Universidad Nacional Experimental

De los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora.

Vice-rectorado de Planificacin y Desarrollo Social.
Programa: Ingeniera, Arquitectura y Tecnologa.
Sub-programa de Ingeniera de Petrleo.
Barinas-Barinas

Gerencia de Alcance

Profesora:

Bachilleres:

Ing. Abreu Junior

Garca Evelyn

C.I:23.561.815

Sub-proyecto: Gerencia y Planificacin

Moreno Juan

C.I:18.846.178

de Proyectos

Puentes Mayra

C.I:27.655.745

Seccin: D-01

Roa Gabriel

C.I:20.963.501

Rosales Alida

C.I:24.651.176

Barinas, Noviembre del 2016

ndice
Introduccin 3
Gerencia de Alcance. 4
Iniciacin...... 5
Planificacin del Alcance.. 8
Definicin del alcance.. 12
Verificacin del alcance... 14
Control de cambios en el alcance.. 15
Conclusin.19
Bibliografa..... 20

Introduccin

El alcance es la resea de los lmites del proyecto, este es un proceso que

determina lo que se realizar para alcanzar sus objetivos. Es el conjunto de todas las
actividades que un proyecto ha puntualizado y que luego usar para concretar el
cronograma y el presupuesto del mismo.
Uno de los factores de xito de un proyecto es una

gestin del alcance

apropiada. Muchos proyectos presentan serios inconvenientes y han llegado a fracasar

debido a la incorrecta interpretacin de los requerimientos del producto o inapropiada
gestin del alcance del proyecto, lo que suma trabajo no autorizado, alterando a su vez
el tiempo y presupuesto inicialmente considerado en el proyecto.
Por ello, se debe tener presente que el objetivo principal de la gerencia de
alcance del proyecto, es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el
proyecto
Y a su vez, es compromiso del Gestor del Proyecto ejecutar los cambios en el
proyecto, para reformar, adicionar o descartar requisitos y al margen, continuar
enmarcados dentro de la Declaracin del Alcance inicialmente admitido y de esta forma
lograr los objetivos del proyecto. Mediante la gestin de cambios, el Gestor del
Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras reas de
conocimiento.

Gerencia de Alcance

La gerencia de alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para

asegurarse que el proyecto abarque todo el trabajo requerido, y slo el trabajo
requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se vincula principalmente con
la definicin y el control de lo que est y lo que no est incluido en el proyecto.
Los procesos ms importantes son:

Iniciacin
Planificacin del alcance
Definicin del alcance
Verificacin del alcance
Control de cambios en el alcance

Estos procesos presentan interaccin entre ellos y con los pertenecientes a otras
reas de conocimiento. Cada proceso puede implicar el

esfuerzo de

uno o ms

individuos, basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso generalmente

sucede al menos una vez en cada fase del proyecto.
Un proyecto se compone de un nico producto, pero dicho producto puede contener
elementos subsidiarios, cada uno con su separado pero interdependiente alcance. La
completacin del alcance del producto es medida contra los requerimientos, mientras
que la completacin del alcance del proyecto es medida contra el plan. Los dos
alcances deben estar integrados para garantizar que el trabajo del proyecto derive en la
obtencin del producto especificado.
As mismo, un componente principal del alcance es la calidad del producto final. La
cantidad de tiempo dedicado a las tareas individuales determina la calidad global del
proyecto. Algunas tareas pueden requerir una cantidad dada de tiempo para ser
completadas adecuadamente, pero con ms tiempo podran ser completadas
excepcionalmente.
Iniciacin
4

La iniciacin es el proceso de considerar formalmente la presencia de un nuevo

proyecto o de que un proyecto actual debe pasar a una etapa posterior. Dicha iniciacin
formal conecta el proyecto con el trabajo diario de la organizacin. En algunas
organizaciones, un proyecto no est formalmente iniciado hasta que se haya
completado el estudio de factibilidad, un plan preliminar o cualquier anlisis
equivalente. Algunos tipos de proyectos, en especial los de servicios internos y el
desarrollo de nuevos productos, son iniciados de manera informal ejecutndose una
porcin limitada de trabajo que ratifique las aprobaciones necesarias para un inicio
formal. Normalmente los proyectos son concedidos como resultado de:
Una demanda del mercado: una compaa petrolera aprueba la construccin
de una nueva refinera como consecuencia de una insuficiencia grave de combustible.
Una necesidad de negocios: una compaa de entrenamiento permite la
creacin de un nuevo curso, con el propsito de ampliar las ganancias
El requerimiento de un cliente: una empresa de energa elctrica autoriza la
construccin de una nueva subestacin que alimentar un nuevo parque industrial
Un avance tecnolgico: una firma electrnica autoriza el desarrollo de un nuevo
video juego luego de la introduccin del grabador de CD
Un requerimiento legal: una empresa de pinturas autoriza un proyecto que
establezca lineamientos para la disposicin de material txico
Estos estmulos son llamados problemas, oportunidades o requerimientos de
negocios. En ellos, la gerencia debe tomar una decisin acerca de cmo responder a
cada situacin.
Este proceso utiliza los resultados de otros procesos de planificacin para
crear un documento consistente y coherente que pueda ser usado para guiar tanto la
ejecucin como el control del proyecto. Este proceso casi siempre se repite varias
veces. Por ejemplo, un borrador

inicial

puede incluir recursos genricos con

duraciones sin fechas especficas, mientras que el plan final especifica recursos y
fechas explcitas. El plan del proyecto es utilizado para:
5

 Documentar las decisiones de planificacin con relacin a las alternativas

seleccionadas
Facilita la comunicacin entre los involucrados en el proyecto
Define los puntos de verificacin clave en cuanto a contenido, extensin y
cronograma
Proporciona una lnea base para la medicin y el control del proyecto

Entradas

Descripcin del producto

La descripcin del producto registra las caractersticas del producto o servicio que el
proyecto debe crear. Generalmente tendr menos detalle en las fases tempranas y
ms detalles en las ltimas, en la medida en que las caractersticas del producto van
siendo elaboradas.
La descripcin del producto debe identificar el vnculo entre el producto y servicio
creado y la necesidad de negocios o estmulo que produjo el proyecto. La forma y
substancia de la descripcin del producto debe ser siempre lo suficientemente
detallada como para servir de base a la planificacin del proyecto.

Plan Estratgico
El plan estratgico de la organizacin que lleva a cabo el proyecto es un factor

primordial en las decisiones del proyecto, de tal manera que el proyecto est acorde
con los objetivos de la empresa

Criterios de Seleccin
Los criterios de seleccin el proyecto son tpicamente descritos en trminos del

producto del proyecto y pueden comprender un amplio rango de posibilidades de

problemas gerenciales tales como el retorno financiero, la distribucin del mercado
y la percepcin del pblico entre otros.

Informacin Histrica

Es idneo considerar la informacin histrica disponible acerca de decisiones de

seleccin y productividad de proyectos anteriores. Cuando la iniciacin incluye la
aprobacin de la siguiente fase de un proyecto, la informacin de las previas fases
es frecuentemente crtica.
Tcnicas y Herramientas

Mtodos de seleccin
Los mtodos de seleccin de un proyecto corresponden tpicamente a una de

estas dos categoras:

Medicin de beneficios: estrategias comparativas, modelos de puntuacin,

contribucin de beneficios y modelos econmicos
Mtodos de optimizacin por restricciones: modelos matemticos que usan
algoritmos lineales, no lineales, dinmicos, enteros y multi- objetivo.
Juicio de Expertos
El juicio de experto es constantemente requerido para evaluar las entradas de
este proceso. La experiencia puede ser dada por

un grupo o individuo con

conocimientos o entrenamiento especializado, que est disponible a partir de

alguna de estas fuentes:
Otras unidades de la organizacin
Consultora
Asociaciones tcnicas y profesionales
Grupos industriales
Resultados
Documento de Inicio

Este documento reconoce formalmente la existencia del proyecto. Debe incluir

directamente o por referencia:

La necesidad de negocio que el proyecto debe atender
La descripcin del producto
El documento de inicio es creado por un gerente externo al proyecto y con un
nivel apropiado para las necesidades del proyecto. Esto provee al gerente del
proyecto, de la autoridad para utilizar recursos de la organizacin en actividades del
proyecto.
Identificacin del Gerente del Proyecto
En general, el gerente del proyecto debe ser reconocido y designado tan pronto
como el proyecto sea declarado factible. El gerente del proyecto debe ser designado
antes de que comience su actuacin y preferiblemente, mucho antes de que la
planificacin est hecha.

Restricciones

Las restricciones son factores que condicionan las opciones del equipo
gerencial, por ejemplo un presupuesto

pre-establecido. Cuando el proyecto se

realiza bajo contrato, las provisiones contractuales generalmente se constituyen en

restricciones.

Suposiciones

Las suposiciones son factores considerados como verdaderos, reales o ciertos

para efectos de planificacin.
Planificacin del Alcance
La planificacin del alcance es el proceso de amplificar un documento de
alcance que sirva de base para decisiones futuras incluyendo en especial, el mtodo
para determinar si

una fase

o el proyecto completo

ha sido terminado

satisfactoriamente. Este documento provee las bases para un acuerdo entre el equipo
del proyecto y el cliente, identificando los objetivos y productos.

Si todos los elementos del alcance estn disponibles, el proceso no es ms que

la creacin de un documento escrito.
Entradas

Descripcin del Producto

La descripcin del producto documenta las caractersticas del producto o servicio

que el proyecto debe crear. La descripcin del producto generalmente tendr menos
detalle en las fases tempranas y ms detalles en las ltimas en la medida en que las
caractersticas del producto van siendo elaboradas.
La descripcin del producto debe documentar la relacin entre el producto y servicio
creado y la necesidad de negocios o estmulo que origin el proyecto. La forma y
substancia de la descripcin del producto debe ser siempre lo suficientemente
detallada como para servir de soporte a la planificacin del proyecto.

Documento de Inicio

Este documento reconoce formalmente la existencia del proyecto. Debe incluir

directamente o por referencia:
La necesidad de negocio que el proyecto debe atender
La descripcin del producto
El documento de inicio es generado por un gerente externo al proyecto y con un
nivel apropiado para las necesidades del proyecto. Esto provee al gerente del proyecto,
de la autoridad para utilizar recursos de la organizacin en actividades del proyecto.
Cuando se ejecuta un proyecto bajo contrato, es el contrato firmado el que sirve
generalmente como documento de inicio para el vendedor.

Restricciones

Las restricciones son factores que limitan las opciones del equipo gerencial, por
ejemplo un presupuesto pre-establecido. Cuando el proyecto se ejecuta bajo contrato,
9
las provisiones contractuales generalmente se constituyen en restricciones.

Suposiciones

Las suposiciones son factores considerados como verdaderos, reales o ciertos para
efectos de planificacin.
Tcnicas y Herramientas

Anlisis del Producto

El anlisis del producto conlleva el desarrollo de un entendimiento profundo del

producto del proyecto. Incluye tcnicas tales como la ingeniera de sistemas y valor, el
anlisis del valor, el anlisis de funcionamiento y la evaluacin de calidad

Anlisis Costo/Beneficio

El anlisis costo-beneficio implica la valoracin de costos tangibles e intangibles,

as como de los beneficios de las diferentes alternativas de solucin y el empleo de
indicadores financieros tales como la tasa de retorno, para evaluar la conveniencia de
cada una de las opciones identificadas

Identificacin de Alternativas

Se refiere a la tcnica empleada para producir diferentes alternativas de solucin.

La ms comn es la tormenta de ideas.

Juicio de Expertos

El juicio de experto es frecuentemente solicitado para evaluar las entradas de este

proceso. La experiencia puede ser suministrada por

un grupo o individuo con

conocimientos o entrenamiento especializado que est disponible a partir de alguna de

estas fuentes:

Otras unidades de la organizacin

Consultora
Asociaciones tcnicas y profesionales
Grupos industriales

10

Resultados

Informe de Alcance

El informe de alcance provee una base documentada para posteriores decisiones y

para la confirmacin o desarrollo de un comn entendimiento de alcance del proyecto
entre los involucrados. En la medida en que avanza el proyecto, el informe de alcance
debe ser repasado para revisar, refinar y reflejar cambios en el alcance del proyecto.
El informe de alcance incluir directamente o por referencia:
La justificacin del proyecto: necesidad de negocio que origina el proyecto.
Producto del proyecto: una breve descripcin del producto
Resultados del proyecto: un sumario de subproductos cuya completacin
marcan la terminacin del proyecto.
Objetivos del proyecto: criterios cuantificables que deben ser alcanzados para
que el proyecto sea considerado exitoso. Los objetivos del proyecto deben al
menos incluir costos, cronograma y calidad

Detalles de Soporte

Los detalles de soporte del informe de alcance deben ser estructurados y

documentados para facilitar su uso en el proceso gerencial. Los detalles de soporte
deben incluir la documentacin que identifica suposiciones y restricciones.

Plan de Alcance

Este documento describe cmo el alcance del proyecto ser manejado y cmo se
integrarn cambios de alcance en el proyecto. Debe adems incluir una evaluacin
de la estabilidad esperada del proyecto. La planificacin de alcance debe contener una
descripcin clara acerca de cmo sern identificados y clasificados las variaciones.
El plan de alcance puede ser formal

o informal,

detallado o general. Es un

elemento subsidiario del plan general del proyecto

Definicin del Alcance

11

La definicin del alcance consiste en dividir

los

productos del proyecto en

componentes ms pequeos y manejables con el objeto de:

Mejorar la precisin de los estimados de costo, tiempo y recursos

Definir una lnea de referencia para medicin y control del rendimiento
Facilitar la asignacin de responsabilidades
Una apropiada definicin del alcance, es crtica para el xito del proyecto.
Entradas

Informe de Alcance

El informe de alcance provee una base documentada para futuras decisiones y para
la ratificacin o desarrollo de un comn entendimiento de alcance del proyecto ente los
involucrados. En la medida en que avanza el proyecto, el informe de alcance debe ser
revisado para revisar, refinar y reflejar cambios en el alcance del proyecto. El informe
de alcance incluir directamente o por referencia:
La justificacin del proyecto: necesidad de negocio que origina el proyecto.
Producto del proyecto: una breve descripcin del producto
Resultados del proyecto: un sumario de subproductos cuya completacin
marcan la terminacin del proyecto.
Objetivos del proyecto: criterios cuantificables que deben ser alcanzados para
que el proyecto sea considerado exitoso. Los objetivos del proyecto deben al

menos incluir costos, cronograma y calidad

Restricciones

Las restricciones son factores que limitan las opciones del equipo gerencial, por
ejemplo un presupuesto pre-establecido. Cuando el proyecto

se

ejecuta

bajo

contrato, las provisiones contractuales generalmente se constituyen en restricciones.

Suposiciones
12

Las suposiciones son factores considerados como verdaderos, reales o ciertos para
efectos de planificacin.

Otros Procesos de Planificacin

Es necesario revisar los efectos de los procesos de planificacin de otras reas

de conocimiento, para valorar el posible impacto en la definicin del alcance.

Informacin Histrica
Para la definicin del alcance, conviene emplear informacin histrica de

proyectos anteriores incluyendo informacin acerca de desaciertos y omisiones

Tcnicas y Herramientas

Estructura de Trabajo

Las estructuras de trabajo de proyectos previos pueden ser usadas como base para
un nuevo proyecto. Aunque cada proyecto es nico, las estructuras de trabajo pueden
ser reutilizadas ya que cada nuevo proyecto se asemeja en algn grado a otro
previamente ejecutado. En muchas reas de aplicacin existen estructuras de trabajo
estndar (o semi-estndar).

Descomposicin

La descomposicin consiste en subdividir productos y objetivos del proyecto en

factores ms manejables que son definidos con suficiente detalles como para servir de
soporte para actividades del proyecto (planificacin, ejecucin, control y cierre). La
descomposicin incluye los siguientes pasos:
Identificar los elementos importantes del proyecto
Decidir si se pueden lograr estimados de costos y desarrollo con el nivel de
detalle adecuado
Identificar los elementos que constituyen el producto
Verificar la correctitud de la descomposicin
Resultados

Estructura de Trabajo

La estructura de trabajo es una asociacin de elementos del proyecto encaminada a

objetivos, que organiza y define el alcance total del proyecto: cualquier trabajo que no
est en la estructura, est fuera del alcance del proyecto. Al igual que con la
planificacin del alcance, la estructura de trabajo se emplea frecuentemente para
confirmar un comn entendimiento del alcance del proyecto. Cada nuevo nivel
simboliza una descripcin del elemento del proyecto, con mayor nivel de detalle.
A cada elemento de la estructura de trabajo se le asigna un identificador nico.
Estos identificadores son comnmente llamados cdigo de cuenta. Los tems en
los niveles inferiores son frecuentemente referidos como paquetes de trabajo. Los
paquetes de trabajo sern descompuestos en actividades.
La descripcin de los elementos de trabajo son recopilados en un glosario,
que tpicamente incluye la descripcin de los paquetes de trabajo y de otros datos
de planificacin tales como fechas programadas, presupuestos de costos y
asignacin de personal.

Verificacin del Alcance

La verificacin del alcance es el proceso de aprobacin formal del proyecto por parte
de los involucrados. Requiere la observacin de los productos y resultados para
asegurar que todo fue completado correcta y satisfactoriamente. Si el proyecto se
completa antes de tiempo, el proceso de verificacin debe fijar y documentar el grado
de completacin alcanzado. La verificacin del alcance difiere del control de calidad en
que se enfoca principalmente hacia la aceptacin del trabajo, mientras que el control de
calidad lo est hacia la correctitud de los resultados.
Entradas

Resultados del Trabajo

14

Los resultados del trabajo incluyen qu productos han sido completados total o
parcialmente, en qu costos se ha incurrido, etc.

Son resultados del proceso de

ejecucin del plan.

Documentacin del Producto

Los documentos que describen los productos del proyecto, deben estar disponibles
para revisin. Los trminos utilizados para la exposicin de esta documentacin, varan
de acuerdo al rea de aplicacin
Tcnicas y Herramientas

Inspeccin

La inspeccin incorpora actividades tales como medicin, examen y prueba

ejecutadas para diagnosticar si los resultados estn conforme a los requerimientos. Las
inspecciones son tambin llamadas revisiones y auditorias.
Resultados

Aceptacin Formal

Es la documentacin que establece que el cliente ha aceptado el producto o fase

del proyecto. En algunos casos, esta aceptacin puede ser condicional.
Control de Cambio en el Alcance
El control de cambios en el alcance es el proceso cuya responsabilidad incluye:
Influenciar los factores que crean cambios para asegurar que estos

sean

beneficiosos
Determinar que un cambio ha ocurrido
Manejar los cambios actuales cuando ocurran
El control de cambios en el alcance debe estar ntimamente incorporado con
otros procesos de control tales como tiempo, costos y calidad entre otros.
15

Entradas

Estructura de Trabajo
La estructura de trabajo es una agrupacin de elementos del proyecto orientada

a objetivos e hitos, que constituye y define el alcance total del proyecto: cualquier
trabajo que no est en la estructura, est fuera del alcance del proyecto. Al igual que
con la planificacin del alcance, la estructura de trabajo se emplea frecuentemente para
confirmar un

comn entendimiento del alcance del proyecto. Cada nuevo nivel

representa una descripcin del elemento del proyecto, con mayor nivel de detalle.
A cada elemento de la estructura de trabajo se le estipula un identificador nico.
Estos identificadores son comnmente llamados cdigo de cuenta. Los tems en los
niveles inferiores son frecuentemente referidos como paquetes de trabajo. Los
paquetes de trabajo sern descompuestos en actividades.
La descripcin de los elementos de trabajo son recopilados en un glosario, que
tpicamente incluye la descripcin de los paquetes de trabajo y de otros datos de
planificacin tales como fechas programadas, presupuestos de costos y asignacin de
personal.

Reporte de Rendimiento

Provee informacin acerca del rendimiento en el logro del alcance, tal como cules
productos han sido completados y cules no. Los reportes de rendimiento advierten al
equipo del proyecto acerca de eventos que pueden causar inconvenientes a futuro

Requerimientos de Cambios

Los requerimientos de cambios pueden sobrevenir de diferentes formas, oral o

escrita, directa o indirecta, iniciada interna o externamente, obligatorias por ley u
opcionales. Las variaciones pueden exigir una expansin del alcance o permitir un
recorte. La mayora de los cambios son el resultado de:
Un evento externo: cambios en regulaciones gubernamentales
16
Un error y omisin al definir el alcance del producto: no haber incluido una
determinada caracterstica en el diseo de un sistema de telecomunicaciones

 Un error u omisin al definir el alcance del proyecto: usar una lista de materiales
en lugar de una estructura de trabajo
Un cambio que aade valor: un proyecto de remediacin ambiental puede ser
capaz de minimizar costos al emplear una tecnologa que no estaba disponible
que se defini originalmente el alcance

Plan de Alcance
Este documento detalla cmo el alcance del proyecto ser manejado y cmo se

integrarn cambios de alcance en el proyecto. Debe adems incluir una evaluacin de

la estabilidad esperada del proyecto. La planificacin de alcance debe incluir una
descripcin clara acerca de cmo sern reconocidos y clasificados los cambios.
Tcnicas y Herramientas

Sistema de Control de Cambios de Alcance

Un sistema de control de cambios de alcance precisa las frmulas a seguir para

transformar el alcance del proyecto. Incluye el papeleo, sistema de registro y niveles de
aprobacin requeridos para autorizar los cambios. El sistema de control de cambios de
alcance debe

estar integrado al sistema de control de cambios generales y en

particular, con cualquier sistema o sistemas establecidos para el control del alcance de
los productos. Cuando el proyecto es ejecutado bajo contrato, el sistema de control de
cambios de alcance debe estar conforme con las

provisiones contractuales que

apliquen

Medicin de Rendimiento

Los procedimientos para evaluacin de productividad permiten evaluar la magnitud

de las desviaciones. Una parte importante del control de cambios de alcance es
delimitar la causa de la desviacin y decidir si amerita una accin correctiva.

Planificacin Adicional
17

Escasos proyectos son concluidos en perfecta concordancia con

el

plan. Los

cambios de alcance pueden requerir la modificacin de la estructura de trabajo o el

estudio de nuevas alternativas.
Resultados

Cambios de Alcance

Un cambio de alcance es cualquier transformacin aprobada con relacin al alcance

del proyecto. Los cambios de alcance tpicamente implican ajustes de costos, tiempo,
calidad y otros objetivos del proyecto.

Acciones Correctivas

Las acciones correctivas son cualquier labor que se haga para lograr que la
ejecucin del proyecto retorne a lo establecido en el plan

Lecciones Aprendidas

Las lecciones aprendidas comprenden las causas de las desviaciones y la razn

detrs de las acciones correctivas seleccionadas, entre otros, que deben ser
documentadas de tal manera que formen parte de la informacin histrica para este y
futuros proyectos de la organizacin

18

Conclusin

El alcance es una resea del trabajo requerido para entregar el producto,

servicio o resultado de un proyecto. El cual gua al director del proyecto en las
decisiones de aadir, cambiar o eliminar trabajo del proyecto y abarca las actividades
dirigidas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos
del mismo
Un gerente de alcance debe incorporar diversas habilidades provenientes de
diversas disciplinas entre las que estn : poder definir el alcance, definir un proyecto,
programar y planificar tareas; adems evaluar y ubicar recursos y herramientas
teniendo a su vez una fuerza laboral.
De acuerdo con todos los aspectos aqu estudiados, uno de los hechos
importantes es el de describir el producto para a su vez definir las caractersticas de lo
que el proyecto debe crear. Tambin es de suma importancia conocer que antes de
comenzar a tratar o a definir bien lo que es un proyecto debemos saber lo que significa
el mismo. Un proyecto es un grupo de tareas desempeadas durante un periodo de
tiempo determinado, para cumplir con una serie de objetivos especficos. Generalmente
el proyecto es un programa que se hace de una sola vez y que cuenta con su propio
ciclo de vida, desde el inicio hasta el fin.
Por otra parte cabe decir que la gerencia de alcance incluye los procesos
necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para
completarlo con xito. Adems es importante mencionar que con el contexto del
proyecto el trmino alcance puede referirse al alcance del producto que son las
caractersticas que definen un producto y al alcance del proyecto el cual debe
realizarse para entregar un producto.

19

Bibliografa

Gerencia de Alcance. GP Tpico 4 - Pdf

20