourra y dtecter les priodes de sous et de surutilisation.

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Le remplacement des ressources


Cette option permet de remplacer les ressources sur un projet, il sera
aussi utilis pour remplacer une ressource gnrique par une ressource
nominative.Elle

est

accessible travers le
bouton

que

laffectation

celui

de
des

ressources vu plus haut.


La validation des heures supplmentaires
Lors de la saisie de la liste des ressources, il vous est parfois amen de
renseigner la colonne taux des heures supplmentaires. Mais ce taux ne
sactive

pas

automatiquement

lorsque

la

ressources

passe

en

surutilisation, il est important que lutilisateur saisisse et valide ce qui va


tre

considre

comme

heures

supplmentaires. Pour y arriver, afficher le


diagramme de GANTT, fractionner lditeur
laide

de

loption

Dtails

du

groupe

Fractionner laffichage de longlet Affichage. .

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E-mail : agesfosiege@yahoo.fr - Site web. :

Dans la fentre ci-dessus, cliquer-droit dans la zone infrieure et


choisir,Travail, slectionner ensuite la tche et la ressource concerne et
saisir

la

valeur

des

heures

supplmentaires

considrer. Lheure

supplmentaire vient en diminution de a charge totale.


Activer et dsactiver le pilotage par leffort
Pour activer ou dsactiver le pilotage par leffort sur une tche, il suffit de
double-cliquer sur cette tche, cliquer sur longlet avanc ensuite cocher
la case cochercorrespondante.Lorsque la tche est pilot par leffort, on
peu se distinguer Trois autres cas de figure :
Travail fixe : Dans ce cas de figure, le travail sur une tche n'est jamais
modifi deManire automatique par MS Project, seule la capacit (unit)
ou la durede la tche est recalcule. La modification du travail sur une
tche se feradonc imprativement par suite une saisie de l'utilisateur.
1Changer la dure changera les units
2Changer les units changera la dure
3 Changer le travail changera la dure
Unit fixe : Dans ce cas de figure, la capacit sur une tche n'est jamais
modifie demanire automatique par MS Project, seule l'unit ou la dure
de la tcheest recalcule. La modification du travail sur une tche se fera
doncimprativement par suite une saisie de l'utilisateur.
1. Changer le travail changera la dure
2. Changer la dure changera le travail
3. Changer les units changera la dure
Dur fixe Dans ce cas de figure, la dure d'une tche n'est jamais
modifie de manireautomatique par MS Project, seule l'unit ou la
quantit de travail estrecalcule. La modification de la dure d'une tche
se fera doncimprativement par suite une saisie de l'utilisateur.
1. Changer les units changera le travail
2. Changer le travail changera les units

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Rglage des problmes de surutilisation


La surutilisation intervient lorsqu un moment donne, une ressource est
consomm au de la de ses capacits. Lorsque ces surutilisations sont
acceptables, elles sont valides en heures supplmentaires (vu plus haut).
Sinon il faut faire un audit de ressources.
Project utilise le nivellement des ressources pour rsoudre un conflit ou
une

surutilisation en

retardant

certaines

tches

figurant

dans

les

prvisions.
Mais vous pouvez effectuer les rglages dans la boite de dialogue option
de nivellementde ressources pour que Project rsolve les surutilisations en
retardant la date de dbut dune affectation ou dune tche ou alors en
rpartissant le travail sur la tche.
Voyez le nivellement des ressources comme un outil daffinage puissant
qui tient compte des rgles assez complexes et des options que vous
aurez spcifies dans la boite de dialogue audit des ressources. Mais il ne
permettra peut-tre pas, de rsoudre toutes les surutilisations de
ressources si vous nintervenez pas sur certaines informations de base des
tches et/ou des ressources. Pour cette raison, ne perdez pas de vue quil
est possible de rsoudre une surutilisation manuellement.
Lune des options de nivellement est de retarder une tche en fonction de
la priorit (0-1000) accorde la tche. Ainsi, les tches ayant une
priorit basse seront retardes plutt que

les tches ayant une priorit

haute. Pour donner une priorit une tche, double-cliquer sur celle-ci,
dans la boite de dialogue active, cliquer sur longlet Gnral, ensuite
modifier la priorit dans la zone ci-dessous.

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E-mail : agesfosiege@yahoo.fr - Site web. :

Pour accder la boite de dialogue des options de nivellement, il faudra


cliquer sur le bouton du mme nom dans le groupe Nivellement de
longlet Ressource).

Sachez que tous les rglages effectus dans cette boite de dialogue ne
sappliquent pas uniquement au plan du projet actif, mais galement
tous les plans projets que vous manipulez dans Ms Project.
Dans le cadre calcul denivellement, choisissez soit automatique, soit
sur ordre. Avec le premier choix, Ms Project tente de rsoudre lui-mme
toutes les surutilisations, ce qui nest pas souhaitable car vous risquez ne
plus en avoir la maitrise, do le conseil de choisir loption sur ordre.
Dans la liste Rechercher la surutilisation, slectionnez la priode o
Project doit rechercher les surutilisations avant deffectuer les calculs de
nivellement : minute par minute, heure par heure, jour par jour,
semaine par semaine, Mois par mois.
Il pourrait vous arriver de faire plusieurs nivellementssuccessifs avant
darriver au rsultat final. Ainsi il est conseill de cocher la case Effacer
les valeurs de nivellement avant de procder au nivellement.

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Dans le cadre Plage de nivellement de , choisissez de niveler le projet


entier ou par priode.
Dans la zone ordre de de nivellement, choisissez loption avec laquelle
Project retardera les tches. (Standard, N ou priorit).
Loption lissage respecte la date de fin du projetpermet Project de
recalculer la date de fin du projet si cette case est dcoche.
Pour valider le nivellement sur ordre cliquer sur nivelertout, pour le
nivellement automatique, cliquer sur OK, pour supprimer le nivellement,
cliquer sur le bouton du mme libell.
Pour

mieux

visualiser

longletAffichage,

le

rsultat

ensuite

sur

du
le

nivellement,
groupe

cliquer

Affichages

sur
des

ressources>Autres affichages>Plus daffichages et dans la boite de


dialogue active, choisir nivellementdu GANTT et valider avec OK.
Gestion de pool de ressource
Le pool de ressources sert grer les ressources de plusieurs projets en
seul point et y connectant tous les projets devant utiliser ces ressources.
Les avantages dun tel partage sont :

Mise en place lgre pour un groupe degestionnaires de projets


Pas besoin de crer les ressources danschaque projet, elles seront
cres uniquementdans le pool de ressources
Mise jour des ressources dans le seul poolde ressources
Visualisation des suraffectations entre projets
Possibilit de consolider des projets avec desressources partages
(par exemple, pour fairedes simulations)

Nanmoins, lapplication du pool regorge de quelques inconvnients :

Rserv un petit nombre de ressources(moins d'un millier)

Pas de notion de ressources locales possibles,toutes les ressources


sont dans le pool

Pas de scurit: chaque utilisateur peutmodifier les caractristiques


de chaqueressource (connaissance serveur mis part!)

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Pour demander un projet de


se relier au pool de ressources,
il suffit douvrir le fichier projet
et le pool de ressources
ensuite,

partir

du

et

fichier

projet, Cliquer sur longlet ressources, ensuite dans le groupe affectation,


cliquer

sur

le

bouton

liste

des

ensuite sur la commande partager les

ressources

partages

ressources. Dans la boite

de dialogue active, slectionner le pool de ressources, ensuite dfinir la


priorit en cas de conflit de ressources et valider sur OK.
Les deux options au bas de la bote de dialogue sont importantes :
1. Liste des ressources (fichier prteur) est prioritaire : signifie que
si vous avez dans votre fichier projet, dj desressources qui ont le mme
nom que celles se trouvant dans le pool (typique lorsquel'on dlie le fichier
projet du fichier pool pour voyager hors de l'entreprise) et que
vouseffectuez le partage, alors les paramtres du fichier pool craseront
les diffrences desressources ayant le mme nom (c'est une sortie de
rplication).
2. Le fichier emprunteur est prioritaire: c'est le contraire .
Nous pouvons maintenant raliser les affectations et voir comment Project
gre le fichier des ressources.
Si vous fermer les fichiers et que vous
essayez douvrir un fichier projet le
message ci-contre apparait, la premire
option

permet

douvrir

le

pool

de

ressources en mme temps afin de

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mettre jours les ressources
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et la seconde nouvre pas le pool de

ressource, le projet ne prsentant alors que les ressources dj affectes.

Si par contre vous ouvrez le fichier


pool

de

ressources,

il

affiche

le

message ci-contre, permettant soit de


se connecter aux autres fichiers en
lecture seule, soit alors de prendre en
considration toutes les modifications
effectues sur les ressources locales
de chaque projet.
Attention !!!! Vous pouvez rajouter des ressources locales un projet
lorsque celui-ci utilise un pool partag ! Lors d'une mise jour des
ressources, le fichier pool intgrera alors lanouvelle ressource.
Il est important dans le fichier Pool de ressource de se rappeler de
l'existence de la vueResource Usage. Elle vous montre comment toutes les
ressources sont utilises

dans les autresprojets.

Il est cependant

fortement conseill d'y ajouter la colonne Project avant l'utilisationafin


d'avoir un visuel de quelle tche appartient quel projet.
Attention !!!! Ne supprimez jamais un fichier utilisant un pool de
ressource. D'abord enlevezles affectations des ressources dans le futur
fichier supprim et ensuite seulement vouspourrez l'effacer. Effectivement,
les fichiers pool de ressources gardent les affectations defichiers qui
n'existent plus alors ne pas oublier!!!
Consolidation de projet
Plusieurs projets peuvent tre
relis, lun tant le maitre et
les

autres

esclaves.

Pour

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raliser une telle opration il
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suffit alors de rentrer dans le projet maitre et

dexcuter la procdure :

Onglet Projet> groupe Insrer> bouton sous-projet, dans la boite de


dialogue ci-contre, slectionner le sous projet et cliquer sur insrer ou
insrer en lecture seule.
On peut alors lier les tches et les phases des deux projets.Toutes
modifications sur des lments relis dans un des projets sont prises en
compte dans lautre projet.

Attention chaque projet ici garde son calendrier et la modification du


calendrier du projet maitre nentraine pas le modification du calendrier du
projet esclave.

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IV. SUIVI DES PROJETS ET REPORTING


IV.1. Suivi du projet
Dfinition du planning de rfrence
Une fois la planification de votre projet termine, il est conseill de dfinir
le planning de rfrence. Une fois que le projet est lanc, cette
planification vous permet de comparer les prvisions mises jour et
l'avancement rel du projet.
Pour dfinir cette planification, nous allons cliquer sur longlet Projet,
ensuite dans le groupe Planifier, nous allons cliquer sur le bouton de liste
Dfinir le planning de rfrence et sur la commande du mme nom.

Dans la boite de dialogue ci-dessus, choisir les options dfinir le plan de


rfrence et pour lensemble du projet avant de valider avec OK.
Retenez quil sera toujours possible dajouter des tches, des ressources
et des affectations au projet une fois que le travail aura dbut.

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Retenez aussi que le planning de rfrence nest quune image de ce


qutait le projet une date et une heure donne. Et Ms Project peut
enregistrer 11 planifications initiales et de 11 planifications intermdiaires.

Cette dernire ne permettant quune comparaison au niveau des dates et


non du travail et des cots.
Toute planification peut tre efface en cliquant sur le bouton de liste
Dfinir le planning de rfrence ensuite sur Effacer le planning de
rfrence. La boite qui
souvre

permet

de

choisir laquelle effacer.


Aprs cette opration, le suivi du projet peut dmarrer.
Affichage de la table de planification
Pour visualiser lensemble des
donnes

planifies,

Cliquer

sur

longlet
Affichage>Donnes>Table>Pl
us de tables, dans la boite de
dialogue active, double-cliquer sur
Planning

de

rfrence.

Vous

pouvez facilement lire ici toutes


les valeurs planifies du projet.
La table variation de la mme boite de la mme boite de dialogue permet
de visualiser les diffrentes variations.

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Renseigner la date davancement
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du projet

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E-mail : agesfosiege@yahoo.fr - Site web. :

Pour
renseigner
la
date
davancement
du
projet,
ouvrirla boite de dialogue
informations sur le projet cicontre, modifier la zone Date
actuelle afin quelle prenne la
date souhaite et valider avec
OK.

Attention ce choix est ponctuelle si vous fermer le projet et le rouvrez


nouveau, cette zone reprend automatiquement la date du jour courant.
La date dtat se modifie aussi de la mme manire en allant plutt la
zone du mme nom.
Mise jour de lavancement du projet
Pour mettre jour le
projet

selon

prvisions,

cliquer

les
sur

longlet Projet, dans le


groupe Etat, cliquer sur le
bouton Mettre jour le projet. Dans la boite de dialogue ci-contre
choisir les options et valider. Le click directe sur OK suppose que notre
projet avance en accord avec les prvisions. Ce qui nest pas toujours le
cas.
Mise jour de lavancement des tches
Pour
mettre

jour
lavancement dune tche, la
slectionner,

cliquer

sur

longlet Tche, dans le groupe


Planifier, cliquer sur le bouton
de liste avancement conforme
et sur la commande Mettre jour la tche. Dans la boite de dialogue

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active, si la tche est en accord
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E-mail : agesfosiege@yahoo.fr - Site web. :

avec les prvisions, saisir le pourcentage

de travail ralis sur la tche et valider avec OK. Si par contre le travail
restant est au-dessus des prvisions, renseigner

la dure relle et la

dure restante raliser, ainsi au besoin Project recalculera la dure du


projet.
Cette boite de dialogue offre aussi la possibilit de saisir des remarques
sur un suivi ralis.

Mettre jour les cots


Pour saisir les cots rels, cliquer sur longletAffichage>Donnes>
table- cot et renseigner la colonne rel.
Constatation des carts entre les prvisions et les ralisations
Pour constater les carts entre ralisations et prvisions, cliquer sur
longlet Affichage>table>variation. Pour revenir lcran standard,
raliser la combinaison Affichage>table>Entre.
Suivi de lavancement des dlai laide dindicateur
Ceci peut tre simplement ralis en insrant la colonne indicateur dtat
dans laffichage GANTT et obtenir les indicateurs.
Suivi du travail de chaque ressource
Dans un premier temps, fractionner la fentre, ensuite cliquer sur lavue
Utilisation des tches. Dans la zone infrieure, cliquer droit et afficher le
champ Travail de la ressource.
Afficher et analyser les indicateurs de couts de laudit des cots
Nous prsentons ci-dessous les indicateurs de cot que contient MSProject.

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Equivalent
www.agesfo.comIndicateur

anglais

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Description

BCWP
Budgeted Cost of
Work Performed

Il correspond la valeur du travail


effectu la date d'tat (sans que
ncessairement ce premier aille jusque
l). Il indique la partie
du budget planifi qui aurait d tre
dpense jusqu' la date d'tat :
CBTE = %Achev xBAC

CBTP
Cot Budgt du
Travail Prvu

BCWS
Budgeted Cost of
Work Scheduled

Il correspond au cot budgt des


tches selon la planification du projet,
fond sur les cots des ressources
affectes ces tches,
ainsi que tout cot fixe associ ces
tches. Le CBTP correspond au cot de
la planification initiale (Baseline) jusqu'
la date d'tat de votre choix. C'est donc
la part du budget qui aurait du tre
ralise s'il l'on avait travaill en
conformit avec le planification initiale
jusqu' la date d'tat :

CRTE
Cot Rel du
Travail
Effectu

ACWP
Actual Cost Of Work
Performed

Correspond au cot rel ncessaire pour


terminer la tche (pour que le travaille
jusqu') jusqu' la date d'tat :
CRTE = Cot

CBTE
Cot Budgt du
Travail effectu

VS (+ VS%)
Schedule
Variance

SV (+ SV%)
Schedule Variance

VC (+ VC%)
Variance de cot

CV (+ CV%)
Cost Variance

EAA
Estimation
laccomplisseme
nt

EAC
Estimate At
Compltion

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Correspond

la variation
entre
l'avancement ou au retard actuel et
l'avancement planifi d'une tche, en
termes de cots relativement
son dcalage dans le temps (ce qui
n'est pas quivalent la variation de sa
dure travail !) :
VS = CBTE - CBTP
SV = BCWP-BCWS
Correspond la variation entre le CRTE
et le CBTE et donc la variation entre
l'avancement ou retard actuel et
planifi d'une tche, en termes de cots
relativement la variation de sa dure
(ce qui n'est pas quivalent la
variation de sa date de dbut !) :
VC = CBTE - CRTE
CV = BCWP - ACWP
Le champ EAC montre le cot total
prvu d'une tche base sur l'excution
jusqu' la date de fin de la tche.

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BAA
Budget
laccomplisseme
nt

BAC
Bugeted At
Completion

VAA
Variance
laccomplisseme
nt

VAC
Variance At
completion

IPC
Indice de
Performance des
cots
IPD
Indice de
Performance des
dlais

TCPI
Indice de
performances
accomplir

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CPI
Cost Performance
Index
SPI
Schedule
Performance
Index

TCPI
To Complete
Performance Index

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Il s'agit du cot total de la tche tel que


planifi et enregistr dans le plan de
rfrence.
Le VAC (Variance At Completion) montre
la diffrence entre le BAC standardet
EAC:
VAC = Variance=BACEAC
Rapport entre CBTE et CRTE
= CBTE/CRTE
Rapport entre CBTE et CBTP
= CBTE/ CBTP
Rapport entre le travail restant
effectuer et les fonds restants
dpenser, la date d'tat, ou le budget
l'achvement :
Une valeur TCPI suprieur 1 indique
un besoin de performances accru pour
le travail restant sur le projet afin de
respecter le budget (vous devez peuttre sacrifier la qualit). Moins de 1
indique que les performances peuvent
tre rduites pour respecter le budget,
ce qui permet d'augmenter la qualit ou
le profit.
TCPI = (BAC-CBTE) / (BAC- CRTE)

Pour afficher cela dans Ms Project, cliquer sur Affichage- table-plus de


tables Indicateur de cot de laudit des cots ou Indicateur de
planification de laudit des cots.

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IV.2. Rapport et communication


Edition des rapport
Dans Ms-Project 2013, Il existe tout un onglet permettant daccder aux
fonctions de rapport simple et rapport visuel export vers Excel ou Visio.
Ici, nous pouvons visualiser des tableaux de bord, diter des rapports sur
les ressources en loccurrence les cots.

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Dans les rapports visuels, on pourra imprimer les rapports avances du


type WBS sur Visio, rapport de daudit des cots sous Excel, ceci avec en
plus la qualit des prsentations que lon connait ces deux logiciels.

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Il est possible denvoyer tout ou partie dun projet un correspondant ou
un collgue par mail simplement en slectionnant celui-ci et en cliquant
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Nous osons croire que ce qui est crit dans ce support vous a permis de
suivre la formation et de complter les dire du formateur afin de raliser
les travaux quil vous a remis. Il reste un support qui vous accompagnera
dans vos rvisions. Sachant que pour toute dcouverte, il suffirait de F1
pour se retrouver dans le monde des solutions.

BIBLIOGRAPHIE

Sminaire de formation sur Ms Project 2013

55
(AUDIT - GESTION - FORMATION)
Tl. (237) 33 42 76 78 Fax : (237) 33 42 69 87
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vous pourrez vous approvisionner en lun de

ces ouvrages.

PMBOK 5e dition, PMI, 653 Pages (Fr,En)

Managing Successful Projects with PRINCE2 2009, OGC, NC (En)

Microsoft Office Project 2007 pour les nuls, NANCY C MUIR, 409 Pages (En, Fr)

Step by Step 2013, CARL CHATFIELD & TIMOTHY JOHNSON, 560 pages (en)

Managing project with MS Project 2007 (Training Kit) 200 Joly balliew & Deanna reynolds, 533 pages (En)
Pour la prparation la certification 70 632

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