MAKALAH MANAJEMEN PERUBAHAN

MENGEMBANGKAN VISI DAN STRATEGI

SERTA MENGOMUNIKASIKAN VISI PERUBAHAN

DISUSUN OLEH:
PRANCIS NABABAN

(3333130459)

RIHAN HIDAYATULLAIL

(3333131600)

RINALDY APRILIYAN

(3333132530)

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

FAKULTAS TEKNIK
TEKNIK INDUSTRI
2016

A. Mengembangakan Visi dan Strategi Perubahan

Pengertian Visi?
Di dalam perubahan skala besar yang berhasil, tim pemandu yang berfungsi
dengan baik menjawab semua pertanyaan yang dibutuhkan untuk menghasilkan
arah perubahan. Perubahan apa yang kita butuhkan? Apa visi kita untuk organisasi
atau perusahaan yang baru? Apa yang tidak perlu dirubah? Apa cara terbaik untuk
merealisasikan visi? Apa strategi perubahan yang tidak bisa kita terima karena
berbahaya?

Jawaban-jawaban

bagus

untuk

pertanyaan-pertanyaan

ini

memposisikan organisasi atau perusahaan untuk bisa melompat ke masa depan

yang lebih baik.
Seringkali, tim pemandu tidak memiliki arah jelas atau membuat visi yang
tidak jelas. Konsekuensinya bisa sangat merusak organisasi atau perusahaan dan
menyakitkan para karyawan.Satu alasan mengapa orang-orang pandai tidak
membuat arah perubahan atau membuat arah perubahan yang buruk adalah karena
mereka sudah dididik bahwa memetakan masa depan berarti perencanaan dan
penganggaran (planning and budgeting). Sebenarnya saat mengusahakan
perubahan skala besar, perencanaan yang terbaik sekalipun tidaklah cukup. Yang
dibutuhkan adalah sesuatu yang sangat berbeda.
Di dalam kasus-kasus perubahan skala besar yang berhasil, Anda akan
menemukan empat elemen yang membantu mengarahkan aksi: anggaran, rencana,
strategi, dan visi. Keempat elemen ini berbeda tapi sangat berhubungan, dan
setiap elemen membutuhkan proses pengembangan yang berbeda.
Anggaran adalah sisi finansial dari sebuah rencana. Rencana memberi
spesifikasi dari setiap langkah dalam mengimplementasikan strategi. Strategi
menunjukkan bagaimana mewujudkan visi. Visi menunjukkan keadaan akhir ke
arah semua rencana dan strategi akan membawa Anda atau organisasi Anda. Visi
biasanya hanya memerlukan satu halaman dan bisa dideskripsikan dalam waktu
singkat. Strategi mungkin membutuhkan sepuluh halaman dan membutuhkan
diskusi. Satu buku catatan dan pengujian di dalam serangkaian pertemuan

diperlukan dalam perencanaan. Anggaran bisa membutuhkan buku catatan lebih

besar lagi dan menuntut lebih banyak pertemuan. (The Heart of Change, Penulis:
John P. Kotter & Dan S.Cohen).
Hakekat visi adalah merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan cita-cita
atauimpian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa
depan.Menurut Ismail Solihin pernyataan visi menunjukkan arah strategis
perusahaanuntuk mencapai berbagai hasil di masa mendatang sehingga akan
menuntun pengarahansumber daya perusahaan bagi pencapaian berbagai tujuan
tersebut. Visi yang dibuat oleh perusahaan memiliki kaitan yang sangat erat
dengan isi perusahaan, dalam arti strategis yang dinyatakan di dalam Visi masih
berada di dalam lingkup usaha yang di!alankan oleh perusahaan. Visi perusahaan
lebih menggambarkan what do you want to become sedangkan misi perusahaan
lebih menunjukkan what is our business.
Setiap perusahaan senantiasa mempunyai cita-cita ideal yang hendak dicapai
cita-cita. Tersebut akan diperjuangkan agar jati dirinya jelas, yakin citra nilai
dankepercayaan perusahaan. Visi perusahaan adalah citra nilai dan kepercayaan
ideal.Dengan kata lain, Visi merupakan wawasan luas ke masa depan dari
manajemen dan merupakan kondisi ideal yang hendak dicapai oleh perusahaan di
masa yang akan datang.Visi memberi arah dan ide actual kepada manajemen
dalam proses pembuatan keputusan,agar setiap tindakan yang akan dilakukan
senantiasa

berlandasan

visi

perusahaan

danmemungkinkan

untuk

mewujudkannya.
Menurut Fred R.David pernyataan visi untuk menjawab pertanyaan kita
ingin menjadi seperti apa?. Mengembangkan pernyataan visi merupakan langkah
pertama dari perencanaan strategi sebelum membuat pernyataan misi. Visi yang
jelas sangat membantu dalam menjabarkannya ke dalam tujuan (goal) organisasi
dan dalam pemilihan sasaran strategiyang sejalan dengan tujuan tersebut. Visi
harus sederhana dan dapatmenumbuhkan rasa wajib dalam diri personel
perusahaan untuk mewujudkannya,memberikan tantangan, praktis, dan realistik.

Mengapa Visi Itu Penting?

Setelah mengetahui pengertiannya dapat dipastikan bahwa tanpa adanya visi,
sebuah perusahaan tidak akan bisa mencapai tujuan yang diimpikan. Dalam proses
perubahan visi yang bagus memberikan tiga tujuan yang penting, yaitu:
a. Memperjelas arah umum bagi perusahaan
b. Memotivasi orang atau karyawan untuk bertindak dalam arah yang benar
c. Membantu mengoordinasikan tindakan banyak dalam cara yang luar biasa
cepat dan efisien.
Contoh mudahnya, kita misalkan membangun perusahaan sama halnya
dengan memulai sebuah perjalanan. Sebelum memulai perjalanan, Anda tentukan
terlebih dahulu kota tujuan Anda. Tanpa memiliki tujuan tempat atau kota yang
akan dikunjungi, orang tersebut tidak akan pernah beranjak kemanapun. Sama
halnya dengan perusahaan yang belum memiliki visi, perusahaan tersebut juga
belum bisa bergerak kemanapun karena belum memiliki tujuan usaha.
Memperjelas arah perubahan penting sebab orang sering tidak sepakat tentang
arah atau bingung atau bertanya-tanya apakah perubahan signifikan itu benarbenar perlu. Visi yang efektif dan strategi pendukung membantu memecahakan
masalah ini. Hal ini mengatakan inilah bangamaina dunia kita tengah berubah, dan
ini sejumlah alasan memikat mengapa kita harus menetapakan tujuan-tujuan ini
dan mengejar produk-produk baru(atau akuisisi atau program kualitas) ini untuk
mencapai tujuan tersebut.
Karakteristik Visi yang Efektif?
Visi adalah apa yang perusahaan inginkan di masa depan. Visi
dapat memberikan aspirasi dan motivasi disamping memberikan panduan atau
rambu-rambu dalam menyusun strategi.Pernyataan visi yang efektif adalah
menggambarkan

secara

jelas

gambaran dari

perusahaan

yang

ingin

dikembangkan. Visi digunakan sebagai pemandu untuk merubah hal hal yang
berhubungan dengan perusahaan. Visi menjelaskan pada karyawan kemana kita

akan menuju. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas kemana kita akan
melangkah.
Burt Nanus, dikutip dalam artikel The seven characteristics of a powerful
visions memberi 7 ciri dari sebuah visi yang efektif:
1. Appropriateness (Keserasian) cocok dengan organisasi tersebut dan
jamannya, sesuai dengan sejarah, budaya, dan nilai, konsisten dengan
situasi saat ini, dan memberikan penilaian yang realistik dan berwawasan
tentang apa yang bisa dicapai di masa depan
2. Challenging (Menantang) menerapkan standar yang tinggi dan
merefleksikan nilai-nilai yang tinggi
3. Set Direction (Memberi arahan) menjelaskan tujuan dan arah, persuasif
dan dapat dipercaya untuk memperlihatkan apa yang harus terjadi,
memberi arahan yang terfokus dan memberi harapan dan janji akan masa
depan yang lebih baik
4. Inspirational (Memberi inspirasi) menginspirasikan semangat dan
menggerakkan komitmen, memperbesar dukungan bagi sang pemimpin
karena memperlihatkan kebutuhan dan aspirasi orang banyak
5. Understandable (Mudah dimengerti) disajikan dengan baik dan mudah
dipahami, dapat menjadi panduan untuk strategi dan tindakan, dan dapat
diserap oleh mereka yang usahanya dibutuhkan untuk mengubah visi
menjadi kenyataan
6. Unique (Unik) mencerminkan keunikan organisasi, kemampuannya
yang berbeda, apa yang dipercayai, dan apa yang mereka mampu capai
7. Ambitious (Ambisius) memperlihatkan kemajuan dan memperbesar
wawasan dari organisasi
Strategi Perubahaan
Pengertian strategi telah banyak didefinisikan oleh beberapa ahli, yang intinya
menyatakan bahwa strategi adalah suatu alat yang digunakan untuk mencapai
tujuan. Strategi dapat dikatakan sebagai suatu tindakan penyesuaian untuk
mengadakan reaksi terhadap situasi lingkungan tertentuyang dapat dianggap
penting, dimana tindakan penyesuaian tersebut dilakukan secara sadar
berdasarkan pertimbangan yang wajar. Strategi dirumuskan sedemikian rupa

sehingga jelas apa yang sedang dan akan dilaksanakan perusahaan demi mencapai
tujuan yang ingin dicapai.Pengertian strategi menurut Argyris (1985), Mintzberg
(1979), Steiner danMiner (1977) seperti yang dikutip oleh Rangkuti (2005:4) :
Strategi merupakan respon secara terus-menerus maupun adaktif terhadap peluang
dan ancaman eksternal serta kekuatan dan kelemahan internal yang dapat
mempengaruhi suatu organisasi.
Perumusan Strategi
Perumusan strategi merupakan proses penyusunan langkah-langkah ke
depan yang dimaksudkan untuk membangun visi dan misi organisasi, menetapkan
tujuan strategis dan keuangan perusahaan, serta merancang strategi untuk
mencapai tujuan tersebut dalam rangka menyediakan customer value terbaik.
Beberapa langkah yang perlu dilakukan perusahaan dalam merumuskan
strategi, yaitu:
1. Mengidentifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa
depan dan menentukan misi perusahaan untuk mencapai visi yang dicita-citakan
dalam lingkungan tersebut.
2. Melakukan analisis lingkungan internal dan eksternal untuk mengukur kekuatan
dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan
dalam menjalankan misinya.
3. Merumuskan faktor-faktor ukuran keberhasilan (key success factors) dari
strategi-strategi yang dirancang berdasarkan analisis sebelumnya.
4. Menentukan tujuan dan target terukur, mengevaluasi berbagai alternatif strategi
dengan mempertimbangkan sumberdaya yang dimiliki dan kondisi eksternal yang
dihadapi.
5. Memilih strategi yang paling sesuai untuk mencapai tujuan jangka pendek dan
jangka panjang. (Hariadi, 2005).
Black & Gregersen (2002) membagi straregi perubahan menjadi tiga kategori,
yaitu:
Perubahan Antisipatif ( Anticipatory Change)

Inilah perubahan yang dilakukan pemimpin pasar. Ia menciptakan standarstandar baru. Tentu saja tidak semua orang mampu untuk melakukannya, bahkan
tingkat kesulitannya relatif tinggi. Meski begitu, biayanya dalam jangka panjang
relatif kecil. Perubahan ini mirip dengan Transformasi Manajemen yang tampak
pada titik A dalam Sigmoid Curve. Sebagai catatan, semakin jauh seseorang
melakukan perubahan secara antisipatif maka semakin besar dilakukan kesalahan.
Namun, semakin kuat posisi anda di pasar dan semakin sering anda mendikte
pasar maka semakin besar kemungkinan keberhasilannya.
Perubahan Reaktif ( Reactive Change)
Perubahan reaktif adalah perubahan yang sering dilakukan oleh pelaku
usaha. Anda bereaksi terhadap setiap kejadian dan merespon setiap hal yang baru
terjadi. Kadang anda tidak dapat merespon setiap signal yang masih belum jelas
betul kemana akan bermuara. Signal-signal itu masih akan dibentuk oleh ribuan
pihak, sampai mengkristal menjadi sesuatu yang jelas. Semakin tidak jelas signalsignal itu maka semakin besar orang menunggu dan baru bereaksi setelah jelas.
Perubahan Krisis (crisis Change)
Banyak orang membenci krisis dan berusaha menghindar darinya. Krisis
idendtik

dengan

korban,

konflik,

kdan

kerusakam-kerusakan.

Namun,

sesungguhnya krisis juga memberikan banyak peluang dan kesempatan bagi

mereka yang berpikir jernih dan berani. Pada saat krisis, mayoritas orang
bertindak dengan penuh keragu-raguan dan kacau. Orang-orang yang jernih dan
punya keberanian akan tampil mengambil kesempatan, memimpin, dan
mengembalikan krisis pada keteraturan.
Hubungan Antara Visi dan Strategi Perusahaan
Setelah visi dirumuskan maka seluruh strategi perusahaan harus mengacu pada
visi tersebut dan tidak boleh dibalik, strategi dulu yang disusun duluan baru visi
belakangan. Sebab hal ini di khawatirkan strategi tidak akan efektif karena
komitmen dan arah tujuan seluruh orang dalam perusahaan berbeda dan terkotakkotak dalam functional structure. Dalam mengkomunikasikan visi peran

leadership sangat menentukan. Menurut Davidson (1995:75), peran leadership

dalam mengkomunikasikan visi dapat melalui :
1. Education (menumbuhkan pemahaman terhadap visi).
2. Authentication (menumbuhkan keyakinan kepada semua pihak bahwa
kata sesuai dengan perbuatan).
3. Motivation (menumbuhkan kemauan dari dalam diri pegawai self
motivated workforce untuk berperilaku sesuai dengan tujuan
perusahaan).

B. MENGOMUNIKASIKAN VISI PERUBAHAN

Komunikasi merupakan salah satu aspek yang penting dalam kehidupan
manusia. Manusia sangat dipengaruhi oleh komunikasi. Dimana manusia tidak
dapat hidup sendiri dan tentunya memerlukan komunikasi untuk mempertahankan
kelangsungan hidup. Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris
berasal dari kata Latin yaitu communis yang berarti sama, communico,
communication, atau communicare yang berarti membuat sama (to make
common) (Mulyana, 2005).
Sedangkan menurut (Rohim, S, 2009) dalam bukunya yang berjudul Teori
Komunikasi: Perspektif:Ragam dan Aplikasi, menjelaskan bahwa komunikasi
merupakan suatu hal yang sangat mendasar dalam kehidupan manusia dan bahkan
komunikasi telah menjadi suatu fenomena bagi terbentuknya suatu masyarakat
atau komunitas yang terintegrasi oleh informasi, dimana masing-masing individu
dalam masyarakat itu sendiri saling berbagi informasi untuk mencapai tujuan
bersama. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara
penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.
Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi tidak terlepas
dari kegiatan manusia karena komunikasi merupakan proses penyampaian pesan
dari pengirim kepada penerima. Komunikasi dapat diterapkan untuk dapat
melakukan proses kontak sosial dengan lingkungan sekitar dalam melakukan

sosialisasi pun komunikasi menjadi hal yang sangat penting agar tercipatanya
sosialisasi yang baik.
Salah

satu

tantangan

yang

seringkali

ditemui

manajemen

dalam

mengembangkan organisasinya adalah bagaimana membentuk dan menyusun

komunikasi yang tepat kepada karyawan tentang visi dari perusahaan. Banyak
faktor yang menjadi penyebab dari kesulitan tersebut, pertama adalah adanya
suatu gap (perbedaan) yang ada antara manajemen dan karyawan, hal yang kedua
adalah adanya suatu persepsi dan cara memandang yang berbeda antara
manajemen dengan karyawan itu sendiri.
Padahal kepentingan untuk mengembangkan visi adalah hal yang paling
penting dan kritikal dalam menggerakkan perusahaan. Dimana manajemen
berharap bahwa seluruh komponen yang ada dalam perusahaan berjalan dan
bergerak seiring dengan visi yang ditetapkan dalam perusahaan. Lalu bagaimana
cara yang tepat mengkomunikasikan visi?
Komunikasi terbuka
Salah satu hal yang paling penting dalam proses penyampaian visi adalah
keterbukaan. Keterbukaan manajemen di sini adalah pemastian bahwa visi secara
rutin dikomunikasikan kepada karyawan. Selain dengan bentuk verbal, hal yang
paling mengena adalah dengan memberikan contoh.

Misalnya di dalam

perusahaan disebutkan keinginan untuk mengutamakan kepentingan pelanggan,

maka seorang direktur sebaiknya menunjukkan kebijakan dan prilaku yang
memprioritaskan kebutuhan pelanggan. Meskipun berkedudukan tinggi, tidak
segan-segan seorang pimpinan dan manajer sebuah kedai internasional mengepel
lantai atau melap meja. Kadangkala bukti nyata akan memberikan efek lebih
positif dibandingkan sekedar berbicara.

Realisasikan visi

Visi biasanya berbentuk konsep yang sulit dipahami oleh karyawan secara
real. Ubah parameter non real tersebut menjadi parameter real. Misalnya
perusahaan yang memiliki visi untuk menjadi nomor satu di bidangnya tentu tidak
segan-segan dalam melakukan proses perbaikan infrastruktur di dalam
perusahaannya sehingga secara performa yang diciptakan dalam perusahaan
memberikan nilai yang dapat dipahami secara tepat.
Manfaatkan saluran komunikasi
Manfaatkan saluran komunikasi yang informal dan terbuka Untuk
mengkomunikasikan visi, kita memerlukan saluran komunikasi yang tepat. Hal
yang menarik dalam konteks ini adalah temuan Tom Peters dan Robert Waterman
dalam buku mereka yang terkenal In Search of Excellence. Berdasarkan
pengamatan mereka ternyata komunikasi dalam organisasi lebih informal dan
terbuka. Jadi, mengkomunikasikan visi jangan menggunakan saluran komunikasi
formal, karena bisa memicu pro dan kontra. Pakailah komunikasi informal dan
terbuka karena dari sinilah terbangun motivasi, kebersamaan, kejujuran dan
kerjasama yang dibutuhkan dalam mewujudkan visi organisasi
Perhatikan setiap umpan balik (Feedback)
Sebagai pemimpin, kita perlu memperhatikan tanggapan atau pun umpan
balik berupa keluhan, keberatan, saran dan masukan dari seluruh anggota tim yang
terlibat. Sering penyesuaian yang kita lakukan terhadap visi bersama berdasarkan
masukan dari anggota tim akan memberikan dampak dan energi yang luar biasa
karena seluruh anggota merasa dilibatkan dan dihargai pandangan dan
pemikirannya.
Melibatkan semua anggota tim
Kita harus melibatkan semua komponen yang ada dalam organisasi. Hal ini
sangat penting. Dikatakan demikian, karena apabila ada salah satu komponen saja
dalam organisasi tidak dilibatkan, maka hal itu merupakan salah satu penghambat
dalam upaya mewujudkan visi organisasi.

Kebijakan yang konsisten

Manajemen harus menciptakan kebijakan yang sejalan dengan visi.
Meskipun dengan resiko apa pun, jangan menyerah untuk membelot dari aspek
visi. Suatu kebijakan kontradiktif akan menyebabkan visi yang diharapkan tidak
tercapai. Jangan sekali-kali berhenti karena alasan efisiensi pertimbangkan dengan
matang setiap kebijakan yang dijalankan tersebut.
Kekuatan yang sebenarnya dari sebuah visi adalah apabila sebagian besar
orang-orang terlibat di suatu kegiatan atau perusahaan memiliki pemahaman yang
sama tentang arah dan tujuannya. Sehingga perasaan yang sama tentang masa
depan yang diinginkan akan memotivasi dan mengkoordinasikan bermacam
kegiatan untuk perubahan (transformasi). Untuk memperoleh pemahaman dan
komitmen bersama tersebut bukan sebuah tugas mudah, apalagi dalam organisasi
yang besar. Banyak orang telah berbuat salah dalam mencapai hal tersebut.
Sehingga bukan keberhasilan yang didapat tetapi adalah perubahan yang gagal.
TWO CASES OF FAILURE TO COMMUNICATE
1. Visi perubahan telah dikomunikasikan sesering mungkin, tetapi banyak
orang-orang tidak mengerti atau tidak tahu tentang visi tersebut. Hal tersebut
karena informasi-informasi lain jauh lebih banyak mengelilingi orang-orang
tersebut dan hanya sebagian kecil informasi tentang visi baru. Masalah lain yaitu
visi dikomunikasikan sering, tetapi dengan kurang baik. Hal ini terjadi karena
kegagalan di tiga tahapan pertama perubahan berkontribusi ke permasalahan di
sini. Seperti visi yang terlalu kabur atau sekedar gagasan yang buruk.
2. Para manajer kesulitan mengkomunikasikan visi karena cenderung hanya
bertindak dalam konteks bawahan dan atasan, tidak mencakup konstituen yang
lebih luas. Mereka cenderung lebih nyaman dengan komunikasi rutin berdasar
fakta, tidak berorientasi masa depan, strategis dan bermimpi.
Penerimaan sebuah visi masa depan merupakan tantangan tugas intelektual
dan emosional. Karena untuk menerima sebuah visi perubahan membutuhkan
banyak pertimbangan dan menuntut banyak pengorbanan. Pada tugas intelektual,

bagian itu bisa dilakukan dengan konsultan strategis, cukup sulit, tetapi itu
merupakan bagian kecil dari keseluruhan latihan. Tugas emosional jauh lebih
berat yaitu melepaskan status quo, pilihan lain masa depan, pertentangan dalam
diri, hilang kepercayaan orang lain, dan lain lain.
Kegagalan untuk mengkomunikasikan visi sering diasosiasikan dengan
keterbatasan kemampuan intelektual pegawai tingkat lebih rendah atau manusia
menolak untuk berubah. Pengembangan sebuah visi transformasional sering
memerlukan guiding coalition untuk menghabiskan beberapa ratus jam dalam
mengumpulkan

informasi,

memahaminya,

mempertimbangkan

alternatif-

alternatif, dan secepatnya membuat pilihan-pilihan/ keputusan. Tetapi setelah

mereka selesai dengan pekerjaan yang paling sulit, guiding coalition menjadi
bertindak seperti lazimnya semua orang lain di organisasi. Sehingga informasiinformasi menjadi percuma, dengan cepat melemah, hilang. dan dilupakan.
Mereka bertindak seperti itu karena rasa ego dengan anggapan "Aku manajemen.
Kamu tenaga kerja, aku tidak mengharapkan anda untuk memahami apapun."
Bahkan tidak terbayangkan apabila sebuah alternatif yang praktis diambil,
yaitu 10,000 karyawan diikutkan dalam latihan yang sama seperti guiding
coalition. Dengan alternatif tersebut, perusahaan akan menghabiskan anggaran
sebanyak $ 6 juta. Sedikit perusahaan mempunyai ruang untuk sebuah biaya
tambahan $ 6 juta di anggaran mereka. Maka untuk sebuah transformasi yang
sukses, ada tujuh prinsip dalam mengkomunikasikan visi.Unsur-Unsur kunci
dalam Komunikasi visi yang efektif:
a. Simplicity: Semua jargon dan percakapan teknis harus dihapuskan.
b. Metaphor, analogy, and example: Sebuah gambar verbal berharga seribu
kata-kata.
c. Multiple forums: Pertemuan-pertemuan besar dan kecil, surat kabar dan
memo, interaksi formal dan informal semua itu efektif untuk
menyebarkan kata.
d. Repetition: Gagasan meresap lebih dalam (melekat) setelah didengar
sesering mungkin.

e. Leadership by example: Perilaku orang-orang penting yang tidak konsisten

dengan visi meliputi format-format lain dari komunikasi.
f. Explanation of seeming inconsistency: Ketiadaan penunjukan yang
inkonsisten mengikis kredibilitas dari semua komunikasi.
g. Give-and-take: Komunikasi dua arah selalu lebih kuat dibanding
komunikasi satu arah.
KEEP IT SIMPLE
Waktu dan energi yang diperlukan untuk komunikasi visi yang efektif
berhubungan langsung dengan kesederhanaan dan kejelasan pesannya. Terfokus,
Informasi bebas jargon dapat disebarkan kepada kelompok-kelompok besar.
Komunikasi akan efektif bila komunikasi itu sangat mengarahkan dan sangat
sederhana yaitu singkat tapi elegan.Ketika terjadi penolakan terhadap komunikasi
yang sederhana dan mengarahkan, diperlukan penjelasan ditambah sedikit
keberanian. Sederhana juga berarti tidak ada mengakali. Percakapan teknis perlu
untuk jadi perisai. Jika gagasan tidak keluar, orang lain akan mengenalinya
sebagai kebodohan.Semua profesi mengembangkan kata khusus sebagai alat
pembeda diri mereka.Bahasa ini bisa digunakan untuk berbicara dengan orangorang seprofesi.
Tetapi akan membingungkan bila berbicara dengan seseorang di luar profesi
tersebut. Saat jargon digunakan, sebagian orang akan memahami dan merasakan,
dan kebanyakan pendengar akan bingung dan meninggalkannya. Sehingga, semua
komunikasi untuk semua orang dalam suatu usaha perubahan harus bebas jargon.
Contoh:
Versi 1: Melalui proses debirokratisasi, kita akan memberdayakan karyawan
frontline untuk melayani lebih baik keinginan pelanggan secara
istimewa.
Versi 2: Kita akan membuang sebagian dari buku peraturan dan memberi kepada
karyawan lebih banyak kewenangan diskresi untuk melakukan hal yang
benar untuk pelanggan kita.
USE METAPHORS, ANALOGIES, EXAMPLES

Agar bisa mengkomunikasikan suatu visi dalam waktu yang singkat,

menggunakan bahasa yang sederhana, kiasan, analogi, dan contoh atau bahasa
penuh warna menjadi kekuatan untuk mengkomunikasikan gagasan yang
kompleks secara cepat dan efektif.
Contoh:
Versi 1: Kita harus mempertahankan keuntungan ekonomi skala besar dan
menjadi lebih kurang birokratis dan kelambatan pengambilan keputusan
untuk tujuan membantu diri kita mempertahankan dan memenangkan
pelanggan dalam suatu lingkungan bisnis sangat kompetitif dan keras
(tigapuluh tiga kata-kata).
Versi#2: Kita harus menjadi sekurangnya seperti seekor gajah dan lebih lagi
seperti seekor Tyrannosaurus rex yang ramah pelanggan (tujuhbelas
kata-kata).
Gambaran dari seekor dinosaurus yang ganas boleh jadi nampak aneh, tetapi
untuk perusahaan elektronika yang memilihnya, gagasan itu dengan akurat
mengkomunikasikan banyak hal. Jika kebanyakan manajemen dan karyawan
dasar di perusahaan ini suka gambaran dari seekor gajah atau tidak suka dengan
gagasan seekor T-rex, komunikasi ini pasti telah gagal. Tetapi sebaliknya apabila
kebanyakan orang mencintai gagasan raja dinosaurus tersebut, maka akan
membantu mereka untuk mencoba membagi perhatian mereka untuk perubahan.
Contoh lain:
Versi 1: Kita ingin mulai perancangan dan pabrikasi lebih banyak produk yang
diterima oleh pelanggan dasar sebagai yang berbeda, sangat dapat
dikenal, dan bergengsi. Produk seperti itu akan mempunyai perbedaan
harga dan keuntungan yang lebih tinggi (tigapuluh-tiga kata-kata).
Versi 2: Kita akan membuat lebih sedikit Fiats dan lebih banyak Mercedes
(sepuluh kata-kata).
Jika karyawan menilai Fiats lebih dari Mercedes, komunikasi ini akan gagal.
Tetapi apabila orang-orang memiliki pengetahuan dengan mobil ini, pesan
tersebut akan berarti. Pesan ini simpel. Tetapi sepuluh kata dalam kalimat tersebut
menyampaikan banyak informasi untuk menarik emosional. Jadi kata-kata yang

dipilih dengan baik dapat menjadi sebuah pesan yang mengesankan, sekalipun itu
harus bersaing dengan beratus-ratus informasi lain.
USE MANY DIFFERENT FORUMS
Seseorang akan lebih mendengar dan mengingat sampai pada level intelektual
dan

emosionalnya

apabila

sebuah

pesan/visi

yang

sama

disampaikan/dikomunikasikan secara berulang-ulang melalui beberapa sarana

yang berbeda. Misalnya menggunakan pertemuan-pertemuan, memo, surat kabar,
poster, pembicaraan informal orang-perorang.
REPEAT, REPEAT, REPEAT
Pesan yang dikemas sedemikian rupa jarang tertanam dibenak penerima
dengan hanya satu pengumuman. Hal tersebut karena banyaknya informasiinformasi lain yang masuk. Sehingga untuk transfer informasi yang efektif hampir
selalu bersandar pada pengulangan. Semua kasus sukses perubahan terjadi melalui
komunikasi yang intensif sehingga membantu karyawan keluar dari masalah
intelektual dan emosional yang sulit. Para manajer, supervisor, dan eksekutif yang
memperlihatkan semua aktivitas harian mereka melalui kaca mata visi yang baru,
akan dapat dengan mudah menemukan cara yang efektif untuk membicarakan
arah perubahan. Seperti, untuk mengkomunikasikan visi dilakukan dalam
beberapa bagian pidato. Sebuah kalimat di sini, sebuah paragrap di sana, dua
menit di pertengahan suatu pertemuan, lima menit pada akhir suatu percakapan
dan sebagainya.
WALK THE TALK, OR LEAD BY EXAMPLE
Sering cara paling ampuh untuk mengkomunikasikan sebuah arah baru adalah
melalui perilaku. Apabila semua pucuk pimpinan menghidupkan visi perubahan,
karyawan biasanya akan mengikutinya dengan baik. Ketika mereka melihat
manajemen puncak yang memerankan visi, keseluruhan keraguan yang
bersemayam di pikirannya akan hilang dengan sendirinya. Perilaku seperti itu
disebut" leadership by example." Konsepnya sederhana kata-kata itu murah,

tetapi tindakan tidak murah. Bahkan ada anjuran yaitu jangan cenderung percaya
pada kata-kata tetapi akan terkesan oleh tindakan.
Senada dengan hal tersebut, menceritakan suatu hal kepada orang-orang dan
kemudian bertindak dengan cara yang berbeda adalah suatu cara yang besar untuk
menghancurkan komunikasi suatu visi perubahan. Singkatnya: Tidak ada satupun
yang merusak komunikasi sebuah visi perubahan lebih dari perilaku pihak pemain
kunci yang nampak tidak konsisten dengan visi. Implikasinya kuat: Berusaha
menawarkan sebuah visi sebelum manajemen puncak mewujudkannya adalah
berat dan bahkan jauh di bawah keadaan terbaik, secara hati-hati memonitor
perilaku manajemen senior adalah sebuah ide yang baik sehingga anda dapat
mengidentifikasi dan menunjuk ketidakkonsistenan antara kata-kata dan
perbuatan.
EXPLICITLY ADDRESS SEEMING INCONSISTENCIES
Ketika terjadi hal-hal atau isu-isu tentang ketidakkonsistenan dalam usaha
perubahan, jelaskan hal tersebut dalam komunikasi yang jujur. Keterusterangan
dan pesan jujur tersebut memang sering menjadi bahan ejekan. Apalagi jika
kebanyakan karyawan sangat curiga terhadap manajemen, itu tidak akan
membantu. Tetapi untuk karyawan yang percaya pada perusahaannya, komunikasi
seperti itu akan dihargai. Kredibilitas dan kepercayaan meningkat, yang pada
akhirnya berperan untuk mengkomunikasikan visi perubahan. Oleh sebab itu,
perlu melibatkan hati dan pikiran karyawan. Sedangkan para eksekutif yang tidak
komunikatif, tidak akan mampu mengubah perusahaan mereka menjadi
kompetitor kuat. Dalam transformasi yang sukses, inkonsistensi dalam pesanpesan karyawan penting dialamatkan dengan tegas.
LISTEN AND BE LISTENED TO
Karena komunikasi visi sering merupakan sebuah aktivitas yang sulit, di mana
dia bisa dengan mudah berubah menjadi suatu yang lebih menggaung, dan bahkan
bisa menjadi komunikasi satu arah, umpan balik diabaikan dan karyawan dibuat
merasakan tak penting. Dalam usaha perubahan yang sangat sukses, ini jarang

terjadi, sebab komunikasi selalu dua arah.Diskusi dua arah merupakan suatu
metode yang penting untuk menolong orang-orang menjawab semua keraguannya
terhadap usaha transformasi. Jelas, sederhana, mengesankan, sering mengulangi,
komunikasi yang konsisten dari berbagai sumber, yang diperagakan oleh perilaku
eksekutif, akan sangat membantu.Inisiator perubahan kadang-kadang menghindari
komunikasi dua arah karena mereka menganggap akan menghabiskan biaya
minimal dua kali biaya komunikasi satu arah. Tetapi mereka melewatkan manfaat
menjadi para manajer yang benar-benar memandang tiap jam peristiwa melalui
lensa visi yang baru tersebut. Tetapi ketika orang-orang melakukannya, mereka
tanpa susah-susah menemukan lusinan jalan murah untuk menghasilkan dialog di
sekitar visi. Lima menit dalam sebuah pertemuan peluncuran produk, dua menit
dalam sebuah percakapan gang, sepuluh menit pada ujung suatu pidato.
Jika orang-orang tidak menerima suatu visi, dua langkah berikutnya dalam
proses transformasi memberdayakan individu-individu untuk tindakan luas yang
mendasar dan menciptakan kemenangan jangka pendek akan gagal. Karyawan
tidak akan ambil bagian dalam perubahan. Lebih buruk lagi, jika mereka
menerima dan kemudian mencoba untuk menerapkan sebuah visi yang
diformulasikan dengan kurang baik, semua akan sia-sia dan banyak orang-orang
akan menanggung akibatnya. Makanya dalam komunikasi dua arah, umpan balik
dari karyawan akan bisa memberitahukan kalau terjadi kesalahan atau visi perlu
dirumuskan kembali. Sehingga dengan mengerjakan lagi visi tersebut adalah jauh
lebih baik dibanding melitasi arah yang salah atau dalam sebuah arah yang
orang lain tidak ingin mengikuti.

DAFTAR PUSTAKA