Anda di halaman 1dari 9

Penilaian prestasi adalah salah satu proses terpenting dalam amalan pengurusan

sumber manusia. Melalui penilaian prestasi ini organisasi dapat melihat sejauh mana
produktiviti yang telah dilakukan oleh para pekerjanya dari segi tahap pencapaian, tahap
kecekapan dan tahap keberkesanan pekerja yang telah menjalankan tanggungjawab yang
diarahkan dalam satu tempoh masa tertentu. Lazimnya, kekerapan membuat penilaian
berbeza di antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Ada yang menjalankannya
setiap suku tahun, setiap setengah tahun dan ada pula yang hanya membuat setahun sekali.
Impak dari penilaian prestasi ini adalah sangat signifikan kepada pekerja kerana mempunyai
kaitan langsung terhadap prestasi seseorang pekerja tersebut. Ini kerana apabila prestasi
seseorang pekerja telah dinilai dengan betul dan seadil-adilnya, ia akan dapat membantu
pengurus atau penilai menentukan pemberian gaji yang setimpal dengan usaha yang
dicurahkan oleh pekerja, menentukan kelayakan untuk diberi taraf jawatan tetap, kelayakan
untuk dinaikkan pangkat, meningkatkan perkembangan kerjaya dan sebagainya. Namun
begitu, organisasi akan menerima kesan langsung yang bersifat negatif jika terdapat sistem
penilaian prestasi yang dijalankan dilihat sebagai satu sistem yang tidak teratur, bersifat tidak
adil sebagai contoh memberi penilaian yang tinggi kepada pekerja-pekerja yang mereka
senangi walaupun pekerja tersebut tidak layak menerima penilaian sebegitu tinggi. Penilaian
prestasi merupakan proses dalam menentukan bagaimana seseorang pekerja dapat
melaksanakan tugas, berkomunikasi dengan pelanggan dan mewujudkan rancangan tindakan
bagi tujuan penambahbaikkan dalam organisasi tersebut. Mondy dan Noe (1996)
mendefinisikan penilaian prestasi sebagai ulasan dan penilaian system formal yang berkala
bagi prestasi seseorang pekerja atau pasukan. Manakala Desser (2005) pula mendefinisikan
penilaian prestasi sebagai prosedur atau langkah yang melibatakan penetapan standard kerja,
menilai prestasi sebenar pekerja dibandingkan dengan standard yang telah ditetapkan dan
memberikan maklum balas kepada pekerja bagi menghapuskan kekurangan prestasi.
Manakala model penilaian oleh Michael dan Yost (2000) pula menggabungkan beberapa
elemen yang akan membantu pengurus dan penyelia dalam membuat penilaian prestasi
pekerja dalam sesebuah organisasi. Dalam model penilaian ini, terdapat beberapa elemen
yang perlu dititikberatkan sebelum membangunkan dan melaksanakan sistem penilaian
prestasi.
Pemboleh

ubah pertama dalam model penilaian prestasi oleh Michael dan Yost

(2000) ialah falsafah dan matlamat organisasi dan sumber manusia. Sebelum sesuatu program
atau keputusan dalam sesebuah organisasi dilaksanakan, terlebih dahulu organisasi tersebut

mestilah mewujudkan falsafah dan matlamat organisasi tersebut. Pembentukan falsafah


sesebuah organisasi boleh dinilai sama penting bahkan lebih penting daripada pembentukan
matlamat sesebuah organisasi tersebut. Hal ini kerana, tanpa sebab yang jelas mengenai
kewujudan, nilai dan pembentukan falsafah oleh sesebuah organisasi tersebut sudah pasti
matlamat yang akan dibentuk menjadi tidak jelas dan tidak realistik seterusnya akan memberi
impak yang negatif terhadap pengurusan sumber manusia oraganisasi tersebut. Kepentingan
elemen ini adalah dapat menentukan hala tuju, matlamat dan fokus dalam sesebuah
organisasi. Setiap organisasi perlu membuat analisis peluang, cabaran, ancaman, kekuatan
dan kelemahan dalam menentukan matlamat dan falsafah dalam organisasinya. Sekaligus
dapat membantu pengurus organisasi dalam menentukan matlamat, kumpulan kerja dan dapat
membangunkan strategi secara menyeluruh dalam mencapai matlamat organisasinya. Selain
itu, falsafah dan matlamat sebagai ukuran prestasi atau pencapaian pekerja. Ini kerana dalam
setiap rancangan organisasi terdapat matlamat atau objektif yang ingin dicapai dan dijadikan
sebagai garis panduan dan tanda aras yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi. Di
samping itu, falsafah dan matlamat sebagai tindakan pembaikan dalam hasil sebenar dicapai
yang akan dibandingkan dengan matlamat organisasi. Selain itu, elemen sumber manusia
sebagai panduan dalam membuat keputusan dan alat kawalan dalam organisasi. Dalam
rancangan setiap organisasi terdapat garis panduan mengenai matlamat dan bagaimana untuk
mencapai matlamat tersebut yang berkaitan pengagihan sumber manusia sesebuah organisasi.
Seterusnya, tujuan yang diinginkan (kegunaan) dalam penilaian prestasi. Dalam
pemboleh ubah ini, tujuan (kegunaan) penilaian prestasi merupakan salah satu pemboleh
ubah yang penting dalam proses membuat penilaian prestasi seseorang pekerja atau pasukan.
Melalui tujuan (kegunaan) yang diinginkan akan berkembang dalam elemen penggunaan
pentadbiran dan pembangunan sesebuah organisasi. Manakala kepentingan elemen tujuan
(kegunaan) penilaian prestasi ialah dapat merangsang dan mengekalkan prestasi. Ini kerana
penilaian prestasi digunakan sebagai alat pembangunan pekerja, membolehkan penyelia
memperkukuh dan mengekalkan prestasi. Sebagai contoh, menyediakan maklum balas
mengenai prestasi lalu, pujian, ganjaran dan diberitahu bahawa pekerja melakukan kerja yang
betul boleh menggalakkan pekerjanya untuk terus berada dalam trajektori yang positif. Selain
itu, memperbaiki

prestasi.

Penyelia boleh

menggunakan penilaian prestasi

bagi

mencadangkan kaedah bagaimana pekerja boleh menjadi lebih baik di masa akan datang.
Penyelia juga boleh menggunakan kekuatan dan kelemahan pekerja sekaligus mengenal pasti
cara yang lebih berkesan dalam menjalankan tugas yang penting. Di samping itu, menentukan

matlamat kemajuan kerjaya dan penentuan keperluan latihan. Sesi penilaian prestasi memberi
peluang kepada penyelia dan pekerja dalam membincangkan matlamat dan rancangan kerjaya
dalam jangka masa panjang. Manakala penilaian prestasi pula boleh menentukan keperluan
latihan seseorang pekerja. Sebagai contoh, sekiranya kemahiran berkomunikasi seseorang
pekerja dinilai rendah, sesebuah organisasi boleh membangunkan sesuatu program bagi
mengenal pasti keperluan untuk membaiki kemahiran berkomunikasi dalam kalangan
pekerjanya. Manakala dari segi pentadbiran pula, penilaian prestasi dapat membantu
organisasi dalam menentukan individu yang perlu diberikan kenaikan pangkat, gaji, bonus,
pemindahan dan penurunan pangkat serta penamatan. Semua keputusan tersebut adalah
berdasarkan kepada sejauh mana kecekapan pekerja dalam melaksanakan tugas yang
diberikan dan ini ditunjukkan dalam penilaian prestasi pekerja. Antara elemen kegunaan
penilaian prestasi dalam pentadbiran ialah menghubung kaitkan ganjaran dengan prestasi.
Penilaian prestasi adalah sebahagian daripada sistem ganjaran dan hukuman di dalam
sesebuah organisasi. Pekerja yang menerima penilaian yang disenangi oleh pekerja
berkecenderungan untuk menerima ganjaran daripada prganisasi seperti kenaikan bayaran
merit dan bonus. Matlamat ini menghubung kaitkan bayaran dengan prestasi dan lain-lain
keputusan peribadi dalam memotivasikan pekerja untuk lebih berjaya. Manakala elemen
menilai polisi dan program sumber manusia (HR) dalam bahagian pentadbiran pula, setiap
data penilaian prestasi juga boleh digunakan dalam membuat penilaian keberkesanan
program sumber manusia. Penilaian tersebut boleh dilaksanakan sebelum dan selepas campur
tangan untuk mengukur tahap perubahan yang telah berlaku. Campur tangan mungkin dinilai
dengan data penilaian prestasi termasuklah program latihan pekerja, peningkatan tugas atau
reka bentuk semula tugas dan lain-lain. Maklumat ini biasanya akan dikumpulkan melalui
sebahagian kaedah penilaian prestasi.
Darjah struktur sesuatu kerja merupakan pemboleh ubah keempat dalam model
penilaian prestasi oleh Michael dan Yost (2000). Dalam sesebuah organisasi, setiap kerja
berbeza daripada kontinum sangat berstruktur sehingga sangat tidak berstruktur. Sebagai
contoh kerja yang berstruktur seperti pembahagian tugasan dalam kalangan pekerja. Dalam
hal ini, setiap pekerja diberitahu dengan lebih terperinci mengenai bidang tugasan masingmasing dan bagaimana untuk melaksanakannya. Manakala contoh kerja yang tidak
berstruktur pula seperti ketua pegawai eksekutif diberi matlamat yang umum iaitu
menghasilkan keuntungan untuk organisasi tersebut. Ini kerana individu yang memegang
jawatan tersebut diletakkan sepenuhnya mengenai pencapaian matlamat organisasi tersebut.

Jenis pengukuran prestasi atau maklumat yang diperlukan merupakan pemboleh ubah
kelima dalam model penilaian prestasi oleh Michael dan Yost (2000). Dua elemen yang
terkandung dalam pemboleh ubah ini iaitu tujuan penilaian prestasi pekerja dan sejauh
manakah peratusan atau darjah berstruktur sesuatu tugas yang akan dinilai, penentuan jenis
pengukuran prestasi yang paling penting, bersesuaian kepada pekerja atau pasukan dalam
penilaian prestasi yang akan dijalankan. Sebelum penilaian prestasi dibuat, sesebuah
organisasi perlulah mengambil berat faktor-faktor ini sebelum membuat keputusan mengenai
jenis maklumat yang diperlukan. Pembentukan penilaian prestasi bagi setiap jawatan adalah
lengkap setelah organisasi melaksanakan analisis kerja. Kepentingan jenis penilaian prestasi
ini kepada organisasi ialah dapat
Pemboleh ubah keenam dalam model penilaian prestasi oleh Michael dan Yost (2000)
ialah pemilihan format atau kaedah penilaian prestasi. Sebelum penilaian prestasi terhadap
pekerja atau pasukan dalam organisasi dijalankan yang didorong oleh banyak faktor yang
memainkan peranan yang sangat penting dalam membuat keputusan mengenai kaedah yang
akan digunakan dalam menilai prestasi kerja dalam organisasi tersebut. Hal ini kerana,
kaedah atau format yang sama tidak boleh digunakan untuk semua penilaian dan jenis kerja
dalam sesebuah organisasi. Format atau kaedah penilaian dalam sesbuah organisasi mestilah
berbeza bagi setiap peringkat jawatan dan jenis penilaian yang akan dijalankan. Sebagai
contoh, penilaian prestasi untuk ketua kerani tidak sama dengan penilaian prestasi staf biasa
dan lain-lain. Dengan mengambil kira faktor-faktor yang dalam model penilaian prestasi
sebelumnya, seseorang pengurus atau penyelia mestilah membuat keputusan perniagaan yang
melibatkan keseimbangan untuk menentukan pilihan yang paling bersesuaian bagi keperluan
dalam organisasi mereka. Kepentingan elemen format atau kaedah penilaian prestasi adalah
Faktor-faktor lain yang mempengaruhi pemilihan format penilaian merupakan
pemboleh ubah yang ketujuh dalam model penilaian prestasi oleh Michael dan Yost (2000).
Antara faktor lain tersebut ialah kos bagi format atau kaedah alternatif lain penilaian mestilah
diambil kira. Sebagai contoh, walaupun seseorang pengurus mengetahui kaedah penilaian
yang paling sesuai dalam sesuatu situasi, kaedah tersebut tidak semestinya menjadi pilihan
yang paling baik. Misalnya, dalam penilaian prestasi tersebut peningkatan kos berlaku
apabila penilaian prestasi tersebut diguna pakai berbanding dengan pilihan yang kurang
mahal, atau ia tidak diseimbangkan dengan faedah yang ketara kepada organisasi dalam
jangka masa yang panjang. Selain itu, kemudahan dalam proses pelaksanaan juga hendaklah

diambil kira. Sebagai contoh, apakah yang perlu dilakukan dari aspek latihan dan penyebaran
maklumat kepada penyelia dan pekerja dalam melaksanakan sistem penilaian prestasi
tersebut? Di samping itu, apakah terdapat halangan yang paling besar dalam melaksanakan
penilaian prestasi tersebut? Persepsi kecukupan dan penerimaan dalam penggunaan sistem
penilaian mestilah diambil kira. Hal ini kerana, sesuatu penilaian prestasi mestilah boleh
diukur (ianya berkaitan dengan pengukuran prestasi secara kuantitatif dan kualitatif) dan
pengumpulan data haruslah cekap dan tidak mengganggu pekerja. Masalah yang timbul
dalam bidang ini akan menghalang pelaksanaan proses penilaian prestasi sekaligus dapat
meningkatkan dalam sesebuah organisasi.
Pemboleh

ubah kelapan dalam model penilaian prestasi oleh Michael dan Yost

(2000) ialah penentuan isi kandungan penilaian prestasi yang relevan. Tanpa mengambil kira
kaedah spesifik sesuatu penilaian, penilaian tersebut hendaklah berkait rapat dengan kerja dan
termasuklah jenis maklumat yang berkaitan adalah diperlukan bagi memenuhi tujuan
penialaian prestasi yang diperlukan dan diinginkan oleh pengurus atau penyelia. Manakala
bagi kaedah penilaian yang berstruktur lebih tinggi seperti BARS, isi kandungan dalam
penilaian prestasi akan ditentukan dengan menggunakan kaedah yang lebih sistematik dan
akan dimasukkan sebagai salah satu daripada dokumen penilaian prestasi pekerja atau
pasukan. Manakala bagi kaedah yang tidak berstruktur seperti insiden kritikal dan esei, isi
kandungan dalam penilaian prestasi adalah sebahagian atau sepenuhnya bergantung keatas
budi bicara para penilai prestasi kerja.
Mewujudkan polisi dan prosedur penilaian prestasi merupakan pemboleh ubah
kesembilan dalam model penilaian prestasi oleh Michael dan Yost (2000). Dalam elemen ini,
setiap sistem penilaian prestasi haruslah memasukkan polisi dan prosedur bersama-sama
dengan dokumen penilaian prestasi. Selain itu, dalam pembentukan polisi dan prosedur
penilaian prestasi ini yang terbahagi kepada empat elemen iaitu polisi mengenai mereka yang
akan menilai pekerja, berapa kerap penilaian perlu dijalankan, bagaimana maklumat penting
mengenai cara penilaian perlu disebarkan dan jenis aktiviti latihan (sekiranya ada) yang perlu
dilaksanakan untuk melatih penyelia, jenis borang dan prosedur yang mesti dipatuhi oleh
setiap penyelia ketika membuat penilaian prestasi kerja. Terdapat beberapa orang individu
yang boleh dilantik untuk membuat penilaian prestasi. Walau bagaimanapun, penyelia
pekerja adalah individu yang paling biasa dipertanggungjawabkan bagi melaksanakan
penilaian sebenar. Rating penyelia adalah berdasarkan kepada andaian bahawa penyelia

adalah yang terbaik dan individu yang paling berkelayakan untuk membuat penilaian prestasi
pekerja secara realistik dan berobjektif. Mereka bertanggungjawab dalam membuat tinjauan
dan menilai prestasi pekerja dan menyimpan buku log mengenai apa yang dilakukan oleh
pekerja. Selain itu, rating oleh jawatankuasa beberapa orang penyelia. Kebanyakan organisasi
masa kini menggunakan rating beberapa jawatankuasa. Jawatankuasa ini selalunya terdiri
daripada penyelia pekerja dan tiga atau empat individu lain yang dilantik oleh jabatan.
Manakala bagi rating oleh rakan sekerja pekerja pula, penilaian prestasi biasanya dijalankan
oleh firma yang mempunyai pasukan pengurusan kendiri, rakan sekerja atau penilaian secara
pasukan penilaian pekerja oleh rakan sekerja. Dalam system penilaian rakan sekerja ini, rakan
sekerja mestilah mengetahui tahap prestasi pekerja yang ingin dinilai.
Pemboleh ubah yang kesepuluh ialah pelaksanaan dan penilaian sistem penilaian
prestasi. Langkah seterusnya dalam model penilaian prestasi oleh Michael dan Yost (2000)
ini melibatkan pelaksanaan sistem penilaian prestasi yang telah diputuskan terlebih dahulu
dan kemudian menilai kejayaannya. Penilaian bagi setiap kejayaan hendaklah dalam bentuk
sejauh mana hasil penilaian prestasi yang dibuat dapat menyediakan kualiti data mengikut
masa yang telah ditetapkan dan konsisten dengan tujuan penilaian itu dibuat. Akhirnya, setiap
penilaian prestasi yang telah dijalankan hendaklah menyediakan satu penilaian iaitu sama ada
ia telah menyumbang kepada matlamat dan objektif pengurusan sumber manusia sekaligus
kepada organisasi tersebut ataupun malah sebaliknya. Kepentingan elemen pelaksanaan dan
penilaian system penilaian prestasi ini dapat memperbaiki produktiviti seseorang pekerja.
Dengan adanya system penilaian prestasi ini sudah pasti setiap produktiviti dan prestasi
individu akan dapat dinilai dengan lebih cekap dan sistematik. Ia juga bertindak sebagai asas
dalam runding cara dan pembangunan seseorang individu bagi mengekalkan atau
meningkatkan produktiviti dan untuk memudahkan pihak pengurusan dalam membuat
keputusan secara personal. System penilaian prestasi juga merupakan salah satu fungsi
pengurusan sumber manusia kerana merupakan prasyarat dalam perwujudan fungsi
pengurusan sumber manusia itu sendiri. Penilaian prestasi tidak terhad antara situasi seorang
pekerja dengan pekerja yang lain.
Penilaian prestasi berdasarkan falsafah dan matlamat organisasi dan sumber manusia
merupakan langkah yang paling akhir dalam menentukan penilaian prestasi pekerja atau
pasukan dalam sesebuah organisasi. Pekerja atau pembangunan sumber manusia adalah
elemen yang sangat penting dalam sesebuah organisasi. Pekerja yang Berjaya dipersiapkan

untuk memegang jawatan yang mempunyai tanggungjawab lebih besar, mempunyai


kemahiran analitis, kemahiran konseptual kemanusiaan dan kemahiran yang khusus.
Penilaian prestasi yang dibuat mestilah sejajar dengan falsafah dan matlamat organisasi dan
sumber manusia dalam organisasi tersebut.Prestasi kerja pekerja adalah isu penting bagi
semua majikan. Sebelum melaksanakan penilaian prestasi berdasarkan falsafah dan matlamat
berdasarkan organisasi tersebut, penyelia dan pengurus hendaklah merancang bagaimana
untuk menjadikannya lebih afektif dan berjaya serta berlandaskan kepada falsafah dan
matlamat organisasi tersebut.Objektif dan tugas haruslah selari dengan matlamat dan misi
jabatan dan organisasi. Setelah objektif dan matlamat dikenal pasti, penyelia mestilah
membangunkan standard prestasi yang mereka jangka perlu dicapai oleh setiap pekerjanya.
Organisasi yang mempunyai matlamat dan standard yang jelas akan membolehkan pekerja
berkerja kearah mencapainya dan, akan meningkatkan kemungkinan untuk mencapai objektif
yang telah digariskan oleh organisasi tersebut.
Secara kesimpulannya, penilaian prestasi adalah perkara yang sangat kompleks dan
untuk menjadikan ianya berkesan sistem ini mesti dibentuk dan dilaksanakan dengan cukup
berhati-hati. Jika tidak itulah yang dikatakan ianya akan mendatangkan lebih keburukan dari
kebaikan. Pelaksanaan yang lemah menyebabkan organisasi gagal mendapatkan faedah
daripada sistem ini. Bukan salah sistem tapi pelaksanaannya yang menjadi isu dan perhatian
yang tinggi perlu diberikan terhadapnya. Orang yang membuat penilaian mesti mengetahui
bagaimana melaksanakannya. Pekerja juga mesti dibawa untuk melibatkan diri dalam proses
penilaian. Selain daripada itu maklumat mengenai SPS juga perlu disebarkan kepada pekerja
bagi meningkatkan tahap persepsi dan penerimaan mereka. Kaedah penilaian yang berbentuk
multiple appraisals mungkin telah sampai masanya untuk diperkembangkan. Jika penilaian
prestasi adalah proses yang terbuka semua pihak dalam orginasasi akan mendapat kebaikan
darinya. Penggunaan model kompetensi dalam proses pengurusan sumber manusia dalam
sektor awam merupakan salah satu langkah pembaharuan dan strategik untuk meningkatkan
keupayaan perkhidmatan awam bagi menghadapi cabaran-cabaran yang dijangka akan
melanda masyarakat dan negara. Pegawai-pegawai awam perlu menyedari hakikat tersebut
dan sedia mengubah mindset atau corak pemikiran, menerima perubahan proses kerja di
organisasi masing-masing dan sentiasa berusaha meningkatkan pengetahuan serta kemahiran
yang baru. Kerjasama di antara pihak pengurusan dan pekerja sektor awam amatlah penting
untuk mempastikan langkah-langkah pembaharuan seperti projek Model Kompetensi ini
mencapai objektif-objektif projek yang telah dirancangkan. Kejayaan pengurusan organisasi

diukur berdasarkan kecekapan, keberkesanan (menggunakan strategi mencapai matlamat),


produktiviti (penggunaan sumber manusia), kualiti produk dan penyampaian perkhidmatan
(kepuasan pelanggan), kesimpulan pengurusan organisasi, pengurus mesti mempunyai
konsep yang jelas mengenai tujuan, misi dan visi organisasi tersebut, pengurus mesti menilai
dengan realistik dan pengurus haruslah memikirkan masa depan dan membuat perubahan
dalam organisasi yang dikelolanya.
( 2502 Patah Perkataan)

RUJUKAN

Dessler. (2005). Human Resource Management. Pearson/Prentice Hall: Amazon.com.


Dessler, G. (2005). Framework for Human Resource Management. Pearson/Prentice Hal:
Amazon.com.
Mondy and Noe. (1996). Human Resource Management. Prentice Hall: Amazon.com.
Yusof, A. A. (1999). Penilaian prestasi: konsep dan pelaksanaan. Kuala Lumpur: Utusan.
Yusof, A. A. (2005). Penilaian prestasi: kepentingan dan permasalahan. Malaysia: Utusan.