Les bonnes pratiques transposables du secteur priv

Les ngociations

Le besoin

ADGCF Dlgation Aquitaine

6 mars 2014
Alain Vergne Communaut Urbaine de Bordeaux

Contexte des achats au sein de la CUB

Organisation des Achats au sein de la CUB

Une direction: la Direction de la Commande Publique (DCP) 30 personnes :
Un service Achats: mise en uvre de la politique achats de l'tablissement, analyse
des besoins (transversalit), laboration de stratgies d'acquisition, sensibilisation et
accompagnement des acheteurs oprationnels dans l'analyse fonctionnelle des besoins, la
conduite et la prparation des ngociations, et ce dans un cadre dontologique encadr.
Deux services Travaux et Fournitures Prestations Intellectuelles: accompagnement
des acheteurs oprationnels dans l'laboration de leurs cahiers des charges, gestion de la
procdure de passation et suivi administratif de la gestion des marchs publics de plus de
200 KHT.
Un service Administration gnrale et Pilotage: scurisation des procdures,
planification de l'activit de la direction, information et animation du rseau des
correspondants marchs, analyse a posteriori de procdures de passation.

Des acheteurs en services oprationnels (~150 personnes)

Gestion des marchs et des approvisionnements relatifs aux achats transversaux
Achats mtiers (laboration des cahiers des charges, suivi en excution).

Un fait acquis sur l'efficacit conomique

20 25%

5 10%
0 2%

Deux pralables
Cartographie des achats :
Base ds 2006 sur la nomenclature dite nomenclature 2001, mise jour annuellement
(ajustements, nouvelles comptences, nouvelle organisation)
1re analyse base sur une extraction de outil comptable (Sedit Marianne) identification
des axes de travail (Pareto) Analyse des contrats notifis chaque anne
10 domaines, 82 segments, 600 items (logique de spcialisation achats)
Base de la majeure partie des indicateurs mensuels et des rapports d'activits
A l'tude: adapter la cartographie aux 5 domaines (x sous-domaines) servant de base
l'laboration du PPI: lien Achats Finances

Logique d'anticipation
Saisie du service achats au stade 0 des projets (argumentaire utilis...)
Visibilit sur les marchs transverses, existants, possibilits de mutualisation:
Dimunution par 2 du nombre annuel de marchs passs ( ds le 1er euro)
Prise en compte des enjeux de la politique d'achat communautaire, notamment l'efficacit
conomique: Plus de la moiti des marchs (de plus de 200 KHT) ngociables sont
lancs en procdure autorisant les ngociations
Dmarche d'analyse fonctionnelle du besoin gnralise sur les marchs de travaux de
moins de 5 MHT lancs en MAPA.
Stratgie d'acquisition: exemple ci-aprs

Dfinition du besoin: les stratgies d'acquisition

Besoin : informatisation des donnes de collecte des ordures mnagres
Contexte:

+ de 400 000 bacs

120 bennes ordures mnagres
170 circuits de collectes
2 dpts
Montant estim: largement suprieur au seuil communautaire...
Dmarchage rgulier d'oprateurs potentiels
Rflexe classique: on lance un appel d'offres... .

Plus-value de l' acheteur

Identification des exigences fonctionnelles (6) analyse fonctionnelle du besoin

Bilan des relations externes dj tablies (recherche de financements potentiels)
Problmatique achat: enjeux communautaires, conduite de projet, proprit intellectuelle
Problmatique fournisseurs: identification par fonction allotissement pertinent
Proposition d'une stratgie d'acquisition en 2 temps: exprimentation (MAPA, cahier des charges
fonctionnel, ngociation, appropriation) puis dploiement (AOO ou AOR).

Dfinition du besoin: 2 success stories *

Produits et petits matriels d'entretien :
Lallotissement (de 5 7 lots)
Lot 1: Acquisition de produits dentretien courants respectueux de lenvironnement et de la sant
Lot 2: Acquisition de produits pour le nettoyage de vaisselle et du linge respectueux de lenvironnement et de la sant.
Lot 3: Acquisition de produits et consommables dessuyage et dhygine corporelle
Lot 4: Acquisition de Petits matriels, produits spcifiques et consommables divers pour le nettoyage et l'hygine
Lot 5: Acquisition de Micro fibres et matriels associs
Lot N 6: Lot exclusivement rserv aux ESAT ou EA article 15 acquisition de brosserie traditionnelle
Lot 7: Acquisition de sacs dchets

Les critres:

Les rsultats:
Financier: de 2007 2010 la dpense annuelle moyenne tait de 540 Kur HT. Sur 2011
et 2012 la dpense moyenne tait de 460 KE HT soit un gain de 80 Kur / an (15%)
Dveloppement Durable: 60 % de la dpense est ralis sur des produits colabliss
*: Mairie de Bordeaux contacts: Mme Lafargue-Villepigue et M. Desbordes

Dfinition du besoin: 2 success stories *

Fournitures de bureau :
Constat:

En 2009: les dpenses de fournitures de bureau reprsentaient 190K

Commandes taient effectues par courrier sur la base dun catalogue ouvert toutes les fournitures de
bureau disponibles chez le prestataires 2700 rfrences taient consomms par les diffrents
services.

Objectifs:

Faire des conomies sur ce poste

Rendre moins fastidieux et chronophage le passage des commandes de fournitures de bureau

Matriser les conditions dachats (prix, produits)

Introduire des produits verts dans le catalogue

Rduire le nombre de livraisons dans une dmarche de dveloppement durable.

Les leviers pour y parvenir:

Un appel doffres avec un bordereau de prix bas sur le 20/80 des consommations
Mise en place dun catalogue lectronique avec commande en ligne (fourni par le prestataire)
procdure interne avec flux de validation
Dfinition dun catalogue restreint : 800 rfrences dfinies en collaboration avec le fournisseur, et sur la
base des statistiques de consommations (des rfrences conomiques, des rfrences la marque
et des rfrences respectueuses de lenvironnement)

Rsultats:

Dpenses 2010: 127k soit 33% dconomies

Une grande satisfaction des services car un processus de commande simplifi

Une matrise totale des approvisionnements et des conditions du march

Un suivi statistique en direct

*: Mairie de Bordeaux contacts: Mme Lafargue-Villepigue et M. Desbordes

Les ngociations : exemple de l'acquisition rames de tramway

Besoin : estim au moins 26 rames recours un march fractionn
Oprateur de rseau: entit adjudicatrice recours une procdure ngocie
Objectif: dans le cadre global d'un objectif de - 40% sur la 3me phase du tramway...
Contexte: concurrence effective bien que fournisseur historique (systme APS)
En pratique:
quipe pluridisciplinaire de ngociation: lus, directeur de projet, spcialistes techniques (internes et
MOE), juriste, spcialistes marchs et un acheteur
Sensibilisation de l'ensemble de l'quipe l'importance de la prparation des ngociations
Engagement de confidentialit
Recherche de rfrencesfinancires : rseau et presse ouverte
3 sances de ngociation avec chaque candidat (la dernire tant purement financire)
Des marges de manuvre consenties par le matre d'ouvrage
Sentiment partagpar l'quipe: vrai dstabilisation du fournisseur historique par rapport un
concurrent trs crdible
Regret: temps contraint, impossibilit de conduire une 4me sance qui aurait permis de gagner
encore sur les prix

Pour quels rsultats...

Les ngociations : exemple de l'acquisition rames de tramway

Gain financier:
Tranche ferme de 26 rames: 10% pour 9,6 M de marge de manuvre dgage (-7% / objectif)
Tranche ferme + TCde 10 rames: 14% pour 17,6 M...

Convenance des prix:

ALSTOM - Evolution des prix - base conomique 02/2010
(Prix / rame en M HT - commande ferme)
3,6

3,47
3,32

3,4

3,22

3,21
3,09

3,2
3
2,8
2,6
2,4
2,2
2
Phase 1 actualise

4 rames supp phase 2

Offre n2

Offre n3

BAFO

Les ngociations : exemple de l'acquisition rames de tramway

Convenance des prix:
Tendance prix bafo exprim en K / mtre (mme base co.)
en fonction du nombre de rames achetes
ALSTOM
90
Angers (APS)

85

Prix au mtre linaire

en KHT

80

Valenciennes

Paris (TF)

Ly on

Nantes

75

Tours (APS)
Besanon

70

Bordeaux 26

Nice (batteries)
Montpellier
Le Hav re

Rouen

Rabat

65

Brest-Dijon

Casablanca

60
55
50
45
0

10

15

20

25

30

35

Nombre rames achetes

40

45

50

55

60

65

Les ngociations : exemple de l'acquisition rames de tramway

Convenance des prix:
ALSTOM
6
Bordeaux 26

10

11

12

13

14

15

8,32

Valenciennes

11

Nantes
Lyon

8,17
13,56

Angers (APS)
Besanon

12,71

Paris (TF)
Le Havre

10,05

Nice (batteries)

9,9

Tours (APS)
Montpellier

8,8

Rouen
Rabat
Brest-Dijon

10,24

Casablanca

Prix par passager transport (en K HT)

Ramen au prix par passager, le prix pay par la CUB apparat trs convenable. A noter en particulier les prix contractualiss sur Paris et Lyon, projets rcents
sans APS, mais galement sur Brest/Dijon, galement sans APS qui plus est pour des volumes d'achats suprieurs Bordeaux.

Un systme d'information
Tableaux de bord et rapport d'activits
Mise au point des indicateurs de pilotage
Production d'un tableau de bord mensuel et des premires versions du rapport annuel d'activit
15 indicateurs mutualiss avec les 16 communauts urbaines

2012: volont d'industrialiser notre ERP achats

Etude de march: des fournisseurs du secteur public (orientation juridique) et du secteur priv
(mconnaissance et dsintrt vis-vis du secteur public) Pas de solution sur tagre
Consultation lance en procdure adapte (volont de maitriser le cot du projet)

2012: mise en service de PETRUS dvelopp par la socit OALIA

Champ couvert du recensement du besoin la notification

Proposition relative la computation des seuils
Proposition visant la mutualisation des besoins exprims (efficience)
Gestion de workflow
Rfrencement et valuation des fournisseurs
Indicateurs financiers (carts estimation, offres initiales, offres ngocies)
Nouveaux indicateurs destination du CODIR
Production automatique des indicateurs mis en place, extracteur de donnes, univers BO

Pour quels rsultats (cf politique d'achats)

Efficacit conomique
Marchs formaliss
Nombre potentiel de
marchs formaliss
notifis qui auraient pu
faire l'objet de
ngociation
Nombre de marchs
formaliss ayant fait
l'objet de ngociation
Montant des marchs
formaliss ayant fait
l'objet de ngociation

2010

2011

2012

59

39

47

14

19

14,41M HT

83,4M HT

94,49M HT

23

19

36

21

17

36

6,06M HT

9,53M HT

13,33M HT

43%

41%

66%

1,65M HT

10,11M HT

23,5M HT

Giga-Mapa de travaux
Nombre de Giga-Mapa
Nombre de Giga-Mapa
ayant fait l'objet d'une
ngociation
Montant des Giga-Mapa
ayant fait l'objet d'une
ngociation
Bilan des ngociations
Taux (marchs
ngocis/marchs
ngociables)
Gain mesur sur l'offre
retenue, avant/aprs
ngociation

Pour quels rsultats (cf politique d'achats)

Dveloppement durable
2010

2011

2012

Nombre de marchs
notifis incluant des
dispositions
environnementales

44

103

104

dont combien de marchs

formaliss

20

71

87

et dont combien de
marchs incluant un
critre pour l'analyse des
offres

21

67

2010

2011

2012

Nombre de marchs
notifis incluant des
dispositions
environnementales

44

103

104

dont combien de marchs

formaliss

20

71

87

et dont combien de
marchs incluant un
critre pour l'analyse des
offres

21

67

Nombre cumul de personnes rinsres

231

250

164

200
150
100
50 30

45

72

0
2008

2009

2010

2011

2012
Situation des personnes en sortie du dispositif
20,5%
Sorties positiv es
(CDI, CDD, CTTI, CTT, CUI-CAE, contrats de
prof essionnalisation, f ormation/rorientation)
Sorties ngativ es
(abandons, raisons de sant, raisons f amiliales,
contacts perdus)

79,5%

Accessibilit de nos marchs

~1 400 fournisseurs actifs, notamment des TPE/PME locales (30% en montants et en nombre)