BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang

Proses manajemen secara umum adalah merancang, mengelola, mengorganisasi serta

melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sedangkan sistem sendiri
menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan dan
saling mempengaruhi satu sama lain.
Maka dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat dikatakan
sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan yang difokuskan
pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta pengawasan terhadap suatu
informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya karena
adanya suatu sistem.
Di dalam suatu institusi maupun lembaga baik itu besar ataupun kecil bisa dipastikan
memiliki sistem informasi di dalamnya. Pada kesempatan kali ini kami memilih
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY sebagai sasaran observasi kami.
Mengapa UPT Perpustakaan UNY? Ya, kami berpikir bahwa UPT UNY, yang kita semua
telah ketahui, merupakan tempat berkumpulnya segala macam koleksi bahan pustaka baik
berupa cetak maupun non-cetak. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setiap hari terjadi
aktivitas rutin, seperti peminjaman, pengembalian, pencarian informasi buku terbaru,
pendaftaran anggota perpustakaan baru, dan sebagainya. Hal seperti inilah yang kami lihat
sebagai suatu sistem yang tak lain merupakan sistem informasi yang tidak dapat dipisahkan
satu aktivitas dengan aktivitas lain. Jika salah satu aktivitas tidak berjalan dengan baik, pasti
sistem informasi disana juga tidak akan berjalan lancar. Bahkan hal terburuk yang dapat
terjadi adalah suatu sistem dalam perpustakaan tersebut bisa saja terhenti begitu saja.
Mengapa demikian? Hal ini telah dijelaskan sebelumnya diatas, bahwa suatu sistem
bekerja saling terintegrasi, saling berkaitan serta saling mempengaruhi satu sama lain. Jelas
bahwa jika dalam suatu sistem tersebut salah satu bagiannya tidak melaksanakan tugasnya
dengan baik maka akan berpengaruh pada bagian yang lain. Oleh karena itu, perlu
diadakannya kegiatan manajemen yang akan mengatur sistem informasi di
UPTPerpustakaan UNY tersebut.

B.

Rumusan Masalah

1.

Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY?

2.

Apakah pengertian Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan?

3.
Bagaimanakah manajemen sistem informasi (pengelolaan insformasi dan personalia
yang terlibat) di UPT Perpustakaan UNY?

4.
Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) manajemen sistem informasi Di
Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY?

C.

Tujuan

1.

Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY

2.
Memahami dan mengetahui pengertian dan maksud Manajemen Sistem Informasi
Perpustakaan.
3.
Memahami dan mengetahui manajemen sistem informasi dan personalia yang
terlibat di perpustakaan UNY.
4.

Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem informasi di UPT Perpustakaan UNY

D.

Metode Observasi

Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang manajemen
sistem informasi perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ialah dengan wawancara
kepada pihak yang bersangkutan dengan system informasi perpustakaan, kepala
perpustakaan, pihak pengolahan koleksi, dan pihak lain yang menunjang informasi
tersebut. Selain dengan metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website
perpustakaan, buku panduan pengguna perpustakaan, dan arsip prosedur tugas personalia
perpustakaan.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Deskripsi
Yogyakarta

Unit Pelaksana

Teknis

(UPT) Perpustakaan

Universitas

Negeri

Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah wadah koleksi buku dan majalah.
Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih
umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota
atau institusi, dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian
banyak buku atas biaya sendiri. Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku
untuk menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan
dan/atau
akses
ke map, cetakatau hasil
seni lainnya, mikrofilm, mikrofiche, tape
audio, CD, LP, tape video dan DVD, dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses
gudang data CD-ROM dan internet. Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan
informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan
kebutuhan hakiki manusia. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali
sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu
disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. Dalam perpustakaan modern ini
selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan
digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).
(http://id.wikipedia.org/)
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogayakarta terletak di
Karangmalang, Yogyakarta. Perpustakaan ini tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada
umumnya seperti yang telah dideskripsikan di atas. Berdirinya Perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dengan sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta,
karena perpustakaan ini didirikan bertepatan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu
pada tanggal 21 Mei 1964. Sesuai dengan kedudukanya sebagai UPT, perpustakaan UNY
berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor.
Awalnya, perpustakaan UNY hanya memiliki 4 pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala,
dua orang staff, dan satu orang pembantu umum. Dimana seorang kepala ditunjuk oleh
pustakawan senior dilingkungan perpustakaan, sedang kelompok pustakawan terdiri dari
sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional yang dipimpin oleh seorang pustakawan
senior yang ditunjuk diantara tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan.
Seiring berjalannya waktu dan perkembangan zaman, perpustakaan semakin
berkembang, khususnya dalam pemanfaatan teknologi dari mesin tik sampai ke teknologi
computer dalam meningkatkan layanan dan fasilitasnya,. Dahulu, perpustakaan ini berpindahpindah sampai ditetapkanya tempat yang strategis yaitu di dekat rektorat dan layanan serta
fasilitas yang masih sederhana. Dengan perkembangan universitas itu sendiri, perpustakaan
pun menyesuaikan diri dalam hal layanan dan fasilitasnya.
Saat ini, di UPT perpustakaan ini pengunjung tidak hanya bisa memanfaatkan buku-buku
atau koleksi yang ada, tetapi juga bisa memanfaatkan ruang e-library yang telah diresmikan
tahun 2011 yang lalu. Selain itu, pengunjung juga bisa menggunakan komputer untuk
mencari judul buku yang dibutuhkan melalui layanan catalog komputer, sedangkan dulu
hanya menggunakan katalog manual. Hal ini sangat memudahkan pengunjung untuk mencari
sebuah buku. Layanan informasi dapat pula diakses oleh pengguna melalui library online.

Perpustakaan UNY diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerja dengan menunjukkan

peningkatan-peningkatan berupa fasilitas dan pelayanan yang baik bagi pengunjung ke
depannya.

B. Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan

1.

Pengertian Manajemen System Informasi Perpustakaan

Bahan mentah dapat diibaratkan sebagai sebuah data, data-data yang bisa dikatakan belum
memiliki arti penuh yang dibutuhkan oleh penggunanya. Siagian (2002), data merupakan
bahan mentah. Sebagai bahan mentah, data merupakan input yang setelah
diolah berubah bentuknya menjadi output yang disebut informas. Menurut Susanto (2002),
informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari
pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan
makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi
orang tersebut.
Dalam rangka menghasilkan sebuah informasi, dilakukan Pengolahan data baik diproses
melalui teknologi computer atau benda lain yang digunakan oleh si pengolah. Dalam
Pengolahan tersebut tentunya terdapat input data, proses dan output berupa informasi. Dalam
Pengolahan data dan informasi tersebut dibutuhkan adanya system (orang atau bukan orang)
yang bekerjasama dalam Pengolahan dan penyampaian informasi, dimana system itu di
manajemen agar proses berjalanya dalam mencapai tujuan dapat berlangsung efektif dan
efisien.
Definisi Sistem adalah Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang
saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan. Manajemen sebagai sebuah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Perpustakaan merupakan suatu unit
kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan berbagai bahan
pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi
pemakainya.
Aryawan agung mengutip dari Wikipedia, system informasi adalah kombinasi dari
teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung
operasi dan manajemen. Sistem komputer yang akan mengolah data menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak tersebut. Suatu sistem yang dibuat dengan tujuan menyajikan
informasi.
Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi
untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan
keputusan dalam Perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan
perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan,
katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan.
Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan
operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan
berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian.Sofware, 2009:1).

Dari pengertian masing-masing, maka dapat dikatakan bahwa Manajemen sistem

informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan, pengelolaan,
pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya saling
berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi yang dapat
digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi
secara efisien dan efektif.
Pengertian antara manajemen sistem informasi dengan sistem informasi manajemen pun
terkadang masih membingungkan. Oleh sebab itu, berikut akan dijelaskan perbedaan antara
keduanya. Sistem Informasi Manajemen itu adalah produk/sebuah sistem.Sedangkan
Manajemen Sistem Informasi itu adalah aktivitas.
Sistem Informasi Manajemen, itu lahir ketika ada sebuah teknologi yang
menjadi enabler untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen. Entah manajemen
personalia (jadi sistem informasi personalia), manajemen penjualan (jadi sistem
informasipenjualan), manajemen kegiatan akademik (jadi sistem informasi akademik),
manajemen rumah sakit (jadi sistem informasi rumah sakit). Keberadaan "sistem informasi
manajemen" ini fungsinya adalah untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen dari sudut
pandang tertentu (data, orang, teknologi -- mostly, dll).
Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah kegiatan pengelolaan-pengelolaan
sistem informasi dengan tujuan tertentu (untuk apa saja, untuk meningkatkan apa, untuk
supaya bisa apa) bahkan ketika sistem informasi itu masih berbentuk suatu prosedur kerja
tanpa tools/software/teknologi. Sudah ada aplikasi (sebut saja: sistem informasi rumah sakit),
bagaimana cara mengelolanya supaya sistem informasi itu Optimal untuk something as
purpose (misal: bagaimana caranya supaya SIM-RS ini bisa meningkatkan pendapatan
RS). (http://komunitas.stiki.ac.id)
2.

Penggunaan System Informasi Perpustakaan

Menurut Harmawan (2009:1) sistem informasi perpustakaan merupakan sistem automasi

perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat modul-modul yang terintegrasi dari
sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu:
a) Modul Pengadaan
b) Modul Pengatalogan
c) Modul keanggotaan
d) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. Jika
koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan
berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan.
e) OPAC, Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam
menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. Pengguna/pustakawan dapat
menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur
buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci
pengarang, subyek, kata kunci subyek dsb. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual,

pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan
subyek (Harmawan 2009:1).
Dalam Penggunaan Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat
disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu : 1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang
menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. 2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data
tersebut. 3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau
dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini
berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.
Pada pengembangan system informasi, terdapat beberapa metode pengembangan yang
dapat digunakan beberapa diantanya yaitu (Jogiyanto,487;2005) :
a)
Prototipe, Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan system yang
menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap
sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai
b)
Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses
perkembangan software yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Di
mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis
komponen.
c)
Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak
luar/ pihak ketiga. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. Pada
prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk
pemrosesan pemasukan dan pengolahan data, jadi tidak hanya membuat, menyediakan
perangkat kerasnya, dukungan pemeliharaan, serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan
(Jogiyanto,487;2005).
Penentuan apakah akan dikerjakan dan operasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau
akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya dari
departeman sistem informasi. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber
daya yang baik.
3.

Komponen dalam system informasi

Sistem informasi memiliki lima (5) komponen utama pembentuk yaitu :

a.

Komponen Perangkat Keras (Hardware)

b.

Komponen Perangkat Lunak (Software)

c.

Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware)

d.

Komponen Jaringan komputer (Netware)

e.

Komponen Sumber Daya Data (Dataware)

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa didalam system informasi terdapat satu atau
lebih komponen yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain. Dimana terjadi

proses manajemen system informasi, pengaturan atau pengelolaan system yang bekerja untuk
mencapai tujuan. meliputi sumber daya manusia (pengelola), data input (Dataware),
Perangkat computer (hardware), perangkat lunak (software) dan jaringan computer (netware)
yang saling berhubungan untuk mencapai hasil atau tujuan yang telah ditentukan.
Dalam hal ini, proses manajemen system informasi diperpustakaan serupa dengan
komponen-komponen tersebut meliputi : seorang pegawai atau personalia yang terlibat dalam
penggunaan system (brainware), data-data yang akan dikelola misalnya keterangan bahan
pustaka (Dataware), system Pengolahan informasi yang digunakan (software), dan jaringan
internet jika diperlukan missal dalam library online (netware).
4.

Manfaat Sistem informasi perpustakaan

Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut (Ishak, 2008:89)
diantaranya adalah:
a)

Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.

b)

Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.

c)

Meningkatkan citra perpustakaan

d)

Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

C. Personalia Perpustakaan UNY

Kepegawaian di perpustakaan UNY meliputi kepegawaian TU dan operasional meliputi
ahli dan teknis (langsung) yang salling bekerja sama dalam mencapai tujuan perpustakaan.
Diperpustakaan UNY proses bekerjanya pegawai dan pustakawan dilakukan berdasarkan
perencanaan dan prosesdur kerja (khususnya pada bagian pengelolaan system informasi,
seperti prosesdur import dan eksport data, back up, dll) yang telah ditetapkan oleh kepala
sebelumnya. Terjadi adanya rouling atau perputaran pegawai teknis selama empat (4) bulan
sekali, sehingga semua pegawai harus bekerja sesuai dnegan prosedur yang telah ditetapkan,
dan Setiap pegawai yang sedang bekerja pada bagian tertentu yang berkaitan dengan
pengolahan data transaksi seperti layanan sirkulasi harus memback up hasil kerjanya untuk
dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai bukti serta acuan untuk pelaksanaan selanjutnya.
Mengenai manajemen system informasi di perpustakaan UNY, system informasi ini lebih
ditujukan pada layanan yang digunakan oleh pengguna perpustakaan. Berikut akan diuraikan
sedikit mengenai tanggung jawab personalia yang sedang menduduki bagian-bagian berikut :
1.

Audit Internal

Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh personel internal Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta. Tanggung jawab :

a)
Koordinator Audit Internal bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit dari
penetapan jadual, penetapan auditor dan auditee serta melaporkan secara keseluruhan hasil
audit internal kepada Wakil Manajemen.
b)
Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring tindak lanjut hasil temuan
audit dan melaporkan hasil pelaksanaan audit internal kepada Kepala Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
2.

Pengendalian dokumen dan data

Tanggungjawab :
a)
Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa isi prosedur yang diusulkan
pegawai dan memverifikasi kebutuhannya untuk menunjang efektifitas penerapan sistem
manajemen mutu.
b)
Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab untuk
pengesahan dokumen.
c)
Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk menggandakan dan mendistribusikan
dokumen kepada personel yang telah ditetapkan dan mengendalikan sesuai ketentuan dalam
prosedur ini.
3.

Pengendaliaan rekaman

Tanggungjawab :
a)
Pengendali dokumen bertanggung jawab dalam melakukan identifikasi dokumen
termasuk formulir secara keseluruhan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
b)
Kasubag TU/Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam membuat daftar
rekaman mutu yang digunakan diareanya dan menyimpan rekaman yang dapat memudahkan
penelusuran bilamana diperlukan termasuk menetapkan masa simpan rekaman.
4.

Tinjauan Manajemen

Tanggungjawab :
a)
Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda
tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta
menyampaikan seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan
dari pimpinan.
b)
Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam
menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai
diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti.
5.

Pengelolaan pelanggan

Tanggungjawab :
a)Wakil Manajemen/Koordinator Bidang/Kasubag TU bertanggung jawab dalam
menindak lanjuti setiap permasalahan atau umpan balik (saran) sesuai pokok permasalahan
atau saran yang diperoleh.
b)
Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk pengarsipan hasil-hasil
evaluasi mulai dari quesioner, hasil analisa, rencana tindak lanjut, realiasi tindak lanjut yang
dilakukan.
6.

Pengajuan kebutuhan pegawai

Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab dalam melakukan analisa terhadap

kebutuhan pegawai di lingkungan Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
7.

Peningkatan kompetensi pegawai

Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab atas fasilitasi penyelenggaraan

peningkatan kompetensi pegawai sesuai usulan yang diajukan.
8.

Perbaikan fasilitas

Usaha memperbaiki kerusakan fasilitas agar dapat berfungsi dengan baik. Perbaikan
bangunan digolongkan sesuai tingkat kerusakan.
Tanggungjawab :
a)

Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengusulkan pemeliharaan fasilitas.

b)
Kasubbag TU bertanggung jawab dalam inventarisasi usulan perbaikan yang
disampaikan oleh Koordinator Bidang.
c)
Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam
memeriksa usulan dari Kasubbag TU serta menetapkan skala prioritas perbaikan yang harus
segera dilaksanakan.
9.

Pemeliharaan fasilitas

Pemeliharaan Fasilitas ialah kegiatan rutin terjadwal yang bertujuan memonitor kinerja
fasilitas. Tanggungjawab :
a)
Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengidentifikasi peralatan yang harus
dipelihara
b)
Kasubbag TU bertanggung jawab dalam membantu Koordinator Bidang dalam
mengidentifikasi dan melakukan tindakan pemeliharaan yang dilakukan.
10. Pengelolaan bahan pustaka

Petugas pengolahan bahan pustaka membuat daftar keterangan lengkap bahan pustaka
(deskripsi katalog) yang disusun berdasarkan aturan tertentu.
11. Peminjaman
Petugas sirkulasi bagian peminjaman melakukan pencatatan transaksi peminjaman, dan
memberitahukan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai batas
waktu peminjaman.
12. Pengembalian
Petugas sirkulasi melakukan pencatatan transaksi pengembalian, perpanjangan bahan
pustaka, dan memberitahukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam telah
melampaui batas waktu peminjaman.
13. Referensi
Petugas referensi membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi.
14. Tindakan pencegahan
Tindakan pencegahan adalah suatu tindakan yang diambil karena indikasi akan
menimbulkanketidaksesuaian atas produk dan sistem guna mencegah terjadinya
ketidaksesuaian tersebut. Tanggung Jawab :
a)
Seluruh pegawai bertanggung jawab dalam melakukan tindakan pencegahan atas
potensi ketidaksesuaian yang terjadi.
b)
Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas tindak
lanjut yang dilakukan atas tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian.
15. Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan adalah suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian
atas produk, proses dan sistem guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut dan
mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. Tangggunga jawab :
a)
Seluruh pegawai bertanggung jawab melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang
terjadi dan mencari penyebab timbulnya ketidaksesuaian serta mencega terulangnya
ketidaksesuaian dimasa yang akan datang.
b)
Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas
perbaikan dan tindak lanjut yang dilakukan.
16. Tinjauan manajemen, Tanggung jawab :
a)Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan
manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan
seluruh agenda pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan.

b)
Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam
menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai
diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti.

D. Manajemen Sistem Informasi UPT UNY

Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (opened acces).
Sistem layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan
tinggi, karena dengan sistem tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam
mengakses bahan pustaka yang dikehendaki.
Perpustakaan secara konvensional dikenal dengan koleksi bukunya dan juga sebagai pusat
informasi. Pada era globalisasi, informasi tidak hanya diperoleh dari buku, namun juga
melalui teknologi informasi. Dalam rangka memberikan layanan terbaik dan bermanfaat bagi
penggunanya, proses manajemen system informasi dilakukan untuk memberikan
penyampaian informasi yang lebih leluasa, informasi bahan pustaka yang dapat diakses
dimanapun dan kapan saja, lebih praktis dan efisien bagi pengguna.
Sejak tiga tahun terakhir System manajemen di perpustakaan UNY berdasarkan pada ISO
2001-2008 yang terfokus pada pengguna. Dan berdasarkan atas pasal 43, tahun 2007 proses
manajemen berdasarkan SNI yang merupakan produk BSNP yaitu adanya pemanfaatan IT
dalam proses manajemen peprustakaan. Dalam mengelola layanan perpustakaan UNY
menggunakan software Sistem yang terintegrasi, yaitu:
1.
Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of
Information Systems)
Mulai tahun 1990, Perpustakaan UNY menggunakan system perangkat lunak atau
software yang terintegrasi yaitu progam otomasi perpustakaan CDS/ ISIS sebagai pangkalan
data sehingga bisa memberikan layanan akses informasi dengan komputer kepada para
pengguna jasa perpustakaan. Program CDS/ISIS (Computerized Documentation
Sevices/Integrated Sets of Information Systems) adalah program sistem informasi basis data
yang digunakan terutama untuk mengelola basisdata non numeric tersetruktur (data
teks). System ini merupakan software system yang dikeluarkan oleh UNESCO dan
dikembangkan oleh institute technology Thailand yang dapat digunakan oleh instansi-instansi
atau organisasi yang ada di dunia secara gratis. Software ini pun dikenal oleh bangsa
indoneisa kemudian diterjemahkan dan dikelola oleh IPB sehingga organisasi-organisasi
perpustakaan Indonesia pun dapat memakainya secara gratis.
Program ini digunakan sebagai pangkalan database bahan pustaka dan database
mahasiswa (entry dalam pengadaan buku, anggota perpustakaan , pembuatan label,dst),
dimana nantinya semua Pengolahan data yang dilakukan sudah selesai akan di upload atau
ditransfer ke tiga server yang ada di lantai dua. Ketiga server tersebut akan terintegrasi atau
terhubung langsung dengan system computer yang ada diperpustakaan. Seperti dalam proses
pencarian catalog (opec) baik melalui intanet ataupun internet, layanan sirkulasi
(pengembalian dan peminjaman), absensi front office, library digital, online library dan
proquest.

Software terintegrasi ini megalami pengembangan, dari SIPISIS kemudian WINISIS dan
kemudian kembali lagi ke CDS/ISIS. Software CDS/ISIS belum memiliki fitur dan fungsi
yang dibutuhkan seperti pembuatan barcode dan terkoneksi dengan internet, sehingga sempat
terjadi proses pengembangan software menjadi SIPISIS yang mampu menyusun barcode, dan
dilakukan pengembangan kembali menjadi WINISIS yang mampu terkoneksi dengan
internet pula. Namun karena adanya kesulitan dalam pengelolaan pengembangan tersebut
program tersebut kembali menjadi bentuk CDS/ISIS.
Melihat kelebihan dan kelemahan dari software terintegrasi CDS/ISIS, pengelola mulai
mencari dan melihat system lain yang dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggunaanya
untuk peningkatan layanan informasi bagi pengguna. Penggunaan System layanan dengan
software terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau lebih dikenal dengan
Senayan merupakan rencana pengembangan lanjutan dalam penggunaan system pengelolaan
database, system ini mampu bekerja lebih baik dari system sebelumnya. Dimana saat ini
perpustakaan UNY memanfaatkan dua system yaitu CDS/ISIS, dan Senayan yang sedang
melengkapi kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya pada system CDS/ISIS (web dan
barcode). Kedua system tersebut dijalankan secara terpisah dalam beberapa
computer. System SLIM ini mampu mengolah data lebih praktis dan lengkap, sehingga
rencanya system ini akan diterapkan menggantikan posisi dari system CDS/ISIS, hanya
tinggal menunggu pengguna yaitu dosen, mahasiswa, peneliti, dan seterusnya tidak
beraktifitas lagi dalam jangka waktu yang agak lama, karena proses pergantian system
tersebut membutuhkan waktu dan proses yang harus teliti.
2.

System terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau Senayan

Software terintegrasi ini dinamakan senayan, software ini merupakan otoritas dikbud
(berada dekat Senayan Jakarta) dan software ini dapat digunakan secara gratis pula. System
ini sedang digunakan oleh perpustakaan UNY dalam pembuatan barcode dan web
(terkoneksi) yang saat ini sedang dimanfaatkan pada informasi bahan pustaka perpustakaan
melalui online. Karena system CDS/ISIS yang saat ini digunakan pula, tidak mampu
melakukan kebutuhan tersebut karena ada kesulitan pengelola dalam Pengolahan perangkat
software tersebut.
Sudah dikatakan sebelumnya bahwa system SLIM ini tidak lama lagi akan menggantikan
system CDS/ISIS. Kenapa hal itu dilakukan, mengingat kelebihan dari system ini yaitu :
a.
Fitur yang digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Selain dapat mengelola database pustaka kedalam OPEC, akses sirkulasi, absensi front office,
database dan pembuatan kartu anggota perpustakaan langsung, barcode, dst.
b.

System ini sudah berbasis web, sehingga mendukung kerja system informasi.

c.
Software lebih praktis, proses pembuatan atau penyusunan data informasi mudah
dan cepat.
d.
Membuat kerja pegelola menjadi lebih efektif dan efisien, dengan bar code yang
dibuat langsung dari software, maka bisa langsung terdeteksi dalam pencarian tanpa dicap
terlebih dahulu.

e.
Tampilan dari Pengolahan melalui system ini lebih menarik. Seperti adanya
tampilan cover buku ketika kita membuka dan membaca bahan pustaka melalui on line atau
digital library.
Pengelolaan Sistem Informasi
Proses Pengelolaan Sistem Informasi guna layanan bagi pengguna, berawal dari input data
yaitu pengadaan bahan pustaka. Pengadaan ini dilakukan jika ada pesanan, perencanaan
Setiap satu tahun terhadap pengadaan buku baru, atau dari karyawan sirkulasi (pengecekan
buku), dapat pula saran dari pengguna, penerbit buku, dst. Dengan Proses pengadaan bahan
pustaka sebagai berikut :

Input data dari penerbit melalui jalinan kerjasama,

penerbit
Pengadaan buku
Entry data base
Verifikasi

Download

Penerbit, Info pengguna, Pegawai , Pesanan, Rencana tahunan

Penerbit mengupload bahan pustaka yang diterbitkan melalui jalinan (e-mail) kerjasama
dengan perpustakaan, kemudian di download oleh pengelola, database dimasukkan kedalam
pengolahan data (entry), diseleksi oleh team terkait mengenai buku-buku apa saja yang perlu
dan akan dibeli. Selanjutnya proses verifikasi data bahan pustaka sebelum dipesan (buku apa
saja, jumlahnya berapa, harga), maka akan tersisa data pustaka yang mungkin belum akan
terbeli. Data tersebut akan menjadi daftar tertunda dan akan tersimpan. Dari database pustaka
tersebut, akan di buat label (no identitas bahan pustaka meliputi, tahun,pasal,jenis,dst),
barcode, pengktalogan (Opec) untuk pencarian bahan pustaka dan sirkulasi, memuat database
mahasiswa (dari tiap fakultas) untuk yang menjadi anggota perpustakaan akan membantu
absensi dan layanan sirkulasi, dan layanan informasi berbasis web. Dimana database tersebut
akan ditransfer/upload ke tiga server yang ada di lantai dua yang terintegrasi dengan system
computer yang ada di perpustakaan : layanan sirkulasi, absensi, digital library, online library,
dan pro-quest. Alur proses pengelolaan/manajemen system informasi :
Perpustakaan UNY memiliki enam pangkalan data yang dapat diakses melalui
intranet dan internet, yaitu:
1)
Buku, pangkalan data ini memuat informasi mengenai koleksi buku teks yang
dimiliki Perpustakaan UNY.
2)
3)
UNY.

DTS, pengkalan data ini memuat informasi mengenai Desertasi, Tesis dan Skripsi.
Lapen, pangkalan data ini memuat informasi mengenai laporan penelitian dosen

4)
Art, pangkalan data ini memuat judul-judul artikel majalah, surat kabar harian dan
jurnal dalam bentuk tercetak yang dikoleksi oleh perpustakaan UNY yang diperoleh melalui
langganan maupun hadiah.
5)
Jurnal elektronok, pangkalan data ini memuat ribuan judul jurnal bidang
pendidikan, science dan social science.
6)
Website UPT UNY berisi informasi data bibliografi yang dapat diakses melalui situs
http://library.uny.ac.id.

Adapun tujuan layanan ini adalah:

1)

Mempermudah pengguna perpustakaan dalam proses penelusuran informasi.

2)

Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi.

3)
Memberikan peluang dan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan
informasi dari pangkalan data yang ada.
Berikut salah satu contoh penelusur informasi:
1.

Penelusuran website UPT perpustakaan

Dengan mengetik beberapa bahasa perintah pada pangkalan data yang tersedia, informasi
dapat diakses dari manapun tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu, dengan cara sebagai
berikut:
a. Pilih alamat http://library.uny.ac.id
b.

Untuk pencarian daftar literature, pilih menu yang dikehendaki.

c.
Untuk menelusur data bibliografi buku bias melalui judul, pengarang maupun
subyek
2.

Penelusuran jurnal elektronik

a.

Penelusuran melalui internet

Akses internet dengan alamat http://www.proquest.com/pqdweb

Tulis account name dan password, ganti tiap bulan, yang dapat ditanyakan di
perpustakaan R. E-Library.

b.
Penelusuran melalui intranet dengan memanfaatkan OPAC (online Public Acces
Catalogue) yang tersedia di gedung UPT UNY
Perkembangan teknologi informasi yang ditandai dengan adanya penerapan teknologi
komunikasi dan komputer di perpustakaan memungkinkan akses informasi menjadi cepat dan
tepat. Layanan perpustakaan terpadu dan terigentrasi dengan membangun pangkalan data di
UPT Perpustakaan dan di masing-masing perpustakaan fakultas/ jurusan, lembaga penelitian
dan unit-unit terkait di lingkungan UNY telah terkait dan dapat diakses dari fakultas/ jurusan,
unit, lembaga dan rektirat. Dalam penyebaran informasi, system temu kembali (retrieval
system) berguna untuk meng-match-kan apa yang tersedia dan apa yang dibutuhkan.
Mengingat pentingnya literature sebagai salah satu sarana untuk menunjang proses belajara
mengajar, layanan perpustakaan melalui internet dan intranet perlu diperkenalkan dan
dipahami oleh seluruh masyarakt akademik agar fasilitas yang tersedia dapat
dimanfaatkan.Namun UPT sebagai perpustakaan pusat di UNY belum mampu terintegrasikan
atau terhubung dengan fakultas-fakultas yang ada di UNY. Meskipun dahulu sempat
terhubung, namun karena ke-engganan terhadap proses yang sulit dan membutuhkan
kerjasama dengan beberapa pihak terkait (puskom) keterhubungan tersebut terputus sampai
sekarang.
Keuntungan yang diperoleh dengan tersedianya layanan perpustakaan melalui intranet dan
internet adalah:
1.
Dalam waktu 24 jam mahasiswa dapat memperoleh informasi bibliografi denagn
mudah dari berbagai tempat.

2.
Sharing sumberdaya khususnya sumber informasi yang ada di perpustakaan
sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal.
3.
Membuka peluang untuk memperkaya pengalaman belajar dan pemerataan
kesempatan belajar sekaligus sebagai upaya mendukung prinsip life-long learning.

E. Analisis Sistem Informasi UPT UNY

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan kelompok, maka dapat diperoleh beberapa
data mengenai bagaimana system informasi di UPT UNY. Di sini pemanfaatan teknologi
computer
(software dan
hardware) yang
terkoneksi
internet
(netware) oleh
staffpegawai (brainware) digunakan untuk mengolah data (data) yang nantinya berfungsi
sebagai informasi baik untuk staff maupun pengunjung, pendukung pengambilan keputusan
dalam proses menajemen, membantu tugas-tugas layanan perpustakaan terutama yang
berkaitan dengan pengolahan basis data untuk penemuan informasi, pelayanan untuk
pengunjung melalui penyajian informasi melalui layanan catalog, digital
library, danperpustakaan online. UPT perpustakaan UNY menggunakan system informasi
guna meningkatkan layanan bagi pengguna yaitu software system terintegrasi CDS/ISIS dan
SLIM, system yang mendukung kegiatan manajemen di perpustakaan.
Berikut analisis mengenai system informasi UPT UNY :
a)
Sistem informasi yang dipakai CDS\ISIS dan SLIM merupakan perangkat lunak
yang digunakan oleh UPT UNY sebagai pusat pangkalan data, diaplikasikan pada
sistem otomasi perpustakaan guna meningkatkan layanan bagi pengguna.
b)
Perangkat lunak CDS/ISIS dan SLIM merupakan salah satu metode pengembangan
sistem informasi yang digunakan oleh UPT UNY yang masuk dalam kategori metode
pengembangan insourcing yaitu memperoleh perangkat lunak dari luar (gratis atau membeli)
dan dikelola sendiri.
c)
Proses peralihan dari pengelolaan data manual melalui mesin tik ke teknologi
komputer dilakukan atas dasar makin meningkatnya:

Tuntutan teknologi informasi khususnya computer

Meningkatnya kebutuhan pelayanan perpustakaan

Tuntutan menggunakan koleksi secara bersama

Kebutuhan untuk mengefektifkan tenaga dan sumberdaya manusia

Kebutuhan efisiensi waktu dalam pencarian data

Keanekargaman bahan pustaka yang dikelola

Kebutuhan layanan akses informasi pustaka secara cepat dan tepat

d) Bentuk keluaran dari System informasi yang sudah dikelola berupa : catalog
computer, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), digital library, perpustakaan online,
pengklasifikasian buku, pengelolaan administrasi keanggotaan dan pegawai, kumpulan data
base koleksi pada pangkalan data.
e)
Dalam manajemen system informasi, telah disebutkan Komponen-komponen system
informasi, setidaknya terdapat tiga tahap sistem informasi yang di operasionalkan oleh
seorang ahli IT yang bekerjasama dengan staff pustakawan lainnya yaitu : input (berupa datadata yang dimasukan ke dalam sistem), proses (data tersebut dimanipulasi agar dapat terbaca,
diolah dan dikeluarkan menjadi informasi (penyimpanan file)), output (berupa hasil dari
pengolahan data input yang langsung dapat digunakan oleh pegawai ataupun pengunjung,
data mengenai keterangan buku seperti penerbit, pengarang, jumlah buku,dst) dan kendali
(control atau metode yang digunakan untuk melindungi data, berupa backup dan persediaan
jend set)
f)
Sistem kerja di UPT UNY yaitu melingkar, terjadi pertukaran wilayah kerja Setiap
empat (4) bulan sekali. Dimana perputaran tersebut lebih bergerak ke bagian teknisnya
(umum) dan pada pegawai yang jabatanya masih dibawah atau senior.
Dari pemaparan di atas dapat di analisis kelebihan dan kelemahan sistem informasi di UPT
UNY, antara lain :
Kelebihan :
a)
Dengan peralihan dari manual ke otomasi komputer, hal tersebut memberi
kemudahan padapelayanan dan kinerja pegawai dalam mengelola informasi apapun menjadi
efisien dan efektif.
b)
Memberikan kepuasan bagi pengunjung dengan pelayanan informasi yang
mendukung, sehingga pengunjung dapat memperoleh informasi yang diinginkan.
c)
Mampu mengelola sistem informasi dengan sistem prosedur kerja yang sudah
ditetapkan sebagai pedoman dalam bekerja dengan seorang ahli IT yang mengontrolnya.
Kelemahan :
a)
Sistem kerja yang ada (berputar/rotasi), memberi dampak yang kurang baik dalam
pengoptimalan kinerja pegawai untuk pengelolaan perpustakaan. Dengan sistem berputar dan
berpindah tersebut, staff pegawai tidak benar-benar mengusai secara mendetail terhadap
pekerjaanya karena mereka dituntut mengusai semua pekerjaan yang ada di sini.
b)
Dapat ditimbulkanya Permasalahan dalam pengelolaan dan pengontrolan sistem
informasi. Karena tidak adanya keahlian khusus dalam mengelola sistem informasi pada
setiap pegawai, jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan (ketika ahli IT sedang tidak ada
diruangan) maka sistem yang ada diperpustakaan menjadi terganggu karena pangkalan sistem
informasi mereka berada dalam kendali komputer.
c)
Penggunaan sistem informasi terintegrasi (CDS/ISIS) merupakan software dari luar,
sehingga kemungkinan besar software tersebut akan sulit untuk dilakukan pengembangan
atau penambahan fitur yang dibutuhkan. Cara yang dapat digunakan hanya merubah system

ke system lain yang memiliki kelebihan dari system semula. Sehingga hal tersebut
membutuhkan banyak waktu dan proses dalam perubahan system.
d) Manajemen system informasi di perpustakaan kurang dioptimalkan dalam
hubunganya dengan system yang ada di perpustakaan-perpustakaan fakultas.

BAB III
PENUTUP

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT UNY, dapat disimpulkan mengenai

bagaimana sistem informasi disana. Seperti pada organisasi-organisasi pepustakaan pada
umumnya, UPT UNY memilliki manajemen sistem informasi yang dikelola oleh
pegawaiperpustakaan. System informasi tersebut yaitu CDS/ISIS sempat berkembang

menjadi SIPISIS dan WINISIS merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai
sistempengolahan data menjadi informasi. Dan saat ini menggunkan system informasi
CDS/ISIS dikombinasikan dengan software terintegrasi SLIM dalam rangka meningkatkan
layananya kepada pengguna.
Dimana Manajemen system informasi dari software tersebut melibatkan personalia yang
ada diperpustkaan khususnya pada ahli IT. Keluaran yang tampak dari pengolahan sistem
informasi tersebut antara
lain catalog
computer,
sirkulasi
(peminjaman
dan
pengembalian), digital library, perpustakaan online, dll. Sebagai sebuah perpustakaan, UPT
perpustakaan UNY dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang ideal dengan proses
manajemen system informasi yang mampu memberikan pelayanan dan fasilitas terbaik untuk
penggunanya, meskipun dalam pengelolaan system dan kompetensi sumber daya manusianya
masih kurang optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Aryawan Agung. Sistem Informasi.pdf . Diakses hari senin, tanggal 30 april 2012.
Jogiyanto.2005.Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andioffset
Sukarjono,dkk.2010.Buku Panduan Pemakai
perpustakaan universitas negeri yogyakarta

Perpustakaan.

Yogyakarta

:UPT

http://ivaninternisti.wordpress.com/2010/01/18/pengertian-sistem-informasi-manajemensim/
http://yoyoke.web.ugm.ac.id/download/sim.pdf diakses hari senin, tanggal 30 april 2012
http://www.gudangmateri.com/2010/07/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html diak
ses hari senin, tanggal 30 april 2012
http://komunitas.stiki.ac.id/sistem-informasi/379-sistem-informasi-manajemen-vsmanajemen-sistem-informasi.html diakses hari senin, tanggal 30 april 2012