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DEFINICION

Es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin


para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un
esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.
La planificacin cumple dos propsitos principales en
las organizaciones: el protector y el afirmativo. El
propsito protector consiste en minimizar el riesgo
reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de
los negocios y definiendo las consecuencias de una
accin administrativa determinada. El propsito
afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito
organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en
coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones.
Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra
el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control.
Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco
fundamental de un rbol imponente, del que crecen las ramas de la
organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito
fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.
Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual
debern ejecutarse las acciones planificadas.
La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del
ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin
es una estrategia para la organizacin.
Veamos diferentes definiciones de la planificacin.
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar
dichas metas" (Stoner, 1996)

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que


la organizacin har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los
desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de accin
recomendado: un plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms
apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin",
(Goodstein, 1998).
"La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso
de decidir... antes de que se requiera la accin" (Ackoff, 1981).
"Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin
tiene que hacerlo, y cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige
como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde
queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos
requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo
que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Corts,
1998).
"Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de
accin para lograr el objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el
objetivo, evaluar la situacin considerar diferentes acciones que
puedan realizarse y escoger la mejor.
"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar
un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los
factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos" (Jimnez, 1982).
"Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones
respecto al futuro para formular las actividades necesarias para
realizar los objetivos organizacionales" (Terry, 1987).
En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar
algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de
objetivos o metas, y la eleccin de los medios ms convenientes para
alcanzarlos (planes y programas).

Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso


de previsin (anticipacin), visualizacin (representacin del futuro
deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para lograr el
concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres caractersticas:
primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones,
tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional:
futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son
elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro
deseado, no de adivinarlo.
Importancia
Planificar significa que los ejecutivos estudian
anticipadamente sus objetivos y acciones, y
sustentan sus actos no en corazonadas sino
con algn mtodo, plan o lgica. Los planes
establecen los objetivos de la organizacin y
definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los
planes son la gua para que:
(1) La organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr
los objetivos;
(2) Los miembros de la organizacin desempeen actividades y
tomen decisiones congruentes con los objetivos y
procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los
empleados sobre los objetivos que generan resultados
(3) Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.
Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en
las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los
problemas de cambios en el entorno externo, entre otros
aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden
afectar a la planificacin: los eventos inesperados, la
resistencia psicolgica al cambio ya que sta acelera el
cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente
informacin, la falta de habilidad en la utilizacin de los
mtodos de planificacin, los elevados gastos que implica,
entre otros.

Caractersticas de la planificacin:
Las caractersticas ms importantes
planificacin son las siguientes:
1.

de

la

La planificacin es un proceso permanente y


continuo: no se agota en ningn plan de accin,
sino que se realiza continuamente en la empresa.

2.

La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la


planificacin se halla ligada a la previsin.
3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones:
al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona
como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor
racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier
toma de decisin.
4. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre
varias alternativas: la planificacin constituye un curso de accin
escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
5. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en
cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar
la organizacin como totalidad.
6. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se
suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el
proceso administrativo.
7. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene
por fin la definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los
recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya
estudiado y decidido con anterioridad.
8. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se
convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va
ejecutndose, la planificacin permite condiciones de evaluacin
y medicin para establecer una nueva planificacin con
informacin y perspectivas ms seguras y correctas.
9. La planificacin es una funcin administrativa que interacta
con las dems; est estrechamente ligada a las dems funciones
organizacin, direccin y control sobre las que influye y de
las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles
de la organizacin.
10. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin:
permite la coordinacin e integracin de varias actividades para
conseguir los objetivos previstos.
11. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin:
constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir
cambios e innovaciones en una empresa, definidos y
seleccionados con anticipacin y debidamente programados para
el futuro.
Ventajas de la planificacin
Existen muchas ventajas para la planificacin que deben
estimular a todos los gerentes en todos los niveles de
cualquier organizacin. Entre las cuales podemos
mencionar las siguientes:

1.
2.
3.

4.
5.
6.

7.
8.

Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas


las actividades hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de los esfuerzos.
Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda
al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los
campos clave para una posible participacin.
Contesta a las preguntas "y que pasa si" Tales preguntas
permiten al que hace la planificacin, a travs de una
complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de
contingencia.
Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para
cerciorarse que la planificacin esta dando los resultados
buscados.
Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en
papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la
orientacin y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general
es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de
importancia, obtiene un entendimiento ms pleno de cada
actividad y aprecia la base que apoya a las actividades
administrativas.
Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace
un mejor uso de lo que se dispone.
Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada
ayuda al gerente a proporcionar una direccin confiada y
agresiva.

Desventajas de la planificacin
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del
uso de la planificacin.
1.

La planificacin est limitada por la exactitud de


la informacin y de los hechos futuros. La utilidad
de un plan est afectada por la correccin de las
premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las
condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en
forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
2. La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el
costo de la planificacin excede a su contribucin real. Creen que
seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo fsico que deba
hacerse.
3. La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual
es que las personas tienen ms en cuenta el presente que el
futuro.

4.

La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la


planificacin obliga a los gerentes a una forma rgida de ejecutar
su trabajo.
5. La planificacin demora las acciones. Las emergencias y
apariciones sbitas de situaciones desusadas demandan
decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso
reflexionando sobre la situacin y diseando un plan.
6. La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos
crticos afirman que quienes hacen la planificacin tienden a
exagerar su contribucin.
7. La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman
que la planificacin no solo es demasiada terica.
Beneficios:
Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan
el futuro de toda la organizacin. La planificacin
es fundamental, ya que esta:
1. Permite que la empresa este orientada al futuro.
2. Facilita la coordinacin de decisiones.
3. Resalta los objetivos organizacionales.
4. Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar
para que la empresa opere eficientemente.
5. Permite disear mtodos y procedimientos de operacin.
6. Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
7. La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo:
precede a la organizacin, direccin y control, y es su fundamento.
8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando
las corazonadas o empirismo.
9. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
10. Propicia el desarrollo de la empresa.
11. Reduce al mximo los riesgos.
12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
13. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se
logra una secuencia de esfuerzos efectivos.
14. Se reduce al mnimo el trabajo no productivo.
15. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
16. Los gastos totales se reducen al mnimo.
17. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
18. Gua el pensamiento administrativo.
19. Ayuda a contestar la pregunta: QUE HACER SI....
20. Se elimina el trabajo a base de supuestos

Propsito:
La planeacin reduce el impacto del cambio,
minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los
estndares para facilitar el control.
La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da
direccin tanto a los administradores como a lo que
no lo son. Cuando todos los interesados saben a
donde va la organizacin y con que deben contribuir para lograr el
objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar
unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede
dar lugar a un zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva
con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeacin reduce la incertidumbre. Tambin aclara la
consecuencia de las acciones que podran tomar los administradores
en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la
superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del
hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Adems
cuando los medios y los fines estn claros, las ineficiencias son
obvias.
En resumen los propsitos son:
1.
2.
3.
4.

Disminuir el riesgo del fracaso


Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
Asegurar el xito en el futuro

Principios:
Los principios de la planificacin son verdades
fundamentales de aplicacin general que sirven como
guas de conducta a observarse en la accin
administrativa.
Precisin: El cursos o los cursos de accin a seguir deben ser
precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas.
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que
coordinemos sern necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la
imprevisin y emplear planes tan detallados como sea conveniente.
Flexibilidad: En aparente contraposicin al principio de precisin
antes mencionado, tenemos el que un curso de accin debe ser
flexible a fin de poder realizar en l los ajustes o cambios que

resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por


factores internos o externos al organismo social que nos ocupa; o
sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda
absorberlos cambios que puedan surgir; cambios debido a los
imprevisible, o a las variaciones que se hayan presentado en las
circunstancias despus de haber cumplido con la etapa de la
previsin y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisin
continua a que todo plan debe estar sujeto. En muchos casos, los
cambios en cuestin solo sern adaptaciones momentneas, despus
de realizar las cuales podemos volver a la direccin original.
De ser posible, en el mismo plan original debern preverse de
antemano los caminos a seguir cuando se establezca la necesidad de
realizar cambios en el curso o cursos de accin originales. Igualmente
debern establecerse desde el principio, los sistemas para la
revisin rpida y continua de los procedimientos empleados, as como
para la aplicacin de las medidas correctivas a que haya lugar.
Unidad de direccin: Para cada objetivo se sigue un curso de accin
definido, adecuadamente coordinado con los dems objetivos y con
sus cursos de accin correspondientes. De tal manera que aunque
dentro de una empresa se estn realizando simultneamente varios
planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal
manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.
Para el logro ms eficaz de los objetivos de una empresa, as como
para obtener el mximo beneficio, todos los planes que se estn
desarrollando en la misma o que estn por desarrollarse deben
consolidarse, apoyarse mutuamente, y ser congruente en sus fines y
en sus medios. Hay que tomar en cuenta que la planeacin general
de una empresa es tan fuerte como lo es el ms dbil de sus planes
parciales.
Consistencia Todo plan deber estar perfectamente integrado al
resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando
as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin
de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad Todo plan deber lograr una relacin favorable de los
beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo
previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se
obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe
expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o
gastos.
Participacin Todo plan deber tratar de conseguir la participacin
de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean
relacionadas de alguna manera con su funcionamiento

Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.


Objetividad y cuantificacin: establece la necesidad de utilizar
datos objetivos tales como estadstica, estudios de mercado, clculos
probabilsticos, modelos matemticos y datos numricos, al elaborar
planes para reducir al mnimo los riesgos.
Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en
relacin al tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo
completamente.

Clasificacin de los planes


Por:

Su amplitud

Estratgicos (largo plazo)


Operacionales(corto plazo)

Su marco temporal

Su especificidad

Su frecuencia de uso

A corto plazo( a 1 ao)


Inmediatos (hasta 6 meses)
Mediatos( 6 y de 12 meses)
A mediano plazo(de 1 a 3 aos)
A largo plazo( a 3 aos)
Direccionales
Especficos
De uso nico
Permanentes

Segn el alcance, los planes se pueden clasificar


como:
1. Intradepartamentales, si se aplican a un
departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento
mecnico.
2. Interdepartamentales, si afectan a ms de un departamento,
ejemplos: plan de seguridad industrial.

3. Para toda la organizacin. Ejemplo: Presupuesto.


4. Tambin pueden ser considerados como planes: las
polticas, los procedimientos, las normas y los mtodos de
trabajo. Las polticas son lneas generales o directivas amplias
que establecen orientacin para la toma de decisiones.
Ejemplo: promocin interna del personal