BPM Gestin de Permisos

Bizagi Modeler

Tabla de Contenidos
BPM GESTIN DE PERMISOS ...............................................................................1
BIZAGI MODELER ................................................................................................1
1

GESTIN DE PERMISOS ................................................................................4

1.1 GESTIN DE PERMISOS .................................................................................5
1.1.1
Elementos del proceso ......................................................................5
1.1.1.1

Ingresar Solicitud de Permisos ................................................5

1.1.1.2

Aprobaciones Requeridas? .......................................................7

1.1.1.3

Aprobar Permisos ...................................................................7

1.1.1.4

Todos los permisos aprobados? ...............................................9

1.1.1.5

Enviar Notificacin de Rechazo .................................................9

1.1.1.6

Gestionar Permisos .................................................................9

1.1.1.7

Documentos Requeridos? .....................................................12

1.1.1.8

Solicitar Documentos.............................................................12

1.1.1.9

Enviar Documentos ...............................................................12

1.1.1.10

Instalacin o Soporte Adicional Requerido? ..............................14

1.1.1.11

Reportar Soporte Realizado ...................................................14

1.1.1.12

Enviar Notificacin ................................................................15

1.1.1.13

Actualizar Permisos ..............................................................16

1.1.1.14

Event..................................................................................16

1.1.1.15

Event..................................................................................16

1.1.1.16

Event..................................................................................16

1.1.1.17

Miembro del Equipo de Soporte ..............................................16

1.1.1.18

Empleado ............................................................................16

1.1.1.19

Administrador de Permisos ....................................................16

1.1.1.20

Jefe de Empleado .................................................................16

RECURSOS ................................................................................................17
2.1 JEFE DEL EMPLEADO (ENTIDAD) .....................................................................17
2.2 ADMINISTRADOR DE PERMISOS (ROL)..............................................................17
2.3 MIEMBRO DE EQUIPO DE SOPORTE (ROL)..........................................................17
2.4 EMPLEADO (ENTIDAD) ................................................................................17

03/11/2016

1 GESTIN DE PERMISOS

03/11/2016

Versin: 1.0
Autor: GermanA

1.1GESTIN DE PERMISOS

1.1.1
1.1.1.1

ELEMENTOS DEL PROCESO

Ingresar Solicitud de Permisos

Descripcin
En esta actividad el usuario ingresa la descripcin de la solicitud as como los permisos
requeridos. Una solicitud puede ser generada con distintos fines:
Por el departamento de Recursos Humanos para gestionar la activacin de los permisos
relacionados al cargo de un nuevo empleado o
La desactivacin de los mismos a quien se desvincule de la compaa
Por un empleado especfico que requiere permisos especiales para el cumplimiento de sus
labores
Por un usuario del departamento de seguridad en la informacin para reportar accesos no
permitidos por parte de un empleado.
Al seleccionar un usuario se cargarn de manera automtica todos los permisos que tiene
activos y, de acuerdo a lo anterior, es posible seleccionar las razones por las cuales se
genera la solicitud. Estas son:
Nueva contratacin: La herramienta le sugerir, de acuerdo a los roles ya seleccionados
para el usuario, los permisos tpicos de su perfil para que el usuario decida cules requiere y
baj qu tipo de autorizacin, por ejemplo Administrador, slo lectura, entre otros.
Renuncia/Despido: La herramienta marca los aplicativos activos para que sean
desactivados.
Requerimientos del trabajo: El usuario podr adicionar nuevos perfiles, que cargarn
automticamente los permisos relacionados o simplemente adicionar solicitud de permisos
individuales.
Reporte de Accesos no permitidos: El usuario podr seleccionar los permisos para los
que solicita desactivacin, que en muchos casos, no hacen parte de los permisos activos del
usuario.
Para un correcto funcionamiento de la lgica expuesta anteriormente usted debe
parametrizar los perfiles, permisos y sus relaciones. Para ms informacin acerca de cmo
establecer sta parametrizacin por favor consulte el documento de construccin del
proceso.
Ejecutantes
Empleado

03/11/2016

Formas

Nombre:
Forma de Ingreso de solicitud
Descripcin:
Esta forma se utiliza para ingresar la informacin general de la solicitud as como la
lista de permisos requeridos.
Prototipo:

Acciones
Tipo

Descripcin

Al
entrar

Obtener valores paramtricos: Almacena los valores de las tablas paramtricas

"Perfiles", "Rol-Perfil" y "Perfiles-Permisos" en tablas maestras.

Al

Llenar Perfiles-Servicios: Obtiene los permisos relacionados a cada perfil y las

03/11/2016

guardar

almacena en la tabla "Permisos Relacionadas" de la tabla "Perfiles de la

solicitud" Cargar Perfiles Sugeridos: Obtiene los perfiles relacionados a los roles
del usuario solicitante y los almacena en la tabla "Perfiles solicitados" Actualizar
Permisos: Llena la tabla "Permisos Activos" con las permisos relacionados a los
Perfiles registrados en la tabla "Perfiles solicitados" Borrar Permisos: Elimina los
permisos que no estn relacionadas a los perfiles solicitados. Lgica de Razones:
Segn el valor seleccionado en el campo razones se establece el valor de las
acciones solicitadas para cada aplicacin.

Al salir

Obtener Permisos de la Solicitud: Llena la tabla "Permisos solicitados" con

aquellos permisos para los que se ha solicitado alguna accin en la tabla
"Permisos Activos" Remover permisos no activos: Elimina los registros de
permisos no activos de la tabla de "Permisos Activos"

1.1.1.2

Aprobaciones Requeridas?

Descripcin
sta compuerta evala s son necesarias aprobaciones por parte del jefe del usuario para el
que se solicitan los permisos. Solo se requieren aprobaciones para las solicitudes de
activacin de permisos especiales que no hacen parte de la configuracin estndar de los
perfiles asociados a sus roles en la organizacin.
Flujos
NO
SI
1.1.1.3

Aprobar Permisos

Descripcin
En esta actividad el Jefe del solicitante verifica la informacin del mismo y decide si
aprueba o no cada permiso de la solicitud
Ejecutantes
Jefe del Empleado
Asignaciones
Condicin

Descripcin

Esta actividad debe ser asignada al jefe

del usuario para el que se solicitan los
permisos.

La actividad se asigna a la persona registrada

como jefe del usuario para el que se solicitan los
permisos.

03/11/2016

Formas

Nombre:
Forma de Aprobacin de Permisos
Descripcin:
Esta forma se utiliza para aprobar o rechazar los permisos de la solicitud
Prototipo:

Acciones
Tipo

Descripcin

Al
salir

Actualizar Estado de los permisos: Esta regla actualiza el estado de los permisos
que requeran aprobacin con el valor de Aprobado o Rechazado de acuerdo a
lo seleccionado por el Jefe del solicitante en sta actividad.

03/11/2016

1.1.1.4

Todos los permisos aprobados?

Descripcin
Esta compuerta inclusiva evala s el Jefe del solicitante aprob todos los servicios que lo
requeran.
Flujos
SI
NO
1.1.1.5

Enviar Notificacin de Rechazo

Descripcin
Se enva una notificacin al solicitante para informar el rechazo de uno o varios permisos
por parte de su Jefe.
Script
Estimado Lamentamos informarle que su jefe inmediato ha rechazado la activacin de los
siguientes permisos:Agradecemos su comprensin.CordialmenteGestin de Permisos
Acciones
Tipo

Descripcin

Al
salir

Generar Correo electrnico: Regla para crear el correo electrnico que ser
enviado al solicitante.

1.1.1.6

Gestionar Permisos

Descripcin
El administrador de Permisos revisa la solicitud y gestiona las acciones necesarias para
cada uno de los permisos de la solicitud. Para cada permiso solicitado se podrn seleccionar
las siguientes acciones:
- Solicitar instalacin o soporte adicional: Esta accin se utiliza para enviar la solicitud al
departamento de soporte y de esta manera se activen, desactiven o cambien los privilegios
de permisos que no puedan ser ejecutados directamente por el administrador de permisos.
- Rechazar: Si por alguna razn no fue posible la activacin, desactivacin o cambio de
privilegios de un permiso dicha accin se debe marcar como rechazada.
- Marcar como listo: Una vez se ha ejecutado correctamente la accin solicitada sobre un
permiso, el permiso se debe marcar como listo o ejecutado.
Es importante aclarar que el proceso no continuar si todos los permisos de la solicitud no
estn marcados como listos o rechazados. Aquellos permisos marcados como listos

03/11/2016

actualizaran la lista de permisos activos del usuario ya sea con la adicin, eliminacin o el
cambio de privilegios mientras que los que estn marcados como rechazados no ejercern
cambio alguno en dicha lista.
Ejecutantes
Administrador de Permisos
Asignaciones
Condicin

Descripcin

Esta actividad debe ser asignada al

Administrador de Permisos.

La actividad se asigna a la persona con el Rol

de Administrador de Permisos

Formas

Nombre:
Forma de Gestin de Permisos
Descripcin:
Esta forma se utiliza para seleccionar las acciones necesarias para la activacin de
cada permiso y el control de la activacin de cada uno de ellos.
Prototipo:

03/11/2016

10

Acciones
Tipo

Descripcin

Al

Establecer Camino a seguir: Actualiza los estados de cada permiso de acuerdo a las
03/11/2016

11

salir

acciones solicitadas en sta actividad y evala si es necesario enviar solicitudes de

activacin de permisos al equipo de soporte. Validacin de Gestin: Esta regla se
utiliza para validar que todos los permisos de la solicitud hayan sido gestionados.

1.1.1.7

Documentos Requeridos?

Descripcin
sta compuerta evala s es necesario solicitar documentacin al solicitante de los
permisos.
Flujos
SI
Condicin
Se solicitan los documentos necesarios al solicitante.
NO
Condicin
El proceso contina a la Compuerta Instalacin o Soporte Adicional Requerido?
1.1.1.8

Solicitar Documentos

Descripcin
Se enva una notificacin al solicitante para informar que se deben enviar documentos
adicionales para gestionar la solicitud.
Script
Estimado Hemos analizado su solicitud y es necesario que nos enve la siguiente
informacin para poder gestionarla:CordialmenteGestin de Permisos
Acciones
Tipo

Descripcin

Al
salir

Generar Correo electrnico: Regla para crear el correo electrnico que ser
enviado al solicitante.

1.1.1.9

Enviar Documentos

Descripcin

03/11/2016

12

En esta actividad el solicitante ingresa los documentos requeridos por el administrador de

permisos.
Ejecutantes
Empleado
Asignaciones
Condicin

Descripcin

Esta actividad debe ser asignada a la

persona que abri el caso.

La actividad se asigna a la persona que abri el caso

a travs de la expresin CaseCreator

Formas

Nombre:
Forma de Envo de Documentos
Descripcin:
Esta forma se utiliza para ingresar los documentos solicitados.
Prototipo:

03/11/2016

13

1.1.1.10

Instalacin o Soporte Adicional Requerido?

Descripcin
Esta compuerta evala si en la actividad de gestionar permisos se solicit al rea de
Tecnologa alguna gestin adicional para la activacin de un permiso, como una instalacin
en sitio o algn tipo de soporte especializado.
Flujos
NO
Condicin
El proceso contina a la actividad Registrar Servicio Realizado
SI
Condicin
El proceso contina a la actividad Actualizar Permisos
1.1.1.11

Reportar Soporte Realizado

Descripcin
La persona del equipo de soporte encargada registra la activacin de los permisos
solicitados.
Ejecutantes
Miembro de Equipo de Soporte
Asignaciones
Condicin

Descripcin

Esta actividad debe ser asignada a un

Miembro del equipo de Soporte.

La actividad se asigna por carga a la persona con

el Rol de Miembro de equipo de soporte.

Formas

Nombre:
Forma de Registro de Servicio
Descripcin:
Esta forma se utiliza para registrar la activacin de los permisos solicitados
Prototipo:

03/11/2016

14

Acciones
Tipo

Descripcin

Al
salir

Actualizar Estado de Permisos: Esta regla actualiza el estado de los permisos

solicitados que requeran instalacin o soporte adicional. El estado se actualiza a
Permiso activado por Soporte Permiso no activado de acuerdo a lo ingresado
en sta actividad.

1.1.1.12

Enviar Notificacin

Descripcin
Una notificacin es enviada al solicitante informando la ejecucin de las acciones sobre los
permisos de la solicitud.
Script
Estimado A continuacin encontrar el resumen de las acciones ejecutadas a los permisos
de su solicitud:CordialmenteGestin de Permisos
03/11/2016

15

Acciones
Tipo

Descripcin

Al
salir

Generar Correo electrnico: Regla para crear el correo electrnico que ser
enviado al solicitante.

1.1.1.13

Actualizar Permisos

Descripcin
En esta actividad se actualiza automticamente la lista de permisos activos del usuario.
Implementacin
Servicio Web
Acciones
Tipo

Descripcin

Al
salir

Aadir Permisos: Regla para aadir o actualizar los permisos activados a la tabla de
Permisos Activos Remover Permisos: Regla para eliminar los permisos
desactivados de la tabla de Permisos Activos

1.1.1.14

Event

1.1.1.15

Event

1.1.1.16

Event

1.1.1.17

Miembro del Equipo de Soporte

1.1.1.18

Empleado

1.1.1.19

Administrador de Permisos

1.1.1.20

Jefe de Empleado

03/11/2016

16

2 RECURSOS
2.1

JEFE DEL EMPLEADO (ENTIDAD)

Descripcin
Persona que aprueba los permisos solicitados por un usuario especfico

2.2

ADMINISTRADOR DE PERMISOS
(ROL)

Descripcin
Persona que gestiona la activacin de los permisos de cada solicitud.

2.3

MIEMBRO DE EQUIPO DE SOPORTE

(ROL)

Descripcin
Persona encargada de gestiones adicionales para la activacin de permisos.

2.4

EMPLEADO (ENTIDAD)

Descripcin
Persona que abre el caso

03/11/2016

17