APLIKASI PENCATATAN SEDIAAN OBAT

(STUDI KASUS : PT ANUGERAH PHARMINDO LESTARI PADANG SIDEMPUAN)

Helda Meylin
helda_meylin@yahoo.com

Sendi Gusnandar Arnan,S.E., MM

sendi_gusnandar@yahoo.com

Paramita Mayadewi, SKom.,MT

pmita08@yahoo.com

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Politeknik Telkom Bandung
2010

ABSTRAK
PT Anugerah Pharmindo Lestrai (APL) adalah perusahaan yang bergerak dalam dunia distributor obat yang
didirikan pada tahun 1985. PT APL sebagai perusahaan distributor obat memiliki banyak kegiatan yang
harus diolah dengan benar yang berhubungan laporan keuangan, sehingga dibutuhkan aplikasi Pencatatan
Sediaan Obat yang dapat membantu bagian gudang untuk menghitung sediaan obat yang ada digudang, dan
bagian keuangan dalam menghasilkan laporan penjualan dan pembelian obat yang dilakukan.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Nomor 14 tahun 2008 sediaan adalah aset:
a)

tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa;

b) dalam proses produksi untuk penjualan tersebut;

c)

dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian
jasa.

Dalam hal ini dilakukan penyelesaian pembangunan aplikasi Pencatatan Sediaan Obat PT APL dengan
tahapan metode perancangan sistem, pengkodingan dan pengimplementasian program.
Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat dengan Metode FIFO di PT APL yang dapat menghasilkan laporan
penjualan, pembelian, dan laporan sediaan obat baik secara menyeluruh maupun pada setiap periode.
Kata Kunci: Pencatatan Sediaan Obat, Visual Basic 06, PT Anugerah Pharmindo Lestari.

PENDAHULUAN

obat memiliki banyak kegiatan yang

harus

1.1. Latar Belakang

Sediaan adalah barang yang diperoleh dan
tersedia dengan maksud untuk dijual atau
dipakai dalam proses produksi atau
dipakai untuk keperluan nonproduksi
dalam siklus kegiatan yang normal.
Sediaan dengan maksud untuk dijual
adalah sediaan barang dagangan yang
terdapat pada

perusahaan dagang dan

sediaan produk jadi yang terdapat pada

perusahaan industri.
Sesuai dengan Standar Akuntansi
Keuangan (SAK) Nomor 14 tahun yang
direvisi tahun 2008, sediaan adalah aset:
a)

tersedia untuk dijual dalam kegiatan

usaha biasa;

b) dalam proses produksi untuk

penjualan tersebut;
c)

dalam bentuk bahan atau

perlengkapan untuk digunakan
dalam proses produksi atau
pemberian jasa.

diolah

dengan

benar

yang

berhubungan laporan keuangan, seperti

pencatatan

sediaan

obat

digudang,

penjualan obat, pembelian obat, dan

pembuatan

laporan

penjualan

dan

pembelian.
Sistem pencatatan yang dilakukan PT
APL

masih

secara

manual.

Setiap

transaksi akan dicatat kedalam buku

pencatatan sediaan yang nantinya akan
diolah

lagi

Microsoft

dengan

Excel

untuk

menggunakan
menghasilkan

suatu laporan sediaan yang nantinya akan

digunakan untuk dokumentasi dengan
memasukkan akun-akun yang dibutuhkan
dan menggunakan beberapa rumus atau
formula dalam menghitung sediaan, total
penjualan dan total keuntungan yang
didapat. Jika perusahaan menginginkan
suatu laporan yang baru, maka harus
dibuat satu file Microsoft Excel baru,
dimana

akun-akun

formula

yang

dan

rumus

dibutuhkan

atau
harus

Dalam hal ini dilakukan studi penelitian

dimasukkan lagi ke dalam file Microsoft

pada PT Anugerah Pharmindo Lestari

Excel

atau yang dikenal dengan sebutan PT

pemesanan obat, PT APL melakukan

APL, perusahaan yang bergerak dalam

pemesanan per periode dua minggu

dunia distributor obat untuk apotik-apotik

dengan tidak memperhitungkan berapa

yang ada di seluruh Indonesia. PT APL

banyak obat yang harus dipesan sesuai

didirikan pada tahun 1985 yang dipimpin

dengan kebutuhan. Sedangkan dalam

oleh Dr.Biantoro Wanandi, yang sudah

penjualan obat PT APL menggunakan

berpengalaman dalam bidang pelayanan

metode Average, dimana penjualan obat

distribusi farmasi dan berpartisipasi serta

dilakukan tanpa memperhitungkan kapan

berkontribusi

membangun

waktu datangnya obat tersebut. Dan jika

ketersediaan obat di seluruh Indonesia.

diperhatikan cara ini sangat tidak efisien.

PT APL sebagai perusahaan distributor

Maka dari itu pembangunan sebuah

dalam

tersebut.

Dalam

melakukan

aplikasi dengan menggunakan metode

menentukan berapa jumlah obat

FIFO dan sistem pengendalian sediaan

yang jarus dibeli?

stock opname yang dibangun dengan

1.

menggunakan Visual Basic 6, MySQL,

Tujuan dibangunnya proyek akhir

dan Data Report dianggap perlu, agar

Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat

sistem pencatatan sediaan dan keuangan

dengan Metode FIFO di PT APL

pada PT APL dapat terkomputerisasi.

adalah :

Aplikasi yang dibangun diharapkan dapat

membantu

bagian

gudang

menghitung

sediaan

obat

1.

untuk

yang

Tujuan

laporan

penjualan

FIFO di PT APL yang dapat

dan

menentukan kapan obat harus

Berdasarkan uraian diatas maka aplikasi

2.

yang akan dibangun adalah Aplikasi

Metode

Sediaan

FIFO

di

Obat
PT

menghasilkan laporan penjualan,

pembelian, dan laporan sediaan
obat baik secara menyeluruh

Adapun Adapun rumusan masalah yang

3.

dikemukakan di proyek akhir ini adalah

Sediaan Obat dengan Metode

Pencatatan Sediaan Obat dengan

FIFO di PT APL yang dapat

Metode FIFO di PT APL yang dapat

kapan

obat

Pencatatan Sediaan Obat dengan

Metode FIFO di PT APL yang dapat
laporan

penjualan,

pembelian, dan laporan sediaan obat

baik secara menyeluruh maupun
3.

menentukan berapa jumlah obat

harus

dipesan?
Bagaimana cara pembuatan Aplikasi

pada setiap periode?

Bagaimana cara pembuatan Aplikasi
Pencatatan Sediaan Obat dengan
Metode FIFO di PT APL yang dapat

maupun pada setiap periode.

Untuk
mengetahui
cara
pembuatan Aplikasi Pencatatan

Bagaimana cara pembuatan Aplikasi

menghasilkan

cara

FIFO di PT APL yang dapat

1.2. Rumusan Masalah

2.

mengetahui

Sediaan Obat dengan Metode

Anugerah

Sumatera Utara.

menentukan

dipesan.
Untuk

pembuatan Aplikasi Pencatatan

dengan

Pharmindo Lestari Padang Sidempuan

1.

cara

Sediaan Obat dengan Metode

pembelian obat yang dilakukan.

Pencatatan

mengetahui

pembuatan Aplikasi Pencatatan

ada

digudang, dan bagian keuangan dalam

menghasilkan

Untuk

yang jarus dibeli.

1.4

Batasan Masalah
Batasan masalah yang dikemukakan
pada proyek akhir ini adalah
1.

Aplikasi ini dihubungkan dengan

Data

Report

digunakan

yang

untuk

hanya
mencetak

sebuah laporan sediaan obat

yang

ada

di

penjualan,dan
pembelian.

gudang,laporan
laporan

2.

Laporan total penjualan, dan

dari berbagai sumber dan

membaca serta mempelajari
literature-literatur,
catatancatatan kuliah dan sumbersumber lain yang berhubungan
dengan topik pembahasan
untuk memperoleh data teoritis
yang akan digunakan dalam
pembahasan.

laporan total pembelian akan

dicetak per periodik satu bulan
atau berdasarkan supplier atau
konsumen
3.

yang

melakukan

penjualan atau pembelian.

Yang dapat mengakses aplikasi
ini

hanya

pegawai

yang

diberikan

wewenang

oleh

perusahaan

dengan

4.

login yang telah diberikan.

Aplikasi ini tidak menangani

5.

masalah retur.
Aplikasi ini
masalah

tidak

pembayaran

1.1. Jadwal Kegiatan

account

Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Kegiatan

menangani
tagihan

pembelian atau pun penjualan

Juni
2010

Juli
2010

Agustus
2010

September
2010

Perencanaan
Perancangan

1.5

Metodologi Penelitian
1.5.1

Penelitian Lapangan (Field

Research)
Yaitu penelitian langsung ke
perusahaan yang di teliti untuk
memperoleh
data
yang
diperlukan.
Teknik
pengumpulan data yaitu:
a. Observasi, yaitu suatu
metode pengumpulan data
dengan mengamati secara
langsung
objek
yang
diteliti.
b. Wawancara, yaitu suatu
metode pengumpulan data
yang dilakukan dengan cara
mengajukan tanya jawab
dengan
pihak
yang
berwenang dan bagian lain
yang berhubungan langsung
dan relevan dengan objek
yang diteliti, yaitu Tata
Usaha.

1.1.1. Penelitian Kepustakaan

(Library Research)
Yaitu
dengan
cara
mengumpulkan bahan-bahan

Pengkodean
Pengujian
Implementasi

Pemeliharaan

2.

TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sediaan
2.1.1 Definisi Sediaan
Menurut SAK tahun 2008 Nomor
14, sediaan adalah aset :
a) tersedia untuk dijual dalam
kegiatan usaha biasa;
b) dalam proses produksi untuk
penjualan tersebut;
c) dalam bentuk bahan atau
perlengkapan untuk digunakan
dalam proses produksi atau
pemberian jasa.

2.1.2 Metode Penilaian Sediaan

Menurut M. Nafarin (2004 : 102)

dikutip dari buku yang berjudul
Akuntansi,
metode
penilaian
sediaan terdiri dari tiga metode,
yaitu :
a. Metode FIFO (First In First Out)
Penilaian metode FIFO disebut
juga dengan metode antrian.
Artinya yang pertama masuk
(berada) dalam antrian harus
lebih dahulu keluar (dilayani).
b. Metode LIFO (Last In First Out)
Metode ini kebalikan dari
metode FIFO, dimana yang
terakhir masuk (berada) dalam
antrian harus lebih dahulu keluar
(dilayani).
c. Metode Average (Rata-rata)
Penilaian Metode Average tidak
menggunakan disiplin antrian.
Metode ini mengutamakan yang
mudah
terjangkau
untuk
dikeluarkan (dilayani), tidak
peduli apakah barang tersebut
masuk pertama atau terakhir.
2.1.3 Metode Pengolahan Sediaan
Stock Opname
Stock
opname
merupakan
perhitungan metode pengelolaan
sediaan yang berguna untuk
menentukkan jumlah sediaan yang
dimiliki perusahaan secara pasti.
(Rudianto 2009)
2.2 Bahasa Pemrograman
Visual
Basic
termasuk
bahasa
pemrograman tingkat tinggi (high-level
programming language) yang merupakan
pengembangan dari versi DOS yang
dikenal dengan nama BASIC . BASIC
merupakan singkatan dari Beginners
Allpurpose Symbolic Instruction Code.
Bahasa ini cukup mudah untuk dipelajari.
Kode-kode yang digunakan mirip dengan
bahasa Inggris pada umumnya. Visual
Basic adalah versi visual dari bahasa
BASIC. Pada bahasa BASIC, pembuatan
program hanya dilakukan di lingkungan

berbasis teks (text-base) dan dieksekusi

secara sekuensial. Dengan Visual Basic,
pembuatan program dilakukan dalam
lingkungan
grafik
(graphical
environment).
Pada
pemakaiannya,
programmer cukup melakukan double
click pada objek tertentu dan setiap
objek dapat di program secara independen
sehingga dapat merespon perintahperintah yang dituliskan. (Tim Divisi
Penelitian
dan
Pengembangan
MADCOMS 2008)
2.3 Database
MySQL Server merupakan software yang
tergolong sebagai DBMS (Database
Management System) yang bersifat Open
Source. Open Source menyatakan bahwa
software ini dilengkapi dengan source
code (kode yang dipakai dalam membuat
MySQL Server), selain tentu saja bentuk
executable-nya atau kode yang dapat
dijalankan secara langsung dalam sistem
operasi, dan bisa diperoleh dengan cara
men-download (mengunduh) di Internet
secara gratis. (Abdul Kadir 2008)
2.4 SDLC (Software Development Life
Cycle)
Di dalam pengembangan
rekayasa
perangkat lunak biasanya dipandu dengan
pemodelan dengan Daur Hidup Perangkat
Lunak (Software Development Life
Cycle).Tak
ada
standar
sehingga
bervariasi
model
proses
untuk
menggambarkan rekayasa daur hidup
perangkat lunak. Namun tahap-tahap
yang principal terhadap pemetaan model
proses kedalam aktifitas pengembangan
yang fundamental adalah sebagai berikut:
1. Analisa
kebutuhan
dan
pendefinisiannya
2. Perancangan sistem dan Perangkat
Lunak
3. Implementasi dan unit testing
4. Integrasi dan pengujian sistem
5. Pengoperasian dan perawatan

3.

Mengilustrasikan durasi dari sebuah

siklus proses.

2.6 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Krimiaji (2002 : 68) dikutip
dari buku yang berjudul Sistem Infomasi
Akuntansi, sebuah DFD secara grafis
menjelaskan arus data dalam sebuah
perusahaan.

Model Air Terjun (Waterfall)

1.

Flowmap
Flowmap adalah campuran peta dan flow
chart, yang menunjukkan pergerakan
benda dari satu lokasi ke lokasi lain,
seperti jumlah orang dalam migrasi,
jumlah barang yang diperdagangkan, atau
jumlah paket dalam jaringan. Flowmap
menolong analis dan programmer untuk

Gambar 2.1 Alur SDLC (Software

Development Life Cycle)

memecahkan masalah kedalam segmensegmen yang lebih kecil dan menolong

2.5 Business Process Model (BPM)

Business Process Model (BPM) adalah
sebuah model dasar (konsep) yang akan
menghasilkan deskripsi yang mendekati
dari logika bisnis dan aturan dari sebuah
sisi pandang lain dari partner bisnis.
Modul ini menggunakan diagram yang
menunjukkan interaksi antara proses,
aliran, pesan, dan kolaborasi aturan dari
satu atau beberapa titik awak ke beberapa
titik akhir potensial.
Sebuah BPM umumnya dibangun dari
dorongan kebutuhan proses bisnis atau
kesempatan. BPM dapat digunakan
sebagai
input
untuk
menentukan
kebutuhan khusus dari sebuah sistem
informasi. Sebagai contoh, BPM dibuat
untuk :
1. Menjelaskan proses bisnis agar
mudah dimengerti.
2.

Meningkatkan
proses bisnis.

atau

memperbaiki

dalam menganalisis alternatif-alternatif

lain dalam pengoperasian.
3.

ANALISIS KEBUTUHAN DAN

PERANCANGAN
3.1. Kebutuhan Perangkat Keras
Tabel 3.1 Spesifikasi tahap
pengembangan

No
1
2
3

Hardware
Notebook
RAM
Harddisk

Spesifikasi Minimal
Intel Atom Inside
1 GB
1.6 GHz

Tabel 3.2 Spesifikasi tahap

pengimplementasian
No
1
2
3

Hardware
PC
RAM
Harddisk

Spesifikasi Minimal
Intel Core 2
1 GB
1.6 GHz

Tabel 3.3 Spesifikasi software tahap

pengembangan
N
o
1
2

3.2

Jenis Software
Operating
System
Software
Pendukung
Database

1.

ERD (Entity Relational

Diagram)

Software yang
digunakan
Windows XP
Ms.Office 2007,
Ms.Visio 2007,Visual
Basic 6.0
Ms.Access

Kebutuhan Perangkat Lunak

Gambar 3.3 Entity Relational Diagram

Halaman Antarmuka Aplikasi Sediaan Obat PT
Anugerah Pharmindo Lestari (APL) Padang
Sidempuan dapat diakses oleh Pegawai atau
ADMIN.

Gambar 3.1 Skema Alur Sistem Pembelian dan

Penjualan Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat PT
APL.

Gambar 3.3 Form Login

Berikut tampilan jika ADMIN sudah masuk ke
dalam Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat PT
Anugerah Pharmindo Lestari (APL) Padang
Sidempuan

Gambar 3.2 Skema Alur Sistem Laporan

Pembelian, Laporan Penjualan, dan Laporan
Laba Rugi Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat PT
APL.

Gambar 3.4 FmUtama Aplikasi Pencatatan

Sediaan Obat
Berikut tampilan jika pegawai sudah masuk ke
dalam Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat PT
Anugerah Pharmindo Lestari (APL) Padang
Sidempuan

3.

PENCARIAN : untuk mencari

data
Supplier,
Konsumen,
Pegawai, dan Obat

4.

LAPORAN : untuk mencetak

Laporan Supplier, Konsumen,
Pegawai,
Persediaan
Obat,
Seluruh Nota Kirm, Nota Kirim
Per Supplier, Nota Kirim Per
Periode, Seluruh Penjualan,
Penjualan
Per
Konsmen,
Laporan Penjualan Per Periode,
Grafik
Penjualan,
Laporan
Pembelian
Konsumen,
dan
Laporan Penjualan Supplier.

5.

HELP : untuk menjelaskan

fungsi dari masing-masing Form
yang ada di Aplikasi Sediaan
Obat PT Anugerah Pharmindo
Lestari

Gambar 3.5 FmUtama Aplikasi Pencatatan

Sediaan Obat Pegawai
1.

IMPLEMENTASI DAN
PENGUJIAN
1.

Implementasi

Pada awal tampilan yaitu berupa

halaman Login terdiri dari menu :
1.

Halaman login yang terdiri dari 2

user yaitu ADMIN dan pegawai
yang sudah terdaftar

6.

ABOUT : berisi tentang Visi dan

Misi
dari
PT
Anugerah
Pharmindo Lestari

2.

Tombol Login untuk dapat masuk

ke
dalam
sistem
Aplikasi
Pancatatan Sediaan Obat PT APL

7.

EXIT : untuk keluar dari

Aplikasi Sediaan Obat PT
Anugerah Pharmindo Lestari

3.

Tombol Batal digunakan apabila

tidak jadi Login.

2.

Dalam pengujian ini akan tampil

Laporan
Penjualan,
Laporan
Pembelian, Laporan Sediaan Obat,
Laporan Supplier, Laporan Pegawai,
Laporan Kosonsumen yang bias di
akses oleh ADMIN.

Kemudian setelah melakukan login

maka akan masuk halaman Menu
Utama terdiri dari:
Halaman Menu Utama terdiri dari:
1. INPUT
DATA
:
untuk
memasukkan data,merubah data
atau
mengapus
data
Supplier,Konsumen,Pegawai dan
Obat yang hanya bias digunakan
oleh ADMIN
2.

TRANSAKSI
:
untuk
memasukkan
transaksi
Pembelian,Penjualan,dan Nota
Kirim

Pengujian

3.

Pengaplikasian

Dalam hal ini aplikasi Pencatatan

Sediaan Obat PT APL belum di
implementasikan karena masih
terbatasnya program aplikasi yang
dibuat.
2.

Penutup
1.

Kesimpulan

Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat

Firdaus. 2007. SQl Server dengan Visual Basic 6

dengan Metode FIFO di PT APL yang

untuk

Profesional.Palembang

dapat menentukan kapan obat harus

Maxikom

dipesan.
Kadir, Abdul. 2008. Tuntunan Praktis Belajar
Database

Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat

menghasilkan

laporan

penjualan, pembelian, dan laporan

MySQL.

Yogyakarta : Penerbit Andi

dengan Metode FIFO di PT APL yang

dapat

Menggunakan

Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta : Unit Penerbit dan

sediaan obat baik secara menyeluruh

Percetakan AMP YKPN

maupun pada setiap periode.

Libby, Robert, Patricia A.Libby, Daniel G.Short.

Aplikasi Pencatatan Sediaan Obat

2008. Akuntansi Keuangan (5th ed.).

dengan Metode FIFO di PT APL yang

Yogyakarta : Penerbit Andi

dapat menentukan berapa jumlah obat

Mulyadi. 2005. Akuntansi Biaya (5th ed.).

yang jarus dibeli.

Yogyakarta : Unit Penerbit Dan

1.

Saran

Percetakan

Adapun saran yang disampaikan

Akademi

Manajemen

Perusahaan YKPN

yaitu:
Aplikasi ini dapat dikembangkan lagi

Nafarin,

Drs.M.M.

2003.

Akuntansi

tidak hanya untuk mencetak faktur

(Pendekatan Siklus dan Pajak untuk

setiap transaksi yang dilakukan dan

Perusahaan Industri dan Dagang

membuat

ed.). Jakarta : Ghalia Indonesia

laporan

sediaan

obat,

penjualan dan nota kirim secara

berkala saja tetapi dapat melakukan

Nugroho, Bunafit. 2004. Aplikasi Pemograman

Web Dinamis dengan PHP dan

segala aktifitas gudang yang ada di PT

MySQL. Yogyakarta : Penerbit Gava

Anugerah Pharmindo Lestari Padang

Media

Sidempuan Sumatera Utara.

Tim

Referensi

Divisi

Penelitian

MADCOMS.
Visual

Carter, William K. 2009. Akuntansi Biaya (14 th

dan

Pengembangan

2008.

Basic

Microsoft
6

untuk

Pemula.Yogyakarta : Penerbit Andi,

ed.). Jakarta : Salemba Empat

Madcoms
Bodnar, George H, Williams S.Hopwood. 1996.
dan

Pengembangan

(Indonesia ed.). Jakarta : Penerbit

MADCOMS.2005.

Aplikasi

Salemba Empat

Pemograman

Sistem

Informasi

Akuntansi

Tim

Divisi

Penelitian

Database

dengan

Visual

Basic

dan

Crystal

Prabawa, Bobby. 2010. Stock Opname. (Online).

Report.Yogyakarta : Penerbit Andi,

Tersedia

Madcoms

http://matakuceritaku.blogspot.com/
2010/02/stok-opname_17.html

Wardana. Permbuatan Kontrol Active X di Visual

Basic 6 (2nd ed.).Jakarta : Elex
Media Komputindo
Faesal, Andris. 2009. Mengenal dan Mengetahui
SQL

Server

2000.

(Online).

Tersedia:
http://andrisfaesal.wordpress.com/20
09/02/17/sqlserver2000/
2010, 11:32]

[07

Juni

Juni 2010, 11:30]

:
[28