Anda di halaman 1dari 9

GARIS BESAR PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

Tujuan perencanaan sistem ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang


permasalahan yang perlu segera dipecahkan maupun yang nantinya akan
diselesaikan. Tujuan utama analisis sistem adalah untuk memahami sistem dan
permasalahan yang ada, memberikan gambaran informasi yang dibutuhkan, dan
untuk menetapkan prioritas untuk kerja sistem berikutnya.
PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN
Pendekatan sistem yang secara total berbasis atasbawah sangat penting
digunakan ketika mengembangkan sistem. Sehingga perlu adanya perhatian yang
seksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi sistem secara
keseluruhan. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan
seperti Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling
membutuhkan sumber daya tersebut.
Perencanaan Sistem dan Manajemen Puncak
Hal utama dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah mendapatkan
dukungan dari manajemen puncak. Semakin besar dukungan yang diberikan
manajemen puncak akan meningkatkan kinerja sistem dikarenakan adanya hubungan
yang positif antara dukungan manajemen puncak dalam proses pengembangan dan
pengoperasian sistem dengan kinerja sistem (Almilia dan Briliantien, 2007).
Dewan Penasihat
Dewan penasihat merupakan pendekatan yang berguna untuk memandu
keseluruhan upaya pengembangan sistem. Tugas utamanya harus difokuskan pada
kebutuhan informasi saat ini dan masa yang akan datang. Dewan penasihat harus
bertanggungjawab

atas

keseluruhan

perencanaan

dan

pengendalian

upaya

pengembangan sistem sistem dalam perusahaan. Sosok ideal yang bertanggungjawab


atas komite ini adalah direktur sistem informasi perusahaan.
Mengembangkan Tujuan dan Batasan Sistem
Agar efektif, keseluruhan perencanaan membutuhkan pengembangan tujuan
umum dan tujuan khusus bagi subsistem tertentu dalam perusahaan. Tujuan umum

perusahaan harus memasukkan keseluruhan tujuan strategis yang berkaitan dengan


siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Tujuan taktis sesuai dengan
perencanaan taktis dan umumnya ditujukan untuk rentang waktu satu hingga tiga
tahun ke depan. Faktor suskses kunci perusahaan adalah karakteristik yang
membedakan perusahaan dengan para pesaingnya dan merupakan kunci sukses bagi
perusahaan.
Mengembangkan Rencana Sistem Strategis
Output utama yang dihasilkan dewan penasihat atau individu yang bertanggung
jawab atas pengembangan sistem adalah sebuah rencana sistem strategis. Rencana ini
haruslah berupa dokumen tertulis yang menggabungkan tujuanjangka pendek dan
tujuan jangka panjang dari upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan.
Mengidentifikasi Proyek Tertentu yang Akan Diprioritaskan
Penetapan prioritas ini merupakan hal penting karena sumber daya finansial
yang tersedia biasanya terbatas. Penetapan prioritas harus dilakukan seperti halnya
dalam anggaran modal. Manfaat tertentu yang diinginkan harus ditentukan dalam
setiap proyek dan anggaran keuangan ini harus diestimasi seakurat mungkin.
Membentuk Komisi untuk Proyek Sistem
Sebuah proyek pengembangan sistem juga membutuhkan berbagai individu
dari beragam disiplin ilmu, dan pada umumnya membutuhkan ahli manajemen,
akuntan, pengguna sistem, programmer computer, dan beragam individu teknisi
pendukung.
TAHAP-TAHAP ANALISIS SISTEM
Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat Ini
Tujuan survei
Ada empat tujuan survei sistem: Memperoleh pemahaman mendasar mengenai
aspek operasional dari sistem, Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna
sistem, Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain
sistem, Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan
lebih banyak perhatian dalam upaya desain subsekuen.
Pertimbangan Perilaku

Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem.


Menurut Syam (1999), pertimbangan perilaku ini perlu mendapat perhatian khusus
dalam konteks penerapan TI. Faktanya, pengembangan sistem meliputi perubahan
sistem yang ada saat ini beserta permasalahan yang ada di dalamnya. Pada
kebanyakan situasi, individu dapat saja memiliki sebuah pekerjaan dan rutinitas yang
tidak berubah selama beberapa tahun.
Sumber-sumber untuk Mendapatkan Beragam Fakta
Teknik-teknik yang dapat digunakan untuk mendapatkan data tentang subsistem
informasi yang akan diteliti diantaranya yaitu berupa wawancara, kuesioner,
observasi, dan kajian beragam jenis dokumen seperti catatan rapat, catatan rekening
perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan prosedur manual, kebijakan
perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.
Menganalisi Hasil Survei
Survei berfokus pada upaya memahami sifat dasar dan operasi sistem (yang
terkait dengan permasalahan yang ada), maka analisis terhadap temuan survei harus
berfokus pada kekuatan dan kelemahan sistem. Penilaian terhadap efektivitas
kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan tujuan yang telah direncanakan
haruslah berfokus pada sumbatan yang mencerminkan kelemahan dalam sistem yang
bila dilakukan perubahan kecil akan mampu memberikan peningkatan besar.
Tahap 2 : Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi
Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi informasi
yang

dibutuhkan

bagi

pengambilan

keputusan

manajerial.

Analis,

ketika

mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan, akan mempelajari keputusan-keputusan


tertentu yang diambil manajer dalam hal input informasi yang diperlukan dan
digunakan. Sistem pendukung keputusan memiliki fasilitas untuk menghasilkan
berbagai alternatif yang secara interaktif dapat digunakan oleh pemakai dan setiap
alternatif membawa konsekuensi, yang berarti sejumlah alternatif itu berbeda satu
dengan yang lain mengingat perbedaan dari konsekuensi yang akan ditimbulkan
(Wahyuni, 2011).

Tahap 3 : Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem


Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan
kebutuhan sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam 2 hal, yaitu
input dan output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu menentukan
kebutuhan khusus apa saja yang harus dipenuhi agar subsistem tersebut mampu
mencapai tujuannya. Kebutuhan input bagi suatu subsistem, pada gilirannya akan
menentukan kebutuhan output pada subsistem lainnya.
Tahap 4 : Mengembangkan Laporan Analisis Sistem
Hasil akhir dari proyek analisi sistem adalah sebuah laporan. Laporan ini akan
berperan sebagai landasan bagi pengambilan keputusan selanjutnya oleh manajemen
puncak. Laporan ini juga akan mengorganisasi dan mendokumentasi seluruh temuan
dari tiga tahap sebelumnya dalam proyek analisis sistem. Jika analisis tidak
terdokumentasi dengan baik pada saat analisis dilakukan, maka pada saat dilakukan
desain dan implementasi, akan banyak informasi yang terlupakan.
ANALISIS SISTEM TERSTRUKTUR
Analisis sistem terstruktur adalah sebuah pendekatan untuk menganalisis sistem
yang dimulai dengan deskripsi umum sebuah sistem dan kemudian diproses melalui
seperangkat langkah yang tersusun secara logis, yang di dalamnya tiap-tiap sistem
dikembangkan secara lebih mendetail dan diakhiri dengan kode pemrograman
komputer (dan detail lainnya).
Diagram Alur Logika versus Flowchart
Dalam deskripsi awal sistem terstruktur disebutkan bahwa analisis ini
menggabungkan diagram alur dan logika sebagai lawan dari flowchart analisis.
Dalam praktiknya, kedua tipe diagram tersebut digunakan bersama-sama ketika
menganalisis sistem. Diagram alur logika sangat berguna untuk mendesain sistem
baru atau menganalisis sistem yang sudah ada karena diagram ini akan memisahkan
masalah alur logika dan implementasi fisiknya.
Desain Sistem versus Analisis Sistem

Desain sistem merujuk pada penciptaan sebuah model baru atau modifikasi
sistem, sementara analisis melibatkan evaluasi penting sebuah permasalahan tertentu
atau sistem yang sudah ada. Namun, untuk memudahkan, analisis sistem dan desai
sistem seringkali dibedakan.
Langkah-Langkah dalam Analisis Sistem Terstruktur
1) Mengembangkan Diagram Alur Data Logika, 2) Menentukan Kamus Data, 3)
Menentukan Metode Akses, 4) Menentukan Logika Proses
GARIS BESAR DESAIN SISTEM
Desain sistem adalah sebuah proses yang dimulai secara urut mulai dari
tingkatan paling umum dengan memerhatikan tujuan sebuah sistem. Proses ini
kemudian menghasilkan tingkatan yang lebih detail dengan spesifikasi yang berisi
struktur file, operasi pemrosesan, dan desain formula. Spesifikasi perangkat keras dan
perangkat lunak (HW/SW) yang telah disusun pada tahap sebelumnya ditinjau
kembali dan juga tentang programnya. (Haryanti, 2011)
Langkah-Langkah Desain Sistem
Desain sistem dimulai dari hal-hal yang umum ke hal-hal yang khusus. Fungsi
umum dan tujuan yang akan dicapai oleh suatu sistem tertentu haruslah diidentifikasi
terlebih dahulu. Adapun langkah-langkah pokok dalam mendesain sistem adalah hal
yang pertama dilakukan adalah melakukan evaluasi terhadap berbagai alternative
desain; kedua, persiapan spesifikasi desain; dan ketiga persiapan spesifikasi desain
sistem.
Emunerasi Alternatif Desain
Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mendesain sebuah sistem
baru yang lengkap. Pendekatan pertama adalah mendesain sistem secara lengkap
mulai dari awal. Pendekatan lainnya adalah memaksa ahli desain untuk memilih dan
merekomendasi sistem yang belum dibuat (premade).
Menggambarkan Berbagai Alternatif
Setelah daftar alternatif utama dibuat, selanjutnya tiap alternatif dapat
didokumentasikan dan digambarkan. Dalam alternatif desain sentralisasi tiap divisi

akan memasok data akuntansi ke pusat sistem komputer, yang kemudian diproses dan
didistribusikan laporan kepada tiap divisi. Dalam desentralisasi setiap divisi akan
memiliki komputer dan mengumpulkan datanya sendiri.
Mengevaluasi Alternatif
Dalam mengevaluasi dilakukan pembandingan tiap alternatif yang ada. Kriteria
penting untu memilih alternatif untuk diimplementasikan adalah membandingkan
biaya dan manfaatnya serta alternatif yang dipilih harus memuaskan semua sasaran
sistem. Selain itu faktor penting yang perlu dipertimbangan dalam memilih alternatif
adalah kelayakan, dan pada umumnya alternatif desain terbaik biasanya dipilih oleh
manajemen puncak.
MENYIAPKAN SPESIFIKASI DESAIN
Peraturan penting dalam mengembangkan spesifiasi desain adalah ahli desain
harus bekerja secara terbalik yaitu dari output ke input. Dalam setiap tahap desain,
pertimbangan spesifikasi harus dibuat. Selain itu, desain laporan dan output harus
memperhatikan faktor seperti frekuensi pelaporan, media output hingga format
laporan

aktual.ketika

pengembangan

database,

desain

harus

memerhatikan

pengorganisasian dari file.


Mempersiapkan dan Menyerahkan Spesifikasi Desain Sistem
Rincian proposal desain harus memasukkan semua yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan desain proyek. Dengan memperhatikan pemrosesan data,
detail yang membutuhkan perangkat lunak dan perangkat keras harus pula tersedia,
sehingga pada tahap akhir spesifikasi volume dan biaya informasi harus pula tersedia.
Cetak Biru Proses Bisnis
Cetak biru (blueprint) merupakan peracangan dalam bentuk dokumen
pengembangan sistem informasi meliputi data, aplikasi, dan teknologi terdefinisi
terkait dengan proses bisnis secara detail (Tyas dan Tarmuji, 2013). Cetak biru hingga
saat ini menjadi populer untuk digunakan seperangkat prapaket cetak biru untuk
seluruh proses bisnis perusahaan.
PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN UMUM PADA TAHAP DESAIN

Pada bagian ini akan difokuskan pada tujuan-tujuan yang terkait dengan setiap
tahap dalam proses desain.
Desain Output
Pertimbangan pertama dan utama dalam desain output adalah efektivitas biaya,
dengan tujuan memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dengan tetap mencapai
tujuan sistem. Selain itu relevansi, kejelasan dan tepat waktu adalah hal penting
dalam laporan manajerial, ditambah dengan faktor kesesuain judul dari laporan.
Desain Database
Beberapa prinsip penting ketika mendesain database adalah integrasi yang
berarti pengumpulan dan penyimpanan data yang sama di dalam satu temoat, dan
standarisasi yang berarti semua item data yang dimasukkan berada dalam bentuk
yang standar.
Pemrosesan Data
Pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah terkait dengan
keseragaman dan integrasi. Hal ini menjadi penting ketika seluruh sistem pemrosesan
data perusahaan berkembang sesuai dengan rencana yang disusun.
Input Data
Pertimbangan sulit yang sering muncul ketika mendesain sistem input adalah
akurasi. Sebagai contoh, jika sebuah nomor telepon pelanggan merupakan suatu input
data yang diperlukan, maka dokumen pesanan penjualan akan mempunyai sebuah lini
tertentu dengan label yang jelas bertuliskan nomor telepon pelanggan.
Pengendalian dan Ukuran Keamanan
Pengendalian yang bersifat komprehensif dan memadai harus dibangun di
setiap proses desain sistem. Dalam banyak kasus, tim desain akan terlibat penuh
dengan spesialis sistem informasi yang memiliki pengendalian namun tidak memiliki
keahlian dalam bidang ini. Akuntan dapat mengkaji ulang keseluruhan rencana dan
mendiskusikan ketidaktepatan pengendalian yang ada dengan anggota tim desain.
Teknik-Teknik Desain
Desain sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai seni, walaupun
banyak teknik telah dikembangkan. Sebagai seorang artis yang membutuhkan alat
bantu khusus untuk melukis, perancang sistem juga membutuhkan alat bantu khusus
yang akan membantu proses desain. Walaupun beberapa teknik analisis sistem juga

ada dalam desain sistem, ada beberapa masalah yang lebih khusus pada desain sistem
informasi.
Desain Formulir
Proses mendesain formulir khusus disebut Desain formulir. Bagian ini harus
mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena formulir merupakan
perantara antara pengguna dan sistem tersebut. Desain formulir harus berfokus pada
proses produksi dokumen-dokumen yang menyediakan perantara yang efektif antara
manajer dan sistem informasi.
Desain Database
Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain database:
diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang terkait
dengan file. Diagram struktur data menunjukkan hubungan antara beragam jenis
record. Diagram layout record akan menunjukkan beragam tempat (field) data dalam
sebuah record. Lembar analisis file menyediakan bagi perancang sistem sejumlah
poin penting yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu.
Paket Desain Sistem
Sejumlah metodologi prapaket desain tersedia untuk membantu siklus
pengembangan sistem. Tugas dari paket-paket tersebut adalah untuk membantu
perancang sistem melakukan pendekatan secara sistematis terhadap suatu
permasalahan. Rancang bangun perangkat lunak dibantu-komputer (CASE) adalah
sebuah teknologi perangkat lunak yang mendukung keteraturan rancang bangun
otomatis bagi pengembangan perangkat lunak dan perawatannya.
Memilih Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Perangkat lunak adalah sesuatu yang menentukan seberapa baik komputer
mampu memenuhi kebutuhan perusahaan, maka biasanya akan lebih aman bila
disimpan dalam perangkat keras yang sesuai dengan perangkat lunak tersebut. Satu
catatan penting yang harus diperhatikan ketika membeli paket perangkat lunak atau
keras adalah suatu kesalahan untuk menganggap bahwa harga akan turun dengan
cepat atau sebuah versi baru akan tersedia.
Kebijakan Umum dalam Pengembangan Sistem
Sejarah pengembangan sistem menunjukkan lebih banyak hasil yang positif bila
proses pengembangan sistem tersebut terstruktur secara formal, terdokumentasi dan
dapat dipantau melalui teknik-teknik pengendalian manajemen.

REFERENSI

Almilia, L. S., & Briliantien, I. 2007. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja


Sistem Informasi Akuntansi Pada Bank Umum Pemerintah di Wilayah
Surabaya dan Sidoarjo. Jurnal STIE Perbanas Surabaya.
Haryanti, Sri, Irianto, Tri. 2011. Rancang Bangun Sistem Informasi E-Commerce
Untuk Usaha Fashion Studi Kasus Omah Mode Kudus. Journal Speed, Sentra
Penelitian Engineering dan Edukasi. Vol. 3 No. 1, Hal. 8-14.
Syam Fazli BZ.1999. Dampak Kompleksitas Teknologi Informasi bagi strategi dan
kelangsungan usaha, Jurnal Akuntansi dan Auditing (JAAI) Vol.3 no.1, FE.
UII Yogyakarta
Tyas T.S, Tarmuji A. PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
(EAP) PADA

PROSES

FRAMEWORK(STUDI

MANAJEMEN

ASET

DENGAN

ZACHMAN

KASUS DIVISI MANAJEMEN FASILITAS PT.

XYZ). Jurnal Sarjana Teknik Informatika. 2013; 1(1): 97-110.


Wahyuni, Sri. 2011. Sistem Pendukung Keputusan Penerima Raskin Menggunakan
Metode Topsis (Technique For Order Preference By Similarity To Ideal
Solution)(Studi Kasus: Kelurahan Simpang Baru). (Doctoral dissertation,
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau).