Qu es un Sistema Software de Gestin Documental?

Un software de gestin documental es una aplicacin que permite el

tratamiento, conservacin, publicacin y trabajo sobre documentos
electrnicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado
originalmente en digital). En pases hispanos, utilizamos el
tmino gestin documental, aunque con las caractersticas actuales
de las empresas, es ms correcto usar el trmino
anglosajn Enterprise Content Management ECM, dado que las
empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se
corresponden slo con lo que conocemos como documento
(Imgenes, vdeos, planos, etc.).
Para qu empresas es importante la Gestin Documental?
Todas las empresas grandes o pequeas, pblicas o privadastrabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos est
contenida toda la informacin y el conocimiento del negocio. Es por
eso que la gestin de estos contenidos se convierte en una clave
fundamental para la supervivencia y crecimiento de las
organizaciones. En otras palabras, no importa el tamao o sector de
las empresas: Todas necesitan la Gestin Documental.
La gestin documental es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los
documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito
para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en
tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada
vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.

Desarrollo de la gestin documental[editar]

Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran
los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los
documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes

magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y
una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de
codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos,
que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van
alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque
los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales
en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de
cada documento de soporte papel o electrnico.
El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la
experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso
de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX
crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogacin
legible por mquina, para sus bases de datos. Unos aos ms tarde el uso de las
tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y
privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparicin de los procesadores de
textos y otras aplicaciones ofimticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental:
desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms
sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan
los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin
desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas
y recuperar informacin de cualquier lugar.

Diferencias de terminologa entre el ingls y el

espaol
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los
pases hispanohablantes y lusfonos al menos, de creer que la archivstica se aplica slo a
los archivos histricos, o que el ' se refiere a la gestin de cualquier tipo de
documentos. En la realidad, no es as: La archivstica cubre el records management y
la gestin de archivos histricos tambin, mientras que la gestin documental es ms
amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de
documentos, no slo a los administrativos o de archivo.
La gestin documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones,
representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado
de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda de documentos,
duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la
informacin archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de
informacin lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan
ventajas y valor aadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

Sistemas electrnicos de gestin documental, o

sistemas de gestin de documentos electrnicos?[editar]
Otro concepto ingls de traduccin ambigua al espaol lo constituye el electronic records
management que tanto puede significar sistema de gestin de documentos
electrnicos exclusivamente, como sistema electrnico de gestin de documentos de

archivo (en papel y/o electrnicos), segn se le ponga el nfasis en "electronic records" o
en "records management".
En el resto de este artculo se considerar, en general, que se est hablando de un
sistema electrnico de gestin de documentos, subentendindose que muchos de ellos
permiten tambin registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habr que
ir a buscar a un archivo fsico y no al repositorio de los documentos electrnicos.
Un sistema de gestin de documentos electrnicos es, pues, un sistema computarizado,
un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrnicos
y/o imgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El trmino
puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administracin de contenido
(CMS) y es comnmente visto como un sistema de administracin de contenido
corporativo y relacionado con el trmino Digital Asset Management

Ventajas[editar]
Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la
organizacin tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su
actividad de negocio, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos,
reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin
del problema de localizacin de documentos...
Uso racional de los recursos La gestin documental facilita que la informacin se
comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como
consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y
fiabilidad Informacin, documentos, etc. de gran valor para la organizacin pueden
custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservacin
mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica.
Productividad y valor aadido Una gestin documental, adems de ahorro de costes,
genera una productividad y valor aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la
informacin dentro de la organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de
trasladar los documentos.

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

Qu es un sistema de gestin documental (SGD)?

La gestin documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemtico la
creacin, la recepcin, el mantenimiento, la utilizacin y la disposicin de los
documentos. (ISO 15489-1: 2001 [E], Informacin y documentacin - Gestin documental)
Los objetivos de un SGD son los siguientes:
1.

Coordinar y controlar las actividades especficas que afecten a la creacin, la

recepcin, la ubicacin, el acceso y la preservacin de los documentos.
2.
Custodiar y recuperar la documentacin que se genera de un modo eficaz.
3.
Garantizar el buen funcionamiento de la organizacin y el cumplimiento de la
legislacin vigente.
El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura
una preservacin adecuada del patrimonio histrico y documental de la organizacin.
Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organizacin, por los
siguientes motivos:

1.
2.
3.
4.
5.

Evita la prdida de la documentacin, ya que todos los documentos estn

integrados e identificados en un nico sistema.
Evita la prdida de tiempo en la recuperacin de la documentacin.
Permite el control de accesos y de seguridad de la informacin de los documentos,
e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
Establece un ciclo de vida de la documentacin y posibilita su destruccin de un
modo seguro y certificado.
Establece la colaboracin entre los diferentes rganos de la institucin para una
ptima gestin del SGD.