Pelatihan

Microsoft Access
Tingkat Dasar
oleh
Rahmat, S.Kom

Coral Reef Information and Training Center

Coral Reef Rehabilitation and Management Program
Jakarta, 2006

Sarana Pelatihan :
Diktat
Hand-out : Day to Day Exercise
File Latihan
Komputer

Yang akan dibahas pada pelatihan dasar :

MATERI MICROSOFT ACCESS TINGKAT DASAR :

MATERI MICROSOFT ACCESS TINGKAT DASAR :

Apa itu Database ?

Database merupakan kumpulan data.
Misalkan :
Database PRODUK : nama produk, harga, ukuran
Database SUPPLIER : nama perusahaan, alamat, no telp.. dsb

Contoh Input Data Dalam Bentuk Formulir

Contoh Penyimpanan Data Dalam Bentuk Tabel

Database yang cukup kompleks :

Contoh input data dalam bentuk Formulir Order

Contoh Database Relational yang Kompleks :

Contoh input data dalam bentuk Formulir Order

Contoh Database Relational yang Kompleks :

60
606

Menjalankan program Microsoft Access :

1. Cara Pertama

Menjalankan program Microsoft Access :

2. Cara Kedua

Menjalankan program Microsoft Access :

3. Cara Ketiga

1. Menjalankan program Access melalui file Northwind :

1. Komponen Tabel Access yang meliputi : Table, Query, Forms,

Report, Macro, dsb.

1. Komponen Jendela Access yang meliputi :

a. Title Bar;
b. Menu Bar;
c. Komponen Database;
d. Maximize, Minimize, Close.
a

Penjelasan tentang File :

Tabel
Query
Form
Report

Bab. 2
Pengelompokan Type Data :

Pengelompokan Type Data :

1. Buka program Access

Start All Program Microsoft Office
Microsoft Office Access 2003 atau
Buka file Access (c:\latihan\Northwind.mdb atau Latihan.mdb)

2. Membuat File Database Baru :

[File New] atau [Icon New] atau [Blank Database]

2. Membuat File Database Baru :

Tentukan Folder
Ketik Nama file database
Klik [Create]

3. Membuat Tabel Baru :

Pilih object [Table]
Pilih icon [New]
Pilih [Design View] di menu [New Table] OK

Latihan : membuat tabel masukan struktur data

Latihan :
Modifikasi Primary Key
Modifikasi Tabel

 Masukkan data-data berikut ke dalam tabel Employees

Untuk Field HireDate format [mm/dd/yy]
Untuk Field Salary ketik tidak usah memakai $, titik atau koma.
Untuk Field E-mail setting dengan hiperlink email
Untuk Field Photo inset object (embedded atau link)

Uji :
- Double klik data untuk field E-mail, bagaimana hasilnya ?
- Double klik data untuk field Photo, bagaimana haslnya ?

Start Control Panel Regional and Language Options

Merubah Format untuk field Date

Dari format United Stated (mm/dd/yy) ke Indonesian (dd/mm/yy)
Merubah Format untuk field Salary
Dari format United Stated ($) ke Indonesian (Rp)

Uji :
- Masukkan data HireDate dengan format berbeda, bagaimana hasilnya ?
- Masukkan data Salary dengan manual (ketik koma dan titik), bagaimana ?

1. Buka Database Lat Employees.mdb

2. Hapus tabel Employees (dihapus secara permanen)
Dengan icon [DELETE]
Dengan klik kanan delete
3. Bisa dikembalikan dengan Undo (hanya satu kali)

undo
Icon [DELETE]
Klik kanan Delete

4. Import table : EMPLOYEES dari Database EmployeesTable

ke table : EMPLOYYES dari Database LatEmployeesTable

Latihan : - Import tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable

- Link tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable

Tabel hasil import table

Tabel hasil link table

Uji :
- Hapus tabel EmployeesTable.mdb,
- Kemudian buka file hasil link, bagaimana hasilnya ?
- Kemudian buka file hasil import, bagaimana hasilnya ?

1. Buka file EmployeesTable.mdb

2. Pilih Table Employees, kemudian klik Design
Latihan :
1. Untuk Field : Name
- Rubah Field Size dari 50 menjadi 20,
kemudian uji dengan menambahkan data field nama, bagaimana hasilnya ?
uji menambahkan Format dengan tanda > (huruf besar) atau < (huruf kecil) ?
2. Untuk Field : Gender
- Rubah Field Size dari Long Integer menjadi Byte
kemudian uji dengan memasukkan angka negatif, apa yang terjadi ?
3. Untuk Field : HireDate
- Rubah Format dengan jenis format yang ada, bgmn haslnya ?
(long date, medium date, dd-mm-yy, dd-mmm-yy, dd-mmm-yyyy, )

Hanya Data Type : OLE Object yang tidak memiliki FPG

Latihan : INPUT MASK

Rubah input Mask untuk Field HomePhone dengan jenis
karakter input mask yang ada diatas (O,9,#,L,?,A,a,&,C,<,>)

Latihan : CAPTION
-Label untuk memperbaiki tampilan Field :
- MarriedStatus Married Status,
- TitleofCoutesy Title of Courtesy, HomePhone, dll.

Latihan : DEFAULT VALUE

- Setiap kali menambahkan record baru, maka otomatis field yang
sudah diisi dengan devault value yang terisi, contoh :
- Gender default valuenya diisi dengan angka [1] atau [2],
- MarriedStatus default valuenya diisi dengan [Yes] atau [No],
- HireDate default valuenya diisi dengan [now()].

Latihan : VALIDATION RULES AND VALIDATION TEXT

- Sebagai contoh untuk field gender yang hanya berisi data angka 1
dan 2, dapat diisikan di validation rules dengan :
- Gender 1 or 2 (VR); Anda masukkan angka 1 atau 2 (VT)
- Salary >=250 (VR); Masukkan angka lebih dari = 250 (VT)

Latihan : REQUIRED
- Apakah sebuah field bisa dikosongkan atau harus diisi.

Data untuk field name

dihapus atau
dikosongkan, hasilnya
adalah error

Latihan : INDEXED
- No; Yes (Duplicates OK); Yes (No Duplicates)

1. Buat database baru : Lat Northwind.mdb

2. Import tabel dari file Northwind.mdb :
Categories
Employees
Products
Suppliers
(option click untag (relationships)
Hasil import :

1. Tampilkan Combo Box untuk field : TitleofCourtesy yang ada di

tabel Employees;

Nilai standard adalah Text Box

Untuk membatasi masukan maka
Limit to List dari [No] diganti dengan [Yes]

2. Tampilkan Combo Box tabel Products untuk field : Supplier dan

Category.

First
Previous

New Record

Next
Last

Latihan :
- Menghapus record
- Mengurutkan berdasarkan : productID, Name
- Menampilkan dengan Filter : Category = Beverage dan
Unit of Stock = 17
Mengurutkan Ascending
Berdasarkan Product Name
Fasilitas Filter

Remove Filter

Latihan :
- Merubah jenis tampilan huruf dan warna

Latihan :
- Menyembunyikan kolom (Hide Column) dan UnHide Column
- Freeze dan UnFreeze Column

1. Buka Database Lat Northwind.mdb

2. Hapus semua tabel yang ada
3. Import tabel dari database Northwind.mdb yaitu tabel :
Customers dan Order (klik options dan hapus tanda relationship)
4. Hilangkan Combo Box yang ada di tabel Order (Field Customers)
5. Tes hubungan antara tabel Customers dan Order independen
artinya apabila kita merubah data Customers tidak otomatis
merubah data Order.
6. Bagaimana apabila kita merubah data yang ada di tabel
Customers, maka secara otomatis merubah data yang ada di tabel
Orders. membuat relationship.
7. Relationship :
Hanya mengklik Relationship integrity test
Mengklik Cascase Update test
Mengklik Cascase Delete test
8. Ubah data CustomerID : ALFKI dengan ALFKO di tabel
Customers, apakah secara otomatis merubah data yang ada di
tabel Orders.

9. Hapus tabel yang ada (Customers dan Orders)

10. Import seluruh tabel yang di Database Northwind.mdb termasuk
fasilitas relationship.
11. Lihat hubungan antar tabel (relationship) yang ada, lakukan
analisa mengapa ada yang memakai Cascade Update, Cascase
Delete dan Integrity saja ?

Shipper

Customers

Employees

Order Detail

Formulir

BAB 3.
1. Buka database Lat EmployeesTable.mdb
2. Fungsi Query menampilkan data-data yang diinginkan dari
sebuah atau beberapa tabel
3. Type/jenis dari Query
4. Membuat Query QEmployees

5. Membuat Query untuk :

Tax (3%) Tax:[salary]*(3/100)
Net Salary NetSalary:[salary]-tax
Sex Sex:IIF([Gender]=1;Man;Women)
Hilangkan tanda Show untuk Gender dengan klik Show

6. Membuat Query dengan Parameter :

Buat Query Parameter : isi label Salary dan Jenis Kelamin
Salary = 400; JenisKelamin = Man

Hasil

1.
2.
3.
4.

Buat Copy dari file Query Qemployees CopyQEmployees

Buka file Query : CopyQEmployees
Hapus parameter query untuk Salary dan Jenis Kelamin
Membuat Make-Table Query :
Hasilnya adalah tabel baru dengan nama Salary

Action Query

5. Membuat Update Query :

Merubah record yang mempunyai Salary = 400 menjadi 800
Hasilnya dapat dilihat di tabel Employees

Nilai 400 berubah menjadi 800

5. Membuat Append Query :

Menambahkan record ke tabel yang ditunjuk berdasarkan query

5. Membuat Delete Query :

Menghapus record ke tabel yang ditunjuk berdasarkan query

1. Buka database Lat Northwind.mdb

2. Kosongkan Lookup tabel untuk Column Width untuk Field SupplierID dan
CategoryID, maka terlihat hanya ID saja bukan nama supplier dan nama
Category.
3. Buat Query untuk tabel Products, Categories dan Suppliers :
Query New Design View OK
4. Pada Show table, masukkan tabel Customers, Products dan Categories.

1.
2.
3.
4.

Buka database Lat Northwind.mdb

Buka file Order Details
Lihat untuk Order ID = 10248 terdapat 3 record dng Sub Total Quantity = 27
Buat Query sebagai berikut :

5. Penggunaan Where untuk exspresi Query :

6. Penggunaan Expression untuk Query Extended Price : file : Product qry

7. Penggunaan Expression untuk Query Extended Price :

Save query dengan : ExtendedPrice per Order ID

8. Membuat Harga untuk tabel Products yang paling mahal untuk lima teratas :
File Query : Five Most Expensive Product

Definisi Query Bertingkat query yang diambil datanya dari query lain
File Query : ExtendedPrice Details

Tabel

Query

Tujuan Crosstab Query adalah merubah yang tadinya baris menjadi Kolom
File Query : Quartelly Amount by Products

1.
2.
3.
4.

Buat Database baru dengan nama berbeda dari yang sudah ada
Import Query yang ada di database Northwind
Kemudian pelajari masing-masing Query
Gunakan fasilitas Help untuk mengetahui syntax yang ada

BAB 4.
1. Buka file Lat EmployeesTable
2. Buat Form dengan Form Wizard