LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN

Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil

PT. SERAT SUTRA
D
I
S
U
S
U
N
OLEH:

Nama
NIM

: Susi Susanti Tindaon

: 709141223

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2013

Medan, 1 Juni 2013-04-07

No
Lampiran
Perihal

: 013/KAP/IV/2013
: 4 eksemplar
: Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth, Direktur PT. Serat Sutra
Di Medan

Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil PT. Serat
Sutra untuk periode 20011/2012. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat
atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan
pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Keterlambatan
Produksi yang terjadi dalam perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai
ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas
Keterlambatan Produksi yang dilakukan diharapkan dapat memberikan saran perbaikan
atas keterlambatan sistem produksi yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang
pada pelanggan sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas
kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan
efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I
: Informasi Latar Belakang
Bab II
: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III
: Rekomendasi
Bab IV
: Ruang Lingkup Audit
Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan
kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah
terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik & Management
Consultant Rawiatmaja
Tn. Pram Sanjaya dan Rekan

Dr. Pram Sanjaya, S.E., M.M., Ak., BAP.

Bab I
Informasi Latar Belakang
PT. Serat Sutra (selanjutnya disebut perusahaan) berlokasi di Jl. CR No. 7 Medan, didirikan
tanggal 13 April 1995 oleh para pendiri yang terdiri atas:
1. Ny. Shri Utami
2. Tn. Hendro Sukantja
3. Ny. Trini Ray
PT. Serat Sutra bergerak dibidang produksi industri tekstil. Tujuan produksi adalah untuk
memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil memenuhi kebutuhan persediaan.
Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minim untuk menjaga stabilitas
keuangannya.

Perusahaan menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan sadar dan merk yang berbeda.
Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersdia cukup dalam
negeri.
Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk
tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7 hari dari
pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri.
Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi
300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4.750 meter kain yang tidak
berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan beroperasi sebesar
85% dari kapasitas penuh.
Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi pengolahan
bahan yang tersedia.
Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:
Direktur Utama
Direktur Akuntansi dan Keuangan
Direktur Pemasaran

: Ny. Shri Utami

: Ny. Trini Ray
: Tn. Hendro Sukantja

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1. Menilai kinerja proses produksi dan operasi dalam menghasilkan barang pesanan
2. Menilai ekoniomisasi, efisiensi, dan efektivitas proses produksi dan operasi
3. Memberikan berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam keterlambatan pengiriman
barang pesanan kepada pelanggan

Bab II
Kesimpulan Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra
yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat.
Dari catatan penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak
15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas
90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal
pengiriman yang ditetapkan.
2. Karena proses produksi harus terus berjalan, supervisor memerintahkan untuk memproduksi
terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum
waktunya diproses, yang menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai
15% untuk produk nonsutra.
3. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya, sehingga pada
saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang
berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.

4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya
mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang
menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap
pesanan.
5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan
terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan, yang menyebabkan terhambatnya proses
produksi rata-rata 18 jam dalam seminggu.
Kriteria:
1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan
rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
a. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap
jenis barang,
b. Biaya penyetelan (setup) mesin,
c. Upah lembur, dan
d. Pengangguran sumber daya.
3. Jadwala produksi harus terintegrasi dengan :
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam
sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.
4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.
5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.
6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu
rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
Penyebab:
1. Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan
2. Saat beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi sering belum siap karena
masih diperbaiki
3. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan
perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.
4. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian
bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan
produksi.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Akibat:
Laba menurun selama 2 tahun terakhir secara signifikan
Pengiriman barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan
Proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu
Terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur Tengah menunda
pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya.
Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pesanan yang telah ditetapkan.
Pasar dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu
yang mencapai 525 miliar.
Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Utama dan Manajer Produksi

Bab III
Rekomendasi
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga,
yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak memiliki pedoman
tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal jika ada tambahan (perubahan)
pesanan dari pelanggan
2. Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan
fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian program
3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat dengan
jadwal penggunaannya
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi
atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan
tersebut.
Rekomendasi:
Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu
rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan rencana penjualan,
yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap
jenis produk.
3. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian
produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah
terjadinya keterlambatan produksi.
4. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwal
penggunaannya
1.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi
akibat yang lebih buruk pada Keterlambatan Produksi.

Bab IV
Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah
Keterlambatan Produksi PT. Serat Sutra untuk periode tahun 2011/2012. Audit kami
mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen proses produksi,
personalia yang bertugas dalam proses produksi, dan aktivitas proses produksi yang
dilaksanakan.