2- OBJETIVO
En esta etapa, el propsito de la auditora administrativa es establecer las acciones que se
deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada, tomando
en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los
objetivos establecidos.
FACTORES A REVISAR
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes: el proceso
administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento.
En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los
componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la
organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y
congruente.
Este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o
razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organizacin
en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos
y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que
interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva.
En el segundo caso se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan
el proceso administrativo. Tales elementos especficos se asocian con atributos
fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin
particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA
PROPSITO
ESTRATGICO
Planeacin
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias/tcticas
Procesos
Definir el marco de
actuacin
de la organizacin
Polticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte
Julita
3ETAPA
PROPSITO
ESTRATGICO
Organizacin
Estructura organizacional
Divisin y distribucin de funciones
Cultura
organizacional
Recursos humanos
Disear
instrumentar
la
infraestructura para
el
funcionamiento
de la organizacin
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos de apoyo
ETAPA
Direccin
PROPOSITO
ESTRATEGICO
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Tomar
decisiones
pertinentes
las
para
regular la gestin
de la organizacin
Tecnologa de la informacin
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
ETAPA
Control
PROPOSITO
ESTRATEGICO
Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Herramientas
Calidad
Medicin del
Definicin.
progreso de
La planificacin es
las acciones en
funcin del
proceso
desempeo
de
la
Planificacin Especfica.
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente
utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoria.
Se fundamenta en la informacin obtenida durante la planificacin preliminar.
Identificar y evaluar que los riesgos en los estados financieros que puedan contener
errores o irregularidades y los procesos internos.
Planeacin prospectiva.
Planeacin.
Etapa que forma parte del proceso administrativo mediante la cual se establecen directrices,
se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de accin, en funcin de
objetivos y metas generales econmicas, sociales y polticas; tomando en consideracin la
disponibilidad de recursos reales y potenciales que permitan establecer un marco de
referencia necesario para concretar: global, sectorial, institucional y regional. Su cobertura
temporal comprende el corto, mediano y largo plazos.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
De la adecuada Planeacin y Supervisin el auditor podr obtener los resultados
satisfactorios que le sirvan de base para sustentar su opinin manifestada en su dictamen.
Por esto una de las Normas de Auditora le obliga a que su trabajo deba ser tcnicamente
planeado y ejercerse una supervisin apropiada sobre los asistentes si estos participan en el
examen, como una garanta de calidad hacia los usuarios. La Planeacin de la Auditora
permite establecer la extensin y el alcance de las pruebas a utilizar y la supervisin sobre
el recurso humano que le colaborar durante el desarrollo del trabajo, adems le permitir:
Adquirir conocimientos del sistema de contabilidad del cliente, de las polticas y los
procedimientos de control interno.
1. Los objetivos de la actividad a revisar, o de la consultora a realizan y los medios por los
cuales esa actividad controla su desempeo.
2. Los riesgos significativos de la actividad; sus objetivos, recursos y operaciones; y los
medios a travs de los cuales se mantiene a nivel aceptable el impacto potencial de esos
riesgos.
3. La adecuacin y eficacia de los procesos de administracin de riesgos y de los procesos
de control de la actividad comparado con modelos de control tipo.
4. Las oportunidades de proponer mejoras significativas en los procesos de administracin
de riesgos y de control de la actividad.
5. La determinacin de prioridades y otras intervenciones que se pueden desahogar durante
el transcurso de un ao. La determinacin de prioridades debe establecerse en funcin a los
riesgos y a la forma como estn siendo administrados.
6. Los requerimientos de la administracin y otras reas interesadas.
7. La atencin a auditores externos, auditores de gobierno y otro tipo de auditores.
8. Plazos razonables de tiempo de fuerza de auditoria. Que se reservarn para atender
emergencias o requerimientos no planeados de origen. Como insumos para la preparacin
del plan referido, el director de auditoria interna solicitar sugerencias de la administracin
y de otras reas interesadas en que se les revise o se les den servicios de consultora. Lo
cual incluye tanto a los ejecutivos de nivel medio como a la alta administracin. Los
gerentes y supervisores de auditora tambin pueden requerir y presentar propuestas de
auditoras y trabajos de consultora por efectuar sin soslayar la participacin de los
encargados de auditora y auditores auxiliares para recibir de ellos ideas e innovaciones. La
intervencin de los referidos estimula el proceso de planeacin. programacin y apertura de
la funcin de auditora interna. Esto refuerza los servicios que presta a la organizacin.
Francis
9- En complemento a lo enunciado, tambin son elementos que deben considerarse en
la formulacin del plan anual de trabajo de la funcin de auditora interna los
siguientes: volumen de incidencias, hallazgos u observaciones detectados en
auditorias anteriores, as como las acciones emprendidas por los auditados para
solucionarlos y su seguimiento; coberturas previas de auditora, es decir, las
actividades ya auditadas y las que no lo han sido.
Y las reas que por la naturaleza de sus actividades u operaciones requieren evaluacin,
revisin y consultora con ms frecuencia. Una vez elaborado el plan anual de trabajo de la
funcin de auditora interna, el director de esta funcin lo comunicar a la direccin general
y al consejo, para su adecuada revisin y aprobacin, incluyendo los recursos requeridos
para tales propsitos: sin soslayar incluir en el comunicado la previsin de eventuales
cambios significativos.
Asimismo, comunicar tambin el impacto que pudiese tener cualquier limitacin de
recursos se debe documentar esto es. Dejar constancia escrita, tanto del plan anual de
trabajo de la funcin de auditoria como de la planeacin de una intervencin de auditora
interna en lo particular.
PLANEACIN DE UNA INTERVENCIN DE AUDITORA INTERNA
La planeacin de una intervencin de auditoria interna en lo particular comprender los
siguientes aspectos, en la propia secuencia.
Establecimiento de los objetivos de la intervencin y el alcance del trabajo.
Se deben establecer objetivos por cada trabajo. El alcance del trabajo debe ser suficiente
para satisfacer sus objetivos. Requerir al solicitante o a quien ordena un trabajo de
Al desempear trabajos de consultora. Los auditores internos deben asegurarse de que sea
suficiente el alcance del trabajo para cumplir con los objetivos acordados. Si los auditores
internos se enfrentaran a restricciones durante el transcurso del trabajo, stas debern
tratarse con el diente para determinar se contina o no con el trabajo. Comunicacin a las
partes que requieren saber de la intervencin por realizar. Se requiere celebrar reuniones
con los directivos responsables de la actividad que ser objeto de una intervencin de
auditora. Los temas por tratar en esas reuniones pueden incluir:
Objetivos y alcance del trabajo de auditora planeado.
Tiempo que se va a ocupar en los trabajos de auditora.
Auditores asignados a la auditora.
Proceso de comunicacin durante la intervencin, incluyendo mtodos de trabajo,
mrgenes de tiempo y en lo individual, los auditores responsables de cada tarea.
Condiciones y operaciones de la actividad, incluyendo cambios recientes en la
administracin o sistemas y procesos principales.
Asuntos o requerimientos de los directivos.
Asuntos de inters particular que requieran los auditores internos
.
Descripcin de la funcin de auditora interna, procedimientos de reporte y
seguimientos.
Se llevar bitcora de los principales asuntos tratados en las reuniones y sus
correspondientes conclusiones, determinar su distribucin a los participantes segn se
requiera e incluir un ejemplar en la documentacin de auditora. Yazmina
preponderante el que este profesional requiere obtener un entendimiento del control interno
relevante a la auditora para identificar y evaluar los riesgos de errores materiales6 y el
proceso de administracin de riesgos adoptado por la organizacin. Al hacer estas
evaluaciones del nesgo, el auditor considerar el control interno para planear el alcance de
su trabajo y los procedimientos de auditora a aplicar que sean apropiados en las
circunstancias. Adems, puede identificar deficiencias en el control interno no slo durante
el proceso de evaluacin del nesgo sino en cualquier otra etapa de la auditora. Barri
14- Una vez que el auditor ha identificado una o ms deficiencias en el control interno,
puede discutir los hechos y circunstancias relevantes de sus resultados con el nivel
apropiado de la administracin. Esta discusin brinda una oportunidad para que el
auditor interno alerte oportunamente a la administracin sobre la existencia de
deficiencias de las que sta puede no haberse dado cuenta previamente. El nivel de
administracin con quien es apropiado discutir los resultados es el que est
familiarizado con el rea de control interno de que se trate y que tenga la autoridad
de remediar cualquier deficiencia identificada en el control interno. En algunas
circunstancias puede no ser apropiado que el auditor comente sus resultados
directamente con la administracin; por ejemplo. A su parecer esos resultados
cuestionan la integridad o competencia de la propia administracin.
Mtodo descriptivo:
Como su nombre lo indica, consiste en la descripcin de las actividades los procesos y los
procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que
conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas y registros contables y operativos
relacionados con esas actividades, procesos o procedimientos. Esta descripcin debe
hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades
administrativas que intervienen, nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad.
Siempre deber tenerse en cuenta la operacin en la unidad administrativa precedente y su
impacto en la unidad siguiente.
Mtodo grfico:
Es aquel que seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de
los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el
ejercicio de las operaciones. Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o
aspectos donde se encuentren debilidades de control; se debe destacar que se requiere
mayor inversin de tiempo por parte del auditor en la elaboracin del flujo gramas y
habilidad para hacerlos.
Mtodo de cuestionarios:
Consiste en el empleo de cuestionaros previamente elaborados por el auditor; los cuales
incluyen preguntas de cmo se efecta el manejo de las operaciones y quin tiene a su
cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de manera que las respuestas
afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las
respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el sistema establecido. El empleo de
este mtodo es el ms generalizado por la bondad que representa la rapidez de su
aplicacin.
Deteccin de funciones incompatibles: En los mtodos anteriormente descritos para el
estudio y la evaluacin del sistema de control interno, en ninguno de ellos se trata, con
relativa profundidad, un elemento clave para la operacin el control y la marcha de una
entidad, elemento sin el cual stas, sencillamente, no existiran. Este elemento es el
humano.
Joshua
15- Un ejemplo clsico de incompatibilidad se presenta cuando un mismo empleado
maneja los registros de personal, recaba la informacin base para elaborarla nmina,
la elabora realiza el trmite para depsito en tarjetas de dbito o paga en efectivo al
personal. La incompatibilidad planteada pudiera dar Iugar a que ese empleado
puede alterar el proceso en cualquiera de sus etapas inventando a empleados o
trabajadores inexistentes y quedarse con los importes implicados (regla bsica en
materia de nmina; el que la hace no la paga).
Otro ejemplo de incompatibilidad seria cuando un empleado tiene bajo su custodia el
manejo y registro de las cuentas bancadas, elabora las conciliaciones y prepara y da efecto a
ajustes o correcciones; o bien, cuando un comerciante vende y cobra simultneamente, sin
que el cobro se efecte directamente a caja; o cuando una persona controla la cartera de
cobranza, recibe y registra los cobros.
Estimacin de tiempo y de personal
Hasta esta etapa de la planeacin de un trabajo de auditora ya se establecieron los objetivos
de la intervencin y el alcance del trabajo, ya se comunic a las partes que requieren saber
de la intervencin a realizar, el auditor ya obtuvo informacin sobre antecedentes de la
actividad sujeta a intervencin, y ya se llev a cabo un estudio general y un estudio y
evaluacin del sistema de control interno.
Con base en toda esa informacin ya se est en condiciones de estimar el tempo que se va a
necesitar en la auditora y el personal que la llevar a cabo. Por estimacin de tiempo se
entiende el pronstico de horas, das o semanas por invertir en cada etapa de la auditora, y
las fechas o periodos en que se llevar a cabo esa inversin.
Por estimacin de personal se entiende el nivel de auditor que intervendr en los trabajos
en conexin con los tiempos pronosticados; el nivel se refiere desde el propio director de
auditora interna hasta los auditores auxiliares.
prcticas y metodologa para hacer bien el trabajo; tambin sirve para dejar constancia de la
planeacin del trabajo.
Los programas de auditora debern:
Precisar los objetivos de la auditora.
Establecer la naturaleza, el alcance y la extensin de pruebas requeridas para lograr los
objetivos de la auditora, y los de cada etapa del proceso.
Documentar los procedimientos que se van a aplicar por el auditor para captar, analizar,
interpretar y conservar documentacin recopilada durante la auditoria.
Identificar aspectos tcnicos, riesgos, procesos y transacciones que debern ser
examinados.
Ser preparados antes del inicio de los trabajos correspondientes, y ser modificados,
segn se requiera, durante el curso de la auditora. Jessica
17-
Conclusin
La planeacin de la auditoria consiste en decidir con antelacin todos y cada uno de los
procedimientos a emplear, la extensin y la oportunidad que se le dar a las pruebas, el
recurso humano a utilizar y los papeles de trabajo necesarios para dejar constancia de la
opinin a emitir.
La primera fase de la planeacin consiste en la entrevista previa con el cliente, en la cual se
definirn las condiciones bsicas del servicio que se va a proporcionar, tiempo de
realizacin, gastos, colaboracin de la administracin.