Anda di halaman 1dari 23

PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

Tinjauan
Tinjauan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi:
Permintaan informasi
Pembuatan kontrak
Penerimaan pesanan
Pengiriman
Penagihan
Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan,
karena kadang-kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada
beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting. Penerimaan pesanan,
pengiriman, dan penagihan adalah aktivitas yang penting pada semua
organisasi.
Pengisian pesanan adalah fungsi utama dari proses bisnis pengolahan
pesanan pelanggan. Pesanan dibuat ketika seorang pelanggan meminta barang
atau jasa dari suatu perusahaan. Kita akan menggunakan proses bisnis pesanan
pelanggan di mana pesanan pelanggan dipenuhi dengan persediaan barang
jadi.
Langkah Opsional
Permintaan
Informasi
Pembuatan
Kontrak

Memasukkan
Pesanan
Pengiriman

Penagihan
Gambar 1. Proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan
Permintaan Informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu
pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Beberapa
perusahaan membuat quotation mandatory sebagai suatu kebijakan perusahaan,
sedangkan yang lainnya tidak. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan
Sistem Informasi Akuntansi1

dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai


produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation
disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara
rinci mengenai pesanaan potensialnya.
Pembuatan Kontrak
Beberapa perusahaan memerlukan kontrak (perjanjian legal) yang
disiapkan sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan.
Kadang kala perjanjian kontrak ini tidak diperlukan oleh perusahaan.
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa
kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu
pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang
pada periode tertentu disebut blanket order.
Memasukkan Pesanan
Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan
penjualan. Dokumen yang berbeda atau sama akan disiapkan ketika pelanggan
meminta pengiriman barang yang sudah dirincikan dalam kontrak.
Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan
ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga
terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman.
Sistem

informasi

Enterprise

Resource

Planning

(ERP)

memungkinkan

implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara


pelanggan dan barang spesifik.
Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman
yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman
barang ke pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan
mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya
disiapkan di lokasi produksi atau distribusi.
Pesanan penjualan berisi banyak informasi yang diperlukan dalam suatu delivery.
ERP secara otomatis membuat Salinan informasi ini ke delivery. ERP akan
melakukan pemeriksaan tambahan untuk memastikan kualitasnya.
Dokumen delivery diproses untuk menyiapkan jadwal (daftar kerja)
pengiriman. Jadwal didasarkan pada tanggal pengiriman yang diminta oleh
pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari persediaan untuk pengiriman
mmerlukan dokumen pengambilan pesanan, pengepakan pesanan, dan posting
pengiriman. Pengambilan pesanan mencakup proses memilih barang dari pabrik
Sistem Informasi Akuntansi2

atau gudang sesuai dengan pesanan. Pengepakan barang mencakup menyiapkan


barang sampaike kendaraan angkutan yang membawa sampai ke pelanggan.
Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar
pengambilan

disiapkan

sebagai

petunjuk

aktivitas

pengambilan.

Daftar

pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam


pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang
ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan.
Personel pengiriman akan memposting goods issue notice ketika barang
sudah dikirimkan. Shipping advice adalah sinonim dari goods issue notice.
Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan.
Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan
faktur ini adalah akhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur
akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari
pelanggan.
Ilustrasi ERP
Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang
sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.
Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan
pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan
dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan
penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master:
Record penjualan ke pelanggan
Record pengiriman ke pelanggan
Record penagihan ke pelanggan
Record pembayaran ke pelanggan
Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master
yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama.
R/3 perlu tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat
record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi
pelanggan yang menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki
pelanggan terdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis.
Field data
Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam
R/3. R/3 mengarahkan proses input dengan menunjukkan urutan isian pada layar

Sistem Informasi Akuntansi3

monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan category data data yang
berkaitan dengan pelanggan. Adapun layar createcustomer antara lain yaitu :
1. Initial Screen, layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang
digunakan sebagai identitas unik record master pelanggan. Kode ini
ditetapkan secara internal dan eksternal. Kode pelanggan ditetapkan secara
eksternal ketika seseorang yang memasukkan data memilih suatu kode.
Penetapan secara internal dilakukan secara otomatis oleh R/3, dimana
kode berikutnya ditetapkan secara beurutan. Tambahan input dibutuhkan
untuk kode perusahaan dan data organisasi yang mengidentifikasi wilayah
penjualan.
2. Customer Address, layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan
yang berupa teks. Nama perusahaan dimasukkan dalam field nama. Field
pencaraian digunakan untuk memasukkan suatu fase yang dapat digunakan
untuk mencari perusahaan ketika kode perusahaan dibutuhkan untuk
masukkan. Field input disediakan untuk alamat, kotak pos, kota propinsi
(atau negara bagian), kode pos (atau ZIP) dan negara.
3. Control Data Screen, fields yang dimasukkan dalam pada layar ini
tergantung pada kebutuhan khusus perusahaan. Salah satunya field yang
diperlukan adalah field area tranportasi, yang mengidentifikasikan wilayah
regional dimana pengangkutan dialokasikan.
4. Marketing, layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic dan
demograf mengenai pelanggan.
5. Payment Transaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi
anak pelanggan. Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci
bank, nomer rekening bank, rincian referensi dan lainnya.
6. Unloading Point, latyar ini digunakan untuk memasukkan dimana barang
yang diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factory
calendar milik pelanggan, yang menentukan tanggal dan jam penerimaan
barang oleh pelanggan.
7. Foreign Trade, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang
berkaiatan dengan pengemndalian ekspor.
8. Contact Person, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang
berkaitan dengan orang kontak.

Sistem Informasi Akuntansi4

9. Account Management, layar ini digunakan untuk spesifikasi data rekening


rekonsiliasi. Rekening rekonsialisi adalah rekening buku besar yang
diperbaruhi secara pararel dengan posting piutang dagang.
10. Payment Transaction, layar ini mengumpulkan data untuk transaksi
pembayaran, termasuk transaksi pembayaran secara otomatis. Layar ini
dapat menenntukan sejarah pembayaran yang akan terus dipelihara dengan
memeilihatrafield khusus.
11. Correspondence, layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu
dunning procedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunning
procedure adalah tindakan yang diolakukan untuk mengumpulakan
pembayaran dari pelangagan yang terlambat melakukan pembayaran.
Kode dunning procedure dimasukkan dengan memilih dari list box. Layar
ini dapat menentukan gambaran pelanggan yang akan menerima
peringatan duning, juga klerikal akuntansi yang menangani faktur dan
duning (jika penerima duning tidak ditentukan dalam field penerimaan
duning).
12. Insurance, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan
dengan asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomer,
jumlah asuransi, perusahaan asuransi, bulan dan presentase pengurangan.
13. Sales, layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam
perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan. Jika diperlukan,
data dimasukkan untuk wilayah atau distrik penjualan, kantor penjualan,
dan grup pelanggan (pedagang besar atau eceran). Layar ini juga
menentukan mata uang untuk penyelesaian rekening. Layar ini
menentukan prosedur penentuan harga, yang merupakan istilah R/3 untuk
tipe dan urutan kondisi penentuan harga untuk pesanan penjualan. Juga
dapat menentukan tipe daftar harga grosir atau eceran.
14. Shipping, layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman rinci.
15. Billing, layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.
16. Taxes, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan
kewajiban pajak pelanggan. Kategori yang akan dimunculkan akan sangat
tergantung pada negara dimana perusahaan melakukan bisnis.
17. Layar Output, layar ini digunakan untuk mengubah spesifikasi default
output untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.

Sistem Informasi Akuntansi5

18. Partner Function, ketika record penjualan kepelanggan dibuat, R/3 secara
otomatis membuat record master tagihan kepada pembayaran dan
pengiriman untuk kepelanggan yang sama dengan menggunakan informasi
yang ada.
Pelanggan Satu-Waktu
Karena kompleksnya proses pembuatan record master pelanggan, R/3
memungkinkan untuk membuat record master tunggal secara dummy untuk
pelanggan satu-waktu (one-time costumer) atau pelanggan yang tidak rutin.
Semua pelanggan melalui record satu-waktu. Record master mempunyai
informasi minimum. Hanya layar Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, dan
Output Create Costumer yang perlu dilengkapi. Untuk layar-layar tersebut, hanya
field yang akan diaplikasikan untuk semua pelanggan yang menggunakan record
ini yang perlu dimasukkan. Proses ini mengamankan masalah dalam pembuatan
record rinci untuk pelanggan satu-waktu.
STANDAR PEMROSESAN PESANAN PADA SAP R/3
Tinjauan
Bagian ini memberikan tinjauan mengenai standar proses pesanan pada
SAP R/3. Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses
bisnis pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari
persediaan barang jadi. Standar pesanan umumnya diterima melalui telepon, fax,
bagian penjualan, atau voice mail.
Pertama-tama, diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika tidak
ada quotation, maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman
barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga,
jumlah, dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta, tanggal penyerahan, dsb).
Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat. R/3
menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal
pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data ini tersedia dalam record master
pelanggan.
Membuat Pesanan Penjualan
Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat
R/3 dapat menyalin informasi dari record master ke dalam pesanan penjualan, jika
diperlukan.
Create Sales Order: Layar Awal. Layar ini digunakan untuk memasukkan
informasi untuk wilayah penjualan. Ada tiga field yang harus ada. Field organisasi

Sistem Informasi Akuntansi6

penjualan mengidentifikasi unit yang bertanggung jawab terhadap penjualan.


Field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti suatu penjualan
langsung, eceran, atau penjualan besar. Field kode divisi digunakan untuk
mengidentifikasi suatu subgrup dalam organisasi penjualan. Untuk setiap divisi,
perjanjian khusus pelanggan berkenaan dengan pengiriman parsial, penentuan
harga, pembayaran dan lainnya dapat didefinisikan. Sebagai pilihan, wilayah juga
dapat berisi kantor penjualan dan grup penjualan. Ada personel yang bertanggung
jawab terhadap proses penjualan. Tersedia Field untuk memasukkan item tersebut
jika item itu digunakan. Field tipe pesanan membedakan pesanan sesuai dengan
tujuannya. Sebagai contoh, banyak kode menyediakan CR (permintaan kredit
memo); DL" delivery (tanpa pesanan); DR" (debit memo); dan OR" (pesanan
standar).
Layar Create Sales Order. Layar ini punya dua bagian ; header dokumen dan
wilayah untuk data item. Header dokumen berisi field untuk item yang
menjelaskan seluruh pesanan. Field sold-to-party mengumpulkan kode pelanggan.
Nomor pesanan pembelian pelanggan dimasukkan ke dalam field nomor pesanan
pembelian. Tanggal pesanan pembelian digunakan untuk tanggal penerimaan
pesanan pembelian

pelanggan. Biasanya tanggal ini sama dengan tanggal

pesanan, tetapi tidak selalu demikian. Field tanggal pengiriman yang diminta
digunakan untuk memasukkan tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan
atau tanggal yang diberikan secara otomatis oleh SAP R/3. Field tanggal
penentuan harga digunakan untuk menentukan harga bahan baku dan menghitung
tingkat pertukaran mata uang asing. Nomor field pesanan ditentukan secara
eksternal, atau SAP R/3 akan secara otomatis memasukkan nomor pesanan.
Sebagai contoh, jika sistem order-entry terhenti (misal Nomor field pesanan
ditentukan secara ekstemal, atau SAP R/3 akan secara otomatis memasukkan
nomor pesanan. Sebagai contoh, jika sistem order-entry terhenti (misal tidak
dioperasikan secara online) dan seorang pelanggan membutuhkan nomor
konfirmasi segera, pemakai dapat memberikan nomor pesanan yang diberikan
secara eksternal kepada pelanggan dan kemudian akan dimasukkan sebagai nomor
pesanan.
Bagian data item berisi nomor produk dan jumlah pesanan. Bagian
pencarian membantu pemakai menemukan nomor produk. SAP R/3 memiliki

Sistem Informasi Akuntansi7

kemampuan untuk secara otomatis memeriksa item yang dimasukkan. Jika suatu
item tidak tersedia, akan diberikan pilihan, misal pengiriman sebagian SAP juga
memasukkan beberapa data bawaan, misal bagian penjelasan. Nilai total dari
pesanan dijumlahkan.
Sebelumnya dijelaskan bahwa nomor minimum dari field data yang
dimasukkan

diperlukan

untuk

suatu

pesanan.

Beberapa

layar

pilihan

memungkinkan untuk mengedit secara rinci suatu pesanan.


Layar penentuan harga pilihan harga pilihan memungkinkan untuk
melakukan edit pada kondisi penentuan harga seperti harga kotor, diskon,
pengembalian, unit (bagaimana suatu item dihargai: setiap unit lusin, dan
sebagainya) dan mata uang. Layar penjadwalan pilihan memungkinkan
melakukan editing pada item individual dalam pesanan. Layar ini dapat diedit jika
suatu item tersedia dan ada penjadwalan untuk pengiriman. Layar ini juga dapat
melakukan editing pada tanggal pengiriman berdasrkan item. Tanggal individual
untuk setiap langkah dalam proses pengiriman sudah tersedia, seperti
pembongkaran dan pengeluaran barang. Tanggal ini dapat berbeda untuk produk
yang rumit pengepakan dan pengirimannya.
Layar header data bisnis pilihan memungkinkan melakukan editing data
pengiriman dan penagihan untuk semua pesanan. Layar ini dapat mengedit field
kombinasi pesanan, yang mengindikasikan apakah pesanan pelanggan dapat
dikombinasikan menjadi satu pengiriman. Layar ini dapat mengedit field
pengiriman yang selesai, yang mengindikasikan apakah pelanggan telah menerima
pesanan sebagian. Default pada dua field ini dibawa dari record master pelanggan.
Field blokir pengiriman digunakan untuk memblokir suatu pesanan untuk
proses selanjutnya. Sebagai contoh, SAP R/ 3 secara otomatis membuat pesanan
terblokir jika batas kreditnya melewati batas. Field blokir penagihan digunakan
untuk memblokir suatu pesanan untuk difakturkan. Sebagai contoh, ada suatu
transaksi yang memerlukan verifikasi atau perubahan harga pada pesanan sebelum
penagihan. Layar ini dapat mengedit data bisnis berkenaan dengan bahan baku,
penjualan, pengiriman dan penagihan untuk item khusus. Sebagai contoh, suatu
penagihan dapat diblokir untuk item khusus jika harga untuk item tersebut tidak
lengkap.
Fitur Database

Sistem Informasi Akuntansi8

Setiap aktivitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelangganquotation, pesanan, pengiriman, faktur dan sebagainya menghasilkan suatu
dokumen. Fitur arus dokumen pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan
melacak dokumen-dokumen tersebut.
Query adalah suatu permintaan informasi dalam database. Feature SAP R/3
mempunyai kemampuan query yang andal. Query ini dapat menampilkan suatu
pesanan dengan memasukkan nomor pesanan. Query dapat menampilkan daftar
dokumen menurut kriteria tertentu. Sebagai contoh, menampilkan suatu daftar
pesanan untuk pelanggan tertentu atau untuk nomor produk tertentu. Sistem ini
juga menyajikan informasi dari ringkas menjadi secara lebih rinci, misalnya
menampilkan informasi yang lebih rinci suatu item pada suatu order tertentu.
SAP R/3 menyediakan layar Standard Order: Overview. Layar ini dapat mendaftar
dan menampilkan semua dokumen yang berkaitan dengan suatu pesanan
penjualan tertentu. Tombol Status Overview menyediakan ringkasan dari status
proses suatu pesanan.
PENGENDALIAN

SIKLUS

TRANSAKSI

PADA

PEMROSESAN

PESANAN
Gambar 7.4 menunjukkan flowchart analitik dari proses bisnis pesanan penjualan
standar dimana pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi.
Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisah dalam suatu
proses bisnis. Seperti tampak pada Gambar 7.4, fungsi-fungsi ini adalah input
pesanan, kredit, barang jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku
besar.
Memasukkan Pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan
pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan
berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptif
mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan, jika diperlukan,
alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman
sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan dikirimkan kepada pelanggan
untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses.

Sistem Informasi Akuntansi9

Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh manajemen


atau fungsi organisasi yang independen dari fungsi pesanan penjualan. Master
daftar harga yang tampak pada Gambar 7.4 menekankan pengendalian se-macam
itu. Master daftar harga yang disiapkan secara independen berisi harga yang telah
diotorisasi oleh manajemen dan dampaknya pada tanggal tertentu, dan daftar
harga ini digunakan untuk menyiapkan pesanan penjualan.

Sistem Informasi Akuntansi10

Pesanan penjualan merupakan dokumen internal yang utama. Faktur atau


penagihan adalah dokumen terpisah yang biasanya disiapkan setelah barang
dikirimkan dan pemberitahuan pengiriman dilanjutkan ke penagihan.
Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu ke
bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi
menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari
manajemen secara umum atau khusus. Untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit
diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan. Seperti
ilustrasi pada Gambar 7.4, fungsi order-entry merupakan subjek untuk
pengendalian dari suatu fungsi kredit independen untuk memisahkan tugas dalam
proses bisnis. Sekali kredit telah disetujui, maka proses pesanan berjalan.
Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list
disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan
untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambilan
dimasukkan untuk memperbarui informasi pengiriman pada database pesanan.
Record persediaan diperbarui untuk menunjukkan kuantitas sesungguhnya yang
diambil dan akan memberitahukan penerimaan barang yang telah ditransfer.
Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan
pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti
yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar
pengepakan disiapkan secara independen karena ia didasarkan pada pesanan yang
disiapkan oleh fungsi order-entry dan disetjui oleh fungsi kredit.
Dokumentasi pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbarui untuk
pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan bill of lading (Gambar
7.5) untuk pengiriman. Bill of lading merupakan pertukaran dokumentasi antara
pengirim dan pengangkut, misal perusahaan truk. Bill of lading berisi biaya
angkut dan transfer barang dari perusahaan pengirim ke perusahaan transportasi.
Kadang-kadang biaya angkut dibayar oleh pengirim, tetapi ditagihkan ke
pelanggan dalam faktur penjualan. Tembusan daftar pengepakan dan bill of lading
diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirim.
Penagihan

Sistem Informasi Akuntansi11

Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan


menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian
penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur
berisi total pembayaran untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan, biaya angkut
(jika ada) dan pajak (jika ada). Faktur dikirim kepada pelanggan. Faktur dicatat
pada jurnal penjualan dan pemberitahukan dikirimkan ke bagian piutang dagang.
Secara periodik, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk
dilakukan posting ke buku besar.
Piutang Dagang dan Buku Besar
Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk
mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab jawab
untuk membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani
informasi rekening pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piutang
dagang kepada pelanggan. Bagian penagihan tidak mempunyai akses ke record
keuangan (buku besar piutang dagang) dan record keuangan independen dari
proses pembuatan faktur. Perhatikan pada Gambar 7.4 bahwa pengendalian total
dari posting ke rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal
yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting ke buku besar.
Perbedaan anatra fungsi pengiriman dan barang jadi penting untuk membangun

Sistem Informasi Akuntansi12

GAMBAR 7.5 Bill of Lading


akuntabilitas untuk pengeluaran barang jadi dari gudang. Fungsi pengiriman
hanya menerima barang yang telah diidentifikasi secara independen pada daftar
pengepakan.
PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan
piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.
Bagian ini membahas secara singkat proses binis penjualan tunai karena kerap kali
ini terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan.
Piutang Dagang
Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang
atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Karena kebanyakan
bisnis dilakukan secara kredit, piutang dagang sering kali mewakili sejumlah
besar modal kerja organisasi, yang sangat penting pada proses bisnis pehgelolaan
pesanan pelanggan.
Secara konsep, prosedur piutang dagang sederhana. Buku pembantu dari
rekening individu dikelola dengan menggunakan rekening pengendalian dalam
buku besar. Remittance advices dirute dari fungsi penerimaan kas; kredit memo

Sistem Informasi Akuntansi13

dan penyesuaian faktur lainnya dirute ke departemen piutang dagang dari


departemen penagihan. Debit dan kedit di-posting ke rekening individual; secara
periodik, laporan-laporan disiapkan dan dikirim ke pelanggan. Daftar umur
piutang dagang disiapkan sebagai produk dari laporan yang dikirimkan. Laporan
kredit khusus juga disiapkan.
Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang: proses open item
dan proses balance forward. Pada pemrosesan open-item, pencatatan terpisah
dikelola pada sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh
pelanggan. Jika pembayaran pelanggan diterima, akan dibandingkan dengan
faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward, pembayaran
dan pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan
bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu.
Pemrosesan data piutang dagang dapat lebih kompleks oleh karena volume
transaksi dan jumlah rekening yang masih ada. Bahkan dengan menggunakan
pemrosesan komputer, mengirimkan semua laporan pada akhir bulan adalah tidak
mungkin. Banyak bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle
billing plan), dimana rekening piutang dagang dibagi secara alpabet atau
berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah untuk mendistribusikan laporan yang
disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan. Sebagai contoh, rekening A sampai
dengan H ditagihkan pada tanggal 10, I sampai dengan P ditagihkan tanggal 20,
dan seterusnya. Siklus perencanaan tagihan sering memberikan dampak yang
mengguntungkan pada arus kas perusahaan karena pelanggan akan membayarkan
tagihannya lebih pendek setelah menerima tagihan. Beberapa perusahaan menuual
piutang dagangnya dengan diskon ke agen yang bertugas mengumpulkan piutang
dagang ini. Proses ini disebut factoring yang mengabaikan biaya pencatatan.
Alternatif ini dapat dipertimbangkan, tetapi harus hati-hati mempertimbangkan
adanya dampak negatif dari factoring terhadap hubungan dengan pelanggan.
Banyak pelanggan tidak senang jika piutang dagangnya dimiliki oleh agen,
ketimbang dimiliki oleh perusahaan dimana mereka melakukan bisnis.
PENGENDALIAN TRANSAKSI PROSES BISNIS PIUTANG DAGANG
Gambar 7.6 menggambarkan flowchart dokumen dari proses bisnis
piutang dagang. Hal utama dalam ilustrasi itu adalah pemisahan pada fungsifungsi yang ada dalam proses bisnis.
Penerimaan Kas

Sistem Informasi Akuntansi14

Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting


dari penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa
pembayaran pelanggan.
Penagihan
Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya dirutekan ke
piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan. Hal ini menjaga
pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke
pencatatan piutang dagang.
Piutang Dagang
Piutang dagang bertanggungjawab untuk mengelola buku pembantu
piutang dagang. Rekening kontrol dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan
kredit diposting ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan
dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga
pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Secara periodik, laporan pelanggan dikirimkan
secara langsung ke pelanggan oleh departemen piutang dagang. Pemrosesan
periodik meliputi menyiapkan neraca saldo umur piutang dari buku pembantu
piutang dagang untuk digunakan oleh departemen kredit. Tipe lain dari laporan
kredit pelanggan disiapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan seperti
ini biasanya disiapkan sebagai produk laporan yang dikirimkan ke pelanggan.
Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan
penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan
menyetujui neraca saldo umur piutang untuk menentukan sisa kredit dari
pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani
rekening dengan kerugian piutang. Fungsi ini didiskusikan pada pembahasan
berikutnya.
Buku Besar
Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan
kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil
pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan
penerimaan Kas. Jumlah ini direkonsiliasi ke control total dan dikirimkan ke buku
besar langsung dari piutang dagang. Rekonsiliasi ini merupakan siklus
pengendalian transaksi yang penting dalam proses bisnis piutang dagang.
Retur dan Potongan Penjualan

Sistem Informasi Akuntansi15

Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati~hati.


Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak, kekurangan
dalam pengiriman, kesalahan klerikal, atau adanya perjanjian antara pelanggan
dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah
potongan dinegosiasikan antara pelanggan dan departemen penerimaan pesanan
penjualan (atau penjualnya). Potongan sebaiknya dipertimbangan clan disetujui
oleh fungsi yang independen (biasanya departemen kredit). Setelah potongan
diotorisasi dan disetujui, bagian penagihan akan membuat memo kredit untuk
mendokumentasikan pengurangan rekening pelanggan.
Retur penjualan terjadi ketika pelanggan mengembalikan barang yang
sudah dikirim. Seperti diilustrasikan pada Gambar 7.6, prosedur retur penjualan
dimulai dari departemen penerimaan. Setelah barang diterima dari pelanggan dan
dikembalikan sebagai persediaan, untuk pengendalian
Yang baik, bagian penerimaan akan melanjutkan memo retur penjualan
atau dokumen yang sejenis ke departemen kredit. Departemen kredit menyetujui
memo retur penjualan dan melanjutkan ke bagia-H penagihan. Memo retur
penjualan yang telah disetujui diotorisasi oleh bagian penagihan untuk
menerbitkan memo kredit untuk retur ini. Sebagai catatan, telah dijelaskan
sebelumnya bahwa retur dan potongan, dua fungsi yang independen, menyetujui
suatu transaksi; dan fungsi independen yang ketiga akan mengelola pencatatan.

Sistem Informasi Akuntansi16

Penghapusan Piutang Dagang


Hal pokok dalam proses penghapusan adalah analisis rekening yang telah
jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan
saldo umur piutang. Sejumlah teknik dapat digunakan sebagai upaya untuk
mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur
dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat sebagai tindak lanjut
dan menggunakan agen-agen pengumpul piutang untuk melakukan pendekatan ke
pelanggan untuk membayar. Akan tetapi, sejumlah rekening memang sudah tidak
layak lagi dan harus dihapus.
Gambar 7.7 mengilustrasikan pemisahan fungsi dalam proses bisnis
pengahpusan piutang dagang. Departemen kredit memulai proses penghapusan
dengan menyiapkan memo penghapusan (atau dokumen sejenis) yang disetujui
oleh treasurer atau fungsi independen lainnya. Bagian piutang dagang melakukan
otorisasi untuk rekening yang dihapus setelah menerima memo penghapusan yang
telah disetujui. Tembusan memo penghapusan yang telah disetujui juga
dikirimkan ke pihak ketiga yang independen untuk tujuan pencatatan. Ini
diperlukan karena setelah penghapusan piutang dagang tidak akan masuk dalam
rekening aktif.

Sistem Informasi Akuntansi17

PROSES BISNIS KAS YANG DITERIMA PADA REKENING


Tinjauan
Proses bisnis kas yang diterima pada rekening (cash-received-on-account)
digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening
biasanya berawal dari pengiriman surat atau dibayarkan oleh seseorang ke kasir
pusat atau cash window. Pembayaran pelanggan harus selalu diakui. Pelanggan
seharusna menerima kuitansi dan laporan bulanan yang menunjukkan jumlah
yang dibayarkan. Pada kejadian dimana pembayaran tidak diakui pada laporan
berikutnya, maka pelanggan akan diberikan catatan khusus untuk pemesanan
berikutnya.

Sistem Informasi Akuntansi18

Gambar 7.8 merupakan flowchart analitis dari proses bisnis kas yang diterima
pada rekening. Hal pokok yang diilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi
sebagai berikut:
Mailroom
Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka
dan cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlah
secara hati-hati. Daftar pembayaran berisi pembayaran yang diterima, disiapkan.
Daftar pembayaran merupakan saldo dari jumlah cek keseluruhan yang diterima,
dan perjanjian dari jumlah tersebut telah disetujui. Tembusan daftar pembayaran
dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan control total

Sistem Informasi Akuntansi19

diberikan ke penerimaan kas sebagai defisit. Tembusan daftar pembayaran dan


control total disimpan urut tanggal.

Penerimaan Kas
Cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari
penjualan tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan
control total diterima dari mailroom dicocokkan dengan slip setoran dan
perjanjian tentang jumlah yang disetujui. Daftar pembayaran kemudian digunakan
untuk memposting jumlah pembayaran yang diterima dari mailroom ke jurnal
penerimaan kas. Jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke buku besar. Daftar
pembayaran, control total dan tembusan slip disimpan urut tanggal. Deposit
dilanjutkan seluruhnya ke bank.

Sistem Informasi Akuntansi20

Piutang Dagang
Piutang dagang di posting ke rekening piutang dagang. Yang diposting ke
buku besar adalah totalnya. Control totalk dicocokkan dengan daftar pembayaran.
Perjanjian untuk jumlah ini disetujui. Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut
tanggal. Tembusan control total dilanjutkan ke buku besar.
Buku Besar
Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang
dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar.
Sumber posting ke buku besar adalah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang
diterima untuk didepositkan. Jumlah ini harus direkonsiliasi dengan total item

Sistem Informasi Akuntansi21

yang diposting ke buku besar piutang dagang. Jurnal dan control total disimpan
urut tanggal.
Bank
Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.
Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip
setora yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.
Audit Internal
Audit internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank
secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis
penerimaan kas.
Rangkuman
Untuk mengendalikan penerimaan kas melalui surat, tidak boleh ada
pekerjaan yang dirangkap antara mailroom (yang membuka surat), penerimaan
kas dan piutang dagang. Sering kali faktur atau laporan yang dikirim ke pelanggan
disiapkan dengan nama dan alamat pelanggan dikembalikan bersamaan dengan
pembayaran sebagai piutang dagang. Ini biasa dilakukan untuk faktur telepon,
utility, dan supermarket.
Dokumen sumber untuk memposting ke buku besar adalah jurnal yang
dibuat oleh kasir yang mengindikasikan jumlah setoran dari kas yang diterima.
Jumlah ini harus direkonsiliasi dengan total item yang diposting ke file buku
pembantu piutang dagang. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dilanjutkan
ke auditor internal, yang akan digunakan ketika melakukan rekonsiliasi dengan
rekening bank. Pengendalian dari kas actual (sebagai kebalikan cek) yang diterima
melalui surat sebagian besar mengandalkan supervise langsung.
Sistem Pengumpulan Lock-Box
Sistem lock-box deposit digunakan untuk mengurangi float-waktu antara
penandatangan pembayaran cek oleh pelanggan dan ketika perusahaan
menggunakan dana tersebut. Sistem lock-box digunakan juga untuk mengurangi
float yang biasanya terjadi karena bank tidak mengizinkan perusahaan untuk
menggunakan cek sampai mereka membereskan urusan dengan bank pelanggan.
Proses Bisnis Penjualan Tunai
Terdapat perbedaan antara proses bisnis penjualan tunai dengan proses
bisnis kas yang diterima pada rekening, yaitu

tidak adanya pencatatan aset

sebelumnya (saldo rekening pelanggan). Beberapa teknik dan alat digunakan


untuk membuat pencatatan awal. Pembuatan dokumen merupakan point utama

Sistem Informasi Akuntansi22

pada sistem pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan


tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi.
Ada beberapa teknik pencatatan awal yaitu antara lain: Auditing pelanggan
dan Teknik Imprest. Audit pelanggan merupakan istilah untuk menjelaskan
prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumen awal
transaksi. Dan teknis imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas
dengan cara yang sama yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas
kecil.

Daftar Pustaka
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.
Edisi 9. Yogyakarta: Andi Yogyakarta

Sistem Informasi Akuntansi23