ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

PR O PO SAL

Disusun oleh :
Lela Mariati Bangun
NIM : 120709019

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S1

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015

PRAKATA

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik. Proposal
penelitian ini berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Pada Perpustakaan Universitas
Methodist Indonesia merupakan salah satu persyaratan yang harus dikerjakan sebelum
melakukan pengembangan sistem.
Penyusunan proposal penelitian ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dari berbagai
pihak yang telah membantu penulis. Untuk itu, pada kesempatan ini dengan segala
kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada :
a. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum selaku dosen yang telah memberikan
bimbingan kepada penulis lewat proses belajar dan mengajar
b. Kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun proposal
terkhusus kepada setiap penulis buku yang telah menjadi bahan referensi yang
memberikan pemahaman kepada penulis berkaitan dengan topik yang akan
penulis teliti.
Penulis menyadari bahwa penulisan proposal penelitian ini masih jauh dari
kesempurnaan mengingat pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki oleh penulis. Namun
penulis berharap semoga proposal penelitian ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Medan, 19 April 2015
Penulis

DAFTAR ISI
2

PRAKATA.. ii
DAFTAR ISI iii
BAB I

PENDAHULUAN.. 1
1.1 Latar Belakang Masalah.. 1
1.2 Permasalahan..............

1.4 Tujuan ......................................... 3

BAB II

KAJIAN TEORITIS..............

2.1 Sistem Informasi.................................................................................. 4

2.2 Komponen Sistem Informasi............................................................... 4
2.3 Pelaku Sistem Informasi...................................................................... 5
2.4 Analisa Sistem.....................................................................................

2.5 Tahap perancangan sistem................................................................... 8

BAB III

PERENCANAAN PENGEMBANGAN SISTEM...................................... 9

3.1 Analisis PIECES terhadap sistem baru................................................. 9
3.2 Model pengembangan sistem yang digunakan..................................... 9

DAFTAR REFERENSI....................................................................................................... 11

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah
Dalam dunia pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu hal yang harus dimiliki
oleh setiap lembaga pendidikan termasuk Perguruan Tinggi. Perpustakaan merupakan suatu
lembaga yang menghimpun dan menyimpan berbagai macam koleksi yang tujuannya adalah
untuk menunjang kegiatan akademik di Lembaga pendidikan yang menaunginya.
Perkembangan yang sangat pesat dalam sistem informasi terhadap kemajuan
organisasi sudah menjadi kebutuhan utama. Dengan dukungan sistem informasi yang baik
dan teratur maka sebuah lembaga pendidikan akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif
sehingga mampu bersaing dengan lembaga pendidikan yang lain. Penggunaan teknologi
informasi dalam lingkup perpustakaan pada Universitas Methodist Indonesia tidak hanya
sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi,
kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem, sehingga proses transaksi yang terjadi akan
menjadi efektif dan efisien. Teknologi Informasi juga dapat mendukung ketersediaan
informasi sebagai upaya menciptakan berbagai kemudahan - kemudahan dalam melakukan
semua transaksi yang ada di perpustakaan, misalnya

proses pendaftaran anggota baru,

peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan pencarian koleksi pada rak di perpustakaan.
Berdasarkan hasil pengamatan awal yang penulis lakukan di Perpustakaan
Universitas Methodist Indonesia, sistem yang digunakan oleh perpustakaan ini sudah
terkomputerisasi yaitu menggunakan aplikasi New Spektra. Aplikasi ini merupakan aplikasi
yang diciptakan oleh Perpustakaan Universitas Kristen Petra sehingga nama aplikasi ini
merupakan singkatan dari Sistem Perpustakaan Universitas Kristen Petra atau disingkat
dengan SPEKTRA. Aplikasi ini merupakan aplikasi yang diberikan gratis oleh Perpustakaan
UK Petra kepada Perpustakaan Universitas Methodisy Indonesia karena adanya jalinan kerja
sama yang sudah dilakukan sebelumnya. Pada awalnya aplikasi ini diciptakan oleh
Perpustakaan UK Petra karena adanya perluasan gedung dan penambahan koleksi sehingga
dibutuhkan suatu sistem yang dapat memudahkan pengguna perpustakaan dalam
memanfaatkan koleksi dengan efektif dan efesien.
Dalam aplikasi New Spektra ada beberapa kegiatan yang dapat dikerjakan oleh
pustakawan seperti mengentri katalog, membuat surat kepada penerbit/agen, membuat label
buku, membuat kartu katalog, membuat laporan koleksi, membuat logo perpustakaan,
menyediakan fitur untuk memberi saran kepada pustakawan. Dari beberapa kegiatan tersebut,
1

terdapat beberapa kelemahan yang dimiliki oleh sistem ini yaitu katalog hanya dapat diakses
di lingkungan perpustakaan (internal), data yang tersimpan tidak dapat dicetak (print).
Berdasarkan pada permasalahan di atas, maka pada tugas ini akan dibuat sistem
Informasi Perpustakaan berbasis web pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia ,
yang dapat memberikan kemudahan terhadap pengguna dan membuat fitur - fitur untuk
memenuhi kebutuhan pustakawan. Dengan adanya aplikasi perpustakaan terkomputerisasi,
diharapkan dapat menambah nilai guna terhadap perpustakaan di Universitas Methodist
Indonesia.
1.2 Permasalahan
a. Identifikasi Masalah
o Pencarian informasi tentang bahan pustaka tidak efesien
o Dalam melakukan pencatatan data anggota yang meminjam dan mengembalikan buku
masih secara manual, sehingga pelayanannya memakan waktu kurang lebih 5 menit
untuk setiap peminjam.
o Tidak semua mahasiswadapat meminjam
b. Penyebab Masalah
o OPAC hanya dapat digunakan dalam lingkungan perpustakaan (internal)
o Sistem yang digunakan harus memasukkan data anggota, data buku dengan cara
diketik sehingga memakan waktu yang cukup lama dan pencatatan tanggal kembali
yang masih dilakukan secara manual
o Sistem pendaftaran anggota masih manual
Analisis PIECES
Performance

Information

Economic

Sistem Lama
Jumlah beban kerja lebih besar
Pelayanan peminjaman dan pengembalian

membutuhkan waktu yang lama

Pencarian informasi tentang koleksi

perpustakaan terbatas pada suatu tempat saja

Informasi yang ditampikan kurang lengkap
Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya
untuk peminjaman/pengembalian buku terlalu

Control

boros
Terjadi kesamaan data, karena sistem klasifikasi
dan sistem pengatalogan dilakukan pada tempat

Efficiency

yang berbeda padahal dengan koleksi yang sama

Sumber daya yang dipakai lebih banyak
2

Service

Anggota harus mengantri ketika ingin meminjam

atau mengembalikan buku karena anggota harus
mencatat di dalam buku

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dirancangnya sistem yang berbasis komputer dan web pada
Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia adalah meningkatkan keefektifan dan
keefesienan dalam pencarian dan penggunaan informasi di perpustakaan tersebut.

BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Sistem Informasi
Kata Sistem mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki
keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dari definisi sistem, maka dapat
didefinisikan bahwa Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi. (Ladjamudin, 2005:13).

Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi.
Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi
yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang
menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.
Sistem informasi juga berfungsi sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi organisasi
dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem informasi dituntut tidak hanya mengolah
data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang
mampu menambah nilai kompetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi
harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan
tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi
yang tepat bagi pengguna.
2.2 Komponen Sistem Informasi
Jon Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Bock).
Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai
satu sasaran. Adapun yang termasuk dalam komponen blok sistem informasi, yaitu :
1. Blok Masukan (Input Block)
Blok masukan memilki data yang masuk dalam sistem informasi yang termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan.
2. Blok Model (Model Block)
Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yamg akan
mengolah data menjadi keluaran (Output) yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Berupa hasil dari sistem informasi, yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi
yang berguna bagi manajemen perusahaan atau pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technologi Block)
Blok teknologi terdiri atas tiga perangkat utama yang berguna untuk menerima input,
menjalankan

model,

menyimpan

dan

mengakses

data,

menghasilkan

dan

mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari seluruh sistem. Perangkat

dalam Blok Teknologi adalah sebagai berikut :
4

Perangkat Keras (Hardware)

Adalah peralatan di dalam sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat
dijamah yang menyediakan dukungan fisik untuk komponen-komponen sistem
informasi.

Perangkat Lunak (Software)

Adalah program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan
menginstruksikannya untuk melakukan pengolahan data.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersamasama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah untuk
digunakan kembali, dapat digunkan oleh satu atau lebih program secara optimal, data
disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakanya,
data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan dan modifikasi data
dapat dengan mudah dan terkontrol.
6. Blok Kendali (Control Block)
Blok kendali berfungsi untuk mengamankan penerapan operasi sistem dari hal-hal
yang dapat merusak sistem informasi, seperti: bencana alam, kegagalan sistem itu
sendiri, kecurangan-kecurangan, ketidakefisien dan sebagainya.
2.3 Pelaku Sistem Informasi
1. Pemakai
Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.
2. Manajemen
Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas
menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam
pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi
perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen
biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang,
misalnya : sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus
dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w,
dengan biaya sebesar x.
3. Pemeriksa
Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem
tersebut

diimplementasikan

dapat

menentukan

kesimpulan

perlu

tidaknya
5

pemeriksa.Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran

standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
4. Penganalisa sistem
Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :
- Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana
sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.
- Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi
kemungkinan-kemungkinan lain.
- Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain
pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang
mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.
- Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari
programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan
terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika
penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.
5. Pendesain sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak
berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur
tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6. Programmer
Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.
7. Personel pengoperasian
Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat
keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak
diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus
untuk menjalankan sistem.
2.4 Analisa Sistem
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena
merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala
yang dihadapi. Analisa yang tepat akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang

baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan
menyebabkan penyusunan sistem gagal (Jogiyanto, 2005).
Untuk itu diperlukan ketelitian didalam melakukan sebuah analisa sistem, sehingga
tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkahlangkah yang diperlukan didalam membangun suatu sistem adalah :
a

Tahap perencanaan sistem

Tahap analisis sistem

Tahap perancangan sistem

Tahap penerapan sistem

Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya

analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam
sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya
laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai
sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah
diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang
digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang
terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya
adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumya dan sistem yang akan diterapkan.
Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang
baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan
informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena
rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh
7

sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan
database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Selain itu
dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya
menentukan berbagai bentuk dan isi laporan beserta pemasukan data.
Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat
kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa
analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.
2.5 Tahap Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem menurut Robert J. Versello/John Reuter III
(Jogiyanto, 2001:46) yaitu Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan
persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem
dibentuk.
Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap
perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang
bangun yang lengkap pada programmer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat. Dengan
demikian perancangan sistem di sini adalah untuk menggambarkan secara menyeluruh
terminology yang diinginkan serta bagaimana dari masing-masing komponen rancangan
sistem keluaran, masukan, pemrosesan, pengendalian, database dan platform teknologi yang
akan dirancang.

BAB III
PERENCANAAN PENGEMBANGAN SISTEM
3.1 Analisis PIECES terhadap sistem baru
Analisis
Performance

Information

Sistem Baru
Beban kerja lebih ringan
Waktu melayani anggota dalam peminjaman, perpanjangan

dan pengembalian dengan waktu 2 menit

Membuat OPAC yang dapat diakses dimana dan kapan saja

(berbasis web)
Pada OPAC, akan disediakan informasi tentang cover dari
buku dan resensinya
8

Economic

Control

menghemat penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya

Akan membuat suatu database berbasis web tentang hasil

Akan menggunakan sistem terkomputerisasi yang akan

klasifikasi dan pengatalogan suatu bahan pustaka sehingga

Efficiency

dapat diakses dan terjadi kesamaan data

Sumber daya yang dipakai sedikit, karena beban kerja yang

Service

ditimbulkan juga sedikit

Pelayanan terhadap anggota perpustakaan akan lebih efektif
dan efesien dan tidak akan merepotkan anggota

3.2 Model pengembangan sistem yang akan digunakan

Model yang akan digunakan dalam perancangan sistem ini adalah Model Waterfall atau
Sekuensial Linier atau Model Air Terjun. Model Waterfall ini merupakan paradigma rekayasa
perangkat lunak yang paling tua dan paling banyak dipakai. Model ini mengusulkan sebuah
pendekatan perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekunsial yang dimulai pada
tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain , kode, pengujian, dan
pemeliharaan.
Tahapan-tahapan Model Waterfall
Model Sekunsial Linier mengikuti aktivitas-aktivitas yaitu:
1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem/Informasi
Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai
dengan membangun syarat semua elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak
dengan memeperhatiakn hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses menganalisis dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain
informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka (interface) yang diperlukan. Kebutuhankebutuhan tersebut didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan.
3. Desain
Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak
yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi, interface, dan detail (algoritma) prosedural.
4. Pengkodeaan (Coding)

Pengkodean merupakan prses menerjemahkan desain ke dalam suatu bahasa yang bisa
dimengerti oleh komputer.
5. Pengujian
Proses pengujian dilakukan pada logika internal untuk memastikan semua pernyataan sudah
diuji. Pengujian eksternal fungsional untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan
bahwa input akan memberikan hasil yang aktual sesuai yang dibutuhkan
6. Pemeliharaan
Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami
perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak
harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena
pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja.

DAFTAR REFERENSI

http://elista.akprind.ac.id/upload/files/3098_MATERI_1.PDF
(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 15.30 Wib)

http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/1004/Konsep+SI.pdf
(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 13.00 Wib)

http://journal.amikom.ac.id/index.php/SI/article/viewFile/5189/2858.
(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 13.45 Wib)

Putra, Angga Astha Permata. 2012. Proposal Proyek Sistem Informasi Rancang
Bangun Sistem Informasi Perpustakaan pada SMAN 1 Klakah-Lumajang.
Surabaya : STMIK

10